Premeštanje dokumenata i datoteka na SharePoint Online lokaciju

Kada podesite SharePoint Online lokaciju za Office 365, verovatno postoji veliki broj dokumenata i datoteka koje želite da dodate na lokaciju tima. Evo nekih načina na koje različite vrste sadržaja možete dodati na lokaciju.

U ovom članku


Pre nego što počnete

Pre nego što počnete da premeštate datoteke, proverite koliko prostora za skladištenje imate za SharePoint Online za Office 365. Ograničenje prostora za skladištenje za SharePoint Online kolekciju lokacija obično je 10 GB, plus 500 MB po svakom licenciranom krajnjem korisniku. To znači da je za 250 korisnika maksimalna količina prostora za skladištenje 135 GB, plus 25 GB prostora za skladištenje za svakog korisnika programa OneDrive for Business. Ako želite, možete i da kupite više prostora za skladištenje za Office 365. Više informacija o ograničenjima prostora za skladištenje za SharePoint Online potražite u članku SharePoint Online: granice i ograničenja softvera.

 Savet    Važno je da zapamtite da se u usluzi Office 365 ograničenja skladišta za SharePoint Online (lokaciju tima) razlikuju od ograničenja skladišta za Exchange Online (za naloge e-pošte). Više informacija o ograničenjima skladišta poštanskog sandučeta potražite u odeljku Primaoci, u okviru članka „Opisi usluga Office 365 za Exchange Online“.

Sledeći korak je da analizirate sadržaj koji trenutno imate. To uključuje dokumente, slike, obrasce i tako dalje.

 Savet    U programu File Explorer potražite postojeće datoteke po veličini i po datumu. Ovo vam može pomoći da brzo identifikujete nedavno korišćene ili vrlo velike datoteke.

Razmislite o tome koliko sadržaja se redovno koristi i želite li da ga u potpunosti uskladištite u usluzi Office 365. Kao i kada se selite u manju kuću, cilj vam je da odlučite šta će se uklopiti u novu lokaciju. Na primer, ako vaša organizacija sada koristi više prostora nego što je Office 365 ograničenje za SharePoint Online, moraćete da donesete ovakve odluke:

  • Koje datoteke želite da premestite?
  • Želite li da kupite još prostora za skladištenje?
  • Treba li da planirate da imate prostora da bi vaša lokacija rasla? (jer definitivno hoće)

Ako je vaša organizacija velika ili složena, razmotrite pozivanje stručnjaka da vam pomogne. Pouzdanu pomoć možete pronaći na lokaciji Microsoft Pinpoint softverske i tehnološke usluge. Pinpoint je brz i lak način da preduzeća širom sveta pronađu sertifikovane Microsoft stručnjake i profesionalne usluge

Vrh stranice Vrh stranice

Kreiranje fascikli, biblioteka i podlokacija

Pošto identifikujete sadržaj koji želite da premestite, razmislite o tome kako želite da ga organizujete. Možda bi trebalo da počnete sa otpremanjem datoteka u biblioteku dokumenata na lokaciji tima. Dobra ideja je da organizujete sadržaj, posebno ako očekujete da ćete uskoro imati mnoštvo datoteka. Kako obim sadržaja raste, možete kreirati dodatne biblioteke dokumenata, biblioteke obrazaca i biblioteke slika za skladištenje tog sadržaja. Takođe možete kreirati podlokacije za različite vrste dokumenata ili projekata.

Više informacija o tome kako se planira struktura za organizovanje sadržaja na lokaciji potražite u nekom od ovih članaka:

Vrh stranice Vrh stranice

Otpremanje dokumenata, slika i datoteka

Da biste otpremili datoteke, na primer Word dokumente, PDF datoteke ili JPG fotografije, otpremite ih u biblioteku ili fasciklu u biblioteci.

 Napomena    Maksimalna veličina pojedinačne datoteke koja se može otpremiti u SharePoint Online biblioteku trenutno iznosi 250 MB. Pored toga, možete otpremiti samo 100 ili manje datoteka odjednom.

Najbolji način da to uradite zavisi od broja datoteka. Prvo pretražite odredišnu biblioteku, a zatim koristite ovu tabelu da biste odabrali metod:

Broj datoteka Metod otpremanja
Jedan dokument Izaberite stavke Novi dokument > OTPREMI POSTOJEĆU DATOTEKU, a zatim potražite datoteku na računaru.
Više dokumenata i fascikli Kliknite na dugme Otvori pomoću programa Explorer na kartici Biblioteka na traci. Zatim prevucite i otpustite datoteke pomoću programa File Explorer.

Više informacija potražite u članku Otpremanje, kreiranje ili brisanje datoteka u biblioteci.

 Napomena    Postoje određeni tipovi datoteka koji se ne mogu otpremiti u biblioteku. Listu ovih datoteka potražite u članku Tipovi datoteka koje se ne mogu dodati na listu ili u biblioteku .

Vrh stranice Vrh stranice

Razmotrite kreiranje SharePoint spiskova za kontakte, kalendara i unakrsnih tabela

Svako preduzeće ima podatke u različitim oblicima, kao što su kalendari, zadaci, unakrsne tabele i baze podataka. Za ovaj tip podataka sadržaj možete konvertovati ili premestiti na listu na lokaciji. Na primer, spisak poslovnih kontakata možete konvertovati u spisak kontakata. Pored toga, kalendare često možete konvertovati u SharePoint kalendar, što je posebna vrsta liste.

Ako trenutno koristite Microsoft Excel unakrsne tabele za praćenje informacija, te unakrsne tabele možete otpremiti u biblioteku dokumenata na lokaciji SharePoint Online. Ili unakrsne tabele možete uvesti kao SharePoint liste. SharePoint liste ohrabruju saradnju, jer mnogo osoba u isto vreme može ažurirati listu. Da biste izložili tačno one informacije koje želite, možete kreirati različite prikaze lista.

Vrh stranice Vrh stranice

Razmotrite upotrebu SharePoint rešenja za svakodnevne poslovne potrebe

Drugi način za premeštanje sadržaja je korišćenje SharePoint rešenja za bolje upravljanje postojećim zadatkom. Na primer, većina organizacija želi da uhvati i deli svakodnevno znanje osoba koje su tu zaposlene. Wiki stranica na lokaciji mogla bi biti sjajna za upravo ovakvu vrstu deljenja.

Ova tabela opisuje SharePoint funkcije koje vam mogu pomoći da upravljate poslovnim procesima.

Poslovni proces Opis
Deljenje važnih objava putem bloga tima

Blogovi mogu biti korisna alatka za prenos informacija kolegama. Razmotrite postavljanje bloga ako vam je potreban forum za deljenje informacija.

Korišćenje wiki stranice za deljenje znanja tima i saradnju

Wiki stranice stranice su posebne lokacije na kojima zajednica korisnika kreira i održava informacije. Wiki stranice mogu biti sjajna alatka za hvatanje i deljenje informacija o procesu ili informacija o opštim referencama koje su važne za vaše poslovanje.

Premeštanje planiranja resursa u SharePoint grupne kalendare

Grupni kalendar može biti dobar način za planiranje zajedničkih resursa, kao što su sobe za konferencije, audiovizuelna oprema i tako dalje. Sve osobe iz vašeg tima lako mogu pregledati grupni kalendar na SharePoint lokaciji ili u programu Outlook jer je on smešten na lokaciji SharePoint Online.

Konvertovanje programa za baze podataka u Access aplikaciju

Microsoft Access 2013 možete koristiti da dizajnirate i objavite bazu podataka, a zatim da kreirate Access aplikaciju kako biste bazu podataka koristiti na lokaciji tima.

Automatizovanje poslovnih procesa pomoću tokova posla

Tokovi posla automatizuju i prate ključne zadatke u okviru poslovnog procesa. Tokovi posla su sjajni za zadatke kao što su dobijanje odobrenja za dokumente ili prikupljanje povratnih informacija.

Vrh stranice Vrh stranice

Pomozite korisnicima lokacije da pronađu sadržaj

Kada premestite dokumente i datoteke na lokaciju tima, o tome obavestite ostale korisnike lokacije. Možete im ponuditi nekoliko različitih načina koje mogu koristiti za pronalaženje sadržaja na lokaciji.

Ova tabela opisuje različite metode koje možete koristiti.

Metod Opis
Korišćenje pretrage za pronalaženje sadržaja

Najjednostavniji način pronalaženja sadržaja na SharePoint Online lokaciji jeste pomoću funkcije pretrage.

Konfigurisanje prikaza na listama i u bibliotekama radi lakšeg otkrivanja sadržaja

Elemente koji se pojavljuju u prikazu možete izabrati. Na primer, u jednom prikazu možete prikazati naslov i autora. U nekom drugom prikazu možete prikazati samo stavke dodate nakon određenog datuma.

Prilagođavanje navigacije na lokaciji

Navigaciju za lokaciju tima možete prilagoditi kako biste olakšali korisnicima pronalaženje sadržaja koji su im potrebni.

Pretraživanje sadržaja na mreži dok ste van mreže

Možete koristiti OneDrive for Business ili Outlook za pretraživanje sadržaja na SharePoint Online lokaciji van mreže

Praćenje ispravki sadržaja

Postavite upozorenja ili se pretplatite na RSS feed da biste automatski bili obavešteni kada se sadržaj promeni.

Da biste saznali više o načinima na koje možete pomoći korisnicima lokacije da lako pronađu sadržaj, pogledajte članak u okviru vodiča za planiranje Planiranje sadržaja za lokacije tima.

Vrh stranice Vrh stranice

 
 
Primenljivo na:
SharePoint centar administracije, SharePoint Online Enterprise (E3 i E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business, SharePoint Online za preduzeća (E1 & E2)