Upravljanje e-poštnih sporočil z uporabo pravil

Pravilo je dejanje, ki ga Microsoft Outlook samodejno izvede pri dohodnih ali odhodnih sporočilih na podlagi pogojev, ki ste jih določili. Pravilo lahko ustvarite iz predloge, iz sporočila ali pa uporabite svoje pogoje.

Ali uporabljate Outlook Web App? Če želite izvedeti več o ustvarjanju in upravljanju pravil, ki delujejo tudi v namizni različici Outlooka, glejte Pravila nabiralnika.

V temu članku


Kako pravila pomagajo pri upravljanju e-poštnih sporočil

Pravilo je dejanje, ki ga Microsoft Outlook uporabi, ko prejme ali pošlje sporočilo, ki ustreza pogojem pravila, ki ste jih navedli. Izberete lahko več pogojev in dejanj, tako da uporabite čarovnika za pravila.

Pravila delimo v dve splošni kategoriji  – pravila organiziranja in pravila obveščanja. Pravila ne veljajo za prebrana sporočila, temveč le za neprebrana.

Predloge pravil v čarovniku za pravila

Čarovnik za pravila vsebuje predloge za najpogosteje uporabljena pravila, in sicer:

  • Ostani organiziran     S temi pravili lahko shranjevanju sporočil in nadaljnjem delu z njimi. Ustvarite lahko na primer pravilo za sporočila določenega pošiljatelja, na primer Aleš Bizjak, z besedo »prodaja« v vrstici Zadeva. Sporočila so nato označena z zastavico za nadaljnje delo, uvrščena v kategorijo »Prodaja« in premaknjena v mapo, imenovano »Aleševa prodaja«.
  • Ostani na tekočem     Ta pravila vas obvestijo, da ste prejeli določeno sporočilo. Tako lahko na primer ustvarite pravilo, ki samodejno pošlje sporočilo v vašo mobilno napravo, ko prejmete sporočilo, ki vam ga je poslal družinski član.
  • Začnite s praznim pravilom     Ta pravila ustvarite brez predlog in jih lahko popolnoma prilagodite.

Na vrh strani Na vrh strani

Ustvarjanje pravil

V Outlook so vključene predloge pravil za pogoste scenarije. Pravila lahko ustvarite s temi predlogami, lahko pa ustvarite tudi svoja pravila.

Uporaba Outlookovih predlog za pravila

  1. Kliknete zavihek Datoteka.
  2. Kliknite Upravljaj pravila in opozorila.
  3. V pogovornem oknu Pravila in opozorila na zavihku Pravila za e-pošto kliknite Novo pravilo.
  4. Pod 1. korak: Izberite predlogo v zbirki predlog Ostani organiziran ali Ostani na tekočem izberite želeno predlogo.
  5. Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost. Če kliknete na primer povezavo osebe ali javna skupina, se odpre adresar.
  6. Kliknite Naprej.
  7. Pod 1. korak: Izberite pogoje izberite pogoje, ki jih mora sporočilo izpolniti, da bo pravilo uporabljeno.
  8. Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsak pogoj, ki ste ga dodali, in nato navedite vrednost.
  9. Kliknite Naprej.
  10. Pod 1. korak: Izberite dejanja izberite dejanje, ki naj ga izvede pravilo, ko so izpolnjeni navedeni pogoji.
  11. Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsako dejanje, ki ste ga dodali, in nato navedite vrednost.
  12. Kliknite Naprej.
  13. Pod 1. korak: Izberite izjeme izberite vse izjeme pravila in kliknite Naprej.
  14. Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsako izjemo, ki ste jo dodali, in nato navedite vrednost.
  15. Kliknite Naprej.
  16. V polje 1. korak: Določite ime pravila vnesite ime.
  17. V razdelku 2. korak: Določite možnosti pravila potrdite polja za želene možnosti.
    • Če želite pravilo uporabiti za sporočila, ki so že v mapi Prejeto, potrdite polje Zaženi to pravilo zdaj na sporočilih, ki so že v mapi »Prejeto«.
    • Novo pravilo je privzeto vklopljeno. Če želite izklopiti pravilo, počistite potrditveno polje Vključi to pravilo.
    • Če želite to pravilo uporabiti za vse e-poštne račune, nastavljene v Outlooku, potrdite potrditveno polje Ustvari to pravilo za vse račune.
  18. Kliknite Končaj.

Na vrh strani Na vrh strani

Načrtovanje pravil po meri

  1. Kliknete zavihek Datoteka.
  2. Kliknite Upravljaj pravila in opozorila.
  3. V pogovornem oknu Pravila in opozorila na zavihku Pravila za e-pošto kliknite Novo pravilo.
  4. Pod Začni s praznim pravilom kliknite Preveri sporočila, ko prispejo ali Preveri sporočila po pošiljanju.
  5. Kliknite Naprej.
  6. Pod 1. korak: Izberite pogoje izberite pogoje, ki jih mora sporočilo izpolniti, da bo pravilo uporabljeno.
  7. Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsak pogoj, ki ste ga dodali, in nato navedite vrednost.
  8. Kliknite Naprej.
  9. Pod 1. korak: Izberite dejanja izberite dejanje, ki naj ga izvede pravilo, ko so izpolnjeni navedeni pogoji.
  10. Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsako dejanje, ki ste ga dodali, in nato navedite vrednost.
  11. Kliknite Naprej.
  12. Pod 1. korak: Izberite izjeme izberite vse izjeme pravila in kliknite Naprej.
  13. Pod 2. korak: Uredite opis pravila kliknite podčrtano vrednost za vsako izjemo, ki ste jo dodali, in nato navedite vrednost.
  14. Kliknite Naprej.
  15. V polje 1. korak: Določite ime pravila vnesite ime.
  16. V razdelku 2. korak: Določite možnosti pravila potrdite polja za želene možnosti.
    • Če želite pravilo uporabiti za sporočila, ki so že v mapi Prejeto, potrdite polje Zaženi to pravilo zdaj na sporočilih, ki so že v mapi »Prejeto«.
    • Novo pravilo je privzeto vklopljeno. Če želite izklopiti pravilo, počistite potrditveno polje Vključi to pravilo.
    • Če želite to pravilo uporabiti za vse e-poštne račune, nastavljene v Outlooku, potrdite potrditveno polje Ustvari to pravilo za vse račune.
  17. Kliknite Končaj.

Na vrh strani Na vrh strani

Ustvarjanje pravil, ki temeljijo na pošiljatelju ali prejemniku sporočila

Pravilo lahko hitro ustvarite v vsakem sporočilu. Če pravilo ustvarite tako, da so pravila predlagana na podlagi pošiljatelja ali prejemnika sporočila. Na primer, ko začnete ustvarjati sporočilo, eno pravilo, ki je predlagano, premakne vsa sporočila tega pošiljatelja v mapo, ki jo izberete.

  1. Kliknite sporočilo, za katero želite ustvariti pravilo, in nato na zavihku Osnovno v skupini Premakni kliknite Pravila.

Prikažejo se predlogi pravil, ki temeljijo na pošiljatelju sporočila in prejemnikih.

  1. Naredite nekaj od tega:
  • Kliknite želeno predlagano pravilo, kliknite ciljno mapo in nato V redu.
  • Če želite več možnosti pravil, ki temeljijo na pošiljatelju, prejemnikih ali zadevi sporočila, kliknite Ustvari pravilo.

Če v 2. koraku uporabite Ustvari pravilo, se odpre pogovorno okno Ustvarjanje pravil. Nadaljujte s spodnjimi koraki.

  1. Pod Ob prejemu e-poštnega sporočila z vsemi izbranimi pogoji potrdite potrditvena polja za želene pogoje.
  2. Pod Naredi to potrdite potrditvena polja ob dejanjih, ki naj jih izvede pravilo, ko so izpolnjeni navedeni pogoji.
  3. Potrdite potrditveno polje Element premakni v mapo.
  4. Kliknite obstoječo mapo ali Novo, če želite ustvariti mapo za shranjevanje sporočil.

Če želite pravilu dodati več pogojev, dejanj ali izjem, kliknite Dodatne možnosti in sledite navodilom v čarovniku za pravila. Zažene se enak čarovnik, kot če kliknete Upravljaj pravila in opozorila v pogledu »Backstage« (s klikom na zavihek Datoteka). Če želite več informacij, glejte Načrtovanje pravil po meri.

  1. Kliknite V redu .

Na vrh strani Na vrh strani

Uvoz ali izvoz pravil

Če želite izvedeti, kako uvozite ali izvozite pravila, da jih lahko uporabljajo drugi, glejte Uvoz ali izvoz nabora pravil.

Ročni zagon pravil

Če želite pravilo uporabiti ročno, naredite to:

  1. Kliknete zavihek Datoteka.
  2. Kliknite Upravljaj pravila in opozorila.
  3. Kliknite Zaženi pravila zdaj.
  4. V pogovornem oknu Zaženi pravila zdaj pod Izberite pravila, ki naj se izvajajo, potrdite potrditveno polja ob pravilih, ki jih želite zagnati.
  5. Če želite izbrati drugo mapo, ob polju Zaženi v mapi kliknite Prebrskaj. Kliknite želeno mapo in nato V redu.

Potrdite polje Vključi podmape, če želite vključiti vse mape v mapi, ki ste jo določili v 5. koraku.

  1. Na seznamu Uporabi pravila za so privzeto izbrana vsa sporočila. Nastavitev lahko spremenite, tako da bodo pravila veljala za prebrana ali neprebrana sporočila.
  2. Kliknite Zaženi zdaj.

Na vrh strani Na vrh strani

Pravila, ki se izvajajo v strežniku, in pravila, ki se izvajajo le v odjemalcu

V Outlooku se pravila delijo v dve kategoriji – pravila, ki se izvajajo v strežniku, in pravila, ki se izvajajo samo v odjemalcu.

  • Pravila, ki se izvajajo v strežniku     Če imate račun strežnika Microsoft Exchange, se nekatera pravila, ki jih ustvarite, izvajajo v strežniku. Ta pravila se izvajajo v nabiralniku e-poštnega strežnika Exchange, čeprav se Outlook trenutno ne izvaja v računalniku. Nastavljena morajo biti tako, da se lahko uporabijo za sporočila, ki prispejo v mapo Prejeto v strežniku, in da se lahko v strežniku izvedejo do konca. Pravila v strežniku na primer ni mogoče izvesti do konca, če dejanje navede tiskanje sporočila. Če pravila ni mogoče izvesti v strežniku, se izvede, ko zaženete Outlook, in postane pravilo, ki se izvaja v odjemalcu.
  • Pravila, ki se izvajajo v odjemalcu     Pravila, ki se izvajajo v odjemalcu, so tista, ki se izvajajo le v vašem računalniku. Ta pravila se ne morejo izvajati, dokler niso dokončana v strežniku, na primer pravilo za tiskanje določenih sporočil. Pravila se lahko v odjemalcu izvajajo le, ko se izvaja Outlook.

Če je seznam pravil sestavljen iz pravil obeh vrst, se najprej izvedejo pravila v strežniku in šele nato pravila v odjemalcu.

Na vrh strani Na vrh strani

Uporaba pravil za druge Outlookove elemente

Potrdila o dostavi, odgovori glasovanja in samodejni odgovori

Ko se izvajajo pravila, se potrdila o dostavi, potrdila o branju, odgovori glasovanja in samodejni odgovori (obvestila o odsotnosti) obravnavajo kot sporočila. Pravilo, ki premakne elemente (element: Element je osnovna informacijska enota v Outlooku (podobna datoteki v drugih programih). Med elemente sodijo e-poštna sporočila, sestanki, stiki, opravila, vnosi v dnevnik ter poslani elementi in dokumenti.) z besedo »srečanje« v zadevi v določeno mapo, denimo premakne vsa potrdila o dostavi, odgovore glasovanja in samodejne odgovore, ki vsebujejo v zadevi besedo »srečanje«.

 Opomba    Ko pravilo odgovor glasovanja iz mape Prejeto premakne v drugo mapo, to vpliva na sledenje glasovanju. Če odprete poslano sporočilo, ki vsebuje glasovalni gumb, informacije o sledenju ne bodo upoštevale odgovorov, ki jih je pravilo premaknilo. Ročno premikanje ali brisanje odgovora ne vpliva na sledenje.

Na vrh strani Na vrh strani

Povabila na srečanja, zahteve za opravilo in dokumenti

Ko se izvajajo pravila, se povabila na srečanja, zahteve za opravilo in dokumenti obravnavajo kot sporočila. Če na primer ustvarite pravilo, ki premakne elemente (element: Element je osnovna informacijska enota v Outlooku (podobna datoteki v drugih programih). Med elemente sodijo e-poštna sporočila, sestanki, stiki, opravila, vnosi v dnevnik ter poslani elementi in dokumenti.) z besedo »srečanje« v polju Zadeva, se bodo premaknile vse zahteve za opravilo ali povabila na srečanje, ki izpolnjujejo ta pogoj. Zavedajte pa se teh omejitev pri ustvarjanju pravil, ki vplivajo na te elemente:

  • Če element premaknete v mapo, ki ni poštna, morda ne bo deloval. Če na primer sporočilo premaknete v mapo Koledar, se ne bo ustvaril nov sestanek.
  • Če uporabite pravilo in z njim premaknete odgovor na srečanje ali na opravilo v mapo »Izbrisano«, izvirni element ne bo sledil odgovoru.
  • Če se povabilo na srečanje samodejno premakne v mapo Izbrisano, se srečanje ne doda na koledar.
  • Pravila, ki veljajo za poslana sporočila, se ne uporabijo za zahteve za opravila in povabila na srečanja.

Na vrh strani Na vrh strani

Skupine stikov

Pravilo, ki vsebuje skupino stikov, se lahko odziva drugače, odvisno od načina ustvarjanja pravila:

  • Premakni sporočila, ki so bila poslana v mapo »Skupina stikov«      To pravilo je na voljo le, če uporabljate račun strežnika Exchange. V navedeno mapo se premaknejo samo sporočila, ki so poslana skupini stikov. Sporočila oseb, ki so del skupine stikov, se ne premaknejo v navedeno mapo.

Na vrh strani Na vrh strani

Posredovanje sporočil zunaj organizacije

Če uporabljate računi strežnika Microsoft Exchange Server 2010, privzeto ne morete uporabiti pravil za posredovanje sporočil na e-poštne naslove zunaj organizacije. Ta nastavitev preprečuje razkrivanje zaupnih in zasebnih podatkov podjetja. To nastavitev lahko spremeni le skrbnik strežnika Exchange.

Če želite več informacij, glejte Kako ugotovim različico strežnika Microsoft Exchange Server, s katerim vzpostavlja povezavo moj račun.

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
Outlook 2010