Skupna raba dokumentov ali map v storitvi OneDrive za podjetja

Dokumenti in mape, shranjeni v storitvi OneDrive za podjetja, so zasebni, dokler se ne odločite, da jih daste v skupno rabo. Ko daste dokumente in mape v skupno rabo, se lahko odločite, ali jih bodo drugi lahko urejali ali si jih le ogledali. Prav tako lahko daste dokumente ali mape v skupno rabo v knjižnici mesta.

 Opomba    Če uporabljate Office 365, daste morda lahko dokumente v skupno rabo za zunanje uporabnike (osebe, ki niso v vašem omrežju) tako, da jih povabite kot »goste«, lahko pa tudi ustvarite in objavite povezave za goste. Več informacij najdete v članku Skupna raba spletnih mest ali dokumentov z osebami zunaj organizacije.

Kaj želite narediti?


Skupna raba dokumenta

  1. Vpišite se v Office 365 ali SharePoint 2013 in izberite OneDrive na vrhu strani, da se pomaknete v svojo knjižnico storitve OneDrive za podjetja.
  2. Kliknite tri pike (...) ob dokumentu, da odprete okno oblačka, in nato kliknite Skupna raba. Na tej sliki je prikazano okno oblačka, odprto za dokument »Sodni primeri 2013«.
    Uvod v skupno rabo dokumenta v SharePointovi knjižnici
  3. V pogovorno okno »Skupna raba« na zavihku »Povabi osebe« vnesite imena ali e-poštne naslove oseb v organizaciji ali vnesite možnost Vsi.

Glede na ime boste morali vnesti le nekaj črk, nato pa se bo prikazalo ime želene osebe. Izberite osebo, da jo dodate v polje.
Povabite osebe v omrežju, da dajo dokument v skupno rabo

  1. Izberite, ali želite povabljencem dodeliti dovoljenje za urejanje ali le za ogled dokumenta.
  2. Po želji vnesite sporočilo, ki bo poslano v e-poštnem sporočilu vsem povabljencem.
    E-poštno sporočilo vsebuje povezavo do dokumenta v skupni rabi.
  3. Če povabljencem ne želite poslati e-pošte, kliknite Pokaži možnosti, nato pa počistite potrditveno polje Pošlji e-poštno vabilo.

Na vrh strani Na vrh strani

Skupna raba mape

Ko daste mapo v skupno rabo, daste samodejno v skupno rabo vse elemente, ki so v tej mapi. Skupna raba mape je hiter način skupne rabe številnih dokumentov hkrati, ki vam prihrani delo, ki ga morate vložiti pri skupni rabi vsakega dokumenta posebej.

  1. Ustvarjanje nove mape.
  2. Upoštevajte postopek, opisan zgoraj, ki velja za skupno rabo dokumenta.

Na vrh strani Na vrh strani

Skupna raba dokumenta z »vsemi«

Včasih imate dokumente, za katere želite, da jih vidijo vsi v organizaciji. Morda gre za oceno izdelka ali kak drug dokument s splošnimi navodili.

Dokument daste v skupno rabo z vsemi na dva načina:

  • Premaknite dokumente v mapo »V skupni rabi z vsemi«.
    Mapa »V skupni rabi z vsemi« v storitvi OneDrive za podjetja
  • Povabite »Vse« v pogovornem oknu »Skupna raba«. Upoštevajte postopek, opisan zgoraj, ki velja za skupno rabo dokumenta.

Kakšna je razlika? Raba mape »V skupni rabi z vsemi« je hitra in preprosta. Preprosto povlecite dokument v mapo »V skupni rabi z vsemi« ali pa ustvarite nove dokumente v tej mapi in delo je končano. Upoštevajte pa, da imajo vsi dokumenti v tej mapi dovoljenje »samo za ogled«.

Najpomembnejša razlika: V pogovornem oknu»Skupna raba« lahko izberete možnost »Vsi, razen zunanjih uporabnikov«. Če organizacija dovoljuje zunanjo skupno rabo, boste s skupno rabo dokumenta z »vsemi« dali dokument v skupno rabo tudi z osebami zunaj organizacije, ki ste jih bodisi vi bodisi drugi v vaši organizaciji povabili, da dajo dokumente v skupno rabo kot gostje.

Na vrh strani Na vrh strani

Kako naj ljudje najdejo moje dokumente v skupni rabi z vsemi?

Dokumenti, ki jih daste v skupno rabo z vsemi, niso prikazani v pogledu »V skupni rabi z mano« v storitvi OneDrive za podjetja. Zakaj ne? Upoštevajte, da je na voljo, v odvisnosti od velikosti organizacije, morda na stotine, morda celo na tisoče dokumentov, ki so v skupni rabi z vsemi. Morda pa ne želite z vabilom poslati e-pošte vsem v organizaciji.

Namesto tega lahko ljudje najdejo te dokumente tako:

  • Sledijo povezavi, ki ste jim jo poslali, neposredno v e-pošti. URL poljubnega dokumenta najdete v oblačku dokumenta.
    URL dokumenta
    Kopirajte in prilepite URL v e-pošto, naslovljeno na določene ljudi, ki jih želite obvestiti.
  • Uporabijo svoje iskalno polje v storitvi OneDrive za podjetja. V tem primeru Tina Makovec išče ključne besede »Sodni primeri«, da najde poljubne ustrezne dokumente v skupni rabi z njo v njeni organizaciji.

    Iskanje ključnih besed za iskanje dokumentov, ki so jih drugi dali v skupno rabo z vami

Na vrh strani Na vrh strani

Pregled oseb, katerim ste omogočili skupno rabo dokumenta

  • Izberite želeni dokument in nato kliknite Datoteke > Skupna raba s/z.
    Ogled oseb, katerim ste omogočili skupno rabo dokumenta

    Okno »Skupna raba s/z« navaja vse osebe, ki imajo ta dokument trenutno v skupni rabi.

    Zavihek »V skupni rabi z/s« v pogovornem oknu »Skupna raba«

Na vrh strani Na vrh strani

Prekinitev skupne rabe dokumenta ali mape

Skupno rabo dokumenta ali mape lahko ustavite za vse ali le za izbrane osebe.

  1. Izberite dokument ali mapo, za katero želite ustaviti skupno rabo, in kliknite Datoteke > Skupna raba s/z.
  2. V oknu Skupna raba s/z kliknite spustno puščico poleg osebe, za katero želite ustaviti skupno rabo, in kliknite Ustavi skupno rabo

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
Office 365 Enterprise, Office 365 Midsize Business – skrbnik, Office 365 Small Business Premium, Office 365 za srednje velika podjetja, SharePoint Online Enterprise (E1 in E2), SharePoint Online Enterprise (paket E3 in E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard, Skrbnik za Office 365 Enterprise, Skrbnik za Office 365 Small Business, Spletno mesto SharePoint Online