Upravljanje e-porukama pomoću pravila

Pravilo predstavlja radnju koju Microsoft Outlook automatski izvršava pri prijemu ili slanju poruka na osnovu uslova koje ste naveli. Pravilo možete da kreirate iz predloška, poruke ili pomoću sopstvenih uslova.

Koristiti Outlook Web App? Pogledajte Pravila za prijemno poštansko sanduče da biste saznali više o kreiranju i upravljanju pravilima koja će raditi sa Outlook programom za stone računare.

Ovaj članak sadrži


Kako pravila pomažu u upravljanju e-porukama?

Pravilo predstavlja radnju koju Microsoft Outlook automatski preduzima u vezi sa pristiglom ili poslatom porukom koja ispunjava uslove navedene u pravilu. Pomoću čarobnjaka za pravila možete odabrati brojne uslove i radnje.

Pravila spadaju u jednu od dve kategorije – pravila za organizaciju i pravila za obaveštavanje. Pravila se ne primenjuju na pročitane poruke, već samo na one koje nisu pročitane.

Predlošci pravila u čarobnjaku za pravila

Čarobnjak za pravila sadrži predloške za pravila koja se najčešće koriste, a u njih spadaju sledeća:

  • Budite organizovani     Ova pravila pomažu da spremate i pratite poruke. Na primer, možete kreirati pravilo za poruke koje primate od određenog pošiljaoca, npr. Bobana Marića, a koje u polju Tema sadrže reč „prodaja“ kako bi bile označene zastavicom za praćenje, kategorisane kao „Prodaja“ i premeštene u fasciklu „Boban – prodaja“.
  • Budite u toku     Ovo su pravila koja vas na neki način obaveštavaju kada primite određenu poruku. Na primer, možete kreirati pravilo koje automatski šalje obaveštenje na vaš mobilni telefon kada primite poruku od člana porodice.
  • Započnite od praznog pravila     Ovo su pravila koja kreirate bez pomoći predloška za pravila i koja možete potpuno da prilagodite.

Vrh stranice Vrh stranice

Kreiranje pravila

Program Outlook uključuje predloške za pravila za uobičajene situacije. Koristite ove predloške za pravila ili kreirajte vlastita prilagođena pravila.

Korišćenje Outlook predložaka za pravila

  1. Izaberite karticu Datoteka.
  2. Izaberite stavku Upravljaj pravilima & upozorenjima.
  3. U dijalogu Pravila i obaveštenja, na kartici Pravila e-pošte kliknite na dugme Novo pravilo.
  4. U oknu 1. korak: izaberite predložak izaberite željeni predložak iz kolekcija predložaka Budite organizovani ili Budite u toku.
  5. U oknu 2. korak: uredite opis pravila kliknite na podvučenu vrednost. Na primer, ako kliknete na vezu osobe ili javna grupa, otvoriće se adresar.
  6. Izaberite stavku Dalje.
  7. U oknu 1. korak: izaberite uslove izaberite uslove koje poruka mora da ispuni da bi se primenilo pravilo.
  8. U oknu 2. korak: uredite opis pravila kliknite na podvučenu vrednost za uslove koje ste dodali i navedite vrednost.
  9. Izaberite stavku Dalje.
  10. U oknu 1. korak: izaberite radnje izaberite radnju koju želite da pravilo izvrši kada se ispune određeni uslovi.
  11. U oknu 2. korak: uredite opis pravila kliknite na podvučenu vrednost za radnje koje ste dodali i navedite vrednost.
  12. Izaberite stavku Dalje.
  13. U oknu 1. korak: izaberite izuzetke izaberite izuzetke od pravila, a zatim kliknite na dugme Dalje.
  14. U oknu 2. korak: uredite opis pravila kliknite na podvučenu vrednost za izuzetke koje ste dodali i navedite vrednost.
  15. Izaberite stavku Dalje.
  16. U oknu 1. korak: imenujte pravilo unesite ime.
  17. U oknu 2. korak: podesite opcije pravila potvrdite izbor u poljima za potvrdu za opcije koje želite.
    • Ako želite da ovo pravilo primenite na poruke koje se već nalaze u Prijemno poštansko sanduče, potvrdite izbor Odmah primeni ovo pravilo na poruke koje se već nalaze u „Prijemnom poštanskom sandučetu“.
    • Novo pravilo se podrazumevano uključuje. Da biste ga isključili, opozovite izbor u polju za potvrdu Uključi ovo pravilo.
    • Da biste pravilo primenili na sve naloge e-pošte u programu Outlook, potvrdite izbor u polju za potvrdu Kreiraj ovo pravilo u svim nalozima.
  18. Kliknite na dugme Završi.

Vrh stranice Vrh stranice

Dizajniranje prilagođenog pravila

  1. Izaberite karticu Datoteka.
  2. Izaberite stavku Upravljaj pravilima & upozorenjima.
  3. U dijalogu Pravila i obaveštenja, na kartici Pravila e-pošte kliknite na dugme Novo pravilo.
  4. U odeljku Započni od praznog pravila, izaberite stavku Proveri poruke nakon što stignu ili stavku Proveri poruke posle slanja.
  5. Izaberite stavku Dalje.
  6. U oknu 1. korak: izaberite uslove izaberite uslove koje poruka mora da ispuni da bi se primenilo pravilo.
  7. U oknu 2. korak: uredite opis pravila kliknite na podvučenu vrednost za uslove koje ste dodali i navedite vrednost.
  8. Izaberite stavku Dalje.
  9. U oknu 1. korak: izaberite radnje izaberite radnju koju želite da pravilo izvrši kada se ispune određeni uslovi.
  10. U oknu 2. korak: uredite opis pravila kliknite na podvučenu vrednost za radnje koje ste dodali i navedite vrednost.
  11. Izaberite stavku Dalje.
  12. U oknu 1. korak: izaberite izuzetke izaberite izuzetke od pravila, a zatim kliknite na dugme Dalje.
  13. U oknu 2. korak: uredite opis pravila kliknite na podvučenu vrednost za izuzetke koje ste dodali i navedite vrednost.
  14. Izaberite stavku Dalje.
  15. U oknu 1. korak: imenujte pravilo unesite ime.
  16. U oknu 2. korak: podesite opcije pravila potvrdite izbor u poljima za potvrdu za opcije koje želite.
    • Ako želite da ovo pravilo primenite na poruke koje se već nalaze u Prijemno poštansko sanduče, potvrdite izbor Odmah primeni ovo pravilo na poruke koje se već nalaze u „Prijemnom poštanskom sandučetu“.
    • Novo pravilo se podrazumevano uključuje. Da biste ga isključili, opozovite izbor u polju za potvrdu Uključi ovo pravilo.
    • Da biste pravilo primenili na sve naloge e-pošte u programu Outlook, potvrdite izbor u polju za potvrdu Kreiraj ovo pravilo u svim nalozima.
  17. Kliknite na dugme Završi.

Vrh stranice Vrh stranice

Kreiranje pravila na osnovu pošiljaoca ili primaoca poruke

Pravilo se može brzo kreirati na osnovu bilo koje poruke. Prednost ovog metoda je u tome što se pravila predlažu na osnovu primaoca ili pošiljaoca poruke. Na primer, kad počnete od poruke, jedno od predloženih pravila premešta sve poruke od tog pošiljaoca u fasciklu koju ste odabrali.

  1. Kliknite na poruku za koju želite da kreirate pravilo, a zatim na kartici Početak, u grupi Premeštanje kliknite na dugme Pravila.

Prikazuju se preporučena pravila zasnovana na pošiljaocu i primaocima poruke.

  1. Uradite nešto od ovoga:
  • Izaberite jedno od predloženih pravila, izaberite odredišnu fasciklu i zatim kliknite na dugme U redu.
  • Da biste videli više opcija za pravila zasnovana na pošiljaocu, primaocima ili temi poruke, kliknite na Kreiraj pravilo.

Ako u koraku 2 izaberete Kreiraj pravilo otvoriće se dijalog Kreiranje pravila. Nastavite sa sledećim koracima.

  1. U okviru Kada primim e-poštu sa svim navedenim uslovima potvrdite izbor u poljima za potvrdu za željene uslove.
  2. U okviru Uradi sledeće potvrdite izbor u polju za potvrdu radnje koju želite da pravilo izvrši kada su zadati uslovi ispunjeni.
  3. Potvrdite izbor u polju za potvrdu Premesti stavku u fasciklu.
  4. Izaberite postojeću fasciklu ili kliknite na dugme Novo da biste kreirali fasciklu u kojoj će se skladištiti poruke.

Kliknite na dugme Dodatne opcije a zatim pratite preostala uputstva u Čarobnjak za pravila da biste u pravilo dodali još uslova, radnji ili izuzetaka. To je isti čarobnjak kao i onaj koji se pojavljuje kada kliknete na Upravljaj pravilima i upozorenjima u prikazu „Backstage“ (izborom kartice Datoteka. Za više informacija pogledajte Dizajniranje prilagođenog pravila.

  1. Kliknite na dugme U redu

Vrh stranice Vrh stranice

Uvoz ili izvoz pravila

Pogledajte Uvoz ili izvoz skupa pravila da biste saznali kako da uvezete ili izvezete pravila tako da drugi mogu da ih koriste.

Ručno pokretanje pravila

Ako želite ručno da pokrenete više pravila, uradite sledeće:

  1. Izaberite karticu Datoteka.
  2. Izaberite stavku Upravljaj pravilima & upozorenjima.
  3. Kliknite na dugme Odmah primeni pravila.
  4. U dijalogu Momentalno pokretanje pravila, u oknu Izaberite pravila koja želite da pokrenete potvrdite izbor u polju za potvrdu pored svakog pravila koje želite da pokrenete.
  5. Ako želite da izaberete drugu fasciklu, u polju Pokreni u fascikli kliknite na dugme Potraži, izaberite fasciklu i zatim kliknite na dugme U redu.

Potvrdite izbor u polju za potvrdu Uključi potfascikle kako biste uključili sve fascikle ispod fascikle zadate u koraku 5.

  1. Na listi Primeni pravila na podrazumevana je opcija „Sve poruke“. Tu opciju možete da promenite u „Pročitane poruke“ ili „Nepročitane poruke“.
  2. Kliknite na dugme Pokreni sada.

Vrh stranice Vrh stranice

Pravila zasnovana na serveru i pravila samo za klijenta

U programu Outlook  postoje dva tipa pravila – zasnovana na serveru i samo za klijenta.

  • Pravila zasnovana na serveru     Ako koristite Microsoft Exchange Server nalog, neka pravila koja kreirate su zasnovana na serveru. Ova pravila se primenjuju na poštansko sanduče na Exchange serveru pošte čak i ako Outlook nije pokrenut. Pravila zasnovana na serveru moraju se primeniti na poruke kada se one prvi put isporuče u prijemno poštansko sanduče, a pravila moraju imati mogućnost da se pokreću sve dok ne budu dovršena na serveru. Na primer, pravilo koje navodi da poruku treba odštampati ne može se pokrenuti dok se ne dovrši na serveru. Ako nije moguće primeniti pravilo na serveru, ono se primenjuje kada pokrenete Outlook i tada postaje pravilo samo za klijenta.
  • Pravila samo za klijenta     Pravila samo za klijenta jesu pravila koja se pokreću samo na vašem računaru. Ova pravila ne mogu da se pokrenu dok se ne dovrše na serveru, poput pravila koje navodi da se određene poruke štampaju. Pravila samo za klijenta mogu se pokrenuti samo kada je Outlook pokrenut.

Ako lista pravila sadrži obe vrste pravila, prvo se primenjuju pravila zasnovana na serveru, a zatim pravila samo za klijenta.

Vrh stranice Vrh stranice

Primena pravila na ostale stavke programa Outlook

Potvrde isporuke, rezultati glasanja i automatski odgovori

Kada se primenjuju pravila, potvrde isporuke, potvrde čitanja, rezultati glasanja i automatski odgovori (poruke „Odsutan iz kancelarije“) obrađuju se kao poruke. Na primer, pravilo koje u određenu fasciklu premešta stavke (stavka: stavka je osnovni element programa Outlook koji sadrži informaciju (slično kao datoteka u drugim programima). Stavka može da sadrži e-poruke, zakazane obaveze, kontakte, zadatke, stavke dnevnika, beleške, poslate stavke i dokumenta.) koje sadrže reč „sastanak“ u temi, premešta i sve potvrde isporuke, rezultate glasanja ili automatske odgovore koji sadrže reč „sastanak“ u temi.

 Napomena    Kada pravilo premešta rezultate glasanja iz prijemnog poštanskog sandučeta u drugu fasciklu, primenjuje se praćenje glasanja. Kada otvorite poslatu poruku koja sadrži dugme za glasanje, informacije za praćenje neće uključiti beleženje za odgovore koje je pravilo premestilo. Ručno premeštanje ili brisanje odgovora se ne odražava na praćenje.

Vrh stranice Vrh stranice

Pozivi za sastanke, zahtevi za zadatke i dokumenti

Kada primenjujete pravila, pozivi za sastanke, zahtevi za zadatke i dokumenti tretiraju se kao poruke. Na primer, kada kreirate pravilo koje stavke (stavka: stavka je osnovni element programa Outlook koji sadrži informaciju (slično kao datoteka u drugim programima). Stavka može da sadrži e-poruke, zakazane obaveze, kontakte, zadatke, stavke dnevnika, beleške, poslate stavke i dokumenta.) koje imaju reč „sastanak“ u polju Tema premešta u određenu fasciklu, svaki zahtev za zadatak ili poziv za sastanak koji ispunjava ovaj uslov takođe će biti premešten. Međutim, kada kreirate pravila koja utiču na ove vrste stavki imajte u vidu sledeća ograničenja:

  • Stavka premeštena u fasciklu koja nije namenjena za poštu možda neće funkcionisati na očekivani način nakon premeštanja. Na primer, ako je poruka premeštena u fasciklu Kalendar, neće se kreirati nova zakazana obaveza.
  • Ukoliko je odgovor na poziv za sastanak ili zahtev za zadatak primenom pravila premešten u fasciklu „Izbrisane stavke“, u originalnoj stavci se neće pratiti odgovor.
  • Ako je poziv za sastanak automatski premešten u fasciklu Izbrisane stavke, sastanak se ne dodaje u fasciklu Kalendar.
  • Pravila koja utiču na poruke koje šaljete ne primenjuju se na zahteve za zadatak i pozive za sastanak.

Vrh stranice Vrh stranice

Grupe kontakata

Pravilo koje uključuje grupu kontakata ponašaće se različito, u zavisnosti od toga kako ste ga kreirali:

  • Premesti poruke poslate u fasciklu „Grupa kontakata“      Ovo pravilo je dostupno samo ako koristite Exchange Server nalog. Samo će poruke poslate u fasciklu „Grupe kontakata“ biti premeštene u navedenu fasciklu. Poruke pojedinaca koji su članovi grupe kontakata neće biti premeštene u navedenu fasciklu.

Vrh stranice Vrh stranice

Prosleđivanje poruka izvan organizacije

Ako koristite Microsoft Exchange Server 2010 nalog, podrazumevano ne možete koristiti pravila za prosleđivanje poruka na e-adrese izvan vaše organizacije. Ova postavka služi za sprečavanje otkrivanja poverljivih i privatnih poslovnih informacija. Ovu postavku može da promeni samo administrator sistema Exchange.

Za više informacija pogledajte Određivanje verzije sistema Microsoft Exchange Server sa kojom se moj nalog povezuje.

Vrh stranice Vrh stranice

 
 
Primenljivo na:
Outlook 2010