Da li dokumente treba da sačuvam u usluzi OneDrive for Business ili na lokaciji tima?

Primamljivo je sačuvati sva dokumenta u usluzi OneDrive for Business. Veza ka OneDrive for Business biblioteci uvek stoji negde na vrhu stranice, spremna da otpremite ili kreirate nove dokumente. Međutim, potrebno je da razmislite i o tome ko može, a ko ne može da pristupi dokumentima koje čuvate u usluzi OneDrive for Business. Ako dokument predstavlja zajednički rad vezan za neki projekat, njegovo čuvanje na lokaciji tima možda bi bilo bolji izbor. Ovaj članak pruža neka uputstva koja će vam pomoći u odlučivanju za šta da se opredelite.

Sačuvajte dokumente u usluzi OneDrive for Business kada...

  • Ne planirate da ih delite.
    Dokumenti koje postavljate u OneDrive for Business podrazumevano su privatni, osim dokumenata koje postavljate u fasciklu Deljeno sa svima. To čini OneDrive for Business najboljom opcijom za radne verzije dokumenata ili lične dokumente koje niko drugi ne mora da vidi.
  • Planirate da ih delite, ali oni imaju ograničeni opseg ili životni ciklus.
    Ponekad ćete možda raditi na dokumentima koji nisu vezani za aktuelni projekat, koji su važni većinom vama, ali koje i dalje želite da delite. Na primer, možda pišete članak za blog i želeli biste da zamolite izabrane kolege da ga pregledaju i urede pre nego što ga objavite. U ovom slučaju od osoba očekujete da koriste dokument jednom i potom budu gotovi sa njim. Osobama nisu potrebne dodatne informacije o kontekstu ili o tome gde tačno držite dokument. Sve što im je potrebno su veza ka dokumentu i dozvola za uređivanje.
  • Ne možete da identifikujete postojeću lokaciju tima kojoj dokument pripada i ne verujete da namena dokumenta garantuje kreiranje novog.

Čuvajte dokumente u biblioteci lokacije tima kada…

  • Želite da članovi tima prepoznaju dokument kao relevantan za aktuelan projekat.
  • Želite da proširite vlasništvo i dozvole na veću grupu osoba. Ako je dokument važan za uspeh projekta, dobra je ideja da, osim vas, i druge osobe mogu da kontrolišu šta se dešava na lokaciji.
  • Želite da se dozvole dodeljuju u zavisnosti od lokacije, a ne od pojedinačnih dokumenata. Ako osobe imaju pristup lokaciji tima, onda imaju pristup i dokumentima uskladištenim na lokaciji.
  • Drugi dokumenti vezani za projekat već su sačuvani u biblioteci lokacije tima i druge osobe očekuju da ih nađu tamo.
  • Želite da kreirate tok posla prijavljivanja koji dodeljuje dokument nekoj drugoj osobi.

Premeštanje dokumenta iz usluge OneDrive for Business na lokacije tima

Ponekad pojedinačni dokumenti dobijaju na važnosti i postaju relevantni za projekat. Kada se to dogodi, možda će biti zgodno da ih premestite iz usluge OneDrive for Business na lokaciju tima.

Premeštanje dokumenta iz usluge OneDrive for Business u biblioteku lokacije tima je ručna operacija. Možete da kopirate ili isečete i nalepite dokument. Najjednostavniji način za premeštanje datoteka između biblioteka je korišćenje programa Explorer. U biblioteci izaberite karticu Biblioteka, a zatim odaberite komandu Otvori pomoću programa Explorer.

Komanda „Otvori pomoću programa Explorer“ na kartici „Biblioteka“ na traci

Evo kratke video obuke koja demonstrira premeštanje dokumenata:

Napomena SkyDrive je sada OneDrive, a SkyDrive Pro je sada OneDrive for Business. Pročitajte više o ovoj promeni u članku Iz usluge SkyDrive na OneDrive.

Rešavanje problema premeštanja dokumenata iz usluge OneDrive for Business

Postoji nekoliko problema koje treba imati na umu pri premeštanju dokumenata iz usluge OneDrive for Business u biblioteku lokacije tima:

  • Hiperveze ka originalnom dokumentu prestaju da funkcionišu jer ste izbrisali dokument u usluzi OneDrive for Business. Možda ćete poželeti da delite dokument koji ste premestili na lokaciju tima da biste osobama na lokaciji pružili ažuriranu vezu koja funkcioniše.
  • Ako su osobe pratile originalni dokument, veze u feedu za vesti ka tom dokumentu prestaće da funkcionišu. Da biste vratili povezivanje u prethodno stanje, osobe će morati da prate dokument na njegovoj novoj lokaciji.
 
 
Primenljivo na:
SharePoint Online Enterprise (E3 i E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business, SharePoint Online za preduzeća (E1 & E2), SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard, Veb lokacija SharePoint Online