V koledarju v programu Microsoft Office Outlook 2007 lahko čas enostavno označite z oznako »zaseden« ali »odsoten«. Kako pa lahko določena obdobja, kot je dopust, označite tako, da jih bodo jasno videli drugi sodelavci? In kako lahko na prvi pogled ugotovite, kdaj bodo vaši sodelavci odsotni?

V tem članku je razloženo, kako s prilagojenimi zahtevami za celodnevna srečanja obveščate vse sodelavce o odsotnostih, ne da bi pri tem vplivali na razpoložljiv prosti čas v koledarjih prejemnikov.

---

• Dodati čas svojega dopusta v koledarje sodelavcev

• V svojem koledarju blokirati čas, ko ste na dopustu

• Pokazati svoj urnik dopustov osebam zunaj podjetja

• Samodejno odgovoriti na e-poštna sporočila, ko vas ni v pisarni

---

Dodajanje časa dopusta v koledarje sodelavcev

Ko čas v koledarju označite z oznako »odsoten«, bodo sodelavci to videli, ko bodo poskušali določiti srečanje z vami. Toda ali ne bi bilo dobro, če bi lahko vse že vnaprej obvestili, kdaj vas ne bo, ne da bi pri tem vplivali na njihovo stanje zasedenosti ali prenapolnili njihove koledarje? To lahko naredite tako, da nastavite svoje informacije, da so v njihovih koledarjih prikazane kot celodnevni dogodek; vendar pa je nasprotno od navadnega celodnevnega dogodka, ki stanje nastavi na »zaseden«, ta celodnevni dogodek prikazan kot prosti čas. Tako to ne vpliva na razpoložljivost vaših sodelavcev.

 Opomba   Zahteve za srečanje so oblikovane za pošiljanje med Outlookovimi uporabniki. Če želite videti urnike drugih sodelavcev, medtem ko sestavljate zahteve za srečanje v Outlooku, morate v podjetju uporabljati strežnik Microsoft Exchange Server 2000, Microsoft Exchange Server 2003 ali Microsoft Exchange Server 2007. Če ne uporabljate strežnikov Microsoft Exchange, si oglejte druge možnosti v razdelku Prikaz svojega urnika dopustov osebam zunaj podjetja.

1. V meniju Datoteka pokažite Nova in nato kliknite Povabilo na srečanje.

   Bližnjična tipka  Če želite ustvariti novo zahtevo za srečanje, pritisnite CTRL+SHIFT+Q.

2. Vnesite opis v polje Zadeva.
3. Vnesite opis v polje Mesto.
4. Na seznamih Začetni čas in Končni čas izberite začetni in končni čas odsotnosti. Če gre za dopust, verjetno želite izbrati cele dneve. V tem primeru potrdite polje Celodnevni dogodek.

   Celodnevni dogodek je 24-urni dogodek, ki traja od polnoči do polnoči.

    Opomba   Za načrtovanje teh dogodkov Outlook privzeto uporablja trenutno nastavitev časovnega pasu v računalniku. Če želite odsotnost iz pisarne določiti za drug časovni pas, na kartici Srečanje v skupini Možnosti kliknite Časovni pasovi.

5. V skupini Možnosti za Pokaži kot v polju s spustnim seznamom kliknite Prost.

    Pomembno   To nastavitev morate s privzete nastavitve Zaseden ročno spremeniti na Prost. Tako bo prejemnik lahko sprejel zahtevo za srečanje in dodal čas vašega dopusta v svoj koledar, ne da bi pri tem blokiral čas v svojem koledarju. V prejemnikovem koledarju bo čas vašega dopusta še vedno prost.

6. Vnesite podatke, ki jih želite izmenjati s prejemniki.
7. Kliknite Za in v pogovornem oknu Izberi udeležence in sredstva v polje Iskanje vnesite ime osebe ali vira, ki ga želite povabiti na srečanje. Če iščete z označeno možnostjo Več stolpcev, kliknite Pojdi.
8. Na seznamu rezultatov izberite ime, kliknite Zahtevano in nato V redu.
9. Če želite ljudi obvestiti o več ponavljajočih se obdobjih, ko boste odsotni, na kartici Srečanje v skupini Možnosti kliknite Ponavljanje, izberite vzorec ponavljanja in kliknite V redu.

   Ko vzorec ponavljanja dodate v zahtevo za srečanje, se kartica Srečanje spremeni v Ponavljajoče se srečanje.

10. Na kartici Srečanje v skupini Pokaži kliknite Sestanek.
11. Kliknite Pošlji.

Ko pošljete zahtevo za srečanje, kjer je nastavitev Pokaži kot nastavljena na Prost, je dogodek prikazan na vrhu vsakega dne v Outlookovih koledarjih vaših sodelavcev – vidni opomnik, ki ne blokira delovnega časa.

 Opomba   Če niste izbrali možnosti Celodnevni dogodek, je dogodek prikazan v časovnih celicah in ne na vrhu dneva. Vendar je čas še vedno označen kot prost.

Vendar še niste končali, saj najbrž želite, da je ta čas v vašem koledarju prikazan kot Odsoten. Kako to naredite, boste izvedeli v naslednjem razdelku, Blokiranje časa dopusta v svojem koledarju.

 Na vrh strani

Blokiranje časa dopusta v svojem koledarju

Če ste sledili korakom v prejšnjem razdelku, je poslana zahteva za srečanje označena kot prosti čas; s tem ste preprečili blokiranje časa v koledarjih drugih uporabnikov. Vendar je ta čas označen kot prost tudi v vašem koledarju. Zdaj morate ustvariti dodaten sestanek zase, da bodo drugi videli, da v določenem obdobju niste na voljo.

Pogosta napaka je, da v svojem koledarju odprete predmet z zahtevo za srečanje in nastavitev Pokaži kot spremenite iz Prost v Odsoten, potem ko ste poslali prvotno zahtevo. Morda mislite, da se s tem dogodek prikaže kot Zaseden samo v vašem koledarju. Vendar se pri tem pošlje posodobitev vsem, ki ste jim poslali zahtevo za sestanek; tudi pri njih se čas spremeni iz Prost v Odsoten in vaši koraki, s katerimi ste to želeli preprečiti, so bili zaman. V svojem koledarju morate ustvariti dvojnik sestanka in v njem nastavitev Pokaži kot nastaviti na Odsoten.

Ko ljudje z Outlookovim koledarjem načrtujejo srečanja in druge dogodke, lahko vidijo, kdaj ste na voljo, razen če ste to preprečili tako, da ste spremenili dovoljenja v koledarju. Po navadi je za sestanke, srečanja in dogodke nastavitev Pokaži kot nastavljena na Zaseden. Ustvarite pa lahko tudi elemente, v katerih je nastavitev Pokaži kot nastavljena na Odsoten. Elementi z nastavitvijo Odsoten so po funkciji podobni elementom z nastavitvijo Zaseden – drugi vedo, da takrat niste na voljo. Vidno pa se vrsti elementov razlikujeta – elementi z nastavitvijo Odsoten so obarvani vijolično, elementi z nastavitvijo Zaseden pa modro. Ta razlika v videzu poudari, zakaj niste na voljo. Na primer element s stanjem Zaseden morda lahko prestavite, medtem ko elementa s stanjem Odsoten, kot je dopust, najbrž ne morete oz. ne želite prestaviti.

1. V koledarju v meniju Datoteka pokažite na Nova in kliknite Sestanek.
2. V polje Zadeva vnesite svoje ime in nato dopust. V polje Zadeva lahko vnesete tudi drugo vrsto odsotnosti.
3. V polju Začetni čas kliknite datum, ko se dopust (ali druga vrsta odsotnosti) začne.
4. V polju Končni čas kliknite datum, ko se dopust (ali druga vrsta odsotnosti) konča.
5. Potrdite polje Celodnevni dogodek.
6. Nastavitev Pokaži kot spremenite v Odsoten.
7. Kliknite Shrani in zapri.

 Opomba   Morda boste želeli izbrisati (samo iz svojega koledarja) zahtevo za srečanje, ki ste jo poslali drugim. Lahko pa jo pustite v koledarju, da boste zlahka poslali posodobitev ali preklic, če spremenite načrte.

 Na vrh strani

Prikaz svojega urnika dopustov osebam zunaj podjetja

Svoje podatke v koledarju lahko izmenjujete z vsemi, ki imajo dostop do e-pošte ali interneta, ne glede na to, ali uporabljate račun Exchange, POP3, IMAP ali Windows Live Mail.

V tem razdelku

---

• Shranjevanje koledarja kot datoteke iCalendar

• Objava koledarja na spletnem mestu Office Online

• Objava koledarja v strežniku WebDAV

• Shranjevanje koledarja kot spletne strani

• Pošiljanje koledarja prek e-pošte

---

 Na vrh strani

Shranjevanje koledarja kot datoteke iCalendar

Koledar lahko pošiljate v obliki prilog e-poštnega sporočila. Te priloge niso povezane z izvirnim koledarjem, zato se ne posodabljajo. Morda npr. sodelujete z osebo iz drugega podjetja, ki nima dostopa do podatkov v Outlooku o tem, kdaj ste prosti/zasedeni, in zato ne ve, kdaj se lahko sreča z vami. V takem primeru pošljite e-poštno sporočilo s posnetkom koledarja. Posnetek koledarja je prikazan v telesu e-poštnega sporočila in kot datotečna priloga iCalendar. Če prejemnik uporablja Office Outlook 2007, se datotečna priloga iCalendar odpre kot Outlookov koledar.

1. V možnosti Koledar izberite koledar, da postane aktiven koledar v pogledu.
2. V meniju Datoteka kliknite Shrani kot.
3. V polje z besedilom Ime datoteke vnesite ime datoteke iCalendar. Ime naj bo enostavno in prepoznavno za vas in prejemnike.

   Poleg Več možnosti se prikaže povzetek imena koledarja, datumskega obsega in ravni podrobnosti. Če ste s povzetkom zadovoljni, nadaljujte 8. korak; sicer nadaljujte 4. korak.

4. Kliknite Več možnosti.
5. Na seznamu Datumski obseg izberite obseg podatkov iz koledarja, ki jih želite vključiti v datoteko iCalendar, ali kliknite Navajanje datumov, če želite vnesite datumski obseg po meri.

    Opomba   Če izberete obsežen datumski obseg ali možnost Celoten koledar, bo datoteka iCalendar morda zelo velika.

6. Na seznamu Podrobnosti izberite raven podrobnosti, ki jih želite pokazati prejemnikom. Privzeto je izbrana možnost Samo razpoložljivost.

    Opomba   Elementi, ki jih imate označene kot zasebne, niso vključeni v nobeni od možnosti, razen če spremenite možnost zasebnosti v razdelku Dodatno.

7. Če želite videti možnosti Dodatno, kliknite Pokaži.
   • Vključi podrobnosti zasebnih elementov   Za to možnost morajo biti Podrobnosti nastavljene na Omejene podrobnosti ali Vse podrobnosti. Prikazana bo prisotnost zasebnih elementov, vendar ne bodo na voljo nobene druge informacije.
   • Vključi priloge elementov koledarja   Za to možnost morajo biti Podrobnosti nastavljene na Vse podrobnosti. Vključene so vse priloge elementov v koledarju, kot so preglednice.

      Opomba   S tem se lahko velikost datoteke iCalendar zelo poveča.

8. Kliknite V redu in nato Shrani.

   Če v koledarju ni elementov, se prikaže pogovorno okno, v katerem lahko prekličete shranjevanje datoteke iCalendar.

 Na vrh strani

Objava koledarja na spletnem mestu Office Online

Koledarje programa Office Outlook 2007 imate lahko v skupni rabi tako, da jih objavite na spletnem mestu Microsoft Office Online. Office Online omogoča brezplačen način skupne rabe koledarjev in nadzor nad tem, kdo lahko dostopa do njih. Poleg tega lahko na spletnem mestu Office Online koledarje objavljate ali si jih ogledujete, tudi če ne uporabljate Exchangeevega računa. Office Online je odličen način skupne rabe koledarjev, če uporabljate e-poštne račune POP3 (POP3: Splošni protokol za pridobivanje e-poštnih sporočil iz internetnega e-poštnega strežnika.) ali IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol): za razliko od internetnih poštnih protokolov, kot je POP3, IMAP ustvari mape v strežniku, namenjene shranjevanju in organiziranju sporočil, ki jih je mogoče pridobiti z drugimi računalniki. IMAP omogoča uporabniku vnaprejšnje branje glav sporočil in odločanje, katera sporočila želi prenesti.), ki sta najpogostejši vrsti osebnih e-poštnih računov in e-poštnih računov v malih podjetjih.

1. V razdelku Koledar v podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite koledar, ki ga želite objaviti.

    Opomba   Če uporabljate podokno za krmarjenje (podokno za krmarjenje: Stolpec na levi strani Outlookovega okna, v katerem so podokna, kot npr. Bližnjice ali Pošta in bližnjice ali mape znotraj vsakega podokna. Če želite prikazati elemente v mapi, kliknite mapo.) v minimiranem pogledu, podoknu za krmarjenje kliknite gumb Koledar , kliknite podokno za krmarjenje in z desno tipko miške kliknite koledar, ki ga želite objaviti.

    Namig   Če želite objaviti privzeti koledar, v podoknu za krmarjenje kliknite Objavi moj koledar in nadaljujte 3. korak.

2. V bližnjičnem meniju pokažite na Objavi v internetu in nato Objavi na spletnem mestu Office Online.
3. Če koledar prvič objavljate na spletnem mestu Office Online, se morate registrirati s svojim računom Windows Live ID. Če nimate brezplačnega računa Windows Live ID, ga lahko ustvarite. Sledite navodilom na zaslonu.
4. Poleg možnosti Časovni razpon izberite število dni za skupno rabo koledarja.

   

5. Poleg Podrobnosti kliknite puščico in izberite raven podrobnosti za skupno rabo. Če želite podrobnosti v skupni rabi omejiti na delovne ure, določene v Outlooku, potrdite polje Pokaži samo čas v mojem delovnem času.

   

6. Poleg možnosti Dovoljenja izberite, ali si lahko informacije v vašem koledarju ogledajo samo določeni ljudje ali lahko po njih iščejo in si jih ogledujejo vsi uporabniki spletnega mesta Office Online.
• Koledar si lahko ogledajo samo povabljeni uporabniki   Če kliknete to možnost, se v Outlooku odpre e-poštno sporočilo za skupno rabo, ko je koledar objavljen na spletnem mestu Office Online. Sporočilo lahko pošljete vsem, ki jih želite omogočiti dostop do koledarja. V sporočilu za skupno rabo je samodejno vključena povezava do koledarja, po želji pa lahko vnesete tudi sporočilo.
• Vsi uporabniki na spletnem mestu Office Online si lahko ogledujejo in iščejo ta koledar   Če kliknete to možnost, si bodo koledar lahko ogledali vsi, ki poznajo povezavo do njega. Drugi ne potrebujejo računa Windows Live ID, če se želijo prijaviti v storitev. Poleg tega lahko ta koledar najdejo uporabniki spletnega mesta Office Online, ko iščejo koledarje.
7. Če objavljate koledar, ki si ga bodo lahko vsi ogledali in iskali, v polje Opis vnesite opis koledarja. Tako bodo drugi uporabniki spletnega mesta Office Online lažje našli vaš koledar.

Privzeto lahko ta koledar redno posodabljate. Spremembe v koledarju so objavljene na spletnem mestu Office Online pri naslednjem ročnem ali samodejnem pošiljanju/prejemanju. Za vsako skupino Pošlji/Prejmi je med vsakim pošiljanjem/prejemanjem privzeto 30-minutni interval. Če interval samodejnega pošiljanja/prejemanja spremenite na manj kot 20 minut, se bodo posodobitve na spletno mesto Office Online pošiljale v najmanjšem intervalu, 20 minut.

Če želite ta koledar naložiti in ga nikoli posodobiti, kliknite Dodatno in nato Enkratno nalaganje: posodobitve ne bodo naložene.

8. Kliknite V redu.

Ko imate koledar v skupni rabi, se ikona njegova koledarja v podoknu za krmarjenje spremeni, kot je prikazano spodaj.

 Na vrh strani

Objava koledarja v strežnik WebDAV

Objavljanje v strežnik WebDAV je uporabno, če želite koledarje in podatke o razpoložljivosti imeti v skupni rabi z drugimi, vendar ne želite uporabljati programske opreme, kot je Exchange.

Protokol WebDAV (World Wide Web Distributed Authoring and Versioning) je razširitev protokola HTTP (HTTP (Hypertext Transfer Protocol): Protokol, ki se uporablja pri dostopu do spletnih strani iz interneta. Outlook uporablja HTTP kot e-poštni protokol.), s katero lahko ustvarjate in spreminjate dokumente v spletnem strežniku. Strežnik, v katerem objavljate koledar, mora podpirati protokol WebDAV. Nekateri spletni strežniki ga ne podpirajo. Tudi če v strežniku lahko uporabljate protokol FTP (File Transfer Protocol) (FTP: Komunikacijski protokol, ki omogoča uporabnikom prenašanje datotek med mesti v omrežju. Ta protokol uporabnikom omogoča tudi uporabo FTP ukazov, kot so izpis seznama datotek in map ali delo z datotekami v oddaljenih mestih.) ali shranjujete neposredno na pot UNC (UNC (univerzalna konvencija za imenovanje): Dogovor za imenovanje datotek, ki zagotavlja od vrste računalnika neodvisen način iskanja datotek. Namesto da bi uporabili črko pogona in pot, v imenu UNC uporabljamo sintakso \\server\share\path\filename.), kot je \\strežnik\skupinski dokumenti, to še ne pomeni, da je protokol WebDAV na voljo. Skrbnik strežnika ali ponudnik internetnih storitev (ISP (Internet Service Provider): Podjetje, ki omogoča dostop do interneta za storitve, kot so elektronska pošta, sobe za klepet ali uporaba svetovnega spleta. Nekateri ISP-ji so mednarodni in ponujajo dostop na več mestih, drugi pa so omejeni na določeno področje.) vam lahko pove, ali želeni strežnik podpira protokol WebDAV.

1. V razdelku Koledar v podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite koledar, ki ga želite dati v skupno rabo.
2. V bližnjičnem meniju pokažite na Objavi v internetu in nato Objavi v strežnik WebDAV.
3. V polje Mesto vnesite mesto strežnika WebDAV in mape.
4. Poleg možnosti Časovni razpon izberite število dni za skupno rabo koledarja.
5. Poleg Podrobnosti kliknite puščico in izberite raven podrobnosti za skupno rabo. Če želite podrobnosti v skupni rabi omejiti na delovne ure, določene v Outlooku, potrdite polje Pokaži samo čas v mojem delovnem času.

   

Privzeto lahko ta koledar redno posodabljate. Spremembe v koledarju so objavljene v strežniku WebDAV pri naslednjem ročnem ali samodejnem pošiljanju/prejemanju. Za vsako skupino Pošlji/Prejmi je med vsakim pošiljanjem/prejemanjem privzeto 30-minutni interval. Če interval samodejnega pošiljanja/prejemanja spremenite na manj kot 20 minut, se bodo posodobitve v strežnik WebDAV pošiljale v najmanjšem intervalu, 20 minut.

Če želite ta koledar naložiti in ga nikoli posodobiti, kliknite Dodatno in nato Enkratno nalaganje: posodobitve ne bodo naložene.

6. Kliknite V redu.

Ko imate koledar v skupni rabi, se ikona njegova koledarja v podoknu za krmarjenje spremeni, kot je prikazano spodaj.

 Na vrh strani

Shranjevanje koledarja kot spletne strani

Koledar lahko shranite kot spletno stran in ga nato daste v skupno rabo. Morda želite na primer objaviti koledar s pomembnimi datumi projekta kot stran v intranetu podjetja ali pa urnik tekem nogometnega moštva kot stran na osebnem spletnem mestu. Nato lahko druge na koledar preprosto opozorite tako, da razpošljete njegov URL. Če vam ponudnik internetnih storitev (ISP (Internet Service Provider): Podjetje, ki omogoča dostop do interneta za storitve, kot so elektronska pošta, sobe za klepet ali uporaba svetovnega spleta. Nekateri ISP-ji so mednarodni in ponujajo dostop na več mestih, drugi pa so omejeni na določeno področje.) ponuja spletno mesto ali mesto za javno skupno rabo datotek, lahko imate koledar v skupni rabi kot spletno stran.

 Namig   Še boljša rešitev je storitev za objavljanje koledarja na spletnem mestu Microsoft Office Online. Koledarje lahko shranite in objavite neposredno iz Outlooka, posodobitve pa so upravljane samodejno.

Ko koledar shranite kot spletno stran, lahko določite začetni in končni datum za koledar ter možnost, ali želite vključiti podrobnosti sestanka, ki so navedene v besedilnem odseku sestanka. Lahko dodate tudi ozadje.

1. V možnosti Koledar izberite koledar, da postane aktiven koledar v pogledu.
2. V meniju Datoteka kliknite Shrani kot spletno stran.
3. V razdelku Trajanje vnesite datume v polji Začetni datum in Končni datum. Kliknite puščico navzdol, da se prikaže koledar.

   Privzeto sta prikazana trenutni in prihodnji mesec.

4. V razdelku Možnosti lahko potrdite, da želite vključiti podrobnosti sestanka, in (če želite) izberete grafiko za ozadje na spletni strani, ki jo ustvarjate.
5. V razdelku Shrani kot v polju z besedilom Naslov koledarja vnesite ime, ki naj bo prikazano kot naslov spletne strani.
6. Za Ime datoteke poiščite mesto, kamor želite shraniti spletno stran, in vnesite ime datoteke.
7. Ko kliknete Shrani, se v spletnem brskalniku privzeto odpre spletna stran. Če je ne želite videti, počistite polje Odpri shranjeno spletno stran v brskalniku.
8. Kliknite Shrani.

 Opomba   V nekaterih spletnih brskalnikih, kot je Windows Internet Explorer, stran morda ne bo prav prikazana, ker je blokirana aktivna vsebina. Če na vrhu vidite informacijsko vrstico, kliknite besedilo, nato Dovoli blokirano vsebino in nato Da.

 Na vrh strani

Pošiljanje koledarja po e-pošti

1. V pogledu Koledar v podoknu za krmarjenje kliknite Pošlji koledar po e-pošti.

    Opomba   Če uporabljate podokno za krmarjenje v minimiranem pogledu, v podoknu za krmarjenje kliknite gumb Koledar , kliknite podokno za krmarjenje, z desno tipko kliknite koledar, ki ga želite imeti v skupni rabi, in nato kliknite Pošlji po e-pošti.

2. V polje Za vnesite ime osebe, ki jih želite poslati podatke za prijavo.
3. Na seznamu Koledar izberite koledar, ki ga želite poslati. Privzeto je izbran privzeti koledar – Outlookov koledar, v katerem so za druge prikazani podatki o vašem stanju in kjer se sprejemajo zahteve za srečanja.
4. Na seznamu Datumski obseg izberite obseg datumov iz koledarja, ki ga želite vključiti v e-poštno sporočilo, ali kliknite Navajanje datumov, če želite vnesite datumski obseg po meri.

    Namig   Če izberete obsežen datumski obseg ali možnost Celoten koledar, bo e-poštno sporočilo morda zelo veliko.

5. Na seznamu Podrobnosti izberite raven podrobnosti, ki jih želite pokazati prejemnikom. Privzeto je izbrana možnost Samo razpoložljivost.

    Opomba   Elementi, ki jih imate označene kot zasebne, niso vključeni v nobeni od možnosti, razen če spremenite možnost zasebnosti v razdelku Dodatno.

6. Podatke, vključene v e-poštnem sporočilu, lahko omejite na delovni čas, tako da potrdite polje Pokaži samo čas v mojem delovnem času. Če želite spremeniti delovni čas, kliknite Nastavi delovni čas.
7. Če želite videti možnosti Dodatno, kliknite Pokaži.
   • Vključi podrobnosti zasebnih elementov   Za to možnost morajo biti Podrobnosti nastavljene na Omejene podrobnosti ali Vse podrobnosti. Prikazana bo prisotnost zasebnih elementov, vendar ne bodo na voljo nobene druge informacije.
   • Vključi priloge elementov koledarja   Za to možnost morajo biti Podrobnosti nastavljene na Vse podrobnosti. Vključene so vse priloge elementov v koledarju, kot so preglednice.

      Opomba   S tem se lahko velikost e-poštnega sporočila zelo poveča.

   • Postavitev e-pošte   Vključite lahko svoj Dnevni urnik ali Seznam dogodkov.
8. Če želite, lahko zahtevate dovoljenja za ogled prejemnikovega privzetega koledarja, in sicer tako, da potrdite polje Zahtevah dovoljenje za ogled prejemnikovega koledarja.

    Opomba   S to možnostjo lahko pridobite samo dostop do privzetega koledarja prejemnika. Če želite zahtevati dostop do dodatnega koledarja, ki ga je ustvaril prejemnik, npr. osebnega koledarja, morate poslati e-poštno sporočilo s prošnjo za dovoljenje za ta koledar.

9. Kliknite Pošlji.
10. Preglejte potrditveno pogovorno okno, in če je pravilno, kliknite V redu.

    Če v koledarju ni elementov, se prikaže pogovorno okno, v katerem lahko prekličete pošiljanje e-poštnega sporočila.

 Na vrh strani

Samodejen odgovor na e-poštna sporočila, ko ste odsotni

Ko vas ni za računalnikom in ne morete prebrati e-poštnih sporočil, lahko Office Outlook 2007 nastavite tako, da pošlje samodejen odgovor nekaterim osebam, ki vam pošiljajo sporočila. Če želite vedeti, katera funkcionalnost je na voljo za nastavljanje samodejnih odgovorov, morate poznati vrsto svojega e-poštnega računa (e-poštni račun: Ime strežnika, uporabniško ime, geslo in e-poštni naslov, ki jih uporablja Outlook pri povezovanju z e-poštno storitvijo. V Outlooku ustvarite poštni račun z informacijami, ki vam jih da skrbnik ali ponudnik internetnih storitev (ISP).).

Katero vrsto e-poštnega računa uporabljate?

Če poznate vrsto e-poštnega strežnika, s katerim imate vzpostavljeno povezavo, v enem od spodnjih razdelkov poiščite korake za konfiguracijo samodejnega odgovora:

• Samodejni odgovori za račune strežnika Exchange 2007
• Samodejni odgovori za račune strežnikov Exchange 2000 in Exchange 2003
• Samodejni odgovori za račune POP3 in IMAP

Če želite ugotoviti, katero vrsto računa uporabljate, naprej berite ta razdelek.

Najlažje vidite, ali uporabljate Exchangeev račun, tako da preverite, ali je v meniju Orodja ukaz Pomočnik ob odsotnosti. Kliknite gumb za razširjanje na dnu menija, da se prikažejo vsi ukazi v meniju Orodja.

Če je v meniju Orodja ukaz Pomočnik ob odsotnosti in se prikaže spodnje pogovorno okno, ko ga kliknete, potem imate račun v strežniku Exchange 2007. V tem primeru pojdite v razdelek Samodejni odgovori za račune strežnika Exchange 2007.

Če je v meniju Orodja ukaz Pomočnik ob odsotnosti in se prikaže spodnje pogovorno okno, ko ga kliknete, potem imate račun v strežniku Exchange 2003 ali starejšem. V tem primeru pojdite v razdelek Samodejni odgovori za račune strežnikov Exchange 2000 in Exchange 2003.

Če v meniju Orodja ni ukaza Pomočnik ob odsotnosti, najbrž nimate Exchangeevega računa. Vendar lahko večino vedenja pomočnika ob odsotnosti nadomestite s pravili. V razdelku Samodejni odgovori za račune POP3 in IMAP boste izvedeli, kako.

Drugi način ugotavljanja vrste e-poštnega računa, ki ga uporabljate

V pogovornem oknu Nastavitve računa v Outlooku lahko ugotovite, katere vrste e-poštnih računov imate v svojem Outlookovem profilu.

1. V meniju Orodja kliknite Nastavitve računa.
2. Na kartici E-pošta je v stolpcu Vrsta navedena vrsta računa za vsak e-poštni naslov.

Za nekatere funkcije potrebujete določene različice Exchangea. Na primer za funkcijo Outlook Anywhere potrebujete Exchange 2003 ali Exchange 2007.

Navodila za ugotavljanje različice Exchangea, s katero imate vzpostavljeno povezavo, so v razdelku Ugotavljanje različice Microsoft Exchangea, s katerim moj račun vzpostavlja povezavo.

Samodejni odgovori računov strežnika Exchange 2007

Ta funkcija zahteva, da uporabljate račun strežnika Microsoft Exchange Server 2007. Večina domačih in osebnih računov ne uporablja strežnika Microsoft Exchange. Če želite več informacij o računih strežnika Microsoft Exchange in ugotavljanju, s katero različico strežnika Exchange vzpostavlja povezavo vaš račun, glejte povezave v razdelku »Glejte tudi«.

Ko uporabljate Outlook z računom strežnika Exchange 2007, imate dostop do nove funkcionalnosti pomočnika ob odsotnosti in izboljšanega uporabniškega vmesnika. Nove funkcije so:

• Obogateno besedilo   V odgovorih uporabljajte pisave, barve in oblikovanje.
• Možnost pošiljanja samodejnih odgovorov ljudem zunaj podjetja   Samodejne odgovore ob odsotnosti lahko prilagodite za prejemnike v podjetju in zunej njega. Na primer: morda želite osebam zunaj podjetja poslati bolj splošno besedilo – v katerem ni imen drugih stikov, telefonskih številk ali e-poštnih naslovov.
• Možnost načrtovanja samodejnih odgovorov ob odsotnosti vnaprej s časom začetka in konca   Nikoli več vam ni treba pozabiti vklopiti (ali izklopiti) funkcije za samodejne odgovore ob odsotnosti. Določite datume in čas, ko naj se samodejni odgovori pošiljajo.

1. V meniju Orodja kliknite Pomočnik ob odsotnosti.

   

2. Kliknite Pošlji samodejne odgovore ob odsotnosti.
3. Na kartici Znotraj podjetja vnesite odgovor, ki naj bo poslan, ko ste odsotni iz pisarne.

   S kontrolniki lahko spreminjate pisavo, velikost pisave in drugo oblikovanje.

Samodejne odgovore lahko pošljete tudi osebam zunaj podjetja. Določite lahko, ali želite samodejni odgovor poslati vsem osebam, ki vam pošljejo e-poštno sporočilo, ali samo osebam, ki so navedene v mapi Stiki.

 Opomba   Stik mora biti naveden v Exchangeevi mapi Stiki. Če je naveden samo v mapi, ki je del datoteke z osebnimi mapami (.pst), samodejni odgovor ne bo poslan.

1. Na kartici Zunaj podjetja vnesite odgovor, ki naj bo poslan, ko ste odsotni iz pisarne.

   S kontrolniki lahko spreminjate pisavo, velikost pisave in drugo oblikovanje.

2. Potrdite polje Samodejno odgovori osebam zunaj podjetja.
3. Kliknite Samo moji stiki ali Vsi zunaj podjetja, da določite osebe, ki jim naj bodo poslani samodejni odgovori.

   Ko potrdite polje Samodejno odgovori osebam zunaj podjetja, se poleg imena kartice Zunaj podjetja prikaže oznaka (Vklopljeno).

Samodejni odgovori za račune strežnikov Exchange 2000 in Exchange 2003

Za to funkcijo potrebujete račun strežnika Exchange Server 2000 ali Exchange 2003. Večina domačih in osebnih računov ne uporablja strežnika Microsoft Exchange. Če želite več informacij o računih strežnika Microsoft Exchange in ugotavljanju, s katero različico strežnika Exchange vzpostavlja povezavo vaš račun, glejte povezave v razdelku »Glejte tudi«.

1. V meniju Orodja kliknite Pomočnik ob odsotnosti.
2. Kliknite Trenutno nisem v službi.
3. V polje Vsakemu pošiljatelju samo enkrat pošlji samodejni odgovor s tem besedilom vnesite sporočilo, ki ga želite poslati drugim, medtem ko ste odsotni.
4. Če želite, ustvarite pravila za upravljanje dohodne pošte.
   1. V meniju Orodja kliknite Pomočnik ob odsotnosti.

      

       Opomba   Če ne uporabljate Exchangeevega e-poštnega računa, ukaz Pomočnik ob odsotnosti ni na voljo.

   2. Kliknite Dodaj pravilo.
   3. Pod Ko prispe sporočilo, ki ustreza tem pogojem določite pogoje, ki jih mora sporočilo izpolnjevati za izvedbo dejanja, povezanega s pravilom.
   4. Če želite določiti več pogojev, kliknite Dodatno, izberite želene možnosti in nato kliknite V redu.
   5. Če želite določiti, da se to pravilo uporabi zadnje, potrdite polje Ne obdelaj pravil, ki sledijo.
   6. Pod Izvedi ta dejanja izberite želeno možnost. Izberete lahko več kot eno možnost.

    Opomba   Če določite, da se sporočilo izbriše, potem pravila, ki sledijo pravilu za brisanje na seznamu pravil v pomočniku ob odsotnosti, ne vplivajo na sporočilo.

Samodejni odgovori za račune POP3 in IMAP

Če v vaš profil ni vključen Exchangeev račun, lahko Outlookovo e-poštno predlogo kombinirate z Outlookovimi pravili in tako posnemate pomočnika ob odsotnosti. S to kombinacijo lahko uporabite e-poštni račun POP3 ali IMAP, da pošljete avtomatizirane odgovore na prihajajoča sporočila.

 Pomembno   Da bi bili avtomatizirani odgovori poslani, mora biti računalnik vklopljen, Outlook pa se mora izvajati.

1. V meniju Datoteka pokažite Nova in kliknite Poštno sporočilo.
2. Na kartici Možnosti v skupini Oblika kliknite Navadno besedilo.
3. V telo sporočila vnesite sporočilo, ki ga želite poslati kot avtomatiziran odgovor.
4. V oknu s sporočilom kliknite gumb Microsoft Office in nato Shrani kot.
5. V pogovornem oknu Shrani kot, na seznamu Shrani kot vrsto kliknite Outlook predloga (*.oft).
6. V polje Ime datoteke vnesite ime predloge sporočila in kliknite Shrani.
7. V meniju Orodja kliknite Pravila in opozorila.
8. V pogovornem oknu Pravila in opozorila kliknite Novo pravilo.
9. V razdelku Začni prazno pravilo kliknite Preveri sporočila, ko prispejo in nato Naprej.
10. V razdelku Katere pogoje želite preveriti? potrdite polje Poslano samo meni in vse druge pogoje, ki jih želite, in kliknite Naprej.
11. Ko se prikaže pogovorno okno s sporočilom, da bo to pravilo uporabljeno za vsa prejeta sporočila, kliknite Da.
12. V razdelku Kaj želite narediti s sporočilom potrdite polje odgovori z določeno predlogo.
13. V razdelku 2. korak: Uredite opis pravila (kliknite podčrtano vrednost) kliknite določena predloga.
14. V pogovornem oknu Izberite predlogo za odgovor, v polju Išči v kliknite Uporabniške predloge v datotečnem sistemu.
15. Izberite predlogo, ki ste jo ustvarili v prejšnjem razdelku, in kliknite Odpri.
16. Kliknite Naprej.
17. Izbirno lahko potrdite polja za katere koli izjeme, ki jih želite uporabiti za pravilo samodejnega odgovora.
18. Kliknite Naprej.
19. V razdelku 1. korak: Navedite ime tega pravila vnesite ime pravila za samodejni odgovor in kliknite Dokončaj.

Pravilo odgovori z določeno predlogo v čarovniku za pravila med eno sejo pošlje avtomatiziran odgovor le enkrat vsakemu uporabniku. To pravilo preprečuje Outlooku, da bi pošiljal ponavljajoče se odgovore enemu pošiljatelju, ki vam pošlje več sporočil. Med sejo Outlook vzdržuje seznam uporabnikov, ki jim je poslal odgovor. Če zaprete in znova zaženete Outlook, se seznam prejemnikov, ki so prejeli avtomatizirane odgovore, obnovi.

 Pomembno   Da bi čarovnik za pravila samodejno pošiljal odgovore, se mora Outlook izvajati in biti konfiguriran na občasno preverjanje, ali so na voljo nova sporočila.

 Na vrh strani