Uvod u skupove dokumenata

Radne proizvode za više dokumenata možete da kreirate ili da upravljate njima pomoću novog tipa sadržaja „Skup dokumenata“. Skup dokumenata predstavlja grupu srodnih dokumenata koju je moguće kreirati u jednom koraku, a kojom se zatim može upravljati kao jednim entitetom.

U ovom članku


Šta je to skup dokumenata?

Pri radu na projektima, ljudi retko kreiraju pojedinačne dokumente. Za mnoge vrste projekata uobičajenije je kreiranje skupa većeg broja srodnih dokumenata. U nekim slučajevima taj skup dokumenata može biti krajnji rezultat projekta odnosno „ishod“. Na primer, preduzeće za profesionalne usluge može da napravi poslovni portfolio kao odgovor na svaki zahtev za predlog koji dobije od potencijalnog klijenta. U drugim slučajevima taj skup dokumenata može jednostavno da predstavlja različite tipove informacija koje podržavaju veći projekat i dovode do kreiranja isporuke nečega drugog. Na primer, proizvodno preduzeće može da napravi standardni skup dokumenata u vezi sa dizajnom, testiranjem i proizvodnjom svih svojih proizvoda.

Ove dokumente može praviti jedna osoba ili više ljudi, istovremeno ili po fazama, i među njima se mogu naći dokumenti različitih formata datoteke (na primer, Word dokumenti, PowerPoint prezentacije, Visio dijagrami, Excel datoteke itd).

Organizacije koje žele da usaglašeno kreiraju radne proizvode za više dokumenata i upravljaju njima mogu da konfigurišu novi tip sadržaja „Skup dokumenata“ za svaki radni proizvod za više dokumenata koji obično kreiraju. Tip sadržaja „Skup dokumenata“ jeste tip sadržaja zasnovan na fascikli koji organizuje veći broj srodnih dokumenata u jedan prikaz u kojem se može raditi na njima i upravljati njima kao jednim entitetom.

Kada se tip sadržaja „Skup dokumenata“ doda u biblioteku, korisnici mogu da kreiraju nove instance skupa dokumenata tako što će u okviru biblioteke, na traci kliknuti na dugme Novi dokument.

Komanda „Skup dokumenata“ u meniju „Novi dokument“

Vrh stranice Vrh stranice

Mogućnosti skupa dokumenata

Tip sadržaja „Skup dokumenata“ obuhvata nekoliko mogućnosti koje olakšavaju uspešno kreiranje radnih proizvoda za više dokumenata i upravljanje njima. Prilikom konfigurisanja tipa sadržaja „Skup dokumenata“ možete uraditi sledeće:

  • Navedite tipove sadržaja koji su dozvoljeni u okviru skupa dokumenata (na primer, datoteke dokumenata, slike, zvuk ili video zapisi).
  • Navedite sve podrazumevane dokumente za koje želite da se kreiraju automatski svaki put kada se kreira nova instanca skupa dokumenata. Podrazumevane dokumente možete mapirati sa dozvoljenim tipovima sadržaja. Na primer, ako organizacija ima standardne predloške koje koristite za stavke kao što su ugovori ili ako imate brendirane predloške koje koristite za određene tipove komunikacije, možete ih otpremiti kada konfigurišete tip sadržaja „Skup dokumenata“.
  • Navedite sve deljene metapodatke koje želite da sinhronizujete sa svim dokumentima u skupu.
  • Prilagodite stranicu dobrodošlice za skup dokumenata koja se prikazuje u svakoj instanci radnog proizvoda kreiranog od tipa sadržaja „Skup dokumenata“. Ova stranica dobrodošlice je stranica sa veb segmentima koju je moguće podesiti tako da prikazuje informacije o projektu ili resurse što predstavlja pomoć za članove tima koji rade na skupu dokumenata (npr. vremensku osu projekta, veze ka resursima itd).
  • Konfigurišite tokove posla koje želite da učinite dostupnim za skup dokumenata. Možete da koristite standardne tokove posla redigovanja sa skupovima dokumenata. Pored toga, organizacija može da razvije prilagođene tokove posla za skupove dokumenata pomoću četiri radnje toka posla za skupove dokumenata dostupne u programu Microsoft SharePoint Designer 2010. Više informacija potražite u članku Radnje toka posla u programu SharePoint Designer 2010: brzi referentni vodič.

Kada se tip sadržaja „Skup dokumenata“ konfiguriše i doda u biblioteku, korisnici lokacije koji kreiraju dokumente ili upravljaju njima u skupu dokumenata, prilikom rada na dokumentima u skupu dokumenata, mogu da koriste poznate funkcije za upravljanje dokumentima i specijalne funkcije kao što je kartica Upravljanje na traci Skup dokumenata.

Autori skupa dokumenata mogu da izvrše sledeće zadatke:

  • Brzo i jednostavno kreiranje radnih proizvoda za više dokumenata pomoću komande Novi dokument u biblioteci dokumenata.
  • Hvatanje snimka istorije verzija trenutnih svojstava i dokumenata u okviru skupa dokumenata.
  • Pokretanje tokova posla u celom skupu dokumenata ili u pojedinačnim stavkama u okviru skupa dokumenata radi upravljanja uobičajenim zadacima kao što je redigovanje i odobravanje.
  • Slanje e-poruke sa vezom ka skupu dokumenata.
  • Korišćenje komande Pošalji radi premeštanja ili kopiranja skupa dokumenata na drugu lokaciju (odredište mora biti konfigurisano u okviru centralne administracije).
  • Upravljanje dozvolama za skup dokumenata.

Vrh stranice Vrh stranice

 
 
Primenljivo na:
SharePoint Server 2010