Uporaba poročil in grafikonov v programu Business Contact Manager

Poročilo je odlično orodje za pridobitev pregleda nad kupci (kupec: Poslovna organizacija, s katero poslujete. Če gre za izvajanje storitev, na primer zobozdravniških ali zdravniških, je »Kupec« lahko tudi stranka.), poslovnimi stiki (Poslovni stik: Oseba, s katero poslujete v podjetju ali organizaciji.), možnimi strankami (možni kupec: Morebitna stranka, s katero mora prodajalec navezati stik in jo potrditi ali izključiti kot prodajno priložnost.), priložnostmi (Priložnost: Priložnost za prodajo izdelkov ali storitev kupcu ali poslovnemu stiku.), poslovnimi projekti (Poslovni projekt: Projekt, ustvarjen v programu Business Contact Manager za Outlook. Poslovni projekt je sestavljen iz enega ali več opravil projekta.) in trženjskimi dejavnostmi (trženjska dejavnost: Dejanje, ki je namenjeno prodaji in prepoznavanju izdelkov in storitev za izbrano skupino prejemnikov. Med trženjske dejavnosti spadajo na primer klicni seznami, e-poštna sporočila in natisnjeni letaki. Več trženjskih dejavnosti je lahko del ene trženjske akcije.). V programu Business Contact Manager za Outlook lahko odprete več privzetih poročil in spremenite, shranite, posodobite ter znova uporabite skoraj neomejeno število dodatnih poročil.

V tem članku so opisane funkcije poročil v programu Business Contact Manager za Outlook in kako lahko delate s poročili, jih prilagodite ter uporabite za zagon drugih poslovnih dejavnosti.

Kaj želite narediti?


Odpiranje in spreminjanje poročila

V programu Business Contact Manager za Outlook so na voljo številna vnaprej določena poročila. Če ne najdete želenega, odprite podobno poročilo in ga po potrebi spremenite. Prilagojena poročila lahko tudi shranite za poznejšo uporabo.

Odpiranje poročila

  1. Na traku (trak: Element, ki nadomesti večino menijev, orodnih vrstic in opravilnih podoken. Na traku so zavihki, ki temeljijo na trenutnem opravilu; na njih so orodja in možnosti, organizirana v logične skupine.) kliknite zavihek Poročila. Poročila, ki so na voljo, so združena glede na sorodne delovne prostore: Upravljanje stikov, Prodaja, Trženje ali Poslovni projekti. V skupini Odpri so poročila, ki ste jih prilagodili in shranili.

Zavihek »Poročila« na traku

  1. Če želite odpreti vnaprej določeno poročilo, kliknite gumb za vrsto poročila, ki ga želite prikazati, in nato kliknite ime poročila na seznamu.
  2. Če želite odpreti spremenjeno poročilo, ki ste ga shranili, kliknite Shranjena poročila, v pogovornem oknu Odpiranje shranjenih poročil kliknite ime poročila in nato kliknite Odpri.

 Namig    Če niste prepričani, v kateri skupini ali kategoriji je poročilo, ki ga iščete, si oglejte seznam standardni poročil.

Če želite pomoč pri spreminjanju poročila, glejte Spreminjanje poročila za izboljšanje njegove uporabnosti.

Na vrh strani Na vrh strani

Spreminjanje poročila

V programu Business Contact Manager za Outlook lahko močno nadzirate videz poročil.

V tem razdelku


Spreminjanje postavitve poročila

Postavite ali videz poročila lahko spremenite na več načinov. Spodaj navedene načine lahko uporabite ločeno ali v kombinaciji, vrstni red narejenih sprememb pa ni pomemben.

  • Uporabite podokno za prilagajanje poročila     Na traku v skupini Postavitev kliknite eno od možnosti, da odprete podokno za prilagajanje poročila:
    • Izberi stolpec. Če želite izbrati stolpce, ki bodo prikazani, kliknite ta gumb in nato znak + (plus), da razširite seznam in si ogledate vse elemente na njem. Možnosti, ki so na voljo, se različne glede na poročilo, ki ga spreminjate. Potrdite polja ob stolpcih, ki jih želite prikazati, in počistite polja ob elementih, ki jih ne želite prikazati v poročilu.
    • Glava in noga. Če želite v poročilo dodati glavo ali nogo oziroma poročilu dodati opombe, kliknite ta gumb in nato potrdite polja ter vnesite informacije za stolpce, ki jih želite prikazati. Počistite polja ob stolpcih, ki jih ne želite prikazati v poročilu.
    • Pisave. Če želite spremenite način prikaza pisav in števil, kliknite Pisave. Kliknite možnosti, ki jih želite spremeniti, in jih po potrebi posodobite. Pisavo lahko spremenite v telesu poročila, v oznakah za vrstice in stolpce ter v številskih poljih za skupne in delne vsote.
  • Uporabite kontrolnike za razvrščanje in filtriranje.     Na traku v skupini Razvrsti in filtriraj naredite nekaj od tega:
    • Filter. S filtriranjem poročila lahko omejite rezultate, ki so prikazani v poročilu. Če želite več informacij o filtriranju poročila, glejte Filtriranje zapisov v programu Business Contact Manager.
    • Naraščajoče ali Padajoče . Kliknite eno od teh možnosti, da spremenite vrstni red razvrščanja zapisov v poročilu. Seznami so privzeto razvrščeni v abecednem vrstnem redu po primarnem polju v poročilu. V poročilu, imenovanem »Poslovni stiki po kupcu«, je seznam na primer prvotno razvrščen po imenu kupca. Pod imenom kupca je vsak poslovni stik, ki je povezan s kupcem, prikazan v abecednem vrstnem redu.

 Namig   Imena so prikazana po informacijah v polju Polno ime. Če v polno ime vključite naziv, so nazivi vključeni v razvrstitev. Polno ime g. Marko Zajc bo na primer naveden pod črko G.

  • Preuredi stolpce.    Če želite spremeniti vrstni red stolpcev v poročilu, preprosto kliknite ime stolpca in ga povlecite na želeno mesto.
  • Razvrstite elemente v sekundarnem podatkovnem polju.    Če želite obrniti vrstni red besedila ali števil v sekundarnem polju, kliknite ime polja v poročilu. V poročilu, imenovanem Poslovni stiki po kupcu, lahko na primer kliknete stolpec Ime poslovnega stika, da znova razvrstite imena navedenih poslovnih stikov pod posameznim imenom kupca v obratnem abecednem vrstnem redu. Znova kliknite stolpec, da obnovite prvotni vrstni red. Če kliknete ime stolpca Naslov – poštna številka, je seznam poslovnih stikov pod posameznim imenom kupca znova razvrščen v obratnem številskem vrstnem redu.
  • Strnite ali razširite skupine v sekundarnem podatkovnem polju.     Kliknite znak - (minus) v poljubni vrstici poročila, da strnete vse podelemente in prikažete le prvo vrstico vnosa v poročilu. V poročilu, imenovanem Poslovni stiki po kupcu, lahko kliknite znak - (minus) na primer ob imenu kupca, da skrijete seznam povezanih poslovnih stikov. Znak - (minus) se spremeni v znak + (plus) in tako prikaže, da je seznam strnjen. Ta funkcija je lahko uporabna za zmanjšanje velikosti in zapletenosti poročila. Če želite razširiti skupino, kliknite znak + (plus).

Na vrh strani Na vrh strani

Spreminjanje poročila za izboljšanje njegove uporabnosti

Poročila lahko spremenite na več načinov in tako izboljšate njihovo uporabnost zase ali sodelavce.

Če želite več informacij o urejanju vrednosti na seznamih, glejte Ustvarjanje in prilagajanje vrst zapisov in seznamov.

 Opomba    Če je uporabniško določeno polje, ki ste ga dodali v poročilo, izbrisano iz zbirke podatkov programa Business Contact Manager (Zbirka podatkov Business Contact Manager: Zbirka podatkov, v kateri so shranjene informacije o kupcih, poslovnih stikih, priložnostih, poslovnih projektih in drugem.), v shranjenem poročilu ne bodo prikazane informacije iz izbrisanega polja. Če izvozite poročilo z informacijami v Excel, preden je polje izbrisano, to ne vpliva na ta poročila.

Na vrh strani Na vrh strani

Popravljanje napak v podatkih v poročilu

Pri pregledu poročila boste morda opazili napake, ki jih boste želeli odpraviti. Opazite lahko na primer, da je bil poslovni stik povezan z napačnim kupcem. Te vrste napake ne morete odpraviti v poročilu, ampak v posameznih zapisih.

Če želite odpraviti napako v tem primeru, odprite kartoteko poslovnih stikov in na splošni strani kartoteke v polje Povezan kupec vnesite pravilnega kupca. Če se nato vrnete v poročilo in v skupini Dejanja kliknete Osveži, bo poročilo pravilno.

Na vrh strani Na vrh strani

Shranjevanje, osveževanje ali tiskanje odprtega poročila

Ko pregledate poročilo, boste verjetno želeli shraniti spremembe, ki ste jih naredili v njem, posodobiti podatke ali ga natisniti. Začnite z odprtim poročilom in dokončajte katerega koli od spodnjih dejanj.

Shranjevanje spremenjenega poročila

Poročila, ki ga niste spremenili, ni treba shraniti, saj je na voljo na traku na zavihku Poročila. Shranjena poročila so shranjena v zbirki podatkov programa Business Contact Manager za Outlook.

  1. Na traku kliknite Poročila, izberite vrsto poročila, ki ga želite odpreti, in nato kliknite ime poročila, da ga odprete.
  2. Prilagodite poročilo po navodilih iz razdelka Odpiranje in spreminjanje poročila.
  3. Na traku v skupini Dejanja kliknite Shrani kot.
  4. V pogovornem oknu Shrani kot, ki se odpre, vnesite ime poročila in kliknite V redu.

Če želite odpreti prilagojeno poročilo, kliknite Shranjena poročila.

 Namig    Poročilo je shranjeno v isto kategorijo kot poročilo, ki ste ga spremenili, da bi ustvarili shranjeno poročilo.

Osveževanje podatkov poročilu

Podatki v poročilu so osveženi vsakič, ko odprete shranjeno poročilo. Posodobite pa jih lahko tudi po potrebi.

  1. Na traku kliknite Poročila, izberite vrsto poročila, ki ga želite odpreti, in nato kliknite ime poročila, da ga odprete.
  2. Na traku v skupini Dejanja kliknite Osveži.

Tiskanje poročila

  1. Na traku kliknite Poročila, izberite vrsto poročila, ki ga želite odpreti, in nato kliknite ime poročila, da ga odprete.
  2. Na traku v skupini Dejanja kliknite Natisni.

Na vrh strani Na vrh strani

Ustvarjanje grafikona iz poročila

Grafikon lahko ustvarite iz večine poročil v programu Business Contact Manager for Outlook in iz poročil po meri, ki ste jih ustvarili iz poročila. V poročilih, ki jih je mogoče prikazati v obliki grafikona, bo na traku prikazan aktivni gumb »Grafikon« (Gumb »Grafikon« ). Poročil, v katerih ni podatkov, si ni mogoče ogledati v obliki grafikona.

  1. Odprite poročilo, ki si ga želite ogledati v obliki grafikona.
  2. Na traku v skupini Pokaži kliknite Grafikon. Če je grafikon preširok za prikaz na zaslonu, se pod grafikonom prikaže vodoravni drsni trak.

 Namig    Če želite ustvariti bolj dovršene grafikone, izvozite podatke v Excel in v njem ustvarite grafikon. Če želite več informacij o izvažanju podatkov poročila v Excel, glejte Izvoz poročila v Excel ali drug program za analizo.

Primer grafikona

  1. Za prilagajanje grafikonov uporabite kontrolnike v skupini Grafikon na traku.
  • Oznake    Kliknite Oznake, če želite dodati ali odstraniti naslove osi in legendo.
  • Vrednosti    Kliknite Vrednosti, če želite izbrati podatke, prikazane v poročilu. V grafikonu za poročilo Priložnosti po viru lahko na primer prikažete podatke o številu priložnosti    ali prihodkih.
  • Pričakovano     in Skupaj    Potrdite ti dve polji, če želite v grafikonu prikazati dejanske ali pričakovane prihodke ali obe vrsti dohodkov.

 Opomba    Ti dve potrditveni polji nista na voljo v vseh grafikonih.

Na vrh strani Na vrh strani

Izvoz poročila v Excel ali drug program za analizo

Poročilo programa Business Contact Manager za Outlook lahko preprosto izvozite v Microsoft Excel ali drug program za podrobnejšo analizo. Če želite izvoziti podatke poročila v program, ki ni Excel, najprej izvozite podatke v Excel. Nato v Excelu shranite podatke v obliki zapisa datoteke, ki jo lahko odprete v drugem programu. Če Excelovo datoteko shranite v obliki zapisa datoteke z vrednostmi, ločenimi z vejico (.csv), jo lahko odprete v številnih različnih programih.

Naredite nekaj od tega:

Shranjevanje poročila v obliki Excelove datoteke v računalnik    

  1. Odprite poročilo, ki ga želite izvoziti v Excel.
  2. Na traku v skupini Dejanja kliknite Izvozi v Excel. Poročilo se odpre v Excelu.
  3. V Excelu kliknite gumb Shrani, da odprete pogovorno okno Shrani kot. V tem oknu lahko izbirate med več kot 20 oblikami zapisa datoteke za shranjevanje poročila.

Pošiljanje poročila po e-pošti v obliki priloge z Excelovo datoteko    

  1. Odprite poročilo, ki ga želite poslati kot e-poštno prilogo.
  2. Na traku v skupini Dejanja kliknite Pošlji po e-pošti. Odpre se obrazec za Outlookovo e-poštno sporočilo, v katerem je poročilo priloženo kot Excelova datoteka (v obliki zapisa.xlsx).
  3. Izpolnite vrstici Za in Zadeva, vnesite sporočilo (izbirno) in kliknite Pošlji.

Na vrh strani Na vrh strani

Zagon trženjske dejavnosti iz poročila

Poročilo, v katerem so naslovi, telefonske številke ali e-poštni naslovi kupcev, poslovnih stikov ali možnih strank, lahko uporabite za zagon trženjske dejavnosti v programu Business Contact Manager za Outlook.

  1. Odprite poročilo, ki ga želite uporabiti kot podlago trženjske dejavnosti.
  2. Pritisnite tipki CTRL+A, da označite vse zapise na seznamu.
  3. Na traku v skupini Komuniciraj kliknite Nov seznam klicev, Množična e-pošta ali Tiskanje neposredne pošte in nato Vsi prejemniki ali Izbrani prejemniki.
  4. V obrazcu trženjske dejavnosti, ki se odpre, ustvarite seznam prejemnikov za dejavnosti in vsebino.

Če želite več informacij o ustvarjanju seznama klicev, glejte Ustvarjanje in uporaba seznamov klicev v programu Business Contact Manager. Če želite več informacij o ustvarjanju drugih trženjskih dejavnosti, glejte Trženje izdelkov in storitev v programu Business Contact Manager.

Na vrh strani Na vrh strani

Odpiranje poročila iz pripomočka

Če želite odpreti poročilo iz Pripomoček, kliknite ikono poročila v pripomočku. Poročila, ki jih odprete iz pripomočkov, delujejo kot poročila, ki je odprete na traku.

Če želite več informacij o pripomočkih, glejte Uporaba pripomočkov v programu Business Contact Manager.

Na vrh strani Na vrh strani

Ogled seznama standardnih poročil

Spodnji seznam standardnih poročil, ki so na voljo v programu Business Contact Manager za Outlook, je razvrščen po vrsti zapisa.

 Namig    Večino poročil je mogoče pretvoriti v grafikon, in sicer po navodilih iz razdelka Ustvarjanje grafikona iz poročila.

PokažiPoročila o kupcih    

  • Kupci po »Dodeljeno«
  • Kupci po mestu
  • Kupci po zvezni državi/provinci
  • Kupci po poštni številki
  • Kupci po prodajnem področju
  • Kupci po kategoriji
  • Kupci po oceni
  • Kupci po stanju plačila
  • Kupci po viru
  • Povzetek dejavnosti kupca
  • Dejavnost po kupcu
  • Nedejavni kupci
  • Seznam hitrih kupcev

PokažiPoročila o poslovnih stikih    

  • Poslovni stiki po kupcu
  • Poslovni stiki po »Dodeljeno«
  • Poslovni stiki po mestu
  • Poslovni stiki po zvezni državi/provinci
  • Poslovni stiki po poštni številki
  • Poslovni stiki po kategoriji
  • Poslovni stiki po oceni
  • Poslovni stiki po stanju plačila
  • Poslovni stiki po viru
  • Poslovni stiki po obletnici
  • Poslovni stiki po rojstnem dnevu
  • Povzetek dejavnosti poslovnih stikov
  • Dejavnost po poslovnem stiku
  • Nedejavni poslovni stiki
  • Seznam hitrih poslovnih stikov

PokažiPoročila o možnih strankah

  • Možne stranke po »Dodeljeno«
  • Možne stranke po »Dodeljeno« in po oceni
  • Možne stranke po oceni

PokažiPoročilo o priložnostih

  • Priložnosti po izdelku ali servisnem artiklu
  • Priložnosti po »Dodeljeno«
  • Priložnosti po viru
  • Priložnosti po kupcu
  • Priložnosti po poslovnem stiku
  • Zapadle priložnosti
  • Lijak prodaje
  • Prodajni cevovod
  • Dejavnost po priložnosti

PokažiDruga poročila o prodaji

  • Najboljše stranke po prihodku: kupci
  • Najboljše stranke po prihodku: poslovni stiki
  • Najboljši izdelki: izdelki, ki se najbolje prodajajo
  • Najboljši izdelki: najbolj donosni izdelki
  • Najboljši izdelki: izdelki z najvišjo maržo
  • Najboljši posredniki: po količini možnih strank
  • Najboljši posredniki: po skupni prodaji
  • Neaktivne stranke: v zadnjih 30 dnevih
  • Neaktivne stranke: v zadnjih 90 dnevih
  • Neaktivne stranke: v zadnjih 180 dnevih
  • Neaktivne stranke: v zadnjih 365 dnevih

PokažiPoročila o trženju

  • Priložnosti po trženjski dejavnosti
  • Poslovni stiki po trženjski dejavnosti
  • Kupci po trženjski dejavnosti
  • Trženjske dejavnosti po akciji
  • Trženjske dejavnosti po vrsti
  • Dnevniki klicev po seznamu klicev

PokažiPoročila o poslovnih projektih

  • Poslovni projekti – vsi
  • Poslovni projekti – prihodnji rok
  • Poslovni projekti – zapadli
  • Poslovni projekti po stanju
  • Poslovni projekti po roku
  • Poslovni projekti po »Dodeljeno«
  • Poslovni projekti po vrsti
  • Poslovni projekti po prioriteti
  • Poslovni projekti po kupcu
  • Poslovni projekti po poslovnem stiku
  • Projektna opravila – vsa
  • Projektna opravila – prihodnji rok
  • Projektna opravila – zapadla
  • Projektna opravila po projektu
  • Projektna opravila po »Dodeljeno«

 
 
Velja za:
Outlook 2013, Outlook 2010