Načrtovanje mest in upravljanje uporabnikov

Če nadzirate upravljanje zbirke mest ali mest za SharePoint Onlineovo okolje v organizaciji, boste v tem članku našli podatke o nekaterih ključnih opravilih in konceptih načrtovanja trajnostnega pristopa k upravljanju mest in uporabnikov.

V tem članku


Upravljanje mest in zbirk mest

Zbirka mest je skupina SharePointovih mest, ki imajo istega lastnika in enake nastavitve skrbništva, kot so na primer dovoljenja. Zbirke mest so hierarhične in imajo vedno mesto na vrhnji ravni in mesta pod to ravnjo.

Hierarhični diagram zbirke mest, ki prikazuje mesto na najvišji ravni in podmesta.

Spletno mesto skupine in mesta, ki jih ustvarite pod to ravnjo, so na voljo le uporabnikom, ki jih povabite, tako da jim podelite dovoljenja do spletnega mesta. S spletno stranjo se lahko organizacija, skupina ali ekipa poveže med seboj in sodeluje na dokumentih in drugih datotekah, pošilja obvestila, načrtuje sestanke, vzdržuje opravila, sledi elementom težav ali dejanj, shranjuje podatke v sezname in tako naprej. Na spletnem mestu skupine lahko iz predlog mesta, ki so na voljo, ustvarite tudi različna podmesta.

Upravljanje zbirke mest

V večji organizaciji SharePoint Onlineovo okolje običajno vključuje več zbirk mest s številnimi podmesti. Zato boste morda želeli dodeliti upravljanje mest ali zbirk mest različnim osebam v organizaciji. Z modelom SharePointovih dovoljenj lahko dodelite dovoljenja različnim vlogam, znanim kot skrbnik zbirke mesta, lastnik mesta, in drugim vlogam, o katerih boste izvedeli več v nadaljevanju.

Kot skrbnik zbirke mest imate za to zbirko mest raven dovoljenja Poln nadzor, kar pomeni, da lahko za katero koli mesto v zbirki mest dodajate, brišete ali spreminjate nastavite. Na teh mestih si lahko tudi ogledate, dodate, izbrišete ali spremenite vsebino.

Običajne odgovornosti skrbnika zbirke mest

Če ste skrbnik zbirke mest za SharePoint Onlineovo mesto, bodo vaše obveznosti morda vključevale to:

  • ste posrednik med uporabniki in skrbnikom za globalno storitev Office 365,
  • odločate, kdo lahko dostopa do pomembne vsebine, shranjene na SharePoint Onlineovih mestih, tako da konfigurirate ravni dovoljenj za zbirko mest,
  • odločate, katere funkcije bodo na voljo osebam, ki bodo uporabljali mesta v vaši zbirki mest,
  • ponujate del tehnične pomoči osebam, ki uporabljajo zbirko mest,
  • izbirate sekundarnega skrbnika zbirke mest za vašo zbirko mest,
  • ustvarjate nova mesta,
  • si ogledujete, brišete in obnavljate elemente iz koša zbirke mest,
  • ustvarjate in prilagajate javno spletno mesto,
  • zagotavljate pomoč pri skrbništvu določenih funkcij, na primer pri:
    • omogočanju ali onemogočanju funkcij zbirke mest,
    • ustvarjanju ali prilagajanju vrst vsebine mest ali
    • nastavljanju območnih nastavitev.

 Opomba    Morda boste morali pri upravljanju zbirk mest sodelovati s skrbnikom za SharePoint Online (če sami niste skrbnik). Če želite več informacij o odgovornostih SharePoint Onlineovega skrbnika, glejte Upravljanje zbirk mest in splošnih nastavitev v skrbniškem središču SharePoint.

Skrbnik za SharePoint Online lahko izvaja ta opravila:

  • ustvarja, briše in ureja zbirke mest,
  • dodeli in nadzira shrambo zbirke mest,
  • omogoči dostop skrbnikom zbirk mest,
  • nastavi privzeto SharePointovo mesto,
  • načrtuje večjezična mesta,
  • upravlja uporabniške profile,
  • načrtuje in ureja funkcije, na primer upravljane metapodatke, in
  • vklopi ali izklopi zunanje skupne rabe.

Običajne odgovornosti lastnika mesta

Če ste lastnik mesta, imate za mesto raven dovoljenja Poln nadzor in vaše odgovornosti bodo morda vključevale to:

  • ustvarjanje in upravljanje mest,
  • upravljanje funkcij in nastavitev mesta, na primer videza in načina delovanja mesta,
  • shranjevanje mesta kot predloge,
  • upravljanje stolpcev mesta in vrst vsebine mesta,
  • brisanje mesta,
  • prilagajanje območnih ter jezikovnih nastavitev,
  • dodajanje programov na mesta.

Na vrh strani Na vrh strani

Kakšne vrste mest potrebujete

Glede na velikost organizacije in količino vsebine, ki jo nameravate imeti na spletnih mestih skupine, vam priporočamo, da ustvarite podmesta za razvrščanje vsebine. Mesta v zbirki mest so razporejena v hierarhijo. To hierarhijo ustvarite, ko ustvarite mesta pod najvišjo ravnjo spletnega mesta. Pod spletnim mestom skupine lahko ustvarite podmesta, pod temi mesti pa lahko ustvarite še dodatna podmesta.

 Opomba    Skrbnik za SharePoint Online ustvari mesto na najvišji ravni zbirke mest in dodeli dodatnega skrbnika zbirke mest. Lastniki mest lahko ustvarjajo podmesta.

Diagram hierarhije mesta

Podmesta lahko razvrščate na več mogočih načinov. Podmesta lahko na primer ustvarite po:

  • skupini ali oddelku,
  • namenu uporabe,
  • kategoriji vsebine,
  • projektu,
  • stranki ali
  • ravni dovoljenja ali občutljivosti (če morate na primer omejiti nekatere podatke, jih lahko vključite le na določeno mesto).

Najprej razmislite, koliko mest želite in kakšno hierarhijo želite uporabiti za razvrščanje mest. Priporočamo vam, da za preglednejše načrtovanje ustvarite diagram hierarhije mesta. Diagram lahko hitro skicirate na papir ali tablo, vendar lahko ustvarite tudi bolj uraden diagram, in sicer z eno od oblik hierarhije, ki so na voljo kot grafika SmartArt v Microsoft Wordu ali Microsoft PowerPointu. S temi oblikami ustvarite diagram, ki ga lahko shranite za poznejšo uporabo in sčasoma tudi spremenite.

Razmislite tudi o namenu posameznega mesta. Na podlagi tega lahko ugotovite, katere predloge mest boste uporabili za ustvarjanje novih mest. SharePoint Online vključuje številne različne predloge mest, med katerimi lahko izbirate pri ustvarjanju novega mesta. Če izberete predlogo mesta, ki je oblikovana za določen namen, lahko uporabnikom omogočite odlično izhodišče za začetek dela. Če želite na primer ustvariti mesto za sklicevanje, na katerem si bodo člani skupine hitro izmenjavali ali posodabljali informacije o projektu, začnite tako, da izberete predlogo »Mesto Wiki«, saj je ta predloga oblikovana za to vrsto sporočil.

Če želite več informacij o načrtovanju vsebine mest, glejte Načrtovanje vsebine na mestih.

 Opomba    Skrbnik za SharePoint Online upravlja osebna mesta (mesta »Moje mesto«). Osebna mesta so zvezdišča, kjer lahko uporabniki vzpostavijo omrežje s sodelavci in sledijo informacijam. Kot skrbnik zbirke mesta ne nadzorujete osebnih mest. Vsak uporabnik je namreč skrbnik svojega mesta »Moje mesto«. Če želite več informacij o načrtovanju mest »Moje mesto«, glejte Upravljanje zbirk mest in splošnih nastavitev v skrbniškem središču SharePoint.

Na vrh strani Na vrh strani

Seznam predlog

V tem seznamu je seznam podprtih predlog mest in opis vsake predloge. Uporabite ga, če se želite odločiti, katere vrste mest so najboljše za vašo organizacijo.

  • Osnovno iskalno središče    Mesto, ki omogoča iskanje. Mesto vsebuje strani za rezultate iskanja in napredna iskanja.
  • Spletni dnevnik Mesto za osebo ali skupino za objavljanje idej, opazovanj in znanj, ki jih obiskovalci lahko komentirajo.
  • Središče za poslovno obveščanje    Mesto za predstavitev vsebine poslovnega obveščanja v SharePoint Onlineu.
  • Mesto skupnosti    Mesto za sodelovanje v razpravah skupnosti.
  • Mesto za odkrivanje Mesto za upravljanje ohranjanja, iskanja in izvoza vsebine za pravne zadeve in preiskave.
  • Dokumentno središče    Mesto v podjetju, kjer lahko središčno urejate dokumente.
  • Iskalno središče za poslovna okolja Mesto za zagotavljanje izkušnje iskanja. Pozdravna stran vključuje iskalno polje z dvema zavihkoma: enim za splošno iskanje in drugim za iskanje informacij o osebah. Dodate ali prilagodite lahko več zavihkov, ki so namenjeni iskanju drugih vrst informacij in rezultatov.
  • Spletno mesto programa Project    Mesto za upravljanje in sodelovanje pri projektu.
  • Središče z zapisi    Mesto, zasnovano za upravljanje zapisov. Upravitelji zapisov lahko konfigurirajo usmerjevalno tabelo, da usmerijo dohodne datoteke na določena mesta. To mesto omogoča tudi upravljanje nastavitev, ali je zapise mogoče izbrisati ali spremeniti, ko so dodani v skladišče.
  • Mesto poteka dela SAP    Mesto poteka dela SAP, ki združuje vsa poslovna opravila uporabnikov. Dodate lahko tudi druge spletne gradnike, povezane s tem potekom dela.
  • Spletno mesto skupine    Mesto za hitro organizacijo, ustvarjanje in skupno rabo informacij v skupini. Ponuja knjižnico dokumentov in sezname za upravljanje objav, elementov koledarja, opravil in razprav.
  • Skladiščenje Visiovih procesov    Mesto za hiter ogled, skupno rabo in shranjevanje Visiovih procesnih diagramov. Ponuja različico knjižnice dokumentov za shranjevanje procesnih diagramov in sezname za urejanje objav, opravil ter pregled razprav.

Na vrh strani Na vrh strani

Upravljanje

Upravljanje je niz pravilnikov, vlog, odgovornosti in procesov, ki vodijo, usmerjajo in nadzirajo sodelovanje proizvodnih in tehničnih oddelkov pri doseganju poslovnih ciljev. Glede na zbirko mest SharePoint Online je lahko načrt upravljanja vodilo pri načrtovanju vlog, odgovornosti in pravilnikov, ki jih potrebujete kot podporo za zbirko mest. To lahko vključuje, vendar ni omejeno na te ugotovitve:

  • Zgradba informacij, vključno s spletnimi stranmi, dokumenti, seznami in podatki
  • Vzdrževanje, vključno z upravljanjem uporabniških računov
  • Pravilniki partnerskega povezovanja in prilagajanja
  • Izobraževanje

Pomembno je, da pripravite načrt vodenja organizacije. Če se udeležite razvoja načrta vodenja, lahko določite lastništvo poslovne in tehnične skupine ter določite, kdo je odgovoren za določena področja sistema. Če želite več informacij o razvijanju načrta vodenja, glejte Najboljše prakse za ustvarjanje in upravljanje spletnih mest skupin.

Na vrh strani Na vrh strani

Upravljanje uporabnikov

 Opomba    Morda boste morali pri upravljanju uporabnikov sodelovati s skrbnikom za SharePoint Online. Skrbnik SharePoint Onlinea na primer upravlja uporabniške profile.

Uporabniški računi v storitvi Office 365

Globalni skrbnik dodaja nove uporabnike v storitev Office 365 tako, da uporabi skrbniško središče za Office 365, ki je portal za upravljanje uporabnikov in konfiguracijo storitev. Pri dodajanju novega uporabnika globalni skrbnik naredi to:

  • določi, ali ta uporabnik lahko dostopa tudi do središča za skrbništvo,
  • nastavi geografsko mesto uporabnika,
  • izbere vrsto uporabniške licence,
  • za uporabnika ustvari uporabniško ime in geslo.

Uporabniki spletnega mesta skupine

Na spletno mesto skupine lahko dodate uporabnike in prilagodite njihova dovoljenja. Ravni dovoljenja in članstvo v SharePointovi skupini je v razdelku Nastavitve. Vendar Office 365 ustvari varnostno skupino, imenovano Vsi, razen zunanji uporabniki, ki zajema vse osebe v imeniku storitve Office 365 (razen oseb zunaj organizacije ali oseb, povabljenih s funkcijo zunanje skupne rabe). Ta varnostna skupina ima samodejno omogočen dostop kot »Član« v SharePoint Onlineu. To pomeni, da uporabniki, ki jih dodate v imenik storitve Office 365, lahko privzeto urejajo mesta, sezname in knjižnice.

Ravni dovoljenja in članstvo v skupini

Ravni dovoljenja so zbirke SharePoint Onlineovih pravic, ki uporabnikom omogočajo, da izvedejo nabor povezanih opravil. V ravni dovoljenja za branje so na primer vključena dovoljenja za ogled in odpiranje elementov ter ogled strani in različic (med drugimi), ki jih uporabniki potrebujejo za ogled strani, dokumentov in elementov na SharePointovem mestu. Dovoljenja je mogoče vključiti v več ravni dovoljenja.

Priporočamo, da posameznim uporabnikom ravni dovoljenj ne dodelite neposredno, saj boste tako morda imeli težave pri sledenju in upravljanju uporabnikov, ki imajo dostop do mest. Včasih je to sicer potrebno, a se tovrstnemu izvajanju izogibajte, da preprečite morebitne zaplete. Dovoljenja raje dodelite skupinam, posamezne uporabnike pa nato dodelite ustreznimi skupinam. V skupini so uporabniki, ki so zaradi lažjega upravljanja dovoljenj določeni na ravni zbirke mest. Vsaki skupini je privzeto dodeljena raven dovoljenja. V nekaterih osnovnih privzetih SharePointovih skupinah so na primer te ravni dovoljenja:

Skupina Raven dovoljenja
Lastniki Poln nadzor
Obiskovalci Branje
Člani Prispevanje

Osebe z dovoljenjem za poln nadzor lahko ustvarjajo skupine po meri.

 Opomba   Ko SharePointovim skupinam dodelite ravni dovoljenja na ravni zbirke mest, mesta in vsebina mest privzeto podeduje te ravni dovoljenj. Ta privzeti način delovanja se imenuje dedovanje dovoljenj. Določite lahko, ali boste nastaviti enolična dovoljenja med ustvarjanjem podmesta ali prekinili dedovanje dovoljenj na mestu, seznamu, v knjižnici ali elementu.

Ker uporabnikova raven dovoljenja določa, kaj lahko uporabnik na mestu vidi in do česa lahko na mestu dostopa, morate dobro razmisliti o njegovem članstvu v skupini. Uporabnik, ki je na primer odgovoren za urejanje in prilagajanje mest, mora biti vsaj član skupine načrtovalcev. Za uporabnika, ki želi le brati in prenašati vsebino, pa je dovolj že, če je član skupine obiskovalcev.

Če želite več informacij o upravljanju uporabnikov in dovoljenje, glejte Uvod: Nadzor dostopa uporabnikov z dovoljenji in Načrtovanje strategije dovoljenj. .

Na vrh strani Na vrh strani

Sekundarni skrbnik zbirke mest

Sekundarnega skrbnika zbirke mest lahko določi skrbnik zbirke mest. Kot skrbnik zbirke mest lahko na strani »Nastavitve« dodate še enega skrbnika zbirke mest ali ga spremenite. Če želite več informacij o tem opravilu, glejte Upravljanje skrbnikov za zbirko mest.

Na vrh strani Na vrh strani

Načrtovanje uporabe funkcij mesta in zbirke mest

Kot skrbnik zbirke mest za SharePoint Online boste morda morali upravljati funkcije na ravneh mest in zbirke mest. Ta opravila lahko vključujejo aktiviranje in deaktiviranje funkcij glede na načrt vodenja. Če želite več informacij, glejte Omogočanje in onemogočanje funkcij zbirke mest. Glejte tudi Upravljanje koža SharePointove zbirke mest.

Na vrh strani Na vrh strani

Nazaj na Priročnik za načrtovanje za SharePoint Online za Office 365 Enterprise in Midsize

 
 
Velja za:
SharePoint Online Enterprise (E1 in E2), SharePoint Online Enterprise (paket E3 in E4), SharePoint Online Midsized Business, Skrbniško središče za SharePoint