Skupna raba mest ali dokumentov z ljudmi izven organizacije

 Opomba    Če se ti podatki ne ujemajo s prikazano vsebino, morda uporabljate Office 365 pred nadgradnjo. Morda boste informacije, ki se nanašajo na vašo različico, našli v poglavju Skupna raba mesta z zunanjimi uporabniki .
Ali uporabljam Office 365 po nadgradnji?

Če opravljate delo, ki vključuje skupno rabo dokumentov ali neposredno sodelovanje s prodajalci ali strankami, boste morda želeli uporabiti mesta za skupno rabo vsebine z osebami zunaj organizacije, ki nimajo licenc za naročnino na storitev Microsoft Office 365.

To lahko naredite na tri načine:

V tej temi je razloženo, kako dati v skupno rabo mesto ali dokument z osebami zunaj organizacije.

Kaj je treba vedeti pred začetkom

Preden se odločite za zunanjo skupno rabo vsebine, preglejte odsek Najboljši načini skupne rabe brez skrbi, da je v skupni rabi preveč. Če želite izvedeti, kateri uporabniki so zunanji uporabniki in katere pravice ima zunanji uporabnik, glejte Kdo je zunanji uporabnik? Če želite izvedeti več o vklopu ali izklopu funkcije zunanje skupne rabe, si oglejte Upravljanje zunanje skupne rabe.

V tem članku


Skupna raba mesta

Ko daste mesto v skupno rabo z zunanjimi uporabniki, jim pošljete povabilo, ki ga lahko uporabijo za prijavo na mesto. Povabilo lahko pošljete na kateri koli e-poštni naslov. Ko prejemnik sprejme povabilo, se lahko prijavi z uporabo Microsoftovega računa ali uporabniškega ID-ja za Office 365. Ko daste mesto v skupno rabo, lahko izberete vrsto dovoljenj, ki jih osebe lahko imajo na mestu.

Bodite previdni pri skupni rabi mesta skupine ali katerega koli mesta, ki ga organizacija uporablja predvsem za interno poslovanje in dokumente, saj boste zunanjim uporabnikom omogočili dostop do tega mesta in podmest, s katerimi si deli dovoljenja. Morda boste zunanjim uporabnikom omogočili dostop do občutljive vsebine. Če morate neprestano sodelovati z ljudmi zunaj organizacije, nastavite mesto, ki ga uporabljate, posebej za zunanjo skupno rabo, in ga konfigurirajte tako, da ima enolična dovoljenja glede na druga mesta. Če želite več informacij o dedovanju dovoljenj, si oglejte članek Kaj je dedovanje dovoljenj?

Če želite mesto dati v skupno rabo z zunanjimi uporabniki, morate biti lastnik strani ali imeti dovoljenja za popoln nadzor. Poleg tega mora biti funkcija zunanje skupne rabe vklopljena za vašo naročnino na storitev Office 365 (vklopi jo lahko skrbnik za Office 365 ali SharePoint Online, kar je odvisno od paketa).

  1. Pojdite na mesto, ki ga želite dati v skupno rabo z zunanjimi uporabniki.
  2. Kliknite Skupna raba.
    Slika ukaza »Skupna raba« v desnem zgornjem kotu zaslona.
  3. V pogovorno okno Skupna raba vnesite imena zunanjih uporabnikov, ki jih želite povabiti. Npr.: nekdo@outlook.com ali nekdo@contoso.com.

    Opomnik: uporabite lahko tudi ukaz Skupna raba, če želite omogočiti dostop do mesta notranjim licenciranim uporabnikom. Če želite to storiti, le vnesite imena oseb, ki jih želite povabiti.
  4. Vnesite sporočilo, ki ga boste vključili v povabilo.
  5. Če želite dodeliti zunanjega uporabnika določeni skupini dovoljenj, kliknite Pokaži možnosti in izberite želeno skupino.

    Pametno je, da osebam podelite najmanjše možno število dovoljenj, ki jih bodo potrebovali za izvedbo opravila. Npr. če morajo osebe, ki jih boste povabili, le prebrati vsebino, jih dodelite skupini »Obiskovalci«, ki ima privzeto dovoljenja za branje. Če zunanji uporabniki potrebujejo možnost urejanja ali posodabljanja vsebine, jih dodajte skupini »Člani«, ki ima privzeto dovoljenja za urejanje. Pri dodajanju uporabnikov kateri koli skupini, ki ima dovoljenja za poln nadzor, bodite zelo previdni.


    Slika pogovornega okna »Skupna raba« mesta z uporabniškimi imeni zunanjih uporabnikov.
  6. Kliknite Skupna raba.

Vsa povabila, ki jih pošljete zunanjim uporabnikom, privzeto potečejo v sedmih dneh. Če povabljenec povabila ne sprejme v sedmih dneh, a kljub temu želite, da ima oseba dostop do mesta, boste povabilo morali znova poslati.

Ko zunanji uporabniki prejmejo povabila, kliknejo gumb, ki jih bo odpeljal do strani, na kateri se lahko vpišejo v mesto SharePoint Onlinea z Microsoftovim računom ali ID-jem uporabnika za Office 365. Če uporabniki nimajo Microsoftovega računa, se lahko prijavijo za brezplačen Microsoftov račun.

Na vrh strani Na vrh strani

Skupna raba dokumenta s pošiljanjem ali objavljanjem povezave za anonimnega gosta

Ustvarite lahko anonimno povezavo za gosta, ki jo nato daste v skupno rabo na želeni način. Povezavo za gosta lahko objavite na strani družabnih medijev ali jo prilepite v e-pošto. Ustvarite lahko povezavo za gosta z dovoljenjem za urejanje ali dovoljenjem le za ogled.

Če želite dokument dati v skupno rabo z zunanjimi uporabniki, morate biti lastnik strani ali imeti dovoljenja za popoln nadzor. Poleg tega mora biti funkcija zunanje skupne rabe vklopljena v nastavitvah storitve Office 365 ali skrbniškem središču SharePoint Online (odvisno od paketa). Zunanja skupna raba mora biti vklopljena tudi za zbirko mesta (samo paketi za velika poslovna okolja).

  1. Kliknite tri pike (...) zraven dokumenta, da odprete okno oblačka, nato kliknite Skupna raba.
    Omogočite skupno rabo dokumenta v SharePointovi knjižnici
  2. V pogovornem oknu skupne rabe izberite Pridobi povezavo.
  3. Izberite Ustvari povezavo za vrsto dovoljenja, ki ga želite podeliti.
    Ustvari se spletno mesto povezave za gosta.
  4. Označite spletni naslov povezave za gosta in ga kopirajte.
    Ustvarite anonimno povezavo za gosta in jo kopirajte
    Spletni naslov povezave za gosta lahko zdaj prilepite v želeni medij.
  • Če je dokument v knjižnici na spletnem mestu skupine, lahko ostali člani poiščejo povezave za goste v pogovornem oknu skupne rabe in jih nato pošljejo drugim.
  • Če se datoteka, ki jo želite dati v skupno rabo, nahaja v knjižnici, ki uporablja upravljanje pravic do informacij, je ne boste mogli dati v zunanjo skupno rabo.
  • Pri anonimnih povezavah za goste se lahko zgodi, da so posredovane naprej ali dane v skupno rabo z drugimi ljudmi, ki bi si lahko ogledovali vsebino in jo urejali brez vpisa. Izogibajte se uporabi anonimnih povezav za goste pri občutljivi vsebini.
  • Osebe, ki so prejele povabilo do dokumentov prek anonimne povezave za goste, si bodo lahko datoteke ogledovale ali jih brale le v ustreznem programu Office Online . Ne bodo pa mogle odpirati datotek v pripadajočih namiznih različicah Officeovih programov.
  • Če je zunanja skupna raba v nastavitvah storitve Office 365 ali skrbniškem središču SharePoint Online globalno izklopljena, bodo vse povezave v skupni rabi prenehale delovati. Če funkcijo pozneje znova vklopite, bodo povezave začele znova delovati. Če želite preklicati dostop do določenega dokumenta, lahko onemogočite posamezne povezave v skupni rabi. Oglejte si Onemogočanje anonimne povezave za gosta.

Na vrh strani Na vrh strani

Omogočanje osebam, da lahko ustvarjajo povezave za goste z dokumenti, ki so v skupni rabi z njimi

Morda želite nekatere dokumente dati v skupno rabo s čim več uporabniki in celo spodbujati druge, da vaše dokumente nato delijo naprej. Za takšne dokumente lahko uporabnikom omogočite, da ustvarijo anonimne povezave za goste z dokumenti, ki ste jih dali v skupno rabo z njimi.

Če želite omogočiti to funkcijo, morate imeti dovoljenje s polnim nadzorom.

  1. Odprite knjižnico, v kateri želite drugim omogočiti ustvarjanje povezav za goste.
  2. Izberite ikono mehanizma in nato še Nastavitve mesta.
  3. Na strani Nastavitve mesta pod možnostjo Uporabniki in dovoljenja izberite Dovoljenja za mesta.
  4. Na zavihku Dovoljenja kliknite Dostop do nastavitev zahteve.
  5. V pogovornem oknu Nastavitve zahtev za dostop potrdite polje Članom dovoli skupno rabo mesta in posameznih datotek ter map.

Ko osebe nato izberejo dokumente, ki ste jih dali v skupno rabo z njimi, in odprejo pogovorno okno skupne rabe, lahko ustvarijo povezavo za gosta. Vendar pa lahko ustvarjajo le povezave, ki gostom omogočajo urejanje dokumenta, če ste jim podelili dovoljenje za urejanje, ko ste dokument dali v skupno rabo. Če pa imajo dovoljenje za ogled, lahko ustvarjajo le povezave, ki gostom omogočajo le ogled dokumentov.

Če želite izvedeti več o nastavitvah zahtev za dostop, predvajajte Video: skupna raba mesta brez zahteve za dostop.

Na vrh strani Na vrh strani

Skupna raba dokumenta z zahtevano prijavo na spletno mesto

Če želite dokument dati v skupno rabo z zunanjimi uporabniki, morate biti lastnik strani ali imeti dovoljenja za popoln nadzor. Poleg tega mora biti funkcija zunanje skupne rabe vklopljena v nastavitvah storitve Office 365 ali skrbniškem središču SharePoint Online (odvisno od paketa). Zunanja skupna raba mora biti vklopljena tudi za zbirko mesta (samo paketi za velika poslovna okolja).

  1. Kliknite tri pike (...) zraven dokumenta, da odprete okno oblačka, nato kliknite Skupna raba.
    Omogočite skupno rabo dokumenta v SharePointovi knjižnici
  2. Vnesite e-poštne naslove oseb, s katerimi želite v skupno rabo dati dokument. Npr.: nekdo@outlook.com, nekdo@gmail.com ali zunanjiuporabnik@contoso.com.
  3. Na spustnem seznamu izberite raven dovoljenj, ki jih želite dodeliti tem uporabnikom.
  4. Po želji lahko napišete tudi sporočilo, ki bo vključeno v e-pošto. To sporočilo lahko vsebuje informacije ali navodila za dokument, ki ste ga dali v skupno rabo.
  5. Potrdite polje Zahtevaj vpis.

 Pozor    Če polja »Zahtevaj vpis« ne potrdite, bo e-pošti priložena anonimna povezava za gosta do dokumenta. Pri anonimnih povezavah za goste se lahko zgodi, da so posredovane naprej ali dane v skupno rabo z drugimi ljudmi, ki bi si lahko ogledovali vsebino in jo urejali brez vpisa.

  1. Kliknite Skupna raba.

Na vrh strani Na vrh strani

Kako dati ustrezno količino vsebine v skupno rabo

Najboljši načini za skupno rabo mest

Če ste uporabniku omogočili skupno rabo celotnega mesta, se bo ta uporabnik lahko prijavil v mesto in deloval kot njegov polnopravni član. Uporabnik bo lahko brskal ali iskal po vsebini, si jo ogledoval in jo urejal (odvisno od dodeljenega dovoljenja za vsebino). Poleg tega si bo uporabnik lahko ogledal tudi imena drugih uporabnikov mesta v izbirniku oseb ali metapodatke dokumenta. Zunanji uporabniki bodo v izbirniku oseb prikazani kot uporabniki mesta. To pomeni, da bi jim lahko drugi uporabniki mesta podelili dovoljenja, kot bi jih prvotno dodelili vi, ko ste dali mesto v skupno rabo z njimi. Prepričajte se, da poznate identiteto zunanjih uporabnikov, preden jih povabite na mesto.

Če povabite zunanje uporabnike na mesto skupine, bodo videli vsebino mesta skupine in vseh podmest. Če bi radi preprečili, da zunanji uporabniki pridobijo dostop do pomembne ali občutljive vsebine na mestu skupine, ustvarite podmesto mesta skupine, ki ima enolična dovoljenja, in dajte v skupno rabo z zunanjimi uporabniki le to podmesto. Če želite izvedeti več o dedovanju dovoljenj, si oglejte Kaj je dedovanje dovoljenj?

Če želite dati v skupno rabo podmesto, ki ste ga ustvarili na mestu OneDrive za podjetja, zagotovite, da ima enolična dovoljenja, da ne bi pomotoma uporabnikom odobrili dovoljenja do dodatnih mest ali vsebine na mestu »Moje mesto«.

Na vrh strani Na vrh strani

Najboljši načini za skupno rabo dokumentov

Če daste dokumente v skupno rabo z uporabo anonimne povezave za goste, potem lahko prejemniki povabila povezavo za goste delijo z drugimi, ki jo nato lahko uporabijo za ogled vsebine. Povezave za goste ne uporabljajte za skupno rabo občutljivih dokumentov. Če želite minimizirati tveganje, da bi nekdo delil anonimno povezavo, dajte dokument v skupno rabo tako, da bo zahtevan vpis.

Kako izbrati vrsto skupne rabe

Ko razmišljate o tem, ali in kako želite dati vsebino v zunanjo skupno rabo, si odgovorite na ta vprašanja:

  • Komu želite omogočiti dostop do mesta skupine in podmest in kaj jim želite omogočiti?
  • Komu v organizaciji želite podeliti dovoljenje za zunanjo skupno rabo vsebine ?
  • Ali obstaja vsebina, za katero želite zagotoviti, da ne bo nikoli na ogled osebam zunaj organizacije?

Z odgovori na ta vprašanja boste lažje načrtovali strategijo skupne rabe vsebine.

Poskusite narediti to: Če želite:

Skupna raba mesta

Če želite dati mesto v skupno rabo, vendar bi radi onemogočili, da zunanji uporabniki dobijo dostop do nekatere interne vsebine organizacije, razmislite o tem, da bi ustvarili podmesto z enoličnimi dovoljenji, ki jih boste uporabljali izrecno za namen zunanje skupne rabe.

Nekomu zunaj organizacije morate zagotoviti trajen dostop do informacij in vsebine na mestu. Delovati mora kot polnopravni uporabnik mesta, ki lahko ustvarja in ureja vsebino ter si jo ogleduje.
Skupna raba dokumenta in zahteva za vpis. Osebam zunaj organizacije morate zagotoviti varen dostop do določenega dokumenta z namenom pregleda ali sodelovanja, ni pa jim treba zagotoviti trajnega dostopa do druge vsebine na mestu.
Skupna raba dokumenta z anonimno povezavo za gosta. Omogočiti morate skupno rabo povezave do neobčutljivega ali nezaupnega dokumenta osebam zunaj organizacije, ki si bodo dokument lahko ogledale in posredovale povratne informacije. Tem osebam ni treba zagotoviti trajnega dostopa do vsebine na mestu.

Na vrh strani Na vrh strani

Prikaz oseb z dostopom do določenega mesta ali dokumenta

Uporabite lahko tudi ukaz Skupna raba, če si želite hitro ogledati seznam oseb, s katerimi je bila omogočena skupna raba.

Naredite nekaj od tega:

  • Če si želite ogledati, kdo ima dostop do mesta, kliknite Skupna raba zgoraj desno na strani in nato kliknite povezavo za V skupni rabi s/z v pogovornem oknu Skupna raba, če si želite ogledati seznam ljudi, ki imajo dostop do mesta.
  • Če si želite ogledati, kdo ima dostop do dokumenta, mape ali nabora dokumentov, izberite dokument v knjižnici dokumentov in nato frcnite V skupni rabi s/z na zavihku Datoteke.

Na vrh strani Na vrh strani

Preklic povabil

Če želite umakniti povabilo, ki ste ga poslali zunanjemu uporabniku, lahko povabilo prekličete, preden ga uporabnik sprejme.

Pojdite na mesto, na katerem želite umakniti povabilo.

  1. Pojdite na NastavitveGumb »Nastavitve« > Nastavitve mesta.
  2. V razdelku Uporabniki in dovoljenja kliknite Zahteve in vabila za dostop.
  3. V razdelku Povabila za zunanje uporabnike poiščite osebo, kateri želite preklicati povabilo za pridružite mestu, nato pa kliknite Odpri meni.
  4. V oknu z lastnosti kliknite Umik.

Če je zunanji uporabnik že sprejel povabilo in ga želite odstraniti z mesta, lahko to storite tako, da ga odstranite iz SharePointove skupine z dovoljenji, ki ste ji dodelili uporabnika. Oseba v organizaciji, ki ima dovoljenja skrbnika storitve Office 365 ali skrbnika storitve SharePoint Online, jih lahko odstrani tudi s seznama uporabnikov okolja. Če želite več informacij, si oglejte članke v razdelku Upravljanje zunanje skupne rabe.

Na vrh strani Na vrh strani

Onemogočanje anonimne povezave za gosta

Ko je dokument v skupni rabi prek povezave za gosta, lahko to vidite v oblačku dokumenta.

Pogovorno okno »Lastnosti«, ki prikazuje, da je dokument v skupni rabi s povezavo za gosta.

Če želite preklicati dostop do dokumenta, ki je bil dan v skupno rabo s povezavo za gosta, onemogočite povezavo.

  1. Pojdite v knjižnico, ki vsebuje dokument, za katerega želite odstraniti povezavo za gosta.
  2. Pokažite na dokument in kliknite Odpri meni.
  3. Kliknite s povezavo za gosta v povedi Odprto za vse s povezavo za gosta.
  4. Ob spletnem naslovu povezave za gosta kliknite gumb Onemogoči.
  5. Ko se prikaže vprašanje, ali želite to povezavo onemogočiti, kliknite Onemogoči povezavo.
    Pogovorno okno z vprašanjem, ali želite onemogočiti povezavo za gosta za dokument, ki je bil dan v skupno rabo, tako da ne bo več deloval.

Ko osebe zunaj organizacije želijo dostopiti do vsebine prek povezave za gosta, se prikaže sporočilo, da ne morejo dostopati do vsebine.

Na vrh strani Na vrh strani

Upravljanje zunanje skupne rabe

Skrbniške nastavitve zunanje skupne rabe se razlikujejo glede na to, kaj omogoča naročnina na paket storitve Office 365 organizacije. Če želite več informacij o izklopu ali vklopu funkcije zunanje skupne rabe ali drugih možnostih konfiguracije funkcije, si oglejte naslednje teme:

Če organizacija uporablja Office 365 Small Business, si oglejte Upravljanje skupne rabe z zunanjimi uporabniki.

Če organizacija uporablja enega od paketov Office 365 za velika poslovna okolja, si oglejte Upravljanje zunanje skupne rabe za okolje SharePoint Online.

Če želite več informacij o nastavljanju in upravljanju zahtev za dostop do mest, si oglejte Nastavljanje in upravljanje zahtev za dostop.

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
SharePoint Online Enterprise (E1 in E2), SharePoint Online Enterprise (paket E3 in E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business, Skrbniško središče za SharePoint