Ustvarjanje organigrama

Organigram je diagram s hierarhijo poročanja, ki ga pogosto uporabljamo za prikaz odnosov med zaposlenimi, naslovov in skupin.

Organigrami so lahko preprosti diagrami, kot je prikazano na spodnji sliki, ali pa veliki in zapleteni diagrami, ki temeljijo na informacijah iz zunanjega vira podatkov. Oblike v organigramu prikazujejo osnovne informacije, kot je ime ali naziv, ali pa bolj podrobne informacije, na primer oddelek in središče za stroške. Oblikam organigrama lahko dodajate tudi slike.

---

---

---

Ustvarjanje preprostega organigrama

Samodejno ustvarjanje organigrama iz nove podatkovne datoteke

Samodejno ustvarjanje organigrama z uporabo obstoječega vira podatkov

Prikaz skupin z uporabo okvirja za skupine in črtkanih črt

Posodabljanje ustvarjenih organigramov

---

Ustvarjanje preprostega organigrama

To je najboljši način za ustvarjanje majhnega organigrama s privzetimi polji z informacijami. Privzeta polja so:

• Oddelek
• Telefon
• Ime
• Naziv
• E-pošta

1. Kliknite zavihek Datoteka.

2. Kliknite Novo in Poslovno in nato dvokliknite Organigram.
3. S šablone Oblike organigrama v oknu Oblike povlecite na stran obliko najvišje ravni za vašo organizacijo, kot je na primer Direktor.
4. Ko obliko izberete, zanjo vnesite ime in naziv. Imate lahko na primer direktorja z imenom Matej Potokar, ki ima naziv predsednika.

1.  Opomba   Če želite več informacij o dodajanju podatkov oblikam, glejte Dodajanje podatkov oblikam.

5. S šablone Oblike organigrama v oknu Oblike povlecite obliko za prvo podrejeno osebo na nadrejeno obliko. S tem boste obe obliki samodejno povezali v hierarhijo.

1.  Namig   Če želite ustvariti povezavo, morate podrejeno obliko spustiti na sredino nadrejene oblike.

6. Če želite dokončati organigram, nadaljujte vlečenje podrejenih oblik na nadrejene ter za vsako obliko vnesite ime in naziv.

Na vrh strani

Samodejno ustvarjanje organigrama iz nove podatkovne datoteke

To je najboljši način, kadar privzeta polja z informacijami ne ustrezajo vašim željam in podatkov še nimate v drugem programu.

1. Kliknite zavihek Datoteka.

2. Kliknite Novo in Poslovno ter dvokliknite Čarovnik za organigrame.
3. Na prvi strani čarovnika izberite Informacije, ki jih vnesem z uporabo čarovnika in kliknite Naprej.
4. Izberite Excel ali Ločeno besedilo, vnesite ime nove datoteke in kliknite Naprej.

1.  Opomba   Če izberete Excel, se odpre Microsoft Excelov delovni list z vzorčnim besedilom. Če pa izberete Ločeno besedilo, se odpre stran beležnice z vzorčnim besedilom.

5. Ko se odpre Excel oz. beležnica, uporabite vzorčno besedilo kot primer vrste informacij, ki jih lahko vključite, in čez obstoječe besedilo vnesite svoje informacije.

1.  Pomembno   Stolpca Ime in Poroča morate obdržati, vendar lahko spremenite, izbrišete ali dodate druge stolpce.

6. Zaprite Excel oz. beležnico in dokončajte čarovnika.

Na vrh strani

Samodejno ustvarjanje organigrama z uporabo obstoječega vira podatkov

To je najboljši način, kadar informacije, ki jih želite vključiti v organigram, že obstajajo v drugem dokumentu, kot je Excelov delovni list ali imenik strežnika Microsoft Exchange Server.

1. Poskrbite, da bodo v tabeli ali na delovnem listu stolpci za imena zaposlenih, enolične identifikatorje in informacije o tem, kdo poroča komu.

 Opomba   Stolpce lahko poimenujete po želji. Ko zaženete čarovnik za organigrame, lahko določite, v katerih stolpcih (ali imena polj) bodo ime in informacije o tem, kdo poroča komu.

• Ime zaposlenega    V tem polju so imena zaposlenih prikazana na enak način, kot so prikazana v oblikah organigrama.
• Enolični identifikator     V tem stolpcu je lahko ime zaposlenega, če so vsa imena enolična. V nasprotnem primeru vključite stolpec z vrednostjo, ki enolično identificira vsakega zaposlenega.
• Komu zaposleni poročajo    V tem polju mora biti enolični identifikator vsakega direktorja, pa naj bo to ime ali številka ID. Za zaposlenega na vrhu organigrama pustite to polje prazno.

1. Kliknite zavihek Datoteka.

2. Kliknite Novo in Poslovno ter dvokliknite Čarovnik za organigrame.
3. Na prvi strani čarovnika izberite Informacije, ki so že shranjene v datoteki ali zbirki podatkov.
4. Kliknite Naprej in sledite preostalim korakom čarovnika.

Na vrh strani

Prikaz skupin z uporabo okvirja za skupine in črtkanih črt

Ko ustvarite organigram, lahko prerazporedite informacije tako, da prikazujejo odnose med navideznimi skupinami. Premaknite povezane oblike tako, da so blizu druga drugi, in dodajte povezovalnike črtkanih črt, da prikažete sekundarne strukture poročanja, ali uporabite obliko Okvir skupine, da označite navidezno skupino. Poročilo s črtkano črto deluje kot navadni povezovalnik. Okvir za skupine je pravokotne oblike, kar vam omogoča vizualno poimenovanje in razvrščanje skupin v skupine.

Na vrh strani

Posodabljanje že ustvarjenih organigramov

Če želite ponazoriti spremembe v strukturi organizacije, morate organigram ročno posodobiti ali ustvariti novega. Če ustvarite nov organigram, prilagoditve, ki ste jih vnesli v prejšnji organigram, v novem ne bodo vključene. Če ste oblikam dodali teme ali fotografije, jih morate dodati znova, da bosta diagrama podobna.