Osnova opravila v storitvi SharePoint Online za Office 365 za strokovnjake in majhna podjetja

Pokaži vse

Skrij vse

V tem članku je navedenih nekaj osnovnih opravil in informacij, s katerimi se lahko naučite uporabljati SharePoint Online za Office 365 za strokovnjake in majhna podjetja.

• Predstavitev storitve SharePoint Online
• Deli spletnega mesta
• Značilnosti spletnega mesta, ki vplivajo na vašo izkušnjo
• Dovoljenja in dostop
• Uvod v oblikovanje spletnega mesta
• Dodajanje vsebine na spletno mesto
• Upravljanje vsebine spletnega mesta in delo z njo

Predstavitev storitve SharePoint Online

SharePoint Online ponuja eno samo integrirano mesto, kjer lahko zaposleni učinkovito sodelujejo s člani skupine, si izmenjujejo znanje ter poiščejo organizacijske vire in informacije.

Ko začnete delo, je mesto storitve SharePoint Online sestavljeno iz dveh mest – spletnega mesta skupine in spletnega mesta. Izredno pomembno je, da poznate razliko med tema dvema mestoma.

Spletno mesto skupine    Spletno mesto skupine je interno mesto, ki skupinam v organizaciji omogoča medsebojno povezovanje in sodelovanje v dokumentih ter drugih datotekah. Vi in sodelavci lahko spletno mesto skupine uporabljate za shranjevanje dokumentov in njihovo skupno rabo z drugimi uporabniki, objavo internih obvestil, načrtovanje srečanj, sledenje opravilom in težavam, shranjevanje informacij na sezname in tako naprej. Na spletnem mestu skupine lahko iz predlog mesta, ki so na voljo, ustvarite tudi različna podmesta. Ustvarite lahko na primer spletni dnevnik skupine, v katerem si zaposleni izmenjujejo informacije, ali delovni prostor za družabna srečanja, v katerem organizirate dogodke skupine, srečanja v podjetju in tako naprej.

Spletno mesto    Spletno mesto je prostor, v katerem načrtujete svojo javno prisotnost v internetu. To je mesto, kjer stranke najdejo podatke o vaši organizaciji. Na spletnem mestu je vse, kar potrebujete za začetek oblikovanja mesta: knjižnice za shranjevanje vsebine, na primer logotipov, grafike ali dokumentov, ki jih boste prikazali na straneh mesta, in še bolj pomembno Orodje za oblikovanje spletnega mesta, ki omogoča preprosto oblikovanje mesta. Več informacij o spletnem mestu in orodju za oblikovanje najdete v nadaljevanju v razdelku Uvod v oblikovanje spletnega mesta.

Na vrh strani

Deli spletnega mesta

Spletno mesto je skupina sorodnih spletnih strani, ki skupini omogočajo delo s projekti, shranjevanje podatkov in dokumentov ter skupno rabo informacij. Skupina ima lahko na primer lastno spletno mesto, kjer shranjuje razporede, datoteke in informacije o procesih. Vsa mesta imajo skupne elemente, ki jih morate za začetek dela poznati: sezname, knjižnice, spletne gradnike in poglede.

Seznami    Seznam je komponenta mesta, ki organizaciji omogoča shranjevanje, skupno rabo in upravljanje informacij. Ustvarite lahko na primer seznam opravil, s katerim na koledarju sledite zadolžitvam ali dogodkom skupine. Izvedete lahko tudi raziskavo ali na tabli za razprave gostite razprave.

 Opomba    Čeprav na javnem spletnem mestu lahko ustvarite sezname za interno uporabo, na njem ne morete omogočiti skupne rabe informacij s seznamov.

Knjižnice    Knjižnica je posebna vrsta seznama, na katerem so shranjene datoteke in podatki o datotekah. Nadzirate lahko način ogleda, sledenja, upravljanja in ustvarjanja dokumentov v knjižnicah.

Pogledi    S pogledi lahko prikažete najpomembnejše ali najuporabnejše elemente na seznamu ali v knjižnici. Ustvarite lahko na primer pogled vseh elementov na seznamu, ki spadajo v določen oddelek, ali označite le določene dokumente v knjižnici. Ustvarite lahko tudi več pogledov seznama ali knjižnice, med katerimi lahko uporabniki izbirajo, in s spletnim gradnikom prikažete pogled seznama ali knjižnice na ločeni strani svojega spletnega mesta.

Spletni gradniki    Spletni gradnik je modularna enota vsebine, ki sestavlja osnovni gradnik večine strani na spletnem mestu. Če imate dovoljenje za urejanje strani na spletnem mestu, lahko s spletnimi gradniki spletno mesto prilagodite tako, da so na njem prikazane slike in grafikoni, deli drugih spletnih strani, seznami dokumentov, prilagojeni pogledi poslovnih podatkov in še več.

Na vrh strani

Značilnosti spletnega mesta, ki vplivajo na vašo izkušnjo

Značilnosti vaše namestitve in konfiguracije SharePointa vplivajo na vsebino, ki si jo boste lahko ogledali, in možnosti, ki bodo na voljo na mestu.

Dovoljenja    Če vam je dodeljena raven dovoljenja za polni nadzor, lahko uporabljate vse funkcije za upravljanje spletnega mesta. Če vam je dodeljena raven dovoljenja za prispevanje ali branje, imate na voljo manj možnosti za dostop do vsebine spletnega mesta. Številne možnosti, ki so opisane v tem članku, niso na voljo uporabnikom z ravnjo dovoljenja za branje, ki jim omogoča branje vsebine, vendar ne spreminjanja vsebine. Dovoljenja je mogoče prilagajati, zato bo vaša organizacija morda imela lastne enolične nastavitve.

Prilagajanje    Vaša organizacija je morda prilagodila dovoljenja in edinstvene lastnosti spletnega mesta ali je celo prilagodila krmarjenje po spletnem mestu in kontrolnike, kot je meni »Dejanja mesta«, premaknila na drugo mesto na strani.

Različica SharePointa    V tem članku je opisan začetek uporabe storitve SharePoint Online za Office 365 za strokovnjake in majhna podjetja. Če se je organizacija naročila na drugo shemo Office 365 ali če uporabljate starejšo različico SharePointa, si oglejte pomoč za to shemo ali načrt.

Na vrh strani

Dovoljenja in dostop

Za dostop do spletnega mesta skupine ali javnega spletnega mesta potrebujete ustrezna dovoljenja. Večini uporabnikom spletnega mesta so privzeto podeljena dovoljenja za prispevanje na spletno mesto skupine. Nekaj oseb bo verjetno imelo dovoljenje za oblikovanje javnega spletnega mesta. Skrbniki zbirke mest lahko upravljajo dovoljenja za osebe na vseh spletnih mestih. Lastniki spletnih mest lahko upravljajo dovoljenja le za osebe na spletnih mestih, katerih lastniki so. Kot lastnik zbirke mest ali lastnika spletnega mesta lahko hitro dodate uporabnike na spletna mesta, za katere imate dovoljenja za upravljanje, ali jih z njih odstranite, in sicer prek povezave Daj to mesto v skupno rabo v meniju Dejanja mesta.

• Če želite več informacij o dodajanju uporabnikov na spletno mesto skupine ali odstranjevanju uporabnikov s spletnega mesta skupine, glejte Upravljanje uporabnikov na spletnem mestu skupine.

• Če želite več informacij o dodajanju uporabnikov na spletno mesto ali odstranjevanju uporabnikov s spletnega mesta, glejte Upravljanje uporabnikov na spletnem mestu.

 Opomba    Skrbnik zbirke mest lahko na spletno mesto doda uporabnike kot oblikovalce.

Osnovne ravni dovoljenj v SharePointu so »Polni nadzor«, »Oblikovanje«, »Prispevanje« in »Branje«. Ravni dovoljenj so kombinacije dovoljenj, ki so po navadi združene glede na način dela. Uporabnika, ki bo dodajal vsebino na spletno mesto skupine, lahko na primer dodelite raven dovoljenj Prispevanje, uporabniku, ki bo oblikoval spletno mesto, pa raven dovoljenj Oblikovanje. Če želite več informacij o vlogah in ravneh dovoljenj, glejte Privzete vloge na spletnem mestu storitve SharePoint Online. V spodnji tabeli pa najdete informacije, na podlagi katerih lahko hitro prepoznate raven dostopa do spletnega mesta skupine in spletnega mesta glede na privzete ravni dovoljenj.

Na vrh strani

Uvod v oblikovanje spletnega mesta

V storitvi SharePoint Online so na voljo funkcije, s katerimi lahko oblikujete svoje javno spletno mesto in tako zagotovite, da je skupina ali podjetje prisotno tudi v spletu. V tem razdelku je opisano, kako učinkovito uporabljate te funkcije za oblikovanje privlačnega spletnega mesta podjetja.

Ne glede na to, ali ste uporabljali orodja za oblikovanje spletnih mest, ki so bila na voljo v programu Microsoft Office Live Small Business, oziroma ste začetnik, najprej raziščite te vire, kjer najdete informacije o določenem vidiku izkušnje začetka uporabe.

Spletno mesto

Na spletnem mestu so na voljo vse komponente, ki jih potrebujete za začetek oblikovanja javnega mesta. Na spletnem mestu so osnovne knjižnice za shranjevanje vsebine, na primer slik, predlog, dokumentov in spletnih strani, ki so povezane s spletnim mestom. Na traku spletnega mesta so na voljo možnosti za upravljanje datotek in zagon Orodje za oblikovanje spletnega mesta, s katerim lahko preprosto ustvarite javno mesto.

Spletno mesto lahko odprete na dva načina:

1. V storitvi Office 365 za majhna podjetja kliknite SharePoint Online v zgornji vrstici za krmarjenje.

-ALI-

1. Obiščite spletno mesto v brskalniku in na domači strani kliknite Prijava člana. V pogovorno oknu s poverilnicami vnesite Windows Live ID in geslo.

 Opomba    Če ne poznate spletnega naslova (URL) spletnega mesta, se obrnite na skrbnika zbirke mest.

2. V zgornji vrstici s povezavami na SharePointovem mestu kliknite Spletno mesto.

Na spletnem mestu so na voljo tri komponente, ki jih boste uporabljali pri oblikovanju spletnega mesta, in sicer trak, knjižnice in Orodje za oblikovanje spletnega mesta.

Trak in spletno mesto

Trak na spletnem mestu omogoča izvedbo osnovnih opravil, kot so na primer ustvarjanje, brisanje in urejanje strani, ogled lastnosti strani, ogled strani v brskalniku, prenos dokumentov in dodajanje uporabnikov na spletno mesto kot oblikovalcev.

 Opomba    Večina možnosti na traku je na voljo tudi v Orodje za oblikovanje spletnega mesta. Tudi v Orodje za oblikovanje spletnega mesta lahko na primer dodajate, urejate ali brišete strani, si ogledate predogled strani ali si ogledate lastnosti strani.

Razlogi, zaradi katerih možnosti na traku morda niso na voljo:

• Dejanje je odvisno od drugega dejanja. Če ste na primer na seznamu Spletne strani, so nekatere možnosti na traku, na primer Uredi, Izbriši ali Lastnosti, na voljo šele, ko izberete element na seznamu.
• Možnosti morda ni na voljo za določen seznam ali knjižnico, v kateri ste. Možnost Prenesi datoteko je na primer na voljo le v knjižnici Dokumenti, možnosti Izbriši in Lastnosti pa le v knjižnici Predloge.

 Opomba    Trak ni prikazan, ko ste v knjižnici Slike.

Knjižnice

Spletno mesto vključuje nabor privzetih spletnih strani in knjižnic, ki omogočajo shranjevanje vsebine, ustrezne za spletno mesto, kot so slike, predloge ali dokumenti. Te knjižnice odprete tako, da kliknete ustrezno povezavo v podoknu »Hitri zagon«, ki je levo območje za krmarjenje na spletnem mestu. Več informacij o dodajanju datotek v te knjižnice najdete v razdelku Dodajanje datoteke v knjižnico v nadaljevanju tega članka.

 Opombe 

• Seznami in knjižnice na spletnem mestu niso prikazane niti zunanjim obiskovalcem spletnega mesta niti v Orodje za oblikovanje spletnega mesta. Če si želite ogledati sezname in knjižnice na spletnem mestu, kliknite meni Datoteka in nato Shrani in objavi ali Zapri spletno stran.
• Pri odpiranju dokumentov sistema Microsoft Office iz knjižnice se lahko prikaže pogovorno okno, v katerem je poziv za vnos poverilnic. V tem primeru zaprite ali prekličite pogovorno okno. Dokument bi se moral odpreti kot po navadi.

Dodatne podrobnosti najdete v spodnji tabeli:

Orodje za oblikovanje spletnega mesta

Orodje za oblikovanje spletnega mesta poenostavlja postopek oblikovanja spletnega mesta. Z le nekaj kliki lahko izvajate opravila oblikovanja in urejanja, kot so:

• izbiranje teme in sloga za celotno spletno mesto, s čimer zagotovite dosleden videz in način delovanja spletnega mesta,
• načrtovanje krmarjenja po spletnem mestu, da obiskovalcem spletnega mesta omogočite preprost dostop do želenih informacij na spletnem mestu,
• oblikovanje strani spletnega mesta z barvnimi shemami in shemami pisav, ki so na voljo,
• dodajanje besedila glave in noge na strani,
• dodajanje besedila na spletne strani in oblikovanje besedila na njih, na primer ustvarjanje oznak in seznamov ter spreminjanje pisav, poravnave in tako naprej,
• dodajanje elementov strani, na primer slik, tabel in hiperpovezav, ter
• dodajanje pripomočkov, ki so modularne enote informacij, v katerih je prikazana vsebina s številnih različnih virov.

Trak v orodju za oblikovanje spletnega mesta

Na traku Orodje za oblikovanje spletnega mesta so trije osnovni zavihki, in sicer Osnovno, Vstavljanje in Načrt ter en kontekstni zavihek Orodja za slike z možnostmi, ki se nanašajo na nabor opravil.

 Na zavihku Osnovno so možnosti za izvajanje osnovnih in pogostih opravil, na primer ustvarjanje novih strani, oblikovanje ter poravnava besedila in tako dalje.

 Na zavihku Vstavljanje so možnosti za vstavljanje elementov strani, na primer slik, hiperpovezav, tabel, črt in pripomočkov.

 Na zavihku Načrt so možnosti, ki omogočajo delo z elementi, s katerimi spremenite videz in delovanje celotnega spletnega mesta.

 Na zavihku Orodja za slike so možnosti, ki omogočajo delo s slikami. Za razliko od preostalih treh zavihkov je zavihek Orodja za slike kontekstni, kar pomeni, da se prikaže le, ko na strani izberete sliko v Orodje za oblikovanje spletnega mesta.

Orodna vrstica za hitri dostop

Orodna vrstica za hitri dostop je prikazana nad trakom v Orodje za oblikovanje spletnega mesta. Orodna vrstica za hitri dostop omogoča izvajanje najbolj osnovnih opravil v Orodje za oblikovanje spletnega mesta, kot so shranjevanje in objavljanje trenutne strani v orodju ter ogled spletnega mesta v brskalniku.

Videz strani v orodju za oblikovanje spletnega mesta

Ko odprete stran v Orodje za oblikovanje spletnega mesta, je v telesu spletne strani več različnih območij, v katerih so ograde z vsebino. Vsebino v območjih je mogoče urejati, zato le kliknite v območje, izbrišite vsebino ograde in vnesite svoje besedilo. V območje lahko dodate lahko besedilo, slike, hiperpovezave, tabele ali pripomočke. V Orodje za oblikovanje spletnega mesta je na spletni strani prikazanih več območij glede na postavitev strani.

V vsakem območju sta na vrhu dve ročici za spreminjanje velikosti, s katerima lahko nadzirate širino območja in postavitev na strani.

Območja lahko dodate ali odstranite, kar je odvisno od postavitve strani. Če želite spremeniti postavitev strani, v Orodje za oblikovanje spletnega mesta kliknite zavihek Načrt, v skupini Območje kliknite Postavitev in nato izberite slog postavitve, ki ga želite uporabiti. Glede na izbrani slog postavitve so območja samodejno dodana na stran ali odstranjena z nje.

Osnovna opravila na spletnem mestu

V tem razdelku so opisana osnovna opravila, ki jih izvajate na spletnem mestu, kot so na primer odpiranje Orodje za oblikovanje spletnega mesta in dodajanje ali urejanje strani.

Odpiranje Orodje za oblikovanje spletnega mesta

Orodje za oblikovanje spletnega mesta lahko odprete na seznamu spletnih strani na spletnem mestu.

1. Na spletnem mestu v podoknu »Hitri zagon« kliknite Spletne strani.
2. Na traku kliknite zavihek Strani.
3. Na traku v kategoriji Spletno mesto kliknite Načrt.

Dodajanje strani na spletno mesto

Na spletno mesto lahko dodate strani iz različnih predlog, ki so na voljo, ali pa uporabite morebitne predloge po meri. Na spletnem mestu je privzeto na voljo nabor strani, kot so Domača stran, O podjetju, Stik z nami in Zemljevid mesta.

Novo stran lahko dodate z ukazi na traku ali v Orodje za oblikovanje spletnega mesta. Če želite več informacij, glejte Dodajanje ali brisanje strani.

Urejanje spletne strani

Spletno stran lahko uredite z možnostjo Uredi, ki je na voljo na traku ali v Orodje za oblikovanje spletnega mesta.

1. Na spletnem mestu v podoknu »Hitri zagon« kliknite Spletne strani.
2. Na traku kliknite zavihek Strani.
3. Potrdite polje ob spletni strani in nato na traku kliknite Uredi.

-ALI-

Na traku kliknite Načrt in nato v Orodje za oblikovanje spletnega mesta kliknite povezave do strani, na primer do strani Domača stran ali O podjetju.

Na vrh strani

Dodajanje vsebine na spletno mesto

S spletnim brskalnikom lahko na spletno mesto skupine ali spletno mesto dodate elemente na sezname in datoteke v knjižnice. Gumbi, s katerimi boste izvajali najbolj pogosta dejanja, so na traku, ki je po navadi na vrhu večine strani spletnega mesta.

Razlogi, zaradi katerih gumbi na traku morda niso na voljo:

• Dejanje ni primerno ali temelji na določenem drugem dejanju. Če želite na primer rezervirati datoteko, morate najprej potrditi polje za dokument.
• Nimate dovoljenja za dokončanje opravila.
• Funkcija ni omogočena za to spletno mesto. Poteki dela za to spletno mesto morda niso omogočeni.

Datoteke lahko shranite v knjižnico tudi iz nekaterih odjemalskih programov, ki so združljivi s storitvijo SharePoint Online. Wordov dokument lahko shranite na primer v knjižnico na SharePointovem mestu, ko delate v Wordu.

Če želite dodati element na seznam ali datoteko v knjižnico, morate imeti dovoljenje za dodajanje na seznam ali v knjižnico. Če želite več informacij o tem, kako organizacija uporablja dovoljenja in ravni dovoljenj, se obrnite na lastnika ali skrbnika mesta.

Ko dodate element ali datoteko, si jo lahko ogledajo tudi druge osebe z dovoljenjem za branje, če ne zahteva odobritve. Če element ali datoteka zahteva odobritev, je shranjena v stanju čakanja na seznamu ali v knjižnici, dokler je ne odobri nekdo, ki ima ustrezna dovoljenja. Če si seznam ali knjižnico že ogledujete, ko je dodan element ali datoteka, boste morda morali brskalnik osvežiti, če boste nov element ali datoteko želeli videti.

Poleg dodajanja vsebine na obstoječe sezname in v knjižnice imate morda tudi dovoljenje za ustvarjanje novih seznamov in knjižnic. Predloge seznamov in knjižnic zagotavljajo hiter začetek dela. Glede na raven dovoljenja lahko tudi ustvarite in prilagodite nove strani ter spletna mesta.

Seznami (vključno s koledarji in stiki)

Čeprav se vrste seznamov med seboj razlikujejo, vključno s koledarji in seznami stikov, je postopek dodajanja elementov nanje podoben, tako da se vam ni treba učiti novih načinov za delo z različnimi vrstami seznamov. Element seznama vsebuje besedilo v nizih stolpcev, nekateri seznami pa lahko omogočajo dodajanje prilog elementu.

Dodajanje elementa na seznam

1. Na seznamu, na katerega želite dodati element, na traku kliknite zavihek Elementi (zavihek Dogodki v koledarju).
2. Kliknite Nov element (Nov dogodek v koledarju).

    Namig    Dogodek lahko na koledar hitro dodate tudi tako, da pokažete na datum na koledarju in nato kliknete Dodaj.

3. Izpolnite obvezna polja in druga polja, ki jih želite izpolniti.
4. Kliknite Shrani.

Urejanje elementa ali brisanje elementa s seznama

1. Pokažite na element in potrdite polje, ki se prikaže ob njem.

    Namig    Dejanja za več elementov izvedete tako, da potrdite več polj.

2. Na traku na zavihku Elementi kliknite Uredi element ali Izbriši element.

Na nekaterih vrstah spletnih mest je nekaj seznamov že ustvarjenih. Med privzete sezname spadajo seznami od tabel za razprave do seznama koledarjev. Če imate dovoljenje, lahko sezname ustvarite tudi iz številnih vrst predlog seznamov, ki vam za lažji začetek dela ponudijo strukturo in nastavitve.

Ustvarjanje seznama

1. Če želite ustvariti seznam, kliknite meni Dejanja mesta in nato Več možnosti ustvarjanja.

    Opomba    Če meni Dejanja mesta ni prikazan ali če se ne prikaže možnost za ustvarjanje, morda nimate dovoljenj za ustvarjanje seznama.

2. Na strani »Ustvarjanje« kliknite vrsto seznama, ki ga želite ustvariti, na primer Povezave.
3. Vnesite ime seznama, izpolnite vsa preostala želena polja in kliknite Ustvari.

Knjižnice

Knjižnica je del spletnega mesta, kjer lahko s člani skupine ustvarjate, zbirate, posodabljate in upravljate datoteke. V vsaki knjižnici so prikazani seznam datotek in ključne informacije o datotekah, to pa uporabnikom omogoča preprostejšo uporabo datotek za skupno delo.

Datoteko v knjižnico dodate tako, da jo prenesete iz spletnega brskalnika. Ko dodate datoteko v knjižnico, si jo lahko ogledajo tudi drugi uporabniki z ustreznimi dovoljenji. Če si knjižnico že ogledujete, ko je datoteka dodana, boste za ogled nove datoteke morda morali osvežiti brskalnik.

Če uporabljate program, ki je združljiv s storitvijo SharePoint Online, lahko med delom v knjižnici ustvarite novo datoteko, ki temelji na predlogi. Datoteko lahko shranite v knjižnico tudi iz drugih programov, kot sta SharePoint Workspace ali Microsoft Word.

Dodajanje datoteke v knjižnico

1. Na mestu v knjižnici, kamor želite dodati datoteko, na traku kliknite zavihek Dokumenti.
2. Kliknite Prenesi dokument.
3. Poiščite dokument na disku in kliknite V redu.

 Namig    Če uporabljate program, ki je združljiv s storitvijo SharePoint Online, na primer Microsoft Word 2010, lahko dokumente povlečete iz raziskovalca in jih spustite v pogovorno okno Prenos dokumenta.

Urejanje datotek ali brisanje datotek iz knjižnice

1. Pokažite na datoteko in potrdite polje, ki je prikazano ob njej.
2. Na zavihku Dokumenti kliknite Uredi dokument ali Izbriši dokument.

Če ustvarite več vrst spletnih mest, je ustvarjena privzeta knjižnica z imenom Dokumenti v skupni rabi. Dokumenti v skupni rabi je knjižnica dokumentov, ki omogoča shranjevanje številnih vrst datotek. Če imate dovoljenje za upravljanje seznamov, lahko ustvarite tudi več knjižnic, na primer knjižnico slik za shranjevanje slik.

Ustvarjanje knjižnice dokumentov

1. Če želite ustvariti knjižnico dokumentov, kliknite meni Dejanja mesta in nato Nova knjižnica dokumentov.

    Opomba    Če meni Dejanja mesta ni prikazan ali če se ne prikaže možnost za ustvarjanje, morda nimate dovoljenj za ustvarjanje knjižnice.

2. Vnesite ime knjižnice, izpolnite vsa preostala želena polja in nato kliknite Ustvari.

 Opomba    Če si želite ogledati še druge vrste knjižnic, ki jih lahko ustvarite, kliknite Dejanja mesta in nato Več možnosti ustvarjanja. Pokažite na možnost knjižnice, da si ogledate njen opis.

Spletna mesta in strani

Spletno mesto lahko uporabljate za splošne namene, na primer za shranjevanje razporedov, navodil, datotek in drugih informacij, ki jih skupina pogosto uporablja. Lahko pa ga uporabljate tudi za bolj določene namene, na primer za sledenje srečanjem ali gostovanje spletnega dnevnika, v katerem člani organizacije pogosto objavljajo novice in zamisli.

Organizacija lahko vsebino spletnega mesta razdeli na posebna mesta, ki jih je mogoče upravljati ločeno. Vsak oddelek v organizaciji ima lahko na primer svoje spletno mesto skupine.

Vsebino dodate na spletna mesta tako, da dodate sezname in knjižnice. Z ustreznim dovoljenjem lahko spletnemu mestu dodajate tudi strani. Morda boste želeli dodajati strani spletnih gradnikov (Stran spletnega gradnika: posebna vrsta spletne strani, na kateri je eden ali več spletnih gradnikov. Stran spletnega gradnika združi podatke, kot so na primer seznami in grafikoni, in spletno vsebino, kot je na primer besedilo in slike, v dinamična informacijska vrata, ki so zgrajena okoli pogostih opravil.), ki omogočajo uporabo spletnih gradnikov za hitro dodajanje dinamične vsebine.

Če želite ustvariti nova spletna mesta, imate na voljo številne vrste predlog mest, ki omogočajo hiter začetek ustvarjanja novega spletnega mesta. Nastavitve, ki jih je nastavila organizacija za spletna mesta in dovoljenja za ustvarjanje spletnih mest, določajo, ali imate dovoljenje za ustvarjanje spletnih mest in podmest.

Ustvarjanje spletnega mesta

1. Če želite ustvariti spletno mesto, kliknite meni Dejanja mesta in nato Novo mesto.

    Opomba    Če meni Dejanja mesta ni prikazan ali če se ne prikaže možnost za ustvarjanje, morda nimate dovoljenj za ustvarjanje spletnega mesta.

2. Izberite predlogo spletnega mesta v razdelku Posebni elementi ali kliknite Prebrskaj vse, da si ogledate vse možnosti.
3. Vnesite naslov in ime spletnega naslova za spletno mesto.
4. Če želite izbrati predlogo v galeriji Prebrskaj vse, izberite katero koli drugo želeno možnost in nato kliknite Ustvari.

Na vrh strani

Upravljanje vsebine spletnega mesta in delo z njo

Če želite v skupini izboljšati storilnost, je na voljo več načinov za upravljanje in razširjanje vsebine seznamov, knjižnic in spletnih mest. Nekatere funkcije skupini omogočajo učinkovitejše iskanje informacij in delo z njimi, druge funkcije pa vam omogočajo upravljanje dostopa do informacij.

Iskanje vsebine

Elementi krmarjenja osebam omogočajo ogled vsebine, ki jo potrebujejo. Dva elementa krmarjenja, ki ju lahko prilagodite, sta zgornja vrstica s povezavami in podokno »Hitri zagon«.

Če za vsak seznam ali knjižnico uporabite strani z nastavitvami, lahko izbirate, kateri seznami in knjižnice so prikazani v podoknu »Hitri zagon«. Spremenite lahko tudi vrstni red povezav, dodate ali izbrišete povezave in dodate ali izbrišete razdelke, v katerih organizirane povezave. Če je v razdelku Seznam na primer preveč seznamov, dodajte nov razdelek za seznam opravil, v katerega vključite povezave do seznamov opravil. Vse te spremembe v podoknu »Hitri zagon« lahko naredite v spletnem brskalniku. Dodate lahko celo povezave do strani, ki so zunaj spletnega mesta.

Prek zgornje vrstice s povezavami uporabniki mesta lahko pridejo na druga mesta v zbirki mest tako, da je vrstica z zavihki prikazana na vrhu vsake strani na mestu. Ko ustvarite novo mesto, lahko izberete, ali ga boste vključili v zgornjo vrstico s povezavami nadrejenega mesta in ali boste zgornjo vrstico s povezavami uporabljali z nadrejenega mesta.

Če je na mestu uporabljena enolična zgornja vrstica s povezavami, je povezave, ki so prikazane v zgornji vrstici s povezavami mesta, mogoče prilagoditi. Vsa mesta, ustvarjena znotraj nadrejenega mesta, so prav tako lahko prikazana v zgornji vrstici s povezavami, če so mesta konfigurirana za dedovanje zgornje vrstice nadrejenega mesta. Vključite lahko tudi povezave do drugih mest zunaj zbirke mest.

Upravljanje dostopa do vsebine

Ravni dovoljenj za uporabnike in SharePointove skupine, v katerih so uporabniki, odobri lastnik ali skrbnik mesta. Dovoljenja je mogoče uporabiti za spletno mesto, sezname in knjižnice na spletnem mestu ter elemente na seznamih in v knjižnicah.

Različnim predmetom, na primer določenemu spletnemu mestu, seznamu, knjižnici, mapi na seznamu ali v knjižnici, elementu seznama ali dokumentu, lahko dodelite različne ravni dovoljenj.

Razvrščanje seznamov in knjižnic

Način razvrščanja seznamov in knjižnic je odvisen od potreb vaše skupine ter želenega načina shranjevanja in iskanja informacij. Z malo načrtovanja lahko nastavite strukturo, ki ustreza vaši organizaciji.

Informacije na seznamih in v knjižnicah so shranjene v stolpcih, na primer »Naziv«, »Priimek« ali »Podjetje«. S stolpci je mogoče razvrščati in filtrirati elemente tako kot v preglednici – s klikom naslovov stolpcev na seznamu ali v knjižnici. S pogledi si lahko ogledate tudi elemente seznama ali knjižnice, ki so za vas najpomembnejši.

Spreminjanje pogleda seznama ali knjižnice

1. Na seznamu ali v knjižnici, v kateri želite spremeniti pogled, na traku kliknite zavihek Seznam ali Knjižnica.
2. V skupini Upravljanje pogledov v razdelku Trenutni pogled kliknite puščico ob seznamu pogledov in nato izberite pogled.

Če morate o elementih na seznamu ali o datotekah v knjižnici shraniti še dodatne informacije, dodajte stolpce, s katerimi boste lahko razvrstili, združili in ustvarili več pogledov seznama. Seznam lahko na primer razvrstite po roku ali združite elemente glede na ime oddelka.

Za vrsto stolpca, ki ga ustvarite, je na voljo več možnosti, vključno z eno vrstico besedila, spustnim seznamom možnosti, številom, izračunanim iz drugih stolpcev, ali celo imenom in sliko osebe na vašem mestu.

Ustvarjanje stolpca

1. Na seznamu ali v knjižnici, kjer želite ustvariti stolpec, na traku kliknite zavihek Knjižnica ali Seznam.
2. Kliknite Ustvari stolpec.
3. Vnesite ime stolpca in izberite vrsto stolpca.
4. Izberite morebitne dodatne nastavitve in kliknite V redu.

S stolpci na seznamu ali v knjižnici lahko ustvarite tudi poglede, s katerimi določenim oddelkom olajšate iskanje informacij, ki so za njih najbolj pomembne, na primer opravila najvišje prioritete ali vse elemente, dodeljene posamezni osebi. Če želite več informacij o ustvarjanju in spreminjanju pogledov, glejte Ustvarjanje, spreminjanje ali brisanje pogleda.

Vaša skupina lahko z nekaterimi funkcijami seznamov ustvari in učinkovito upravlja elemente na več seznamih ali v več knjižnicah. Ustvarite lahko na primer stolpec z informacijami o elementih seznama in ga nato daste v skupno rabo na druge sezname. Če želite na primer, da je datoteka na voljo v več knjižnicah, jo preprosto kopirajte v druge knjižnice na spletnem mestu. Če je datoteka spremenjena, boste morda pozvani, da jo posodobite.

Če želite več informacij o upravljanju velikih seznamov in knjižnic, glejte Upravljanje seznamov in knjižnic z velikim številom elementov.

Uporaba funkcij pripomočkov za osebe s posebnimi potrebami

Spletna mesta so načrtovana tako, da je do seznamov, knjižnic in drugih funkcij mogoč poln dostop le s pritiskom tipk. Način večje dostopnosti uporabnikom tehnologij za pomoč uporabnikom s posebnimi potrebami omogoča preprostejšo interaktivno uporabo menijev in različnih ukazov. Povezave Preskoči na glavno vsebino osebam, ki uporabljajo tipkovnico, omogočijo izogib ponavljajočim se povezavam krmarjenja in premik na bolj pomenljivo vsebino na strani.

Označevanje naslovov je namenjeno boljši opredelitvi strukture in izboljšanju krmarjenja za osebe, ki uporabljajo bralnike zaslona. Slike, ki so prenesene na spletno mesto, dovoljujejo določitev nadomestnega besedila po meri. Sliki, ki se prikaže v spletnem gradniku slike spletnega mesta na domači strani, ali sliki, ki jo dodate v galerijo slik, lahko dodelite nadomestno besedilo po meri. Za ogled mest za slabovidne osebe dobro delujejo visokokontrastne možnosti sistema Windows.

Če želite več informacij o brskanju po spletnih mestih in uporabi načina večje dostopnosti, glejte Funkcije pripomočkov za osebe s posebnimi potrebami.

Sledenje različicam

Seznam ali knjižnico lahko nastavite za sledenje različicam, tako da lahko obnovite prejšnjo različico, če se zmotite, in si ogledate zgodovino sprememb. Pri sledenju različicam so shranjene spremembe elementov ali datotek in njihove lastnosti. To vam omogoča boljše upravljanje spremenjene vsebine in obnovitev prejšnje različice, če se zmotite v trenutni različici. Shranjevanje različic je zlasti uporabno, ko v projektih dela več oseb skupaj ali kadar za informacije določite več stopenj razvoja in pregleda.

 Označena je trenutno objavljena glavna različica, številka različice pa je celo število.

 Različica se ustvari, če se spremenijo lastnosti ali metapodatki.

 Prva različica datoteke je vedno podrazličica s številko 0.1.

Shranjevanje različic je na voljo za elemente seznama v vseh privzetih vrstah seznamov – vključno s koledarji, seznami za sledenje težavam in seznami po meri – in za vse vrste datotek, ki jih je mogoče shraniti v knjižnice, vključno s stranmi spletnih gradnikov.

Soavtorstvo za dokumente

Wordov dokument ali PowerPointovo predstavitev lahko urejata dva ali več uporabnikov hkrati. S to novo funkcijo boste lahko brali in pisali dele datotek, ki so shranjeni v SharePointu. Vi na primer lahko delate v enem odstavku v Wordovem dokumentu, medtem ko vaš sodelavec hkrati dela v drugem odstavku v istem dokumentu.

Obveščenost o spremembah

Viri RSS ponujajo priročen način za pošiljanje in prejemanje informacij v standardizirani obliki zapisa, vključno s posodobitvami seznamov in knjižnic. Standardizirana oblika zapisa datoteke XML omogoča ogled informacij z več različnimi programi. Na sezname in knjižnice se lahko tudi naročite, in sicer z nastavitvijo opozoril, tako da veste, kdaj je bila vsebina spremenjena.

Skupina lahko vire uporabi kot enega od načinov za prilagoditev vsebine za člane skupine, ki so naročeni na vire, in za omogočanje povezav nazaj na spletna mesta. Z viri RSS lahko preprosto sledite napredku skupine in posodobitvam projekta. Namesto brskanja po spletnih mestih več skupin lahko s teh spletnih mest samodejno prejmete najnovejše novice ali posodobitve.

Upravljanje poteka dela

Poteki dela omogočajo osebam skupno delo v dokumentih in upravljanje projektnih opravil, tako da v dokumentih in elementih na spletnem mestu uporabijo določene poslovne procese. Poteki dela organizacijam omogočajo, da upoštevajo skladne poslovne procese, z upravljanjem opravil in korakov, povezanih z določenimi poslovnimi procesi, pa lahko tudi izboljšajo učinkovitost in storilnost organizacije. To osebam, ki ta opravila opravljajo, omogoča, da se namesto upravljanja potekov dela osredotočijo na opravljanje dela.

Poteki dela lahko zmanjšajo stroške in čas, ki je potreben za usklajevanje splošnih poslovnih procesov, na primer odobritve projekta ali pregled dokumenta, z upravljanjem in sledenjem opravilom oseb, ki sodelujejo v teh procesih. Organizacija lahko na primer ustvari in uvede potek dela po meri, če želi upravljati procese odobritve za osnutke dokumentov v knjižnici dokumentov.

Delo z vrstami vsebine

Seznam ali knjižnica lahko podpira več vrst vsebine. Vrste vsebine organizacijam omogočajo učinkovitejše razvrščanje, upravljanje in obravnavanje velike količine vsebine. Če je seznam ali knjižnica nastavljena tako, da dovoljuje več vrst vsebin, lahko vrste vsebine dodate s seznama razpoložljivih možnosti, ki jih organizacija pogosto uporablja, na primer Trženjske predstavitve ali Pogodbe.

Ko dodate vrsto vsebine na seznam ali v knjižnico, omogočite dodajanje te vrste elementov na seznam ali v knjižnico. Če želijo uporabniki nato ustvariti nov element, lahko na tistem seznamu ali v knjižnici uporabijo gumb Nov element.

Ena od ključnih prednosti vrst vsebine za sezname ali knjižnice je ta, da na posameznih seznamih ali v knjižnicah omogočijo več vrst elementov ali dokumentov, vsaka od njih pa ima lahko enolične metapodatke ali načine delovanja. Če želite več informacij o delu z vrstami vsebine, glejte Uporaba vrste vsebine za upravljanje vsebine na SharePointovem mestu.

Na vrh strani