Načrtovanje vsebine na mestih

Če ste odgovorni za načrtovanje vsebine v SharePoint Onlineu, se morda sprašujete, kje začeti ali kako prilagoditi mesta tako, da bodo ustrezala vašim zahtevam. V tem članku so predstavljena nekatera najpomembnejša priporočila, ki jih je treba upoštevati pri načrtovanju strukture in vsebine za mesta. Informacije vam bodo prišle prav tudi takrat, ko se boste odločali, katere funkcije vsebine boste potrebovali, da boste izpolnili poslovne cilje.

V tem članku


Kakšno vrsto vsebine boste uporabljali na mestih

Lastnikom mest priporočamo, da ustvarijo osnovni načrt za vsebino, ki jo bodo vključili na ta mesta. Cilj načrtovanja vsebine je, da ugotovijo:

  • Katere vrste vsebine bodo ustvarili.   Z vrstami vsebine lahko prilagodite, kako obravnavate določene vrste vsebine in ji sledite.
  • Katere vrste metapodatkov (stolpcev mesta) bodo povezali s temi vrstami vsebine.   Metapodatki so informacije, ki pomagajo opisati in razvrstiti vsebino.
  • Katere vrste naborov izrazov želijo ustvariti in katere stolpce z upravljanimi metapodatki želijo povezati z vrstami vsebine.   S stolpci z metapodatki lahko zagotovite, da so določene vrste vsebine vedno razvrščene na različne načine.
  • Katere vrste pravilnikov za upravljanje informacij želijo konfigurirati za vrste vsebine.   S pravilniki lahko določite način, kako so obravnavane vrste vsebine, na primer čas hranjenja vsebine.
  • Katere vrste seznamov ali knjižnic želite ustvariti in z njimi organizirati vsebino.   S knjižnicami lahko shranite dokumente in druge datoteke, medtem ko lahko s seznami sledite opravilom ali težavam.

Vaša organizacija bo to vrsto načrtovanja morda izvedla na osrednjem mestu (zlasti za vrste vsebine). V številnih primerih boste morali tesno sodelovati s skrbnikom zbirke mest in skrbnikom SharePoint Onlinea, saj boste morali zaradi načrtovanja vsebine funkcije konfigurirati na različnih ravneh.

Ali morate določiti vrste vsebine

Vrste vsebine omogočajo uporabnikom mest, da z ukazom Nov element ali Nov dokument na seznamu ali v knjižnici hitro ustvarijo posebne vrste vsebine. Vrste vsebine so uporabne, ker lastnikom mest ponujajo način za zagotavljanje dosledne vsebine na več mestih. Vrste vsebine omogočajo tudi, da je na enem samem seznamu ali v knjižnici več vrst elementov ali dokumentov. Lastniki mest lahko vnaprej konfigurirajo določene podrobnosti o vsebini, če nastavijo vrste vsebine za mesto, seznam ali knjižnico.

Spustni meni iz menija »Nov dokument«, ki prikazuje vrsto vsebine »Prodajna pogodba«.

Lastniki mest lahko določijo vrste vsebine za elemente seznama, dokumente ali mape. V storitvi SharePoint Online za Office 365 Enterprise je prek nastavitev za vrsto vsebine mogoče določiti:

  • stolpce (metapodatke), ki jih želite dodelite tem vrstam elementov (vključno s stolpci z upravljanimi metapodatki),
  • obrazce po meri: nove, za urejanje in prikaz, ki jih želite uporabljati z vrsto vsebine,
  • poteke dela, ki so na voljo za elemente te vrste vsebine,
  • rešitve ali funkcije po meri, ki so povezane z elementi te vrste vsebine,
  • pravilnike za upravljanje informacij, ki so povezani z elementi te vrste vsebine;
  • podokno s podatki o dokumentu, ki je prikazan v združljivih programih sistema Microsoft Office za elemente te vrste vsebine, in
  • predlogo dokumenta za nove elementi te vrste (le vrste vsebine dokumenta).

Določitev vrste vsebine za nekaj vsebine bo morda uporabna, če vsebina izpolnjuje katerega koli od teh pogojev:

Če je izpolnjen ta pogoj: Bodo vrste vsebine morda uporabne v teh primerih:
Imate določene vrste dokumentov, ki so v standardni obliki zapisa ali jih uporabljate za določen namen, in želite, da so dosledni v celotni organizaciji. Vrste vsebine mesta za te vrste dokumentov konfigurirajte na ravni mesta najvišje ravni, da bodo na voljo za uporabo na vseh podmestih. Tako boste vsem uporabnikom v organizaciji omogočili dosledno ustvarjanje teh dokumentov.
Imate določene predloge, ki jih morajo uporabniki uporabljati za določene vrste dokumentov. Te predloge dokumentov dodajte ustreznim vrstam vsebine, da bodo predlogo uporabljali vsi novi dokumenti, ustvarjeni iz vrste vsebine.
Obstaja standardni nabor podatkov, ki jim želite slediti za določene vrste dokumentov ali elementov. Vrsti vsebine dodajte stolpce, v katerih boste sledili tem podatkom. Če so nekateri podatki še posebej pomembni, označite te stolpce kot obvezne. Pri konfiguraciji vrste vsebine lahko navedete tudi privzete vrednosti za določene stolpce.
Obstaja določeni poslovni proces, ki določa, kako so določene vrste dokumentov vedno obravnavani ali pregledani. Priporočamo, da konfigurirate poteke dela za določene vrste vsebine. S poteki dela lahko upravljate poslovne procese, kot je na primer pregled ali odobritev dokumenta.

Ko se odločite, za katero vsebino boste morda določili vrste vsebine, razmislite, kje želite določiti vrste vsebine. Če vrste vsebine mesta določite na ravni mesta najvišje ravni v zbirki mest, bodo na voljo širšemu krogu uporabnikov, ki jih bodo lahko znova uporabljali na seznamih ali v knjižnicah na vseh podmestih mesta najvišje ravni. Posamezni lastniki mest lahko za svoja mesta določijo vrste vsebine mesta, vendar bodo te vrste vsebine na voljo za uporabo na seznamih in v knjižnicah le na tem mestu in vseh mestih pod njim. Poleg tega lahko omogočite skupno rabo vrste vsebine v zbirkah mest storitve SharePoint Online, tako da določeno mesto označite kot osrednje mesto za objavljanje vrst vsebine. Če organizacije objavijo vrsto vsebine, lahko dosledno upravljajo vsebino in metapodatke na vseh svojih mestih, ker je vrste vsebine mogoče ustvarjati in posodabljati na osrednjem mestu, posodobitve pa objaviti v več naročniških zbirkah mest.

Načrtovanje vrste vsebine bo preprostejše, če ustvarite preglednico ali tabelo, v katero navedete informacije, ki jih želite vključiti pri določanju vrst vsebine. Začnete lahko na primer tako, da ustvarite osnovno tabelo, ki je podobna spodnji tabeli, in jo nato prilagodite tako, da vključuje vse dodatne informacije, ki jim morda želite slediti, na primer mesta ali skupine, ki bodo uporabljale vrste vsebine:

Nova vrsta vsebine Nadrejena vrsta vsebine Stolpci Predloga dokumenta Poteki dela Pravilniki za upravljanje informacij
Navedite ime vrste vsebine, ki jo želite ustvariti. Navedite nadrejeno vrsto vsebine, na podlagi katere bo ustvarjena vsebina. Navedite novi ali obstoječi stolpec, ki ga želite dodati vrsti vsebine. Navedite, ali bo z vrsto vsebine povezana predloga dokumenta. Navedite, ali bodo z vrsto vsebine povezani morebitni poteki dela. Navedite pravilnike za upravljanje informacij, ki morda veljajo za to vrsto vsebine.

Če želite več informacij o delu z vrstami vsebine, si oglejte Ustvarjanje ali prilagajanje vrste vsebine.

Na vrh strani Na vrh strani

Katere vrste programčkov želite dodati?

Priporočamo vam, da ne načrtujete le vrst vsebine, ampak razmislite tudi o drugih vrstah informacij, ki bodo shranjene na mestih, ali vrstah opravil, ki jih bodo osebe v organizaciji uporabljale za upravljanje mest. Tako boste lahko načrtovali različne vrste programčkov, ki jih boste morda dodali na mesta, da bi omogočili lažji začetek dela. Če na primer veste, da potrebujete mesto za shranjevanje dokumentov, potem dodajte knjižnico dokumentov. Če veste, da morate slediti pomembnim datumom, dodajte koledar.

Ni vam treba takoj dodati vseh programčkov, ki jih boste morda potrebovali v prihodnje. Lastniki mesta lahko programčke kadar koli dodajajo in jih odstranjujejo skladno s potrebami podjetja. Toda če takoj na začetku začnete razmišljati o tem, kako želite prilagoditi vsebino na mestih, bodo mesta takoj uporabna za uporabnike.

SharePoint Online vključuje vdelane programčke, ki so uporabni za številne različne poslovne potrebe, na primer za shranjevanje in upravljanje dokumentov, vodenje projektov in sledenje projektom ter sporočanje. Na mesto lahko dodate več primerkov te vrste programčkov. Na mesto lahko dodate tudi programčke neodvisnih izdelovalcev, ki jih kupite v Trgovini SharePoint.

Če želite več informacij, glejte Dodajanje programčka na mesto in Nakup programa v Trgovini SharePoint.

Na vrh strani Na vrh strani

Kako bodo uporabniki iskali vsebino in dostopali do nje

Nekaj časa posvetite načrtovanju, kako bodo uporabniki mest iskali in uporabljali vsebino na mestih storitve SharePoint Online. S tem načrtovanjem se boste lažje odločili, kako konfigurirati krmarjenje in iskanje za spletno mesto skupine in njegova podmesta.

Katera mesta želite vključiti v globalno krmarjenje

Krmarjenje boste lažje načrtovali, če ustvarite diagram mest v hierarhiji mest. Če ste že ustvarili diagram pri načrtovanju mest, lahko začnete s tem diagramom in ga spremenite, tako da vanj vključite vsa podmesta spletnega mesta skupine. Priporočamo vam, da vključite tudi vse pomembne sezname ali knjižnice na spletnem mestu skupine in njegovih podmestih. Tako boste lažje takoj prepoznali pomembna ciljna mesta, ki jih uporabniki morda želijo najti, če za izhodišče uporabijo domačo stran mesta najvišje ravni.

Na SharePointovih mestih je v zgornji vrstici s povezavami na voljo nekaj, kar se imenuje globalno krmarjenje. Ta zgornja vrstica s povezavami je prikazana na vrhu vseh strani na mestu, in sicer pod naslovom mesta.

Krmarjenje na vrhu mesta

Vsako mesto privzeto uporablja svoje krmarjenje na vrhu mesta. Na mestih pa lahko omogočite dedovanje krmarjenja na vrhu mesta od nadrejenega mesta, tako da je izkušnja krmarjenja po mestu enaka za vsa mesta. Konfigurirate lahko mesta, ki so prikazana na vrhu krmarjenja. Če želite v krmarjenje mesta vdelati povezave do zunanjih virov, lahko vključite tudi povezave do drugih spletnih naslovov. Če želite več informacij o prilagajanju krmarjenja na vrhu mesta, glejte Prilagajanje krmarjenja na mestu skupine.

.

Če je v zbirki mest veliko podmest, vam priporočamo, da ne razkrijete vseh v zgornji vrstici s povezavami, saj bi bilo lahko preobremenjujoče za uporabnike mesta. Vendar pa uporabnikom tudi ne onemogočite, da bi lahko odkrili pomembna mesta ali vsebino. Uporabite diagram s hierarhijo mesta, da določite najpomembnejša mesta, ki jih želite razkriti v globalnem krmarjenju.

Na vrh strani Na vrh strani

Kako se bodo uporabniki pomikali po mestih

Poleg zgornje vrstice s povezavami je na mestih na levi strani prikazan tudi element krmarjenja, imenovan »hitri zagon«.

V podoknu »Hitri zagon« so po navadi prikazane povezave, ki veljajo za trenutno mesto, v njem pa lahko označite najbolj pomembno vsebino.

Nedavna povezava v vrstici za hitri zagon prikaže nedavno ustvarjene strani, sezname in knjižnice

Tako kot zgornjo vrstico s povezavami lahko tudi podokno »Hitri zagon« prilagodite tako, da vanj dodate povezave do seznamov in knjižnic na mestu oziroma jih iz njega odstranite. Povezave lahko tudi združite pod naslove po meri. Če se odločite, da bodo vsa podmesta podedovala globalno krmarjenje, morajo lastniki mest prilagoditi krmarjenje v podoknu »Hitri zagon«, ker bo to glavni način, na katerega bodo uporabniki iskali vsebino na mestu, ko ga obiščejo. Če podmesta ne bodo podedovala globalnega krmarjenja od mesta najvišje ravni, bodo uporabniki lahko na podmestu uporabljali tako zgornjo vrstico s povezavami kot tudi podokno »Hitri zagon«, da bi poiskali vsebino na njem.

Na vrh strani Na vrh strani

Kako se bodo uporabniki pomikali po seznamih ali knjižnicah

Če nameravate v storitvi SharePoint Online omogočiti uporabo funkcij upravljanih metapodatkov za ustvarjanje naborov izrazov, ki jih lahko sodelavci mesta uporabljajo za označevanje vsebine z upravljanimi izrazi, boste lahko uporabljali dodatne možnosti, s katerimi boste izboljšali možnost odkrivanja vsebine na mestih. Če želite uporabnikom olajšati iskanje vsebine na velikih seznamih in v knjižnicah, konfigurirajte krmarjenje z metapodatki. Krmarjenje z metapodatki omogoča uporabnikom dinamično filtriranje in iskanje vsebine na seznamih in v knjižnicah, in sicer prek uporabe drevesnega kontrolnika hierarhije krmarjenja v različnih filtrih v pogledu, ki temeljijo na metapodatkih. Filtre ključev lahko uporabljate skupaj s hierarhijo krmarjenja, da natančneje opredelite seznam prikazanih elementov.

Kontrolnik krmarjenja z metapodatki

Če želite več informacij o konfiguraciji krmarjenja z metapodatki ali delu z upravljanimi metapodatki, glejte Uvod v upravljane metapodatke.

Na vrh strani Na vrh strani

Na kaj morate paziti pri načrtovanju iskanja

Kot SharePoint Onlineov skrbnik lahko izkušnjo iskanja za uporabnike prilagajate s skrbniško stranjo za iskanje v skrbniškem središču SharePoint. Prilagajanje vključuje opredelitev upravljanih lastnosti, ki omogočajo iskanje, v shemi iskanja, določanje visokokakovostnih strani za izboljšanje ustreznosti, upravljanje pravil poizvedb in virov rezultatov ter odstranjevanje posameznih rezultatov. Poleg tega lahko z ogledom poročil o uporabi in iskanju ocenite morebitne spremembe.

Spremembe, ki jih naredite na skrbniški strani za iskanje, veljajo za celotno okolje SharePoint Onlinea (najemnik), lahko pa prilagodite tudi le iskanje na ravni zbirke mest in na ravni mesta.

Kako postane vsebina na voljo v iskanju

Storitev iskanja izvede iskanje po vsebini storitve SharePoint Online vsakih pet minut. Ko je element dodan na mesto storitve SharePoint Online, je indeksiran in prikazan med rezultati iskanja šele po določenem času. Ta čas je odvisen od trenutnih dejavnosti uporabnika. Opravila, kot so selitev mesta, nadgradnja in vzdrževanje, povečajo obremenitev cevovoda za indeksiranje. Novi vsebinski elementi bi morali biti prikazani v rezultatih iskanja v eni uri.

Če želite več informacij o konfiguraciji iskanja, glejte Pregled skrbništva za iskanje v storitvi SharePoint Online.

Na vrh strani Na vrh strani

Kaj morajo uporabniki narediti z vsebino

Priporočamo vam, da v postopek načrtovanja vsebine vključite tudi določena vprašanja o uporabi vsebine, saj boste z odgovori na ta vprašanja lažje ugotovili, kako je treba konfigurirati določena mesta, sezname ali knjižnice in katere določene funkcije bodo uporabniki morda morali uporabljati v povezavi z vsebino.

Priporočamo vam tudi, da si ogledati zahteve za programsko opremo za Office 365 za podjetja, tako da boste lahko pričakovali, ali bodo določeni uporabniki naleteli na težave pri delu z vsebino v storitvi SharePoint Online glede na konfiguracijo njihovih lokalnih računalnikov.

Vprašanja, na katera poiščite odgovore: Priporočamo, da pri konfiguraciji vsebine:
Ali morate slediti različicam določenih vrst dokumentov ali elementov seznama?
  • Omogočite shranjevanje različic za te sezname ali knjižnice.
  • Zahtevate, da je dokumente ali elemente pred spreminjanjem treba rezervirati.
Ali bodo uporabniki potrebovali možnost za hkratno delo ali sodelovanje v določenih vrstah dokumentov?
  • Omogočite soavtorstvo za ustrezne knjižnice, da zagotovite podporo za sodelovanje.
Ali je treba določene vrste vsebine odobriti, preden do njih omogočite dostop širšemu krogu uporabnikov?
  • Omogočite odobritev vsebine za knjižnice ali uporabite poteke dela za upravljanje odobritve.
Ali za določene vrste dokumentov veljajo posebni poslovni procesi oziroma interaktivni poteki dela?
  • Za vrste vsebine, uporabljene v teh dokumentih, ali za knjižnice, v katerih bodo shranjeni ti dokumenti, ustvarite ali konfigurirate poteke dela.
Ali boste za vodenje ali upravljanje procesov uporabljali sezname?
  • Za procese, kot sta na primer sledenje težavam in upravljanje težav, ustvarite ali konfigurirajte poteke dela, ki temeljijo na seznamih.
Ali bo na mestih občutljiva vsebina, do katere je treba omejiti splošni dostop?
  • Za shranjevanje občutljive vsebine ustvarite določena mesta ali knjižnice, ki so konfigurirane z enoličnimi dovoljenji.
  • Za sezname ali knjižnice, v katerih bo shranjena občutljiva vsebina, uporabite upravljanje pravic do informacij. Če želite več informacij, glejte Uporaba upravljanja pravic do informacij za seznam ali knjižnico.
  • Za zbirke mest z občutljivo vsebino je priporočljivo izklopiti zunanjo skupno rabo. Če želite več informacij, glejte Upravljanje zunanje skupne rabe za okolje SharePoint Online.
  • Uporabite dovoljenja na ravni elementa, če je treba dostop omejiti le do določenih elementov.
  • Uporabite ciljno občinstvo za prikaz različne vsebine različnim uporabnikom.
  • Izključite določene sezname ali knjižnice iz kazala iskanja.
Ali bo treba vsebino upravljati kot zapise, torej nadzorovati dolžino hranjenja, preden poteče?
  • Svetujemo, da ustvarite središče z zapisi, lahko pa nastavite tudi upravljanje zapisov na mestu uporabe.
Ali lahko organizacija prejme zahtevo, da pošlje dokumente e-odkrivanja, ki bodo uporabljeni pri sodni obravnavi ali policijski preiskavi?
  • Svetujemo, da nastavite središče e-odkrivanja, kjer boste upravljali vsebino za sodne primere in preiskave.
Ali bodo uporabniki prejemali posodobitve o spremenjeni vsebini?
  • Omogočite vire RSS za najpomembnejše sezname in knjižnice.
Ali bodo uporabniki na mestih objavljali zbirke podatkov programa Microsoft Access?
  • Zagotovite, da so storitve Access Services ustrezno omogočene in konfigurirane za mesto.
Ali bodo uporabniki na mestih objavljali delovne zvezke programa Microsoft Excel?
  • Zagotovite, da so storitve Excel Services ustrezno omogočene in konfigurirane za mesto.
Ali bodo uporabniki delali z videi, slikami ali zvočnimi datotekami ter upravljali informacije o teh datotekah?
  • Svetujemo, da nastavite knjižnico sredstev, ki je vnaprej konfigurirana za uporabo posebnih funkcij, s katerimi upravljate sredstva obogatenih predstavnosti, npr. slikovnih, zvočnih in videodatotek.
Ali bodo uporabniki objavljali diagrame programe Microsoft Visio kot spletne risbe?
  • Zagotovite, da so storitve Visio Services ustrezno omogočene in konfigurirane za mesto.
Ali bodo uporabniki ustvarjali rešitve, ki temeljijo na obrazcih?

Na vrh strani Na vrh strani

Kako bo vsebina upravljana v življenjskem ciklu

Pri načrtovanju vsebine za mesta ne pozabite na življenjski cikel te vsebine. Ne pozabite torej na ta vprašanja:

  • Kako in zakaj bo ta vsebina najverjetneje ustvarjena? Ali bo na primer ustvarjena za zagotavljanje podpore uradnim dobavljivim predmetom ali pa med vsakdanjim delom in sodelovanjem?
  • Kako dolgo bodo uporabniki morali dostopati do vsebine?
  • Za koliko se bo vsebina med uporabo povečala ali spremenila?
  • Kdaj je uporabniki ne bodo več aktivno uporabljali?
  • Kaj se mora zgoditi z vsebino, ko je uporabniki ne bodo več aktivno uporabljali?
  • Ali obstajajo poslovni razlogi ali predpisi, zakaj je določene vrste vsebine morda treba ohraniti po obdobju aktivne uporabe?

Z odgovori na ta vprašanja ne boste samo lažje načrtovali in nadzorovali shranjevanja, ampak tudi lažje sprejeli ukrepe, na primer pravilnike o poteku, ki ji boste morda morali izvajati pri upravljanju zapisov.

Če želite več informacij, glejte Izbira načina shranjevanja in upravljanja zapisov in Izvajanje upravljanja zapisov. Glejte tudi Pravilniki o zaprtju mesta.

Na vrh strani Na vrh strani

Nazaj na Priročnik za načrtovanje za SharePoint Online za Office 365 Enterprise in Midsize

 
 
Velja za:
SharePoint Online Enterprise (E1 in E2), SharePoint Online Enterprise (paket E3 in E4), SharePoint Online Midsized Business, Skrbniško središče za SharePoint