Uvod u biblioteke

Biblioteka je mesto na lokaciji gde možete da kreirate, prikupljate i ažurirate datoteke i upravljate njima sa članovima tima. Svaka biblioteka prikazuje listu datoteka i najvažnije informacije o datotekama, što članovima pomaže u korišćenju datoteka radi zajedničkog rada. Možete odabrati neku od brojnih biblioteka spremnih za upotrebu ili neki od predložaka biblioteka što obezbeđuje dobru polaznu tačku za organizovanje datoteka. Kada kreirate biblioteku, možete je prilagoditi na nekoliko načina. Na primer, možete kontrolisati način na koji se dokumenti prikazuju, kreiraju ili na koji se njima upravlja. Druga mogućnost je da pratite verzije, uključujući broj i tipove verzija. Čak možete kreirati prilagođene prikaze, obrasce i tokove posla da biste unapredili odvijanje projekata i poslovnih procesa.

U ovom članku


Pregled biblioteka

Umesto da vaš tim prikuplja dokumente sa raznih lokacija, na primer sa ličnih računara, mrežnih diskova i iz fascikli e-pošte, znatno je efikasnije koristiti SharePoint biblioteku kao centralnu lokaciju koju svi članovi tima mogu pregledati i koristiti.

Vrh stranice Vrh stranice

Šta je to biblioteka?

Tipična biblioteka SharePoint biblioteka je mesto na lokaciji gde možete kreirati, uskladištiti i ažurirati datoteke, kao i sarađivati na njima sa članovima tima. Svaki tip biblioteke – za dokumente, slike, obrasce, Wiki stranice, resurse, izveštaje, zapise, podatke za povezivanje i slajdove – prikazuje listu datoteka i najvažnije informacije o datotekama, kao što je osoba koja je poslednja izmenila datoteku. Možete odabrati neki od više tipova biblioteka u zavisnosti od tipova datoteka koje želite da uskladištite i načina na koji planirate da ih koristite. Kada završite sa bibliotekom, možete arhivirati datoteke, izbrisati biblioteku koja se ne koristi i uštedeti prostor na disku servera.

Biblioteke takođe možete prilagoditi na nekoliko načina. Možete kontrolisati način na koji će dokumenti biti prikazivani, praćeni, kreirani, kao i način na koji će se njima upravljati. U mogućnosti ste da pratite verzije, uključujući broj i tip verzija, kao i da ograničite koje osobe mogu pregledati dokumente pre nego što oni budu odobreni. Da biste unapredili poslovni proces, možete koristiti tokove posla u dokumentima biblioteke. Da biste uklonili suvišne dokumente, možete navesti smernice za upravljanje informacijama kako biste upravljali rukovanjem i istekom dokumenata u okviru biblioteka.

Vrh stranice Vrh stranice

Način na koji tipičan tim koristi biblioteku

Marketinški tim preduzeća Contoso treba da sarađuje na projektu i grupiše dokumente. Članovima tima je potrebna centralna lokacija na kojoj će moći da sarađuju na dokumentima, prate kalendare i sastanke, upravljaju projektima i prate timske zadatke. Ovaj tim takođe ima ugovarača koji živi na udaljenoj lokaciji, tako korišćenje SharePoint tehnologija ima i dodatnu pogodnost.

Prvi korak za njih predstavlja određivanje jednog člana koji će biti vlasnik lokacije, kao i osobe koja će upravljati lokacijom. Vlasnik lokacije preuzima ulogu administratora lokacije, dobija dozvolu „Puna kontrola“ za biblioteku i prvo se uverava da svi članovi tima imaju nivo dozvole „Doprinos“ za biblioteku „Deljeni dokumenti“ na lokaciji tima. Zatim je vlasnik lokacije preimenuje u „Marketinški dokumenti“ i dodaje detaljan opis da bi svi korisnici, posebno oni koji je koriste prvi put, dobili jasniju predstavu o nameni biblioteke i sadržaju koji je moguće prikazati ili dodati u okviru nje. Tim je odlučio da koristi ovu biblioteku za upravljanje obaveštenjima za štampu, datotekama budžeta, ugovorima, ponudama i drugim dokumentima koji se tiču tima.

Jedan od prvih zadataka vlasnika lokacije je da pronađe i otpremi veliki broj važnih dokumenata u biblioteku da bi usmerio tim na upotrebu biblioteke kao centralne lokacije. Zatim vlasnik lokacije odlučuje da uradi sledeće: podešava biblioteku da zahteva odjavljivanje kako niko ne bi mogao slučajno da zameni promene u dokumentima i da prati verzije kako bi tim imao istoriju razvoja datoteka i mogao da vrati prethodnu verziju ako je to neophodno. Da bi obezbedio usaglašenost sa standardima preduzeća, vlasnik lokacije u biblioteku takođe dodaje standardne predloške za marketinške izveštaje, ugovore o prodaji, planove kampanja i radne listove budžeta. Svaki predložak sadrži logotip preduzeća i izjavu o misiji. Kada članovi kreiraju novu datoteku iz biblioteke dokumenata, oni lako mogu izabrati predložak koji žele da koriste.

Kako članovi tima s vremenom dodaju datoteke i sarađuju na dokumentima, oni organizuju biblioteku dodavanjem kolona i kreiranjem prikaza koji sadržaj raspoređuju na više načina koji su smisleni za njihov rad. Na primer, vlasnik lokacije dodaje kolonu „Ime projekta“ da bi članovi mogli vršiti filtriranje ili sortiranje po toj koloni.

Drugi članovi tima dodaju javne prikaze koji vrše grupisanje po fiskalnom kvartalu i filtriranje za ugovore koji ističu u roku od šest meseci. Svaki član kreira i lične prikaze da bi brže pronašao informacije i dovršio posao.

Posle dugog razgovora na sastanku zaposlenih, tim odlučuje da postavi upozorenja na nivou biblioteke radi izveštavanja o ispravkama jednom sedmično. Svaki član po potrebi može odlučiti na koji način će podesiti dodatna upozorenja ili RSS feedove za određene datoteke. Tim se takođe pridržava važne najbolje prakse u ovoj novoj oblasti saradnje. Kada članovi žele da distribuiraju dokument u biblioteku, oni odolevaju iskušenju da ga prilože u e-poruku i umesto toga šalju vezu u e-poruci. Umetanje veze ka dokumentu u e-poruku se jednostavno može izvršiti sa trake biblioteke što obezbeđuje da osobe imaju pristup najnovijoj verziji i pomaže u rasterećenju lokalne mreže od suvišnih bitova.

Povremeno je pristup sadržaju blokiran za članove tima i druge korisnike zato što nemaju odgovarajuće dozvole. Određeni dokumenti su zaštićeni zato što imaju osetljiv sadržaj, na primer informacije o ugovori ili budžetu. Međutim, budući da je omogućeno zahtevanje pristupa od vlasnika lokacije, oni jednostavno mogu zahtevati pristup sa stranice, a vlasnik lokacije može dodeliti odgovarajuću dozvolu za dokument.

Svim članovima tima, a posebno ugovaraču, dopada se mogućnost preuzimanja sadržaja biblioteke van mreže, rada na njemu kod kuće ili na udaljenoj lokaciji i jednostavne sinhronizacije promena kada ponovo budu na mreži, a sve to pomoću programa Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

Najvažnija odgovornost ovog marketinškog tima je predlaganje marketinških kampanja da bi se povećala prodaja i prihodi. Kada članovi tima razviju novi plan kampanje, oni prate međuverzije datoteke. Kada završe plan kampanje, kreiraju glavnu verziju, a zatim je objavljuju da bi je pravno odeljenje i njihov menadžer odobrili. Kada datoteka bude odobrena, druge osobe zaposlene u preduzeću mogu prikazati datoteku. Vlasnik lokacije istražuje dokumentaciju, obuku i blogove na mreži, a zatim bez upotrebe koda osmišljava kako će podesiti tok posla, povezati ga sa bibliotekom i automatizovati proces prikupljanja povratnih informacija i potpisa i objavljivanja završnog dokumenta.

Nakon tri meseca upotrebe, marketinška biblioteka i lokacija postala je važna komponenta marketinškog tima i pomogla u znatnom poboljšavanju njihove produktivnosti i uočljivosti u preduzeću. Oni ne mogu da zamisle rad bez nje i aktivno ispituju druge načine upotrebe SharePoint tehnologija za bolju saradnju.

Vrh stranice Vrh stranice

Tipovi biblioteka

Neke biblioteke se kreiraju za vas kada kreirate novu lokaciju, na primer biblioteka „Deljeni dokumenti“ na lokaciji tima. Ove biblioteke možete prilagoditi u skladu sa namenama ili možete kreirati vlastite dodatne biblioteke. Svaki tip biblioteke ima određenu namenu, a neki tipovi imaju različiti skup ponašanja i funkcija.

Biblioteka dokumenata     Koristite biblioteku dokumenata za mnoge tipove datoteka, uključujući dokumente i unakrsne tabele. U biblioteci dokumenata možete uskladištiti druge vrste datoteka, iako su neki tipovi datoteka blokirani iz bezbednosnih razloga. Kada radite sa programima koji nisu blokirani, te datoteke možete kreirati iz biblioteke. Na primer, marketinški tim može imati vlastitu biblioteku dokumenata za planiranje materijala, obaveštenja za štampu i publikacija.

Biblioteka slika    Koristite biblioteku slika da biste delili kolekciju digitalnih slika ili grafike. Iako slike mogu da se uskladište u drugim tipovima SharePoint biblioteka, biblioteke slika imaju nekoliko prednosti. Na primer, iz biblioteke slika slike možete prikazati u vidu projekcije slajdova, preuzeti ih na računar i urediti pomoću kompatibilnih programa za grafike, na primer Microsoft Bojanka. Razmotrite biblioteku slika ako želite da uskladištite slike događaja tima ili puštanje proizvoda u promet. Slike iz biblioteke takođe možete povezati sa drugog mesta na lokaciji, na primer Wiki stranica i blogova.

Biblioteka obrazaca    Koristite biblioteku obrazaca ako treba da upravljate grupom poslovnih obrazaca zasnovanih na XML-u. Na primer, vaša organizacija možda želi da koristi biblioteku obrazaca za izveštaje o troškovima. Podešavanje biblioteke obrazaca zahteva XML uređivač ili program za dizajn XML obrazaca, na primer Microsoft InfoPath. Obrazac koji druge osobe popune je samo .xml datoteka koja sadrži podatke (i samo podatke) unete u obrazac, na primer datum i iznos troška. Sve ostalo što sačinjava izveštaj o troškovima obezbeđuje predložak obrasca. Kada druge osobe popune obrasce, podatke iz obrazaca možete da objedinite ili izvezete radi analize.

Biblioteka Wiki stranica    Koristite biblioteku Wiki stranica da biste kreirali kolekciju povezanih Wiki stranica. Wiki omogućava većem broju osoba da prikupljaju rutinske informacije u formatu koji se lako kreira i menja. U biblioteku takođe možete dodati Wiki stranice koje sadrže slike, tabele, hiperveze i interne veze. Na primer, ako vaš tim kreira Wiki lokaciju za projekat, ona može da skladišti savete i trikove na nizu stranica koje su povezane jedna sa drugom.

Biblioteka resursa     Koristite biblioteku resursa da biste delili digitalne medijske resurse kao što su datoteke slike, audio i video datoteke, kao i da biste upravljali njima. Biblioteka resursa olakšava korisnicima otkrivanje i ponovnu upotrebu datoteka digitalnih medija koje su druge osobe već kreirale, na primer logotipe i korporativne slike. Biblioteka resursa obezbeđuje i tipove sadržaja sa svojstvima i prikazima za pregledanje medijskih resursa i upravljanje njima, na primer sličice i ključne reči metapodataka. Na primer, možda želite da uskladištite brendirane slike i fragmente sadržaja iz aplikacija koji mogu ponovo da se koriste, kao i da upravljate njima da bi bili dostupni u celom preduzeću i da bi se dosledno koristili.

Biblioteka slajdova     Koristite biblioteku slajdova da biste efektno i efikasno delili slajdove prezentacije. Biblioteka slajdova vam pomaže da delite i uskladištite slajdove, kao i da upravljate njima iz programa Microsoft PowerPoint ili kompatibilne aplikacije. Kada objavite prezentaciju u biblioteci slajdova, slajdovi se otpremaju kao pojedinačne datoteke tako da ih je moguće nezavisno izmeniti i pratiti. Biblioteka slajdova održava vezu sa prezentacijom tako da primate obaveštenja kada se slajd promeni. Biblioteka vam omogućava da sortirate slajdove, da ih odjavite i može pomoći u praćenju istorije. Biblioteke slajdova takođe obezbeđuju specijalne funkcije za pronalaženje slajdova, upravljanje njima i njihovu ponovnu upotrebu.

Biblioteka zapisa     Koristite biblioteku zapisa da biste održavali centralno spremište za skladištenje zapisa organizacije ili važnih poslovnih dokumenata i za upravljanje njima. Na primer, vaša organizacija možda mora da poštuje odredbe o usaglašenosti koje zahtevaju organizovani proces za upravljanje odgovarajućim dokumentima. Lokacija „Centar za čuvanje zapisa“ može da sadrži niz biblioteka zapisa za skladištenje raznih tipova zapisa. Za svaku biblioteku možete podesiti smernice koje određuju koji zapisi se skladište, kako se dokumenti usmeravaju i kako se njima upravlja, kao i koliko dugo ovi zapisi mogu da se zadrže.

Biblioteka izveštaja     Koristite biblioteku izveštaja da biste pojednostavili kreiranje, upravljanje i isporuku veb stranica, dokumenata i indikatora ključnih performansi (KPI) metrike i ciljeva. Biblioteka izveštaja predstavlja centralno mesto na kojem možete kreirati i sačuvati izveštaje, na primer Excel radne sveske, kao i stranice sa kontrolnom tablom. Kada objavite Excel radnu svesku u biblioteci izveštaja, jednim klikom je možete otvoriti u prikazu pregledača što predstavlja praktičan način za pregled radne sveske bez njenog dodavanja na stranicu sa veb segmentima.

Biblioteka dijagrama procesa (metričke i američke jedinice)    Koristite biblioteku dijagrama procesa da biste uskladištili i delili dokumente dijagrama procesa, kao što su oni kreirani pomoću programa Microsoft Visio 2010. Biblioteke metričkih i SAD jedinica prilagođene su odgovarajućim merama.

 Napomena   U zavisnosti od lokacije i konfiguracije, dodatne sistemske biblioteke, kao što su biblioteka stilova, biblioteka resursa lokacije i biblioteka stranica lokacije automatski se kreiraju za vas. Međutim, te određene biblioteke ne možete kreirati putem korisničkog interfejsa.

Vrh stranice Vrh stranice

Načini rada sa bibliotekama

Evo nekih načina na koje možete raditi sa bibliotekama i učiniti ih korisnijim za svoju grupu:

Kreiranje prikaza     Prikaz (prikaz: skup kolona na Veb stranici koje prikazuju stavke na listi ili u biblioteci dokumenata. Prikaz može sadržati sortirane ili filtrirane stavke, izbor kolona ili prilagođeni raspored.) možete koristiti da biste u biblioteci videli stavke koje su vam najvažnije ili koje najviše odgovaraju svrsi. Sadržaj same biblioteke se ne menja, ali se datoteke organizuju ili filtriraju tako da ih možete lakše pronaći i pregledati na smislen način.

Zahtevanje odjavljivanja datoteka     Kada zahtevate odjavljivanje (odjaviti: zaključati datoteku tokom uređivanja da bi se sprečilo slučajno zamenjivanje ili uređivanje od strane drugih korisnika. Samo korisnik koji gleda dokument može da ga uređuje.) datoteke, vi obezbeđujete da samo jedna osoba može da uredi datoteku dok je ona prijavljena (prijaviti: otključati radi uređivanja i omogućavanja drugim korisnicima da prikažu ažuriranu datoteku ili samo da je pogledaju.). Zahtevanjem odjavljivanja dokumenata sprečava se da više osoba istovremeno unosi promene, što može da stvori neusaglašenosti pri uređivanju i dovede do zabune. Zahtevanje odjavljivanja takođe može da pomogne u podsećanju članova tima da unesu komentar prilikom prijavljivanja datoteke, tako da lakše možete da pratite šta je promenjeno u svakoj od verzija.

Praćenje verzija     Ako treba da zadržite prethodne verzije (verzije: proces kreiranja numerisane kopije datoteke ili stavke svaki put kada se u biblioteci ili na listi sačuva revizija.) datoteka, biblioteke vam mogu pomoći da pratite, uskladištite i vratite datoteke. Možete da odaberete da pratite sve verzije na isti način. Druga mogućnost je da odaberete da neke verzije odredite kao glavne, na primer verziju u kojoj je nekom uputstvu dodato novo poglavlje, a druge verzije kao međuverzije, na primer verziju u kojoj je ispravljena pravopisna greška. Kao pomoć u upravljanju prostorom za skladištenje, opcionalno možete da odaberete broj oba tipa verzija koji želite da uskladištite.

Zahtevanje odobrenja dokumenata     Možete navesti da je odobrenje dokumenta obavezno. Dokumenti ostaju u stanju čekanja sve dok ih ne odobri ili odbaci osoba koja za to ima dozvolu. Možete da kontrolišete koje grupe korisnika mogu da prikažu dokument pre nego što je odobren. Ova funkcija može biti korisna ako biblioteka sadrži važna uputstva ili procedure koje moraju biti završene pre nego što ih druge osobe vide.

Navođenje dozvola    SharePoint grupe i nivoi dozvola pomažu vam da efikasno upravljate pristupom sadržaju. Dozvole za biblioteke, fascikle u okviru biblioteka i dokumente podrazumevano se nasleđuju od nadređenih lokacija. Dodeljivanje nivoa dozvola određenoj stavci može vam pomoći da zaštitite osetljivi sadržaj, na primer informacije o događaju ili budžetu, ne ograničavajući pristup preostalom delu lokacije.

Informisanost o promenama     Biblioteke podržavaju RSS tehnologiju tako da članovi radne grupe mogu automatski primati i prikazivati ispravke ili feedove sa novostima i informacijama na objedinjenoj lokaciji. RSS tehnologiju možete koristiti za primanje upozorenja o promenama u biblioteci, kao što su promene u datotekama koje su uskladištene u biblioteci. RSS feedovi omogućavaju članovima radne grupe da vide objedinjenu listu datoteka koje su promenjene. Takođe možete da kreirate upozorenja koja se šalju e-poštom da biste dobijali obaveštenja kada se datoteke promene.

Kreiranje tokova posla     Biblioteka dokumenata ili tip sadržaja mogu koristiti tokove posla koje je vaša organizacija definisala za poslovne procese, na primer upravljanje odobrenjem ili redigovanjem dokumenta. Vaša grupa na dokumente može da primeni poslovne procese koji se nazivaju tokovi posla i navode radnje koje treba preduzeti u nizu, na primer odobrenje dokumenata. SharePoint tok posla predstavlja automatizovani način prelaska dokumenata ili stavki kroz niz radnji ili zadataka. Podrazumevano su dostupna tri toka posla za biblioteke: „Odobrenje“ koje dokument usmerava ka grupi osoba na odobrenje, „Prikupljanje povratnih informacija“ koje dokument usmerava ka grupi osoba radi povratnih informacija i vraća ga osobi koja je pokrenula tok posla kao kompilaciju i „Prikupljanje potpisa“ koji dokument usmerava ka grupi osoba radi prikupljanja njihovih digitalnih potpisa.

Definisanje tipova sadržaja     Ako vaša grupa radi sa nekoliko tipova datoteka, na primer radni listovi, prezentacije i dokumenti, funkcionalnost biblioteke možete proširiti tako što ćete omogućiti i definisati više tipova sadržaja (tip sadržaja: grupa postavki za kategoriju ili sadržaj koja se može ponovo koristiti. Tipove sadržaja možete koristiti za dosledno upravljanje metapodacima, predlošcima i ponašanjima stavki i dokumenata. Tipovi dokumenata su definisani na nivou lokacije i koriste se za liste i biblioteke.). Tipovi sadržaja doprinose fleksibilnosti i usaglašenosti većeg broja biblioteka. Svaki tip sadržaja može navesti predložak, čak i procese toka posla (tok posla: automatizovano kretanje dokumenata ili stavki kroz određeni niz radnji ili zadataka koji se odnose na poslovni proces. Tokovi rada se mogu koristiti za dosledno upravljanje zajedničkim poslovnim procesima, kao što je odobravanje dokumenta ili redigovanje.). Predlošci funkcionišu kao polazna tačka za oblikovanje i standardni tekst, kao i za svojstva koja se primenjuju na dokumente tog tipa, na primer ime odeljenja ili broj kontakta.

Integracija sa klijentom    Određeni kompatibilni klijentski programi funkcionišu sa SharePoint funkcijama direktno iz klijenta. Na primer, kada koristite Microsoft Word 2010, prijavljivanjem i odjavljivanjem možete lakše upravljati. Iz programa Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 ili Microsoft Outlook 2010 možete preuzeti sadržaj biblioteke van mreže, raditi na njemu na udaljenoj lokaciji, a zatim jednostavno sinhronizovati promene kada ponovo budete na mreži.

Praćenje nadzora    Ako imate grupu osetljivih datoteka i bilo bi korisno da znate na koji način se ovi dokumenti koriste, možete definisati smernice koje vam dozvoljavaju da omogućite praćenje događaja u vidu nadgledanja, na primer promene, kopije i brisanje datoteka.

Postavljanje smernica    Postavke smernica predstavljaju postavke koje omogućavaju istek dokumenta, automatsko brisanje ili povremeno redigovanje (putem toka posla) dokumenata koji su dostigli određenu starost. Kako se biblioteke razvijaju, korišćenje postavki za odlaganje može uštedeti vreme i napor pri pokušaju da se ručno očisti prostor na čvrstom disku koji je pun i izbegne dostizanje ograničenja kvote.

Korišćenje lokacije centra za dokumente    Lokaciju centra za dokumente možete da koristite kada želite da kreirate, upravljate i uskladištite veliki broj dokumenata. Lokacija centra za dokumente zasnovana je na predlošku lokacije i dizajnirana da se koristi kao centralizovano spremište za upravljanje velikim brojem dokumenata. Funkcije, kao što su navigacija pomoću metapodataka i prikaza stabla, tipovi sadržaja i veb segmenti, pomažu korisnicima u organizovanju i preuzimanju dokumenata na efikasan i smislen način. „Kontrolori sadržaja“ mogu brzo konfigurisati navigaciju zasnovanu na metapodacima za dobro funkcionisanje u većini biblioteka bez izričitog kreiranje indeksa, ali takođe se koriste kao pomoć pri kreiranju dodatnih indeksa radi poboljšanja performansi za širi opseg filtera i prikaza. Lokaciju centra za dokumente možete koristiti kao okruženje za kreiranje (korisnici aktivno prijavljuju i odjavljuju datoteke i kreiraju strukturu fascikli za te datoteke) ili kao arhivu sadržaja (korisnici samo prikazuju ili otpremaju dokumente).

Vrh stranice Vrh stranice

Organizovanje biblioteka na lokaciji

Način na koji organizujete datoteke u biblioteci zavisi od potreba vaše grupe i od toga kako želite da uskladištite i pretražujete informacije. Malo planiranja može vam pomoći da podesite strukturu koja će biti optimalna za vašu grupu. Biblioteke imaju nekoliko funkcija koje vam pomažu u radu sa više datoteka u jednoj biblioteci. Međutim, veći broj biblioteka možda više odgovara vašoj grupi.

Skladištenje dokumenata u jednoj biblioteci

Možda ćete želeti da jedna biblioteka služi većem broju potreba. Na primer, možda imate nekoliko projekata u okviru iste grupe ili više grupa koje rade na istom projektu. Razmotrite upotrebu jedne biblioteke u sledećim slučajevima:

  • Vaša grupa treba da vidi rezime informacija o istom skupu datoteka ili različite prikaze tog skupa. Na primer, menadžer možda želi da vidi sve datoteke grupisane po odeljenju ili po krajnjem roku.
  • Korisnici žele da sve datoteke traže na jednom mestu na lokaciji.
  • Želite da primenite iste postavke na datoteke, na primer praćenje verzija datoteka ili zahtevanje odobrenja.
  • Grupe koje rade sa bibliotekom imaju slične karakteristike, na primer iste nivoe dozvole.
  • Želite da analizirate informacije o datotekama u unakrsnoj tabeli ili da primate objedinjene ispravke o datotekama.

Da biste efikasno radili sa dokumentima u jednoj biblioteci, datoteke u njoj možete organizovati dodavanjem kolona, definisanjem prikaza ili kreiranjem fascikli.

Vrh stranice Vrh stranice

Skladištenje dokumenata u više biblioteka

Možda ćete želeti da kreirate više biblioteka ukoliko postoje jasne razlike između skupova datoteka koje želite da uskladištite i kojima želite da upravljate ili između grupa osoba koje rade sa datotekama. Više biblioteka koristite u sledećim slučajevima:

  • Tipovi datoteka koje želite da uskladištite i kojima želite da upravljate su različiti, a ne očekujete da korisnici često pregledaju rezimee datoteka ili da datoteke pretražuju zajedno.
  • Grupe osoba koje koriste datoteke su različite i imaju jasno različite nivoe dozvola.
  • Na različite skupove datoteka treba da primenite različite postavke, na primer kreiranje verzija ili odobrenje.
  • Nije potrebno da datoteke analizirate zajedno ili primate objedinjene ispravke o datotekama.
  • Želite da obezbedite različite skupove opcija za kreiranje novih datoteka ili želite da se opcije u meniju „Novo“ u biblioteci pojavljuju različitim redosledom.

Slede neki načini na koje efikasno možete raditi sa više biblioteka.

Podešavanje predložaka i kolona lokacije    Ako vaša organizacija želi da ustanovi neke dosledne postavke u svim bibliotekama, može podesiti predloške i kolone lokacije. Ove postavke možete koristiti u više biblioteka da ne biste morali svaki put ponovo da ih kreirate.

Slanje datoteka na drugu lokaciju    Ako želite da datoteka bude dostupna u više biblioteka, možete je uskladištiti u jednoj biblioteci, a zatim njenu kopiju poslati u ostale biblioteke. Možete odabrati da vas sistem podseća da ažurirate kopije dokumenta kada promenite original.

Kreiranje predložaka biblioteke    Ako želite da uspostavite neke jedinstvene postavke za biblioteke ili da ponovo koristite iste karakteristike u više biblioteka, biblioteku možete sačuvati u vidu predloška. Predlošci biblioteka su dostupni kao opcija na lokaciji kada u meniju „Radnje na lokaciji“ izaberete stavku „Kreiraj“.

Vrh stranice Vrh stranice

Organizovanje datoteka u biblioteci

Datoteke u biblioteci možete organizovati na nekoliko načina. Možete dodati kolone, definisati prikaze i kreirati fascikle. Svaki pristup ima svoje prednosti, a vi ih možete kombinovati da biste odgovorili na jedinstvene potrebe biblioteke i tima.

Dodavanje kolona

Biblioteke podrazumevano prate ime datoteke, kao i informacije o statusu datoteke, na primer da li je ona prijavljena. Međutim, možete navesti dodatne kolone koje grupi pomažu da kategoriše i prati datoteke, na primer ime kampanje ili broj projekta odnosno druge informacije koje su važne za vaš tim. Postoji nekoliko opcija za tip kolone koju kreirate, uključujući tekst u jednom redu, padajuću listu opcija, broj koji se izračunava na osnovu drugih kolona ili čak ime i sliku osobe sa vaše lokacije.

Kolone sadrže zaglavlja što korisnicima olakšava sortiranje i filtriranje dokumenata. Kada prikažete datoteke u biblioteci, privremeno ih možete sortirati ili filtrirati tako što ćete postaviti pokazivač na ime kolone, a zatim kliknuti na strelicu nadole pored imena. Ovo je korisno ako datoteke treba da pregledate na određeni način, ali te korake morate da ponovite pri sledećem prikazivanju biblioteke.

Vrh stranice Vrh stranice

Definisanje prikaza

Da li će korisnici često želeti da prikažu sve dokumente u vezi sa određenim projektom, sve dokumente koji pripadaju određenom odeljenju ili da grupišu dokumente po mesecu krajnjeg roka? Ako očekujete učestalo prikazivanje datoteka na određeni način, možete definisati prikaz. Ovaj prikaz možete da koristite svaki put kada radite sa bibliotekom. Kada kreirate prikaz, on se dodaje na padajuću listu „Trenutni prikazi“ koja se nalazi na traci biblioteke.

Prikaz biblioteke predstavlja izbor kolona na stranici koji prikazuje stavke u biblioteci i često definiše određeni redosled sortiranja, filtriranje, grupisanje i prilagođeni raspored. Biblioteke mogu da sadrže lične i javne prikaze. Sve osobe koje imaju nivo dozvole „Doprinos“ mogu kreirati lični prikaz da bi pregledale datoteke na određeni način ili filtrirale samo one datoteke koje žele da pregledaju. Ako imate dozvolu za dizajniranje biblioteke, možete kreirati javni prikaz koji sve osobe mogu koristiti pri prikazivanju biblioteke. Bilo koji javni prikaz možete takođe učiniti podrazumevanim tako da korisnici automatski vide taj prikaz biblioteke.

Ako članovi vaše grupe prikazuju biblioteke na mobilnim uređajima, možete čak kreirati mobilne prikaze koji sadrže ograničenja, na primer broj stavki u prikazu, koja su optimalna za propusni opseg, kao i za ograničenja uređaja.

Vrh stranice Vrh stranice

Kreiranje fascikli

Fascikle (nazivaju se i kontejneri) obezbeđuju drugi način grupisanja sadržaja u biblioteci ili na listi, kao i upravljanja njim. Ako su fascikle omogućene za biblioteke, možete ih dodati u većinu tipova biblioteka. Ukoliko biblioteka sadrži veliki broj stavki, fascikle takođe poboljšavaju efikasnost pristupa tim stavkama. Kada kreirate fasciklu, u pozadini kreirate unutrašnji indeks. Ovaj unutrašnji indeks se takođe kreira za osnovnu fasciklu ili fasciklu najvišeg nivoa biblioteke ili liste. Kada pristupate stavkama u fascikli, ovaj unutrašnji indeks praktično koristite za pristup podacima.

Ako biblioteka sadrži veliki broj stavki koje je moguće grupisati na određeni način, fascikle možete koristiti za organizaciju sadržaja u okviru biblioteke. Dobar primer grupa uključuju projekti, timovi, odeljenja, kategorije proizvoda, starosni opsezi, abecedne liste i abecedne podgrupe (A-C, Č-D, itd). Fascikle korisnicima mogu da pomognu u pregledanju velikog broja datoteka, kao i u upravljanju njima na poznat način.

Fascikle u biblioteci

Biblioteka sa omogućenim fasciklama prikazuje fascikle u podrazumevanom prikazu biblioteke bez filtera. Ovo je korisno zato što korisnici mogu da odaberu odgovarajuću fasciklu pri umetanju novog dokumenta. Prikaz svih fascikli takođe smanjuje verovatnoću pogrešnog dodavanja stavki izvan fascikli u biblioteci. Dokumente iz raznih fascikli biblioteke lako možete prepoznati upotrebom komande Otvori pomoću programa Windows Explorer koja je dostupna na traci biblioteke.

 Napomena    Prikaz biblioteke je moguće definisati kao sortiranje takvo kakvo jeste, i u tom slučaju se fascikle ne prikazuju prve, pre stavki u prikazu. Možda ovu opciju sortiranja prikaza nećete želeti da koristite ako želite da korisnici lako pronalaze odgovarajuću fasciklu.

Iako se fascikle biblioteke ne prikazuju u odeljku Dokumenti trake za brzo pokretanje, vlasnik lokacije ili korisnik sa dozvolom za dizajniranje lokacije može da omogući opciju Prikaz stabla koja na traci za brzo pokretanje prikazuje odeljak Hijerarhija lokacije i omogućava vam da razvijete, skupite i lako se krećete kroz fascikle biblioteka.

Fascikle u prikazu stabla

Vrh stranice Vrh stranice

Kombinovanje upotrebe kolona, prikaza i fascikli

Sva tri pristupa mogu funkcionisati zajedno. Ista kolona koju koristite za praćenje projekata u podrazumevanom prikazu biblioteke može da se koristi za kreiranje prikaza sa nekoliko kriterijuma filtriranja. Prikaz je takođe moguće sortirati i filtrirati dinamički klikom na zaglavlja kolona da bi se trenutno dalje izolovao i identifikovao potrebni sadržaj. Ako je u biblioteci definisana struktura fascikli, prikaz biblioteke možete „poravnati“ tako što ćete u odeljku Fascikle izabrati opciju Prikaži sve stavke bez fascikli pri kreiranju ili izmeni prikaza. Svaki pristup može dopuniti drugi pristup da biste u pravom trenutku dobili odgovarajući sadržaj na način koji vam odgovara.

Vrh stranice Vrh stranice

Sledeći koraci

Budući da ste sada dobili kompletan pregled biblioteka, slede uobičajeni i korisni zadaci koje možete izvršiti sa bibliotekama.

  • Kreiranje ili brisanje biblioteke ili fascikle u biblioteci
  • Dodavanje, otvaranje i brisanje datoteka u biblioteci
  • Dodavanje kolona biblioteci i kreiranje prikaza biblioteke
  • Rad sa predlošcima biblioteka i tipovima sadržaja
  • Sinhronizacija SharePoint biblioteke na računaru sa klijentskim programima
  • Premeštanje i kopiranje dokumenata između biblioteka
  • Korišćenje tokova posla sa bibliotekom
  • Podešavanje dozvola i naprednih postavki za biblioteku
  • Korišćenje biblioteke slajdova, slika i medijskih resursa
  • Upravljanje bibliotekom sa velikim brojem dokumenata
  • Upravljanje velikim bibliotekama dokumenata i zapisa pomoću metapodataka

Vrh stranice Vrh stranice

 
 
Primenljivo na:
SharePoint Online za preduzeća, SharePoint Online za stručnjake i mala preduzeća