Viri podatkov za spajanje dokumentov

Vir podatkov si lahko predstavljate kot tabelo. Vsak stolpec v viru podatkov ustreza zvrsti informacije ali podatkovnemu polju - na primer: ime, priimek, naslov in poštna številka.

Ime vsakega podatkovnega polja je v prvi vrstici celic, imenovani zapis za glavo. Vsaka naslednja vrstica vsebuje en podatkovni zapis, ki je celotna zbirka povezanih informacij - na primer: ime in naslov enega prejemnika.

Ko dokončate spajanje, se posamezne informacije naslovnika preslikajo v polja, ki ste jih vključili v glavni dokument (glavni dokument: Pri postopku spajanja dokumentov v Wordu, dokument z besedilom in grafikami, ki so enake za vsako različico spojenega dokumenta, na primer vaš naslov ali besedilo v serijskem pismu.).

Privzeto je, da se z virom podatkov povežete v pogovornem oknu Izberi vir podatkov. Če že imate vir podatkov (na primer Microsoft Outlookov seznam stikov ali zbirko podatkov Microsoft Access), se lahko z njim povežete neposredno iz podokna za opravila Spajanje dokumentov.

Če obstoječega vira podatkov nimate, ga lahko v podoknu za opravila tudi neposredno ustvarite. Če želite zgolj preprost seznam naslovnikov, vas podokno za opravila Spajanje dokumentov vodi skozi postopek ustvarjanja seznama naslovnikov v Microsoft Officeu. Zahtevnejši vir podatkov lahko ustvarite v pogovornem oknu Izberi vir podatkov.

Ko ste se povezali z virom podatkov, se prejemnikove informacije prikažejo v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov, kjer lahko natančno izberete, kateri prejemniki bodo vključeni v spajanje.

Če se želite na primer osredotočiti na stranke v področju določene poštne številke, boste izbrali samo te stranke. Pogovorno okno lahko uporabite tudi za napredne postopke filtriranja in razvrščanja.