Korišćenje izveštaja i grafikona u programu Business Contact Manager

Izveštaj predstavlja izvrsnu alatku za sticanje uvida u poslovne partnere, (kontakt: preduzeće ili organizacija sa kojim ostvarujete poslovnu saradnju. U slučaju pružanja usluge, na primer stomatološke ili medicinske, kontakt takođe može biti klijent.) poslovne kontakte (poslovni kontakt: osoba sa kojom ostvarujete poslovnu saradnju u preduzeću ili organizaciji.), potencijalne klijente (potencijalni klijent: potencijalni korisnik sa kojim prodavac mora stupiti u kontakt i koji se mora označiti ili odbaciti kao prodajna prilika.), mogućnosti za poslovanje (poslovna prilika: mogućnost prodaje proizvoda ili pružanja usluga nalogu ili poslovnom kontaktu.), poslovne projekte (poslovni projekat: projekat koji je kreiran u Menadžeru za poslovne kontakte za Outlook. Poslovni projekat se sastoji od jednog ili nekoliko zadataka projekta.) i marketinške aktivnosti (marketinška aktivnost: radnja koja je namenjena za prodaju ili identifikovanje proizvoda i usluga za izabranu grupu primalaca. Marketinške aktivnosti mogu uključivati liste poziva, e-poruke i odštampane letke. Više marketinških aktivnosti može biti deo marketinške kampanje.). U programu Business Contact Manager za Outlook možete otvoriti više desetina podrazumevanih izveštaja, a takođe možete izmeniti, sačuvati, ažurirati i ponovo koristiti gotovo neograničen broj dodatnih izveštaja.

Ovaj članak opisuje funkcije izveštaja u programu Business Contact Manager za Outlook, kao i način na koji možete raditi sa izveštajima, prilagoditi ih i koristiti za pokretanje drugih poslovnih aktivnosti.

---

• Otvaranje i izmena izveštaja
• Čuvanje, osvežavanje ili štampanje otvorenog izveštaja
• Kreiranje grafikona od izveštaja
• Izvoz izveštaja u Excel ili drugi program radi analize
• Pokretanje marketinške aktivnosti iz izveštaja
• Otvaranje izveštaja iz gadžeta
• Pregled liste standardnih izveštaja

---

Otvaranje i izmena izveštaja

Business Contact Manager za Outlook obezbeđuje mnogo unapred definisanih izveštaja. Ako ne vidite tačno ono što vam je potrebno, možete otvoriti sličan izveštaj, a zatim ga po potrebi izmeniti. Prilagođene izveštaje takođe možete sačuvati za kasniju upotrebu.

Otvaranje izveštaja

1. Na traci (traka: element koji zamenjuje većinu menija, traka sa alatkama i okna zadataka. Traka uključuje kartice zasnovane na zadacima koje sadrže alatke i opcije organizovane u logičke grupe.) izaberite karticu Izveštaji. Dostupni izveštaji grupisani su po povezanim radnim prostorima: Upravljanje kontaktima, Prodaja, Marketing ili Poslovni projekti. Grupa Otvaranje sadrži izveštaje koje ste izmenili i sačuvali.

2. Da biste otvorili unapred definisani izveštaj, kliknite na dugme za tip izveštaja koji želite da vidite, a zatim sa liste izaberite ime izveštaja.
3. Da biste otvorili izmenjeni izveštaj koji ste sačuvali, izaberite stavku Sačuvani izveštaji, u dijalogu Otvaranje sačuvanih izveštaja izaberite ime izveštaja i kliknite na dugme Otvori.

 Savet    Ako niste sigurni koja grupa ili kategorija sadrži izveštaj koji tražite, pregledajte listu standardnih izveštaja.

Pomoć pri izmeni izveštaja potražite u odeljku Izmena izveštaja da bi postao korisniji.

Vrh stranice

Izmena izveštaja

U velikoj meri možete kontrolisati izgled izveštaja u programu Business Contact Manager za Outlook.

---

• Promena rasporeda izveštaja
• Izmena izveštaja da bi postao korisniji

---

Promena rasporeda izveštaja

Raspored ili izgled izveštaja možete promeniti na nekoliko načina. Metode možete koristiti zasebno ili u kombinaciji. Redosled kojim pravite promene nije bitan.

• Upotreba okna za prilagođavanje izveštaja     Na traci, u grupi Raspored izaberite neku opciju da biste otvorili okno za prilagođavanje izveštaja:
• Odaberi kolone. Ako želite da promenite koje kolone će se prikazivati, kliknite na ovo dugme, a zatim kliknite na znak + (plus) da biste razvili listu i prikazali sve stavke na njoj. Dostupne opcije će se razlikovati u zavisnosti od izveštaja koji menjate. Potvrdite izbor u poljima za potvrdu pored kolona za koje želite da se prikazuju i opozovite izbor u poljima za potvrdu pored stavki za koje ne želite da se nalaze u izveštaju.
• Zaglavlje i podnožje stranice. Ako želite da dodate zaglavlje ili podnožje stranice u izveštaj ili da dodate napomene u izveštaj, kliknite na ovo dugme, a zatim potvrdite izbor u polju za potvrdu i unesite informacije za kolone za koje želite da se prikazuju. Opozovite izbor u poljima za potvrdu za kolone za koje ne želite da se nalaze u izveštajima.
• Fontovi. Ako želite da promenite način na koji se prikazuju fontovi i brojevi, kliknite na dugme Fontovi. Izaberite opcije koje želite da promenite i po potrebi ih ažurirajte. Moguće je promeniti font u telu izveštaja, u oznaka za redove i kolone i u numeričkim poljima za ukupne vrednosti i međuvrednosti.
• Upotreba kontrola za sortiranje i filtriranje      Na traci, u grupi Sortiranje i filtriranje uradite sledeće:
• Filtriranje. Moguće je ograničiti rezultate prikazane u izveštaju putem filtriranja izveštaja. Informacije o filtriranju izveštaja potražite u članku Filtriranje zapisa u programu Business Contact Manager.
• Rastući redosled ili Opadajući redosled. Izaberite neku od ovih opcija da biste promenili redosled sortiranja zapisa u izveštaju. Liste su podrazumevano sortirane abecednim redom na osnovu primarnog polja u izveštaju. Na primer, u izveštaju pod imenom „Poslovni kontakti po poslovnom partneru“, lista se početno sortira po imenu poslovnog partnera. U okviru „Ime poslovnog partnera“, svaki poslovni kontakt povezan sa poslovnim partnerom prikazuje se abecednim redom.

 Savet    Imena se prikazuju po informacijama u polju Puno ime. Ako u puno ime uključite titule, i one se uključuju u sortiranje. Na primer, puno ime g. Karlo Lacić bilo bi navedeno pod slovom „G“.

• Promena redosleda kolona     Da biste promenili redosled kolona u izveštaju, jednostavno kliknite na ime kolone i prevucite je na željeno mesto.
• Sortiranje stavki u sekundarnom polju sa podacima    Da biste obrnuli redosled teksta ili brojeva u sekundarnom polju, kliknite na ime polja u izveštaju. Na primer, u izveštaju pod imenom Poslovni kontakti po poslovnom partneru, možete kliknuti na kolonu Ime poslovnog kontakta da biste ponovo sortirali imena navedenih poslovnih kontakata u okviru svakog imena poslovnog partnera obrnutim abecednim redom. Ponovo kliknite na naslov kolone da biste vratili prvobitni redosled. Slično tome, ako kliknete na ime kolone Adresa – poštanski broj, lista poslovnih kontakata u okviru svakog imena poslovnog partnera ponovo se sortira obrnutim numeričkim redom.
• Skupljanje ili razvijanje grupa u sekundarnom polju sa podacima     Kliknite na znak - (minus) ili na bilo koji red izveštaja da biste skupili sve sporedne stavke i prikazali samo prvi red stavke izveštaja. Na primer, u izveštaju pod imenom Poslovni kontakti po poslovnom partneru, možete kliknuti na znak - (minus) pored imena poslovnog partnera da biste sakrili listu povezanih poslovnih kontakata. Da bi se ukazalo na to da je lista skupljena, znak - (minus) menja se u znak + (plus). Ova funkcija može biti korisna za smanjenje veličine i složenosti izveštaja. Da biste razvili grupu, kliknite na znak plus +.

Vrh stranice

Izmena izveštaja da bi postao korisniji

Izveštaje možete izmeniti na nekoliko načina da bi oni postali korisniji za vas ili kolege.

• Filtriranje rezultata    Kada otvorite izveštaj, upotrebite jednostavne i napredne filtere (filter: filter može definisati zapise ili kolone koje će biti vraćene iz upita. Filter uvek ograničava rezultat.) da biste iz izveštaja izuzeli određene zapise. Filtriranje rezultata izveštaja može biti korisno za razne zadatke. Na primer, izveštaj o potencijalnim klijentima koji se filtrira po lokaciji predstavlja izvrsnu osnovu za marketinšku kampanju direktne pošte o događaju koji planirate u određenoj oblasti. Više informacija o filtriranju potražite u članku Filtriranje zapisa u programu Business Contact Manager.
• Promena izgleda    Ažurirajte izgled izveštaja pomoću informacija iz odeljka Promena rasporeda izveštaja
• Prilagođavanja podataka    Pre nego što otvorite izveštaj, možete napraviti važne promene u njemu uz prilagođavanja, kao što su korisnički definisana polja (korisnički definisano polje: polje koje možete kreirati i definisati za praćenje informacija specifičnih za posao.) ili promene podrazumevanih stavki na raznim listama. Dodajte korisnički definisana polja u obrazac (obrazac: način prikupljanja i distribuiranja informacija za stavke u Menadžeru za poslovne kontakte za Outlook.) „Potencijalni klijent“, na primer, da biste zapisali informacije specifične za industriju koje su vam potrebne i generisali izveštaje od njega. Promenite opcije koje su dostupne na listi i te opcije postaju kolone sa podacima u sledećem izveštaju.

Više informacija o uređivanju vrednosti na listama potražite u članku Kreiranje i prilagođavanje tipova zapisa i lista.

 Napomena    Ako se korisnički definisano polje koje ste dodali u izveštaj izbriše iz vaše Business Contact Manager baze podataka (Business Contact Manager baza podataka: baza podataka koja skladišti informacije o nalozima, poslovnim kontaktima, poslovnim prilikama, poslovnim projektima i drugim stavkama.), sačuvani izveštaj neće prikazivati informacije iz izbrisanog polja. Ako izvezete izveštaj sa informacijama u Excel pre nego što izbrišete ovo polje, to neće uticati na taj izveštaj.

Vrh stranice

Ispravljanje grešaka u podacima u izveštaju

Dok pregledate izveštaj, možda ćete uočiti greške koje želite da ispravite. Na primer, možda ćete videti da je poslovni kontakt povezan sa pogrešnim poslovnim partnerom. Ova vrsta greška ne može da se ispravi u izveštaju, već mora da se ispravi u pojedinačnim zapisima na koje se odnosi.

Da biste ispravili grešku iz ovog primera, otvorite zapis „Poslovni kontakt“ i na stranici sa opštim podacima zapisa, u polju Povezani poslovni partner unesite ispravnog poslovnog partnera. Ako se posle toga vratite u izveštaj i u grupi Radnje kliknete na dugme Osveži, izveštaj će biti ispravljen.

Vrh stranice

Čuvanje, osvežavanje ili štampanje otvorenog izveštaja

Kada pregledate izveštaj, možda ćete želeti da sačuvate promene koje ste u njemu napravili, ažurirate podatke ili odštampate izveštaj. Započnite sa otvorenim izveštajem da biste dovršili bilo koju od ovih radnji.

Čuvanje izmenjenog izveštaja

Nema potrebe da čuvate izveštaj koji niste izmenili, budući da je on dostupan na traci, na kartici Izveštaji. Sačuvani izveštaji su uskladišteni u Business Contact Manager za Outlook bazi podataka.

1. Na traci izaberite karticu Izveštaji, izaberite tip izveštaja koji želite da otvorite, a zatim izaberite ime izveštaja da biste ga otvorili.
2. Prilagodite izveštaj na način opisan u odeljku Otvaranje i izmena izveštaja.
3. Na traci, u grupi Radnje kliknite na dugme Sačuvaj kao.
4. U dijalogu Sačuvaj kao koji se otvara otkucajte ime izveštaja i kliknite na dugme U redu.

Da biste otvorili prilagođeni izveštaj, izaberite stavku Sačuvani izveštaji.

 Savet    Izveštaj se čuva u istoj kategoriji kao izveštaj koji ste izmenili da biste kreirali sačuvani izveštaj.

Osvežavanje podataka u izveštaju

Podaci izveštaja se osvežavaju pri svakom otvaranju sačuvanog izveštaja. Možete ga takođe ažurirati po potrebi.

1. Na traci izaberite karticu Izveštaji, izaberite tip izveštaja koji želite da otvorite, a zatim izaberite ime izveštaja da biste ga otvorili.
2. Na traci, u grupi Radnje kliknite na dugme Osveži.

Štampanje izveštaja

1. Na traci izaberite karticu Izveštaji, izaberite tip izveštaja koji želite da otvorite, a zatim izaberite ime izveštaja da biste ga otvorili.
2. Na traci, u grupi Radnje kliknite na dugme Odštampaj.

Vrh stranice

Kreiranje grafikona od izveštaja

Grafikon možete kreirati od većine izveštaja u programu Business Contact Manager for Outlook, kao i od većine prilagođenih izveštaja koje ste kreirali od nekog izveštaja. Izveštaji koje je moguće prikazati u grafikonu prikazivaće aktivno dugme „Grafikon“ ( ) na traci. Izveštaji koji nemaju podatke ne mogu biti prikazani kao grafikoni.

1. Otvorite izveštaj koji želite da pregledate kao grafikon.
2. Na traci, u grupi Prikazivanje kliknite na dugme Grafikon. Ako je grafikon previše širok da bi se prikazo na monitoru, pojaviće se horizontalna traka za pomeranje ispod grafikona.

 Savet    Ako želite da kreirate složenije grafikone, izvezite podatke izveštaja u Excel i upotrebite taj program za kreiranje grafikona. Više informacija o izvozu podataka u Excel potražite u odeljku Izvoz izveštaja u Excel ili drugi program radi analize.

3. Upotrebite kontrole u grupi Grafikon na traci da biste prilagodili grafikone.

• Oznake     Kliknite na dugme Oznake da biste dodali ili uklonili naslove osa i legendu.
• Vrednosti     Kliknite na dugme Vrednosti da biste izabrali podatke prikazane u izveštaju. Na primer, u grafikonu za mogućnosti za poslovanje po izvoru možete prikazati broj mogućnosti za poslovanje    ili podatke o prihodu.
• Očekivano     i Ukupno    Potvrdite izbor u ovim poljima za potvrdu ako želite da grafikon prikazuje stvarni prihod, očekivani prihod ili oba.

 Napomena    Ova polja za potvrdu nisu dostupna na svakom grafikonu.

Vrh stranice

Izvoz izveštaja u Excel ili drugi program radi analize

Izveštaj programa Business Contact Manager za Outlook lako možete izvesti u Microsoft Excel ili drugi program radi detaljnije analize. Da biste podatke izveštaja izvezli u program koji nije Excel, započnite tako što ćete podatke izvesti u Excel. Zatim u programu Excel možete sačuvati podatke u formatu datoteke koji drugi program može otvoriti. Na primer, Excel datoteka sačuvana u formatu datoteke sa vrednostima razdvojenim zarezima (.csv) može da se otvori u raznim programima.

Uradite nešto od sledećeg:

Čuvanje izveštaja kao Excel datoteke na računaru    

1. Otvorite izveštaj koji želite da izvezete u Excel.
2. Na traci, u grupi Radnje kliknite na dugme Izvezi u Excel. Izveštaj se otvara u programu Excel.
3. U programu Excel kliknite na dugme Sačuvaj da biste otvorili dijalog Sačuvaj kao. Odaberite neki od više od 20 formata datoteka za čuvanje izveštaja.

Slanje izveštaja e-poštom kao priloga Excel datoteke    

1. Otvorite izveštaj koji želite da pošaljete kao prilog e-poruke.
2. Na traci, u grupi Radnje kliknite na dugme Pošalji kao e-poruku. Otvara se obrazac Outlook e-poruke sa priloženim izveštajem u vidu Excel datoteke (.xlsx format).
3. Popunite redove Za i Tema, otkucajte poruku (opcionalno) i kliknite na dugme Pošalji.

Vrh stranice

Pokretanje marketinške aktivnosti iz izveštaja

Izveštaj koji sadrži adrese, brojeve telefona ili e-adrese poslovnih partnera, poslovnih kontakata ili potencijalnih klijenata možete upotrebiti za pokretanje marketinške aktivnosti u programu Business Contact Manager za Outlook.

1. Otvorite izveštaj koji želite da upotrebite kao osnovu za marketinšku aktivnost.
2. Pritisnite kombinaciju tastera CTRL+A da biste markirali sve zapise na listi.
3. Na traci, u grupi Komunikacija kliknite na dugme Nova lista poziva, Masovna e-pošta ili Štampanje direktne pošte, a zatim izaberite stavku Svi primaoci ili Izabrani primaoci.
4. U obrascu marketinške aktivnosti koji se otvara kreirajte listu primalaca za aktivnost, kao i sadržaj.

Informacije o kreiranju liste poziva potražite u članku Kreiranje i upotreba lista poziva u programu Business Contact Manager. Informacije o kreiranju drugih marketinških aktivnosti potražite u članku Reklamiranje proizvoda i usluga u programu Business Contact Manager.

Vrh stranice

Otvaranje izveštaja iz gadžeta

Da biste izveštaj otvorili iz gadžeta, kliknite na ikonu izveštaja na gadžetu. Izveštaji otvoreni iz gadžeta ponašaju se isto kao izveštaji otvoreni sa trake.

Više informacija o gadžetima potražite u članku Upotreba gadžeta u programu Business Contact Manager.

Vrh stranice

Pregled liste standardnih izveštaja

Sledeća lista standardnih izveštaja dostupnih u programu Business Contact Manager za Outlook organizovana je po tipu zapisa.

 Savet    Većinu izveštaja moguće je konvertovati u grafikon kao što je opisano u odeljku Kreiranje grafikona od izveštaja.

Izveštaji o poslovnim partnerima    

Izveštaji o poslovnim kontaktima    

Izveštaji o potencijalnim klijentima

Izveštaji o mogućnostima za poslovanje

Ostali izveštaji o prodaji

Marketinški izveštaji

Izveštaji o poslovnim projektima