Dodavanje zapisa u bazu podataka

Ovaj članak sadrži objašnjenja o tome kako možete da unesete podatke u Microsoft Office Access 2007 bazu podataka. Takođe pruža dodatne informacije za razumevanje različitih procesa unosa podataka i objašnjava na koji način možete da koristite sve tehnike unosa podataka koje Access pruža.

Ovaj članak sadrži:


Osnove dodavanja zapisa

Razumevanje nekoliko osnovnih činjenica o tome na koji način funkcioniše baza podataka pomoći će vam da precizno i brzo unosite podatke u Access bazu podataka.

Kako dizajn baze podataka utiče na unos podataka?

Access baza podataka ne predstavlja datoteku u smislu Microsoft Office Word 2007 dokumenta ili Microsoft Office PowerPoint 2007 kompleta slajdova. Umesto toga, Access baza podataka je kolekcija objekata – tabela, obrazaca, izveštaja, upita i ostalog – koji moraju zajednički da rade da bi baza podataka ispravno funkcionisala.

Osim toga, ti objekti moraju biti u skladu sa skupom principa dizajniranja ili će baza podataka funkcionisati loše ili uopšte neće funkcionisati. Važi i suprotno, ti principi dizajniranja utiču na način unosa podataka. Imajte u vidu ove činjenice o objektima i dizajniranju baza podataka.

  • Access sve podatke skladišti u tabelama. Broj tabela koji koristite zavisi od dizajna i složenosti baze podataka. Iako podatke možete prikazati u obrascu, izveštaju ili rezultatima upita, Access skladišti podatke samo u tabelama i ostali objekti u bazi podataka su izgrađeni na osnovu tih tabela.
  • Svaka tabela bi trebalo da prihvata samo jednu vrstu podataka. Na primer, tabela sa informacijama o poslovnim kontaktima ne bi trebalo da sadrži informacije o prodaji. Pronalaženje pravih informacija može biti teško, ako ne i nemoguće, ako se ovo dogodi.
  • Obično svako polje u tabeli prihvata samo jedan tip podataka. Na primer, nije moguće uskladištiti beleške u polje postavljeno da prihvata brojeve. Access će prikazati poruku o grešci ako pokušate da u takvo polje unesete tekst. Međutim, ovo nije strogo pravilo. Na primer, brojeve (na primer poštanske brojeve) moguće je uskladištiti u polje postavljeno da prihvata tip podataka „Tekst“, ali nije moguće obaviti računske operacije sa tim podacima.
  • Uz neke izuzetke, polja u zapisu bi trebalo da prihvataju samo jednu vrednost. Na primer, niste u mogućnosti da u polje za adresu unesete više od jedne adrese. Ovo se razlikuje od programa Microsoft Office Excel 2007 koji podrazumevano dozvoljava unos proizvoljnog broja imena, adresa ili slika u jednu ćeliju, osim ukoliko je ona postavljena da prihvata samo određene tipove podataka.

Međutim, moguće je uneti razgraničenu listu stavki u polja postavljena da prihvataju tip podataka „Tekst“ ili „Memo“. Osim toga, Office Access 2007 pruža novu opciju koja se zove polje sa više vrednosti. Polje sa više vrednosti se koristi za prilaganje više podataka u jedan zapis i za kreiranje listi koje prihvataju više vrednosti. Na primer, možete da priložite Microsoft Office PowerPoint 2007 komplet slajdova i proizvoljan broj slika u zapis u bazi podataka. Takođe, možete kreirati listu imena i izabrati onoliko imena koliko vam je potrebno. Možda se čini da korišćenje polja sa više vrednosti krši pravila dizajniranja baze podataka zato što u svako polje u tabeli možete da uskladištite više zapisa, ali to nije slučaj, zato što Access pravila primenjuje „u pozadini“ time što podatke skladišti u specijalne, skrivene tabele.

  • U prethodnim verzijama programa Access bilo je neophodno da dizajnirate i kreirate bar jednu tabelu pre nego što ste bili u mogućnosti da unesete podatke. Morali ste da odlučite koja polja treba dodati u tabelu i da postavite tipove podataka za svako polje. U programu Office Access 2007 sada možete otvoriti praznu tabelu i početi unos podataka. Access će zaključiti tip podataka za polje na osnovu onoga što budete uneli.

Više informacija

Informacije u ovom odeljku se tiču dizajna baza podataka, dizajna tabela i nove opcije koja se zove polja sa više vrednosti.

Sledeće veze vas vode do članaka koji pružaju više informacija o tim temama.

Ovaj članak sadrži objašnjenja osnovnih koncepata, na primer planiranje baze podataka, dizajniranje podataka i normalizaciju – proces deljenja podataka u srodne tabele i eliminisanja viška podataka.

Ovaj članak sadrži objašnjenja o tome kako možete da kreirate tabele, dodajete primarne ključeve (polja koja na jedinstven način identifikuju svaki red ili zapis u tabeli) i na koji način treba da postavite tipove podataka i svojstva tabele.

Ovaj članak sadrži objašnjenja o tome kako možete da priložite neke podatke u polje tipa „Prilog“.

Ovaj članak sadrži objašnjenja o tome kako možete da koristite liste sa poljima za potvrdu i padajuće liste sa poljima za potvrdu za skladištenje više vrednosti.

Kako tipovi podataka utiču na način unosa podataka?

Kada dizajnirate tabelu baze podataka, birate tip podataka za svako polje u toj tabeli, što vam pomaže da obezbedite precizniji unos podataka. Na primer, recimo da otvorite praznu tabelu i unesete skup cifara prodaje. Access će tada zaključiti da je tip podataka za to polje „Broj“. Access prikazuje poruku o grešci ako neko pokuša da unese tekst u to polje i neće dozvoliti korisniku da sačuva promenjeni zapis – korak koji pomaže u zaštiti podataka.

PrikažiPrikaži način za pregled tipova podataka

U oknu za navigaciju, postupite na neki od sledećih načina:

  • Dvaput kliknite na tabelu koju želite da ispitate i na kartici List sa podacima, u grupi Tipovi podataka i oblikovanje pogledajte vrednost na listi Tip podataka. Vrednost se menja dok kursorom prelazite po poljima u tabeli. Ova slika prikazuje listu:

Lista „Tip podataka“

  • Kliknite desnim tasterom miša na tabelu koju želite da ispitate i izaberite stavku Prikaz dizajna.

Access će otvoriti tabelu u koordinatnoj mreži za dizajn i gornji deo koordinatne mreže će prikazati ime i tip podataka za svako polje tabele. Ova slika prikazuje tipičnu tabelu u koordinatnoj mreži za dizajn.

Polja u prikazu dizajna


Tip podataka koji postavite za svako polje tabele pruža prvi nivo kontrole onoga što možete ili ne možete uneti u polje. U nekim slučajevima, na primer kada radite sa memo poljem, možete uneti bilo kakve željene informacije. U drugim slučajevima, na primer kada radite sa poljem tipa „Automatsko numerisanje“, postavka za tip podataka tog polja vas sprečava da unesete bilo kakve informacije. Sledeća tabela navodi sve tipove podataka koje Office Access 2007 pruža i opisuje na koji način oni utiču na unos podataka.

Tip podataka Uticaj na unos podataka
Tekst Tekstualna polja prihvataju samo tekstualne i numeričke znakove, što obuhvata i razgraničenu listu stavki. Tekstualno polje prihvata manji broj znakova od memo polja – od 0 do 255 znakova. U nekim slučajevima možete da koristite funkcije za konvertovanje da biste podatke u tekstualnom polju koristili za računanje.
Memo

U ovaj tip polja je moguće uneti veliku količinu tekstualnih i numeričkih podataka. Takođe, ako dizajner baze podataka postavi polje tako da ono podržava oblikovanje obogaćenog teksta, moguće je primeniti tipove oblikovanja koji se obično nalaze u programima za obradu teksta, poput programa Word. Na primer, moguće je primeniti različite fontove i veličine fonta na određene znakove u tekstu i podebljati ih ili ih prebaciti u kurziv, i tome slično. Podacima možete dodati i HTML (Hypertext Markup Language) oznake.

Osim toga, memo polja imaju i novo svojstvo pod nazivom Samo dodaj. Kada omogućite to svojstvo, u memo polje možete dodavati nove podatke, ali ne možete da promenite postojeće podatke. Ova opcija je namenjena za korišćenje u aplikacijama kao što su baze podataka za praćenje problema, u kojima je potrebno trajno čuvati zapis koji ostaje nepromenljiv. Kada kursor stavite na memo polje sa omogućenim svojstvom Samo dodaj, tekst u polju podrazumevano nestaje. Na tekst ne možete primeniti bilo kakvo oblikovanje ili uneti druge promene.

Više informacija o korišćenju obogaćenog teksta u memo polju potražite u članku Oblikovanje podataka u redovima i kolonama.

Kao i kod tekstualnih polja, na podatke u memo polju takođe možete da primenite funkcije za konvertovanje.

Broj U ovaj tip polja možete da unesete samo brojeve, a u njemu takođe možete da obavljate računske operacije.
Datum/vreme

U ovaj tip polja možete da unesete samo datum i vreme. U zavisnosti od toga kako je dizajner baze podataka podesio polje, možete naići na sledeće uslove:

  • Ako je dizajner baze podataka postavio masku za unos u polje (grupa literala i znakova za čuvar mesta koji se pojavljuju kada izaberete polje), neophodno je da unesete podatke na mesta i u obliku koji obezbeđuje maska za unos. Na primer, ako vidite masku poput „DD_MMM_ YYYY“, na data mesta morate upisati „11 Okt 2006“. Nije moguće uneti puno ime meseca ili dvocifrenu vrednost godine.
  • Ako dizajner nije kreirao masku za unos za kontrolisanje načina na koji možete da unosite datum ili vreme, vrednost možete uneti pomoću bilo kojeg važećeg formata datuma ili vremena. Na primer, možete upisati 11. Okt. 2006, 11.10.06, 11. Oktobar 2006, i tako dalje.
  • Moguće je da dizajner primeni format prikaza u polju. U tom slučaju, ako nema maske za unos, vrednost možete uneti u bilo kom formatu, ali će Access prikazivati datume u skladu sa formatom prikaza. Na primer, možete uneti 11.10.2006, ali je format prikaza možda postavljen tako da vrednost prikazuje kao 11.Okt.2006.

Više informacija o maskama za unos potražite u članku Oblikovanje podataka u redovima i kolonama.

Valuta U ovaj tip polja možete da unesete samo vrednosti valuta. Takođe, ne morate ručno da unosite simbol valute. Access podrazumevano primenjuje simbol valute (¥, £, din. i tako dalje) određen regionalnim postavkama operativnog sistema Windows.
Automatsko numerisanje U polje ovog tipa ne možete da unosite podatke niti da ih menjate. Access povećava vrednosti u polju tipa „Automatsko numerisanje“ svaki put kada u tabelu dodate novi zapis.
Da/Ne Kada kliknete na polje sa ovim tipom podataka, Access će prikazati polje za potvrdu ili padajuću listu, u zavisnosti od načina oblikovanja polja. Ako polje oblikujete da prikazuje listu, sa liste možete da izaberete vrednosti Da ili Ne, Tačno ili Netačno i Uključeno ili Isključeno, opet u zavisnosti od oblikovanja primenjenog na polje. Vrednosti ne možete da unosite u listu direktno iz obrasca ili tabele ili da iz njih menjate vrednosti u listi.
OLE objekat

Ovaj tip polja se koristi kada želite da prikažete podatke iz datoteke kreirane pomoću nekog drugog programa. Na primer, moguće je prikazati tekstualnu datoteku, Excel grafikon ili PowerPoint komplet slajdova u polju „OLE objekat“.

 Napomena   Prilozi pružaju brži, jednostavniji i fleksibilniji način za prikaz podataka iz drugih programa. Više informacija možete pronaći pod stavkom „Prilog“ koja se nalazi niže u ovoj tabeli.

Hiperveza U ovaj tip polja možete uneti bilo koji tip podataka i Access će ga oblikovati kao Web adresu. Na primer, ako u polje upišete neku vrednost, Access će tekst okružiti tekstom http://www.vaš_tekst.com. Veza će funkcionisati ako unesete važeću Web adresu. U suprotnom, veza će izazvati poruku o grešci. Takođe, uređivanje postojećih hiperveza može biti teško zato što se, ako kliknete na polje hiperveze, pokreće Web pregledač koji će vas odvesti do lokacije navedene u vezi. Da biste uredili polje hiperveze, izaberite susedno polje, koristite taster TAB ili tastere sa strelicom za premeštanje fokusa na polje hiperveze, a zatim pritisnite taster F2 da biste omogućili uređivanje.
Prilog

U ovaj tip polja možete da priložite podatke iz drugih programa, ali u njega ne možete da upišete ili na drugi način unesete tekstualne ili brojčane podatke.

Više informacija o korišćenju polja „Prilog“ potražite u članku Prilaganje datoteka u zapise u bazi podataka.

Čarobnjak za pronalaženje

Čarobnjak za pronalaženje nije tip podataka. Umesto toga, čarobnjak koristite za kreiranje dva tipa padajućih listi: listi vrednosti i polja za pronalaženje. Lista vrednosti koristi razgraničenu listu stavki koje ručno unosite prilikom korišćenja čarobnjaka za pronalaženje. Te vrednosti mogu da budu nezavisne od bilo kojih podataka ili objekata u bazi podataka.

Za razliku od toga, polje za pronalaženje koristi upit da bi preuzelo podatke iz tabela u bazi podataka ili sa neke druge lokacije, na primer servera na kome radi sistem Windows SharePoint Services 3.0. Tada će polje za pronalaženje prikazati podatke u padajućoj listi. Čarobnjak za pronalaženje podrazumevano postavlja polje tabele da prihvata tip podataka „Broj“.

Sa poljima za pronalaženje možete raditi direktno u tabelama, kao i u obrascima i izveštajima. Vrednosti u polju za pronalaženje podrazumevano se pojavljuju u tipu kontrole liste po imenu „kombinovani okvir“ – na kome se nalazi strelica nadole: Prazna lista za pronalaženje. U zavisnosti od toga na koji način je dizajner baze podataka postavio polje za pronalaženje i kombinovani okvir, moguće je uređivati stavke na listi i dodavati stavke u listu. Da biste to uradili, neophodno je da dizajner baze podataka postavi svojstvo polja za pronalaženje (naziv tog svojstva je Ograniči na listu i dizajner mora da ga isključi).

Neophodno je da u listi unapred definisanih vrednosti ili u tabeli koja služi kao izvor za polje za pronalaženje dodate ili promenite podatke ako vrednosti u listi za pronalaženje nije moguće direktno uređivati. Više informacija o tome na koji način to možete da uradite potražite u odeljku Uređivanje stavki u polju za pronalaženje dalje u ovom članku.

Konačno, kada kreirate polje za pronalaženje, imate mogućnost da ga postavite tako da prihvata više vrednosti. Kada to uradite, rezultujuća lista će prikazati polje za potvrdu pored svake stavke na listi i vi ćete moći da potvrdite ili opozovete izbor u tim poljima za potvrdu za onoliko stavki koliko želite. Ova slika ilustruje tipičnu listu sa više vrednosti:

Lista sa poljima za potvrdu

Više informacija o kreiranju polja za pronalaženje sa više vrednosti i korišćenju rezultujućih listi potražite u člancima Korišćenje liste koja služi za skladištenje više vrednosti i Vodič za polja sa više vrednosti.

Kako svojstva polja utiču na način na koji unosite podatke?

Osim principa dizajniranja koji kontrolišu strukturu baze podataka i tipova podataka koji kontrolišu koji tip podataka možete da unesete u dato polje, nekoliko svojstava polja takođe mogu uticati na način unosa podataka u Access bazu podataka.

PrikažiPrikazivanje svojstava za polje u tabeli

Access sada pruža dva načina prikazivanja svojstava polja tabele. U mogućnosti ste da koristite kontrole na kartici List sa podacima ili da otvorite tabelu u prikazu dizajna. Sledeće grupe koraka sadrže objašnjenja o tome kako da koristite obe tehnike.

Prikazivanje svojstava tabele na kartici „List sa podacima“

  1. U oknu za navigaciju, dvaput kliknite na tabelu koju želite da koristite.
  2. Izaberite karticu List sa podacima i koristite kontrole u grupi Tip podataka i oblikovanje da biste prikazali svojstva svakog polja u tabeli.

Prikazivanje svojstava tabele u prikazu dizajna

  1. U oknu za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na željenu tabelu i u priručnom meniju izaberite stavku Prikaz dizajnaSlika dugmeta.

Access će otvoriti tabelu u koordinatnoj mreži za dizajn.

  1. U donjem delu koordinatne mreže izaberite karticu Opšte postavke, ako već nije izabrana.

–ili–

Izaberite karticu Pronalaženje da biste videli svojstva polja za pronalaženje.

Polje za pronalaženje je polje tabele koje koristi upit za preuzimanje vrednosti iz tabela u bazi podataka. Polje za pronalaženje podrazumevano predstavlja te vrednosti u obliku liste. U zavisnosti od toga na koji način dizajner baze podataka postavi polje za pronalaženje, moguće je izabrati jednu ili više stavki sa te liste.


Sledeća tabela navodi svojstva koja u najvećoj meri utiču na unos podataka i objašnjava kako ona utiču na unos podataka.

Svojstvo Lokacija na koordinatnoj mreži za dizajn tabele Moguće vrednosti Ponašanje prilikom pokušaja unosa podataka
Veličina polja Kartica Opšte postavke 0-255 Ograničenje znakova se primenjuje samo na polja sa tipom podataka „Tekst“. Ako pokušate da unesete više od određenog broja znakova, polje ih odseca.
Potrebno Kartica Opšte postavke Da/Ne

Kada se uključi, ovo svojstvo vas primorava da unesete vrednost u polje, a Access neće dopustiti da sačuvate bilo koje nove podatke sve dok ne dovršite unos u potrebno polje. Kada se svojstvo isključi, polje će prihvatati prazne vrednosti, što znači da polje može da ostane bez vrednosti.

 Napomena   Prazna vrednost nije isto što i nulta vrednost. Nula je cifra, a „prazna vrednost“ je vrednost koja nedostaje, nedefinisana ili nepoznata vrednost.

Dozvoli da dužina bude nula Kartica Opšte postavke Da/Ne Kada se uključi, moguće je unositi niske nulte dužine – niske koje ne sadrže nijedan znak. Da biste kreirali niske nultih dužina, unesite par duplih navodnika u polje ("").
Indeksirano Kartica Opšte postavke Da/Ne Kada indeksirate polje tabele, Access sprečava dodavanje dupliranih vrednosti. U mogućnosti ste da kreirate i indeks od više polja. Ako to učinite, možete da duplirate vrednosti u jednom polju, ali ne u oba.
Maska za unos Kartica Opšte postavke Unapred definisani ili prilagođeni skupovi literala i znakova za čuvar mesta

Maska za unos vas primorava da unesete podatke u unapred definisanom formatu. Maska se pojavljuje kada izaberete polje u tabeli ili kontrolu u obrascu. Na primer, recimo da kliknete na polje sa datumom i vidite ovaj skup znakova: DD-MMM-YYYY. To je maska za unos. Ona vas primorava da unesete vrednosti meseca kao skraćenicu sa tri slova, na primer OKT, a vrednost za godinu sa četiri cifre – na primer, 15-OKT-2006.

 Napomena   Imajte u vidu da maske za unos kontrolišu samo način na koji unosite podatke, a ne kako ih Access skladišti ili prikazuje.

Više informacija o kreiranju i korišćenju maski za unos potražite u članku Oblikovanje podataka u redovima i kolonama. Više informacija o tome na koji način Access skladišti i prikazuje podatke „Datum/vreme“ potražite u članku Unošenje vrednosti datuma i vremena.

Ograniči na listu Kartica Pronalaženje Da/Ne Omogućava ili onemogućava izmene stavki u polju za pronalaženje. Novi korisnici programa Access ponekad pokušavaju da ručno promene stavke u polju za pronalaženje. Kada vas Access spreči da promenite stavke u polju, ovo svojstvo je postavljeno na vrednost „Da“. Ako je ovo svojstvo omogućeno, a potrebno vam je da promenite stavke na listi, neophodno je da otvorite listu (ako želite da uredite listu vrednosti) ili tabelu koja sadrži izvorne podatke za listu (ako želite da uredite polje za pronalaženje) i promenite vrednosti. Više informacija o korišćenju polja za pronalaženje potražite u odeljku Uređivanje stavki u polju za pronalaženje dalje u ovom članku.
Dozvoli uređivanje liste sa vrednostima Kartica Pronalaženje Da/Ne

Omogućava ili onemogućava komandu Uređivanje stavki sa liste za listu vrednosti, ali ne i za polja za pronalaženje. Unesite važeće ime obrasca u svojstvo Obrazac za uređivanje stavki liste da biste omogućili komandu za polja za pronalaženje. Komanda „Dozvoli uređivanje liste sa vrednostima“ se pojavljuje u priručnom meniju koji se otvara kada kliknete desnim tasterom miša na kontrolu okvira sa listom opcija ili na kontrolu kombinovanog okvira. Kada pokrenete komandu, pojaviće se dijalog Uređivanje stavki sa liste. Druga mogućnost je da umesto prikazivanja dijaloga Access pokrene taj obrazac, ako odredite ime obrasca u svojstvu Obrazac za uređivanje stavki liste.

 Napomena   Komandu Uredi stavke sa liste možete da pokrenete iz okvira sa listom opcija i kombinovanih okvira koji se nalaze u obrascima, kao i iz kontrola kombinovanih okvira koji se nalaze u tabelama i skupovima rezultata upita. Obrasci moraju da budu otvoreni u prikazu dizajna ili u prikazu za pregledanje, a tabele i skupovi rezultata upita moraju da budu otvoreni u prikazu lista sa podacima.

Obrazac za uređivanje stavki u listi Kartica Pronalaženje Ime obrasca za unos podataka Kada korisnik pokrene komandu Uredi stavke liste otvoriće se onaj obrazac za unos podataka čije ime ste uneli kao vrednost u ovo svojstvo tabele. U suprotnom će se pojaviti dijalog Uređivanje stavki sa liste kada korisnici pokrenu tu komandu.

Vrh stranice Vrh stranice

Dodavanje zapisa direktno u tabelu u prikazu lista sa podacima

Tabela otvorena u prikazu lista sa podacima podseća na Excel radni list i podatke možete upisati ili nalepiti u polja – koja predstavljaju ekvivalent ćeliji u radnom listu.

Imajte u vidu ove činjenice u daljem radu.

  • Nije potrebno da podatke izričito sačuvate. Access izvršava promene u tabeli kada premestite kursor u novo polje u istom redu ili kada premestite kursor u neki drugi red.
  • Polja u Access bazi podataka su podrazumevano postavljena da prihvataju određeni tip podataka, na primer tekst ili brojeve. Neophodno je da unesete onaj tip podataka koji je postavljen za to polje. Ako to ne učinite, Access će prikazati poruku o grešci:

Poruka o grešci „Nevažeća vrednost“

  • Na polje je možda primenjena maska za unos. Maska za unos je skup literala i znakova za čuvar mesta koji vas primoravaju da podatke unesete u određenom obliku.

Više informacija o maskama za unos potražite u članku Oblikovanje podataka u redovima i kolonama.

  • Sa izuzetkom priloga i listi sa više vrednosti, u većinu polja moguće je uneti samo jedan zapis. Proverite svojstva polja ako ne znate da li polje prihvata priloge. Da biste to učinili, pogledajte korake u odeljku Pregledanje svojstava za polje u tabeli u gornjem delu ovog članka. Listu sa više vrednosti uvek možete da identifikujete zato što Access prikazuje polje za potvrdu pored svake stavke na listi.

Unošenje podataka u tabelu

  1. U oknu za navigaciju, dvaput kliknite na tabelu koju želite da koristite.

Access će podrazumevano otvoriti tabelu u prikazu lista sa podacima – koordinatnoj mreži koja podseća na Excel radni list.

  1. Kliknite ili na drugi način postavite fokus na prvo polje koje želite da koristite, a zatim unesite podatke.
  2. Da biste se premestili u sledeće polje u istom redu, pritisnite taster TAB, koristite tastere sa strelicama nadesno i nalevo ili kliknite na ćeliju u sledećem polju.

Kada pritisnete taster TAB, Access podrazumevano koristi regionalne postavke operativnog sistema Windows da bi odredio da li kursor premešta nalevo ili nadesno. Kursor se premešta nadesno kada pritisnete taster TAB ako računar koristi jezik koji se čita sleva nadesno. Ako računar koristi jezik koji se čita zdesna nalevo, kursor se premešta nalevo.

Koristite tastere sa strelicama nagore ili nadole ili kliknite na željenu ćeliju da biste se premestili u sledeću ćeliju u koloni.

Primenjivanje obogaćenog teksta na podatke u memo polju

  1. Izaberite memo polje u tabeli koja je otvorena u prikazu lista sa podacima.

Uobičajeno je da memo polja sadrže komentare ili beleške, tako da možete da potražite polje pod nazivom „Komentari“ ili „Beleške“. Ako još uvek ne možete da pronađete memo polje, pogledajte korake u odeljku Pregledanje svojstava za polje u tabeli u gornjem delu ovog članka.

  1. Na kartici Početak, u grupi Font koristite dugmad i menije da biste oblikovali tekst.

Slika glavne trake programa Access

U mogućnosti ste da primenite razne fontove i veličine fontova, podebljate tekst ili ga prebacite u kurziv, promenite boje, itd.

Vrh stranice Vrh stranice

Dodavanje zapisa pomoću obrasca

Obrasci za unos podataka pružaju lakši, brži i precizniji način unosa podataka. Obrasce obično kreirate kada vam je potrebno da podatke unesete u više tabela istovremeno. Takođe ih kreirate kada želite da sakrijete neka polja u tabeli, kada želite da pojednostavite upotrebu baze podataka (korak koji može smanjiti troškove obuke) i kada želite da budete sigurni da će korisnici precizno uneti podatke.

Način na koji koristite obrazac za uređivanje podataka zavisi od dizajna obrasca. Obrasci mogu da sadrže proizvoljan broj kontrola, poput listi, okvira za tekst, dugmadi i listova sa podacima – koordinatne mreže koje izgledaju kao Excel radni listovi. Zauzvrat, svaka kontrola u obrascu čita podatke iz polja osnovne tabele ili upisuje podatke u njega. Šta radite sa datom kontrolom zavisi od tipa podataka koji ste postavili za polje osnovne tabele, svojstava postavljenih za to polje i možda od nekoliko svojstava koje je dizajner baze podataka postavio za svaku kontrolu. Više informacija o tome na koji način tipovi podataka i svojstva polja utiču na unos podataka potražite u odeljcima Kako tipovi podataka utiču na način na koji unosite podatke? i Kako svojstva polja utiču na način na koji unosite podatke? u gornjem delu ovog članka.

Sledeći odeljci sadrže objašnjenja o tome kako da koristite uobičajene kontrole za upis podataka. Obratite se administratoru sistema ili dizajneru baze podataka ako imate pitanja u vezi sa određenom bazom podataka.

Dodavanje i uređivanje teksta u okviru za tekst

Kada dodate ili uredite tekst u okviru za tekst, radite sa podacima koji su u tekstualnom ili u memo polju. U toku rada imajte u vidu da memo polje (ili kontrolu vezanu za memo polje) možete postaviti tako da podržava oblikovanje obogaćenog teksta, a zatim možete da primenite različite fontove, veličine fonta, stilove i boje na tekst.

Uređivanje teksta u okviru za tekst

  • Postavite kursor u okvir za tekst i promenite podatke. Imajte u vidu da u poljima tipa „Tekst“ i „Memo“ ne možete da izvršavate računske operacije nad brojevima.

Primenjivanje obogaćenog teksta

 Napomena   Ove korake možete da sledite samo kada je okvir za tekst povezan sa memo poljem. Pogledajte korake u odeljku Pregledanje svojstava za polje u tabeli u gornjem delu ovog članka.

  1. Izaberite memo polje u obrascu koji je otvoren u prikazu obrasca ili prikazu rasporeda ili u tabeli koja je otvorena u prikazu lista sa podacima.
  2. Na kartici Početak, u grupi Font koristite dugmad i menije da biste oblikovali tekst.

Slika glavne trake programa Access

U mogućnosti ste da primenite razne fontove i veličine fontova, podebljate tekst ili ga prebacite u kurziv, promenite boje, itd.

Unošenje podataka pomoću liste

Liste možete da koristite u obrascima kao i u tabelama i skupovima rezultata upita otvorenim u prikazu lista sa podacima – koordinatnoj mreži koja podseća na Excel radni list.

Kada u obrascu koristite listu, možda ćete videti kontrolu kombinovanog okvira ili kontrolu okvira sa listom opcija. Ove slike prikazuju kontrolu kombinovanog okvira i kontrolu okvira sa listom opcija, tim redom.

Prazna lista za pronalaženje

Osnovna kontrola okvira sa listom opcija u obrascu

Access podrazumevano koristi kombinovani okvir kada koristite listu u tabeli ili skupu rezultata upita.

Osim toga, liste podržavaju više vrednosti. Sa liste koja ima polja za potvrdu pored svake stavke možete izabrati do 100 stavki. Liste sa više vrednosti koje možete da kreirate bez programiranja predstavljaju novu opciju programa Office Access 2007 i rešavaju uobičajeni poslovni problem. Na primer, recimo da koristite Access bazu podataka za praćenje problema kroz podršku potrošačima. U mogućnosti ste da koristite listu sa više vrednosti ako je potrebno da jednom problemu dodelite više osoba. U prethodnim verzijama programa Access, bilo je potrebno napredno programiranje za kreiranje slične alatke. Ove slike prikazuju tipične liste sa više vrednosti.

Otvorena padajuća lista sa poljima za potvrdu  Lista sa poljima za potvrdu

Takođe, možete da uređujete stavke na listi. U mogućnosti ste da direktno dodajete, menjate i uklanjate stavke sa liste ako vi ili dizajner baze podataka omogućite komandu. Međutim, dizajneri baza podataka mogu da izaberu da onemoguće komandu, pa ona možda neće biti dostupna za sve baze podataka.

Koraci u sledećem odeljku sadrže objašnjenja o tome kako bi trebalo da se koriste i uređuju liste.

Biranje stavki iz padajuće liste

  1. Otvorite obrazac, tabelu ili skup rezultata upita koji sadrži listu.

 Napomena   Obrasce morate da otvorite u prikazu rasporeda. Tabele i skupove rezultata upita morate da otvorite u prikazu lista sa podacima.

  1. Kliknite na strelicu nadole pored liste, a zatim izaberite željenu stavku.
  2. Premestite kursor u drugo polje da biste izbor sačuvali u bazi podataka.

Biranje stavki iz okvira sa listom opcija

  1. Otvorite obrazac koji sadrži listu.
  2. Pomerite nadole listu stavki u okviru sa listom opcija i izaberite željenu stavku.
  3. Premestite kursor u drugo polje da biste izbor sačuvali u bazi podataka.

Biranje stavki sa liste sa poljima za potvrdu

  1. Otvorite obrazac, tabelu ili skup rezultata upita koji sadrži listu.

 Napomena   Padajuće liste sa poljima za potvrdu možete da koristite u obrascima, tabelama i skupovima rezultata upita. Da biste to učinili, neophodno je da obrasce otvorite u prikazu obrasca ili prikazu za pregledanje, a tabele i skupove rezultata upita da otvorite u prikazu lista sa podacima.

  1. Kliknite na strelicu nadole koja se nalazi pored liste.
  2. Potvrdite izbor u najviše 100 polja za potvrdu, a zatim kliknite na dugme U redu.

Biranje stavki iz liste sa poljima za potvrdu

  1. Otvorite obrazac koji sadrži listu.

 Napomena   Obrazac morate da otvorite u prikazu obrasca ili prikazu za pregledanje.

  1. Kliknite na strelicu nadole koja se nalazi pored liste.
  2. Potvrdite izbor u najviše 100 polja za potvrdu, a zatim kliknite na dugme U redu.

Uređivanje stavki na listi

 Napomena   U obrascu, tabeli ili skupu rezultata upita možete da uređujete bilo koji tip liste. Imajte u vidu da obrasce morate da otvorite u prikazu obrasca ili prikazu za pregledanje, a tabele i skupove rezultata upita morate da otvorite u prikazu lista sa podacima. Takođe, imajte u vidu da dizajner baze podataka ili IT odeljenje mogu da onemoguće ovu komandu, tako da ona možda neće uvek biti dostupna.

  1. Otvorite obrazac, tabelu ili skup rezultata upita koji sadrži listu.
  2. Kliknite desnim tasterom miša na listu koju želite da uredite, a zatim izaberite stavku Uređivanje stavki sa liste.

Pojaviće se dijalog ili obrazac za unos podataka. Ekran koji ćete videti zavisi od tipa liste koju želite da uredite. Access koristi dva osnovna tipa liste – liste sa vrednostima i liste za pronalaženje. Liste sa vrednostima prikazuju skup stavki koji ručno unosite, a liste za pronalaženje koriste upit za preuzimanje podataka iz tabela. Postupite na neki od sledećih načina:

  • Uredite podatke u listi pomoću dijaloga Uređivanje stavki sa liste ako uređujete listu vrednosti, a zatim, kada završite, kliknite na dugme U redu.
  • Obrazac za unos podataka će se pojaviti ako uređujete listu za pronalaženje. Koristite taj obrazac za uređivanje podataka u listi.

Vrh stranice Vrh stranice

Uređivanje stavki u polju za pronalaženje

Polje za pronalaženje predstavlja listu podataka koju korisnici mogu da koriste kako bi izabrali neke stavke. Možete da kreirate dva tipa liste za pronalaženje.

  • Liste sa vrednostima    One sadrže skup predodređenih vrednosti koje ručno unosite. Te vrednosti se nalaze u svojstvu Izvor reda polja za pronalaženje.
  • Liste za pronalaženje    One koriste upit za preuzimanje vrednosti iz druge tabele. Svojstvo Izvor reda polja sadrži upit umesto predodređene liste vrednosti.

Access podrazumevano prikazuje podatke za pronalaženje u padajućoj listi, iako je moguće odrediti kontrolu okvira sa listom opcija. Padajuća lista će se otvoriti, a zatim će se zatvoriti kada napravite izbor. Nasuprot tome, okvir sa listom opcija ostaje uvek otvoren.

U prethodnim verzijama programa Access, ako je bilo potrebno da uredite stavke u polju za pronalaženje, morali ste da pronađete tabelu koja sadrži to polje. Ako je polje koristilo listu sa vrednostima, morali ste da uredite stavke u svojstvu Izvor reda za polje. Ako je polje koristilo upit, morali ste da pronađete tabelu na koju se taj upit odnosi i uredite podatke direktno u toj izvornoj tabeli. Pomoću programa Office Access 2007, u mogućnosti ste da pokrenete komandu Uredi stavke sa liste ili da uredite podatke direktno u svojstvu Izvor reda ili u izvornoj tabeli. Više informacija o korišćenju komande Uredi stavke sa liste potražite u odeljku Unošenje podataka pomoću liste u gornjem delu ovog članka. Koraci u ovom odeljku sadrže objašnjenja o načinu direktnog uređivanja stavki u svojstvu Izvor reda ili u izvornoj tabeli. Taj proces prati nekoliko širih koraka.

  • Identifikujte polje za pronalaženje. Proces se malo razlikuje kada radite sa obrascem od rada sa tabelom.
  • Identifikujte tip polja za pronalaženje – lista sa vrednostima ili lista za pronalaženje. Identifikujte izvornu tabelu koja obezbeđuje podatke za polje za pronalaženje ako koristite listu za pronalaženje.
  • Uredite stavke u listi sa vrednostima.

–ili–

Otvorite izvornu tabelu liste za pronalaženje i uredite podatke u toj tabeli.

Identifikovanje polja za pronalaženje iz obrasca

  1. U oknu za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na obrazac i izaberite stavku Prikaz dizajna.

–ili–

U mogućnosti ste da kliknete desnim tasterom miša na karticu obrasca i u priručnom meniju izaberete stavku Prikaz dizajna ako je obrazac već otvoren.

–ili–

Na kartici Početak, u grupi Prikaz kliknite na dugme Prikaz da biste prelazili sa jednog dostupnog prikaza na drugi. Možete i kliknuti na strelicu u okviru stavke Prikaz i izabrati dostupne prikaze iz menija..

Slika glavne trake programa Access

  1. Kliknite desnim tasterom miša na kontrolu okvira sa listom opcija ili kombinovanog okvira i izaberite stavku Svojstva.
  2. U listu sa svojstvima izaberite karticu Sve i pronađite svojstva Tip izvora reda i Izvor reda. Svojstvo Tip izvora reda bi trebalo da sadrži vrednost Lista sa vrednostima ili vrednost Tabela/Upit, a svojstvo Izvor reda mora da sadrži listu stavki razdvojenih znacima tačka i zarez ili upit. Po potrebi uvećajte list sa svojstvima tako da možete da pročitate listu stavki ili upit.

Obično liste sa vrednostima koriste sledeću osnovnu sintaksu: "stavka";"stavka";"stavka"

U ovom slučaju, lista je skup stavki koje se nalaze u okviru znakova navoda i koje su razdvojene tačkom i zarezom.

Upiti za izdvajanje koriste sledeću osnovnu sintaksu: SELECT [ime_tabele_ili_upita].[ime_polja] FROM [ime_tabele_ili_upita].

U ovom slučaju, upit se sastoji iz dve odredbe (SELECT i FROM). Prva odredba se odnosi na tabelu ili upit i polje u toj tabeli ili upitu. Druga odredba se odnosi samo na tabelu ili upit. Evo ključne stvari koju bi trebalo da zapamtite: SELECT odredbe ne mogu da sadrže ime tabele ili upita iako sadrže ime najmanje jednog polja. Međutim, sve FROM odredbe moraju da se odnose na tabelu ili upit. Tako da uvek možete da pronađete izvornu tabelu ili upit polja za pronalaženje tako što ćete pročitati FROM odredbu.

  1. Postupite na neki od sledećih načina:
    • Uredite stavke na listi ako koristite listu vrednosti. Uverite se da ste svaku stavku stavili u znake navoda i da ste ih razdvojili tačkom i zarezom.
    • Ako upit u listi za pronalaženje referencira neki drugi upit u oknu za navigaciju otvorite drugi upit u prikazu dizajna (kliknite desnim tasterom miša na upit i izaberite stavku Prikaz dizajna). Zabeležite ime tabele koje se pojavljuje u gornjem delu dizajnera upita, a zatim pređite na sledeći korak.

–ili–

Ako upit u polju za pronalaženje referencira tabelu, zapamtite ime tabele i idite na sledeći korak.

  1. U oknu za navigaciju, dvaput kliknite na tabelu da biste je otvorili u prikazu lista sa podacima, a zatim po potrebi uredite stavke na listi.

Identifikovanje polja za pronalaženje iz obrasca

  1. U oknu za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na tabelu, a zatim izaberite stavku Prikaz dizajna.
  2. U gornjem delu koordinatne mreže za dizajn upita, u koloni Tip podataka kliknite ili na drugi način stavite fokus na bilo koje tekstualno polje, polje sa brojem ili „Da/Ne“ polje.
  3. U donjem delu koordinatne mreže za dizajn tabele izaberite karticu Pronalaženje, a zatim pogledajte svojstva Tip izvora reda i Izvor reda.

Svojstvo Tip izvora reda mora da ima vrednost Lista sa vrednostima ili Tabela/Upit. Svojstvo Izvor reda mora da sadrži listu sa vrednostima ili upit.

Liste sa vrednostima koriste sledeću osnovnu sintaksu: "stavka";"stavka";"stavka"

U ovom slučaju, lista je skup stavki koje se nalaze okružene znacima navoda i koje su razdvojene tačkom i zarezom.

Obično upiti za izdvajanje koriste sledeću osnovnu sintaksu: SELECT [ime_tabele_ili_upita].[ime_polja] FROM [ime_tabele_ili_upita].

U ovom slučaju, upit se sastoji iz dve odredbe (SELECT i FROM). Prva odredba se odnosi na tabelu ili upit i polje u toj tabeli ili upitu. Druga odredba se odnosi samo na tabelu ili upit. Evo ključne stvari koju bi trebalo da zapamtite: SELECT odredbe ne mogu da sadrže ime tabele ili upita iako sadrže ime najmanje jednog polja. Međutim, sve FROM odredbe moraju da se odnose na tabelu ili upit. Tako da uvek možete da pronađete izvornu tabelu ili upit polja za pronalaženje tako što ćete pročitati FROM odredbu.

  1. Postupite na neki od sledećih načina.
    • Uredite stavke na listi ako koristite listu vrednosti. Uverite se da ste svaku stavku stavili u znake navoda i da ste ih razdvojili tačkom i zarezom.
    • Ako upit u polju za pronalaženje referencira neki drugi upit, u oknu za navigaciju otvorite drugi upit u prikazu dizajna (kliknite desnim tasterom miša na upit i izaberite stavku Prikaz dizajna). Zabeležite ime tabele koje se pojavljuje u gornjem delu dizajnera upita, a zatim pređite na sledeći korak.

–ili–

Ako upit u polju za pronalaženje referencira tabelu, zapamtite ime tabele i idite na sledeći korak.

  1. U oknu za navigaciju, dvaput kliknite na tabelu da biste je otvorili u prikazu lista sa podacima, a zatim po potrebi uredite stavke na listi.

Vrh stranice Vrh stranice

Unošenje niski nulte dužine

Access vam omogućava da napravite razliku između dve vrste praznih vrednosti: „Null“ i niske nulte dužine. „Null“ vrednosti predstavljaju nepoznatu vrednost, a niske nulte dužine predstavljaju polja koja sadrže razmak. Na primer, recimo da imate tabelu podataka o kupcima i da ta tabela sadrži polje sa brojem faksa. Polje možete da ostavite prazno ako niste sigurni koji je broj faksa nekog kupca. U tom slučaju, ako to polje ostavite prazno, biće uneta „Null“ vrednost, što znači da je ona nepoznata. Ako kasnije utvrdite da kupac ne poseduje faks, u to polje možete uneti nisku nulte dužine da naznačite da znate da vrednost ne postoji.

 Napomena   Imajte u vidu da možete postaviti svojstvo koje sprečava polja da prihvataju prazne vrednosti. Više informacija o postavljanju tog svojstva potražite u odeljku Kako tipovi podataka utiču na način na koji unosite podatke? u gornjem delu ovog članka.

  1. Otvorite tabelu u prikazu lista sa podacima ili obrazac u prikazu obrasca ili prikazu za pregledanje.
  2. Izaberite željeno polje i upišite dvostruke navodnike bez razmaka između njih ("").
  3. Premestite kursor na neki drugi zapis da biste izvršili promene u bazi podataka. Navodnici će podrazumevano nestati.

Vrh stranice Vrh stranice

Dodavanje zapisa pomoću opcije prikupljanja podataka

Office Access 2007 pruža novu funkciju koja se zove prikupljanje podataka. U programu Microsoft Office Outlook 2007 možete da postavite obrazac za unos podataka, pošaljete ga u vidu e-poruke da biste prikupili informacije i uskladištite te podatke u Access bazi podataka. Ovaj članak ne sadrži objašnjenje o tome kako da koristite opciju prikupljanja podataka.

Više informacija o korišćenju opcije prikupljanja podataka potražite u članku Prikupljanje podataka pomoću e-poruka.

Vrh stranice Vrh stranice

Dodavanje zapisa pomoću uvoza ili povezivanja sa podacima

U mogućnosti ste da uvozite ili povezujete podatke koji se nalaze u raznim izvorima, što obuhvata i druge Access baze podataka, Excel radne sveske, tekstualne datoteke i Word dokumente i liste na serverima na kojima je pokrenut sistem Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 i noviji.

Ovaj članak ne sadrži objašnjenje o tome kako se podaci mogu uvoziti i povezivati. Ove veze vas vode do informacija o uvozu i povezivanju sa podacima.

Vrh stranice Vrh stranice

Dodavanje zapisa iz druge baze podataka pomoću upita za dodavanje

Upit za dodavanje dodaje grupu zapisa iz jedne ili više tabela u izvornoj bazi podataka u tabele u odredišnoj bazi podataka. Na primer, recimo da nabavite nove kupce i bazu podataka koja sadrži tabelu sa informacijama o tim kupcima. U mogućnosti ste da te podatke dodate u odgovarajuću tabelu ili tabele u bazi podataka da biste izbegli ručno unošenje novih podataka. Upite za dodavanje možete da koristite za:

  • Dodavanje polja na osnovu kriterijuma. Na primer, možda želite da dodate samo imena i adrese kupaca sa otvorenim porudžbinama.
  • Dodavanje zapisa kada neka polja iz jedne tabele ne postoje u drugoj tabeli. Na primer, pretpostavimo da tabela „Kupci“ ima 11 polja i da se 9 polja iz tabele „Kupci“ u drugoj bazi podataka podudara sa poljima u vašoj bazi podataka. Možete da upotrebite upit za dodavanje kako biste dodali samo podatke iz polja koja se podudaraju, a ostala polja zanemarili.

Proces kreiranja upita za dodavanje sledi ove osnovne korake:

  • Otvorite izvornu bazu podataka (bazu podataka koja sadrži zapise koje želite da dodate) i kreirajte upit za izdvajanje koji vraća samo zapise koje želite da dodate.
  • Konvertujte taj upit za izdvajanje u upit za dodavanje.
  • Dodajte odredišne tabele i polja u upit za dodavanje. Ako zapise dodajete u drugu bazu podataka, prvo otvorite tu bazu podataka i izaberite tabele.
  • Pokrenite upit da biste dodali zapise.

 Napomena    Pre nego što započnete sa radom, napravite rezervne kopije podataka. U mogućnosti ste da, ako napravite grešku, izbrišete dodate zapise iz odredišne tabele – ali ručno brisanje velikog broja zapisa može da oduzme mnogo vremena. Sve greške možete da ispravite za manje vremena ako imate spremne rezervne kopije.

Kreiranje upita za izdvajanje

  1. Otvorite izvornu bazu podataka – bazu podataka koja sadrži zapise koje želite da dodate.
  2. Na kartici Kreiranje, u grupi Ostalo izaberite stavku Dizajn upita.

Slika glavne trake programa Access

Pojaviće se koordinatna mreža za dizajn upita i dijalog Prikazivanje tabele.

  1. Izaberite tabelu koja sadrži zapise koje želite da dodate, kliknite na dugme Dodaj, a zatim na dugme Zatvori.

Tabela će se pojaviti kao prozor u gornjem odeljku koordinatne mreže za dizajn upita. U prozoru su navedena sva polja u tabeli. Na ovoj slici je prikazana tipična tabela u dizajneru upita:

Tabela u dizajneru upita

  1. Prevucite polja koja želite da dodate iz tabele u red Polje u donjem delu koordinatne mreže za dizajn upita.

U donjem delu možete da dodate jedno polje tabele po koloni. Da biste brzo dodali sva polja, kliknite na zvezdicu (*) na vrhu liste sa poljima tabele. Ova slika prikazuje dizajner upita sa nekoliko dodatih polja tabele:

Upit sa tri polja u koordinatnoj mreži za dizajn

Ova slika prikazuje dizajner sa svim dodatim poljima:

Upit sa svim poljima tabele.

  1. Na kartici Dizajn, u grupi Rezultati izaberite stavku Pokreni.

Proverite da li je upit vratio zapise koje želite da dodate. Po potrebi možete da opozovete izbor Prikaži ili da pritisnete taster DELETE kako biste uklonili neželjena polja. Takođe, u koordinatnu mrežu za dizajn možete da prevučete dodatna polja dok ne budete zadovoljni rezultatima upita.

  1. Nastavite sa daljim koracima.

Konvertovanje upita u upit za dodavanje

  1. Na kartici Dizajn, u grupi Tip upita izaberite stavku Dodaj.

Pojaviće se dijalog Dodavanje.

  1. Sada možete da dodajete zapise iz jedne tabele u drugu u istoj bazi podataka ili da dodajete zapise u tabelu u drugoj bazi podataka.
    • Dodavanje zapisa u tabelu u istoj bazi podataka

      1. U dijalogu Dodavanje izaberite opciju Aktuelna baza podataka (ako nije već izabrana), a zatim iz liste Ime tabele izaberite odredišnu tabelu.
      2. Kliknite na dugme U redu.

U 4. koraku prethodnog odeljka, dodali ste deo ili sva polja u izvornoj tabeli u koordinatnu mrežu za dizajn upita. Access će dodati čitavu odredišnu tabelu u red Dodaj u kao što je ovde prikazano, ako ste tokom tog koraka dodali čitavu tabelu.

Upit za dodavanje koji obuhvata sva polja iz dve tabele

–ili–

Access će automatski dodati imena odredišnih polja u red Dodaj u kao što je ovde prikazano, ako ste u 4. koraku prethodnog odeljka dodali pojedinačna polja i ako se imena polja izvorne i odredišne tabele podudaraju.

Upit za dodavanje sa poljima koja se podudaraju

–ili–

Ako ste dodali pojedinačna polja i ako se nijedno ime ili neka imena u izvornim i odredišnim tabelama ne podudaraju, Access će ta polja ostaviti prazna u redu Dodaj u. Kliknite na svako prazno polje i iz liste rezultata izaberite željeno izvorno polje, kao što je ovde prikazano.

Odabir odredišnih polja za upit za dodavanje

  1. Kliknite na dugme Prikaži da biste pregledali promene.
  2. Vratite se na prikaz dizajna, a zatim kliknite na dugme Pokreni da biste dodali zapise.

    Dodavanje zapisa u tabelu u drugoj bazi podataka

  1. U dijalogu Dodavanje izaberite opciju Druga baza podataka.
  2. U polje Ime datoteke upišite lokaciju i ime datoteke za odredišnu bazu podataka.
  3. U polje Ime tabele upišite ime odredišne tabele, a zatim kliknite na dugme U redu.

–ili–

Kliknite na dugme Potraži i upotrebite drugi dijalog Dodavanje da biste pronašli odredišnu bazu podataka. Kliknite na dugme U redu nakon što nađete i izaberete odredišnu bazu podataka. Tada će se zatvoriti drugi dijalog. U prvom dijalogu, u polje Ime tabele unesite ime odredišne tabele, a zatim kliknite na dugme U redu.

Upišite ime odredišne tabele, a zatim kliknite na dugme U redu da biste zatvorili prvi dijalog Dodavanje.

U 4. koraku prethodnog odeljka, dodali ste deo ili sva polja izvorne tabele u red Polje koordinatne mreže za dizajn upita. Access će dodati čitavu odredišnu tabelu u red Dodaj u kao što je ovde prikazano, ako ste tokom tog koraka dodali čitavu tabelu:

Upit za dodavanje koji obuhvata sva polja iz dve tabele

–ili–

Access će automatski dodati imena odredišnih polja u redu Dodaj u kao što je ovde prikazano ako ste u 4. koraku dodali pojedinačna polja i ako se imena polja izvorne i odredišne tabele podudaraju:

Upit za dodavanje sa poljima koja se podudaraju

–ili–

Ako ste dodali pojedinačna polja i ako se nijedno ime ili neka imena u izvornim i odredišnim tabelama ne podudaraju, Access će ta polja ostaviti prazna u redu Dodaj u. Kliknite na svako prazno polje i iz liste rezultata izaberite odredišno polje, kao što je ovde prikazano:

Biranje odredišnih polja za upit za dodavanje

  1. Kliknite na dugme Prikaži da biste pregledali promene.
  2. Prebacite se na prikaz dizajna, a zatim kliknite na dugme Pokreni da biste dodali zapise.

Vrh stranice Vrh stranice

Metode uštede vremena pri unosu podataka

Access pruža niz različitih načina na koje se može ubrzati unos podataka. Procedure u sledećem odeljku sadrže objašnjenja o tome kako možete da postavite podrazumevane vrednosti za polja i liste u obrascima i kako se koriste tasterske prečice za ponovno korišćenje vrednosti pri sortiranju podataka.

Postavljanje podrazumevane vrednosti za polje ili kontrolu

Ako veliki broj zapisa deli istu vrednost za dato polje, kao što je grad ili zemlja/region, možete uštedeti vreme tako što ćete postaviti podrazumevanu vrednost za kontrolu povezanu sa tim poljem. Kada otvorite obrazac ili kreirate novi zapis, vaša podrazumevana vrednost će se pojaviti u toj kontroli.

Postavljanje podrazumevane vrednosti za kontrolu

  1. Otvorite obrazac u prikazu dizajna.
  2. Kliknite desnim tasterom miša na kontrolu sa kojom želite da radite, a zatim izaberite stavku Svojstva.
  3. Na kartici Podaci postavite svojstvo Podrazumevana vrednost na željenu vrednost.
  4. Ponavljajte korake 1-3 da biste postavili novu podrazumevanu vrednost.

Preciziranje različite vrednosti

  1. Unesite nove podatke za vrednost u okvir za tekst. Podrazumevanu vrednost uvek možete zameniti.

–ili–

Izaberite novu vrednost sa liste.

Ponovno korišćenje vrednosti pri sortiranju

Dok se krećete kroz zapise, možda će vam biti potrebno da sortirate svaki zapis pomoću iste vrednosti. Kada je to slučaj, možete uštedeti vreme koristeći tasterske prečice za ponavljanje takve vrste vrednosti. Na primer, pretpostavimo da ćete sortirati liste porudžbina po tipu proizvoda. U prvom zapisu, upisaćete bezalkoholna pića kako biste sortirali po porudžbinama u kojima su kupci kupili bezalkoholna pića. Kada se premestite u sledeći zapis, takvu vrstu vrednosti možete kopirati i ponovo upotrebiti.

 Napomena   Ovi koraci pretpostavljaju da ste obrazac otvorili u prikazu obrasca.

  1. Premestite se u polje koje ponovo koristi vrednost iz odgovarajućeg polja u prethodnom zapisu.
  2. Pritisnite kombinaciju tastera CTRL+' (jednostruki znak navoda).

Vrh stranice Vrh stranice

 
 
Primenljivo na:
Access 2007