Uvod u liste

Lista predstavlja kolekciju podataka koje možete deliti sa članovima tima i drugim korisnicima lokacije. Na primer, pomoću liste možete kreirati list za prijavljivanje za događaj ili pratiti događaje tima na kalendaru. Možete koristiti nekoliko listi i predložaka liste spremnih za upotrebu, koji obezbeđuju dobru početnu tačku za organizovanje stavki liste. Način na koji organizujete liste zavisi od potreba vaše grupe i vašeg željenog načina za skladištenje i pretraživanje informacija. Sledeći članak obezbeđuje pregled funkcija listi, uopšteno opisuje šta možete uraditi sa listama i obezbeđuje listu sledećih koraka da biste mogli da radite sa listama.

U ovom članku


Pregled listi

SharePoint lokacija obično uključuje mnogo podrazumevanih listi, uključujući „Veze“, „Objave“, „Kontakti“, „Praćenje problema“, „Ankete“ i „Zadaci“, koje možete koristiti kao centralnu tačku za saradnju tima ili u poslovnom rešenju. U mnogim slučajevima ove podrazumevane liste mogu obezbediti brza, efikasna rešenja uz malo izmena ili bez njih. Na primer, možete koristiti:

  • Ankete, koje uključuju uslovno grananje i prelome stranica za procene zaposlenih i zadovoljstva klijenata.
  • Praćenje problema, koje ima skladište kreiranja verzija i istorije verzija za dublju analizu projekata radne grupe i uobičajenih radnih zadataka.

Liste su obogaćene i fleksibilne i imaju mnogo ugrađenih funkcija koje obezbeđuju bogat način skladištenja, deljenja i rada sa podacima. Možete:

  • Kreirati listu sa različitim kolonama, uključujući „Tekst“, „Broj“, „Izbor“, „Valuta“, „Datum i vreme“, „Pronalaženje“, „Da/ne“ i „Izračunato“. Stavci liste takođe možete priložiti neke datoteke da biste obezbedili dodatne detalje, kao što je unakrsna tabela koja sadrži brojeve za podršku ili dokument koji sadrži pomoćne informacije.
  • Kreirajte prikaze liste da biste organizovali, sortirali i filtrirali podatke na različite i specifične načine; promenite metapodatke, kao što su dodavanje i brisanje kolona, kao i izmena pravila za proveru valjanosti; i koristite liste dosledno na više lokacija sa tipovima sadržaja, kolonama lokacije i predlošcima. Na primer, možete prikazati samo trenutne događaje iz kalendara na matičnoj stranici i kreirati vizuelni prikaz – sličan zidnom kalendaru – na drugoj stranici.
  • Kreirajte odnose između listi pomoću kombinacije jedinstvenih kolona, kolona za pronalaženje i nametanja odnosa (kaskadno i ograničeno brisanje), što će poboljšati vašu mogućnost kreiranja prefinjenijih poslovnih rešenja i pomoći u očuvanju integriteta vaših podataka.
  • Kreirajte prilagođene liste, prikažite podatke u veb segmentima i stranicama veb segmenata, uvezite, izvezite i povežite se sa podacima iz drugih programa kao što su Microsoft Office Excel i Office Access.
  • Pratite verzije i detaljnu istoriju, zahtevajte odobrenje za izmenu podataka, koristite bezbednost na nivou stavke i bezbednost fascikle, prijavljujte, odjavljujte i automatski ostanite informisani o promenama pomoću upozorenja i RSS feedova.
  • Organizujte sadržaj na jednoj listi po fasciklama radi dodatnog olakšanja i boljih performansi i sveukupno poboljšajte performanse pomoću velikih listi korišćenjem indeksiranja.

Vrh stranice Vrh stranice

Načini rada sa listama

Slede neki načini na koje možete raditi sa listama da biste lakše upravljali informacijama za svoju grupu.

Praćenje verzija i detaljne istorije    Verzije stavki liste možete pratiti da biste mogli da vidite koje stavke su promenjene od verzije do verzije, kao i ko je promenio stavke liste. Ako se u novoj verziji naprave greške, možete vratiti prethodnu verziju stavke. Praćenje istorije liste posebno je važno ako vaša organizacija treba da nadgleda razvoj liste.

Zahtevanje odobrenja    Možete navesti da je odobrenje stavke liste obavezno da bi svako mogao da je prikaže. Stavke ostaju u stanju čekanja sve dok ih ne odobri ili odbaci osoba koja za to ima dozvolu. Možete da kontrolišete koje grupe korisnika mogu da prikažu stavku liste pre nego što je odobrena.

Prilagođavanje dozvola    Možete navesti da li učesnici liste mogu da čitaju i uređuju samo stavke koje su sami kreirali ili sve stavke na listi. Osobe koje imaju dozvolu za upravljanje listama mogu čitati i uređivati sve stavke liste. Takođe možete primeniti određene nivoe dozvola za jednu stavku liste, na primer ako stavka sadrži poverljive informacije.

Kreiranje prikazima i upravljanje njima    Vaša grupa može kreirati različite prikaze iste liste. Sadržaj stvarne liste se ne menja, ali stavke se organizuju i filtriraju kako bi osobe mogle da pronađu najvažnije ili najzanimljivije informacije, u zavisnosti od njihovih potreba.

Ažuriranje listi    Bez obzira na tip liste koji ažurirate, proces je sličan za dodavanje, uređivanje i brisanje stavki liste. Postoje dva načina za dodavanje ili uređivanje stavke na listi.

  • Pomoću obrasca, što je podrazumevani metod.
  • Neposredno, što znači da stavku dodajete direktno na stranicu liste.

Vlasnik liste ili drugi korisnik koji ima dozvolu za dizajniranje liste mora da omogući neposredno uređivanje. Neposredno uređivanje je postavka prikaza (na stranici Uređivanje prikaza potvrdite izbor u polju za potvrdu Dozvoli neposredno uređivanje u odeljku Neposredno uređivanje); nije u pitanju postavka liste.

Ako je lista podešena da prati verzije, nova verzija stavke liste kreira se svaki put kada uredite stavku liste. Možete prikazati istoriju načina promene stavke liste i vratiti prethodnu verziju ako napravite grešku u novijoj verziji.

Korišćenje formula i izračunatih vrednosti    Formule i izračunate vrednosti možete koristiti za dinamičko generisanje informacija u kolonama liste. Operacije mogu uključivati informacije iz drugih kolona na listi, kao i sistemske funkcije kao što je [danas] za ukazivanje na trenutni datum. Na primer, možete navesti podrazumevani krajnji rok koji je sedam dana od trenutnog datuma.

Informisanost o promenama    Liste i prikazi mogu koristiti RSS kako bi članovi vaše radne grupe automatski mogli da primaju ispravke. RSS je tehnologija koja ljudima omogućava da primaju i prikažu ispravke ili RSS feedove vesti i informacija na objedinjenoj lokaciji. Takođe možete kreirati obaveštenja putem e-pošte koja vas obaveštavaju kada se liste promene ili kada se dodaju nove stavke. Obaveštenja su prikladan način za praćenje promena koje su vam važne.

Kreiranje odnosa među listama    Da biste kreirali odnos između dve liste, na izvornoj listi kreirajte kolonu za pronalaženje koja preuzima (odnosno „pronalazi“) neke vrednosti iz ciljne liste ako se te vrednosti podudaraju sa vrednošću u koloni za pronalaženje u izvornoj listi. Ukoliko želite, sa ciljne liste možete nastaviti da dodajete dodatne kolone na izvornu listu. Kada kreirate kolonu za pronalaženje, takođe možete odlučiti da nametnete ponašanje odnosa postavljanjem opcije kaskadnog brisanja ili ograničenja brisanja, koje vam pomažu da održavate podatke važećim i pomažu u sprečavanju nedoslednosti koje mogu dovesti do problema u budućnosti.

Deljenje informacije o listi sa programom baze podataka    Ako imate instaliran program baze podataka, kao što je Microsoft Office Access 2010, možete izvesti i uvesti podatke na lokaciju i sa lokacije, kao i povezati tabelu iz baze podataka sa listom. Kada radite sa podacima sa liste u Access bazi podataka, takođe možete kreirati upite, obrasce i izveštaje.

Korišćenje listi dosledno na više lokacija    Ako vaša grupa radi sa nekoliko tipova listi, možete poboljšati doslednost na više listi pomoću tipova sadržaja, kolona lokacija i predložaka. Ove funkcije omogućavaju vam da ponovo koristite postavke i strukturu liste na efikasan način. Na primer, možete kreirati tip sadržaja za problem sa korisničkom službom koji navodi određene kolone (kao što je kontakt sa klijentom) i poslovne procese za tip sadržaja. Drug primer je kreiranje kolone lokacije za imena sektora koja ima padajuću listu sektora. Kolonu možete ponovo koristiti na više listi da biste se uverili da se imena uvek prikazuju na isti način na svakoj listi.

Rad sa stavkama liste iz programa za e-poštu    Pomoću programa za e-poštu koji je kompatibilan sa SharePoint tehnologijama sa sobom možete poneti važne informacije o listi. Na primer, pomoću programa Microsoft Office Outlook 2010 možete prikazati i ažurirati zadatke, kontakte i diskusione table na svojoj lokaciji iz programa Outlook.

Postavljanje usmeravanja sadržaja    Možete omogućiti usmeravanje korisnika za listu, a zatim učiniti da se stavke na listi pojavljuju samo osobama koji su članovi određenih SharePoint i Active Directory grupa ili korisnika lokacije. Ovo se postiže pomoću veb segmenata, kao što je veb segment upita sadržaja, koji koristi usmeravanje korisnika za filtriranje liste na osnovu članstva korisnika u grupi. Da bi stavke na listi mogle da se omoguće za određene korisnike, sama lista mora biti podešena pomoću kolone „Usmeravanje korisnika“.

Vrh stranice Vrh stranice

Tipovi listi

Tip liste koji koristite zavisi od vrste informacija koje delite.

Objave    Koristite listu objava za deljenje vesti i statusa, kao i za obezbeđivanje podsetnika. Objave podržavaju poboljšano oblikovanje sa slikama, hipervezama i oblikovanim tekstom.

Kontakti    Koristite listu kontakata za skladištenje informacija o osobama i grupama sa kojima radite. Ako koristite program za e-poštu ili upravljanje kontaktima koji je kompatibilan sa SharePoint tehnologijama, svoje kontakte možete prikazati i ažurirati sa svoje SharePoint lokacije u drugom programu. Na primer, listu svih dobavljača vaše organizacije možete ažurirati iz programa za e-poštu kompatibilnog sa SharePoint tehnologijama, kao što je Outlook 2010. Lista kontakata zapravo ne upravlja članovima vaše lokacije, ali može se koristiti za skladištenje i deljenje kontakata za vašu organizaciju, kao što je lista spoljnih prodavaca.

Diskusione table    Koristite diskusionu tablu da biste obezbedili centralno mesto za snimanje i skladištenje timskih diskusija koje je slično formatu biltena. Ako je vaš administrator omogućio liste na vašoj lokaciji za primanje e-poruka, diskusione table mogu uskladištiti diskusije putem e-pošte iz najčešćih programa za e-poštu. Na primer, možete kreirati diskusionu tablu za novo izdanje programa vaše organizacije.

Veze    Koristite listu veza kao centralnu lokaciju za veze ka internetu, intranetu vašeg preduzeća i drugim resursima. Na primer, možete kreirati listu veza ka veb lokacijama svojih klijenata.

Kalendar    Koristite kalendar za sve događaje tima ili za specifične situacije, kao što su praznici preduzeća. Slično stonom ili zidnom kalendaru, kalendar obezbeđuje vizuelne prikaze događaja tima, uključujući sastanke, društvene događaje i svakodnevne događaje. Takođe možete pratiti ključne tačke tima, kao što su rokovi ili datumi izdavanja proizvoda koji nisu povezani sa određenim vremenskim intervalom. Ako koristite program za e-poštu ili program kalendara koji je kompatibilan sa SharePoint tehnologijama, svoj kalendar možete prikazati i ažurirati sa svoje lokacije dok radite u drugom programu. Na primer, kalendar možete uporediti i ažurirati na lokaciji sa datumima iz Office Outlook 2010 kalendara tako što ćete oba kalendara prikazati naporedno ili pokrivene jedan drugim u programu Office Outlook 2010.

Zadaci    Koristite listu zadataka za praćenje informacija o projektima i drugim zaduženjima za svoju grupu. Možete dodeliti zadatke ljudima, kao i pratiti status i procenat dovršenosti dok se zadatak približava dovršenju. Ako koristite program za e-poštu ili upravljanje zadacima koji je kompatibilan sa Office SharePoint tehnologijama, svoje zadatke možete prikazati i ažurirati sa svoje lokacije u drugom programu. Na primer, možete kreirati listu zadataka za proces budžetiranje organizacije, a zatim je prikazati i ažurirati u programu Office Outlook 2010 zajedno sa ostalim zadacima.

Projektni zadaci    Koristite listu projektnih zadataka da biste uskladištili informacije pomoću Gantovog prikaza i traka toka. Možete pratiti status i procenat dovršenosti dok se zadatak približava dovršenju. Ako koristite program za e-poštu ili upravljanje zadacima koji je kompatibilan sa SharePoint tehnologijama, svoje projektne zadatke možete prikazati i ažurirati sa svoje lokacije u drugom programu. Na primer, na svojoj lokaciji možete kreirati listu projektnih zadataka za identifikaciju i dodeljivanje posla kreiranja priručnika za obuku, a zatim da možete pratiti tok organizacije iz programa Office Project 2010.

Praćenje problema    Koristite listu za praćenje problema da biste uskladištili informacije o određenim problemima, kao što su problemi podrške, kao i da biste pratili njihov tok. Možete dodeliti probleme, kategorizovati ih i povezati jedne sa drugima. Na primer, možete kreirati listu za praćenje problema da biste upravljali problemima i rešenjima korisničke podrške. Takođe možete komentarisati probleme svaki put kada ih uredite, kreirajući istoriju komentara bez promene originalnog opisa problema. Na primer, predstavnik korisničke službe može snimiti svaki izvršeni korak za rešavanje problema i rezultate. Listu za praćenje problema takođe možete koristiti sa tokom posla sa tri stanja da biste pomogli organizaciji da upravlja praćenjem problema ili projekata.

Anketa    Koristite anketu za prikupljanje i kompajliranje povratnih informacija, kao što je anketa o zadovoljstvu zaposlenih ili kviz. Možete dizajnirati svoja pitanja i odgovore na nekoliko različitih načina i videti pregled povratnih informacija. Ako imate instaliran program unakrsne tabele ili baze podataka koji je kompatibilan sa SharePoint tehnologijama, svoje rezultate možete izvesti da biste ih dodatno analizirali.

Prilagođena    Koristite prilagođenu listu da biste pokrenuli listu od početka. Takođe možete kreirati prilagođenu listu koja je zasnovana na unakrsnoj tabeli ako imate program unakrsne tabele koji je kompatibilan sa SharePoint tehnologijama. Na primer, možete uvesti listu iz programa Office Excel 2010 koju ste kreirali za skladištenje i upravljanje ugovorima sa prodavcima.

Prilagođena lista u listu sa podacima    Prikaz Koristite prilagođenu listu u prikazu lista sa podacima da biste kreirali praznu listu sličnu prilagođenoj listi, ali da bi se lista podrazumevano prikazala u prikazu lista sa podacima. Prikaz lista sa podacima obezbeđuje koordinatnu mrežu podataka za prikaz i uređivanje podataka kao redova i kolona. U ćelijama koordinatne mreže možete da dodate i uredite redove i kolone, primenite filtere i redoslede sortiranja, prikažete izračunate i ukupne vrednosti i prikladno uredite podatke. Prikaz lista sa podacima zahteva da Office 2010 bude instaliran na 32-bitnom računaru klijenta, kao i pregledač koji podržava ActiveX kontrole. Više informacija o korišćenju prikaza lista sa podacima možete pronaći u pomoći lista sa podacima, koju možete prikazati prikazivanjem liste u prikazu lista sa podacima i klikom na dugme „Pomoć“ na statusnoj traci.

Lista statusa    Koristite listu statusa da biste prikazali i pratili ciljeve svog projekta. Lista uključuje skup obojenih ikona za saopštavanje stepena ostvarenosti ciljeva.

Kruženja    Koristite listu kruženja da biste članovima svog tima poslali informacije, uključujući oznake potvrde.

Lista Microsoft IME rečnika    Koristite listu Microsoft IME rečnika kada želite da podatke sa liste koristite kao Microsoft IME rečnik. Stavke kolone „Čitanje“ možete promeniti u „Prikaži“ pomoću programa Microsoft IME i prikazati sadržaj u polju „Komentar“ u prozoru „IME komentar“. Podaci se mogu povezati sa određenom URL adresom.

PerformancePoint lista sadržaja    Koristite PerformancePoint listu sadržaja da biste uskladištili stavke kontrolne table, kao što su rezultati, izveštaji, filteri, stranice kontrolne table i ostale stavke kontrolne table koje kreirate pomoću dizajnera PerformancePoint kontrolne table.

Jezici i prevodioci    Koristite listu jezika i prevodilaca sa tokom posla za upravljanje prevodima u biblioteci za upravljanje prevodima. Tok posla koristi listu za dodeljivanje zadataka prevođenja prevodiocu navedenom na listi za svaki jezik. Listu možete kreirati ručno ili možete odabrati da se lista automatski kreira kada dodate tok posla za upravljanje prevodima u biblioteku za upravljanje prevodima.

KPI lista    Koristite KPI listu da biste pratili indikatore ključnih performansi, koji vam omogućavaju da brzo procenite napredak ciljeva koji se mogu izmeriti. KPI liste možete podesiti za praćenje performansi pomoću jednog od četiri izvora podataka: ručno uneti podaci, podaci na SharePoint listi, podaci u Microsoft Office Excel radnim sveskama ili podaci iz modula Analysis Services – komponente Microsoft SQL servera. Kada se KPI lista kreira, možete je koristiti za prikaz statusa indikatora na stranici kontrolne table.

Vrh stranice Vrh stranice

Organizovanje listi na lokaciji

Iako možete koristiti funkcije liste na različite načine, način njihovog korišćenja zavisi od veličine i broja listi koji imate i od potreba vaše organizacije.

Skladištenje velikog broja stavki na jednoj listi

Možda želite jednu veliku listu koja će služiti za različite potrebe. Na primer, možda imate veliki broj tehničkih problema za praćenje u celoj organizaciji i oni se mogu odnositi na više projekata i grupa.

Koristite jednu listu u sledećim situacijama:

  • Vaša grupa treba da vidi sažete informacije o stavkama liste ili različitim prikazima istog skupa stavki. Na primer, menadžer može videti tok svih tehničkih problema za organizaciju ili može videti sve probleme koji su arhivirani u istom vremenskom periodu.
  • Ljudi žele da pregledaju ili potraže probleme na istom mestu na lokaciji.
  • Želite da primenite iste postavke na stavke liste, kao što je praćenje verzija ili zahtevanje odobrenja.
  • Grupe koje rade na istoj listi dele slične karakteristike, kao što su isti nivou dozvola. Jedinstvene dozvole se mogu primeniti na određene stavke liste, ali ako se nivoi razlikuju u velikoj meri, razmotrite korišćenje više listi.
  • Želite da analizirate informacije o listi ili primite objedinjene ispravke za listu. Možete primiti obaveštenja kada se stavke liste promene ili videti promene na listi pomoću RSS tehnologije. RSS feedovi omogućavaju članovima vaše radne grupe da vide objedinjenu listu informacija koje su se promenile.

Vrh stranice Vrh stranice

Kreiranje većeg broja listi

Više listi vam može biti potrebno kada postoje istaknute razlike između stavki kojima želite da upravljate ili između grupa osoba koje rade sa njima.

Koristite veći broj listi u sledećim situacijama:

  • Ne očekujete da osobama budu potrebni rezimei svih stavki zajedno.
  • Grupe osoba koje rade sa informacija su različite i imaju različite nivoe dozvola.
  • Na više skupova stavki treba da primenite različite postavke, kao što je kreiranje verzija ili odobrenje.
  • Ne treba da analizirate sve stavke zajedno ili da primate objedinjene ispravke o listi.

Vrh stranice Vrh stranice

Organizovanje stavki na listi

Slede neki od načina na koje možete organizovati liste i stavke liste:

Dodavanje kolona    Na svoju listu možete dodati kolone da biste pomogli grupi da ukaže na najvažnije stavke. Na primer, na listu možete dodati kolonu „Projekat“ da biste osobama koje rade na određenim projektima pomogli da lakše prikažu svoje stavke i rade sa njima. Takođe možete dodati više kolona ako želite da prikupite dodatne informacije o svakoj stavci liste, kao što je ime sektora ili ime zaposlenog.

Ako na listi imate više stavki, možete razmotriti indeksiranje određenih kolona radi poboljšanja performansi prilikom prikazivanja nekoliko stavki ili promene prikaza. Ova funkcija ne menja način organizovanja stavki, ali može omogućiti organizacijama da lakše uskladište veliki broj stavki na listi. Međutim, indeksiranje može zauzeti više prostora u bazi podataka.

Kreiranje prikaza    Prikaze možete koristiti ako osobe u vašoj grupi često treba da vide podatke na određen način. Prikazi koriste kolone za sortiranje, grupisanje, filtriranje i prikaz podataka. Takođe možete izabrati koliko stavki se prikazuje odjednom u svakom prikazu. Na primer, ljudi mogu pregledati listu u skupovima od 25 do 100 stavki liste po stranici, u zavisnosti od njihovih željenih postavki i brzine veze.

Prikazi vam daju fleksibilnost za skladištenje velikog broja stavki na listi, ali da biste u određenom trenutku videli samo željene podskupove, na primer samo probleme koji su objavljeni ove godine ili samo trenutne događaje u kalendaru. Možete kreirati lične prikaze koji su dostupni samo vama, a ako imate dozvolu za izmenu liste, možete kreirati javne prikaze koji su dostupni svima.

Kreiranje fascikli    Fascikle možete dodati većini tipova listi ako je vlasnik liste omogućio kreiranje fascikli. Ovo je posebno korisno ako se vaše stavke liste mogu podeliti na određeni način, na primer po projektu ili po grupi. Fascikle pomažu ljudima da lakše skeniraju stavke liste i upravljaju njima. SharePoint tehnologije obezbeđuju prikaz stabla koji omogućava ljudima da se kreću po lokacijama i fasciklama na sličan način na koji rade sa fasciklama na čvrstom disku. Na primer, svaki sektor može imati sopstvenu fasciklu.

Vrh stranice Vrh stranice

Sledeći koraci

Sada kada imate kompletan uvid u liste, slede uobičajeni i korisni zadaci koje možete izvršavati sa listama.

  • Kreiranje ili brisanje osnovne liste, spoljne liste i odnosa među listama
  • Kreiranje ili brisanje kolona, fascikli i prikaza
  • Kreiranje različitih tipova listi, kao što su kalendari i diskusione table
  • Kreiranje i upravljanje listama projektnih zadataka
  • Dodavanje, uređivanje ili brisanje stavki na listama
  • Upravljanje listom sa mnogo stavki
  • Konfigurisanje prikaza po lokaciji
  • Rad sa predlošcima liste i tipovima sadržaja
  • Sinhronizovanje SharePoint liste na računaru sa klijentskim programima
  • Postavljanje dozvola i naprednih postavki na listi
  • Prilagođavanje korisničkog pristupa fasciklama i stavkama liste
  • Korišćenje tokova posla sa listom

Vrh stranice Vrh stranice

 
 
Primenljivo na:
SharePoint Online za preduzeća, SharePoint Online za stručnjake i mala preduzeća