Odstranjevanje skritih podatkov in osebnih informacij s pregledovanjem dokumentov

Če želite elektronsko kopijo Microsoft Wordovega dokumenta deliti s strankami ali kolegi, je priporočljivo, da preverite, ali dokument vsebuje skrite podatke ali osebne informacije, ki so morda shranjene v samem dokumentu ali v lastnostih dokumenta (metapodatki (metapodatki: Podatki, ki opisujejo druge podatke. Besede v dokumentu so na primer podatki; štetje besed pa je na primer primer metapodatka.)). Ker skrite informacije lahko razkrijejo podrobnosti o organizaciji ali samem dokumentu, ki jih ne nameravate razkriti javnosti, je priporočljivo, da te skrite informacije odstranite, preden za dokument omogočite skupno rabo z drugimi.

V tem članku je razloženo, kako funkcija nadzornika dokumentov v Wordu olajša iskanje in odstranjevanje skritih podatkov in osebnih informacij iz predstavitev.

---

• Iskanje in odstranjevanje skritih podatkov in osebnih informacij
• Vrste skritih podatkov in osebnih informacij
• Informacije, ki jih nadzornik dokumentov najde in odstrani

---

Iskanje in odstranjevanje skritih podatkov in osebnih informacij

Z nadzornikom dokumentov lahko iščete in odstranjujete skrite podatke in osebne informacije v Wordovih dokumentih. Priporočljivo je, da nadzornika dokumentov uporabite, preden z drugimi osebami delite elektronsko kopijo Wordovega dokumenta, na primer e-poštno prilogo.

1. Odprite Wordov dokument, za katerega želite preveriti, ali vsebuje skrite podatke in osebne informacije.
2. Če želite shraniti kopijo izvirnega dokumenta, kliknite zavihek Datoteka nato Shrani kot in v polje Ime datoteke vnesite ime.

 Pomembno   Priporočljivo je, da nadzornika dokumentov uporabite na kopiji izvirnega dokumenta, ker podatkov, ki jih nadzornik dokumentov odstrani, ni vedno mogoče obnoviti.

3. V kopiji izvirnega dokumenta kliknite zavihek Datoteka in nato Informacije.
4. Pod Priprava na skupno rabo kliknite Preveri za težave in nato Preglej dokument.
5. Če želite izbrati vrste skrite vsebine, ki jih želite pregledati, v pogovornem oknu Nadzornik dokumentov potrdite potrditvena polja. Če želite več informacij o posameznih nadzornikih, si oglejte razdelek Informacije, ki jih nadzornik elementov najde in odstrani.
6. Kliknite Preglej.
7. V pogovornem oknu Nadzornik dokumentov preglejte rezultate nadzora.
8. Poleg rezultatov nadzora za vrste skritih vsebin, ki jih želite odstraniti iz dokumenta, kliknite Odstrani vse.

 Pomembno   

• Če iz dokumenta odstranite skrito vsebino, je morda ne boste mogli več obnoviti, če kliknete Razveljavi.
• Če želite odstraniti skrite podatke in osebne informacije iz dokumentov, ki jih shranite v obliki zapisa OpenDocument (.odt), zaženite nadzornika dokumentov vsakič, ko shranite dokument v tej obliki.

Na vrh strani

Vrste skritih podatkov in osebnih informacij

V Wordovem dokumentu je mogoče shraniti več vrst skritih podatkov in osebnih informacij. Te informacije morda niso vidne takoj, ko dokument pogledate v Wordu, vendar je mogoče, da te informacije vidijo ali pridobijo druge osebe.

Skrite informacije lahko vključujejo podatke, ki jih Word doda predstavitvi, da vam pri pisanju in urejanju dokumenta omogoči sodelovanje z drugimi osebami. Vključujejo lahko tudi informacije, ki ste jih namenoma določili kot skrite.

Wordovi dokumenti imajo lahko te vrste skritih podatkov in osebnih informacij:

• Komentarji, revizijske oznake sledenih sprememb, različice in pripombe s črnilom     Če ste pri ustvarjanju dokumenta sodelovali z drugimi osebami, ima dokument lahko elemente, kot so revizijske oznake sledenih sprememb, komentarji, pripombe s črnilom in različice. Te informacije drugim osebam omogočajo, da vidijo imena tistih, ki so delali na dokumentu, komentarje pregledovalcev in spremembe, ki so bile narejene v dokumentu.
• Lastnosti dokumenta in osebni podatki     Lastnosti dokumenta ali metapodatki (metapodatki: Podatki, ki opisujejo druge podatke. Besede v dokumentu so na primer podatki; štetje besed pa je na primer primer metapodatka.) vključujejo podrobnosti o dokumentu, na primer avtorja, zadevo in naslov. Lastnosti dokumenta vključujejo tudi informacije, ki jih samodejno vzdržujejo Officeovi programi, na primer ime osebe, ki je dokument zadnja shranila, in datum nastanka dokumenta. Če ste uporabili določene funkcije, ima lahko dokument tudi dodatne podatke, ki omogočajo identifikacijo posameznika (podatki, ki lahko razkrijejo vašo identiteto (PII): Vsi podatki, ki vsebujejo podrobnosti o neki osebi, kot so ime, naslov, e-poštni naslov, ID vlade, naslov IP ali kateri koli drugi edinstveni podatki za prepoznavanje, povezani s PII-jem v drugem programu.), na primer glave e-pošte, informacije, pripravljene na pošiljanje za pregled, sezname prejemnikov in imena predlog.
• Glave, noge in vodni žigi     Wordovi dokumenti imajo informacije lahko v glavah in nogah. Poleg tega so Wordovim dokumentom lahko dodani tudi vodni žigi.
• Skrito besedilo     Wordovi dokumenti imajo lahko besedilo, ki je oblikovano kot skrito besedilo. Če ne veste, ali ima dokument skrito besedilo, lahko uporabite nadzornika dokumentov, da ga poiščete.
• Lastnosti strežnika za dokumente     Če je bil dokument shranjen na mesto v strežniku za upravljanje dokumentov, na primer na mesto delovnega prostora za dokumente ali v knjižnico, ki je zasnovana na storitvah Microsoft Windows SharePoint Services, ima lahko ta dokument dodatne lastnosti dokumenta ali informacije, povezane z mestom v strežniku.
• Podatki XML po meri     Dokumenti imajo lahko podatke XML po meri, ki niso vidni v samem dokumentu. Nadzornik dokumentov lahko najde in odstrani te podatke XML.

Na vrh strani

Informacije, ki jih nadzornik dokumentov najde in jih odstrani

V Wordu nadzornik dokumentov prikaže več različnih nadzornikov, ki jih lahko uporabite za iskanje in odstranjevanje skritih podatkov in osebnih informacij, ki so značilne za Wordove dokumente. V tej tabeli si lahko ogledate seznam različnih vrst skritih podatkov in osebnih informacij, ki jih nadzornik dokumentov lahko najde in odstrani iz predstavitev.

 Opombe 

• Če je vaša organizacija prilagodila nadzornika dokumentov z dodatnimi moduli nadzornika, boste morda lahko preverili, ali so v dokumentih dodatne vrste informacij.
• Če uporabljate Microsoft Word Starter 2010, Word Starter ne podpira vseh funkcij, ki so navedene za Word. Če želite več informacij o funkcijah, ki so na voljo v programu Word Starter, glejte Podprte funkcije v programu Word Starter.

Na vrh strani