Uporaba pripomočkov v programu Business Contact Manager

V programu Business Contact Manager za Outlook so prikazane najnovejše informacije o poslovnih dejavnostih, in sicer v posebno oblikovanih grafikonih – ali pripomočkih (Pripomoček: orodje, ki prikazuje poslovne podatke v grafikonih in grafih. Pripomočki so prikazani v delovnem prostoru na nadzorni plošči. Med te pripomočke med drugim spadajo lijak prodaje, primerjava kampanj in pripomočki za zakasnjeni poslovni projekti.) –, ki jih lahko dodate na nadzorno ploščo programa Business Contact Manager ali v poljuben delovni prostor (Delovni prostor: Mape »Upravljanje stikov«, »Prodaja«, »Trženje« in »Upravljanje projektov«, v katerih si lahko uporabniki ogledajo poslovne podatke, odprejo zapise in analizirajo poslovne podatke. Delovni prostori so razdeljeni na odsek s pripomočki in odsek z zavihki.).

Pripomočki omogočajo izbiro želenih informacij na želenem mestu. Poleg tega lahko na podlagi prikazanih podatkov natisnete poročila.

V tem članku so opisani pripomočki, ki so na voljo v programu Business Contact Manager za Outlook, ter način dela z njimi.

V tem članku


Razumevanje pripomočkov

Ali želite izvedeti, kateri so trenutno najbolj prodajani izdelki? Oglejte si pripomoček »Najboljši izdelki«.

Kakšno je trenutno stanje truda, ki ste ga vložili v ovrednotenje možnih strank? Oglejte si pripomoček »Prodajni lijak«.

Ali morate utemeljiti stroške zadnje trženjske akcije? Pripomoček »Primerjava akcij« prikazuje pričakovani prihodek, ki ste ga ustvarili z aktivnimi akcijami.

V programu Business Contact Manager za Outlook so na voljo številni pripomočki, s katerimi lahko hitro ustvarite pregled stanja v podjetju. Pripomočki prikazujejo grafikone in druge vizualne povzetke informacij, ki ste jih vnesli v zapise (zapis: Izpolnjen obrazec »Kupec«, »Poslovni stik« ali »Priložnost«. V zapisu so informacije o kupcu, poslovnem stiku ali priložnosti ter drugi zapisi in elementi, ki so povezani z njim.), ter so posodobljeni vsakič, ko odprete nadzorno ploščo ali delovni prostor s pripomočki ali kliknete gumb Osveži.

 Opomba   Bolj kot boste vi in vaši zaposleni vestni pri vnašanju podatkov v zapise Kupci (kupec: Poslovna organizacija, s katero poslujete. Če gre za izvajanje storitev, na primer zobozdravniških ali zdravniških, je »Kupec« lahko tudi stranka.) in Poslovni stiki (Poslovni stik: Oseba, s katero poslujete v podjetju ali organizaciji.), ustvarjanju zapisov Priložnosti (Priložnost: Priložnost za prodajo izdelkov ali storitev kupcu ali poslovnemu stiku.), povezovanju možnih strank (možni kupec: Morebitna stranka, s katero mora prodajalec navezati stik in jo potrditi ali izključiti kot prodajno priložnost.) s trženjskimi dejavnostmi (Trženjska dejavnost: Dejavnost, namenjena prodaji ali opredelitvi izdelkov in storitev za izbrano skupino prejemnikov. Med trženjske dejavnosti lahko spadajo klicni seznami, e-poštna sporočila in natisnjeni letaki.) in podobno, bolj uporabni bodo podatki povzetka, prikazani v pripomočkih.

Kje pripomočki dobijo podatke?

Preden si lahko ogledate podatke v pripomočku, morate poslovne podatke vnesti v zbirko podatkov programa Business Contact Manager (Zbirka podatkov Business Contact Manager: Zbirka podatkov, v kateri so shranjene informacije o kupcih, poslovnih stikih, priložnostih, poslovnih projektih in drugem.). Pripomočki na podlagi poizvedb v shranjenih podatkih prikažejo le tiste podatke, ki jih potrebujete.

Za ročni vnos poslovnih podatkov uporabite obrazce ali pa uvozite podatke, kot je opisano v članku Uvoz podatkov v program Business Contact Manager. V razdelkih v nadaljevanju so opisani vsi pripomočki ter način vnosa podatkov, ki jih prikazujejo.

Pripomočki za prodajo

Pripomočki za prodajo so osredotočeni na tista območja prodajnega postopka, ki jih je treba pregledati, kot tudi na zanimivosti in izzive. Dva pripomočka, ki še posebej temeljita na podrobnostih – »Prodajni cevovod« in »Prodajni lijak« – sta v celoti opisana v članku Uporaba prodajnega cevovoda in prodajnega lijaka.

Pripomoček »Prodajni lijak«

Pripomoček, ki prikazuje prodajne priložnosti glede na fazo prodaje.

Če si želite ogledati podatke v katerem koli pripomočku za prodajo, morate najprej ustvariti zapise o priložnostih. Od vrste informacij, ki si jih želite ogledati, pa je odvisno, ali boste morali v zapis o priložnosti dodati tudi izdelek ali storitev (izdelki in storitve: Blago in storitve, ki jih kupite ali prodate ali ponudite za nakup ali prodajo.).

Če želite, da pripomoček prikazuje informacije o prihodku, morate vnesti odstotek verjetnosti ter dodati izdelek in storitev v zapise o priložnostih. Pričakovani prihodek je rezultat odstotka verjetnosti ter skupne vrednosti izdelkov in storitev v zapisih. Prihodek je rezultat skupne vrednosti izdelkov in storitev v zapisih.

 Opomba   Zapisi o priložnostih morajo biti povezani z zapisi o kupcih ali poslovnih stikih.

Če si želite ogledati podatke v tem pripomočku ... ... vnesite podatke iz tega polja v zapis o priložnosti. Pripomoček prikazuje
Neaktivne stranke Faza prodaje (najmanj ena priložnost, ki je povezana z zapisom o kupcu ali poslovnem stiku, mora imeti fazo prodaje Dobljenih zaključenih, da je obravnavana kot stranka) Kupce in poslovne stike, s katerimi v izbranem intervalu niste komunicirali, ter približen prihodek, ki ga vsak od njih predstavlja.
Prodajni cevovod
  • Verjetnost (mora biti večja kot 0 %)
  • Zaključni datum
  • Izdelki in storitve
Odprte prodajne priložnosti glede na pričakovane zaključne datume.
Prodajni lijak
  • Verjetnost (mora biti večja kot 0 %)
  • Faza prodaje
  • Izdelki in storitve
Odprte priložnosti glede na fazo prodaje.
Najboljše stranke Faza prodaje (mora biti Dobljenih zaključenih) in Izdelki in storitve Stranke, ki so v vašem podjetju zapravile največ denarja (glede na evro ali bruto maržo).
Najboljši izdelki Faza prodaje (mora biti Dobljenih zaključenih), Zaključni datum in Izdelki in storitve Grafikon z najbolj prodajanimi izdelki v določenem obdobju (glede na število prodanih, prihodek ali bruto maržo).
Najboljši posredniki Pobudnik mora vsebovati ime kupca ali poslovnega stika, ki je posel pridobil za vaše podjetje. Če si želite ogledati prihodek od pridobljenega posla, morate izbrati tudi fazo prodaje Dobljenih zaključenih in dodati polje Izdelki in storitve. Najboljše vire za nov posel (glede na vrednost evra ali število stikov).

Pripomočki za trženje

Primerjave med trženjskimi dejavnostmi (Trženjska dejavnost: Dejavnost, namenjena prodaji ali opredelitvi izdelkov in storitev za izbrano skupino prejemnikov. Med trženjske dejavnosti lahko spadajo klicni seznami, e-poštna sporočila in natisnjeni letaki.) in trženjskimi akcijami so glavna naloga pripomočkov za trženje. Če želite kar najbolje izkoristiti te pripomočke, morate ustvariti podrobne zapise za vsako trženjsko dejavnost in trženjsko akcijo. Dejavnosti in akcije lahko primerjate po številu kupcev, poslovnih stikov, možnih strank ali priložnosti ali po vrednosti prihodka, stroškov ali proračuna.

Če želite prikazati točne finančne podatke, poskrbite, da bodo za vsak zapis o trženjski dejavnosti vključene te podrobnosti:

  • Polje Dodeljeni stroški na strani Podrobnosti.
  • Polje Dejanski stroški na strani Sledenje.
  • V vseh prodajnih priložnostih ali zapisih o kupcih, poslovnih stikih ali možnih strankah, ki so rezultat trženjske dejavnosti, vnesite ime dejavnosti v polje Pobudnik za vsak zapis. Skupno število izdelkov in storitev, ki so navedeni na obrazcu priložnosti, je uporabljeno za izračun pričakovanega prihodka.

 Namig   Če želite slediti številu telefonskih klicev, ki so povezani s trženjsko dejavnostjo, vnesite ime dejavnosti tudi v polje Pobudnik v dnevniku klicev.

Če si želite ogledati podatke v tem pripomočku ... ... morate ... ... in pripomoček bo
Analiza vrst dejavnosti Ustvariti več kot en zapis o trženjski dejavnosti iste vrste in vnesti toliko podrobnosti, kot jih je mogoče. Primerjal vse dejavnosti ene vrste, na primer sezname klicev ali dejavnosti množične e-pošte. (Če si želite ogledati rezultate posamezne dejavnosti, uporabite zavihek Analiza v delovnem prostoru (Delovni prostor: Mape »Upravljanje stikov«, »Prodaja«, »Trženje« in »Upravljanje projektov«, v katerih si lahko uporabniki ogledajo poslovne podatke, odprejo zapise in analizirajo poslovne podatke. Delovni prostori so razdeljeni na odsek s pripomočki in odsek z zavihki.) »Trženje«.)
Analiza akcij Ustvariti enega ali več zapisov o trženjskih dejavnostih katere koli vrste in jih dodeliti akciji ter vnesti toliko podrobnosti, kot je mogoče. Ustvaril grafikon z rezultati vseh aktivnosti v izbrani trženjski akciji.
Primerjava akcij Ustvariti več kot eno trženjsko akcijo in za vsako dejavnost, ki jo vključujejo, vnesti toliko podrobnosti, kot je mogoče. Primerjal uspeh vseh trženjskih akcij.

Pripomočki za projektno vodenje

Pripomočki za projektno vodenje ustvarijo grafikon z napredkom vseh poslovnih projektov, prikazanih glede na rok, časovne premice in odstotek dokončanega.

Če si želite ogledati podatke v tem pripomočku ... ... odprite ta zapis ... ... in vnesite podatke v ta polja
Poslovni projekti – zapadli Poslovni projekt
  • Začetni datum
  • Rok (mora biti pred današnjim datumom)
  • % dokončano
Poslovni projekti – naslednji zapadli Poslovni projekt
  • Začetni datum
  • Rok
  • % dokončano
Poslovni projekti – vsi Poslovni projekt
  • Začetni datum
  • Rok
  • % dokončano
Projektna opravila – zapadla Projektno opravilo
  • Začetni datum
  • Rok (mora biti pred današnjim datumom)
  • % dokončano
Projektna opravila – naslednja zapadla Projektno opravilo
  • Začetni datum
  • Rok
  • % dokončano
Projektna opravila – vsa Projektno opravilo
  • Začetni datum
  • Rok
  • % dokončano

Pripomoček »Projektna opravila«

Pripomoček, ki prikazuje opravila, povezana s poslovnimi projekti z bližajočimi se roki.

Splošni pripomoček

Ta pripomoček ni značilen za nobeno delovno mesto, vendar je uporaben na različnih mestih.

  • Nedavni poslovni elementi. Seznam nedavno odprtih elementov z ikonami, ki označujejo vrsto posameznega elementa.

Na vrh strani Na vrh strani

Dodajanje ali odstranjevanje pripomočka

Pripomočki v programu Business Contact Manager za Outlook so razvrščeni v kategorije glede na delovne prostore (Delovni prostor: Mape »Upravljanje stikov«, »Prodaja«, »Trženje« in »Upravljanje projektov«, v katerih si lahko uporabniki ogledajo poslovne podatke, odprejo zapise in analizirajo poslovne podatke. Delovni prostori so razdeljeni na odsek s pripomočki in odsek z zavihki.), v katerih jih boste najverjetneje uporabljali, vendar lahko dodate poljuben pripomoček v kateri koli delovni prostor ali na nadzorno ploščo.

Dodajanje pripomočka na nadzorno ploščo

  1. V podoknu za krmarjenje kliknite Business Contact Manager.
  2. Na traku na zavihku Osnovno v skupini Dodaj pripomočke kliknite nekaj od tega:
  • Prodaja
  • Trženje
  • Projektno vodenje
  • Splošno
  1. Kliknite pripomoček, ki ga želite prikazati.

Pripomoček se prikaže na nadzorni plošči. Pomaknite se navzdol, če si želite ogledati druge pripomočke.

Dodajanje pripomočka v delovni prostor

  1. V podoknu za krmarjenje pod možnostjo Business Contact Manager kliknite eno od map, če želite prikazati delovni prostor:
    • Upravljanje stikov.
    • Prodaja
    • Trženje.
    • Projektno vodenje.
  1. Na traku kliknite zavihek Pripomočki.
  2. V skupini Dodaj pripomočke kliknite nekaj od tega:
    • Prodaja
    • Trženje
    • Projektno vodenje
    • Splošno

Zavihek »Pripomočki«

Zavihek »Pripomočki« na traku.
  1. Kliknite pripomoček, ki ga želite prikazati.

Pripomoček se prikaže na vrhu delovnega prostora.

 Namig   Ko boste dodali pripomoček, se bo območje s pripomočki samodejno prikazalo.

Odstranjevanje pripomočka

  • Na pripomočku, ki ga želite odstraniti, kliknite gumb »Odstrani« Odstranjevanje pripomočka.

Pripomoček se zapre, preostali pripomočki pa se bodo premaknili navzgor ali ob strani in zapolnili vrzel, ki je ostala na mestu odstranjenega pripomočka.

Na vrh strani Na vrh strani

Delo s pripomočki

Vsak pripomoček ima več gumbov.

Kliknite Rezultat
Osveži pripomoček Osveži     Posodobi podatke, tako da pošlje poizvedbo v zbirko podatkov programa Business Contact Manager (Zbirka podatkov Business Contact Manager: Zbirka podatkov, v kateri so shranjene informacije o kupcih, poslovnih stikih, priložnostih, poslovnih projektih in drugem.) in nato prikaže najnovejše informacije.
Ustvari poročilo Zaženi poročilo     Prikaže se poročilo, na katerem temeljijo podatki o pripomočku.
Možnosti Možnosti     Odpre se pogovorno okno, v katerem lahko izberete podatke o pripomočku in način njihovega prikaza.
Zapri pripomoček

Odstrani     Odstrani pripomoček iz delovnega prostora ali z nadzorne plošče.

 Opomba   Delovni prostori in nadzorna plošča so med seboj neodvisni. Če pripomoček odstranite iz delovnega prostora, to ne pomeni, da bo hkrati odstranjen tudi z nadzorne plošče.

 Opomba   Pripomočkom ni mogoče spreminjati velikosti.

Izbiranje podatkov, prikazanih v pripomočku

V vsakem pripomočku je le majhen vzorec informacij, vendar lahko izberete, katere dele informacij si želite ogledati. Na nadzorno ploščo ali v delovni prostor lahko tudi večkrat dodate isti pripomoček ter izberete različne podatke, ki bodo prikazani v posameznem pripomočku.

  1. Na pripomočku kliknite gumb Možnosti Možnosti.
  2. Preglejte izbore na seznamih in potrditvena polja v pogovornem oknu ter kliknite možnosti, ki si jih želite ogledati v pripomočku.
  3. Če želite v pripomočku prikazati oznake, v razdelku Grafikon potrdite enega od teh potrditvenih polj, da prikažete oznake v pripomočku:
    • Naslovi osi. Prikaže oznake za podatke na oseh X in Y v grafikonu pripomočkov.
    • Podnaslov. Prikaže oznako z opisom podatkov v pripomočku, na primer »Priložnosti, ki so jih ustvarile trenutne dejavnosti«.
    • Legenda. Prikaže oznake za vsako barvo in vrstico v pripomočku. V nekaterih pripomočkih ni na voljo.
  4. Kliknite V redu. Podatki o pripomočku so posodobljeni.

Na vrh strani Na vrh strani

Razvrščanje ali premikanje pripomočkov

Pripomočke lahko premikate po delovnih prostorih ali nadzorni plošči.

Če želite premakniti pripomoček, ga povlecite na novo mesto v delovnem prostoru ali na nadzorni plošči. Na nadzorni plošči se bodo ostali pripomočki premikali navpično in vodoravno, da bodo zapolnili prostor.

V delovnih prostorih so pripomočki prikazani v eni vrstici. Če si želite ogledati pripomočke, ki v delovnem prostoru niso prikazani, kliknite puščice in se premaknite desno ali levo.

Na nadzorni plošči so pripomočki prikazani v stolpcih, nadzorno ploščo pa lahko tudi navpično razširite in prikažete največ 20 pripomočkov. Pripomočke lahko prikažete v obsegu od enega do štirih stolpcev.

  1. Če želite prikazati nadzorno ploščo, v podoknu za krmarjenje kliknite Business Contact Manager.
  2. Na traku kliknite zavihek Pogled.
  3. V skupini Stolpci kliknite število stolpcev, ki jih želite prikazati.

Na vrh strani Na vrh strani

Ogled poročila v pripomočku

Vsak pripomoček lahko ustvari poročilo iz prikazanih podatkov. Če si želite ogledati poročilo v pripomočku, naredite nekaj od tega:

  • Na pripomočku kliknite gumb Zaženi poročilo Ustvari poročilo.

V poročilu bodo prikazani vsi podatki iz pripomočka ter druge povezane informacije. Če ste poročilo odprli na primer v pripomočku »Neaktivne stranke«, si lahko ogledate seznam strank, ki v zadnjih 30 dneh niso poslovale z vašim podjetjem, vključno z njihovim imenom, telefonsko številko, fazo prodaje in zaključnim datumom.

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
Outlook 2013, Outlook 2010