Shranjevanje datoteke v SharePointovi knjižnici ali na drugem spletnem mestu

Datoteke lahko shranite v knjižnici na mestu storitev Microsoft Windows SharePoint Services in na drugih spletnih mestih, kjer lahko delate z datotekami skupaj z drugimi uporabniki.

V tem članku


Pregled

Mesto SharePoint ali strežnik za upravljanje dokumentov lahko opravljata vlogo osrednjega mesta za uporabnike, ki upravljajo datoteke in jim sledijo. SharePointovo knjižnico lahko na primer uporabljate za upravljanje različic datotek, shranjevanje dodatnih informacij o datotekah in prejemanje posodobitev ob spremembah datotek. Nekateri strežniki za upravljanje dokumentov omogočajo tudi funkcije delovnega poteka, ki pomagajo pri upravljanju poslovnih procesov, na primer pri pregledu in odobritvi.

Nekateri programi sistema Microsoft Office 2007, na primer PowerPoint, Word in Excel, omogočajo lažje iskanje spletnih mest, ki so na voljo. V drugih Microsoft Officeovih programih je shranjevanje v knjižnico podobno shranjevanju v katero koli omrežje ali na spletno mesto.

Če želite shraniti datoteko na spletno mesto ali v strežnik za upravljanje dokumentov, morate imeti dovoljenje za prispevanje podatkov na spletno mesto ali v strežnik. Tudi drugi uporabniki v skupini potrebujejo dovoljenje za branje in prispevanje podatkov. Če želite na primer shraniti datoteko v knjižnico dokumentov na mestu SharePoint, morate imeti dovoljenje za prispevanje podatkov v knjižnico.

Ob shranjevanju datoteke boste morda pozvani, da navedete dodatne informacije ali izvedete druga dejanja glede na nastavitve mesta ali strežnika. Vnesti boste morali na primer informacije o datoteki, na primer ime oddelka ali vrsto vsebine datoteke. Če želite več informacij, se obrnite na skrbnika ali lastnika mesta.

Če ste rezervirali datoteko, kar pomeni, da jo lahko med rezervacijo samo vi spreminjate, morate datoteko znova sprostiti, če želite, da bodo tudi drugi uporabniki videli spremembe, ki ste jih opravili. Če knjižnica sledi glavnim različicam in podrazličicam, ste ob sprostitvi datoteke pozvani, da navedete, ali sproščate glavno različico ali podrazličico. Glavna različica je običajno precej spremenjena v primerjavi s prejšnjo glavno različico, medtem ko se podrazličica razlikuje od prejšnje različice samo v podrobnostih. V glavni različici je lahko na primer dodano veliko nove vsebine, v podrazličici pa so na primer dodani samo popravki napak v črkovanju.

Glede na nastavitve knjižnice boste morda morali opraviti nekaj dodatnih korakov, preden bodo lahko datoteke videli tudi drugi uporabniki. Morda boste morali na primer navesti informacije o datoteki ali pa bo morala datoteka biti odobrena, preden jo bodo lahko videli vsi uporabniki v skupini.

Poleg tega, da lahko datoteko shranite neposredno v SharePointovo knjižnico ali na drugo spletno mesto, lahko datoteko shranite tudi na trdi disk in jo nato pozneje shranite ali prenesete v knjižnico ali na drugo spletno mesto.

Na vrh strani Na vrh strani

Shranjevanje datoteke v SharePointovi knjižnici ali na drugem spletnem mestu

V tem postopku je opisano, kako prvič shranite datoteko v SharePointovo knjižnico ali na drugo mesto. Po prvem shranjevanju datoteke lahko kliknete Shrani, kot naredite za vse datoteke.

Vaša organizacija je morda prilagodila mesto ali strežnik, zato boste morda morali slediti dodatnim ali nekoliko drugačnim korakom. Če imate vprašanja, se obrnite na skrbnika ali lastnika mesta.

  1. Naredite to v teh programih sistema Microsoft Office 2007:
Word, Excel ali PowerPoint
  • Kliknite gumb Microsoft OfficePodoba gumba, kliknite puščico zraven Objavi, nato pa kliknite Strežnik za upravljanje dokumentov.
Project, Publisher, SharePoint Designer, Visio ali Outlook
  1. Naredite nekaj od tega:
    • Če želite prvič shraniti datoteko, v meniju Datoteka kliknite Shrani.
    • Če ste datoteko že shranili na drugem mestu, v meniju Datoteka kliknite Shrani kot.
  2. Pod Shrani v kliknite Moja omrežna mesta.
  1. Naredite nekaj od tega:
    • Če vidite ime strežnika ali mesta, na katero želite shraniti datoteko, ga kliknite, nato pa kliknite Odpri.

Če ste mesto SharePoint že obiskali, se njegovo ime pojavi na seznamu.

 Opomba   Če strežnika v Moja omrežna mesta ne vidite, v polje Ime datoteke vnesite URL strežnika.

 Namig   Ime lahko tudi dvokliknete.

  1. Kliknite ime knjižnice ali drugega mesta, na katerem želite shraniti datoteko, na primer Dokumenti v skupni rabi, nato pa kliknite Odpri.

 Namig   Ime knjižnice ali drugega mesta lahko tudi dvokliknete.

  1. V polje Ime datoteke vnesite ime datoteke.
  2. Kliknite Shrani.

 Opombe 

  • Če želite shraniti datoteko v knjižnico, ki zahteva rezervacijo in sprostitev datotek, je datoteka rezervirana ob prvem shranjevanju v strežnik. Datoteko morate po zaključku dela sprostiti, da jo lahko tudi drugi uporabniki vidijo ali spremenijo.
  • Če mesto ali strežnik uporablja več vrst vsebine, boste ob shranjevanju morda pozvani, da navedete vrsto vsebine. Vrsta vsebine je skupina nastavitev, ki določajo vrsto vsebine, na primer predlogo, potek dela in informacije o datoteki. Vaša organizacija ima lahko na primer vrste vsebine za predstavitev družbe ali poročilo.
  • Če želite shraniti datoteko na mesto ali v strežnik, ki zahteva odobritev datotek, boste morda morali izvesti dodatna dejanja, da bodo lahko datoteko videli tudi vsi uporabniki z dovoljenjem za ogledovanje vsebine v strežniku. V knjižnici na mestu SharePoint je datoteka na primer shranjena v stanju čakanja, dokler je ne odobri ali zavrne uporabnik z dovoljenjem za odobritev.
  • Glede na nastavitve knjižnice boste morda morali vnesti dodatne informacije o datoteki, na primer številko projekta ali ime oddelka.

 Namig   Glede na nastavitve mesta ali strežnika boste morda lahko uporabili podokno opravil Upravljanje dokumentov za ogledovanje informacij o datoteki in mestu v teh programih sistema Microsoft Office 2007: Word, Excel, PowerPoint in Visio. Po shranjevanju datoteke si lahko na primer ogledate druge datoteke, shranjene v isti SharePointovi knjižnici. V teh programih sistema Microsoft Office 2007: Word, Excel in PowerPoint, kliknite gumb Microsoft OfficePodoba gumba, kliknite Strežnik, nato pa kliknite Informacije za upravljanje dokumentov. V programu Microsoft Office Visio 2007 kliknite Orodja, nato pa kliknite Upravljanje dokumentov.

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
Excel 2007, Outlook 2007, PowerPoint 2007, Publisher 2007, Word 2007