Početak korišćenja programa Access 2007

Postoji nekoliko načina da počnete sa korišćenjem programa Microsoft Office Access 2007, zavisno od toga da li prvi put koristite Access, podatke premeštate iz neke druge baze podataka ili unakrsne tabele u program Access ili nadograđujete sa prethodne verzije programa Access. U ovom članku razmatraju se pitanja koja će se verovatno pojaviti u svim navedenim situacijama.

Izaberite jednu od sledećih mogućnosti:


Početak korišćenja programa Access po prvi put

Office Access 2007 sadrži niz poboljšanja koja proces kreiranja baze podataka čine jednostavnijim nego ikada. Korisnici koji su ranije kreirali baze podataka u programu Access će ceniti način na koji ove nove i poboljšane opcije ubrzavaju proces kreiranja.

Kada pokrenete Office Access 2007, prvi ekran koji će se pojaviti jeste stranica Prvi koraci u programu Microsoft Office Access (osim ako ste Access pokrenuli dvaput kliknuvši na određenu datoteku Access baze podataka – u tom slučaju se umesto ove stranice otvara baza podataka). Stranica Prvi koraci u programu Microsoft Office Access predstavlja početnu tačku za kreiranje nove baze podataka, otvaranje postojeće baze podataka ili prikazivanje preporučenog sadržaja sa lokacije Microsoft Office Online.



Kreiranje baze podataka pomoću predloška

Access obezbeđuje mnoštvo predložaka koje možete da koristite za ubrzavanje procesa kreiranja baze podataka. Predložak predstavlja gotovu bazu podataka koja sadrži sve tabele, upite (upit: pitanje o podacima koji su uskladišteni u tabelama ili zahtev za izvršavanje radnje na podacima. Upit može da objedini podatke iz više tabela i od njih načini izvor podataka za obrazac ili izveštaj.), obrasce i izveštaje koji su potrebni za izvođenje određenog zadatka. Na primer, postoje predlošci koje možete da koristite za praćenje problema, upravljanje kontaktima ili beleženje troškova. Neki predlošci sadrže nekoliko probnih zapisa koji ilustruju njihovu upotrebu. Predlošci baza podataka mogu da se koriste takvi kakvi su ili ih možete prilagoditi svojim potrebama.

  1. Pokrenite Access, ukoliko već nije pokrenut.

Ako je baza podataka već otvorena, postupite na sledeći način da biste prikazali stranicu Prvi koraci u programu Microsoft Office Access:

  • Kliknite na dugme Microsoft Office Slika dugmeta, a zatim izaberite stavku Zatvori bazu podataka.Slika dugmeta

Stranica „Prvi koraci u programu Microsoft Office Access“

  1. Na stranici Prvi koraci u programu Microsoft Office Access, pod stavkom Izdvojeni predlošci na vezi prikazano je nekoliko predložaka, a veći broj njih će postati dostupan ako izaberete neku kategoriju pod stavkom Kategorije predložaka koja se nalazi na levoj strani prozora programa Access. Još više njih se može preuzeti sa Web lokacije Microsoft Office (za detaljnije informacije pogledajte sledeći odeljak Preuzimanje predloška sa lokacije Microsoft Office Online).
  2. Izaberite predložak koji želite da koristite.
  3. U oknu na desnoj strani prozora programa Access, u polju Ime datoteke predloženo je ime datoteke za bazu podataka. Možete da uredite ime datoteke i navedete drugu fasciklu. Opcionalno, bazu podataka možete da kreirate i povežete sa Windows SharePoint Services 3.0 lokacijom.
  4. Kliknite na dugme Kreiraj (ili na dugme Preuzmi za predložak sa lokacije Office Online ).

Access će kreirati, a zatim otvoriti bazu podataka. U obrazac koji je prikazan možete da počnete da unosite podatke.

 Napomena   Ako predložak sadrži probne podatke, svaki zapis možete da izbrišete na sledeći način:

  • Kliknite na zaglavlje reda zapisa koji želite da izbrišete. (Zaglavlje reda je polje ili traka koja se nalazi neposredno sa leve strane zapisa.)
  • Na kartici Početak, u grupi Zapisi izaberite stavku Izbriši.Slika dugmeta
  1. U cilju početka unošenja podataka, kliknite u prvu praznu ćeliju obrasca, a zatim počnite sa upisivanjem podataka. Pošto ste uneli nekoliko zapisa, pomoću okna za navigaciju možete da vidite da li postoje drugi obrasci ili izveštaji koje biste možda želeli da koristite.

Preuzimanje predloška sa lokacije Microsoft Office Online

Ako na stranici Prvi koraci u programu Microsoft Office Access ne možete da pronađete predložak koji odgovara vašim potrebama, možete da istražite Web lokaciju Office Online koja sadrži veći izbor.

  1. Pokrenite Access, ukoliko već nije pokrenut.

Ako je baza podataka već otvorena, postupite na sledeći način da biste prikazali stranicu Prvi koraci u programu Microsoft Office Access:

  • Kliknite na dugme Microsoft Office Slika dugmeta, a zatim izaberite stavku Zatvori bazu podataka.Slika dugmeta
  1. Pri dnu stranice Prvi koraci u programu Microsoft Office Access, pod stavkom Više na lokaciji Office Online kliknite na vezu Predlošci.

U novom prozoru pregledača pojaviće se Web lokacija Office Online.

  1. Koristite alatke za pretraživanje na lokaciji Office Online da biste pronašli i preuzeli željeni predložak.
  2. Pošto preuzmete predložak, nova baza podataka će biti uskladištena u nekoj od sledećih fascikli:
    • Microsoft Windows Vista    c:\Users\korisničko ime\Documents
    • Microsoft Windows Server 2003 ili Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\korisničko ime\My Documents

Kada sledeći put budete želeli da radite sa ovom bazom podataka, otvorite je sa te lokacije koristeći program Access ili Windows Explorer.

Vrh odeljka

Kreiranje baze podataka ispočetka

Ako nijedan predložak ne odgovara vašim potrebama ili ako podatke iz nekog drugog programa želite da uvezete u Access, možda ćete odlučiti da je bolje da bazu podataka kreirate ispočetka. U većini slučajeva, to obično podrazumeva nešto od sledećeg:

  • Kreiranje novih tabela i unos, lepljenje ili uvoz podataka u te tabele.
  • Uvoz podataka iz drugih izvora, što dovodi do kreiranja novih tabela tokom tog procesa.

Pratite veze u odeljku Takođe pogledajte ovog članka kako biste saznali više o planiranju i dizajniranju baze podataka, kao i o kreiranju relacija, obrazaca, izveštaja ili upita.

Kreiranje prazne baze podataka

  1. Pokrenite Access.
  2. Na stranici Prvi koraci u programu Microsoft Office Access kliknite na dugme Prazna baza podataka.

Dugme „Prazna baza podataka“

  1. U odeljku Prazna baza podataka upišite ime datoteke u polje Ime datoteke. Ako ne obezbedite oznaku tipa datoteke, Access će je dodati umesto vas. Podrazumevana lokacija datoteke je jedna od sledećih:
    • Microsoft Windows Vista    c:\Users\korisničko ime\Documents
    • Microsoft Windows Server 2003 ili Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\korisničko ime\My Documents

Da biste promenili lokaciju datoteke, kliknite na dugme PotražiSlika dugmeta koje se nalazi pored polja Ime datoteke, pronađite i izaberite novu lokaciju, a zatim kliknite na dugme U redu.

  1. Kliknite na dugme Kreiraj.

Access će kreirati bazu podataka, a zatim otvoriti praznu tabelu (sa imenom „Tabela1“) u prikazu lista sa podacima (prikaz lista sa podacima: prikaz koji prikazuje podatke iz tabele, obrasca, upita, prikaza ili uskladištene procedure koji se prikazuje u formatu redova i kolona. U prikazu lista sa podacima možete da uređujete polja, dodajete i brišete podatke i da pretražujete podatke.).

  1. Access će postaviti kursor u prvu praznu ćeliju u koloni Dodavanje novog polja.

Nova, prazna tabela u novoj bazi podataka

Počnite sa upisivanjem podataka da biste ih dodali – ili ih nalepite iz drugog izvora na način koji je opisan u odeljku Lepljenje podataka iz drugog izvora u Access tabelu u nastavku ovog članka.

 Napomene 

Ako u ovom trenutku ne želite da unosite podatke, kliknite na dugme ZatvoriSlika dugmeta.

Dodavanje tabele

U postojeću bazu podataka možete da dodate novu tabelu pomoću alatki u grupi Tabele na kartici Kreiranje.

Slika glavne trake programa Access

Kliknite na dugme Tabela da biste kreirali praznu tabelu u prikazu lista sa podacima. Ovaj prikaz možete da upotrebite da biste odmah počeli sa unosom podataka i da bi Access kreirao strukturu tabele u toku vašeg rada, a možete koristiti i prikaz dizajna (prikaz „Dizajn“: prikaz koji prikazuje dizajn sledećih objekata baze podataka: tabela, upita, obrazaca, izveštaja i makroa. U prikazu „Dizajn“ možete kreirati nove objekte baze podataka i menjati dizajn postojećih objekata.) kako biste prvo kreirali strukturu tabele, a zatim se prebacili u prikaz lista sa podacima i uneli podatke. Bez obzira na to u kom prikazu počnete da radite, uvek možete da se prebacite u drugi prikaz, koristeći dugmad za prikaz na statusnoj traci u prozoru programa Access.

Umetanje tabele u prikazu lista sa podacima    U prikazu lista sa podacima podatke možete da unosite odmah, kao i da omogućite programu Access da izradi strukturu tabele u pozadini. Imena polja se dodeljuju numerički („Polje1“, „Polje2“, i tako dalje), a Access tip podataka polja postavlja na osnovu vrste podataka koje ste uneli.

  1. Na kartici Kreiranje, u grupi Tabele izaberite stavku Tabela.Slika dugmeta
  1. Access će kreirati tabelu, a zatim postaviti kursor u prvu praznu ćeliju kolone Dodavanje novog polja.

 Napomena   Ako ne vidite kolonu sa nazivom Dodavanje novog polja, možda se nalazite u prikazu dizajna umesto u prikazu lista sa podacima. U oknu za navigaciju dvaput kliknite na tabelu da biste se prebacili u prikaz lista sa podacima. Access će vas upitati za ime nove tabele, a zatim će se prebaciti u prikaz lista sa podacima.

  1. Na kartici List sa podacima, u grupi Polja i kolone izaberite stavku Novo polje.Slika dugmeta

Access će prikazati okno Predlošci polja koje sadrži listu onih tipova polja koji se najčešće koriste. Ako neko od ovih polja prevučete u list sa podacima, Access će dodati polje sa tim imenom i njegova svojstva postaviti na odgovarajuće vrednosti za taj tip polja. Svojstva kasnije možete da promenite. Polje morate da prevučete u oblast lista sa podacima koja sadrži podatke. Pojaviće se vertikalna traka za umetanje pokazujući gde će polje biti smešteno.

  1. Počnite sa upisivanjem podataka u prvu praznu ćeliju da biste ih dodali – ili ih nalepite iz drugog izvora na način koji je opisan u nastavku ovog članka.
    • Dvaput kliknite na zaglavlje kolone, a zatim upišite novo ime kako biste preimenovali kolonu (polje). Preporučuje se davanje smislenog imena svakom polju, jer na osnovu njega možete da zaključite šta ono sadrži kada ga vidite u oknu Lista polja.
    • Da biste premestili kolonu, izaberite je tako što ćete kliknuti na njeno zaglavlje, a zatim je prevucite na željeno mesto. Osim toga, možete da izaberete nekoliko susednih kolona i da ih sve zajedno prevučete na novu lokaciju.

Umetanje tabele u prikazu dizajna    U prikazu dizajna prvo kreirate strukturu nove tabele. Zatim se prebacujete u prikaz lista sa podacima da biste uneli podatke ili ih unosite pomoću nekog drugog metoda kao što je lepljenje ili dodavanje.

  1. Na kartici Kreiranje, u grupi Tabele izaberite stavku Dizajn tabele.Slika dugmeta
  1. Za svako polje u tabeli upišite ime u kolonu Ime polja, a zatim izaberite tip podataka sa liste Tip podatka.

 Napomena   Ako ne vidite kolone Ime polja i Tip podataka, možda se nalazite u prikazu lista sa podacima umesto u prikazu dizajna. Kliknite na dugme Prikaz dizajna na statusnoj traci u prozoru programa Access kako biste se prebacili u prikaz dizajna. Access će vas upitati za ime nove tabele, a zatim će se prebaciti u prikaz dizajna.

  1. Ukoliko želite, opis svakog polja možete da unesete u kolonu Opis. Opis koji unosite prikazuje se na statusnoj traci kada se tačka umetanja nalazi u tom polju i koristi se kao tekst statusne trake za sve kontrole koje ste kreirali prevlačenjem tog polja iz okna Lista polja u obrazac ili izveštaj, kao i za sve kontrole koje su kreirane za to polje u čarobnjaku za obrasce ili čarobnjaku za izveštaje.
  2. Pošto ste dodali sva polja, sačuvajte tabelu:
    • Kliknite na dugme „Microsoft Office“ Slika dugmeta, a zatim izaberite stavku Sačuvaj ili pritisnite tastere CTRL+S.
  1. Sa upisivanjem podataka možete da počnete u bilo kom trenutku tako što ćete se prebaciti u prikaz lista sa podacima i kliknuti u prvu praznu ćeliju. Podatke možete i da nalepite iz drugog izvora na način koji je opisan u sledećem odeljku.

Ako posle unosa nekih podataka u tabelu želite da dodate jedno ili više polja, možete da počnete sa upisivanjem u kolonu Dodavanje novog polja u prikazu lista sa podacima, odnosno nova polja možete dodati koristeći komande u grupi Polja i kolone na kartici List sa podacima.

Više informacija o kreiranju tabela, kao i o upotrebi predložaka za tabele, potražite u članku Kreiranje tabela u bazi podataka.

Vrh odeljka

Lepljenje podataka iz drugog izvora u Access tabelu

Ako su podaci koji su vam potrebni trenutno uskladišteni u drugom programu, poput programa Office Excel 2007, možete da ih kopirate i nalepite u Access tabelu. Uopšte uzev, ovo najbolje funkcioniše ako su podaci već razdvojeni u kolone kao u Excel radnom listu. Ukoliko se podaci nalaze u programu za obradu teksta, najbolje bi bilo da ih pre kopiranja razdvojite u kolone korišćenjem tabulatora ili da ih konvertujete u tabelu u programu za obradu teksta. Ako je potrebno uređivanje i drugačije rukovanje podacima (na primer, razdvajanje punih imena na imena i prezimena), možda ćete želeti da ovo uradite pre kopiranja podataka, posebno ako niste upoznati sa programom Access.

Kada podatke nalepljujete u praznu tabelu, Access postavlja tip podataka svakog polja u skladu sa vrstom podataka koje u njima pronađe. Na primer, ako nalepljeno polje sadrži samo datume, Access na to polje primenjuje tip podataka „Datum/vreme“. Ako nalepljeno polje sadrži samo reči „da“ i „ne“, Access na polje primenjuje tip podataka „Da/Ne“.

Access imenuje polja u zavisnosti od toga šta pronađe u prvom redu nalepljenih podataka. Ako je prvi red nalepljenih podataka po tipu sličan redovima koji slede, Access zaključuje da prvi red predstavlja deo podataka i poljima dodeljuje generička imena („P1“, „P2“, itd). Ukoliko prvi red nalepljenih podataka nije sličan redovima koji slede, Access zaključuje da se prvi red sastoji od imena polja. Access polja imenuje u skladu sa tim i prvi red ne uključuje u podatke.

Ako Access poljima dodeli generička imena, trebalo bi da ih što pre preimenujete da biste izbegli zabunu. Koristite sledeću proceduru:

  1. Sačuvajte tabelu.
    • Kliknite na dugme „Microsoft Office“ Slika dugmeta, a zatim izaberite stavku Sačuvaj ili pritisnite tastere CTRL+S.
  1. U prikazu lista sa podacima dvaput kliknite na zaglavlje svake kolone, a zatim upišite važeće ime polja za svaku kolonu. Možda će izgledati kao da upisujete preko podataka, ali red zaglavlja kolone sadrži imena polja, a ne podatke.
  2. Ponovo sačuvajte tabelu.

 Napomena   Polja možete da preimenujete i prebacivanjem u prikaz dizajna i uređivanjem imena polja u tom prikazu. U oknu za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na tabelu, a zatim izaberite stavku Prikaz dizajna kako biste se prebacili u prikaz dizajna. U oknu za navigaciju dvaput kliknite na tabelu da biste se vratili u prikaz lista sa podacima.

Vrh odeljka

Uvoz podataka iz drugog izvora

Možda neke podatke koje ste prikupljali u nekom drugom programu želite da uvezete u Access ili sarađujete sa osobama koje svoje podatke skladište u drugim programima, a vi želite da sa njima radite u programu Access. U oba slučaja, Access vam omogućava da na jednostavan način uvezete podatke iz drugih programa. Podatke možete da uvezete iz Excel radnog lista, iz tabele druge Access baze podataka, sa SharePoint liste ili iz raznih drugih izvora. Procesi koje ćete koristiti se neznatno razlikuju u zavisnosti od izvora, ali ova uputstva će vam pomoći da počnete.

  1. Na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz kliknite na komandu koja odgovara tipu datoteke iz koje uvozite podatke.

Slika glavne trake programa Access

Na primer, ako uvozite podatke iz Excel radnog lista, kliknite na dugme Excel. Ukoliko ne vidite odgovarajući tip programa, kliknite na dugme Još.

 Napomena   Ako u grupi Uvoz ne možete da pronađete ispravan tip formata, možda ćete morati da pokrenete program u kom ste prvobitno kreirali podatke, a da zatim pomoću njega sačuvate te podatke u uobičajenom formatu datoteke (kao što je razgraničena tekstualna datoteka (tekstualna datoteka sa znacima razgraničenja: datoteka sa podacima u kojima su vrednosti pojedinačnih polja razgraničene određenim znacima, kao što su zarez ili znak tab.)) kako biste nakon toga podatke mogli da uvezete u Access.

  1. U dijalogu Preuzimanje spoljašnjih podataka kliknite na dugme Potraži da biste pronašli izvornu datoteku sa podacima ili punu putanju izvorne datoteke sa podacima upišite u polje Ime datoteke.
  2. Izaberite željenu opciju pod stavkom Navedite kako i gde želite da uskladištite podatke u aktuelnoj bazi podataka. Možete da kreirate novu tabelu koja koristi uvezene podatke ili da podatke dodate u postojeću tabelu, odnosno da kreirate povezanu tabelu koja održava vezu sa izvorom podataka.
  3. Kliknite na dugme U redu.

Access će pokrenuti čarobnjak za uvoz.

  1. Sledite uputstva u čarobnjaku za uvoz. Tačna procedura koju sledite zavisi od odabrane opcije uvoza ili povezivanja.
  2. Na poslednjoj stranici čarobnjaka kliknite na dugme Završi.

Access će vas upitati da li želite da sačuvate detalje operacije uvoza koju ste upravo dovršili.

  • Ako mislite da ćete u budućnosti ponovo izvršavati istu operaciju uvoza, potvrdite izbor Sačuvaj korake za uvoz, a zatim unesite detalje.

Posle ćete na jednostavan način moći da ponovite ovu operaciju uvoza tako što ćete na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz kliknuti na dugme Sačuvani uvozi, izabrati specifikaciju uvoza, a zatim kliknuti na dugme Pokreni.

  • Ako ne želite da sačuvate detalje operacije, kliknite na dugme Zatvori.

Access će uvesti podatke u novu tabelu, a zatim je prikazati u oknu za navigaciju pod stavkom Tabele.

Pratite veze u odeljku ovog članka Takođe pogledajte da biste saznali više o uvozu podataka u Access.

Vrh odeljka

Otvaranje postojeće Access baze podataka

  1. Kliknite na dugme Microsoft Office Slika dugmeta, a zatim izaberite stavku Otvori.
  1. Kliknite na prečicu u dijalogu Otvaranje – ili sa liste Pogledaj u izaberite disk jedinicu ili fasciklu koja sadrži željenu bazu podataka.
  2. Na listi fascikli dvaput klikćite na fascikle dok ne otvorite onu fasciklu koja sadrži željenu bazu podataka.
  3. Kada pronađete bazu podataka, postupite na neki od sledećih načina:
    • Dvaput kliknite na bazu podataka da biste je otvorili u podrazumevanom režimu otvaranja.
    • Kliknite na dugme Otvori da biste bazu podataka otvorili za deljeni pristup u višekorisničkom (baza podataka za više korisnika (deljena): baza podataka koja dozvoljava da više korisnika istovremeno menja isti skup podataka.) okruženju, tako da vi i drugi korisnici u bazi podataka možete istovremeno da čitate sadržaj baze i pišete u njoj.
    • Kliknite na strelicu na dugmetu Otvori, a zatim izaberite stavku Otvori samo za čitanje da biste bazu podataka otvorili sa pristupom samo za čitanje, tako da možete da je pregledate‚ ali ne i da je uređujete.
    • Kliknite na strelicu na dugmetu Otvori, a zatim izaberite stavku Otvori isključivo da biste bazu podataka otvorili sa isključivim pristupom, tako da druge osobe ne mogu da je otvore dok je otvorena kod vas.
    • Kliknite na strelicu na dugmetu Otvori, a zatim izaberite stavku Otvori isključivo samo za čitanje da biste bazu podataka otvorili sa pristupom samo za čitanje. Drugi korisnici će i dalje moći da otvore bazu podataka, ali će biti ograničeni na pristup samo za čitanje.

Ako ne možete da pronađete bazu podataka koju želite da otvorite    

  1. U dijalogu Otvaranje kliknite na prečicu Moj računar – ili sa liste Pogledaj u izaberite stavku Moj računar.
  2. Na listi disk jedinica kliknite desnim tasterom miša na onu disk jedinicu za koju verujete da sadrži bazu podataka, a zatim kliknite na dugme Pretraži.
  3. Unesite kriterijume pretrage, a zatim pritisnite taster ENTER da biste potražili bazu podataka.
  4. Ako je baza podataka pronađena, dvaput kliknite na nju u dijalogu Rezultati pretrage da biste je otvorili.
  5. Pošto je pretraga započeta iz dijaloga Otvaranje, potrebno je da u tom dijalogu kliknete na dugme Otkaži pre otvaranja tabele.

 Napomena   Datoteku sa podacima možete direktno da otvorite u formatu spoljne datoteke (npr. dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ili Excel). Osim toga, direktno možete da otvorite sve ODBC izvore podataka (ODBC izvor podataka: podaci i informacije potrebni za pristup podacima iz programa i baza podataka koje podržavaju protokol Otvorenog povezivanja baza podataka (ODBC).), kao što je Microsoft SQL Server ili Microsoft FoxPro. Access će automatski kreirati novu Access bazu podataka u istoj fascikli u kojoj se nalazi i datoteka sa podacima i dodati veze ka svakoj tabeli u spoljnoj bazi podataka.

PrikažiSaveti

  • Da biste otvorili jednu od nekoliko baza podataka koje su nedavno bile otvarane, kliknite na odgovarajuće ime datoteke u oknu Otvaranje novije baze podataka na stranici Prvi koraci u programu Microsoft Office Access. Access će otvoriti bazu podataka primenjujući iste postavke opcija koje je ona imala pri poslednjem otvaranju. Ako lista nedavno korišćenih datoteka nije prikazana, kliknite na dugme „Microsoft Office“Slika dugmeta, a zatim kliknite na dugme Access opcije. Pojaviće se dijalog Access opcije. Izaberite kategoriju Više opcija, a zatim u odeljku Prikaz potvrdite izbor Lista nedavno korišćenih datoteka. (Možete navesti i željeni broj nedavno korišćenih datoteka koji će biti prikazani na listi, najviše devet.)
  • Ako otvarate bazu podataka tako što ćete kliknuti na dugme „Microsoft Office“Slika dugmeta, a zatim koristiti komandu Otvori, možete da prikažete listu prečica do baza podataka koje ste prethodno otvorili biranjem stavke Moji nedavni dokumenti u dijalogu Otvaranje.

Vrh odeljka


Vrh stranice Vrh stranice

Uvoz podataka iz unakrsne tabele ili drugog programa

Ako ste upoznati sa drugim bazama podataka ili programima za unakrsne tabele, verovatno imate osnovna znanja o tome kako ove aplikacije funkcionišu i čemu služe baze podataka. Access se razlikuje od velikog broja drugih aplikacija za baze podataka jer dozvoljava kreiranje relacionih baza podataka (relaciona baza podataka: tip baze podataka koji podrazumeva skladištenje informacija u tabelama. Stvaranje veza između podataka iz različitih tabela ostvaruje se preko podudarnih vrednosti iz tih tabela. U relacionoj bazi podataka određeni tip podatka se u većini slučajeva skladišti samo na jednom mestu.). On obezbeđuje i brojne opcije za rad sa drugim programima za baze podataka, kao što je SQL Server.

Ovaj odeljak sadrži:


Uvoz Excel radnog lista u Access

Mnogi počinju da istražuju Access pošto su prvo napravili listu u programu Excel. Excel je sjajno mesto da se započne lista, ali kako lista raste, ona se sve teže organizuje i ažurira. Premeštanje liste u Access je obično sledeći logičan korak.

Tabela baze podataka je po strukturi slična radnom listu, tj. po tome što se podaci skladište u redovima i kolonama. Zbog toga je obično lako uvesti radni list u tabelu baze podataka. Glavna razlika između skladištenja podataka u radnom listu i njihovog skladištenja u bazi podataka je u načinu organizacije podataka. Jednostavan uvoz celog radnog lista u bazu podataka u vidu nove tabele neće rešiti probleme u vezi sa organizacijom i ažuriranjem podataka, posebno ako radni list sadrži suvišne podatke. Da biste rešili te probleme, podatke iz unakrsne tabele morate da podelite u posebne tabele, pri čemu svaka tabela treba da sadrži srodne podatke. Više informacija o načinu raspoređivanja podataka u tabele potražite u članku Osnove dizajniranja baze podataka.

Access sadrži čarobnjak za analizator tabele, što vam može pomoći u dovršavanju ovog procesa. Pošto podatke uvezete u tabelu, čarobnjak će vam pomoći da je podelite u zasebne tabele, pri čemu će svaka tabela sadržati podatke koji nisu duplirani ni u jednoj drugoj tabeli. Čarobnjak kreira i neophodne relacije između tabela. Više informacija o relacijama potražite u odeljku Relacije u bazi podataka ovog članka.

Uvoz Excel radnog lista u vidu tabele u novu Office Access 2007 bazu podataka

  1. Kliknite na dugme Microsoft Office Slika dugmeta, a zatim izaberite stavku Novo.
  1. U polje Ime datoteke upišite ime nove baze podataka, a zatim kliknite na dugme Kreiraj.
  2. Zatvorite tabelu „Tabela1“.

Kada budete upitani da li želite da sačuvate promene u dizajnu tabele „Tabela1“, kliknite na dugme Ne.

  1. Na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz izaberite stavku Excel.Slika dugmeta
  1. U dijalogu Preuzimanje spoljašnjih podataka kliknite na dugme Potraži.
  2. Pomoću dijaloga Otvaranje datoteke pronađite odgovarajuću datoteku.
  3. Izaberite datoteku, a zatim kliknite na dugme Otvori.
  4. Uverite se da je u dijalogu Preuzimanje spoljašnjih podataka izabrana opcija Uvezi izvorne podatke u novu tabelu u aktuelnoj bazi podataka.
  5. Kliknite na dugme U redu.

Pokrenuće se čarobnjak za uvoz unakrsnih tabela i postaviti vam nekoliko pitanja u vezi sa podacima.

  1. Sledite uputstva klikćući na dugmad Dalje ili Nazad u cilju kretanja po stranicama. Na poslednjoj stranici čarobnjaka kliknite na dugme Završi.

 Napomena   Access će vas upitati da li želite da sačuvate detalje operacije uvoza koju ste upravo dovršili. Ako smatrate da ćete u budućnosti ponovo izvršavati istu operaciju uvoza, kliknite na dugme Da, a zatim unesite detalje. Posle ćete na jednostavan način moći da ponovite ovu operaciju tako što ćete na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz kliknuti na dugme Sačuvani uvozi. Ako ne želite da sačuvate detalje operacije, kliknite na dugme Zatvori.

Access će uvesti podatke u novu tabelu, a zatim je prikazati u oknu za navigaciju pod stavkom Sve tabele.

Korišćenje čarobnjaka za analizator tabele u cilju organizovanja podataka

Pošto su podaci uvezeni u Access tabelu, pomoću čarobnjaka za analizator tabele možete brzo da identifikujete podatke koji se ponavljaju. Čarobnjak će nakon toga obezbediti jednostavan metod organizovanja podataka koji se ponavljaju u zasebne tabele, tako da će oni biti uskladišteni na najefikasniji način. Access će sačuvati originalnu tabelu u vidu rezervne kopije, a zatim će kreirati nove tabele koje možete da koristite kao osnovu aplikacije baze podataka.

  1. Otvorite Access bazu podataka koja sadrži tabelu koju želite da analizirate.
  2. Na kartici Alatke baze podataka, u grupi Analiziranje izaberite stavku Analiziraj tabelu.

Pokrenuće se čarobnjak za analizator tabele.

U slučaju da niste upoznati sa konceptom normalizovanja, dve uvodne stranice čarobnjaka sadrže kratko uputstvo – zajedno sa dugmadima na koju možete da kliknete kako biste videli primere. Ako ne vidite uvodne stranice, već umesto toga vidite polje za potvrdu sa oznakom Prikazati uvodne stranice?, potvrdite izbor u ovom polju za potvrdu, a zatim dvaput kliknite na dugme Nazad da biste videli uvod. Ako posle čitanja uvoda ne želite da ponovo vidite uvodne strane, možete opozvati izbor u ovom polju za potvrdu.

  1. Na stranici koja počinje rečenicom Koja tabela sadrži polja sa vrednostima koje se ponavljaju u mnogo zapisa? izaberite tabelu koju želite da analizirate, a zatim kliknite na dugme Dalje.
  2. Možete da prepustite čarobnjaku da odluči koja polja idu u koje tabele ili možete sami doneti tu odluku. Ako prihvatite predloge čarobnjaka, ipak ćete moći da napravite promene u rasporedu tabele na sledećoj stranici čarobnjaka.

 Napomena   Ukoliko prepustite čarobnjaku da odluči koja će polja staviti u koje tabele, ti izbori možda neće uvek odgovarati podacima, posebno ako nema mnogo podataka sa kojima se radi. Trebalo bi da pažljivo proverite rezultate čarobnjaka. Sa druge strane, čarobnjak bi mogao predložiti efikasniju organizaciju od one o kojoj vi razmišljate, tako da se preporučuje da bar jednom odluku prepustite čarobnjaku. Ako vam se ne sviđaju predlozi, polja još uvek možete da prerasporedite ručno. Osim toga, uvek možete kliknuti na dugme Nazad i sami rasporediti sva polja.

  1. Kliknite na dugme Dalje. Na ovoj stranici ćete precizirati koje tabele sadrže koja polja. Ako ste odabrali da odluku prepustite čarobnjaku, trebalo bi da pregledate više tabela koje su povezane relacionim linijama. U suprotnom, Access će kreirati samo jednu tabelu koja sadrži sva polja. U svakom slučaju, na ovoj stranici možete da pravite promene.
    • Polja iz tabele možete da prevučete u praznu oblast stranice da biste kreirali novu tabelu koja sadrži ta polja. Access će vas upitati za ime tabele.
    • Polja iz jedne tabele možete da prevučete u drugu ako smatrate da će ona tamo biti uskladištena na efikasniji način.
    • Većina tabela će dobiti polje ID ili Generisan jedinstven ID. Kliknite na dugme Saveti u gornjem desnom uglu čarobnjaka kako biste saznali više o ID poljima.
    • Kliknite na dugme Opozovi da biste opozvali promenu.
    • Da biste preimenovali tabelu, dvaput kliknite na njenu naslovnu traku, upišite novo ime, a zatim kliknite na dugme U redu.
  2. Pošto ste polja rasporedili na željeni način, kliknite na dugme Dalje.
  3. Ako čarobnjak pronađe zapise koji imaju vrlo slične vrednosti, on će te vrednosti identifikovati kao moguće tipografske greške i prikazaće ekran u kom možete da odredite šta je sa njima potrebno uraditi. Pomerajte se kroz listu da biste pronašli zapise koji imaju vrednosti u koloni Ispravka, a zatim izaberite odgovarajuću stavku sa padajuće liste. Izaberite stavku (Ostavi kako jeste) da biste sprečili da čarobnjak promeni vrednost. Kada završite, kliknite na dugme Dalje.
  4. Čarobnjak će vas upitati da li želite da kreirate upit prema originalnoj tabeli. Ako ste već izradili obrasce i izveštaje koji su zasnovani na originalnoj tabeli, kreiranje takvog upita se preporučuje. Ako odaberete opciju Da, kreiraj upit, čarobnjak će preimenovati originalnu tabelu dodajući imenu tabele „_OLD“, a zatim će dati ime novom upitu koristeći ime originalne tabele. Obrasci i izveštaji koji su bili zasnovani na tabeli će nakon toga za podatke koristiti upit i nastaviti da funkcionišu kao pre.
  5. Kliknite na dugme Završi.

Čarobnjak će kreirati nove tabele u skladu sa onim što je precizirano, a zatim će ih otvoriti. Zatvorite ih kada završite sa pregledanjem rezultata.

Vrh odeljka

Rad sa podacima iz drugih programa

Office Access 2007 obezbeđuje opcije za rad sa podacima koji su uskladišteni u drugim programima.

  • Kreiranje nove Access baze podataka koja se povezuje sa podacima datoteke u drugom formatu    Pomoću programa Access možete da otvorite datoteku u drugom formatu, kao što je tekstualni format, dBASE ili unakrsna tabela. Access će automatski kreirati Access bazu podataka i povezati se sa tom datotekom.
    1. Pokrenite Access.
    2. Kliknite na dugme Microsoft Office Slika dugmeta, a zatim izaberite stavku Otvori.
  1. U dijalogu Otvaranje, sa padajuće liste Datoteke tipa izaberite tip datoteke koji želite da otvorite. Ako niste sigurni u vezi sa tipom datoteke, izaberite stavku Sve datoteke (*.*).
  2. Po potrebi, potražite fasciklu koja sadrži datoteku koju želite da otvorite. Kada pronađete datoteku, dvaput kliknite na nju da biste je otvorili.
  3. Sledite uputstva u čarobnjaku. Na poslednjoj stranici čarobnjaka kliknite na dugme Završi.
  • Uvoz ili veza sa podacima u postojećoj Access bazi podataka    Podatke iz drugih izvora i programa možete da uvezete u Access tabele tako da Access datoteka sadrži te podatke ili se možete povezati sa njima iz programa Access tako da oni ostanu u originalnoj datoteci (izvan Access datoteke).

Uvoz ili veza sa podacima

  1. Na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz kliknite na dugme za format u kom su podaci uskladišteni.

Podatke u sledećim formatima možete da uvezete ili da se sa njima povežete:

  • Microsoft Office Access
  • Microsoft Office Excel
  • Microsoft Windows SharePoint Services
  • Tekstualne datoteke
  • XML datoteke
  • ODBC baze podataka
  • HTML dokumenti
  • Microsoft Office Outlook
  • dBase
  • Paradox
  • Lotus 1-2-3

Pojaviće se dijalog Preuzimanje spoljašnjih podataka.

  1. Sledite uputstva u dijalogu.

Access će uvesti podatke ili ih povezati sa bazom podataka. Za većinu formata morate da precizirate lokaciju podataka, a zatim da odaberete način na koji želite da se podaci uskladište u bazi podataka.

Vrh odeljka


Vrh stranice Vrh stranice

Korišćenje baze podataka iz ranije verzije u više verzija programa Access

Ako su Access baza podataka ili Access projekat kreirani u programu Access 2000 ili novijoj verziji, možete da ih koristite u verziji programa Access u kojoj su kreirani ili u bilo kojoj novijoj verziji – čak i ako su za datoteku omogućene postavke bezbednosti. Na primer, Access 2000 datoteke mogu da se koriste u verzijama od Access 2000 do Office Access 2007, a Access 2002-2003 datoteke u verzijama od Access 2002-2003 do Office Access 2007.

Možda će doći do situacije u kojoj ćete želeti da podatke čuvate u ranijoj verziji programa Access, ali neki korisnici koji imaju noviju verziju programa Access će hteti da se povežu sa tim podacima i da pritom i dalje koriste prednosti nekih opcija novije verzije. Rešenje je u kreiranju novog izloženog dela (front-end) baze podataka u novijoj verziji (koja sadrži obrasce, izveštaje, upite, makroe, ali ne i tabele) i njegovo povezivanje sa tabelama u datoteci iz ranije verzije. Koristite jednu od sledećih procedura, zavisno od toga da li se vaša baza podataka nalazi u jednoj datoteci ili je već podeljena na izloženi i potporni (back-end) deo aplikacije (front-end/back-end aplikacija: baza podataka koja se sastoji od „back-end“ datoteke baze podataka koja sadrži tabele i kopije „front-end“ datoteke baze podataka koja sadrži sve druge objekte baze podataka sa vezama ka „back-end“ tabelama.).



Korišćenje Access baze podataka koja se nalazi u jednoj datoteci u više verzija programa Access

Ako se sve tabele, obrasci i drugi objekti Access baze podataka nalaze u jednoj .mdb datoteci, a vi tu bazu podataka želite da koristite u više verzija programa Access, možete kreirati novi izloženi deo baze podataka u novijoj verziji i povezati ga sa originalnom datotekom. Korisnici koji imaju raniju verziju programa Access će i dalje moći da koriste originalnu datoteku. Korisnici koji poseduju noviju verziju mogu da koriste novi izloženi deo baze podataka da bi se povezali sa istim podacima.

  1. Pomoću sledeće procedure konvertujte bazu podataka u bilo koji od tri najnovija formata: Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007. Upotrebom ove komande, originalna baza podataka će se sačuvati u prvobitnom formatu, a kreiraće se i kopija u formatu koji vi precizirate.
    • Zatvorite Access datoteku. Ako datoteka predstavlja višekorisničku Access bazu podataka koja se nalazi na serveru ili u deljenoj fascikli, uverite se da je niko drugi nije otvorio.
    • Pokrenite Access 2007.
    • Kliknite na dugme Microsoft Office Slika dugmeta, a zatim izaberite stavku Otvori.
  • Potražite lokaciju datoteke koju ćete konvertovati, a zatim dvaput kliknite na nju da biste je otvorili.

 Napomena   Ako se pojavi dijalog Poboljšanje baze podataka sa pitanjem da li želite da poboljšate bazu podataka, kliknite na dugme Ne.

  • Ukoliko se otvori obrazac kada pokrenete bazu podataka, zatvorite ga.
  • Kliknite na dugme Microsoft Office Slika dugmeta, postavite pokazivač na stavku Sačuvaj kao a zatim, u okviru Sačuvaj bazu podataka u drugom formatu, kliknite na format datoteke u koji želite da konvertujete.
  • U dijalogu Sačuvaj kao upišite ime nove baze podataka.

 Napomena   Ako nemate nameru da novu bazu podataka sačuvate na drugoj lokaciji, njeno ime mora biti različito od imena originalne baze podataka. U svakom slučaju, obično je najbolje koristiti neko drugo ime kako biste lakše razlikovali izloženi i potporni deo baze podataka. Međutim, ako konvertujete u format programa Access 2007, oznaka tipa datoteke se menja iz .mdb u .accdb, pa možete da koristite isto ime datoteke.

  • Kliknite na dugme Sačuvaj.
  1. Podelite konvertovanu bazu podataka na izloženi i potporni deo aplikacije koristeći sledeću proceduru:
    • Na kartici Alatke baze podataka, u grupi Premesti podatke izaberite stavku Pristupi bazi podataka.Slika dugmeta
  • U dijalogu Razdelnik baze podataka kliknite na dugme Razdeli bazu podataka.
  • Upišite ime potpornog dela baze podataka, a zatim kliknite na dugme Razdeli.
  1. Izbrišite potporni deo baze podataka koji je kreiran pomoću alatke „Razdelnik baze podataka“ – vodite pritom računa da ne izbrišete originalnu datoteku.
  2. Povežite novi izloženi deo baze podataka sa tabelama u originalnoj bazi podataka: Na kartici Alatke baze podataka, u grupi Alatke baze podataka izaberite stavku Menadžer povezane tabele.Slika dugmeta
  1. Kliknite na dugme Izaberi sve, a zatim potvrdite izbor Uvek upitaj za novu lokaciju.
  2. Kliknite na dugme U redu, pronađite bazu podataka iz ranije verzije, a zatim dvaput kliknite na nju.

Ako sve prođe kako treba, Access će prikazati poruku sa obaveštenjem da su sve izabrane povezane tabele uspešno osvežene.

Nakon toga možete da poboljšate novi izloženi deo baze podataka, kako bi bile podržane nove opcije za one korisnike koji su izvršili nadogradnju na Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007. Korisnici koji imaju prethodne verzije mogu da nastave sa korišćenjem baze podataka iz ranije verzije.

Ako želite, novi izloženi deo baze podataka možete da konvertujete i u još jednu verziju. Na primer, ako je originalna baza podataka bila u formatu programa Access 2000, mogli biste kreirati Access 2002-2003 izloženi deo baze za korisnike ove verzije, kao i Access 2007 izloženi deo baze za korisnike sa tom verzijom. Obe izložene verzije bi se povezale sa podacima u Access 2000 datoteci.

Vrh odeljka

Korišćenje izloženog i potpornog dela aplikacije u više verzija programa Access

Ako je Access baza podataka već podeljena na izloženi i potporni deo aplikacije (front-end/back-end aplikacija: baza podataka koja se sastoji od „back-end“ datoteke baze podataka koja sadrži tabele i kopije „front-end“ datoteke baze podataka koja sadrži sve druge objekte baze podataka sa vezama ka „back-end“ tabelama.), samo izloženi deo baze treba da konvertujete u format datoteke programa Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007. Nisu potrebne promene potpornog dela baze podataka.

U sledećoj proceduri je prikazano kako se koristi komanda Sačuvaj bazu podataka kao da bi se izloženi deo baze podataka konvertovao u bilo koji od tri najnovija formata: Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007. Upotrebom ove komande originalna baza podataka će se sačuvati u prvobitnom formatu i kreiraće se kopija u formatu koji vi precizirate.

  1. Zatvorite izloženi deo baze podataka. Ako datoteka predstavlja višekorisničku Access bazu podataka koja se nalazi na serveru ili u deljenoj fascikli, uverite se da je niko drugi nije otvorio.
  2. Pokrenite Access 2007.
  3. Kliknite na dugme Microsoft Office Slika dugmeta, a zatim izaberite stavku Otvori.
  1. Potražite lokaciju izloženog dela datoteke, a zatim dvaput kliknite na njega da biste ga otvorili.

 Napomena   Ako se pojavi dijalog Poboljšanje baze podataka sa pitanjem da li želite da poboljšate bazu podataka, kliknite na dugme Ne.

  1. Ukoliko se pojavi obrazac kada otvorite bazu podataka, zatvorite ga.
  2. Kliknite na dugme Microsoft Office Slika dugmeta, postavite pokazivač na stavku Sačuvaj kao a zatim, u okviru Sačuvaj bazu podataka u drugom formatu, kliknite na format datoteke u koji želite da konvertujete.
  1. U dijalogu Sačuvaj kao upišite ime nove baze podataka.
  2. Kliknite na dugme Sačuvaj.

Nakon toga možete da poboljšate novi izloženi deo baze podataka kako bi bile podržane nove opcije za one korisnike koji su izvršili nadogradnju na Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007.

Vrh odeljka


Vrh stranice Vrh stranice

 
 
Primenljivo na:
Access 2007