Uklanjanje skrivenih i ličnih podataka iz Office dokumenata

Pre deljenja važnog dokumenta sa kolegama ili klijentima, verovatno obazrivo proveravate i pregledate sadržaj dokumenta kako biste bili sigurni da su podaci u njemu ispravni i da ne sadrži podatke koje ne želite da delite sa drugim osobama. Ako planirate da delite elektronsku kopiju Microsoft Office dokumenta, preporučuje se da dodatno proverite da li dokument sadrži skrivene ili lične podatke koji mogu da budu uskladišteni u samom dokumentu ili u njegovim svojstvima (metapodaci (metapodatak: podatak kojim se opisuju drugi podaci. Na primer, reči u dokumentu su podaci, a broj reči je primer metapodatka.)). S obzirom na to da ovi skriveni podaci mogu da otkriju detalje o vašoj organizaciji ili o samom dokumentu koje ne želite da delite javno, možda ćete poželeti da uklonite ove skrivene informacije pre deljenja dokumenta sa drugim osobama.

Ovaj članak sadrži objašnjenja o tome kako nadzor dokumenta u programima Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 i Microsoft Office PowerPoint 2007 može pomoći u pronalaženju i uklanjanju skrivenih i ličnih podataka iz Office dokumenata.

Ovaj članak sadrži:


Koji tipovi skrivenih i ličnih podataka se skladište u Office dokumentima?

Neki tipovi skrivenih i ličnih podataka mogu se sačuvati u Office dokumentu. Moguće je da vam ove informacije neće biti vidljive pri pregledanju dokumenta u Office programu, ali možda će druge osobe moći da ih pregledaju i preuzmu.

Skrivene informacije mogu da sadrže podatke koje su Office programi dodali datoteci kako bi vam omogućili da zajedno sa drugim osobama zapisujete podatke u dokument i uređujete ga. Takođe mogu sadržati informacije koje ste označili kao skrivene.

Office dokumenti mogu da sadrže sledeće tipove skrivenih i ličnih podataka:

  • Komentari, oznake revizije teksta iz praćenih promena, verzije i beleške napisane perom    Ako ste sa drugim osobama sarađivali pri kreiranju dokumenta, on može da sadrži stavke poput oznaka revizije teksta iz praćenih promena, komentara, beleški napisanih perom ili verzija. Druge osobe mogu iskoristiti ove informacije kako bi pregledale imena onih koji su radili na vašem dokumentu, komentare od redaktora i promene koje su izvršene na njemu.
  • Svojstva dokumenta i lični podaci    Svojstva dokumenta, koja se još zovu i metapodaci (metapodatak: podatak kojim se opisuju drugi podaci. Na primer, reči u dokumentu su podaci, a broj reči je primer metapodatka.), sadrže detalje o dokumentu kao što su podaci o autoru, temi i naslovu. Svojstva dokumenta takođe sadrže podatke koje programi sistema Office automatski zadržavaju, poput imena osobe koja je poslednja sačuvala dokument, kao i datum njegovog kreiranja. Ako ste koristili određene funkcije, dokument može da sadrži i dodatne vrste ličnih podataka (PII) (informacije za ličnu identifikaciju (PII): bilo koje informacije koje se mogu koristiti za identifikovanje osobe, kao što su ime, adresa, e-adresa, broj lične karte, IP adresa ili bilo koji broj za jedinstvenu identifikaciju koji je povezan sa PII u drugom programu.), kao što su zaglavlja za e-poštu, informacija „Pošalji na redigovanje“, usmerene liste primalaca, informacije o putanji štampača i datoteke za objavljivanje Web stranica.
  • Zaglavlja, podnožja i vodeni žigovi    Word dokumenti i Excel radne sveske mogu da sadrže informacije u zaglavljima i podnožjima. Takođe, Word dokumentu možete dodati i vodeni žig.
  • Skriveni tekst    Word dokumenti mogu da sadrže tekst koji je oblikovan kao skriveni tekst. Ako ne znate da li dokument sadrži skriveni tekst, možete da upotrebite nadzor dokumenta da biste ga pronašli.
  • Skriveni redovi, kolone i radni listovi     Redovi, kolone i čitavi radni listovi mogu biti skriveni u radnoj svesci programa Excel. Ako distribuirate kopiju radne sveske koja sadrži skrivene redove, kolone ili radne listove, drugi korisnici mogu da ih otkriju i vide podatke koje sadrže.
  • Nevidljivi sadržaj    PowerPoint prezentacije i Excel radne sveske mogu da sadrže objekte koji nisu vidljivi zato što su oblikovani kao nevidljivi.
  • Sadržaj van slajda    PowerPoint prezentacije mogu da sadrže objekte koji nisu odmah vidljivi zato što su prevučeni sa slajda u oblast izvan slajda. Ovaj sadržaj van slajda može da sadrži okvire za tekst, clip art kolekciju, grafiku i tabele.
  • Beleške prezentacije    Odeljak „Beleške“ u PowerPoint prezentaciji može da sadrži tekst koji možda nećete želeti da delite sa drugim osobama, naročito ako su te beleške napisane samo za osobu koja drži prezentaciju.
  • Svojstva servera dokumenta    Ako je dokument sačuvan na lokaciji na serveru za upravljanje dokumentima, kao što je lokacija radnog prostora dokumenta ili biblioteka koja se zasniva na sistemu Microsoft Windows SharePoint Services, on može da sadrži dodatna svojstva dokumenta ili informacije vezane za ovu lokaciju servera.
  • Prilagođeni XML podaci    Dokumenti mogu da sadrže prilagođene XML podatke koji nisu vidljivi u samom dokumentu. Nadzor dokumenta može da pronađe i ukloni ove XML podatke.

Vrh stranice Vrh stranice

Koje informacije može da pronađe i ukloni nadzor dokumenta?

Nadzor dokumenta sadrži nekoliko različitih nadzora koje možete upotrebiti za pronalaženje i uklanjanje raznih vrsta skrivenih i ličnih podataka. Neki od ovih nadzora su specifični za pojedinačne programe sistema Office. Nadzor dokumenta prikazuje razne skupove nadzora u programima Office Word 2007, Office Excel 2007 i Office PowerPoint 2007 kako bi vam omogućio da pronađete i uklonite skrivene i lične podatke specifične za sve ove programe.

Pregledajte dolenavedene tabele kako biste saznali više o tome koje tipove skrivenih i ličnih podataka može da pronađe i ukloni nadzor dokumenta u određenom Microsoft Office programu.

 Napomena   Ako je vaša organizacija prilagodila nadzornik dokumenta dodavanjem modula nadzora dokumenta, imaćete mogućnost da proverite da li dokumenti sadrže dodatne tipove informacija.

Office Word 2007

Ime nadzornika Pronalaženje i uklanjanje
Komentari, revizije, verzije i beleške
  • Komentari
  • Oznake revizije teksta iz praćenih promena
  • Informacija o verziji dokumenta
  • Beleške napisane perom
Svojstva dokumenta i lične informacije
  • Svojstva dokumenta, uključujući informacije sa kartica Rezime, Statistički podaci i Prilagođeno u dijalogu Svojstva dokumenta
  • Zaglavlja za e-poštu
  • Usmerena lista primalaca
  • Informacija „Pošalji na redigovanje“
  • Svojstva servera dokumenta
  • Informacija o smernicama za upravljanje dokumentima
  • Informacija o tipu sadržaja
  • Informacije o povezivanju podataka za polja sa povezanim podacima (poslednja vrednost se konvertuje u tekst)
  • Korisničko ime
  • Ime predloška
Zaglavlja i podnožja stranica
  • Informacije u zaglavljima dokumenata
  • Informacije u podnožjima dokumenata
  • Vodeni žigovi
Skriveni tekst
  • Tekst koji se oblikuje tako da bude skriven (efekat fonta koji je dostupan u dijalogu Font)

 Napomena   Ovaj nadzornik ne može da pronađe tekst koji je skriven drugim metodima (na primer, beli tekst na beloj pozadini).

Prilagođeni XML podaci
  • Prilagođeni XML podaci koji se mogu uskladištiti unutar dokumenta

Office Excel 2007

Ime nadzornika Pronalaženje i uklanjanje
Komentari i beleške
  • Komentari
  • Beleške napisane perom
Svojstva dokumenta i lične informacije
  • Svojstva dokumenta, uključujući informacije sa kartica Rezime, Statistički podaci i Prilagođeno u dijalogu Svojstva dokumenta
  • Zaglavlja za e-poštu
  • Usmerena lista primalaca
  • Informacija „Pošalji na redigovanje“
  • Svojstva servera dokumenta
  • Informacija o smernicama za upravljanje dokumentima
  • Informacija o tipu sadržaja
  • Korisničko ime
  • Informacija o putanji štampača
  • Komentari scenarija
  • Putanja datoteke za objavljivanje Web stranica
  • Komentari za definisana imena i imena tabela
  • Neaktivni spoljni podaci za povezivanje
Zaglavlja i podnožja stranica
  • Informacije u zaglavljima radnih listova
  • Informacije u podnožjima radnih listova
Skriveni redovi i kolone
  • Skriveni redovi
  • Skrivene kolone koje sadrže podatke

 Napomene 

  • Ako u radnoj svesci postoje skrivene kolone koje ne sadrže podatke, a nalaze se između kolona koje sadrže podatke, te prazne skrivene kolone će takođe biti otkrivene i uklonjene.
  • Ako skriveni redovi ili kolone u vašoj radnoj svesci sadrže podatke, može doći do promene rezultata proračuna ili formula u radnoj svesci kada ih uklonite. Ako ne znate koje informacije skriveni redovi ili kolone sadrže, zatvorite nadzor dokumenta, otkrijte skrivene redove ili kolone, a zatim pregledajte njihov sadržaj.
  • Ovaj nadzornik ne otkriva oblike, grafikone, kontrole, Microsoft ActiveX objekte i kontrole, slike ili SmartArt grafičke elemente koji se mogu nalaziti u skrivenim kolonama.
Skriveni radni listovi
  • Skriveni radni listovi

 Napomena   Ako skriveni radni listovi u vašoj radnoj svesci sadrže podatke, može doći do promene rezultata proračuna ili formula u vašoj radnoj svesci ukoliko ih uklonite. Ako ne znate koje informacije skriveni radni listovi sadrže, zatvorite nadzor dokumenta, otkrijte skrivene radne listove, a zatim pregledajte njihov sadržaj.

Prilagođeni XML podaci
  • Prilagođeni XML podaci koji se mogu uskladištiti unutar radne sveske
Nevidljivi sadržaj
  • Objekti koji nisu vidljivi zato što su oblikovani kao nevidljivi

 Napomena   Ovaj nadzornik ne otkriva objekte koji su prekriveni drugim objektima.

Office PowerPoint 2007

Ime nadzornika Pronalaženje i uklanjanje
Komentari i beleške
  • Komentari
  • Beleške napisane perom
Svojstva dokumenta i lične informacije
  • Svojstva dokumenta, uključujući informacije sa kartica Rezime, Statistički podaci i Prilagođeno u dijalogu Svojstva dokumenta
  • Zaglavlja za e-poštu
  • Usmerena lista primalaca
  • Informacija „Pošalji na redigovanje“
  • Svojstva servera dokumenta
  • Informacija o smernicama za upravljanje dokumentima
  • Informacija o tipu sadržaja
  • Putanja datoteke za objavljivanje Web stranica
Nevidljivi sadržaj na slajdu
  • Objekti koji nisu vidljivi zato što su oblikovani kao nevidljivi

 Napomena   Ovaj nadzornik ne otkriva objekte koji su prekriveni drugim objektima.

Sadržaj van slajda
  • Sadržaj ili objekti koji nisu odmah vidljivi u prezentaciji zato što su locirani izvan oblasti slajda, u koje spadaju:
    • Clip art kolekcija
    • Okviri za tekst
    • Grafika
    • Tabele

 Napomena   Nadzor dokumenta ne otkriva niti uklanja objekte sa efektima animacije van slajda.

Beleške prezentacije
  • Tekst koji se dodaje odeljku „Beleške“ u prezentaciji

 Napomena   Nadzor dokumenta ne može da ukloni slike koje se dodaju odeljku „Beleške“ u prezentaciji.

Prilagođeni XML podaci
  • Prilagođeni XML podaci koji se mogu uskladištiti unutar prezentacije

Vrh stranice Vrh stranice

Kako se pronalaze i uklanjaju skriveni i lični podaci iz Office dokumenata?

Nadzor dokumenta možete da upotrebite za pronalaženje i uklanjanje skrivenih i ličnih podataka iz dokumenata sistema Office koji su kreirani u programima Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 i njihovim prethodnim verzijama. Preporučuje se da nadzor dokumenta upotrebite pre deljenja elektronske kopije Office dokumenta, npr. u prilogu e-poruke.

  1. Otvorite Office dokument u kome želite da pronađete skrivene i lične podatke.
  2. Kliknite na dugme Microsoft OfficeSlika dugmeta, zatim izaberite stavku Sačuvaj kao, a zatim upišite ime u polje Ime datoteke kako biste sačuvali kopiju originalnog dokumenta.

 Važno   Preporučuje se da nadzor dokumenta koristite na kopiji originalnog dokumenta zato što nije uvek moguće vratiti u prethodno stanje one podatke koje nadzor dokumenta ukloni.

  1. U kopiji originalnog dokumenta, kliknite na dugme Microsoft OfficeSlika dugmeta, zatim postavite pokazivač na stavku Priprema, a potom zatim izaberite stavku Proveri dokument.
  2. U dijalogu Nadzor dokumenta potvrdite izbor u poljima za potvrdu kako biste odabrali tipove skrivenog sadržaja koje želite da pregledate. Više informacija o pojedinačnim nadzorima potražite u odeljku Koje informacije može da pronađe i ukloni nadzor dokumenta?
  3. Izaberite stavku Nadzor.
  4. Pregledajte rezultate nadzora u dijalogu Nadzor dokumenta.
  5. Kliknite na dugme Ukloni sve za rezultate rezultata nadzora kako biste odabrali tipove skrivenog sadržaja koje želite da uklonite iz dokumenta.

 Važno   Ako uklonite skriveni sadržaj iz dokumenta, možda nećete moći da ga vratite klikom na dugme Opozovi radnju.

Vrh stranice Vrh stranice

 
 
Primenljivo na:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007