Dodajanje ene ali več datotek v knjižnico

V knjižnici (Knjižnica: mesto na SharePointovem mestu, kjer je mogoče upravljati zbirko datotek. Knjižnica lahko prikaže podatke o posamezni datoteki, vključno z uporabniško določenimi lastnostmi.) lahko ustvarjate in upravljate dokumente, preglednice, predstavitve in druge vrste datotek, vendar so nekatere vrste datotek iz varnostnih razlogov blokirane.

Datoteke je mogoče dodati v knjižnice na več načinov, odvisno od tega, ali ustvarjate novo datoteko v knjižnici, dodajate obstoječo datoteko v knjižnico ali pa dodajate več datotek hkrati. Če je skrbnik nastavil knjižnico, da lahko prejema e-pošto, lahko dodate datoteko v knjižnico tudi tako, da pošljete datoteko kot prilogo e-poštnega sporočila.



Ustvarjanje datoteke v knjižnici

Novo datoteko lahko ustvarite v knjižnici, če uporabite program, združljiv s storitvami Windows SharePoint Services 3.0, na primer Microsoft Office Word 2007.

Če ne boste uporabili združljivega programa, lahko datoteko še vedno shranite in jo upravljate v knjižnici. Čeprav za ustvarjanje datoteke ne morete uporabiti ukaza Novo, lahko datoteko ustvarite v programu in jo dodate v knjižnico pozneje.

Za knjižnico slik morate ustvariti datoteko v drugem programu, nato pa jo dodati v knjižnico. V knjižnici slik ali kateri koli drugi vrsti knjižnice lahko ustvarite mapo, če knjižnica ne omejuje ustvarjanja map.

Vrsta datotek, ki jo lahko ustvarite, je odvisna od predloge ali predlog, ki jih lastnik mesta ali skrbnik poveže s knjižnico. Če želite ustvariti dodatno vrsto datotek v knjižnici, se obrnite na skrbnika ali lastnika mesta.

  1. Če knjižnica še ni odprta, v vrstici za hitri zagon kliknite njeno ime.

Če se ime knjižnice ne prikaže, kliknite Ogled vsebine celotnega mesta in nato še ime svoje knjižnice.

  1. V meniju Novo kliknite puščico, nato pa kliknite Nova vrsta datotek, na primer Nov dokument.

Če so s knjižnico povezane dodatne predloge, se prikažejo druge izbire, na primer Nov delovni list ali Nova pogodba.

 Namig   Če želite ustvariti datoteko na osnovi privzete predloge za knjižnico, kliknite samo Novo.

  1. V datoteko dodajte besedilo in druge želene elemente.
  2. Datoteko shranite kot običajno tako, da kliknete gumb Shrani ali ukaz Shrani v meniju Datoteka, nato pa poimenujete datoteko.

Ko datoteko shranite, je dodana v knjižnico in prikazana na seznamu datotek.

  1. Če v knjižnici ne vidite datotek, osvežite brskalnik.

 Opombe 

  • Ko datoteko shranite, lahko prejmete poziv za dodatne informacije o datoteki, kar je odvisno od nastavitve knjižnice. Izbrati boste na primer morali vrsto vsebine datoteke ali vnesti več podrobnosti o datoteki.
  • Če želite shraniti datoteko v knjižnico, ki zahteva rezervacijo datotek, je datoteka najprej rezervirana za vas. Če želite, da bodo tudi drugi uporabniki lahko urejali datoteko, jo morate najprej sprostiti.
  • Če je za knjižnico potrebna odobritev vsebine, je datoteko morda treba odobriti, preden jo lahko vidijo vsi uporabniki z dovoljenjem za ogledovanje datotek v knjižnici.

Na vrh strani Na vrh strani

Dodajanje datoteke v knjižnico

V knjižnico lahko dodate novo datoteko ali zamenjate obstoječo datoteko s spremenjeno različico datoteke. Če je knjižnica nastavljena za sledenje različicam datotek, lahko dodate spremenjeno datoteko kot novo različico, ki postane del zgodovine različic.

Če želite prenesti datoteko z enakim imenom, kot ga ima obstoječa datoteka v knjižnici, pri tem pa ne želite zamenjati ali dodati nove različice obstoječe datoteke, morate preimenovati enega od obeh dvojnikov datotek.

Ob dodajanju datoteke v knjižnico boste morda morali izpolniti lastnosti datoteke. Lastnosti datoteke so lahko osnovne informacije o datoteki, na primer opis ali ključne besede za pomoč uporabnikom pri iskanju datoteke, lahko pa so tudi informacije, značilne samo za vašo organizacijo, na primer ime oddelka ali številka projekta.

  1. Če knjižnica še ni odprta, v vrstici za hitri zagon kliknite njeno ime.

Če se ime knjižnice ne prikaže, kliknite Ogled vsebine celotnega mesta in nato še ime svoje knjižnice.

  1. V meniju Prenos kliknite Prenesi dokument.
  2. Kliknite Prebrskaj in poiščite datoteko, ki jo želite dodati, izberite datoteko, nato pa kliknite Odpri.
  3. Če želite prenesti spremenjeno različico obstoječe datoteke, naredite nekaj od tega:
    • Če knjižnica ni konfigurirana za sledenje različicam datotek, lahko obstoječo datoteko zamenjate s spremenjeno datoteko. V odseku Prenesi dokument potrdite potrditveno polje Ali želite prepisati obstoječe datoteke?.
    • Če je knjižnica konfigurirana za sledenje različicam datotek, lahko zamenjate obstoječo datoteko z novo različico kot delom zgodovine dokumenta. V odseku Prenesi dokument potrdite potrditveno polje Ali želite dodati obstoječim datotekam kot novo različico?.
  4. Kliknite V redu.
  5. Če se prikaže obrazec, ki zahteva dodatne informacije o datoteki, vnesite informacije v polja, na primer naslov. Zraven imena vsakega posameznega polja, ki zahteva informacije, se prikaže rdeča zvezdica. Prikažejo se lahko različna polja, odvisno od nastavitev knjižnice in od tega, ali skupina zahteva lastnosti po meri.
  6. Kliknite V redu.
  7. Če v knjižnici ne vidite datotek, osvežite brskalnik.

 Opombe 

  • Če želite prenesti datoteko v knjižnico, ki zahteva izpolnjevanje določenih lastnosti datotek, te lastnosti pa niso izpolnjene, ostane datoteka rezervirana za vas. Ko izpolnite zahtevane lastnosti, lahko datoteko sprostite.
  • Če želite prenesti datoteko v knjižnico, ki zahteva rezervacijo datotek, je datoteka najprej rezervirana za vas. Če želite, da bodo tudi drugi uporabniki lahko urejali datoteko, jo morate najprej sprostiti.
  • Če je za knjižnico potrebna odobritev vsebine, je datoteko morda treba odobriti, preden jo lahko vidijo vsi uporabniki z dovoljenjem za ogledovanje datotek v knjižnici.
  • V knjižnici strani wiki lahko ustvarite nove strani wiki, ne morete pa prenesti obstoječih datotek.

 Namig   Če želite prenesti novo različico datoteke, je priporočljivo vnesti komentarje o spremembah v tej različici, da boste lažje sledili zgodovini datoteke.

Na vrh strani Na vrh strani

Dodajanje več datotek v knjižnico

Če imate nameščen program, ki je združljiv s storitvami Windows SharePoint Services, se bo ob kliku puščice v meniju Prenos morda prikazala možnost za prenos več datotek. Če imate na primer nameščen Microsoft Office 2007, se prikaže možnost Prenos več dokumentov. Če ne vidite možnosti Prenos več dokumentov, naredite nekaj od tega:

  1. Če knjižnica še ni odprta, v vrstici za hitri zagon kliknite njeno ime.

Če se ime knjižnice ne prikaže, kliknite Ogled vsebine celotnega mesta in nato še ime svoje knjižnice.

  1. V meniju DejanjaMeni »Dejanja« kliknite Odpri z Raziskovalcem.
  1. V prikazanem oknu raziskovalca programa Windows prebrskajte in poiščite datoteke, ki jih želite prenesti, nato pa jih označite.
  2. Z desno miškino tipko kliknite eno od datotek, nato pa v priročnem meniju kliknite Kopiraj.
  3. Kliknite gumb Nazaj, da se vrnete v knjižnico.
  4. Z desno tipko miške kliknite prazno področje v oknu mape in nato v priročnem meniju kliknite Prilepi.
  1. Zaprite Raziskovalca.
  1. Če v knjižnici ne vidite datotek, osvežite brskalnik.

 Opomba   

 Opombe 

  • Če želite prenesti več slik v knjižnico slik, se bo morda odprl urejevalnik slik, združljiv s storitvami Windows SharePoint Services, na primer Microsoft Office Picture Manager. Sledite navodilom urejevalnika slik za izbiro in prenos več datotek. Če želite prenesti več slik, boste v urejevalniku slik morda prejeli poziv, da ima datoteka, ki jo prenašate, enako ime kot obstoječa datoteka v knjižnici.
  • Če želite prenesti datoteko v knjižnico, ki zahteva izpolnjevanje določenih lastnosti datotek, te lastnosti pa niso izpolnjene, ostane datoteka rezervirana za vas. Ko izpolnite zahtevane lastnosti, lahko datoteko sprostite.
  • Če želite prenesti datoteko v knjižnico, ki zahteva rezervacijo datotek, je datoteka najprej rezervirana za vas. Če želite, da bodo tudi drugi uporabniki lahko urejali datoteko, jo morate najprej sprostiti.
  • Če je za knjižnico potrebna odobritev vsebine, je datoteko morda treba odobriti, preden jo lahko vidijo vsi uporabniki z dovoljenjem za ogledovanje datotek v knjižnici.
  • V knjižnici strani wiki lahko ustvarite nove strani wiki, ne morete pa prenesti obstoječih datotek.

 Namig   Datoteke lahko povlečete na mesto SharePoint, prikazano v raziskovalcu programa Windows, tudi iz drugega okna raziskovalca, na primer raziskovalca programa Windows ali mojih dokumentov.

Na vrh strani Na vrh strani

Dodajanje datotek v knjižnico s pošiljanjem e-pošte

Preden začnete pošiljati e-pošto v knjižnico, morate vedeti, ali je knjižnica nastavljena za prejemanje e-pošte, nato pa pridobite naslov.

  1. Če želite pridobiti e-poštni naslov za knjižnico, izvedite eno ali več teh dejanj:
    • Preglejte adresar e-poštnega programa. Če v njem ni e-poštnega naslova, ga morate pridobiti od osebe, ki je nastavila knjižnico. Nato ga lahko dodate na seznam stikov v e-poštnem programu, da ga boste pozneje lažje našli.
    • Oglejte si opis knjižnice, ki je prikazan tik pod naslovom knjižnice. Lastnik mesta je morda dodal e-poštni naslov knjižnice v njen opis.
    • Oglejte si e-poštne nastavitve za knjižnico, če e-poštni naslov ni prikazan v opisu knjižnice, vi pa imate dovoljenje za ogled nastavitev knjižnice:
      1. Če knjižnica še ni odprta, v vrstici za hitri zagon kliknite njeno ime.

Če se ime knjižnice ne prikaže, kliknite Ogled vsebine celotnega mesta in nato še ime svoje knjižnice.

V meniju NastavitveMeni »nastavitve« izberite nastavitve za vrsto knjižnice, ki jo želite odpreti.

V knjižnici dokumentov kliknite na primer Nastavitve knjižnice dokumentov.

  1. Če ima knjižnica omogočeno možnost prejemanja e-pošte, je njen naslov prikazan pod možnostjo Informacije o seznamu zraven možnosti E-poštni naslov.
  1. V e-poštnem programu priložite datoteko e-poštnemu sporočilu, na primer dokument ali delovni list.
  2. V polje Za ali Kp vnesite naslov knjižnice. Če je knjižnica že v SharePointovi skupini, namesto tega vnesite e-poštni naslov SharePointove skupine.
  3. Pošljite sporočilo. V večini e-poštnih aplikacij kliknete gumb Pošlji, da pošljete sporočilo.
  1. Če v knjižnici ne vidite datotek, osvežite brskalnik.

Glede na nastavitve e-poštnega strežnika bo morda treba počakati nekaj trenutkov, preden bodo datoteke prikazane.

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
SharePoint Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0