Filtriranje kartotek v programu Business Contact Manager

Podatke, ki jih vidite na seznamih in v poročilih, lahko filtrirate (filter: Filter določa, kateri zapisi ali stolpci so vrnjeni iz poizvedovanja. Filter vedno omeji rezultat.) in tako izdelate dejavne informacije za vaše podjetje. Podatke v privzetem poročilu Kupci po mestu lahko filtrirate tako, da bodo prikazani le Kupci (kupec: Poslovna organizacija, s katero poslujete. Če gre za izvajanje storitev, na primer zobozdravniških ali zdravniških, je »Kupec« lahko tudi stranka.), ki so Aktivni in imajo oceno Izvrstno. Shranite ta filtrirani seznam in ga uporabite kot seznam klicev, seznam naslovov za neposredno poštno trženjsko dejavnost (Trženjska dejavnost: Dejavnost, namenjena prodaji ali opredelitvi izdelkov in storitev za izbrano skupino prejemnikov. Med trženjske dejavnosti lahko spadajo klicni seznami, e-poštna sporočila in natisnjeni letaki.) ali seznam za prodajalca, ki kliče kupce. Če želite več informacij o trženjskih dejavnostih, glejte članek Trženje izdelkov in storitev v programu Business Contact Manager.

Kaj želite narediti?


Filtriranje podatkov na seznamih

Sezname kupcev, poslovnih stikov (Poslovni stik: Oseba, s katero poslujete v podjetju ali organizaciji.), poslovnih projektov (Poslovni projekt: Projekt, ustvarjen v programu Business Contact Manager za Outlook. Poslovni projekt je sestavljen iz enega ali več opravil projekta.) in drugih kartotek (zapis: Izpolnjen obrazec »Kupec«, »Poslovni stik« ali »Priložnost«. V zapisu so informacije o kupcu, poslovnem stiku ali priložnosti ter drugi zapisi in elementi, ki so povezani z njim.) lahko filtrirate na več mestih v programu Business Contact Manager za Outlook:

S filtriranjem lahko prikažete le tiste kartoteke, ki jih želite videti ali v njih delati. Seznam poslovnih stikov lahko na primer filtrirate tako, da bodo prikazani le poslovni stiki z oceno stika »Izvrstno«, ali pa le stiki, ki živijo v določenem mestu ali zvezni državi.

 Opomba   Seznamov v mapi Poslovni zapisi v podoknu za krmarjenje ni mogoče filtrirati. Ti seznami vključujejo poslovne stike, kupce, priložnosti, trženjske dejavnosti, poslovne projekte, projektna opravila in zgodovino sporočil.

V tem odseku


Spreminjanje seznama s filtrom

Informacije, ki so prikazane na zavihkih v delovnih prostorih v programu Business Contact Manager za Outlook, spremenite tako, da za seznam ustvarite filter. Filter velja za vse kartoteke na seznamu, kot tudi za nove kartoteke, ki jih dodate na seznam.

Če želite ugotoviti, ali je zavihek že filtriran, ga z desno tipko miške kliknite in kliknite Spremeni. V pogovornem oknu Spreminjanje zavihka je zraven gumba Filter prikazana beseda Filtrirano.

zavihek z uporabljenim filtrom

 Opomba   Seznamov v mapah pod razdelkom Poslovni zapisi v podoknu za krmarjenje ni mogoče filtrirati. Ti vključujejo poslovne stike, kupce, priložnosti (Priložnost: Priložnost za prodajo izdelkov ali storitev kupcu ali poslovnemu stiku.), trženjske dejavnosti (Trženjska dejavnost: Dejavnost, namenjena prodaji ali opredelitvi izdelkov in storitev za izbrano skupino prejemnikov. Med trženjske dejavnosti lahko spadajo klicni seznami, e-poštna sporočila in natisnjeni letaki.) in poslovne projekte, ki jih lahko filtrirate iz delovnih prostorov.

  1. V podoknu za krmarjenje pod možnostjo Business Contact Manager kliknite eno od map, če želite prikazati delovni prostor:
    • Upravljanje stikov.
    • Prodaja
    • Trženje.
    • Projektno vodenje.
  1. V delovnem prostoru kliknite zavihek, ki ga želite filtrirati.
  2. Na traku (trak: Element, ki nadomesti večino menijev, orodnih vrstic in opravilnih podoken. Na traku so zavihki, ki temeljijo na trenutnem opravilu; na njih so orodja in možnosti, organizirana v logične skupine.) kliknite zavihek Pogled.
  3. V skupini Filter kliknite Filtriraj. Gumb »Filtriraj«

 Namig   Skupina Filter na traku že vključuje nekaj vnaprej določenih filtrov, na primer Dodeljeno in Aktivno. Kliknite filter in nato kliknite informacije, do katerih želite priti s filtriranjem. Možnosti v skupini Filter se lahko spremenijo glede na izbran delovni prostor ali vrsto kartoteke. Filter Faze prodaje je na primer na voljo le za kartoteko priložnosti.

  1. V pogovornem oknu »Filter« lahko naredite to:
Če kliknete: Lahko nato:
Zavihek Preprost filter Kliknete možnosti, ki jih želite vključiti v filtrirane rezultate in počistite izbire, ki jih ne želite.
Zavihek Napredni filter Ustvarite eno ali več poizvedb, s katerimi lahko še podrobneje filtrirate rezultate.
Zavihek Pregled rezultatov Si ogledate rezultate izbir filtriranja. Če želite iz rezultatov element odstraniti, potrdite njegovo potrditveno polje.
Gumb Shrani filter Vse izbire shranite kot imenovan filter, ki ga lahko znova uporabite. Vnesite ime filtra, ki ste ga ustvarili, in kliknite Shrani.
Gumb Odpri filter Izberete in uporabite predhodno shranjeno poizvedbo, s katero lahko filtrirate rezultate.
Gumb V redu Uporabite filter za kartoteko, ki jo pregledujete in zaprete pogovorno okno Filter.
  1.  Opomba   Nastavitve preprostega in naprednega filtra se za rezultate seznama uporabijo skupaj, tako da se lahko zgodi, da nenamerno ne bo vidna nobena kartoteka. Če na primer na zavihku Preprost filter izberete le aktivne kartoteke, na zavihku Napredni filter pa izberete le neaktivne datoteke, na zavihku »Pregled rezultatov« ne bo nobenega rezultata.

Če želite podrobne informacije o uporabi zavihkov Preprost filter in Napredni filter, glejte Uporaba preprostih in naprednih filtrov v nadaljevanju tega članka.

Na vrh strani Na vrh strani

Ustvarjanje novega zavihka s filtriranim seznamom

Včasih na seznamu ne želite videti vseh kartotek (zapis: Izpolnjen obrazec »Kupec«, »Poslovni stik« ali »Priložnost«. V zapisu so informacije o kupcu, poslovnem stiku ali priložnosti ter drugi zapisi in elementi, ki so povezani z njim.) določene vrste. Prodajalka morda želi videti na primer le svoje kupce (kupec: Poslovna organizacija, s katero poslujete. Če gre za izvajanje storitev, na primer zobozdravniških ali zdravniških, je »Kupec« lahko tudi stranka.) z oceno »Dobro« ali »Izvrstno«, ali pa želite videti poslovne stike (Poslovni stik: Oseba, s katero poslujete v podjetju ali organizaciji.) v določeni državi ali prodajni regiji. Nov zavihek ustrezne vrste kartoteke lahko zlahka ustvarite in ga nato filtrirate tako, da bodo na seznamu prikazane le želene informacije.

  1. V podoknu za krmarjenje pod možnostjo Business Contact Manager kliknite eno od map, če želite prikazati delovni prostor:
    • Upravljanje stikov.
    • Prodaja
    • Trženje.
    • Projektno vodenje.
  1. V podoknu s seznami delovnega prostora (Delovni prostor: Mape »Upravljanje stikov«, »Prodaja«, »Trženje« in »Upravljanje projektov«, v katerih si lahko uporabniki ogledajo poslovne podatke, odprejo zapise in analizirajo poslovne podatke. Delovni prostori so razdeljeni na odsek s pripomočki in odsek z zavihki.), ki ga želite spremeniti, kliknite ikono Ustvari nov zavihek.
  2. V pogovornem oknu Ustvarjanje novega zavihka vnesite opisno ime zavihka, na primer Izvrstni poslovni stiki.
  3. Na seznamu Vrsta elementa kliknite puščico, če si želite ogledati seznam vrst kartotek, ki jih lahko dodate, in nato kliknite vrsto kartoteke.

Seznam Vrsta elementa vključuje privzete vrste kartotek kupca in poslovnih stikov, pa tudi prilagojene vrste kartotek. Če želite več informacij o prilagajanju vrst kartotek, glejte Ustvarjanje in prilagajanje vrst kartotek in seznamov.

  1. Kliknite gumb Filter. V pogovornem oknu »Filter« kliknite pogoje, s katerimi želite filtrirati informacije na zavihku, kot je opisano zgoraj.
  2. Kliknite »V redu«. Nov zavihek je ustvarjen in postavljen desno od obstoječih zavihkov v podoknu s seznamu. Če želite zavihek premakniti, ga povlecite tja, kjer ga želite videti.

Na vrh strani Na vrh strani

Filtriranje seznama zgodovine sporočil

Seznam elementov, ki so prikazani na seznamu zgodovine sporočil posamezne kartoteke, lahko filtrirate tako, da bodo prikazani le elementi, ki jih želite videti.

  1. V podoknu za krmarjenje pod možnostjo Business Contact Manager kliknite eno od map, če želite prikazati delovni prostor:
    • Upravljanje stikov.
    • Prodaja
    • Trženje.
    • Projektno vodenje.
  1. V delovnem prostoru kliknite zavihek, na katerem je kartoteka, ki jo želite odpreti.
  2. Dvokliknite kartoteko (zapis: Izpolnjen obrazec »Kupec«, »Poslovni stik« ali »Priložnost«. V zapisu so informacije o kupcu, poslovnem stiku ali priložnosti ter drugi zapisi in elementi, ki so povezani z njim.), če jo želite odpreti.
  3. Na traku v skupini Pokaži kliknite Zgodovina.
  4. Kliknite zavihek Pogled.
  5. Na traku v skupini Filter kliknite Filtriraj.

 Namig   Skupina Filter vključuje tudi vnaprej določene filtre, ki se razlikujejo glede na vrsto kartoteke, ki jo izberete. Kliknite filter in nato kliknite možnost, če želite podrobneje razvrstiti rezultate.

  1. Odpre se pogovorno okno »Filter«, v katerem so prikazane vse kartoteke zgodovine sporočil, ki jih je mogoče povezati z vrsto kartoteke, ki ste jo izbrali.
  2. V pogovornem oknu »Filter« lahko naredite to:
Če kliknete: Lahko nato:
Zavihek Preprost filter Kliknete možnosti, ki jih želite vključiti v filtrirane rezultate in počistite izbire, ki jih ne želite. V razdelku Vključi zgodovino komunikacije iz lahko vnesete imena ali kliknete dodatne kartoteke, ki jih želite vključiti v rezultate (glejte sliko). Te izbire se uporabijo skupaj z izbirami na zavihku »Napredni filter«.
Zavihek Napredni filter Ustvarite eno ali več poizvedb, s katerimi lahko še podrobneje filtrirate rezultate. Te izbire se uporabijo skupaj z izbirami na zavihku »Preprost filter«.
Zavihek Pregled rezultatov Si ogledate rezultate izbir filtriranja. Če želite iz rezultatov element odstraniti, potrdite njegovo potrditveno polje.
Gumb Shrani filter Vse izbire shranite kot imenovano poizvedbo, ki jo lahko znova uporabite. Vnesite ime filtra, ki ste ga ustvarili, in kliknite Shrani.
Gumb Odpri filter Izberete in uporabite predhodno shranjeno poizvedbo, s katero lahko filtrirate rezultate.
Gumb V redu Uporabite filter za kartoteko, ki jo pregledujete in zaprete pogovorno okno Filter.
  1. Oblaček filtriranja zgodovine sporočil
  2. V ta razdelek pogovornega okna »Filter« dodajte elemente zgodovine sporočil iz drugih stikov.
  3.  Opomba   Če nameravate filtrirani pogled, ki ste ga ustvarili, uporabiti znova, ga shranite kot imenovan filter. Izbire filtriranja se namreč ohranijo le dokler je odprta kartoteka, ki si jo ogledujete. Ko kartoteko zaprete, se počistijo vse izbire filtriranja.

Na vrh strani Na vrh strani

Filtriranje seznama prejemnikov v trženjski dejavnosti

  1. V podoknu za krmarjenje kliknite gumb Business Contact Manager.Gumb »Business Contact Manager« v podoknu za krmarjenje
  1. Kliknite Trženje, če želite prikazati ta delovni prostor.
  2. V delovnem prostoru kliknite zavihek vrste trženjske dejavnosti, ki jo želite posodobiti.
  3. Dvokliknite ime dejavnosti, če želite odpreti kartoteko trženjske dejavnosti.

 Opomba   Filtrirati je mogoče le tiste trženjske dejavnosti, ki še niso bile zagnane ali izvršene.

  1. V razdelku »Seznam prejemnikov« kliknite Pregled in filtriranje. Odpre se pogovorno okno »Filter«, v katerem je prikazan zavihek Pregled rezultatov.
  2. V pogovornem oknu »Filter« lahko naredite to:
Če kliknete: Lahko nato:
Zavihek Preprost filter Kliknete možnosti, ki jih želite vključiti v filtrirane rezultate in počistite izbire, ki jih ne želite.
Zavihek Napredni filter Ustvarite eno ali več poizvedb, s katerimi lahko še podrobneje filtrirate rezultate. Ustvarite lahko na primer seznam, na katerem bodo prikazane le možne stranke v Kaliforniji, in sicer tako, da izberete »Službeni naslov – zvezna država/provinca« in ga spremenite tako, da piše Kalifornija. (glejte sliko)
Zavihek Pregled rezultatov Si ogledate rezultate izbir filtriranja. Če želite iz rezultatov element odstraniti, potrdite njegovo potrditveno polje.
Gumb Shrani filter Vse izbire shranite kot imenovano poizvedbo, ki jo lahko znova uporabite. Ta filter lahko nato znova uporabite, ko ustvarjate seznam prejemnikov za drugo trženjsko dejavnost.
Gumb Odpri filter Izberete in uporabite predhodno shranjeno poizvedbo, s katero lahko filtrirate rezultate.
Gumb V redu Uporabite filter za kartoteko, ki jo pregledujete in zaprete pogovorno okno Filter.

Napredni filter

Primer zavihka »Napredni filter«, ki rezultate poizvedbe omejuje le na kartoteke možnih strank iz Kalifornije.

 Opomba   Nastavitve preprostega in naprednega filtra se za rezultate seznama uporabijo skupaj, tako da se lahko zgodi, da nenamerno ne bo vidna nobena kartoteka. Če na primer na zavihku Preprost filter izberete le aktivne kartoteke, na zavihku Napredni filter pa izberete le neaktivne datoteke, na zavihku »Pregled rezultatov« ne bo nobenega rezultata.

Filtriranje podatkov v poročilih

Filter je preprost mehanizem, s katerim izberete, katere kartoteke (zapis: Izpolnjen obrazec »Kupec«, »Poslovni stik« ali »Priložnost«. V zapisu so informacije o kupcu, poslovnem stiku ali priložnosti ter drugi zapisi in elementi, ki so povezani z njim.) želite vključiti v poročilo glede na podatke, ki ste jih že vnesli v poslovne zapise. Ko ustvarite in uporabite filter, se pregleda zbirka podatkov Business Contact Managerja (Zbirka podatkov Business Contact Manager: Zbirka podatkov, v kateri so shranjene informacije o kupcih, poslovnih stikih, priložnostih, poslovnih projektih in drugem.). Pregled vrne le kartoteke, v katerih so informacije, ki ste jih določili v filtru.

  1. Naredite nekaj od tega:

PokažiOdpiranje privzetega poročila

  1. V podoknu za krmarjenje kliknite Business Contact Manager.
  2. Na traku kliknite zavihek Poročila in nato kliknite skupino, ki vsebuje vrsto poročila, ki ga želite odpreti. Če si na primer želite ogledati poročilo o vaših poslovnih stikih, v skupini Upravljanje stikov kliknite Poslovni stiki.

Zavihek »Poročila« na traku

  1. Kliknite poročilo, ki ga želite filtrirati.

PokažiOdpiranje shranjenega poročila

  1. V podoknu za krmarjenje kliknite Business Contact Manager.
  2. Na traku kliknite zavihek Poročila.
  3. V skupini Odpri kliknite Shranjena poročila in nato kliknite vrsto poročila, ki ga želite odpreti. Če ste na primer shranili poročilo poslovnih stikov, kliknite Poslovni stiki.
  4. V pogovornem oknu Odpri shranjena sporočila kliknite poročilo, ki ga želite filtrirati, in nato kliknite Odpri.

  1. V poročilu na traku v skupini Razvrsti in filtriraj kliknite Filtriraj. .
  2. V pogovornem oknu Filter naredite nekaj od tega:
  • Na zavihku Preprost filter izberite ali počistite želene možnosti. Če želite več informacij o možnostih preprostega filtra, glejte Uporaba zavihka »Preprost filter« v nadaljevanju te teme.
  • Če želite navesti dodatne pogoje in tako še podrobneje določiti rezultate poročila, kliknite zavihek Napredni filter in navedite informacije, ki jih želite vključiti. Če želite več informacij o izbiranju pogojev in sestavljanju naprednega filtra ali poizvedbe, glejte Uporaba zavihka »Napredni filter« v nadaljevanju tega članka.
  1. Kliknite zavihek Pregled rezultatov, če si želite ogledati informacije, ki bodo prikazane v poročilu. Če želite več informacij o rezultatih, glejte Uporaba zavihka »Pregled rezultatov« v nadaljevanju tega članka.
  2. Ko poročilo filtrirate do želenih podatkov, ga lahko shranite za vnovično uporabo, in sicer na enega od teh dveh načinov:
  • Shranite poročilo. Kliknite »Shrani kot« in nato vnesite ime poročila.
  • Shranite filter. Če pogovorno okno »Filter« ni odprto, ga odprete tako, da na traku kliknete Filter. V pogovornem oknu so prikazane vaše izbire filtriranja. Kliknite Shrani filter in vnesite ime filtra.


 Opombe 

S shranjevanjem poročila shranite le obliko. Podatki poročila se osvežijo vsakič, ko poročilo odprete. Če filter, ki ste ga ustvarili, shranite, ga lahko znova uporabite v drugem poročilu iste vrste kartoteke.

Filter se privzeto shrani v obliki zapisa datoteke s poizvedbo programa Business Contact Manager (.bcmq).

Na vrh strani Na vrh strani

Odpiranje filtra

Shranjen filter lahko znova uporabite tako, da ga odprete v pogovornem oknu »Filter«. Shranjeni filtri so uporabni pri vnovičnem ustvarjanju enakih rezultatov iz različnih naborov podatkov. Če ste na primer ustvarili filter, s katerim vidite vse dnevnike klicev v zgodovini sporočil zapadlega kupca, lahko isti filter uporabite za drugo vrsto kartoteke (zapis: Izpolnjen obrazec »Kupec«, »Poslovni stik« ali »Priložnost«. V zapisu so informacije o kupcu, poslovnem stiku ali priložnosti ter drugi zapisi in elementi, ki so povezani z njim.), ki temelji na kupcu in ki ste jo ustvarili, na primer prodajalca.

Filter lahko uporabite za vse kartoteke, ki so iste vrste kot kartoteka, za katero ste ustvarili filter. Filter poročila možnih strank je na primer mogoče uporabiti le za druge sezname možnih strank.

Morda boste filter želeli odpreti tudi zato, da spremenite pogoje ali uredite rezultate.

  1. V podoknu za krmarjenje pod možnostjo Business Contact Manager kliknite eno od map, če želite prikazati delovni prostor:
    • Upravljanje stikov.
    • Prodaja
    • Trženje.
    • Projektno vodenje.
  1. Če želite odpreti filter, naredite nekaj od tega:
    • Zavihki v delovnem prostoru    
      1. Kliknite zavihek. Na traku kliknite zavihek Pogled.
      2. V skupini Filter kliknite Filtriraj.
    • Seznam zgodovine sporočil    
      1. Dvokliknite kartoteko, ki jo želite odpreti.
      2. Na traku v skupini Pokaži kliknite Zgodovina.
      3. Na traku kliknite zavihek Pogled. V skupini Filter kliknite Filtriraj.
    • Trženjska dejavnost    
      1. Dvokliknite trženjsko dejavnost, ki jo želite odpreti.

 Opomba   Filtrov ni mogoče spreminjati v trženjskih dejavnostih, ki so bile zagnane ali izvršene.

  1. V razdelku »Seznam prejemnikov« kliknite Pregled in filtriranje.
  • Poročilo    
    1. Na traku delovnega prostora ali v pozdravnem središču kliknite zavihek Poročila.
    2. Na traku v skupini Odpri kliknite Shranjena poročila in nato kliknite vrsto poročila, ki ga želite odpreti. Če ste na primer shranili poročilo poslovnih stikov, kliknite Poslovni stiki.
    3. V pogovornem oknu Odpri shranjena sporočila kliknite poročilo, ki ga želite odpreti, in nato kliknite Odpri. Podatki se osvežijo, ko se poročilo odpre.
    4. V poročilu na traku v skupini Razvrsti in filtriraj kliknite Filtriraj. .
  1. V pogovornem oknu Filter kliknite Odpri filter. Navedeni so vsi vaši shranjeni filtri, vendar lahko uporabite le filtre, ki so bili ustvarjeni za isto vrsto kartoteke kot je ta, ki jo trenutno uporabljate.
  2. Kliknite filter, ki ga želite odpreti, in nato kliknite Odpri.
  3. Preglejte rezultate. Kliknite zavihek Pregled rezultatov, če si želite rezultate ogledati v pogovornem oknu, ali pa kliknite V redu, če si želite ogledati filtrirane kartoteke.
  4. Če želite, lahko v pogovornem oknu še bolj spremenite filter. Ko končate, kliknite Shrani filter, če želite shraniti nastavitve, ali pa kliknite V redu, če želite pogovorno okno zapreti, ne da bi shranili spremembe.

Na vrh strani Na vrh strani

Razveljavitev filtriranja

Filter, ki ste ga uporabili na seznamu, lahko preprosto razveljavite. To, ali so bili seznami filtrirani, lahko ugotovite na več načinov:

  • Zavihek v delovnem prostoru     Zavihki seznamov v delovnih prostorih ne bodo videti filtrirani, razen če jih kliknete z desno tipko miške in nato kliknete Spremeni. Če je bil seznam filtriran, bo polje Filter označeno z oznako Filtrirano.
  • Seznam zgodovine sporočil     Ti seznami so filtrirani le kadar je odprta kartoteka, ki vsebuje elemente zgodovine. Oznake, da so bili filtrirani, nimajo.
  • Trženjska dejavnost     Za imeni seznamov prejemnikov v kartotekah trženjskih dejavnosti se prikaže oznaka »(Spremenjeno)«.
  • Poročilo     Pri poročilih, ki so bila filtrirana, se pod naslovom poročila prikaže zelena ikona filtra. Filtrirati je mogoče le shranjena poročila.
  1. V podoknu za krmarjenje kliknite Business Contact Manager.
  2. Krmarite do seznama s filtrom, ki ga želite odstraniti.

Če želite odstraniti filter, naredite nekaj od tega:

 Opomba   Filtrov ni mogoče spreminjati ali odstrani iz trženjskih dejavnosti, ki so bile zagnane ali izvršene.

  1. V razdelku »Seznam prejemnikov« kliknite Pregled in filtriranje.
  2. V pogovornem oknu Filter kliknite zavihek Preprost filter.
  • Poročilo    
    1. Na traku delovnega prostora ali v pozdravnem središču kliknite zavihek Poročila.
    2. Na traku kliknite Odpri shranjeno poročilo in nato kliknite vrsto poročila, ki ga želite odpreti. Če ste na primer shranili poročilo poslovnih stikov, kliknite Poslovni stiki.
    3. V pogovornem oknu Odpri shranjena sporočila kliknite poročilo, ki ga želite odpreti, in nato kliknite Odpri.
    4. V poročilu na traku v skupini Razvrsti in filtriraj kliknite Filtriraj. .
  1. Na zavihku Preprost filter potrdite vsako potrditveno polje in kliknite vse možnosti, če želite stran povrniti na njene privzete, nefiltrirane nastavitve.

 Opomba   Privzeta nastavitev v razdelku Datum zadnje spremembe na zavihku Preprost filter je Vsi datumi.

  1. Kliknite zavihek Napredni filter , nato pa Počisti vse.
  2. Kliknite zavihek Pregled rezultatov in nato kliknite Izberi vse.
  3. Če želite zapreti pogovorno okno in odstraniti filter, kliknite V redu.

Na vrh strani Na vrh strani

Uporaba preprostih in naprednih filtrov

Za podatke lahko uporabite tako preproste kot napredne filtre. Preprost filter uporabi nabor vnaprej določenih pogojev, medtem ko napredni filter omogoča, da ustvarite poizvedbo po meri za vsako možno podatkovno polje za vrsto kartoteke (zapis: Izpolnjen obrazec »Kupec«, »Poslovni stik« ali »Priložnost«. V zapisu so informacije o kupcu, poslovnem stiku ali priložnosti ter drugi zapisi in elementi, ki so povezani z njim.), ki jo želite filtrirati. Ti dve vrsti filtrov je mogoče uporabiti posamično ali skupaj.

Po filtriranju si v pogovornem oknu »Filter« oglejte zavihek »Pregled rezultatov« in preverite, ali ste dobili pričakovane rezultate.

V tem odseku


Uporaba zavihka »Preprost filter«

Na zavihku »Preprost filter« so privzeto izbrane vse možnosti vrednosti polj. Kliknite možnost, če želite počistiti izbor in iz rezultatov izključiti vse kartoteke s tem delčkom podatkov.

Nekateri od seznamov, med katerimi lahko izbirate, vsebujejo možnost <Nenavedeno>. Ta možnost vrne kartoteke, ki za to vrednost ne vsebujejo podatka. Če želite filtrirati le za te vrednosti, počistite ostale možnosti na seznamu. Možnost Nenavedeno privzeto ostane potrjena.

Pogovorno okno preprostega filtra

Če filtrirate kartoteko, ki je bila prilagojena z uporabniško določenimi polji (uporabniško določeno polje: Polje, ki ga ustvarite in določite za sledenje informacijam, ki so povezane z vašim poslom.), se te vrednosti prikažejo tudi na zavihku Preprost filter.

 Opomba   Nastavitve preprostega in naprednega filtra se za rezultate seznama uporabijo skupaj, tako da se lahko zgodi, da nenamerno ne bo vidna nobena kartoteka. Če na primer na zavihku Preprost filter izberete le aktivne kartoteke, na zavihku Napredni filter pa izberete le neaktivne datoteke, na zavihku »Pregled rezultatov« ne bo nobenega rezultata.

Pogovorno okno Filtriranje kupcev se prikaže, kadar filtrirate sezname in poročila kupcev. V vsakem razdelku izberite vrednost, ki jo želite vključiti v rezultate.

Vrednost Dejanje
Vključi Izberite vrednost, če želite vključiti vrste kartotek kupcev. Počistite potrditveno polje, če jih želite izključiti.
Stanje kupca Izberite vrednost, če želite vključiti kupce, ki so aktivni ali neaktivni .
Vir pridobitve možnih kupce Izberite vrednost na seznamu.
Prodajno področje Izberite vrednost na seznamu.
Datum zadnje spremembe Izberite vnaprej določeno obdobje ali določen začetni in končni datum. Dodajo se samo kupci, ki so bili spremenjeni v izbranem obdobju ali med izbranima datumoma.
Stanje plačil Izberite vrednost na seznamu.
Ocena kupca Izberite vrednost na seznamu.
Vrsta podjetja Izberite vrednost na seznamu.
Dodeljeno Počistite potrditvena polja, če želite izključiti kupce, ki so dodeljeni določenim uporabnikom. Na tem seznamu so navedeni uporabniki, s katerimi imate svojo zbirko podatkov v skupni rabi.

Pogovorno okno Filtriranje poslovnih stikov se prikaže, ko filtrirate sezname in poročila poslovnih stikov in možnih strank. V vsakem razdelku izberite vrednost, ki jo želite vključiti.

Vrednost Dejanje
Vključi Izberite vrednost, če želite vključiti poslovne stike, možne stranke in druge vrste kartotek poslovnih stikov. Počistite potrditveno polje, če jih želite izključiti.
Stanje plačil Izberite vrednost na seznamu.
Vir pridobitve možnih kupcev Izberite vrednost na seznamu.
Datum zadnje spremembe Izberite vnaprej določeno obdobje ali določen začetni in končni datum. Dodajo se samo poslovni stiki, ki so bili spremenjeni v izbranem obdobju ali med izbranima datumoma.
Stanje stika Izberite vrednost, če želite vključiti poslovne stike, ki so aktivni ali neaktivni .
Ocena Izberite vrednost na seznamu.
Dodeljeno Počistite potrditvena polja, če želite izključiti kupce, ki so dodeljeni določenim uporabnikom. Na seznamu so navedeni uporabniki, s katerimi imate svojo zbirko podatkov v skupni rabi.

Pogovorno okno Filtriranje elementov zgodovine komunikacije se prikaže, ko filtrirate zgodovino sporočil kartoteke ali ko filtrirate poročila Dejavnost po poslovnem stiku, Dejavnost po kupcu ali Dejavnost po priložnosti. V vsakem razdelku izberite vrednost, ki jo želite vključiti v rezultate.

Vrednost Dejanje
Ustvarjeno dne Izberite vnaprej določeno obdobje ali določen začetni in končni datum. Dodajo se samo elementi zgodovine komunikacije, ki so bili ustvarjeni v izbranem obdobju ali med izbranima datumoma.
Datum zadnje spremembe Izberite vnaprej določeno obdobje ali določen začetni in končni datum. Dodajo se samo elementi zgodovine komunikacije, ki so bili spremenjeni v izbranem obdobju ali med izbranima datumoma.
Vključi te elemente zgodovine komunikacije Počistite potrditvena polja, če želite izključiti določene vrste elementov zgodovine.
Vključi zgodovino komunikacije iz

V polje Vnesite polje z imenom, če želite poiskati kartoteko vnesite ime ali pa ga izberite na seznamu.

Potrdite potrditveno polje »Vključi vso zgodovino komunikacije iz povezanih zapisov«, če želite vključiti vse elemente zgodovine sporočil za kartoteke, ki so povezani s kupci in poslovnimi stiki, ki ste jih izbrali za poročilo.

Pogovorno okno Filtriranje priložnosti se prikaže, ko filtrirate sezname in poročila priložnost. V vsakem razdelku izberite vrednost, ki jo želite vključiti.

Vrednost Dejanje
Faza prodaje Izberite vrednost na seznamu.
Vključi ta zaključni datum Izberite vnaprej določeno obdobje ali določen začetni in končni datum. Dodajo se samo priložnosti, ki so bile zaključene v izbranem obdobju ali med izbranima datumoma.
Vključi te vrste priložnosti Izberite vrednost na seznamu.
Čas zadnje spremembe Izberite vnaprej določeno obdobje ali določen začetni in končni datum. Dodajo se samo priložnosti, ki so bile spremenjene v izbranem obdobju ali med izbranima datumoma.
Vir pridobitve možnih kupcev Izberite vrednost na seznamu.
Verjetnost Potrdite potrditveno polje, če želite dodati samo priložnosti z določeno verjetnostjo učinka na prodajo. Izberite pogoj in navedite vrednost za verjetnost, ki mora biti število med 0 in 100.
Izdelki in storitve Počistite potrditvena polja, če želite izključiti priložnosti, ki imajo izdelke in storitve ali jih nimajo.
Dodeljeno Počistite potrditvena polja, če želite izključiti kupce, ki so dodeljeni določenim uporabnikom. Na tem seznamu so navedeni uporabniki, s katerimi imate svojo zbirko podatkov v skupni rabi.

Pogovorno okno Filtriranje poslovnih projektov se prikaže, ko filtrirate sezname in poročila poslovnih projektov. V vsakem razdelku izberite vrednost, ki jo želite vključiti.

Vrednost Dejanje
Začetni datum Izberite vnaprej določeno obdobje ali določen začetni in končni datum. Dodajo se samo poslovni projekti, ki so se začeli v izbranem obdobju ali med izbranima datumoma.
Stanje Izberite vrednost na seznamu.
Vrsta projekta Izberite vrednost na seznamu.
Datum zadnje spremembe Izberite vnaprej določeno obdobje ali določen začetni in končni datum. Dodajo se samo poslovni projekti, ki so bili spremenjeni v izbranem obdobju ali med izbranima datumoma.
Rok Izberite vnaprej določeno obdobje ali določen začetni in končni datum. Dodajo se samo poslovni projekti z rokom v izbranem obdobju ali med izbranima datumoma.
Prioriteta Izberite vrednost na seznamu.
Odstotkov dokončano Potrdite potrditveno polje, če želite dodati samo poslovne projekte z določenim odstotkom dokončanja. Izberite pogoj in navedite vrednost za odstotek, ki mora biti število med 0 in 100.

Pogovorno okno Filtriranje projektnih opravil se prikaže, ko filtrirate sezname in poročila projektnih opravil. V vsakem razdelku izberite vrednost, ki jo želite vključiti.

Vrednost Dejanje
Začetni datum Izberite vnaprej določeno obdobje ali določen začetni in končni datum. Dodajo se samo poslovni projekti, ki so se začeli v izbranem obdobju ali med izbranima datumoma.
Stanje Izberite vrednost na seznamu.
Dodeljeno Počistite potrditvena polja, če želite izključiti kupce, ki so dodeljeni določenim uporabnikom. Na tem seznamu so navedeni uporabniki, s katerimi imate svojo zbirko podatkov v skupni rabi.
Datum zadnje spremembe Izberite vnaprej določeno obdobje ali določen začetni in končni datum. Dodajo se samo poslovni projekti, ki so bili spremenjeni v izbranem obdobju ali med izbranima datumoma.
Rok Izberite vnaprej določeno obdobje ali določen začetni in končni datum. Dodajo se samo poslovni projekti z rokom v izbranem obdobju ali med izbranima datumoma.
Prioriteta Izberite vrednost na seznamu.
Potrebna je pozornost Izberite, ali je pozornost potrebna ali ne.
Odstotkov dokončano Potrdite potrditveno polje, če želite dodati samo poslovna opravila z določenim odstotkom dokončanja. Izberite pogoj in navedite vrednost za odstotek, ki mora biti število med 0 in 100.

Shrani filter    Kliknite gumb Shrani filter, če želite shraniti ta filter z navedenimi vrednostmi za poznejšo uporabo.

Odpri filter    Kliknite gumb Odpri filter, če želite odpreti shranjen filter.

Zavihek Napredni filter    Na tem zavihku ustvarite poizvedbo, ki ustreza vašim potrebam.

Zavihek Pregled rezultatov    Na tem zavihku si oglejte rezultate filtra in preglejte ali odstranite kartoteke.

Uporaba zavihka »Napredni filter«

Na zavihku Napredni filter lahko podrobneje določite informacije, ki jih želite vključiti ali izključiti, in sicer tako, da ustvarite poizvedbo. Določite lahko enega ali več pogojev, ki morajo veljati za določeno kartoteko, če naj bo ta vključena v rezultate. Če želite na primer poslati čestitke vsem aktivnim poslovnim stikom, ki imajo obletnice ali rojstne dneve v naslednjih 60 dneh, lahko ustvarite to poizvedbo, vrednosti pa združite z oklepaji: Aktivno = Je izbrano In ( Obletnica = Naslednjih 60 dni ali Rojstni dan = Naslednjih 60 dni).

Če filtrirate kartoteko, ki je bila prilagojena z uporabniško določenimi polji (uporabniško določeno polje: Polje, ki ga ustvarite in določite za sledenje informacijam, ki so povezane z vašim poslom.), lahko poizvedbo za te vrednosti izvedete tudi na zavihku Napredni filter.

Pogovorno okno naprednega filtra

 Opomba   Nastavitve preprostega in naprednega filtra se za rezultate seznama uporabijo skupaj, tako da se lahko zgodi, da nenamerno ne bo vidna nobena kartoteka. Če na primer na zavihku Preprost filter izberete le aktivne kartoteke, na zavihku Napredni filter pa izberete le neaktivne datoteke, na zavihku »Pregled rezultatov« ne bo nobenega rezultata.

Uporabite to Za
Ime polja Izbrati polje, po katerem želite filtrirati.
Primerjava Izbrati operatorja, s katerim želite primerjati polje.
Primerjaj z Vnesite ali izberite vrednost za primerjavo s poljem.
Združevanje v skupine Uporabiti oklepaje za združevanje pogojev v skupine in tako oblikovati en sam logičen rezultat. Združevanja z oklepaji so na voljo samo, če je navedenih več vrstic vrednosti.
In ali   Ali Združiti posamezne pogoje z In ali Ali. Ta dva operatorja sta na voljo samo, če je navedenih več vrstic vrednosti.
Počisti vse Počistiti vse pogoje v obrazcu in začeti znova.
Izbriši Kliknite, če želite izbrisati vrstico vrednosti.

 Opomba   Ustvarite lahko največ 20 pogojev.

Shrani filter    Kliknite gumb Shrani filter, če želite shraniti ta filter z navedenimi vrednostmi za poznejšo uporabo.

Odpri filter    Kliknite gumb Odpri filter, če želite odpreti shranjen filter.

Uporaba zavihka »Pregled rezultatov«

Z zavihkom Pregled rezultatov lahko upravljate rezultate iskanja, in sicer tako, da pregledate ali odstranite kartoteke v dokončanem poročilu ali seznamu. Na seznamu rezultatov si lahko ogledate največ 2.000 elementov.

Kartoteke, ki so prikazane na tem zavihku, so rezultat uporabe preprostega in naprednega filtra.

Zavihek pregleda rezultatov

  • Če želite kartoteko odstraniti s seznama rezultatov, počistite potrditveno polje ob njenem imenu.
  • Če želite poiskati element, ne da bi se pomaknili navzdol po celotnem seznamu rezultatov, vnesite ime v polje Vnesite ali izberite na seznamu.

Shrani filter    Kliknite gumb Shrani filter, če želite shraniti ta filter z navedenimi vrednostmi za poznejšo uporabo.

 Opomba    Če je s seznama rezultatov izključenih več kot 300 elementov, poizvedbe za poročilo ni mogoče shraniti.

Odpri filter    Kliknite gumb Odpri filter, če želite odpreti shranjen filter.

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
Outlook 2013, Outlook 2010