Pokaži vse

Skrij vse

Pri spajanju dokumentov v Microsoft Office Word 2003u lahko uporabite seznam stikov iz Microsoft Office Outlook 2003u.

1. V Wordu v meniju Orodja pokažite na Pisma in pošiljanje in kliknite Čarovnik za spajanje dokumentov.

   Sledite navodilom v podoknu opravil, ki vas bodo vodila skozi postopek spajanja dokumentov.

2. V razdelku Izberite vrsto dokumenta kliknite vrsto dokumenta, ki jo želite ustvariti s spajanjem.

   Dejavni dokument postane glavni dokument (glavni dokument: Pri postopku spajanja dokumentov v Wordu, dokument z besedilom in grafikami, ki so enake za vsako različico spojenega dokumenta, na primer vaš naslov ali besedilo v serijskem pismu.).

3. Kliknite Naprej: Začetni dokument.

   Dokument se odpre v oknu Worda. Če bi radi uporabili drug dokument, kliknite Začni iz obstoječega dokumenta ali Začni iz predloge, nato pa izberite drug dokument ali predlogo. Če želite spremeniti videz nalepk, kliknite Spremeni postavitev dokumenta.

4. Kliknite Naprej: Izbiranje prejemnikov.
5. Kliknite gumb Izberite iz Outlookovih stikov in kot vir podatkov kliknite Izberite mapo s stiki.
6. V pogovornem oknu Izberi mapo s seznamom stikov izberite želeno mapo s stiki in kliknite V redu.

   Seznam prejemnikov se prikaže v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov, kjer ga lahko prilagodite. Morda boste tipsko pismo poslali le strankam, ki imajo sedež v določenem kraju.

   Kako?

   Naredite nekaj od tega:

   Prejemnike izberite s potrditvenimi polji

   Ta postopek je najučinkovitejši, če je seznam kratek.

   • Potrdite polja poleg prejemnikov, ki jih želite vključiti, počistite pa polja poleg tistih, ki jih ne želite vključiti.

   Namig

   Če bi v spajanje radi vključili večino seznama, kliknite Izberi vse, nato pa počistite polja pred neželenimi zapisi. Če želite na seznam vključiti samo nekaj zapisov, kliknite Počisti vse in izberite želene zapise.

   Razvrstite elemente na seznamu

   To je uporabno, če želite videti elemente v abecednem ali številčnem zaporedju.

   • Kliknite naslov stolpca elementa, po katerem želite razvrščati. Če želite npr. prikazati seznam po abecednem redu priimkov, kliknite naslov stolpca Priimek.

   Filtrirajte elemente na seznamu

   To je uporabno, če seznam vsebuje zapise, ki jih ne želite vključiti v spajanje. Ko filtrirate seznam, pa lahko potrdite ali počistite potrditvena polja pred zapisi, odvisno od tega, ali jih želite vključiti ali izključiti, kot je opisano v prejšnjem odseku.

   1. Kliknite puščico poleg glave stolpca elementa, po katerem želite filtrirati.
   2. Kliknite nekaj od tega:
      • (Prazno) prikaže vse zapise, za katere je odgovarjajoče polje prazno.
      • (Neprazno) prikaže vse zapise, za katere odgovarjajoče polje vsebuje podatke.
      • (Dodatno) omogoča napredno razvrščanje in filtriranje. Na karticah Filtriraj zapise in Razvrsti zapise lahko opredelite poizvedbo za filtriranje ali razvrščanje. Če denimo vir podatkov vsebuje zapise z isto informacijo, v stolpcu pa je deset ali manj enoličnih vrednosti, lahko filtrirate glede na določeno informacijo. Če je v stolpcu več zapisov, pri katerih je kot država navedena Avstralija, lahko filtrirate s pogojem Avstralija.

      V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov se prikažejo samo želeni zapisi. Če želite znova prikazati vse zapise, kliknite (Vse).

    Opomba   Če ste namestili programsko opremo za preverjanje veljavnosti naslovov, lahko v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov kliknete Preveri in preverite naslove prejemnikov.

7. Kliknite V redu, če se želite vrniti v podokno opravil Spajanje dokumentov. Microsoft Word bo uporabil prejemnike, ki ste jih določili za spajanje.
8. K naslednjemu koraku spajanja dokumentov se premaknete tako, da kliknete Naprej: Pisanje pisma.

    Opomba   Ta povezava je lahko tudi drugačna, saj je odvisna od vrste dokumenta, ki ste jo izbrali na začetku.

9. Dokumentu dodajte naslovni blok, pozdravno vrstico in druge elemente. Če ne najdete elementa, ki bi ga radi dodali, kliknite Več elementov.
10. V zadnjih dveh korakih si lahko ogledate spojene dokumente in dokončate spajanje.

 Opomba   Če boste podobne spojene dokumente še kdaj ustvarjali, priporočamo, da shranite glavni dokument. S tem shranite tudi povezavo med njim in virom podatkov. Ko boste glavni dokument naslednjič odprli, bodo podatki iz prvega zapisa vira podatkov že v njem. Tako lahko spajanje hitro dokončate ali pa uporabite drug vir podatkov.