Samodejno ustvarjanje organigrama s podatki o zaposlenih

Organigram je diagram, ki ga uporabljamo za prikaz odnosov med zaposlenimi, naslovi in skupinami.

Če imate vse podatke o zaposlenih navedene v dokumentu, kot je Excelov delovni list ali imenik strežnika Exchange Server, Visio namesto vas doda oblike in povezovalnike. Če ne želite samodejno ustvariti organigrama, lahko narišete grafikon brez zunanjega vira podatkov.

Če želite za začetek poiskati pravo predlogo, pojdite v meni Datoteka > Novo in kliknite kategorijo Organigram , nato pa še Ustvari.

Organigram

Samodejno ustvarjanje grafikona iz obstoječega vira podatkov

Ko kliknete, da ustvarite grafikon iz predloge, se zažene Čarovnik za organigram. Na prvi strani čarovnika izberite Informacije, ki so že shranjene v datoteki ali zbirki podatkov, nato pa sledite navodilom v čarovniku.

Viri podatkov, ki jih lahko uporabite

  • Microsoft Excelov delovni list
  • Besedilna datoteka
  • Imenik v strežniku Microsoft Exchange
  • Vir podatkov, združljiv z ODBC-jem

Potrebni stolpci v viru podatkov

V viru podatkov morajo biti navedeni stolpci za ime zaposlenih, enolični identifikator in za osebo, kateri poroča zaposleni. Imena stolpcev v viru podatkov niso pomembna, saj čarovnik samodejno prepozna, kateri stolpci (ali imena polj) vsebujejo imena zaposlenih in oseb, katerim poročajo zaposleni.

  • Ime zaposlenega    Način prikaza imen zaposlenih v tem polju je enak načinu prikaza oblik v organigramu.
  • Enolični identifikator    Ta stolpec lahko predstavlja stolpec z imeni zaposlenih, če so vsa imena enolična. V nasprotnem primeru vključite stolpec z vrednostjo, ki enolično prepozna vsakega zaposlenega.
  • Oseba, kateri poročajo zaposleni    V tem polju mora biti enolični identifikator vsakega direktorja, pa naj bo to ime ali številka ID. Za zaposlenega na vrhu organigrama pustite to polje prazno.

Primer besedilne datoteke kot vira podatkov

To besedilo je primer besedilne oblike zapisa, ločene z vejico, s petimi stolpci in štirimi vrsticami; prva vrstica predstavlja vrstico z glavo. Visio bo to vzorčno datoteko ustvaril za vas – zaženite čarovnika za organigrame, izberite Informacije, ki jih vnesem s čarovnikom in kliknite Naprej. Na naslednji strani izberite Ločeno besedilo, vnesite ime datoteke in kliknite Naprej. Visio odpre urejevalnik besedila z vzorčnimi podatki.

Ime,Poroča_osebi,Naziv,Oddelek,Telefon

Anže Rožič,Izvršni generalni direktor,Vodstvo,x5555
Sandra Žan,Anže Rožič,Vodja razvoja,Razvoj izdelkov,x6666
Matej Makovec,Sandra Žan,Razvijalec programske opreme,Razvoj izdelkov,x6667

Ustvarjanje organigrama iz nove podatkovne datoteke

Če svojih podatkov še nimate v drugem programu, a bi jih želeli imeti, bo Visio odprl Excel ali urejevalnik besedil z vzorčnimi podatki v dobrem vzorčnem zapisu. Vzorčne podatke zamenjajte s svojimi in dokončajte čarovnika ter ustvarite organigram.

  1. Kliknite Datoteka > Novo in sliko kategorije Organigram , nato pa kliknite Ustvari. Tako zaženete čarovnika za organigram.
  2. Na prvi strani čarovnika izberite Informacije, ki jih vnesem z uporabo čarovnika in kliknite Naprej.
  3. Izberite Excel ali Ločeno besedilo, vnesite ime nove datoteke in kliknite Naprej.
    Če izberete Excel, se odpre Microsoft Excelov delovni list z vzorčnim besedilom. Če pa izberete Ločeno besedilo, se odpre stran beležnice z vzorčnim besedilom.
  4. Ko se odpre Excel oz. beležnica, uporabite vzorčno besedilo kot primer vrste informacij, ki jih lahko vključite, in čez obstoječe besedilo vnesite svoje informacije. Zahtevana sta stolpca »Ime zaposlenih« in »Poroča osebi«, toda lahko dodate druge ali jih izbrišete.
  5. Zaprite Excel oz. beležnico in dokončajte čarovnika.

Spreminjanje postavitve in oblik ter vstavljanje slik

Predloga Organigram na trak doda zavihek Organigram. Če želite narediti korenito spremeniti videz diagrama, uporabite orodja tega zavihka.

Skupini Postavitev in Razporedi imata orodja za spreminjanje postavitve in hierarhije oblik.

Če želite izbrati slog oblik v grafikonu, uporabite galerijo Oblike. Uporabite orodja v skupini Slika, da vstavite sliko v izbrano obliko, izbrišete sliko ograde in spremenite sliko, potem ko ste jo že vstavili v obliko. Če s čarovnikom niste dodali slik v vse oblike, jih lahko dodate zdaj. Na zavihku Organigram kliknite Vstavljanje, Več slik. Slike morajo biti v eni mapi z imenom datoteke v obliki »Ime zaposlenega.Vrsta datoteke« – na primer Lovro Munda.jpg (ime se mora v celoti ujemati z imenom v viru podatkov).

V skupini Podatki organizacije so orodja za uvažanje podatkov iz zunanjega vira s čarovnikom, izvažanje podatkov organizacije v Excel ali besedilno datoteko in za primerjanje podatkov v diagramu z zunanjim virom podatkov.

Prikaz skupin z uporabo okvirja za skupine in črtkanih črt

Ko ustvarite organigram, lahko prerazporedite informacije tako, da prikazujejo odnose med navideznimi skupinami. Premaknite povezane oblike tako, da so blizu druga drugi, in dodajte povezovalnike črtkanih črt, da prikažete sekundarne strukture poročanja, ali uporabite Okvir skupine, da označite navidezno skupino. Iz okna »Oblike« povlecite obliko »Okvir skupine« na risbo, nato pa uporabite stranske ročice za spreminjanje velikosti, da vključite posameznike v navidezno skupino.

Okvir skupine

Posodabljanje že ustvarjenih organigramov

Če želite ponazoriti spremembe v strukturi organizacije, organigram osvežite ali pa ga ročno posodobite.

  • Kliknite Podatki > Zunanji podatki > Osveži vse.

Če novi podatki ne ustrezajo popolnoma podatkom, s katerimi je bil ustvarjen grafikon, boste morda morali posameznike ročno premikati.

Če imate nov grafikon, uporabite Visio, da ga primerjate s starejšim grafikonom in ugotovite, kaj se je spremenilo.

  1. Odprite novo ali starejšo različico organigrama.
  2. Kliknite Organigram > Podatki organizacije > Primerjaj. V polju Primerjava podatkov organizacije poiščite različico, s katero želite primerjavo.
  3. V razdelku Vrsta primerjave izberite situacijo glede na odprto različico.
  4. V razdelku Vrsta poročila izberite želeno možnost.
  5. Kliknite V redu.

Če grafikona še vedno ne morete posodobiti tako, kot si želite, ga boste morda morali znova sestaviti.

 
 
Velja za:
Visio 2013, Visio Professional 2013