Konfigurisanje upravljanja zapisima na licu mesta

Funkcije za upravljanje zapisima možete koristiti na svakom dokumentu i svakoj lokaciji. Mogućnost upravljanja zapisima na bilo kojoj lokaciji pruža menadžerima zapisa veću kontrolu nad rukovanjem poslovnim i pravnim zapisima sa dugoročnom vrednošću. Upravljanje zapisima „na licu mesta“ takođe omogućava da ovi zapisi budu deo radnog prostora za saradnju uz druge dokumente na kojima radite.

U zavisnosti od organizacione strukture rešenja za upravljanje zapisima, upravljanje zapisima na licu mesta možete aktivirati na nivou kolekcije lokacija i možete dodatno da onemogućite ručno deklarisanje zapisa na nivou liste ili biblioteke. Međutim, za liste i biblioteke ručno deklarisanje zapisa podrazumevano je omogućeno kada je funkcija aktivirana na nivou kolekcije lokacija.

U ovom članku


Konfigurisanje upravljanja zapisima na licu mesta za kolekciju lokacija

Ako je rešenje za upravljanje zapisima na nivou liste ili biblioteke, pogledajte odeljak Konfigurisanje upravljanja zapisima na licu mesta za listu ili biblioteku. Ako rešenje za upravljanje zapisima obuhvata više lokacija, postavke upravljanja zapisima možete konfigurisati na sledeće načine:

  • Navedite vrste ograničenja koja će biti postavljena za dokument kada on bude deklarisan kao zapis.
  • Navedite da li sve liste ili biblioteke na lokaciji omogućavaju ručno deklarisanje zapisa.
  • Navedite osobe koje ručno mogu da deklarišu dokumente kao zapise ili ponište njihovo deklarisanje.

Konfigurisanje upravljanja zapisima na licu mesta za kolekciju lokacija

 Napomena    Prvo morate da aktivirate funkciju upravljanja zapisima na licu mesta na nivou kolekcije lokacija da biste mogli da nastavite sa ovom procedurom.

  1. Idite na lokaciju najvišeg nivoa.
  2. U meniju Radnje na lokaciji izaberite stavku Postavke lokacije.
  3. U okviru Administracija kolekcije lokacija izaberite stavku Postavke deklarisanja zapisa.
  4. Na stranici „Postavke deklarisanja zapisa“, u odeljku Ograničenja zapisa izaberite opciju koja navodi vrstu ograničenja koje će biti postavljeno za stavku kada se ona deklariše kao zapis. Ova postavka ne utiče na stavke koje su već deklarisane kao zapisi.
  • Bez dodatnih ograničenja    Ovo ograničenje je korisno ako želite da zapisi imaju različite smernice za zadržavanje u odnosu na stavke koje nisu zapisi, ali ne želite da blokirate brisanje ili uređivanje zapisa.
  • Blokiranje brisanja    Ovo je podrazumevano ograničenje.
  • Blokiranje uređivanja i brisanja    Ovo ograničenje je korisno ako želite u potpunosti da zaključate dokument kako ne bi mogao da se uredi ili izbriše. Sa dokumentom se povezuje ikona katanca što pokazuje da je stavka zaključana.

Ograničenja zapisa

  1. U odeljku Dostupnost deklarisanja zapisa izaberite opciju koja navodi da li je podrazumevano moguće ručno deklarisati stavke kao zapise na listama i u bibliotekama. Ako izaberete opciju Podrazumevano nedostupno na svim lokacijama , stavke je moguće deklarisati kao zapise samo putem smernica ili toka posla.

Opcije iz ovog odeljka omogućavaju vam da za celu kolekciju lokacija definišete da li će se na traci pojavljivati dugme Deklariši zapis. Ako se dugme pojavi na traci, korisnici sa odgovarajućim dozvolama mogu deklarisati dokument kao zapis. Svaka lista ili biblioteka ima vlastitu stranicu „Postavke deklarisanja zapisa“ koja im omogućava da ne koriste postavku kolekcije lokacija za prikazivanje ili skrivanje dugmadi za deklarisanje zapisa na traci. Ako postavke deklarisanja zapisa nisu podešene na nivou liste ili biblioteke, podrazumevano će koristiti postavku kolekcije lokacija.

Dostupnost deklarisanja zapisa

  1. U odeljku Uloge za deklarisanje navedite tipove korisnika koji mogu deklarisati stavke kao zapise ili poništiti njihovo deklarisanje.
  • Svi saradnici i administratori liste    Svi korisnici sa dozvolama za uređivanje stavki na listi mogu deklarisati stavke kao zapise i poništiti njihovo deklarisanje.
  • Samo administratori liste    Samo korisnici sa dozvolama za upravljanje listom mogu deklarisati stavke kao zapise i poništiti njihovo deklarisanje.
  • Samo radnje smernica    Samo radnje smernica ili prilagođeni kôd pokrenut kao sistemski nalog mogu deklarisati stavke kao zapise i poništiti njihovo deklarisanje.

Uloge za deklarisanje

  1. Kliknite na dugme U redu.

Vrh stranice Vrh stranice

Konfigurisanje upravljanja zapisima na licu mesta za listu ili biblioteku

Postavke upravljanja zapisima možete konfigurisati da dozvole ili spreče kreiranje zapisa u okviru određenih lista ili biblioteka na lokaciji. Liste i biblioteke takođe možete konfigurisati tako da sve stavke koje se njima dodaju automatski budu deklarisane kao zapisi.

Konfigurisanje upravljanja zapisima na licu mesta za listu ili biblioteku

  1. Idite na listu ili u biblioteku za koju želite da konfigurišete upravljanje zapisima.
  2. Za biblioteke, u okviru Alatke za biblioteke izaberite karticu Biblioteka. Za liste, u okviru Alatke za liste izaberite karticu Lista.
  3. Na traci biblioteke kliknite na dugme Postavke biblioteke. Za liste kliknite na dugme Postavke liste.

     Napomena    Ako ne vidite dugme na traci navedeno u ovoj proceduri, možda ćete morati da prilagodite rezoluciju ekrana ili veličinu prozora pregledača da biste razvili svu dostupnu dugmad na traci. Takođe možete kliknuti na dugme grupe da biste razvili izbor dugmeta te grupe.

  4. Na stranici „Postavke liste“ izaberite stavku Postavke deklarisanja zapisa.

Stranica „Postavke deklarisanja zapisa biblioteke“

  1. U odeljku Dostupnost ručnog deklarisanja zapisa uradite nešto od sledećeg:
  • Izaberite da li želite da koristite podrazumevanu postavku kolekcije lokacija
  • Dozvolite ručno deklarisanje zapisa za ovu listu ili biblioteku
  • Zabranite ručno deklarisanje zapisa za ovu listu ili biblioteku.
  1. U odeljku Automatsko deklarisanje izaberite da li želite da stavke koje se dodaju na ovu listu ili u biblioteku budu automatski deklarisane kao zapisi.
  2. Kliknite na dugme U redu.

Vrh stranice Vrh stranice

 
 
Primenljivo na:
SharePoint Online za preduzeća