Saznajte kako da pronađete zapise

Pretpostavimo da ste kreirali bazu podataka pomoću jednog od novih predložaka koji su isporučeni sa programom Microsoft Office Access 2007. To može biti baza podataka sa kontaktima, a informacije o kontaktima ste uvezli iz programa Microsoft Office Outlook 2007. U jednom trenutku ćete imati toliko podataka da za pronalaženje određenih zapisa nećete moći samo letimično da pogledate list sa podacima.

Postoji četiri načina da pronađete određene zapise:

  • Navigacija    Navigacija uključuje premeštanje između zapisa, obično sa jednog na drugi, u tabeli ili prikazu.

 Napomena   Prikaz je objekat baze podataka koji prikazuje informacije uskladištene u tabelama. Svi obrasci, upiti i izveštaji mogu da budu prikazi.

Svi Office Access 2007 predlošci sadrže upite koje možete odmah koristiti. Takođe, možete da sastavljate svoje upite koji će vam pomoći da se usredsredite na određene zapise i odgovorite na određena pitanja.

U ovom članku su opisane tehnike koje možete da koristite za kretanje, pretraživanje i filtriranje zapisa. Ovaj članak obezbeđuje primer korišćenja upita za pronalaženje određenih zapisa, kao i veze do drugih članaka pomoći u kojima možete da pronađete detaljnije informacije o korišćenju upita.

Izaberite jednu od sledećih mogućnosti


Kretanje kroz zapise

Postoji nekoliko načina da se krećete kroz zapise (pregledanjem). Možete da pritisnete taster TAB da biste se premeštali redom sa jednog na drugi zapis. Kada tabelu ili prikaz otvorite u prikazu lista sa podacima (prikaz lista sa podacima: prikaz koji prikazuje podatke iz tabele, obrasca, upita, prikaza ili uskladištene procedure koji se prikazuje u formatu redova i kolona. U prikazu lista sa podacima možete da uređujete polja, dodajete i brišete podatke i da pretražujete podatke.), možete da koristite dugmad za navigaciju po zapisima da biste se premeštali kroz zapise. Većina obrazaca, takođe, obezbeđuje dugmad za navigaciju kroz zapise. U Office Access 2007 predlošcima, neki obrasci imaju polje Idi na koje dozvoljava da izaberete zapis na osnovu podataka u poljima ključa.

Korišćenje dugmadi za navigaciju kroz zapise

Pomoću dugmadi za navigaciju možete da se krećete od zapisa do zapisa. U zavisnosti od toga na koje dugme kliknete, preći ćete na prvi, prethodni, sledeći, poslednji ili novi zapis.

Dugmad za navigaciju

Oblačić 1 Prvi zapis
Oblačić 2 Prethodni zapis
Oblačić 3 Aktuelni zapis
Oblačić 4 Sledeći zapis
Oblačić 5 Poslednji zapis
Oblačić 6 Novi (prazan) zapis
Oblačić 7 Indikator filtera
Oblačić 8 Polje za pretragu

Kada kliknete na polje Aktuelni zapis možete da upišete broj zapisa, a zatim da pritisnete taster ENTER da biste prešli na taj zapis. Broj zapisa se broji sekvencijalno, od početka obrasca ili lista sa podacima. On ne odgovara nijednoj vrednosti polja.

Dugme indikatora filtera pokazuje da li je primenjen filter. Ako filter nije primenjen ili su svi filteri obrisani, prikazaće se tekst Bez filtera. Kliknite na ovo dugme kada se prikaže tekst Filtrirano da biste uklonili filter. Slično tome, kada se prikaže tekst Nefiltrirano, možete da kliknete na ovo dugme da biste primenili poslednji korišćeni filter.

Kada unesete tekst u polje Pretraga, prva odgovarajuća vrednost biće istaknuta u realnom vremenu dok unosite svaki znak. Ovu opciju možete da koristite za brzo pronalaženje zapisa sa odgovarajućom vrednošću.

Izbor zapisa pomoću polja „Idi na“

Polje Idi na dozvoljava da odaberete određeni zapis sa padajuće liste. Pronaći ćete ga u bazama podataka kreiranim pomoću Access predloška – obično u obrascima sa detaljima za prikazivanje informacija o ljudima, poput obrasca sa detaljima o kontaktu u bazama podataka na osnovu predloška „Kontakti“. Polje Idi na se ponekad nalazi i u drugim obrascima, kao što je obrazac projekata ili obrazac zadataka u bazama podataka na osnovu predloška „Marketinški projekti“.

Ako obrazac ima polje Idi na, ono će se nalaziti u gornjem levom odeljku obrasca i imaće sledeći oblik:

Polje „Idi na“

Korišćenje polja Idi na

  1. Kliknite na strelicu na ivici polja.
  2. Izaberite zapis sa padajuće liste.

 Napomena   Ako znate prvih nekoliko znakova zapisa na koji želite da pređete, možete da upišete te znakove u polje Idi na, što će vam pomoći da brzo pronađete taj zapis.

Polje Idi na prikazuje samo dovoljno podataka za jedinstveno identifikovanje svakog zapisa. Kada sa liste izaberete zapis, Access će prikazati ostatak podataka iz zapisa u glavnoj oblasti obrasca.

Vrh stranice Vrh stranice

Pronalaženje određenih zapisa

Možete da koristite karticu Pronađi u dijalogu Pronalaženje i zamena za pronalaženje određenih zapisa. Možete da pretražujete u određenom polju ili da pretražujete celu tabelu ili prikaz.

 Napomena   Dijalog Pronalaženje i zamena možete da koristite samo ako tabela ili prikaz trenutno prikazuju podatke. To možete da uradite iako nema vidljivih zapisa zato što je primenjen filter.

Pronalaženje zapisa    

  1. Otvorite tabelu ili prikaz koji želite da pretražite.
  2. Kliknite na polje koje želite da pretražite.
  3. Na kartici Početak, u grupi Pronalaženje kliknite na dugme Pronađi ili pritisnite kombinaciju tastera CRTL+F.

–ili–

Prečice na tastaturi  Pritisnite kombinaciju tastera CTRL+F.

Dijalog Pronalaženje i zamena će se pojaviti sa izabranom karticom Pronađi.

  1. U polje Pronađi upišite vrednost koju želite da pretražite. Ovo je kriterijum za pretragu.
  2. Opcionalno, koristite listu Pogledaj u da biste promenili polje koje želite da pretražite ili da biste pretražili celu tabelu.
  3. Opcionalno, sa liste Podudaranje izaberite stavku Bilo koji deo polja. Ovo pruža najšire moguće pretraživanje.

Lista Podudaranje predstavlja operator za poređenje. Stavka Bilo koji deo polja je jednaka operatoru „sadrži“ i kriterijum pretrage će se podudarati sa zapisima svaki put kada kriterijum bude pronađen u bilo kom delu polja koje pretražujete.

  1. Iz liste Pretraži izaberite stavku Sve, a zatim kliknite na dugme Pronađi sledeće.
  2. Kada je stavka koju tražite istaknuta, u dijalogu Pronalaženje i zamena kliknite na dugme Otkaži da biste zatvorili dijalog.

Više informacija o korišćenju dijaloga Pronalaženje i zamena pronađite u članku Korišćenje dijaloga „Pronalaženje i zamena“ za promenu podataka.

Vrh stranice Vrh stranice

Filtriranje zapisa

Možete da primenite filter da biste ograničili prikazane zapise na one koji se podudaraju sa kriterijumom. Primena filtera olakšava pronalaženje željenih zapisa. Na primer, da biste brzo suzili prikazane zapise, kliknite desnim tasterom miša na polje čiju vrednost želite da uporedite, a zatim na dnu priručnog menija izaberite neku od opcija menija izbora Jednako, Nije jednako, Sadrži ili Ne sadrži.

Primenjivanje filtera na osnovu izbora

  1. Otvorite tabelu ili obrazac.
  2. Da biste se uverili da tabela ili obrazac nisu filtrirani, na kartici Početak, u grupi Sortiraj i filtriraj kliknite na dugme Više opcija, a zatim izaberite stavku Obriši sve filtere ako je ta komanda dostupna.
  3. Pređite na zapis koji sadrži vrednost koju želite da koristite kao deo filtera, a zatim kliknite na polje. Da biste filtrirali na osnovu delimičnog izbora, izaberite samo željene znakove.
  4. Na kartici Početak, u grupi Sortiraj i filtriraj izaberite stavku Selekcija, a zatim kliknite na filter koji želite da primenite.

–ili–

Kliknite desnim tasterom miša na polje, a zatim na dnu priručnog menija izaberite jednu od opcija menija izbora Jednako, Nije jednako, Sadrži ili Ne sadrži.

  1. Za filtriranje ostalih polja na osnovu izbora, ponovite prethodne korake 3 i 4.

Da biste istražili druge oblike filtriranja, koristite komande u grupi Sortiraj i filtriraj na kartici Početak.

Više informacija o primeni filtera potražite u članku Filter: ograničavanje broja zapisa u prikazu.

Vrh stranice Vrh stranice

Pronalaženje zapisa pomoću upita

Tehnike koje možete da koristite za pretraživanje i filtriranje zapisa su veoma korisne za pronalaženje određenih zapisa za dati slučaj. Međutim, ponekad ćete poželeti da redovno izvršavate istu operaciju pretrage ili filtriranja. Bolje je da kreirate upit nego da svaki put ponavljate korake pretrage i filtriranja.

Različite vrste informacija se skladište kao različiti tipovi podataka. Na primer, rođendani se skladište kao podaci tipa „datum/vreme“, dok se imena skladište kao tekstualni podaci. Kada koristite upit za pretraživanje ili filtriranje, koristite kriterijume zasnovane na tipu podataka koje tražite.

Ponekad, nećete moći da pronađete određeni zapis za koji znate da postoji. To se možete desiti ako pregledate zapise u obrascu ili upitu koji ne prikazuje određene zapise zbog vrednosti nekog polja. Na primer, u predlošku „Sporne stavke“, na listi sa spornim stavkama neće biti prikazane one čiji je status „Zatvoren“, zato što zapisi dolaze iz upita koji posebno isključuje te slučajeve. Da biste videli zatvorene sporne stavke, možete da ih potražite u tabeli „Sporne stavke“ ili obrascu „Detalji o spornoj stavci“, da koristite izveštaj o zatvorenim spornim stavkama ili da kreirate upit koji ih prikazuje. Sledeći primer prikazuje način korišćenja upita za pronalaženje zapisa.

Pretpostavimo da, za praćenje spornih stavki, koristite bazu podataka kreiranu pomoću predloška „Sporne stavke“ u programu Access 2007. U tabeli „Sporne stavke“ se nalazi polje nazvano „Status“, koje pokazuje da li je određena sporna stavka aktivna, otklonjena ili zatvorena. Upit koji prikazuje sporne stavke čiji je status zatvoren možete da kreirate na sledeći način:

  1. Na kartici Kreiranje, u grupi Ostalo izaberite stavku Dizajn upita.
  1. U dijalogu Prikazivanje tabele dvaput kliknite na dugme Sporne stavke, a zatim kliknite na dugme Zatvori.
  2. U dizajneru upita dvaput kliknite na zvezdicu (*) u tabeli Sporne stavke. Na taj način ćete se uveriti da će upit prikazati sva polja iz vraćenih zapisa.

Sporne stavke.* će se pojaviti u prvoj koloni koordinatne mreže za dizajn, u redu Polje. To pokazuje da sva polja iz tabele „Sporne stavke“ treba da budu vraćena.

  1. U dizajneru upita dvaput kliknite na polje Status u tabeli Sporne stavke.

Polje Status će se pojaviti u drugoj koloni koordinatne mreže za dizajn, u redu Polje.

  1. U drugoj koloni koordinatne mreže za dizajn, opozovite izbor u polju za potvrdu u redu Prikaži. Na taj način ćete se uveriti da upit neće prikazati polje „Status“.

Ako ne opozovete izbor Prikaži u koloni „Status“, polje „Status“ će biti dvaput prikazano u rezultatima upita.

  1. U drugoj koloni koordinatne mreže za dizajn, u redu Kriterijumi upišite tekst ="Zatvoreno". To je kriterijum za pretragu. Tako ćete se uveriti da će upit dati samo one zapise kod kojih je vrednost polja Status jednaka „Zatvoreno“.

 Napomena   U ovom primeru korišćen je samo jedan kriterijum za pretragu. Možete da koristite više kriterijuma za pretragu ako ih dodate u više polja i ako koristite red or i dodatne redove ispod reda or.

Upit je spreman za pokretanje i izgleda na sledeći način:

Koordinatna mreža za dizajn upita

  1. Na kartici Dizajn, u grupi Rezultati izaberite stavku Pokreni.

 Napomena   Osim ako niste već počeli da pratite sporne stavke i stoga imate podatke u tabeli „Sporne stavke“ – i ako ste postavili status barem jednog problema na „Zatvoreno“ – upit neće dati nikakve rezultate. Međutim, upit možete da sačuvate i upotrebite ga bilo kada u budućnosti.

  1. Pritisnite kombinaciju tastera CTRL+S da biste sačuvali upit. U dijalogu Sačuvaj kao upišite ime upita, na primer Zatvorene sporne stavke, a zatim kliknite na dugme U redu.

Sada će upit prikazivati probleme koji imaju status „Zatvoreno“.

Da biste saznali više o kreiranju upita koji će vam pomoći da pronađete zapise pogledajte članke Kreiranje jednostavnog upita za izdvajanje i Kreiranje upita na osnovu više tabela.

Da biste saznali više o kriterijumima za pretraživanje i filtriranje pogledajte članak Primeri kriterijuma za upite.

Vrh stranice Vrh stranice

 
 
Primenljivo na:
Access 2007