Ustvarjanje in uporaba seznamov klicev v programu Business Contact Manager

Ko imate podjetje, je eno od najpomembnejših opravil vzdrževanje stikov z dejanskimi in možnimi strankami. Najboljši način vzdrževanja stikov je s preprostim telefonskim klicem.

Morda boste želeli slediti možnim strankam (možni kupec: Morebitna stranka, s katero mora prodajalec navezati stik in jo potrditi ali izključiti kot prodajno priložnost.), ki so vam dale svojo poslovno vizitko ali pustile podatke na vaši spletni strani, poklicali stranke, ki so želele vedeti, kdaj bodo na voljo elementi, ki jih trenutno ni na zalogi, ali pa govoriti s trenutnimi kupci (kupec: Poslovna organizacija, s katero poslujete. Če gre za izvajanje storitev, na primer zobozdravniških ali zdravniških, je »Kupec« lahko tudi stranka.) ali poslovnimi stiki (Poslovni stik: Oseba, s katero poslujete v podjetju ali organizaciji.), ki zamujajo s plačilom.

V tem članku je opisano delo s seznami klicev in merjenje njihove učinkovitosti v programu Business Contact Manager za Outlook, s poudarkom na ustvarjanju seznamov klicev, izbranih seznamov prejemnikov in skriptov klicev, ter sledenje dejavnostim in rezultatom.

Oglaševanje podjetja prek telefonskih klicev

Program Business Contact Manager za Outlook omogoča zbiranje seznama klicev od kupcev in poslovnih stikov, ustvarjanje skripta klicev in sledenje rezultatom vsakega telefonskega klica. Seznam klicev lahko ustvarite tudi iz imen v poročilu. Če želite več informacij o ustvarjanju seznama klicev iz poročila, glejte članek Uporaba poročil in grafikonov v programu Business Contact Manager.

Seznam klicev je tudi pomembna trženjska dejavnost (Trženjska dejavnost: Dejavnost, namenjena prodaji ali opredelitvi izdelkov in storitev za izbrano skupino prejemnikov. Med trženjske dejavnosti lahko spadajo klicni seznami, e-poštna sporočila in natisnjeni letaki.) in je lahko del trženjske akcije (Tržna kampanja: Tržni program, ki z različnimi sredstvi za komunikacijo, kot so oglasi in neposredna pošta, doseže določen rezultat, kot je povečanje tržnega deleža, uvajanje novih izdelkov ali ohranjanje strank.).

Če želite slediti rezultatom dejavnosti za seznam klicev, morate ime dejavnosti zapisati v polje Pobudnik za vsak zapis o kupcu, poslovnem stiku, možni stranki (možni kupec: Morebitna stranka, s katero mora prodajalec navezati stik in jo potrditi ali izključiti kot prodajno priložnost.) ali priložnosti (Priložnost: Priložnost za prodajo izdelkov ali storitev kupcu ali poslovnemu stiku.), ki ga je dejavnost ustvarila. Poleg tega morate na strani zapisa o seznamu klicev Podrobnosti in Sledenje zapisati tudi informacije o predvidenih in dejanskih stroških.

Če si želite ogledati rezultate seznama klicev, uporabite stran Sledenje v obrazcu za seznam klicev. Če je seznam klicev del trženjske akcije, lahko celotnim rezultatom akcije sledite na zavihku »Analiza« v delovnem prostoru (Delovni prostor: Mape »Upravljanje stikov«, »Prodaja«, »Trženje« in »Upravljanje projektov«, v katerih si lahko uporabniki ogledajo poslovne podatke, odprejo zapise in analizirajo poslovne podatke. Delovni prostori so razdeljeni na odsek s pripomočki in odsek z zavihki.) za trženje.

Kaj želite narediti?


Ustvarjanje seznama klicev

Seznam klicev v programu Business Contact Manager za Outlook je več kot le seznam imen in številk. Gre za sistem, ki vam pomaga, da ste po telefonu zbrani in pripravljeni, v pomoč pa je tudi pri sledenju rezultatom posameznega nabora klicev.

Na seznamu prejemnikov za trženjsko dejavnost je lahko le ena vrsta zapisa, o kupcu ali poslovnem stiku. Poslovni stiki in možne stranke pa so lahko na istem seznamu, ker zapis o možni stranki temelji na vrsti zapisa o poslovnem stiku.

  1. V podoknu za krmarjenje v razdelku Business Contact Manager kliknite Trženje.
  1. Na traku na zavihku Osnovno v skupini Novo kliknite Seznam klicev Ikona »Seznam klicev«.
  1. Na obrazcu za seznam klicev v razdelku Dejavnost, v polje Ime vnesite ime za seznam klicev, na primer »Možne stranke v Ljubljani«.

Zapis o seznamu klicev

 Opomba   Če je seznam klicev del trženjske akcije, v polje z besedilom Akcija vnesite ime akcije ali pa kliknite puščico, če želite izbrati ime obstoječe akcije. Če pa seznam klicev ni del akcije, bo privzeto priložen trenutnim dejavnostim trženjske akcije.

  1. V razdelku »Seznam prejemnikov« kliknite vrsto zapisa, ki ga želite doseči s seznamom klicev. Izbirate lahko med temi zapisi: Vsi kupci, Vsi poslovni stiki in možne stranke, Vsi poslovni stiki ali Vse možne stranke.

Lahko pa tudi kliknete eno od teh možnosti:

  • Iskalna mapa. Če želite ustvariti seznam po meri, izberite iskalno mapo, v kateri je vnaprej filtriran seznam prejemnikov. Ko izberete mapo, se polje preimenuje v Seznam po meri.
  • Obstoječa trženjska dejavnost. Izberite seznam prejemnikov, ki ste ga uporabili za prejšnjo trženjsko dejavnost.
  • Nov seznam. Odprite pogovorno okno Filtriranje poslovnih stikov in izberite pogoje, na podlagi katerih želite filtrirati seznam.

 Namig   Seznam prejemnikov je mogoče ustvariti tudi iz poročila. Če želite več informacij, glejte članek Uporaba poročil in grafikonov v programu Business Contact Manager.

Če ste nove vrste zapisov ustvarili na podlagi zapisa o kupcu, bodo te vrste prikazane na seznamu »Vsi kupci«. Če pa ste nove vrste zapisov ustvarili na podlagi zapisa o poslovnem stiku, bodo prikazane na seznamu »Vsi poslovni stiki in možne stranke«.

  1. Če želite izbrani seznam urediti s filtriranjem, kliknite Preglej in filtriraj.

Če želite več informacij o filtriranju seznama, glejte članek Filtriranje zapisov v programu Business Contact Manager.

  1. Na traku v skupini Pokaži kliknite Podrobnosti, da odprete stran »Podrobnosti o dejavnosti«. Če želite, vnesite vrednosti za polja Koda akcije, Pričakovani stroški, Začetni datum, Končni datum in Pripombe.

 Opomba   Če se želite vrniti na glavno stran obrazca za seznam klicev, na traku na zavihku »Trženje« v skupini Pokaži kliknite Splošno.

  1. Informacije o posameznem prejemniku se prikažejo na strani »Splošno«, v razdelku Podrobnosti o prejemniku. Če želite spremeniti, kateri razdelek zapisa naj bo prikazan, kliknite Izberi razdelek Izberi razdelek ter izberite razdelke, ki jih želite prikazati.
  2. Če želite, lahko ustvarite skript, da bodo vaši klici dosledni ter hkrati poskrbite, da ne boste ničesar pozabili. Poleg tega boste s pomočjo skripta ostali na tekočem in hitro prilagodili svoj pristop, če bi med klici naleteli na nepričakovane težave.

PokažiUstvarjanje skripta klica

  1. Na traku v skupini »Dnevnik klicev« kliknite Skript klicaIkona »Skript klica«.
  2. Če želite ustvariti skript za vaše klice, naredite nekaj od tega:
    • Vnesite skript v okno Skript klica.
    • V skupini Dejanja kliknite Naloži vsebino Ikona »Naloži skript« in krmarite do že shranjenega dokumenta.
    • Kopirajte in prilepite skript iz drugega dokumenta.

Skript bo prikazan v dnevniku klicev za vsakega prejemnika.

Seznam klicev s skriptom

 Opomba   Če boste skript uredili v razdelku »Dnevnik klicev« zapisa o seznamu klicev, bo spremenjena le različica skripta za izbranega prejemnika. Če želite urediti skript za vse klice, kliknite Skript klica Ikona »Skript klica« na traku ter ga nato uredite v oknu »Skript klica«.

  1. Če želite, lahko pri dodajanju barvne kategorije v seznam klicev uporabite Outlookovo funkcijo razvrščanja v kategorije. Na traku na zavihku »Trženje« v skupini Oznake kliknite Razvrsti v skupine ter nato kliknite barvno kategorijo.
  2. Če želite s klici pričeti takoj, začnite s prvim imenom na seznamu. V nasprotnem primeru shranite seznam klicev.

Na vrh strani Na vrh strani

Odpiranje obstoječega seznama klicev

Če vam ni uspelo opraviti vseh klicev v eni seji, boste morda morali nadaljevati z delom s seznamom klicev ali pa spremeniti seznam prejemnikov ali skript.

  1. V podoknu za krmarjenje v razdelku Business Contact Manager kliknite Trženje.
  1. Na zavihku Seznami klicev v podoknu »Seznam« dvokliknite seznam klicev, ki ga želite odpreti.

Na vrh strani Na vrh strani

Spreminjanje seznama klicev

Sezname klicev je mogoče preprosto ustvariti in spreminjati. Spremenite lahko vrsto zapisa, ki je prikazana na seznamu, podrobneje določite seznam s filtriranjem (filter: Filter določa, kateri zapisi ali stolpci so vrnjeni iz poizvedovanja. Filter vedno omeji rezultat.) ali izbiro prejemnikov ter spremenite skript za vse ali le nekaj prejemnikov.

  1. Odprite seznam klicev, ki ga želite spremeniti.
  2. Če želite ustvariti spremembe v seznamu klicev, sledite navodilom v članku Ustvarjanje seznama klicev.

 Pomembno   Ko spremenite stanje klica za kateri koli zapis na seznamu, seznama klicev ni mogoče spremeniti. Namesto tega z desno tipko miške kliknite seznam klicev in nato kliknite Doseži s seznamom klicev, da na podlagi obstoječega seznama ustvarite nov seznam klicev.

Na vrh strani Na vrh strani

Izdelava in sledenje klicem prek seznama klicev

  1. Odprite ali ustvarite seznam klicev.

V razdelku »Seznam prejemnikov« je označeno prvo ime na seznamu.

Seznam klicev prejemnikov z 0 klici

 Opomba   Prikazana imena so iz polja Priloži kot v izvornem zapisu. Ime, prikazano v razdelku Podrobnosti o prejemniku, je iz polja Polno ime.

  1. Uporabite telefonsko številko v razdelku »Podrobnosti o prejemniku« in pokličite stik.
  2. Odprite skript. Na traku v skupini Dnevnik klicev kliknite Skript klica. Ko se stik oglasi, preberite skript čim bolj naravno, če pa skripta ni, pustite sporočilo.

 Opomba   Če boste skript uredili v razdelku »Dnevnik klicev« zapisa o seznamu klicev, bo skript spremenjen le za izbranega prejemnika.

  1. V razdelku »Dnevnik klicev« v polju Skupno trajanjekliknite ali vnesite dolžino telefonskega klica. Klic je mogoče izmeriti tudi samodejno.

PokažiSamodejno merjenje klica

  1. Na traku v skupini Dnevnik klicev kliknite Zaženi časovnik Ikona »Zaženi časovnik«, ko s klicem pričnete ali pa z njim nadaljujte po premoru.
  2. Če pride med klicem do premora ali ko s klicem končate, kliknite Začasno ustavi časovnik Ikona »Začasno ustavi časovnik«.

Dolžina klica je zapisana v razdelku »Dnevnik klicev« v polju Skupno trajanje. Dolžino klica lahko kliknete ali vnesete tudi ročno.

  1. Če želite v pogovor dodati opombe, na traku (trak: Element, ki nadomesti večino menijev, orodnih vrstic in opravilnih podoken. Na traku so zavihki, ki temeljijo na trenutnem opravilu; na njih so orodja in možnosti, organizirana v logične skupine.) v skupini Dnevnik klicev kliknite Dodaj časovni žig ter nato vnesite pripombe v polje, v katerem je prikazan skript.

 Opomba   Če želite spremeniti videz besedila, na traku kliknite zavihek Oblikovanje besedila ter uporabite ukaze za oblikovanje. Če želite dodati datoteke, slike ali tabele, kliknite zavihek Vstavljanje.

  1. Med klicem ali po končanem klicu, na traku na zavihku Trženje v skupini Dejanja prejemnika kliknite eno ali več možnosti:
  • Nov element zgodovine, če želite v zapis o prejemniku dodati element zgodovine sporočil, na primer poslovni zaznamek, opravilo, datoteko ali e-poštno sporočilo. Prek seznama klicev je samodejno ustvarjen nov dnevnik klicev za prejemnika.
  • Navodila za nadaljnje delo, če želite v zapis dodati zastavico z navodili za nadaljnje delo ali Označi kot dokončano, če želite element z navodili za nadaljnje delo označiti kot dokončan.
  • Odpri, če želite prikazati zapis o prejemniku.
  • Spletna stran, če želite prikazati spletno stran, ki je povezana z zapisom o prejemniku (če je na voljo).
  1. Ko s klicem končate, v razdelku seznama klica Stanje klica posodobite zapis. Možnost Ni bil klican je privzeto izbrana. Kliknite nekaj od tega:
  • Preostalo sporočilo
  • Klic je dokončan
  • Ne kliči

 Pomembno   Ko spremenite stanje klica za kateri koli zapis (zapis: Izpolnjen obrazec »Kupec«, »Poslovni stik« ali »Priložnost«. V zapisu so informacije o kupcu, poslovnem stiku ali priložnosti ter drugi zapisi in elementi, ki so povezani z njim.) na seznamu, seznama klicev ni mogoče spremeniti. Lahko pa ustvarite nov seznam klicev, ki je dvojnik obstoječega seznama. Z desno tipko miške kliknite seznam klicev v delovnem prostoru (Delovni prostor: Mape »Upravljanje stikov«, »Prodaja«, »Trženje« in »Upravljanje projektov«, v katerih si lahko uporabniki ogledajo poslovne podatke, odprejo zapise in analizirajo poslovne podatke. Delovni prostori so razdeljeni na odsek s pripomočki in odsek z zavihki.) za trženje ter nato kliknite Doseži s seznamom klicev.

  1. Če prejemnik želi, da ga odstranite s seznama klicev, potrdite polje Ne kliči. Kupec in poslovni stik bosta označena kot »Ne kliči« na obeh seznamih prejemnikov ter na strani Podrobnosti zapisa o kupcu ali prejemniku. Prejemnika ne bo mogoče vključiti v prihodnje sezname klicev.
  2. Kliknite Shrani in zapri, da naredite te spremembe:
  • Shrani spremembe kot dnevnik klicev v zgodovino sporočil izbranega zapisa in pokliči naslednji zapis.
  • Ustavi časovnik in skupno trajanje klica zapiši v dnevnik klicev.
  • Označi stanje klica na seznamu prejemnikov.

Seznam klicev prejemnikov z 2 klicema

Oblaček 1 Preostalo sporočilo
Oblaček 2 Klic je dokončan
Oblaček 3 Ne kliči
Oblaček 4 Trenutni prejemnik
  1.  Opomba   Ko shranite zapis, je stanje na Seznamu prejemnikov samodejno posodobljeno, možnosti, prikazane v razdelku Stanje klica pa morate spremeniti ročno.

  2. Ko pokličete vse na seznamu klicev, dejavnost zaprite. Na traku v skupini Trženje kliknite Označi kot zaprto.

Na vrh strani Na vrh strani

Merjenje učinkovitosti seznamov klicev

Sezname klicev in skripte lahko ustvarite za več namenov, pri trženjskih klicih pa boste morda želeli rezultate svojega dela. Rezultate seznama klicev lahko pregledate na strani seznama klicev Sledenje.

  1. Odprite seznam klicev.
  2. Na traku v skupini »Pokaži« kliknite Sledenje Stran »Sledenje«.
  3. Na strani »Sledenje« preglejte te elemente:
    • V razdelku Rezultati dejavnosti si lahko ogledate povzetek informacij za polja Sprožene možne stranke, Sprožene priložnosti, Sproženi kupci, Sproženi stiki, Sproženi dnevniki klicev in Pričakovan prihodek za dejavnost. V vsakem polju je gumb Pokaži poročilo, ki prikaže podrobno poročilo o podatkih za tisto polje.

 Opomba   Podatki, vključno s pričakovanim prihodkom, so posodobljeni, ko zapis o kupcu, poslovnem stiku, možni stranki ali priložnosti označite, da bo določal seznam klicev v polju Pobudnik.

  • V območju Informacije o dejavnosti je mogoče posodobiti te informacije:
    • Dejanski stroški     Vnesite dejanske stroške seznama klicev, da boste lahko izračunali odziv na vašo naložbo.
    • Zaprto     Potrdite to polje, če želite označiti, da je seznam klicev dokončan, dejavnost pa zaprta. Počistite potrditveno polje, če želite znova aktivirati seznam klicev.
  • V razdelku Prejemniki lahko pregledate seznam klicev, ki ste jih opravili, ter, če želite, ustvarite zapis o priložnosti neposredno iz zapisa o prejemniku. Kliknite ime na seznamu in nato Sproži priložnost.

 Opomba   Zapis o priložnosti je mogoče ustvariti tudi iz seznama prejemnikov na strani »Splošno« seznama klicev. Izberite ime s seznama prejemnikov, nato pa na traku na zavihku »Trženje«, v skupini Dejanja prejemnika kliknite Nov element zgodovine Ikona »Nov element zgodovine« in nato še Priložnost.

  1. Kliknite Shrani in zapri Ikona »Shrani in zapri«.

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
Outlook 2013, Outlook 2010