Odstranjevanje skritih podatkov in osebnih informacij s pregledovanjem dokumentov

Če želite elektronsko kopijo Microsoft Wordovega dokumenta deliti s strankami ali kolegi, je priporočljivo, da preverite, ali dokument vsebuje skrite podatke ali osebne informacije, ki so morda shranjene v samem dokumentu ali v lastnostih dokumenta (metapodatki (metapodatki: Podatki, ki opisujejo druge podatke. Besede v dokumentu so na primer podatki; štetje besed pa je na primer primer metapodatka.)). Ker skrite informacije lahko razkrijejo podrobnosti o organizaciji ali samem dokumentu, ki jih ne nameravate razkriti javnosti, je priporočljivo, da te skrite informacije odstranite, preden za dokument omogočite skupno rabo z drugimi.

V tem članku je razloženo, kako funkcija nadzornika dokumentov v Wordu olajša iskanje in odstranjevanje skritih podatkov in osebnih informacij iz predstavitev.

V tem članku


Iskanje in odstranjevanje skritih podatkov in osebnih informacij

Z nadzornikom dokumentov lahko iščete in odstranjujete skrite podatke in osebne informacije v Wordovih dokumentih. Priporočljivo je, da nadzornika dokumentov uporabite, preden z drugimi osebami delite elektronsko kopijo Wordovega dokumenta, na primer e-poštno prilogo.

  1. Odprite Wordov dokument, za katerega želite preveriti, ali vsebuje skrite podatke in osebne informacije.
  2. Če želite shraniti kopijo izvirnega dokumenta, kliknite zavihek Datoteka nato Shrani kot in v polje Ime datoteke vnesite ime.

 Pomembno   Priporočljivo je, da nadzornika dokumentov uporabite na kopiji izvirnega dokumenta, ker podatkov, ki jih nadzornik dokumentov odstrani, ni vedno mogoče obnoviti.

  1. V kopiji izvirnega dokumenta kliknite zavihek Datoteka in nato Informacije.
  2. Pod Priprava na skupno rabo kliknite Preveri za težave in nato Preglej dokument.
  3. Če želite izbrati vrste skrite vsebine, ki jih želite pregledati, v pogovornem oknu Nadzornik dokumentov potrdite potrditvena polja. Če želite več informacij o posameznih nadzornikih, si oglejte razdelek Informacije, ki jih nadzornik elementov najde in odstrani.
  4. Kliknite Preglej.
  5. V pogovornem oknu Nadzornik dokumentov preglejte rezultate nadzora.
  6. Poleg rezultatov nadzora za vrste skritih vsebin, ki jih želite odstraniti iz dokumenta, kliknite Odstrani vse.

 Pomembno   

  • Če iz dokumenta odstranite skrito vsebino, je morda ne boste mogli več obnoviti, če kliknete Razveljavi.
  • Če želite odstraniti skrite podatke in osebne informacije iz dokumentov, ki jih shranite v obliki zapisa OpenDocument (.odt), zaženite nadzornika dokumentov vsakič, ko shranite dokument v tej obliki.

Na vrh strani Na vrh strani

Vrste skritih podatkov in osebnih informacij

V Wordovem dokumentu je mogoče shraniti več vrst skritih podatkov in osebnih informacij. Te informacije morda niso vidne takoj, ko dokument pogledate v Wordu, vendar je mogoče, da te informacije vidijo ali pridobijo druge osebe.

Skrite informacije lahko vključujejo podatke, ki jih Word doda predstavitvi, da vam pri pisanju in urejanju dokumenta omogoči sodelovanje z drugimi osebami. Vključujejo lahko tudi informacije, ki ste jih namenoma določili kot skrite.

Wordovi dokumenti imajo lahko te vrste skritih podatkov in osebnih informacij:

Na vrh strani Na vrh strani

Informacije, ki jih nadzornik dokumentov najde in jih odstrani

V Wordu nadzornik dokumentov prikaže več različnih nadzornikov, ki jih lahko uporabite za iskanje in odstranjevanje skritih podatkov in osebnih informacij, ki so značilne za Wordove dokumente. V tej tabeli si lahko ogledate seznam različnih vrst skritih podatkov in osebnih informacij, ki jih nadzornik dokumentov lahko najde in odstrani iz predstavitev.


 Opombe 

  • Če je vaša organizacija prilagodila nadzornika dokumentov z dodatnimi moduli nadzornika, boste morda lahko preverili, ali so v dokumentih dodatne vrste informacij.
  • Če uporabljate Microsoft Word Starter 2010, Word Starter ne podpira vseh funkcij, ki so navedene za Word. Če želite več informacij o funkcijah, ki so na voljo v programu Word Starter, glejte Podprte funkcije v programu Word Starter.
Ime nadzornika Najde in odstrani

Pripombe, popravki, različice in opombe

 Opomba   V programu Word Starter 2010 nadzornik dokumentov odstrani le različice in pripombe.

  • Komentarje
  • Revizijske oznake sledenih sprememb
  • Informacije o različici dokumenta
  • Pripombe s črnilom
Lastnosti dokumenta in osebni podatki
  • Lastnosti dokumenta, skupaj z informacijami v jezičkih Povzetek, Statistika in Po meri pogovornega okna Lastnosti dokumenta
  • Glave e-pošte
  • Sezname prejemnikov
  • Informacije, pripravljene na pošiljanje za pregled
  • Lastnosti strežnika za dokumente
  • Informacije o pravilniku za upravljanje dokumentov
  • Informacije o vrsti vsebine
  • Informacije o povezavi vezanih podatkov za polja z vezanimi podatki (zadnja vrednost bo pretvorjena v besedilo)
  • uporabniško ime
  • Ime predloge
Glave, noge in vodni žigi
  • Informacije v glavah dokumentov
  • Informacije v nogah dokumentov
  • Vodne žige
Skrito besedilo
  • Besedilo, ki jo oblikovano kot skrito (učinek pisave, ki je na voljo v pogovornem oknu Pisava)

 Opomba   Ta nadzornik ne zazna besedila, ki je bilo skrito na druge načine (na primer belega besedila na belem ozadju).

Podatki XML po meri
  • Podatke XML po meri, ki so morda shranjeni v dokumentu
Nevidna vsebina
  • Predmete, ki niso vidni, ker so bili oblikovani kot nevidni.

 Opomba   Nadzornik ne zazna predmetov, ki jih prekrivajo drugi predmeti.

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
Word 2013, Word 2010