Ustvarjanje spojenega dokumenta ali e-pošte

Spajanje dokumentov ali e-pošte uporabite, če želite ustvariti veliko število dokumentov, ki so večinoma enaki, vendar imajo nekaj enoličnih podatkov. Spajanje dokumentov lahko uporabite na primer za ustvarjanje posameznih publikacij po meri s prilagojenimi opombami. Spajanje dokumentov lahko uporabite tudi za ustvarjanje obvestila o izdelku, ki ga pošljete 100 najboljšim strankam. Besedilo publikacije je vedno enako, spremenita se le ime in naslov stranke.

V tem članku


Izbiranje spajanja dokumentov ali e-pošte

Najprej izberite, ali želite ustvariti spojene dokumente za tiskanje ali spojeno e-pošto za pošiljanje po e-pošti.

  1. Izberite zavihek Pošiljanje.
  2. Kliknite Spajanje dokumentov ali Spajanje e-pošte, da začnete postopek spajanja.

Ustvarjanje seznama prejemnikov ali ustvarjanje povezave do njega

Če želite izvesti spajanje dokumentov, odprite novo ali obstoječo publikacijo in vzpostavite povezavo z virom podatkov, ki je datoteka z enoličnimi podatki, ki jih želite vključiti. V podatkovni datoteki so lahko seznam imen in naslovov, podatki o izdelku ali slike. Podatkovna datoteka je lahko v teh oblikah:

  • Microsoft Office Outlookov seznam stikov;
  • Microsoft Office Excelovi delovni listi;
  • Microsoft Office Wordove tabele
  • Microsoft Office Accessove tabele zbirke podatkov in
  • besedilne datoteke, v katerih so stolpci ločeni s tabulatorskimi mesti ali vejicami, vrstice pa z oznako za odstavek.

Povezavo lahko vzpostavite z obstoječim seznamom ali virom podatkov ali pa ustvarite nov seznam prejemnikov. Če želite uporabiti le določene vnose na seznamu, ga filtrirajte z določenimi pogoji. Elemente lahko tudi razvrstite po abecednem vrstnem redu.

 Opomba   Če želite na straneh publikacije spojiti slike, v vir podatkov vključite imena datotek ali poti (pot: Pot, ki jo operacijski sistem uporablja za to, da najde mapo ali datoteko - na primer c:\Domači proračun\Marec.doc.) za slikovne datoteke, ki jih želite spojiti. V vir podatkov ne vključite dejanskih slik ali podob.

Izbiranje prejemnikov na traku

Uporaba obstoječega seznama

  1. Na zavihku Pošiljanje kliknite Izbiranje prejemnikov in nato Uporabi obstoječi seznam.

Microsoft Publisher vire podatkov privzeto shrani v mapo Moji viri podatkov. Če želite najti vir podatkov, ga boste morda morali poiskati.

  1. V pogovornem oknu Izbira vira podatkov kliknite želeni vir podatkov.
  2. Kliknite Odpri.

Glede na izbrani vir podatkov se bodo morda prikazala še druga pogovorna okna in od vas zahtevala določene podatke.

Če je vir podatkov na primer Microsoft Office Excelov delovni zvezek, v katerem so podatki na več delovnih listih, izberite delovni list z želenimi podatki in kliknite V redu.

Izbiranje iz Outlookovih stikov

  1. Na zavihku Pošiljanje kliknite Izbiranje prejemnikov in nato Izberi iz Outlookovih stikov.
  2. Če ste pozvani k izbiri poštnega profila, kliknite želeni profil in nato V redu.
  3. V pogovornem oknu Izbira stikov kliknite želeni seznam stikov in nato V redu.

Vsi stiki iz mape se prikažejo v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov, kjer lahko filtrirate in razvrstite seznam prejemnikov, ki ga želite vključiti v spajanje.

Ustvarjanje novega seznama

Če nimate obstoječega seznama, s katerim bi vzpostavili povezavo, ustvarite novega.

  1. Na zavihku Pošiljanje kliknite Izbiranje prejemnikov in nato Vnesi nov seznam.
  2. V pogovornem oknu Nov seznam naslovov v ustrezna polja vnesite podatke za prvi vnos. Ni treba izpolniti vseh polj.

     Opomba    Če želite spremeniti privzete stolpce, kliknite gumb Prilagodi stolpce. Nato lahko dodate, izbrišete, preimenujete in prerazporedite stolpce na seznamu.

  1. Ko vnesete podatke za prvi vnos, kliknite Nov vnos.
  1. Ponavljajte 2. in 3. korak, dokler ne dokončate vnašanja, in nato kliknite V redu.
  2. V polje Ime datoteke v pogovornem oknu Shranjevanje seznama naslovov vnesite ime seznama naslovov in izberite mapo, kamor želite shraniti seznam.

Microsoft Publisher seznam naslovov privzeto shrani v mapo Moji viri podatkov. Seznam naslovov je najboljše imeti na tem mestu, ker je to privzeta mapa, kjer Publisher išče vire podatkov.

Vsi stiki z novega seznama se pojavijo v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov, kjer lahko filtrirate in razvrstite seznam prejemnikov, ki ga želite vključiti v spajanje.

Izbiranje prejemnikov

V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov lahko izberete prejemnike, ki jih želite vključiti v spajanje. Potrdite polja ob prejemnikih, ki jih želite vključiti, in počistite potrditvena polja ob prejemnikih, ki jih želite izključiti.

Če želite uporabiti le določene vnose s seznama, filtrirajte seznam po določenem polju ali pogoju. Ko seznam filtrirate, uporabite potrditvena polja, če želite vključiti ali izključiti zapise.

Filtriranje elementov na seznamu

  1. Kliknite puščico ob glavi stolpca elementa, po katerem želite filtrirati.
  2. Kliknite nekaj od tega:
    • (Prazno) prikaže vse zapise, za katere je ustrezno polje prazno.
    • (Ni prazno) prikaže vse zapise, za katere odgovarjajoče polje vsebuje podatke.
    • (Dodatno) Odpre pogovorno okno Filtriranje in razvrščanje, ki ga lahko uporabite za filtriranje z več pogoji. Pogovorno okno Filtriranje in razvrščanje lahko odprete tudi tako, da v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov v odseku Prečisti seznam prejemnikov kliknete Filtriraj.
    • Če želite hitro izbrati ali odstraniti vse elemente, potrdite ali počistite glavo stolpca.

 Namig   Če so v viru podatkov zapisi, ki imajo enake informacije, in če je v stolpcu največ deset enoličnih vrednosti, lahko filtrirate po določeni informaciji. Če je na primer več naslovov, v katerih je Avstralija navedena kot država/območje, lahko filtrirate po zapisu Avstralija.

V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov so prikazani le določeni zapisi. Če želite znova prikazati vse zapise, kliknite (Vse)

Če želite elemente seznama prikazati v abecednem vrstnem redu, jih razvrstite.

Razvrščanje elementov na seznamu

  • V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov kliknite glavo stolpca elementa, po katerem želite razvrščati.

Če želite na primer prikazati seznam po abecednem redu priimkov, kliknite naslov stolpca Priimek.

  • Če želite razvrstiti po več pogojih, v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov v odseku Prečiščevanje seznama prejemnikov kliknite Razvrsti. V pogovornem oknu Filtriranje in razvrščanje izberite pogoje, po katerih želite razvrstiti.

Na vrh strani Na vrh strani

Priprava publikacije

S spajanjem dokumentov združite dokument, v katerem so podatki, ki so enaki v vseh kopijah, in nekaj ograd za podatke, ki so enolični za vsako kopijo. Ko ustvarite publikacijo, vstavite dodatno besedilo, ki bo prikazano v vseh različicah publikacije za spajanje dokumentov, na primer pozdrav ali ograde za enolične podatke, kot so naslovi.

Če tega še niste naredili, vstavite polje z besedilom, vnesite besedilo, ki bo prikazano v vseh različicah publikacije za spajanje dokumentov, in dodajte ograde za enolične podatke.

Vstavljanje polja z besedilom

  1. Na zavihku Vstavljanje kliknite Nariši polje z besedilom Slika gumba.
  2. V publikaciji pokažite na mesto, kjer naj bo prikazan en kot polja z besedilom, in vlecite v diagonalni smeri, dokler ne dobite želene velikosti polja z besedilom.

Vstavljanje besedila, ki naj bo v vseh različicah

  • Kliknite v polje z besedilom in vnesite besedilo, ki bo prikazano v vseh različicah publikacije za spajanje dokumentov.

Vstavljanje podatkovnih polj v publikacijo

Vstavljanje spojnih polj

  1. V publikaciji spajanja dokumentov kliknite v polje z besedilom, kamor želite vstaviti podatkovno polje (Podatkovno polje: Kategorija informacij, ki ustreza enemu stolpcu informacij v viru podatkov. Ime posameznega podatkovnega polja je navedeno v prvi vrstici (glavi) vira podatkov. Primera imen podatkovnih polj: »PoštnaŠtevilka« in »Priimek«.).
  2. Vstavite nekaj od tega:

Naslovni blok z imenom, naslovom in drugimi podatki

  1. V skupini Pisanje in vstavljanje polj kliknite Naslovni blok.
  2. V pogovornem oknu Vstavljanje naslovnega bloka kliknite elemente naslova, ki jih želite vključiti, in nato V redu.

     Opomba   Če se imena podatkovnih polj (Podatkovno polje: Kategorija informacij, ki ustreza enemu stolpcu informacij v viru podatkov. Ime posameznega podatkovnega polja je navedeno v prvi vrstici (glavi) vira podatkov. Primera imen podatkovnih polj: »PoštnaŠtevilka« in »Priimek«.) v viru podatkov ne ujemajo s tistimi, ki so v Publisherju uporabljena za naslovne bloke, boste v pogovornem oknu Vstavljanje naslovnega bloka morda morali klikniti Primerjanje polj. V pogovornem oknu Primerjanje polj uporabite spustne sezname, če želite izbrati polja v viru podatkov, ki ustrezajo Publisherjevim poljem.

Pozdravna vrstica

  1. V skupini Pisanje in vstavljanje polj kliknite Pozdravna vrstica.
  2. V pogovornem oknu Pozdravna vrstica izberite obliko pozdravne vrstice, ki je sestavljena iz uvodnega pozdrava, oblike imena in ločila za imenom.
  3. Izberite besedilo, ki bo prikazano, ko Publisher ne more določiti imena prejemnika; ko na primer v viru podatkov ni imena in priimka prejemnika, ampak le ime podjetja.
  4. Kliknite V redu.

     Opomba    Če se imena podatkovnih polj v viru podatkov ne ujemajo z imeni polj, ki so v Publisherju uporabljena za pozdravno vrstico, boste v pogovornem oknu Pozdravna vrstica morda morali klikniti Primerjanje polj. V pogovornem oknu Primerjanje polj uporabite spustne sezname, če želite izbrati polja v viru podatkov, ki ustrezajo Publisherjevim poljem.

Slika

  1. V skupini Pisanje in vstavljanje polj kliknite Slika in nato Vstavi Polje s sliko.
  2. V pogovornem oknu Vstavi Polje s sliko izberite polje s sliko, ki ga želite vstaviti.

 Opomba   Če želite na straneh publikacije spojiti slike, naj bodo v viru podatkov imena datotek ali poti (pot: Pot, ki jo operacijski sistem uporablja za to, da najde mapo ali datoteko - na primer c:\Domači proračun\Marec.doc.) za slikovne datoteke, ki jih želite spojiti. V vir podatkov ne vključite dejanskih slik ali podob.

Posamezna polja s podatki

  • V skupini Pisanje in vstavljanje polj izberite Vstavljanje spojnega polja in kliknite polja, ki jih želite vključiti v polje z besedilom, ki ste ga ustvarili.

Oblikovanje podatkovnih polj

Če želite spremeniti videz spojenih podatkov, oblikujte podatkovna polja in katero koli drugo dodano besedilo, na primer pozdrav Zdravo ali uvodni pozdrav Dragi ... Če želite oblikovati spojene podatke, oblikujte podatkovna polja v publikaciji za spajanje dokumentov.

  1. V publikaciji za spajanje dokumentov izberite polje s podatki, ki jih želite oblikovati.
  • Če gre za polje z naslovnim blokom ali pozdravno vrstico, v skupini Pisanje in vstavljanje polj izberite Oblika.
  • Če gre za posamezno polje s podatki, v meniju Orodja za oblikovanje polja z besedilom kliknite Pisava in izberite želene možnosti.
  • Če program Publisher izbrano polje prepozna kot številko, valuto, datum ali čas, kliknite gumb »Oblikuj« na traku in spremenite oblikovanje in prikaz teh vrst polj.

Predogled podatkov o prejemniku v podatkovnih poljih publikacije

Zdaj lahko pregledate videz publikacije z dejanskimi podatki v spojenih poljih.

  1. Če si želite ogledati predogled publikacije, na traku kliknite gumb Predogled rezultatov in naredite nekaj od tega:
    • Če si želite predogledati vnose po vrsti, kliknite gumba za krmarjenje Gumb »Naprej« Gumb »Nazaj« in si oglejte videz vsakega vnosa v spojeni publikaciji.

Polja za spajanje so zapolnjena s podatki iz prvega zapisa vira podatkov. Vnosov vira podatkov na straneh publikacije ni mogoče urediti, lahko pa oblikujete, premaknete ali izbrišete podatkovna polja.

  • Če želite poiskati določen vnos v viru podatkov in si ogledati njegov predogled, kliknite Najdi prejemnika in v pogovorno okno Iskanje vnosa vnesite pogoje za iskanje.
  1. Po potrebi spremenite seznam prejemnikov. Naredite nekaj od tega:
    • Kliknite Izključi prejemnika, če želite iz spajanja izključiti določenega prejemnika.
    • Kliknite Uredi seznam prejemnikov, če želite spremeniti seznam prejemnikov, in v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov naredite spremembe.
  2. Ko dokončate publikacijo za spajanje dokumentov in vstavite vsa polja za spajanje, v meniju Datoteka kliknite Shrani kot. V polje Ime datoteke vnesite ime publikacije in kliknite Shrani.

Na vrh strani Na vrh strani

Ustvarjanje spojene publikacije

Če želite ustvariti spojeno publikacijo, kliknite gumb Dokončaj in spoji in sledite spodnjim navodilom, da:

  • natisnete spojeno publikacijo (na primer za pošiljanje);
  • si ogledate predogled spojene publikacije (če si želite pred tiskanjem vseh različic ogledati publikacijo in odpraviti morebitne težave);
  • shranite spojeno publikacijo za nadaljnjo uporabo in
  • dodate spojene strani drugi publikaciji
  • spojite in pošljete e-poštna sporočila (samo spajanje e-pošte).

Dokončanje spajanja dokumentov

Tiskanje spojene publikacije

  1. Kliknite Spoji v tiskalnik.
  2. V prostoru Tiskanje izberite želene možnosti in kliknite V redu.

 Pomembno   Če želite natisniti drugačne nabore spojenih podatkov – na primer drugačna imena in naslove – na posameznem listu papirja v odseku Možnosti tiskanja kliknite Več strani na list . Če izberete Več kopij na list bo na vsakem listu papirja več kopij istih podatkov.

Tiskanje več strani na list

Shranjevanje spojene publikacije za nadaljnjo uporabo

Če želite urediti spojene strani, jih shraniti za poznejšo uporabo ali jih natisniti pozneje, zberite in shranite vse spojene strani kot eno novo spojeno publikacijo, v kateri so namesto spojenih polj dejanski podatki – na primer imena in naslovi. 

  1. Kliknite Spoji z novo objavo.

Publisher s spojenimi stranmi ustvari novo publikacijo.

  1. V novi publikaciji v podoknu opravil Spajanje dokumentov kliknite Shrani to publikacijo. V polje Ime datoteke vnesite ime nove publikacije in kliknite Shrani.

Dodajanje spojenih strani obstoječi publikaciji

Če nameravate spojene strani dodati na konec obstoječe publikacije, poskrbite, da se publikacija za spajanje dokumentov ujema z obstoječo publikacijo v teh vidikih:

  • velikosti strani (višina in širina),
  • pogled strani (enostranska ali obojestranska razdelitev),
  • vrsta publikacije (spletna ali za tiskanje) in
  • zaporedju strani (od leve proti desni ali obratno).

Publisher spojene strani doda novi ali obstoječi publikaciji, ne more pa jih dodati odprti publikaciji. Če je odprta publikacija, v katero želite spojiti, je ne pozabite shraniti in zapreti, preden dokončate spajanje.

  1. Kliknite Dodaj obstoječi objavi.
  2. V pogovornem oknu Odpiranje publikacije poiščite publikacijo, ki ji želite dodati spojene strani, in kliknite Odpri.

Publisher spojene strani doda obstoječi publikaciji.

  1. V obstoječi publikaciji v podoknu opravil Spajanje dokumentov kliknite Shrani to publikacijo, če želite shraniti posodobitve.

Pošiljanje e-poštnih sporočil

Če ustvarjate spojeno e-pošto, je v razdelku Dokončaj in spoji na voljo le možnost Pošlji e-poštno sporočilo.

  1. Kliknite Pošlji e-poštno sporočilo.
  2. V pogovornem oknu Spajanje e-pošte na spustnem seznamu Za izberite polje prejemnika. V večini primerov je za spojeno e-pošto primerna izbira E-poštni naslov.
  3. V razdelek Zadeva vnesite zadevo sporočila. V razdelku Elementi za vstavljanje kliknite podatkovna polja, ki jih želite vstaviti v vrstico zadeve.
  4. Kliknite Možnosti, če želite navesti še druge možnosti, na primer prejemnike »Kp« ali »Skp« ali priloge.
  5. Kliknite Pošlji.

Odpre se pogovorno okno Pošiljanje spojenih e-poštnih sporočil, kjer lahko potrdite pošiljanje, tako da si na seznamu prejemnikov ogledate, komu je bilo sporočilo poslano.

Shranjevanje publikacije za spajanje dokumentov

Če shranite tudi publikacijo s spojenimi polji, se lahko vrnete in uredite spojena polja ter ustvarite novo spojeno publikacijo, v kateri so nova spojena polja ali posodobljen seznam prejemnikov. Publikacijo za spajanje dokumentov shranite tako:

  1. Preverite, ali ste v publikaciji za spajanje dokumentov.
  2. V meniju Datoteka kliknite Shrani.
  3. Poimenujte publikacijo za spajanje dokumentov in kliknite Shrani.

Na vrh strani Na vrh strani

Preklic spajanja

Če želite publikacijo za spajanje dokumentov ali predlogo spajanja katalogov izključiti iz vira podatkov (Vir podatkov: datoteka, v kateri so informacije, ki jih je mogoče spojiti v publikacijo, na primer seznam imen in naslovov ali poti do slik, ki jih želite uporabiti pri spajanju pošte ali katalogov. Preden začnete s spajanjem, se morate povezati z virom podatkov., prekličite spajanje.

  1. Na traku na zavihku Pošiljanje pokažite na Izbiranje prejemnikov in kliknite Prekliči spajanje.
    Preklic spajanja dokumentov
  2. Ko vas računalnik vpraša, ali želite preklicati spajanje, kliknite Da.

Publikacija je izključena iz vira podatkov.

 Opomba   Če prekličete spajanje dokumentov, so vsa polja, razen polj za naslov, pozdravnih vrstic in naslovnih blokov, pretvorjena v navadno besedilo.

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
Publisher 2010