Uvod v različice

Ko so elementi na seznamu in datoteke v knjižnici enkrat spremenjene, različice omogočajo njihovo shranjevanje, sledenje in obnavljanje.



Pregled

Ko sledite različicam na seznamih ali v knjižnicah, so shranjene revizije elementov ali datotek skupaj z lastnostmi. Na ta način imate omogočeno boljše upravljanje revidirane vsebine in celo obnovitev prejšnje različice – če v trenutni različici na primer naredite napako. Različice so vam lahko še posebej v pomoč, ko na projektu dela več oseb skupaj, ali pa gredo informacije skozi več razvojnih stopenj in pregled.

Različice so na voljo elementom seznama na vseh vrstah privzetih seznamov – skupaj s koledarji, seznami sledenja zadevam in seznami po meri – in za vse vrste datotek, ki jih je mogoče shraniti v knjižnice – skupaj s stranmi s spletnimi gradniki.

Zgodovina različic seznama

Različice lahko uporabite, če želite narediti tako:

  • Zapis zgodovine različice    Ko so različice omogočene, si lahko ogledate, kdaj in kdo je spremenil element ali datoteko. Ogledate si lahko tudi kdaj so bile spremenjene lastnosti ali informacije o datoteki. Če nekdo na primer spremeni rok elementa seznama, bodo informacije prikazane v zgodovini različice. Ogledate si lahko tudi komentarje o spremembah, ki jih v datotekah naredijo osebe.
  • Prejšnjo različico obnovite kot trenutno različico    Ali ste v trenutni različici naredili napako? Morda morate obnoviti del dokumenta, ki ste ga izbrisali. Trenutno različico lahko zlahka zamenjate s prejšnjo. Trenutna različica tako postane del zgodovine različice.
  • Ogled prejšnje različice    Prejšnjo različico si lahko ogledate – če se želite na primer sklicevati na prejšnja navodila  – ne da bi izbrisali trenutno različico. Pri datotekah .aspx si lahko ogledate samo podrobnosti o spremembah, ki so bile narejene v datotekah, ne pa dejanskih strani, ki jih ustvarijo datoteke.

Knjižnice lahko sledijo glavnim različicam, na primer tistim, ki jim je bil dodan odsek in podrazličicam, na primer tistim, v katerih je bila odpravljena napaka v črkovanju. Seznami pa lahko sledijo samo glavnim različicam. Seznami in knjižnice lahko tudi omejijo število različic, ki jih osebe lahko shranijo.

Če želite različice omogočiti, morate imeti dovoljenje za načrtovanje seznama ali knjižnice.

Na vrh strani Na vrh strani

Ko so različice ustvarjene

Ko je ustvarjanje različic omogočeno, so te ustvarjene v teh slučajih:

  • Ko je element seznama ali datoteka prvič ustvarjena ali pri prenosu datoteke.

 Opomba   Če je treba datoteko rezervirati, jo morate najprej sprostiti, da lahko ustvarite njeno prvo različico.

  • Ko je datoteka, ki ima isto ime kot obstoječa datoteka, prenesena in je potrjeno potrditveno polje Obstoječim datotekam dodaj kot novo različico.
  • Ko so lastnosti elementa seznama ali datoteke spremenjene.
  • Ko je datoteka odprta, urejena in shranjena. Različica je ustvarjena, ko kliknete Shrani. Različica je posodobljena z zadnjimi spremembami, ki jih naredite v datoteki, preden jo zaprete.

 Opomba   Različica ni ustvarjena vsakič, ko vi ali kak drug uporabnik klikne Shrani, ker bi s tem ustvarili preveč različic.

  • Ko je datoteka rezervirana, spremenjena in nato znova sproščena.

 Opomba   Če vi ali kak drug uporabnik zavrnete rezervirano različico, različica ne bo ustvarjena.

Izbrišete lahko edino različico datoteke – če na primer veste, da ste v tisti različici naredili napako – s čimer to različico odstranite iz zgodovine različice. Če pa izbrišete dejansko datoteko, s tem izbrišete tudi vse njene različice. Ko izbrišete različico, je privzeto poslana v »Koš«, kjer jo lahko obnovite, preden jo dokončno izbrišete. Vaša organizacija morda drugače obravnava brisanja.

 Pomembno   Če podjetje omejuje število shranjenih različic, so najstarejše različice trajno izbrisane, ko je ta omejitev dosežena. Računalnik jih ne pošlje v koš.

Na vrh strani Na vrh strani

Delo z glavnimi različicami in podrazličicami

Knjižnica ima lahko nastavljeno možnost enostavne različice, s katero sledi samo glavnim različicam. Lahko sledi glavnim različicam in podrazličicam, kar pa je odvisno od potreb vaše organizacije. Če osebe v vaši skupini ne delajo pogosto na več revizijah, lahko vaša organizacija potrebuje samo enostavne različice. Če pa več oseb skupaj dela z datotekami in ponavadi ustvarijo več različic, potem mora vaša organizacija slediti tako glavnim različicam kot podrazličicam.

Z dvema vrstama različic lahko vaša skupina bolje upravlja vsebino. Osebe, ki delajo z vsebino, lahko bolje razumejo trenutno stanje datoteke. Glavna različica je na primer tista, ki si jo ogleda in pregleda večja skupina, medtem ko je podrazličica osnutek, na katerem nekdo še dela.

S sledenjem obema vrstama različic naredi zgodovino različice celovitejšo. Glavna različica najverjetneje predstavlja mejnik v razvoju datoteke, ko je datoteka na primer poslana v pregled ali poslana drugim. Podrazličica je ponavadi uporabljena za rutinski prirast, kot na primer različica, ki jo shranite in sprostite, medtem ko še vedno pišete vsebino. Lahko pa gre za različico, v kateri popravite nekaj manjših napak. Ko si želite ogledati zgodovino različice datoteke, so vam glavne različice lahko v pomoč pri določanju stopenj razvoja datoteke in tako lahko hitreje prebrskate skozi zgodovino.

Ko se sledi glavnim različicam in podrazličicam, je različica privzeto shranjena kot podrazličica. Razen. če različice ne določite za glavno različico. Ko datoteko shranite in zaprete, se različici sledi kot podrazličici. Datoteko je treba najprej objaviti, če želite, da bo glavna različica. Datoteko lahko objavite z uporabo ukazov spustnega menija v knjižnici. V nekaterih programih, ki so združljivi s storitvami Microsoft Window SharePoint Services, lahko uporabite tudi ukaze v programu. Privzeto ima lahko vsaka glavna različica do 511 osnutkov (podrazličic). Skrbnik ali lastnik mesta lahko še bolj omeji število različic.

Če imate dovoljenje za brisanje različic, lahko podrazličico prepišete z drugo podrazličico. Morda si želite na primer prepisati prejšnjo različico, če veste, da ima prejšnja različica napako in vam je ni treba obdržati. Če objavite glavno različico in veste, da ste naredili napako, lahko različico znova spremenite v podrazličico tako, da prekličete objavo.

Če datoteke rezervirate, še preden se začeli delati z njimi, lahko določite, kakšno vrsto različice boste sprostili. Datoteke vam ni treba objaviti, če jo določite za glavno različico, ko jo sprostite.

Na vrh strani Na vrh strani

Oštevilčevanje različice

Ko različice ustvarite, so oštevilčene. Na seznamu ali v knjižnici z omogočenimi enostavnimi različicami, je različica 1 prva različica, ki jo ustvarite ali prenesete. Številka različice se veča s prirastom celih števil, na primer različica 2, različica 3 in tako dalje.

Ko sledite glavni različici in podrazličici, so glavne različice cela števila, podrazličice pa decimalke. 0.1 je na primer prva podrazličica datoteke, 1.3 pa je tretja podrazličica objavljene datoteke. 2.0 je druga glavna različica objavljene datoteke.


Oštevilčevanje različice v knjižnici

Oblaček 1 Označena je trenutno objavljena glavna različica, številka različice pa je celo število.
Oblaček 2 Ko so lastnosti ali metapodatki spremenjeni, je različica ustvarjena.
Oblaček 3 Prva različica datoteke je vedno podrazličica številka 0.1.

Na seznamu ali v knjižnici lahko prikažete stolpec Različica, v katerem je prikazana številka različice datotek ali elementov seznama. Kar je lahko v pomoč, če vaša skupina redno revidira informacije. Povezave do več informacij o delovanju s pogledi najdete v odseku Glejte tudi.

Na vrh strani Na vrh strani

Kako različice delujejo pri odobritvi vsebine

Glavne različice in podrazličice so dopolnjene z odobritvijo vsebine seznamov in knjižnic.

Ko je zahtevana odobritev vsebine, element seznama ali datoteka ostane v stanju osnutka ali v čakajočem stanju, dokler ga ne potrdi ali zavrne nekdo, ki ima dovoljenje za odobritev. Če je element ali datoteka odobrena, ji je na seznamu ali v knjižnici dodeljeno stanje Odobreno. Prikazana je vsem, ki imajo dovoljenje za ogled seznama ali knjižnice. Če je element ali datoteka zavrnjena, ostane v stanju čakanja in jo lahko vidijo samo osebe z dovoljenjem za ogled osnutkov.

Ko v knjižnici, ki zahteva odobritev vsebine, omogočite glavne različice ali podrazličice, lahko dodate tudi potek dela, če ste ga vi ali nekdo iz vaše organizacije ustvarili. Potek dela nadzira, kako se datoteke premikajo po poslovnem procesu, na primer pregledu ali odobritvi. S potekom dela lahko upravljate proces odobritve, ko glavne različice sprostite.

V knjižnici, ki sledi tako glavnim različicam kot podrazličicam, morate privzeto najprej objaviti glavno različico datoteke, preden jo lahko odobrite. Podrazličice so osnutki, ki se jih še vedno razvija tako, da niso prikazani kot čakajoči elementi, ki čakajo na odobritev.

Potovalna agencija na primer lahko s knjižnico dokumentov upravlja datoteke. Medtem ko člani skupine razvijajo nove prodajne ponudbe, sledijo podrazličicam datoteke. Če naredijo napako pri eni različici, jo lahko obnovijo na prejšnjo različico. Ko ponudbo končajo, lahko ustvarijo glavno različico in jo nato objavijo, da jo lahko odobri njihov pravni oddelek ali vodja. Ko je datoteka odobrena, si lahko drugi zaposleni v podjetju datoteko ogledajo.

Čakajoči element je privzeto viden tistemu, ki ga je ustvaril in osebam, ki imajo dovoljenje, da odobrijo elemente. Lahko pa navedete ali si druge skupine uporabnikov lahko ogledajo element ali datoteko.

Ko se zahteva odobritev vsebine, bodo osebe, ki imajo dovoljenje za branje vsebine, nimajo pa dovoljenja za ogled elementov osnutka, videle zadnjo odobreno ali glavno različico elementa seznama ali datoteke. Če se knjižnica sledi glavni različici in podrazličici, do zdaj pa ni še nihče objavil glavne različice, datoteka ne bo vidna osebam, ki nimajo dovoljenja za ogled elementov osnutka.

Na vrh strani Na vrh strani

Kako različice delujejo pri rezervaciji datoteke

Z rezervacijo datotek lahko kar najbolj izkoristite različice. Ko datoteko rezervirate, se različica ustvari samo, ko datoteko znova sprostite. Na ta način lahko posebej določite, kdaj bo različica ustvarjena. Ko se rezervacije ne zahteva, je različica ustvarjena, ko prvič shranite datoteko. Ko pa jo zaprete, je različica posodobljena. Če datoteko znova odprete in shranite, se ustvari še ena različica. Morda ne nameravate, da je ustvarjenih več različic. Če morate na primer datoteko zapreti, da se udeležite srečanja, niste pa še nehali delati spremembe v datoteki.

Ko pa se rezervacijo zahteva, datoteke ne morete dodati, jo spremeniti, ali spremeniti njenih lastnosti, ne da bi datoteko najprej rezervirali. Ko datoteko sprostite, ste pozvani, da morate navesti komentarje o spremembah, ki ste jih naredili. To vam je v pomoč, če želite ustvariti celovitejšo zgodovino različice.

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
SharePoint Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0