Odgovor strokovnjaka: Tiskanje poštnih nalepk v Wordu

Pokaži vse

Skrij vse

Avtorica: Connie Miller

V podatkovni datoteki so naslovi vseh vaših strank. Zdaj pa želite te naslove natisniti na poštne nalepke. Spodaj je opisan najboljši način za to ter nekaj namigov.

Vaše vprašanje

Želim natisniti nabor poštnih nalepk, ker želim strankam poslati nekaj podatkov po pošti. Vedno znova naletim na težave. Zakaj je to tako težko?

Nasvet strokovnjaka

Najprej si oglejte moje predstavitve ali pa preberite več o podrobnostih tega procesa.

Število nalepk, ki jih želite ustvariti, določa, kako zapleten bo postopek ustvarjanja.

Zelo preprosto je:

• Natisniti eno nalepko ali nabor nalepk s popolnoma enakimi naslovi. Če želite izvedeti kako, kliknite povezavo v oknu »Glejte tudi«.
• Vnesite nekaj različnih nalepk na list z nalepkami in jih natisnite. To lahko naredite na različne načine:
• Lahko prenesete eno od predlog z nalepkami s spletne strani za predloge na spletnem mestu Microsoft Office Online.
• V pogovornem oknu Ovojnice in nalepke ustvarite stran z nalepkami.
1. V meniju Orodja pokažite na Pisma in pošiljanje in kliknite Ovojnice in nalepke.
2. Kliknite jeziček Nalepke in nato Možnosti.
3. Izberite vrsto tiskalnika in ponudnika listov z nalepkami, na katerega boste natisnili nalepke. Pod možnostjo Številka izdelka izberite številko, ki ustreza številki, navedeni na škatli z listi z nalepkami, in kliknite V redu.
4. V pogovornem oknu Ovojnice in nalepke kliknite Nov dokument.

Odpre se nov dokument za nalepke.

5. Na želene nalepke vnesite podatke.
6. V meniju Datoteka kliknite Natisni, da natisnete nalepke.

Ko želite ustvariti in natisniti več kot en list z nalepkami, pa lahko stvar postane bolj zapletena. Pri ustvarjanju več listov z nalepkami morate spajati dokumente. Ko se naučite tega procesa, sploh ni več tako težek – vendar se je treba najprej naučiti. In v vsakem koraku v procesu je nekaj pasti.

V tem članku bomo do potankosti in korak za korakom spoznali proces spajanja dokumenta za nalepke. Pri vsakem koraku si bomo ogledali tudi morebitne pasti in razložili, kako se jim izognemo ali jih popravimo.

Proces spajanja dokumenta za tiskanje nalepk

Ustvarjanje nabora nalepk je sestavljeno iz petih velikih korakov:

1. Najprej pripravite glavni dokument z nalepkami. Glavni dokument z nalepkami je stran z nalepkami, na kateri začnete. To je model za velikost in obliko vseh nalepk, ki jih boste natisnili.
2. Nato povežete glavni dokument z nalepkami, ki ste ga pravkar pripravili, s podatkovno datoteko, v kateri so imena in naslovi, ki jih želite dodati na nalepke. Več o podatkovnih datotekah bomo povedali pozneje.
3. Potem v glavni dokument z nalepkami dodate ograde (imenovane tudi polja) za podatke (kot so imena in naslovi), ki bodo na vsaki nalepki drugačni. V tem koraku dodate tudi druge podatke, kot je povratni naslov ali logotip ali druga slika, ki bodo na vseh nalepkah enaki.
4. Po tem koraku si ogledate predogled nalepk, da se prepričate, da so podatki iz podatkovne datoteke pravilno spojeni. Ko ste z rezultati zadovoljni, dokončate spajanje.
5. In končno lahko natisnete nalepke.

1. korak: Priprava glavnega dokumenta z nalepkami

Naslednja predstavitev

Ker ste vedeli, da boste tiskali nalepke, ste si najbrž v papirnici že kupili vse potrebno. Kupili ste paket listov z nalepkami enega od izdelovalcev teh listov, kot so Avery, AOne ali Formtec. Vsak list je določene velikosti in vsebuje določeno število nalepk z določenimi dimenzijami.

Za pripravo glavnega dokumenta z nalepkami morate njegovo velikost prilagoditi velikost nalepk na listih, ki ste jih kupili v papirnici.

Glavni dokument z nalepkami pripravite tako:

1. Odprite Word.
2. V meniju Orodja pokažite na Pisma in pošiljanje ter kliknite Spajanje dokumentov, da odprete podokno opravil Spajanje dokumentov.
3. V podoknu opravil pod možnostjo Izbiranje vrste dokumenta kliknite Nalepke. V razdelku Korak 1 od 6 na dnu podokna opravil kliknite Naprej: Začetni dokument.
4. Če želite v pripraviti nov glavni dokument z nalepkami, kliknite Spremeni postavitev dokumenta.

Zakaj Spremeni postavitev dokumenta? Ko odprete Word, se privzeto odpre prazen dokument, ki pa nima postavitve nalepk. Če boste tiskali nalepke, morate postavitev dokumenta spremeniti s privzetega dokumenta na postavitev nalepk.

5. V podoknu opravil pod možnostjo Spremeni postavitev dokumenta kliknite Možnosti nalepk.
6. V pogovornem oknu Možnosti nalepk je na voljo več možnosti:

 Vrsta tiskalnika, s katerim boste tiskali nalepke.

 Izdelovalec vaših listov z nalepkami.

 Številka izdelka, navedena na paketu z listi z nalepkami.

 Opomba   Kaj pa, če številka izdelka vaših kupljenih listov z nalepkami ne ustreza nobeni od možnosti v pogovornem oknu Možnosti nalepk? Vseeno lahko natisnete nalepke; le nekaj nastavitev boste morali prilagoditi. Najprej natančno izmerite nalepke na vašem listu; zapišite si mere ter število nalepk na posameznem listu. Nato sledite korakom v procesu, opisanem v razdelku Ustvarjanje nalepk v velikosti po meri, začnite pa s 4. korakom.

7. Ko izberete vse možnosti za nalepke, kliknite V redu.

Odpre se dokument z nalepkami, v katerem na prvi nalepki utripa točka vstavljanja; že ste pripravljeni na naslednji korak.

 Opomba   Če je prikaz na zaslonu videti takšen, kot bi imeli odprt navaden dokument in ne nalepk, imate morda vklopljeno skrivanje mrežnih črt. V meniju Tabela kliknite Pokaži mrežne črte, da se prikažejo črte, ki označujejo obrobe nalepk.

8. V razdelku Korak 2 od 6 na dnu podokna opravil kliknite Naprej: Izbiranje prejemnikov.

2. korak: Povezovanje s podatkovno datoteko

Naslednja predstavitev

Če ustvarjate poštne nalepke, najbrž nameravate nekaj poslati po pošti. In v tem primeru imate najbrž nekje shranjen poštni seznam z imeni in naslovi strank, zaposlenih ali drugih prejemnikov. Ta podatkovni list imamo v mislih, ko rečemo »podatkovna datoteka«. Namen tega koraka v procesu je povezati se s to podatkovno datoteko s poštnim seznamom, iz katere boste prenesli imena in naslove na nalepke.

 Opomba   Če še nimate pripravljene podatkovne datoteke s poštnim seznamom, berite dalje. Kot boste videli, ga lahko pripravite kar v Wordu.

Word se lahko poveže z različnimi vrstami podatkovnih datotek (celoten seznam si lahko ogledate, če kliknete povezavo v polju »Glejte tudi«), zato bo vaš poštni seznam najverjetneje ustrezal. Morda imate imena in naslove prejemnikov npr. v Microsoft Excelovi preglednici, v Microsoft Accessovi zbirki podatkov ali v tabeli, ki ste jo ustvarili v Wordu. Morda pa prav v ta namen redno posodabljate datoteko »Stiki« v programu Microsoft Outlook®. Vse te možnosti (in še mnoge druge) so v redu.

Če želite izvedeti še več o podatkovnih datotekah in njihovi uporabi pri spajanju dokumentov, kliknite povezavo v polju »Glejte tudi«.

 Opombe 

• Oglejte si, kako so v podatkovni datoteki s poštnim seznamom prikazana imena prejemnikov. Prenos imen iz podatkovne datoteke na nalepke bo najbolje uspel, če imate imena in priimke v dveh ločenih stolpcih.
• Poštne številke, ki se v Excelovi preglednici začnejo z ničlo, ne bodo pravilno spojene, če prednje ne vnesete apostrofa. Apostrof ne bo prikazan niti v celici preglednice niti na nalepki; zagotovil bo le pravilen prikaz ničle.

Vzpostavljanje povezave med dokumentom z nalepkami in podatkovno datoteko

V podoknu opravil Spajanje dokumentov so pod možnostjo Izbiranje prejemnikov tri možnosti:

• Uporabi obstoječi seznam    To možnost kliknite, če že imate podatkovno datoteko, kot je Excelova preglednica, Accessova tabela zbirke podatkov ali Wordova tabela, v kateri so imena in naslovi prejemnikov.
• Izberi iz Outlookovih stikov    To možnost kliknite, če želite uporabiti imena in naslove z Outlookovega seznama stikov.
• Vnesite nov seznam    To možnost kliknite, če še nimate podatkovne datoteke z imeni in naslovi prejemnikov.

Za naslednji korak kliknite eno od spodnjih možnosti.

Uporabi obstoječi seznam

Izberi iz Outlookovih stikov

Vnesite nov seznam

V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov lahko filtrirate ali razvrščate vnose v podatkovni datoteki. Morda npr. želite pošto poslati samo prejemnikom z določeno poštno številko ali iz določenega mesta. Ali pa želite ustvariti poštne nalepke samo za zaposlene, ki so v podjetje prišli v zadnjem letu.

Če želite ustvariti nalepke za vse prejemnike v podatkovni datoteki in ne želite razvrščati ali filtrirati, kliknite V redu za nadaljevanje.

Če pa ne želite natisniti nalepk za vse prejemnike v podatkovni datoteki, lahko to uredite, še preden kliknete V redu:

• Če želite izločiti samo enega prejemnika, počistite polje pred vrstico prejemnika.
• Če želite vrstice v določenem stolpcu urediti naraščajoče ali padajoče (če npr. želite ustvariti nalepke po abecednem vrstnem redu po priimku), kliknite naslov želenega stolpca.
• Če želite seznam filtrirati po določenih kriterijih (npr. vsi, ki živijo na območju določene poštne številke), kliknite puščico poleg želenega naslova stolpca. Ko kliknete puščico, se prikaže seznam, podoben temu:

 Če ste filtrirali seznam, zdaj pa želite spet vključiti vse vnose, kliknite (Vse).

 Kliknite vrednost, po kateri želite filtrirati seznam. V našem primeru sta v stolpcu »Poštna številka« samo dve številki. V vaši podatkovni datoteki je seznam poštnih številk najbrž daljši.

 Če želite seznam filtrirati samo na tiste vnose v tem stolpcu, ki so prazni, kliknite (prazno).

 Če želite seznam filtrirati samo na tiste vnose v tem stolpcu, v katerih so vneseni podatki, kliknite (neprazno).

 Kliknite (dodatno), da odprete pogovorno okno Filtriranje in razvrščanje, kjer lahko izbor zožite po več kriterijih. Lahko ga npr. zožite samo na tri poštne številke ali na dve mesti.

 Opomba   Filtriranje in razvrščanje, ki ju izvajate v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov, ne vplivajo na izvirno podatkovno datoteko.

Ko zaprete pogovorno okno Prejemniki spajanja dokumentov, se v začetnem dokumentu na vseh nalepkah prikažejo polja «Naslednji zapis». Ne brišite jih. Na natisnjenih nalepkah ne bodo prikazani, vendar pa so zelo pomembni za naslednji korak procesa. Pod možnostjo Korak 3 od 6 na dnu podokna opravil kliknite Naprej: Urejanje nalepk, da se premaknete na naslednji korak.

3. korak: Dodajanje ograd in informacij, ki ostanejo enake

Naslednja predstavitev

V tem koraku procesa boste dodali vsebino v glavni dokument z nalepkami. V to vsebino sodijo:

• podatki, ki bodo na vseh nalepkah enaki     Morda npr. na vseh nalepkah želite imeti natisnjen logotip podjetja. Te podatke preprosto vnesete ali vstavite v glavni dokument z nalepkami.
• Podatki, kot je naslov prejemnika, so na vsaki nalepki drugačni     Teh podatkov ne smete vnesti v glavni dokument z nalepkami. V ta dokument dodajate ograde oz. polja. Ta polja ustrezajo zvrstem (stolpcem) v podatkovni datoteki s poštnim seznamom. Ko boste v naslednjem koraku procesa dokončali spajanje dokumentov, bodo podatki iz vrstic v podatkovni datoteki vstavljeni v polja; tako bo ustvarjen nabor edinstvenih nalepk.

Takšen mora biti glavni dokument z nalepkami s sliko in poljem:

Za naslednji korak kliknite eno od spodnjih možnosti.

Dodajanje slike

Dodajanje polj

4. korak: Predogled spojenih nalepk in dokončanje spajanja

(Te informacije so prikazane v naslednji predstavitvi.)

Naslednja predstavitev

Ko kliknete Naprej: Predogled nalepk na dnu podokna opravil Spajanje dokumentov, podatki iz podatkovne datoteke nadomestijo polja na nalepkah. Takoj boste ugotovili, ali so naslovi pravilno prikazani. Z dvosmerno puščico v podoknu opravil se lahko premikate po strani z nalepkami, če želite poiskati določeno nalepko, pa kliknite Poišči prejemnika.

 Opomba   Ko se pomikate po strani z nalepkami in si ogledujete njihov predogled, vas lahko dogajanje na zaslonu malce zmede. Recimo, da predogled začnete s prvo nalepko v zgornjem levem kotu strani. Ko klikate gumb z dvosmerno puščico, se po strani pomikate vodoravno, dokler ne pridete do desnega roba strani. Nato se pomaknete za eno vrstico navzdol na nalepko na levem robu strani in tako dalje. Na zaslonu pa je videti, kot da je nalepka, ki jo trenutno gledate, vedno v zgornjem levem kotu strani. To je samo videz predogleda. V resnici se nalepke niso premaknile ali kaj podobnega.

Nekaj stvari, ki jih je morda treba popraviti

• Manjkajoči elementi v naslovu    Če ne vidite vseh elementov naslova, morda morate povezati naslov stolpca iz podatkovne datoteke z elementom naslovnega bloka. Kliknite povezavo Nazaj na dnu podokna opravil Spajanje dokumentov. Z desno tipko miške kliknite polje «Naslovni blok» na prvi nalepki in nato v bližnjičnem meniju kliknite Uredi naslovni blok. V pogovornem oknu Vstavljanje naslovnega bloka kliknite Primerjanje polj. V pogovornem oknu Primerjanje polj preverite, ali imajo vsi elementi na seznamu na levi strani izbran ustrezen naslov stolpca na desni strani. Če je nasproti kakšnega pomembnega elementa prikazan napis (brez ujemanja), v polju kliknite puščico (brez ujemanja) in nato na seznamu, ki se prikaže, kliknite ustrezno ime stolpca. Kliknite V redu in nato še enkrat V redu.
• Nenamerni prejemniki    Če so na listu tudi nalepke za prejemnike, katerim ne želite poslati pošte, v podoknu opravil Spajanje dokumentov kliknite Uredi seznam prejemnikov, da odprete pogovorno okno Prejemniki spajanja dokumentov; nato filtrirajte seznam prejemnikov.
• Manjkajoči prejemniki    Če je na nalepkah prikazan le podnabor zapisov (vrstic) iz podatkovne datoteke, v podoknu opravil Spajanje dokumentov kliknite Uredi seznam prejemnikov, da odprete pogovorno okno Prejemniki spajanja dokumentov. Prepričajte se, da niste nenamerno filtrirali seznama prejemnikov. Kliknite puščico v naslovu stolpca vseh zvrsti, ki jih ne želite filtrirati, in na seznamu kliknite (Vse). Če seznama prejemnikov niste filtrirali, v podatkovni datoteki preverite, ali je pravilno organizirana.
• Večina oznak je praznih    Če je naslov prikazan samo na eni nalepki, ostale pa so prazne, ste pri razvrščanju vsebine v glavnem dokumentu z nalepkami najbrž pozabili majhen korak. Na dnu podokna opravil Spajanje dokumentov kliknite Nazaj: urejanje nalepk. V podoknu opravil pod možnostjo Podvoji nalepke kliknite Posodobi vse nalepke; s tem se polja, ki ste jih dodali na prvo nalepko, kopirajo na vse ostale nalepke na listu. Nato se vrnite na korak predogleda, tako da kliknete Naprej: Predogled nalepk.

Ko ste zadovoljni z videzom nalepk, na dnu podokna opravil Spajanje dokumentov kliknite Naprej: Dokončanje spajanja.

5. korak: Tiskanje nalepk

Pri koraku Dokončanje spajanja v postopku, ste pripravljeni na tiskanje nalepk. Na voljo sta dve možnosti:

• V podoknu opravil Spajanje dokumentov kliknite Natisni, da natisnete nalepke.

To možnost uporabite, če ste zadovoljni s predogledi in želite natisniti končne nalepke.

• V pogovornem oknu Spajanje dokumentov kliknite Urejanje posameznih nalepk, da ustvarite nov dokument, na katerem bodo vse spojene nalepke.

To možnost uporabite, če želite pred končnim tiskanjem nalepk še enkrat natančneje pregledati nalepke ali če želite spremeniti le določene nalepke. Ko ste zadovoljni z nalepkami, jih lahko natisnete neposredno iz tega dokumenta.

Tiskanje nalepk

Ustvarjanje novega dokumenta za nalepke

Nekatere težave, do katerih lahko pride med tiskanjem

• Namesto podatkov se natisnejo polja    Če na natisnjenih nalepkah namesto vrednosti še vedno prikazana polja (npr. «Naslovni blok»), boste morda morali spremeniti nekaj nastavitev. V meniju Orodja kliknite Možnosti. Na kartici Tiskanje se prepričajte, da v razdelku Vključi v dokument polje Kode polj ni potrjeno.
• Natisnjene nalepke se ne ujemajo s predogledom    Če se natisnjene nalepke ne ujemajo s predogledom, verjetno uporabljate star ali poškodovan gonilnik tiskalnika. Najnovejše gonilnike tiskalnikov lahko prenesete s spletnega mesta izdelovalca tiskalnika.

Preden zaprete glavni dokument z nalepkami

Pravkar ste se namučili z nastavitvijo glavnega dokumenta z nalepkami in povezovanjem dokumenta s podatkovno datoteko s poštnim seznamom. Če shranite glavni dokument z nalepkami, vaš trud ne bo zaman, saj boste ob naslednji uporabi nalepk lahko preprosteje in hitreje ustvarili nabor nalepk. Ko shranite glavni dokument z nalepkami, shranite povezavo dokumenta do podatkovne datoteke.

Ko naslednjič odprete dokument, se prikaže sporočilo, da bodo podatki iz podatkovne datoteke vstavljeni v dokument. Če želite nadaljevati, kliknite Da. Če ste za podatkovno datoteke uporabili seznam Outlookovih stikov, se prikaže pogovorno okno Izberite seznam stikov. Izberite mapo s seznamom stikov, do katere ste prvotno ustvarili povezavo, in kliknite V redu. V meniju Orodja pokažite na Pisma in pošiljanje in kliknite Spajanje dokumentov. Odpre se podokno opravil Spajanje dokumentov pri korakuIzberite prejemnike, kjer lahko izberete podatkovno datoteko, s katero želite vzpostaviti povezavo.

• Če želite uporabiti isto podatkovno datoteko brez kakršnega koli filtriranja ali razvrščanja, kliknite Naprej: Urejanje nalepk in nadaljujte spajanje dokumentov.
• Če želite filtrirati ali razvrstiti seznam prejemnikov iz podatkovne datoteke, da bi ustvarili nov nabor nalepk, kliknite Urejanje seznama prejemnikov.
• Če želite spojiti podatke o prejemniku iz druge podatkovne datoteke, kliknite Izberite drug seznam.

Želim vam veliko zabave pri ustvarjanju nalepk,

Connie, skupina za spremljanje pripomb uporabnikov

O avtorici

Connie Miller, članica Microsoftove skupine za pomoč uporabnikom zbirke Office, zbira vprašanja in pripombe, ki jih pošiljajo uporabniki Worda, in odgovarja nanje. Če želite zastaviti podrobnejše vprašanje, na katerega vam bomo poskušali odgovoriti, kliknite povratne informacije.