Izvoz podataka u Word

Podatke iz Microsoft Office Access 2007 baze podataka možete da izvezete u Microsoft Office Word 2007 dokument pomoću čarobnjaka za izvoz. Ovaj članak sadrži objašnjenja o načinu korišćenja čarobnjaka za izvoz, kao i o načinu čuvanja postavki izvoza u vidu specifikacije za ponovnu kasniju upotrebu.

---

• Izvoz podataka u Word: osnovni podaci
• Izvoz podataka u Word
• Razumevanje načina na koji Access izvozi objekte u Word

---

Vrh stranice

Izvoz podataka u Word: osnovni podaci

U Office Word 2007 možete da izvezete tabelu, upit, obrazac ili izveštaj. Kada za izvoz objekta koristite čarobnjak za izvoz, Office Access 2007 će kreirati kopiju podataka objekta u formatu datoteke obogaćenog teksta programa Microsoft Word (*.rtf). Vidljiva polja i zapisi tabela, upita i obrazaca pojavljuju se u vidu tabele u Word dokumentu. Kada izvezete izveštaj, čarobnjak izvozi podatke i raspored izveštaja – pokušava da Word dokument kreira tako da bude što je moguće sličniji izveštaju.

• Pokretanje operacije iz programa Access    Potrebno je da radite u programu Access da biste podatke izvezli iz programa Access u Word. U programu Word ne postoji funkcionalnost pomoću koje se podaci mogu uvoziti iz Access baze podataka. Osim toga, Access bazu podataka ili tabelu nije moguće sačuvati kao Word dokument pomoću komande Sačuvaj kao u programu Access.
• Objekti koje je moguće izvoziti    Moguće je izvesti tabelu, upit, obrazac ili izveštaj. Osim toga, možete da izvezete samo one zapise koji su izabrani u prikazu. Nije moguće izvoziti makroe i module. Kada izvezete obrazac ili list sa podacima koji sadrži podobrasce ili listove sa potpodacima, samo će glavni obrazac ili list sa podacima biti izvezen. Potrebno je da ponovite operaciju izvoza za svaki podobrazac i list sa potpodacima koje želite da prikažete u programu Word. Nasuprot tome, kada izvezete izveštaj, podobrasci i podizveštaji koji se nalaze u izveštaju biće izvezeni zajedno sa glavnim izveštajem.
• Ishod operacije    Čarobnjak za izvoz uvek izvozi oblikovane podatke. To znači da će samo polja i zapisi koji su vidljivi u objektu ili prikazu biti izvezeni zajedno sa postavkama formata prikaza. Kolone i zapisi koji su skriveni zbog postavki filtera neće biti izvezeni. Što se tiče izveštaja, njegov raspored će takođe biti očuvan prilikom izvoza.
• Objedinjavanje sa postojećim dokumentom    Kada podatke iz programa Access izvozite u Word dokument, oni će uvek biti izvezeni u novu Word datoteku. Ako želite da podaci budu umetnuti u postojeći Word dokument, morate ih prvo izvesti iz programa Access u novi Word dokument, a zatim ih kopirati iz novog Word dokumenta i nalepiti u postojeći dokument. Druga mogućnost je da redove kopirate direktno iz Access tabele, upita, obrasca ili izveštaja, a zatim ih nalepite u postojeći dokument.

Vrh stranice

Izvoz podataka u Word

Proces izvoza podataka u Word dokument sledi ove opšte korake:

• Pripremite izvorne podatke za izvoz. Deo ovog koraka je da se uverite da podaci ne sadrže greške, kao i da odlučite da li ćete izvesti samo neke ili sve podatke iz izvorne tabele.
• Pokrenite čarobnjak za izvoz.
• Opcionalno, sačuvajte postavke u vidu specifikacije izvoza za kasniju ponovnu upotrebu.

Koraci u odeljcima koji slede sadrže objašnjenja o načinu izvršavanja svakog zadatka.

Priprema za izvoz

1. Otvorite izvornu bazu podataka.
2. U oknu za navigaciju izaberite objekat koji sadrži podatke koje želite da izvezete.

Moguće je izvesti tabelu, upit, obrazac ili izveštaj.

3. Redigujte izvorne podatke da biste se uverili da ne sadrže indikatore grešaka (zelene trouglove) ili vrednosti grešaka, kao što je #Num.

Uverite se da ste ispravili sve greške pre izvoza podataka u Word. U suprotnom ćete otkriti da su takve vrednosti zamenjene vrednostima null (Nula: vrednost koju unosite u polje ili koristite u izrazima ili upitima da biste označili podatke koji nedostaju ili su nepoznati. U programskom jeziku Visual Basic, ključna reč „Nula“ označava vrednost nula. Neka polja, na primer polja primarnog ključa, ne mogu da sadrže vrednost nula.).

4. Ako postoji odredišni Word dokument, zatvorite ga ukoliko je otvoren pre nego što nastavite sa radom. Čarobnjak će vas upitati za dozvolu pre zamenjivanja dokumenta.

 Napomena   Podatke nije moguće dodati u postojeći Word dokument.

5. Ako želite da iz baze podataka izvezete samo deo tabele, upita ili obrasca, otvorite objekat i izaberite samo željene zapise.

Izvoz podataka

1. Na kartici Spoljni podaci, u grupi Izvoz izaberite stavku Word.

 Napomena   Komande Izvoz su dostupne samo kada je baza podataka otvorena.

2. U čarobnjaku za izvoz navedite ime odredišne datoteke.
3. Čarobnjak uvek izvozi oblikovane podatke. Ako nakon dovršavanja operacije izvoza želite da prikažete Word dokument, potvrdite izbor Otvori odredišne datoteke nakon završetka operacije izvoza.
4. Ukoliko ste izabrali zapise koje želite da izvezete pre pokretanja operacije izvoza, možete da potvrdite izbor Izvezi samo izabrane zapise. Međutim, ako želite da izvezete sve zapise u prikazu, nemojte potvrditi izbor.

 Napomena   Ovo polje za potvrdu se pojavljuje kao nedostupno ako nije izabran nijedan zapis.

5. Kliknite na dugme U redu.
6. Ako odredišni dokument postoji, od vas se traži da kliknete na dugme Da kako biste zamenili datoteku. Kliknite na dugme Ne da biste promenili ime odredišne datoteke, a zatim ponovo kliknite na dugme U redu.

Access će izvesti podatke i otvoriti odredišni dokument u programu Word u zavisnosti od opcija izvoza koje ste odredili u čarobnjaku. Access će takođe prikazati status operacije na poslednjoj stranici čarobnjaka. Pređite na sledeće korake ako želite da sačuvate postavke uvoza za kasniju ponovnu upotrebu.

Čuvanje postavki izvoza

1. Na poslednjoj stranici čarobnjaka za izvoz potvrdite izbor Sačuvaj korake za izvoz.

Pojaviće se skup dodatnih kontrola.

2. U polje Sačuvaj kao upišite ime specifikacije izvoza.
3. Opcionalno upišite opis u polje Opis.
4. Kliknite na dugme Sačuvaj izvoz.

–ili–

Da biste operaciju izvoza izvršavali u fiksnim intervalima (npr. sedmično ili mesečno), potvrdite izbor Kreiraj Outlook zadatak, a zatim kliknite na dugme Sačuvaj izvoz. Na ovaj način kreirate Microsoft Office Outlook 2007 zadatak koji vam dozvoljava da specifikaciju pokrenete kasnije.

Ako ne kreirate Outlook zadatak, Access će sačuvati specifikaciju. Ukoliko odaberete kreiranje Outlook zadatka, Access će prikazati dijalog Izvoz – ime – zadatka. Pređite na sledeće korake da biste dobili informacije o korišćenju tog dijaloga.

 Napomena   Ako Outlook nije instaliran, Access prikazuje poruku o grešci kada kliknete na dugme Sačuvaj izvoz. Ukoliko Outlook nije ispravno podešen, pokreće se čarobnjak za podešavanje programa Outlook. Sledite uputstva u čarobnjaku da biste podesili Outlook.

Kreiranje Outlook zadatka

1. U dijalogu Izvoz – ime – zadatka programa Outlook redigujte i izmenite postavke zadatka, poput postavki Krajnji rok i Podsetnik.

Kliknite na dugme Ponavljanje kako biste napravili periodični zadatak. Na sledećoj slici je prikazan planer zadataka sa nekim tipičnim postavkama:

Više informacija o planiranju Outlook zadataka potražite u članku Planiranje operacije uvoza ili izvoza.

2. Kada završite sa postavkama, kliknite na dugme Sačuvaj i zatvori.

Pokretanje sačuvanog zadatka

1. U oknu za navigaciju programa Outlook odaberite stavku Zadaci, a zatim dvaput kliknite na zadatak koji želite da pokrenete.
2. Na kartici Zadatak, u grupi Microsoft Office Access kliknite na dugme Pokreni izvoz.
3. Otvorite tekstualnu datoteku i proverite njen sadržaj.

Pomoć za rešavanje problema sa vrednostima koje nedostaju i koje nisu tačne potražite u sledećem odeljku.

Vrh stranice

Razumevanje načina na koji Access izvozi objekte u Word

Tabela koja sledi sadrži opis načina na koji Access izvozi razne objekte i vrednosti u Word. Ovo vam može pomoći da odredite šta nije u redu ako se operacija izvoza ne odvija na očekivani način.

Vrh stranice