Osnovni zadaci u programu Access 2010

Prvi koraci uz Office 2010 Evo nekih osnovnih zadataka koje možete uraditi da biste naučili kako da koristite Microsoft Access 2010.

 


U ovom članku


Šta je to Access?

Access 2010 je alatka za dizajn i primenu aplikacija za baze podataka koju možete da koristite da biste pratili važne informacije. Podatke možete da čuvate na računaru ili da ih objavite na Vebu – kako bi drugi mogli da koriste vašu bazu podataka u Veb pregledaču.

Mnoge osobe počinju da koriste Access kada program koji upotrebljavaju za praćenje nekih stavki postaje sve manje pogodan za taj zadatak. Na primer, pretpostavimo da se bavite planiranjem događaja i želite da pratite sve detalje potrebne za upravljanje događajima kako bi oni bili uspešni. Ako za to koristite program za obradu teksta ili program za unakrsne tabele, lako možete naići na probleme sa dupliranim i nedoslednim podacima. Možete koristiti softver za kalendare, ali praćenje finansijskih informacija u kalendaru nije odgovarajuće rešenje.

Relacione baze podataka u programu Access

Ponekad su vam za praćenje takvih informacija potrebne relacione baze podataka – skladište podataka koji su podeljeni na manje kolekcije podataka (nazivaju se tabele) da bi se izbegla redundantnost, a zatim povezani na osnovu zajedničkih delova informacija (nazivaju se polja). Na primer, relaciona baza podataka o planiranju događaja može da sadrži tabelu sa informacijama o klijentima, tabelu sa informacijama o dobavljačima, kao i tabelu sa informacijama o događajima. Tabela sa informacijama o događajima može imati polje koje je povezano sa tabelom o klijentima i polje povezano sa tabelom o dobavljačima. Na taj način, ako se promeni broj telefona dobavljača, informacije mogu da se promene jednom u tabeli o dobavljačima, a ne u svakom događaju koji uključuje tog dobavljača.

Access je alatka koju možete koristiti za brz i lak razvoj aplikacija za relacione baze podataka koje vam pomažu u upravljanju informacijama. Možete kreirati bazu podataka koja će vam pomoći da pratite skoro sve vrste informacija, na primer zalihe, profesionalne kontakte ili poslovne procese. U stvari, Access sadrži predloške koje odmah možete koristiti za praćenje raznih informacija, što je lako čak i za početnika.

Kada otvorite Access

Kada pokrenete Access 2010, vidite prikaz „Microsoft Office Backstage“ gde možete da dobijete informacije o trenutnoj bazi podataka, kreirate novu bazu podataka, otvorite postojeću bazu podataka ili prikažete istaknuti sadržaj sa lokacije Office.com.

Prikaz „Backstage“ u programu Access 2010

Prikaz „Backstage“ sadrži i mnoge druge komande koje možete koristiti za prilagođavanje, održavanje ili deljenje baza podataka. Uopšte uzev, komande u prikazu „Backstage“ primenjuju se na cele baze podataka, a ne na objekte u bazi podataka.

 Napomena   U prikaz „Backstage“ možete preći bilo kada tako što ćete izabrati karticu Datoteka.

Vrh stranice Vrh stranice

Pronalaženje i primena predloška

Access vam obezbeđuje različite predloške koje možete da koristite da biste ubrzali proces kreiranja baze podataka. Predložak je baza podataka spremna za upotrebu koja sadrži sve tabele, upite, obrasce i izveštaje potrebne za izvršavanje određenog zadatka. Na primer, postoje predlošci koji mogu da se koriste za praćenje problema, upravljanje kontaktima ili beleženje troškova. Neki predlošci sadrže nekoliko uzoraka zapisa koji ilustruju njihovu upotrebu. Predlošci baza podataka mogu da se koriste takvi kakvi jesu ili ih možete prilagoditi svojim potrebama.

Da biste pronašli i primenili predložak na bazu podataka, uradite sledeće:

  1. Na kartici Datoteka kliknite na dugme Novo.
  2. U okviru Dostupni predlošci uradite nešto od sledećeg:
  • Da biste ponovo koristili predložak koji ste nedavno koristili, izaberite stavku Nedavni predlošci, a zatim izaberite željeni predložak.
  • Da biste koristili predložak koji ste već instalirali, izaberite stavku Moji predlošci, a zatim izaberite željeni predložak.
  • Da biste pronašli predložak na lokaciji Office.com, u okviruOffice.com predlošci izaberite kategoriju predloška, izaberite željeni predložak, a zatim kliknite na dugme Preuzmi da biste preuzeli predložak sa lokacije Office.com na računar.

 Napomena    Predloške možete tražiti na lokaciji Office.com iz samog programa Access. U polju Traženje predložaka na lokaciji Office.com otkucajte neke termine za pretragu i kliknite na dugme sa strelicom da biste izvršili pretragu.

  1. Opcionalno kliknite na ikonu fascikle pored polja Ime datoteke da biste potražili lokaciju na kojoj želite da kreirate bazu podataka. Ako ne ukažete na određenu lokaciju, Access kreira bazu podataka na podrazumevanoj lokaciji koja je prikazana ispod polja Ime datoteke.
  2. Kliknite na dugme Kreiraj.

Access kreira bazu podataka i otvara je za upotrebu.

Vrh stranice Vrh stranice

Kreiranje baze podataka ispočetka

 Napomena   Ako želite detaljniji uvod u koncepte na kojima je zasnovana upotreba programa Access za kreiranje baze podataka, pogledajte članak Osnove dizajniranja baze podataka.

Ako nijedan predložak ne odgovara vašim potrebama ili ako podatke iz nekog drugog programa želite da koristite u programu Access, možda ćete odlučiti da je bolje da bazu podataka kreirate ispočetka. U programu Access 2010 imate sledeće opcije: standardna baza podataka za računare ili Veb baza podataka.

 Napomena   Više informacija o Veb bazama podataka potražite u članku Pravljenje baze podataka za deljenje na Vebu.

Da biste kreirali novu bazu podataka, uradite sledeće:

  1. Pokrenite Access.
  2. U prikazu „Backstage“, na kartici Novo kliknite na dugme Prazna baza podataka ili Prazna Veb baza podataka.

 Važno   Izbor koji napravite ovde odrediće funkcije koje će biti dostupne u bazi podataka. Baze podataka za računare ne mogu da se objave na Vebu, a Veb baze podataka ne podržavaju neke funkcije za računare, na primer upite zbirova.

  1. Sa desne strane, u polju Ime datoteke otkucajte ime baze podataka.

Da biste promenili lokaciju na kojoj kreirate datoteku, kliknite na dugme Potraži Slika dugmeta pored polja Ime datoteke, potražite i izaberite novu lokaciju, a zatim kliknite na dugme U redu.

  1. Kliknite na dugme Kreiraj.

Access kreira bazu podataka, a zatim otvara praznu tabelu (pod imenom „Tabela 1“) u prikazu lista sa podacima (prikaz lista sa podacima: prikaz koji prikazuje podatke iz tabele, obrasca, upita, prikaza ili uskladištene procedure koji se prikazuje u formatu redova i kolona. U prikazu lista sa podacima možete da uređujete polja, dodajete i brišete podatke i da pretražujete podatke.).

  1. Access postavlja kursor u prvu praznu ćeliju u koloni Kliknite da biste dodali nove tabele.

Da biste dodali podatke, počnite da kucate – ili podatke možete da nalepite iz drugog izvora na način koji je opisan u odeljku Lepljenje podataka iz drugog izvora u Access tabelu u nastavku ovog članka.

 Napomene 

  • Unošenje podataka u prikazu lista sa podacima dizajnirano je tako da bude slično unošenju podataka u Excel radni list. Glavno ograničenje je to što podaci moraju da se unesu u susedne redove i kolone, počevši od gornjeg levog ugla lista sa podacima. Ne bi trebalo da pokušavate da oblikujete podatke dodavanjem praznih redova ili kolona, kao što biste to možda uradili u Excel radnom listu, jer ćete na taj način prostor u tabeli ostati neiskorišćen. Tabela sadrži samo podatke. Svako vizuelno predstavljanje tih podataka biće realizovano u obrascima i izveštajima koje ćete dizajnirati kasnije.

Ako još ne želite da unesete podatke, kliknite na dugme Zatvori         Slika dugmeta.

 Napomena   Access će izbrisati tabelu „Tabela1“ ako je zatvorite bez čuvanja.

Vrh stranice Vrh stranice

Otvaranje postojeće Access baze podataka

 Savet   Da biste brzo otvorili neku od nekoliko baza podataka koje ste nedavno otvarali, na kartici Datoteka kliknite na dugme Nedavni, a zatim izaberite ime datoteke.

  1. Na kartici Datoteka kliknite na dugme Otvori.
  2. Kliknite na prečicu u dijalogu Otvaranje – ili sa liste Pogledaj u izaberite disk jedinicu ili fasciklu koja sadrži željenu bazu podataka.
  3. Na listi fascikli klikćite dvaput na fascikle dok ne otvorite onu fasciklu koja sadrži željenu bazu podataka.
  4. Kada pronađete bazu podataka, postupite na neki od sledećih načina:
  • Kliknite dvaput na bazu podataka da biste je otvorili u podrazumevanom režimu otvaranja.
  • Da biste bazu podataka otvorili za deljeni pristup u višekorisničkom (baza podataka za više korisnika (deljena): baza podataka koja dozvoljava da više korisnika istovremeno menja isti skup podataka.) okruženju, tako da i vi i drugi korisnici u bazi podataka možete istovremeno da čitate i pišete, kliknite na dugme Otvori.
  • Kliknite na strelicu na dugmetu Otvori, a zatim izaberite stavku Otvori samo za čitanje da biste bazu podataka otvorili sa pristupom samo za čitanje, tako da možete da je pregledate‚ ali ne i da je uređujete.
  • Kliknite na strelicu na dugmetu Otvori, a zatim izaberite stavku Otvori isključivo da biste bazu podataka otvorili sa isključivim pristupom, tako da druge osobe ne mogu da je otvore dok je otvorena kod vas.
  • Kliknite na strelicu na dugmetu Otvori, a zatim izaberite stavku Otvori isključivo samo za čitanje da biste bazu podataka otvorili sa pristupom samo za čitanje. Drugi korisnici će i dalje moći da otvore bazu podataka, ali će biti ograničeni na pristup samo za čitanje.

Ako ne možete da pronađete bazu podataka koju želite da otvorite    

  1. U dijalogu Otvaranje kliknite na prečicu Moj računar – ili sa liste Pogledaj u izaberite stavku Moj računar.
  2. Na listi disk jedinica kliknite desnim tasterom miša na onu disk jedinicu za koju verujete da sadrži bazu podataka, a zatim kliknite na dugme Pretraži.
  3. Unesite kriterijume pretrage, a zatim pritisnite taster ENTER da biste potražili bazu podataka.
  4. Ako je baza podataka pronađena, kliknite dvaput na nju u dijalogu Rezultati pretrage da biste je otvorili.

 Napomena   Pošto je pretraga započeta iz dijaloga Otvaranje, potrebno je da u tom dijalogu kliknete na dugme Otkaži pre otvaranja tabele.

Datoteku sa podacima možete direktno da otvorite u formatu spoljne datoteke (kao što je dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ili Excel). Pored toga, direktno možete da otvorite sve ODBC izvore podataka (ODBC izvor podataka: podaci i informacije potrebni za pristup podacima iz programa i baza podataka koje podržavaju protokol Otvorenog povezivanja baza podataka (ODBC).), kao što je Microsoft SQL Server ili Microsoft FoxPro. Access automatski kreira novu Access bazu podataka u istoj fascikli u kojoj se nalazi i datoteka sa podacima i dodaje veze ka svim tabelama u spoljnoj bazi podataka.

Vrh stranice Vrh stranice

Prvi koraci uz korišćenje nove baze podataka

U zavisnosti od predloška koji ste upotrebili, možda ćete morati da uradite nešto od sledećeg da biste počeli sa korišćenjem nove baze podataka:

  • Ako Access prikazuje dijalog Prijavljivanje sa praznom listom korisnika, koristite sledeću proceduru za početak korišćenja:
  1. Izaberite stavku Novi korisnik.
  2. Popunite obrazac Detalji o korisniku.
  3. Kliknite na dugme Sačuvaj i zatvori.
  4. Izaberite korisničko ime koje ste upravo uneli i kliknite na dugme Prijavi se.
  • Ako Access prikazuje prazan list sa podacima, možete početi sa kucanjem podataka direktno u taj list sa podacima ili kliknuti na drugu dugmad ili kartice da biste istražili bazu podataka.
  • Ukoliko Access prikazuje stranicu Prvi koraci, na toj stranici možete kliknuti na veze da biste saznali više o bazi podataka ili kliknuti na drugu dugmad i kartice da biste istražili bazu podataka.
  • Ako Access na traci sa porukama prikazuje poruku Bezbednosno upozorenje, a vi izvor predloška smatrate pouzdanim, kliknite na dugme Omogući sadržaj. Ukoliko baza podataka zahteva prijavljivanje, moraćete ponovo da se prijavite.

Za baze podataka za računare i Veb baze podataka takođe želite da počnete nekim od sledećih koraka:

Vrh stranice Vrh stranice

Dodavanje tabele

U postojeću bazu podataka možete da dodate novu tabelu pomoću alatki u grupi Tabele na kartici Kreiranje.

Grupa „Tabele“ na kartici „Kreiranje“

 Napomena   U Veb bazi podataka dostupna je samo komanda Tabela u grupi Tabele.

Bez obzira na to u kom prikazu počnete da radite, uvek možete da se prebacite u drugi prikaz pomoću dugmadi za prikaz na statusnoj traci u prozoru programa Access.

Kreiranje prazne tabele u prikazu lista sa podacima    U prikazu lista sa podacima možete odmah uneti podatke i omogućiti programu Access da izradi strukturu tabele u pozadini. Imena polja se dodeljuju numerički („Polje1“, „Polje2“, i tako dalje), a Access postavlja tip podataka polja na osnovu tipa podataka koje unesete.

  1. Na kartici Kreiranje, u grupi Tabele kliknite na dugme Tabela.Slika dugmeta
  2. Access kreira tabelu, a zatim postavlja kursor u prvu praznu ćeliju kolone Kliknite da biste dodali.
  3. Počnite sa kucanjem podataka u prvu praznu ćeliju da biste ih dodali – ili ih nalepite iz drugog izvora na način koji je opisan u nastavku ovog članka.
  • Kliknite dvaput na zaglavlje kolone, a zatim otkucajte novo ime kako biste preimenovali kolonu (polje).

 Savet   Svakom polju dajte smisleno ime da biste znali šta ono sadrži, a da pri tom ne morate da pregledate podatke.

  • Da biste premestili kolonu, izaberite je tako što ćete kliknuti na njeno zaglavlje, a zatim je prevucite na željeno mesto. Osim toga, možete da izaberete nekoliko susednih kolona i da ih sve zajedno prevučete na novu lokaciju.

Da biste dodali više polja u tabelu, možete početi da kucate u koloni Kliknite da biste dodali u prikazu lista sa podacima ili možete dodati nova polja tako što ćete na kartici Polja, u grupi Dodavanje i brisanje upotrebiti odgovarajuće komande.

Kreiranje tabele iz prikaza dizajna    U prikazu dizajna prvo kreirate strukturu nove tabele. Zatim se prebacujete u prikaz lista sa podacima da biste uneli podatke ili ih unosite pomoću nekog drugog metoda, na primer pomoću obrasca.

 Napomena   Prikaz dizajna nije dostupan za tabele u Veb bazi podataka.

  1. Na kartici Kreiranje, u grupi Tabele kliknite na dugme Dizajn tabele.Slika dugmeta
  2. U kolonu Ime polja otkucajte ime za svako polje u tabeli, a zatim izaberite tip podatka sa liste Tip podatka.
  3. Dodatne informacije možete uneti za svako polje u koloni Opis. Opis koji unosite prikazuje se na statusnoj traci kada se mesto umetanja nalazi u tom polju i koristi se kao tekst statusne trake za sve kontrole koje ste kreirali prevlačenjem tog polja iz okna Lista polja u obrazac ili izveštaj, kao i za sve kontrole koje su kreirane za to polje u čarobnjaku za obrasce ili čarobnjaku za izveštaje.
  4. Kada dodate sva polja, sačuvajte tabelu:
    • Na kartici Datoteka kliknite na dugme Sačuvaj.
  5. Sa upisivanjem podataka možete da počnete u bilo kom trenutku tako što ćete se prebaciti u prikaz lista sa podacima i kliknuti u prvu praznu ćeliju. Podatke možete i da nalepite iz drugog izvora na način koji je opisan u sledećem odeljku.

Kreiranje tabele zasnovane na SharePoint listi    Uz SharePoint listu, vaše podatke mogu koristiti osobe koje nemaju Access. Štaviše, podaci sa liste su uskladišteni na serveru što, uopšte uzev, nudi bolju zaštitu od gubitka podataka u odnosu na datoteke uskladištene na stonom računaru. Možete početi sa novom listom ili se povezati sa postojećom listom. Morate imati dovoljne dozvole na SharePoint lokaciji na kojoj želite da kreirate listu što može da se razlikuje u zavisnosti od lokacije tako da treba da se obratite SharePoint administratoru za detalje o opcijama.

 Napomena   Ova funkcija nije dostupna u Veb bazi podataka.

  1. Na kartici „Kreiranje“, u grupi „Tabele“ kliknite na dugme „SharePoint liste“.
  2. Možete upotrebiti neki od predložaka liste da biste kreirali standardnu SharePoint listu, na primer „Kontakti“ ili „Događaji“.

Takođe možete odabrati da kreirate prilagođenu listu ili da se povežete sa postojećom listom, kao i da je uvezete. Izaberite željenu opciju.

  1. Ako odaberete neki od predložaka liste ili da kreirate prilagođenu listu, otvara se dijalog Kreiranje nove liste i vodi vas kroz odgovarajući proces. Ako odaberete da koristite postojeću listu, otvara se dijalog Preuzimanje spoljnih podataka da bi vam pomogao.

Više informacija o tabelama potražite u članku Uvod u tabele.

Vrh stranice Vrh stranice

Lepljenje podataka iz drugog izvora u Access tabelu

Ako su podaci trenutno uskladišteni u drugom programu, na primer u programu Excel, možete da ih kopirate i nalepite u Access tabelu. Uopšte uzev, ovo najbolje funkcioniše ako su podaci već razdvojeni u kolone kao u Excel radnom listu. Ukoliko se podaci nalaze u programu za obradu teksta, prvo bi trebalo da razdvojite kolone sa podacima pomoću tabulatora ili da konvertujete podatke u tabelu u programu za obradu teksta, a zatim da ih kopirate. Ako je potrebno uređivanje i drugačije rukovanje podacima (na primer, razdvajanje punih imena na imena i prezimena), možda ćete želeti da ovo uradite pre kopiranja podataka, posebno ako niste upoznati sa programom Access.

Kada podatke nalepljujete u praznu tabelu, Access postavlja tip podataka svakog polja u skladu sa vrstom podataka koje u njima pronađe. Na primer, ako nalepljeno polje sadrži samo datume, Access na to polje primenjuje tip podataka „Datum/vreme“. Ako nalepljeno polje sadrži samo reči „da“ i „ne“, Access na polje primenjuje tip podataka „Da/Ne“.

Access imenuje polja u zavisnosti od toga šta pronađe u prvom redu nalepljenih podataka. Ako je prvi red nalepljenih podataka po tipu sličan redovima koji slede, Access zaključuje da prvi red predstavlja deo podataka i poljima dodeljuje generička imena („Polje1“, „Polje2“, itd). Ukoliko prvi red nalepljenih podataka nije sličan redovima koji slede, Access prvi red koristi kao imena polja i isključuje ga iz stvarnih podataka.

Ako Access poljima dodeli generička imena, trebalo bi da ih što pre preimenujete da biste izbegli zabunu. Koristite sledeću proceduru:

  1. Na kartici Datoteka kliknite na dugme Sačuvaj da biste sačuvali tabelu.
  2. U prikazu lista sa podacima kliknite dvaput na zaglavlje svake kolone, a zatim otkucajte ime kolone.
  3. Ponovo sačuvajte tabelu.

Top of Page

Uvoz podataka iz drugog izvora ili povezivanje sa njima

Možda biste u programu Access želeli da koristite podatke koje ste prikupljali u nekom drugom programu. Možda sarađujete sa osobama koje skladište podatke u drugim programima, a vi biste želeli da sa njihove podatke koristite u programu Access. Druga mogućnost je da imate više različitih izvora podataka i potreban vam je „teren za sletanje“ na kojem ćete ih sve prikupiti radi detaljnije analize.

Access olakšava uvoz podataka iz drugih programa, kao i povezivanje sa njima. Podatke možete da prenesete iz Excel radnog lista, iz tabele druge Access baze podataka, sa SharePoint liste ili iz raznih drugih izvora. Procesi se neznatno razlikuju u zavisnosti od izvora podataka, ali ova uputstva će vam pomoći da počnete:

  1. Na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz i povezivanje kliknite na komandu koja odgovara tipu datoteke iz koje uvozite podatke.

Na primer, ako uvozite podatke iz Excel radnog lista, kliknite na dugme Excel. Ukoliko ne vidite odgovarajući tip programa, kliknite na dugme Još.

 Napomena   Ako u grupi Uvoz i povezivanje ne možete da pronađete odgovarajući tip formata, možda ćete morati da pokrenete program u kojem ste prvobitno kreirali podatke i pomoću njega sačuvate te podatke u formatu datoteke koji Access podržava (na primer razgraničena tekstualna datoteka (tekstualna datoteka sa znacima razgraničenja: datoteka sa podacima u kojima su vrednosti pojedinačnih polja razgraničene određenim znacima, kao što su zarez ili znak tab.)), a zatim ih uvezete u Access ili se povežete sa njima.

  1. U dijalogu Preuzimanje spoljašnjih podataka kliknite na dugme Potraži da biste pronašli izvornu datoteku sa podacima ili punu putanju izvorne datoteke sa podacima upišite u polje Ime datoteke.
  2. Izaberite željenu opciju u okviru Navedite kako i gde želite da uskladištite podatke u aktuelnoj bazi podataka. Možete kreirati novu tabelu pomoću uvezenih podataka ili povezanu tabelu koja održava vezu sa izvorom podataka.
  3. Kliknite na dugme U redu.

U zavisnosti od vašeg izbora, otvara se dijalog Povezivanje objekata ili Uvoz objekata.

  1. Koristite dijalog da biste završili proces. Tačna procedura koju sledite zavisi od odabrane opcije uvoza ili povezivanja.
  2. Na poslednjoj stranici čarobnjaka kliknite na dugme Završi.

Ako odaberete uvoz, Access vam postavlja pitanje da li želite da sačuvate detalje operacije uvoza koju ste upravo dovršili.

  1. Ako mislite da ćete u budućnosti ponovo izvršavati istu operaciju uvoza, potvrdite izbor Sačuvaj korake za uvoz, a zatim unesite detalje.

Posle ćete na jednostavan način moći da ponovite ovu operaciju uvoza tako što ćete na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz kliknuti na dugme Sačuvani uvozi, izabrati specifikaciju uvoza, a zatim kliknuti na dugme Pokreni.

  1. Ako ne želite da sačuvate detalje operacije, kliknite na dugme Zatvori.

Access će uvesti podatke u novu tabelu, a zatim je prikazati u oknu za navigaciju pod stavkom Tabele.

Pratite veze u odeljku ovog članka Takođe pogledajte da biste saznali više o uvozu podataka u Access.

Vrh stranice Vrh stranice

Sledeći koraci

Preostali deo procesa dizajniranja razlikuje se u zavisnosti od vaših ciljeva, ali verovatni ćete želeti da razmotrite kreiranje upita, obrazaca, izveštaja i makroa. Ovaj članak ne obezbeđuje informacije o dodatnim objektima baze podataka.

Više informacija potražite u sledećim člancima:

Vrh stranice Vrh stranice

Uvoz podataka iz unakrsne tabele ili drugog programa

Ako ste upoznati sa drugim programima za baze podataka ili unakrsne tabele, verovatno imate osnovna znanja o tome kako ove aplikacije funkcionišu i čemu služe baze podataka. Access se razlikuje od velikog broja drugih aplikacija za baze podataka zato što omogućava kreiranje relacionih baza podataka (relaciona baza podataka: tip baze podataka koji podrazumeva skladištenje informacija u tabelama. Stvaranje veza između podataka iz različitih tabela ostvaruje se preko podudarnih vrednosti iz tih tabela. U relacionoj bazi podataka određeni tip podatka se u većini slučajeva skladišti samo na jednom mestu.) i dodatno se razlikuje od većine programa za unakrsne tabele zato što nudi alatke za razvoj složenih upita, obrazaca i izveštaja. On obezbeđuje i brojne opcije za rad sa drugim programima za baze podataka kao što je SQL Server.

Uvoz Excel radnog lista u Access

Mnogi počinju da istražuju Access pošto su prvo napravili listu u programu Excel. Excel je sjajno mesto da se započne lista, ali kako lista raste, ona se sve teže organizuje i ažurira. Premeštanje liste u Access je obično sledeći logičan korak.

Tabela baze podataka je po strukturi slična radnom listu po tome što se podaci skladište u redovima i kolonama. Zbog toga je obično lako uvesti radni list u tabelu baze podataka. Glavna razlika između skladištenja podataka na radnom listu i njihovog skladištenja u bazi podataka jeste u načinu organizacije podataka. Jednostavan uvoz celog radnog lista u bazu podataka u vidu nove tabele neće rešiti probleme u vezi sa organizacijom i ažuriranjem podataka, posebno ako radni list sadrži redundantne podatke. Da biste rešili te probleme, podatke iz unakrsne tabele morate da podelite u posebne tabele, pri čemu svaka tabela treba da sadrži srodne podatke. Više informacija o načinu raspoređivanja podataka u tabelama potražite u članku Osnove dizajniranja baze podataka.

Access sadrži čarobnjak za analizator tabele, što vam može pomoći u dovršavanju ovog procesa. Pošto podatke uvezete u tabelu, čarobnjak će vam pomoći da je podelite u zasebne tabele, pri čemu će svaka tabela sadržati podatke koji nisu duplirani ni u jednoj drugoj tabeli. Čarobnjak kreira i neophodne relacije između tabela.

Vrh stranice Vrh stranice

Uvoz Excel radnog lista kao tabele u novu bazu podataka

  1. Na kartici Datoteka izaberite stavku Novo, a zatim kliknite na dugme Prazna baza podataka.
  2. U polje Ime datoteke upišite ime nove baze podataka, a zatim kliknite na dugme Kreiraj.

Otvara se nova baza podataka, a Access kreira novu praznu tabelu „Tabela1“.

  1. Zatvorite tabelu „Tabela1“.

Kada budete upitani da li želite da sačuvate promene u dizajnu tabele „Tabela1“, kliknite na dugme Ne.

  1. Na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz i povezivanje kliknite na dugme Excel.Slika dugmeta
  2. U dijalogu Preuzimanje spoljašnjih podataka kliknite na dugme Potraži.
  3. Pomoću dijaloga Otvaranje datoteke pronađite odgovarajuću datoteku.
  4. Izaberite datoteku, a zatim kliknite na dugme Otvori.
  5. Uverite se da je u dijalogu Preuzimanje spoljašnjih podataka izabrana opcija Uvezi izvorne podatke u novu tabelu u aktuelnoj bazi podataka.
  6. Kliknite na dugme U redu.

Pokrenuće se čarobnjak za uvoz unakrsnih tabela i postaviti vam nekoliko pitanja u vezi sa podacima.

  1. Sledite uputstva klikćući na dugmad Dalje ili Nazad u cilju kretanja po stranicama. Na poslednjoj stranici čarobnjaka kliknite na dugme Završi.

 Napomena   Access će vas upitati da li želite da sačuvate detalje operacije uvoza koju ste upravo dovršili. Ako smatrate da ćete u budućnosti ponovo izvršavati istu operaciju uvoza, kliknite na dugme Da, a zatim unesite detalje. Posle ćete na jednostavan način moći da ponovite ovu operaciju tako što ćete na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz kliknuti na dugme Sačuvani uvozi. Ako ne želite da sačuvate detalje operacije, kliknite na dugme Zatvori.

Access će uvesti podatke u novu tabelu, a zatim je prikazati u oknu za navigaciju pod stavkom Sve tabele.

Vrh stranice Vrh stranice

Korišćenje čarobnjaka za analizator tabele u cilju organizovanja podataka

Pošto su podaci uvezeni u Access tabelu, pomoću čarobnjaka za analizator tabele možete brzo da identifikujete redundantne podatke. Čarobnjak nakon toga obezbeđuje jednostavan metod organizovanja podataka koji se ponavljaju u zasebne tabele, tako da će oni biti uskladišteni na najefikasniji način. Access zadržava originalnu tabelu u vidu rezervne kopije, a zatim kreira nove tabele koje možete da koristite kao osnovu aplikacije za baze podataka.

  1. Otvorite Access bazu podataka koja sadrži tabelu koju želite da analizirate.
  2. Na kartici Alatke baze podataka, u grupi Analiza kliknite na dugme Analiziraj tabelu.

Pokrenuće se čarobnjak za analizator tabele.

Prve dve stranice čarobnjaka sadrže kratko podučavanje – zajedno sa dugmadima na koju možete da kliknete da biste videli primere. Ako ne vidite uvodne stranice, već umesto toga vidite polje za potvrdu sa oznakom Prikazati uvodne stranice?, potvrdite izbor u ovom polju za potvrdu, a zatim kliknite dvaput na dugme Nazad da biste videli uvod. Ako posle čitanja uvoda ne želite da ponovo vidite uvodne stranice, možete opozvati izbor u polju za potvrdu Prikazati uvodne stranice?.

  1. Na stranici Koja tabela sadrži polja sa vrednostima koje se ponavljaju u mnogo zapisa? izaberite tabelu koju želite da analizirate, a zatim kliknite na dugme Dalje.
  2. Možete da prepustite čarobnjaku da odluči koja polja idu u koje tabele ili možete sami doneti tu odluku. Ako prihvatite predloge čarobnjaka, ipak ćete moći da napravite promene u rasporedu tabele na sledećoj stranici čarobnjaka.

 Napomena   Ukoliko prepustite čarobnjaku da odluči koja će polja staviti u koje tabele, ti izbori možda neće uvek odgovarati podacima, posebno ako nema mnogo podataka sa kojima se radi. Trebalo bi da pažljivo proverite rezultate čarobnjaka. Sa druge strane, čarobnjak bi mogao predložiti efikasniju organizaciju od one o kojoj vi razmišljate, tako da se preporučuje da bar jednom odluku prepustite čarobnjaku. Ako vam se ne sviđaju predlozi, polja još uvek možete da prerasporedite ručno. Osim toga, uvek možete kliknuti na dugme Nazad i sami rasporediti sva polja.

  1. Kliknite na dugme Dalje. Na ovoj stranici ćete precizirati koje tabele sadrže koja polja. Ako ste odabrali da odluku prepustite čarobnjaku, trebalo bi da pregledate više tabela koje su povezane relacionim linijama. U suprotnom, Access će kreirati samo jednu tabelu koja sadrži sva polja. U svakom slučaju, na ovoj stranici možete da pravite promene.
  • Polja iz tabele možete da prevučete u praznu oblast stranice da biste kreirali novu tabelu koja sadrži ta polja. Access će vas upitati za ime tabele.
  • Polja iz jedne tabele možete da prevučete u drugu ako smatrate da će ona tamo biti uskladištena na efikasniji način.
  • Većina tabela će dobiti polje ID ili   Generisan jedinstven ID. Kliknite na dugme Saveti u gornjem desnom uglu čarobnjaka kako biste saznali više o ID poljima.
  • Kliknite na dugme Opozovi da biste opozvali promenu.
  • Da biste preimenovali tabelu, kliknite dvaput na njenu naslovnu traku, otkucajte novo ime, a zatim kliknite na dugme U redu.
  1. Pošto ste polja rasporedili na željeni način, kliknite na dugme Dalje.
  2. Ako čarobnjak pronađe zapise koji imaju vrlo slične vrednosti, on će te vrednosti identifikovati kao moguće tipografske greške i prikazaće ekran u kom možete da odredite šta je sa njima potrebno uraditi. Pomerajte se kroz listu da biste pronašli zapise koji imaju vrednosti u koloni Ispravka, a zatim izaberite odgovarajuću stavku sa padajuće liste. Izaberite stavku (Ostavi kako jeste) da biste sprečili da čarobnjak promeni vrednost. Kada završite, kliknite na dugme Dalje.
  3. Čarobnjak će vas upitati da li želite da kreirate upit prema originalnoj tabeli. Ako ste već izradili obrasce i izveštaje koji su zasnovani na originalnoj tabeli, kreiranje takvog upita se preporučuje. Ako odaberete opciju Da, kreiraj upit, čarobnjak će preimenovati originalnu tabelu dodajući imenu tabele „_OLD“, a zatim će dati ime novom upitu koristeći ime originalne tabele. Obrasci i izveštaji koji su bili zasnovani na tabeli će nakon toga za podatke koristiti upit i nastaviti da funkcionišu kao pre.
  4. Kliknite na dugme Završi.

Čarobnjak će kreirati nove tabele u skladu sa onim što je precizirano, a zatim će ih otvoriti. Zatvorite ih kada završite sa pregledanjem rezultata.

Vrh stranice Vrh stranice

Rad sa podacima iz drugih programa

Access 2010 obezbeđuje funkcije za rad sa podacima koji su uskladišteni u drugim programima.

Kreiranje nove Access baze podataka koja se povezuje sa podacima datoteke u drugom formatu    Access možete koristiti da biste otvorili datoteku u drugom formatu, kao što je tekst, dBASE ili unakrsna tabela. Access će automatski kreirati Access bazu podataka i povezati se sa tom datotekom.

  1. Pokrenite Access.
  2. Na kartici Datoteka kliknite na dugme Otvori.
  3. U dijalogu Otvaranje izaberite tip datoteke koji želite da otvorite na listi. Ako niste sigurni u tip datoteke, izaberite stavku Sve datoteke (*.*).
  4. Po potrebi, potražite fasciklu koja sadrži datoteku koju želite da otvorite. Kada pronađete datoteku, kliknite dvaput na nju da biste je otvorili.
  5. Sledite uputstva u čarobnjaku. Na poslednjoj stranici čarobnjaka kliknite na dugme Završi.

Uvoz ili veza sa podacima u postojećoj Access bazi podataka    Podatke možete uvesti iz drugih izvora i programa u Access tabele tako da se podaci nalaze u Access datoteci, ili ih možete povezati sa podacima iz programa Access tako da podaci ostaju u originalnoj datoteci (izvan Access datoteke).

  1. Na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz i povezivanje kliknite na format u kom su podaci uskladišteni.

Podatke iz sledećih izvora možete uvesti ili se povezati sa njima:

  • Excel    Možete preneti podatke iz radnog lista ili imenovanog opsega u Excel radnoj svesci. Svaki radni list ili imenovani opseg mora biti uvezen ili zasebno povezan.
  • Access    Ovo je veoma korisno za razdvajanje procesa od podataka uz kreiranje razdeljene baze podataka. To jest, možete koristiti jednu bazu podataka koja sadrži sve obrasce, izveštaje i makroe, a podatke zadržati u drugoj bazi podataka. Zatim možete razvijati poboljšanja ne ometajući nikoga u radu. Takođe podatke iz velikog broja raznih Access baza podataka možete kombinovati u jednoj bazi podataka što olakšava rezimiranje podataka u svim odeljenjima ili između poslovnih partnera.
  • ODBC baza podataka    Mnogi programi podržavaju ovaj format, uključujući veliki broj proizvoda servera baze podataka. Ovo pomaže u kreiranju baza podataka koje služe kao „teren za sletanje“ i u kojima možete kombinovati podatke iz različitih sistema.
  • Tekstualna datoteka    Možete da se povežete sa jednostavnom tekstualnom datotekom i čak možete koristiti Access da biste promenili sadržaj te datoteke. Ovo može olakšati korišćenje Access podataka u velikom opsegu programa.
  • XML datoteka    Ovaj format obezbeđuje i kompatibilnost sa raznim drugim programima uključujući neke Veb servere.
  • SharePoint lista    Ovo podatke čini upotrebljivim u Veb pregledaču što predstavlja standardni način upotrebe SharePoint liste.
  • Usluge podataka    Sa Veb uslugama podataka možete da se povežete u preduzeću.
  • HTML dokument    
  • Outlook fascikla    Sa Outlook fasciklama možete da se povežete da biste kontakt informacije lakše integrisali sa ostalim podacima.
  • dBase datoteka    dBase je popularni alternativni sistem za baze podataka koji Access podržava

Pojaviće se dijalog Preuzimanje spoljašnjih podataka.

  1. Sledite uputstva u dijalogu.

Access će uvesti podatke ili ih povezati sa bazom podataka. Za većinu formata morate da precizirate lokaciju podataka, a zatim da odaberete način na koji želite da se podaci uskladište u bazi podataka.

Vrh stranice Vrh stranice

Korišćenje baze podataka iz starije verzije u više verzija programa Access

Ako su Access baza podataka ili Access projekat kreirani u programu Access 2000 ili novijoj verziji, možete da ih koristite u verziji programa Access u kojoj su kreirani ili u bilo kojoj novijoj verziji – čak i ako je za datoteku omogućena bezbednost. Na primer, Access 2000 datoteke mogu da se koriste u programima Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 i Access 2010.

Možda će doći do situacije kada ćete želeti da podatke sačuvate u starijoj verziji programa Access, ali imate korisnike sa novijom verzijom programa Access koji žele da se povežu sa tim podacima, ali da istovremeno koriste neke od funkcija iz novije verzije. Rešenje je kreiranje nove „izložene“ baze podataka u novijoj verziji (koja sadrži obrasce, izveštaje, upite, makroe, ali ne i tabele) i njeno povezivanje sa tabelama u datoteci starije verzije. Koristite jednu od sledećih procedura, u zavisnosti od toga da li je baza podataka u jednoj datoteci ili je već podeljena na izloženo-potpornu aplikaciju (front-end/back-end aplikacija: baza podataka koja se sastoji od „back-end“ datoteke baze podataka koja sadrži tabele i kopije „front-end“ datoteke baze podataka koja sadrži sve druge objekte baze podataka sa vezama ka „back-end“ tabelama.).

Korišćenje datoteke Access baze podataka u nekoliko verzija programa Access

Ako se sve tabele, obrasci i drugi objekti Access baze podataka starije verzije nalaze u jednoj datoteci, a vi tu bazu podataka želite da koristite u nekoliko verzija programa Access, možete kreirati novu izloženu bazu podataka u novijoj verziji i povezati je sa originalnom datotekom. Korisnici koji imaju stariju verziju programa Access i dalje mogu da koriste originalnu bazu podataka. Korisnici koji poseduju noviju verziju mogu da koriste novu izloženu bazu podataka da bi se povezali sa istim podacima. Možete kreirati nekoliko izloženih verzija ako je potrebno da se koristi više verzija programa Access.

Vrh stranice Vrh stranice

1. korak: pravljenje kopije postojeće baze podataka i čuvanje baze podataka u novom formatu

Koristite sledeću proceduru da biste konvertovali bazu podataka u neki od tri najnovija formata: Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007. Upotrebom ove komande, originalna baza podataka će se sačuvati u prvobitnom formatu, a kreiraće se i kopija u formatu koji vi precizirate.

  1. Zatvorite Access datoteku. Ako datoteka predstavlja višekorisničku Access bazu podataka koja se nalazi na serveru ili u deljenoj fascikli, uverite se da je niko drugi nije otvorio.
  2. Pokrenite Access 2010.
  3. Na kartici Datoteka kliknite na dugme Otvori.
  4. Potražite lokaciju datoteke koju želite da konvertujete, a zatim kliknite dvaput na nju da biste je otvorili.

 Napomena   Ako se pojavi dijalog Poboljšanje baze podataka sa pitanjem da li želite da poboljšate bazu podataka, kliknite na dugme Ne.

  1. Ukoliko se otvori obrazac kada pokrenete bazu podataka, zatvorite ga.
  2. Na kartici Datoteka kliknite na dugme Sačuvaj bazu podataka kao.
  3. U dijalogu Sačuvaj kao otkucajte ime nove baze podataka.

 Napomena   Ako novu bazu podataka nećete sačuvati na drugoj lokaciji, njeno ime mora da se razlikuje od imena originalne baze podataka. U svakom slučaju, obično je najbolje koristiti neko drugo ime kako biste lakše razlikovali izloženu i pozadinsku bazu podataka. Međutim, ako vršite konverziju u Access 2007 format, oznaka tipa datoteke se menja iz .mdb u .accdb tako da možete koristiti isto ime datoteke.

  1. Kliknite na dugme Sačuvaj.

Vrh stranice Vrh stranice

2. korak: razdeljivanje kopije baze podataka i korišćenje originalne datoteke kao pozadinske baze podataka

Razdelite konvertovanu bazu podataka pomoću sledeće procedure:

  • Na kartici Alatke baze podataka, u grupi Premeštanje podataka kliknite na dugme Access baza podataka.Slika dugmeta
  • U dijalogu Razdelnik baze podataka kliknite na dugme Razdeli bazu podataka.

 Napomena   Ako želite, možete napraviti rezervnu kopiju, ali takođe biste mogli da ponovo kreirate kopiju pomoću originalne baze podataka.

  • Otkucajte ime pozadinske baze podataka, a zatim kliknite na dugme Razdeli.

Vrh stranice Vrh stranice

3. korak: povezivanje novog izloženog dela sa originalnom bazom podataka

  1. Izbrišite pozadinski deo baze podataka koji je kreiran pomoću alatke „Razdelnik baze podataka“ – vodite pritom računa da ne izbrišete originalnu datoteku.
  2. Povežite novu izloženu bazu podataka sa tabelama iz originalne baze podataka: na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz i povezivanje kliknite na dugme Menadžer za povezane tabele.            Slika dugmeta
  3. Kliknite na dugme Izaberi sve, a zatim potvrdite izbor u polju za potvrdu Uvek upitaj za novu lokaciju.
  4. Kliknite na dugme U redu, pronađite bazu podataka iz starije verzije, a zatim kliknite dvaput na nju.

Ako sve prođe kako treba, Access će prikazati poruku sa obaveštenjem da su sve izabrane povezane tabele uspešno osvežene.

Sada možete da poboljšate novu izloženu bazu podataka tako da podržava nove funkcije za korisnike koji su imaju novije verzije programa Access. Korisnici koji imaju starije verzije mogu da nastave sa korišćenjem baze podataka iz starije verzije.

Vrh stranice Vrh stranice

Korišćenje izloženog i pozadinskog dela aplikacije u više verzija programa Access

Ako Access baza podataka već jeste izloženo-potporna aplikacija (front-end/back-end aplikacija: baza podataka koja se sastoji od „back-end“ datoteke baze podataka koja sadrži tabele i kopije „front-end“ datoteke baze podataka koja sadrži sve druge objekte baze podataka sa vezama ka „back-end“ tabelama.), možete konvertovati samo izloženi deo u novi format datoteke. Nije potrebno menjati pozadinsku bazu podataka.

U sledećoj proceduri je prikazano kako se koristi komanda Sačuvaj bazu podataka kao da bi se izložena baza podataka konvertovala u neki od tri najnovija formata: Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007. Upotrebom ove komande zadržava se prvobitni format originalne baze podataka i kreira kopija u formatu koji vi navedete.

  1. Zatvorite izloženu bazu podataka. Ako datoteka predstavlja višekorisničku Access bazu podataka koja se nalazi na serveru ili u deljenoj fascikli, uverite se da je niko drugi nije otvorio.
  2. Pokrenite Access 2010.
  3. Na kartici Datoteka kliknite na dugme Otvori.
  4. Potražite lokaciju izloženog dela datoteke, a zatim kliknite dvaput na njega da biste ga otvorili.

 Napomena   Ako se pojavi dijalog Poboljšanje baze podataka sa pitanjem da li želite da poboljšate bazu podataka, kliknite na dugme Ne.

  1. Ukoliko se pojavi obrazac kada otvorite bazu podataka, zatvorite ga.
  2. Na kartici Datoteka kliknite na dugme Sačuvaj bazu podataka kao.
  3. U dijalogu Sačuvaj kao otkucajte ime nove baze podataka.
  4. Kliknite na dugme Sačuvaj.

Sada možete da poboljšate novu izloženu bazu podataka tako da podržava nove funkcije.

Vrh stranice Vrh stranice

 
 
Primenljivo na:
Access 2010