Pravilo je dejanje, ki ga Microsoft Outlook samodejno izvede pri dohodnih ali odhodnih sporočilih na podlagi pogojev, ki ste jih določili. Pravilo lahko ustvarite iz predloge, iz sporočila ali pa uporabite svoje pogoje.
V tem članku
Kako pravila pomagajo pri upravljanju e-poštnih sporočil
Pravilo je dejanje, ki ga Microsoft Outlook uporabi, ko prejme ali pošlje sporočilo, ki ustreza pogojem pravila, ki ste jih navedli. Izberete lahko več pogojev in dejanj, tako da uporabite čarovnika za pravila. Pravila vam pomagajo, da ostanete organizirani in na tekočem.
Pravila delimo v dve splošni kategoriji – pravila organiziranja in pravila obveščanja. Pravila ne veljajo za prebrana sporočila, temveč le za neprebrana.
Čarovnik za pravila in opozorila vsebuje predloge za najpogosteje uporabljena pravila.
- Ostani organiziran Ta pravila vam pomagajo pri organiziranju sporočil v mape in nadaljnjem delu. Tako lahko na primer za sporočila, ki jih prejemate od določenega pošiljatelja, na primer od Marka Zajca, v vrstici Zadeva ustvarite pravilo z besedo »prodaja«. Sporočila te osebe bodo označena za nadaljnje delo, kategorizirana kot »Prodaja« in premeščena v mapo »Markova prodaja«.
- Ostani na tekočem Ta pravila vas obvestijo, da ste prejeli določeno sporočilo. Tako lahko na primer ustvarite pravilo, ki samodejno pošlje e-poštno sporočilo v vaš mobilni telefon, ko prejmete sporočilo, ki vam ga je poslal družinski član.
- Začni s praznim pravilom Ta pravila ustvarite na novo.
Na vrh strani
Ustvarjanje pravila
- Na zavihku Osnovno v skupini Dejanja kliknite Pravila in nato kliknite Upravljaj pravila in opozorila.
- Če imate več e-poštnih računov, na seznamu Uporabi spremembe za to mapo izberite želeno mapo Prejeto in nato kliknite Novo pravilo. .
Če želite ustvariti pravilo iz predloge, naredite to:
- Pod 1. korak: Izberite predlogo v zbirki predlog Ostani organiziran ali Ostani na tekočem izberite želeno predlogo.
- Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost. Če kliknete na primer povezavo osebe ali seznam prejemnikov, se odpre adresar.
- Pod 1. korak: Izberite pogoje izberite pogoje, ki jih mora sporočilo izpolniti, da bo pravilo uporabljeno.
- Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost, če tega še niste naredili, in nato kliknite Naprej.
- Pod 1. korak: Izberite pogoje izberite dejanje, ki naj ga izvede pravilo, ko so izpolnjeni navedeni pogoji.
- Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost, če tega še niste naredili, in nato kliknite Naprej.
- Pod 1. korak: Izberite izjeme izberite vse izjeme pravila in kliknite Naprej.
- Postopek ustvarjanja pravila dokončate tako, da vnesete ime za pravilo in nato izberete še druge želene možnosti
- Če želite pravilo uporabiti za sporočila, ki so že v eni od map, potrdite potrditveno polje Zaženi to pravilo zdaj na sporočilih, ki so že v mapi »ime mape«.
- Če želite pravilo uporabiti v vseh e-poštnih računih in njihovih mapah Prejeto, potrdite potrditveno polje Ustvari to pravilo za vse račune.
- Kliknite Dokončaj.
Na vrh strani
Če želite ustvariti pravilo z lastnimi pogoji, dejanji in izjemami, naredite to:
- Na zavihku Osnovno v skupini Dejanja kliknite Navadno besedilo.
- Če imate več e-poštnih računov, na seznamu Uporabi spremembe za to mapo izberite želeno mapo Prejeto.
- Kliknite Novo pravilo.
- Pod Začni s praznim pravilom izberite Preveri sporočila, ko prispejo ali Preveri sporočila po pošiljanju in nato kliknite Naprej.
- Pod 1. korak: Izberite pogoje izberite pogoje, ki jih mora sporočilo izpolniti, da bo pravilo uporabljeno.
- Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost, če tega še niste naredili, in nato kliknite Naprej.
- Pod 1. korak: Izberite pogoje izberite dejanje, ki naj ga izvede pravilo, ko so izpolnjeni navedeni pogoji.
- Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost, če tega še niste naredili, in nato kliknite Naprej.
- Pod 1. korak: Izberite izjeme izberite vse izjeme pravila in kliknite Naprej.
- Postopek ustvarjanja pravila dokončate tako, da vnesete ime za pravilo in nato izberete še druge želene možnosti.
- Če želite pravilo uporabiti za sporočila, ki so že v eni od map, potrdite potrditveno polje Zaženi to pravilo zdaj na sporočilih, ki so že v mapi »ime mape«.
- Če želite pravilo uporabiti v vseh e-poštnih računih in njihovih mapah Prejeto, potrdite potrditveno polje Ustvari to pravilo za vse račune.
- Kliknite Dokončaj.
Na vrh strani
Pravilo lahko ustvarite neposredno v sporočilu. Tako lahko na primer ustvarite pravilo, ki bo sporočila določene osebe premaknilo v navedeno mapo.
Če želite ustvariti pravilo iz sporočila, naredite to:
- Kliknite sporočilo, za katero želite ustvariti pravilo, nato na zavihku »Osnovno« v skupini »Dejanja« kliknite «Pravila« in nato kliknite »Ustvari pravilo«.
- V pogovornem oknu Ustvarjanje pravila potrdite potrditvena polja za želene pogoje. Številni pogoji že vsebujejo z informacije iz izbranega sporočila.
- Izberite pogovorno okno Premakni e-pošto v mapo.
- Kliknite obstoječo mapo ali Novo, če želite ustvariti novo mapo za shranjevanje sporočil.
- Če želite pravilu dodati več pogojev, dejanj ali izjem, kliknite Dodatno in sledite navodilom v čarovniku za pravila.
Nasvet Če želite zagnati pravilo takoj, potrdite potrditveno polje Zaženi to pravilo zdaj na sporočilih, ki so že v mapi »ime mape« na zadnji strani čarovnika za pravila.
Na vrh strani
Ročna uporaba pravila
Če želite pravilo uporabiti ročno, naredite to:
- V meniju Dejanja kliknite Pravila.
- V pogovornem oknu Upravljaj pravila in opozorila izklopite pravilo tako, da počistite potrditveno polje ob pravilu.
- Kliknite Zaženi pravila zdaj.
- V pogovornem oknu Zaženi pravila zdaj pod Izberite pravila, ki naj se izvajajo, potrdite potrditveno polje ob pravilu, ki ga želite zagnati.
- Pri polju Zaženi v mapi kliknite Brskanje in nato izberite mapo, za katero želite uporabiti pravilo.
- V seznamskem polju Uporabi pravila za kliknite kategorijo sporočil, za katero želite uporabiti pravilo.
Pravilo lahko na primer uporabite samo za neprebrana sporočila v mapi.
- Kliknite Zaženi zdaj.
Izjeme
Pravilom lahko dodate izjeme za posebne okoliščine, tako lahko na primer določite, da so iz pravila izvzeta sporočila, ki so označena z zastavico za nadaljnje delo, ali tista z visoko pomembnostjo. Pravilo se ne uporabi za sporočilo, ki ustreza navedenim izjemam.
Na vrh strani
Pravila, ki se izvajajo v strežniku, in pravila, ki se izvajajo samo v odjemalcu
Pravila, ki se izvajajo v strežniku Če imate Microsoft Exchangev račun, lahko strežnik uporabi pravila za sporočila, čeprav se Outlook trenutno ne izvaja. Ta pravila se imenujejo pravila, ki se izvajajo v strežniku. Nastavljena morajo biti tako, da se lahko uporabijo za sporočila, ki prispejo v mapo Prejeto v strežniku, in da se lahko v strežniku izvedejo do konca. Pravila v strežniku na primer ni mogoče izvesti do konca, če dejanje navede tiskanje sporočila. Če pravila ni mogoče izvesti v strežniku, se izvede, ko zaženete Outlook.
Pravila, ki se izvajajo v odjemalcu Pravila, ki se izvajajo v odjemalcu so tista, ki se izvajajo le v vašem računalniku. Ta pravila se ne morejo izvajati, dokler niso dokončana v strežniku, na primer pravilo za tiskanje določenih sporočil. Pravila se lahko v odjemalcu izvajajo le, ko se izvaja Outlook.
Če je seznam pravil sestavljen iz pravil obeh vrst, se najprej izvedejo pravila v strežniku in šele nato pravila v odjemalcu.
Na vrh strani
Uporaba pravil za druge Outlookove elemente
Potrdila o dostavi, odgovori glasovanja in samodejni odgovori
Ko se izvajajo pravila, se potrdila o dostavi, potrdila o branju, odgovori glasovanja in samodejni odgovori obravnavajo kot sporočila. Pravilo, ki premakne elemente (element: Element je osnovna informacijska enota v Outlooku (podobna datoteki v drugih programih). Med elemente sodijo e-poštna sporočila, sestanki, stiki, opravila, vnosi v dnevnik ter poslani elementi in dokumenti.) z besedo »srečanje» v zadevi v določeno mapo, denimo premakne vsa potrdila o dostavi, odgovore glasovanja in samodejne odgovore, ki vsebujejo v zadevi besedo »srečanje«.
Opomba Ko pravilo premakne odgovore glasovanja iz mape Prejeto v drugo mapo, to vpliva na sledenje glasovanju. Če odprete poslano sporočilo, ki vsebuje glasovalni gumb, informacije o sledenju ne bodo upoštevale odgovorov, ki jih je pravilo premaknilo. Ročno premikanje ali brisanje odgovora ne vpliva na sledenje.
Na vrh strani
Povabila na srečanja, zahteve za opravilo in dokumenti
Ko se izvajajo pravila, se povabila na srečanja, zahteve za opravilo in dokumenti obravnavajo kot sporočila. Če na primer ustvarite pravilo, ki premakne elemente (element: Element je osnovna informacijska enota v Outlooku (podobna datoteki v drugih programih). Med elemente sodijo e-poštna sporočila, sestanki, stiki, opravila, vnosi v dnevnik ter poslani elementi in dokumenti.) z besedo »srečanje« v polju Zadeva, se bodo premaknile vse zahteve za opravilo ali povabila na srečanje, ki izpolnjujejo ta pogoj. Zavedajte pa se teh omejitev pri ustvarjanju pravil, ki vplivajo na te elemente:
- Če element premaknete v mapo, ki ni poštna, morda ne bo deloval. Če na primer sporočilo premaknete v mapo Koledar, se ne bo ustvaril nov sestanek.
- Če je odgovor glasovanja premaknjen iz mape »Prejeto«, se odgovor ne zabeleži v izvirnem sporočilu.
- Če se povabilo na srečanje samodejno premakne v mapo Izbrisano, se srečanje ne doda na koledar.
- Pravila, ki veljajo za poslana sporočila, se ne uporabijo za zahteve za opravila in povabila na srečanja.
Na vrh strani
Skupine stikov
Pravilo, ki vsebuje seznam prejemnikov, se lahko odziva drugače, odvisno od načina ustvarjanja pravila:
- Premakni sporočila, ki so bila poslana v mapo »Skupina stikov« To pravilo je na voljo le, če uporabljate Exchangev račun. V navedeno mapo se premaknejo samo sporočila, ki so poslana skupini stikov. Sporočila oseb, ki so del skupine stikov, se ne premaknejo v navedeno mapo.
Na vrh strani
Posredovanje sporočil zunaj organizacije
Če uporabljate račun Exchanga 2010, ne morete uporabiti pravil za posredovanje sporočil na e-poštne naslove zunaj organizacije. Ta nastavitev preprečuje razkrivanje internih informacij podjetja. To nastavitev lahko spremeni le Exchangev skrbnik.
Na vrh strani
