To je prvi članek iz priročnika za načrtovanje za SharePoint Online za Office 365 za podjetja. V članku so opisani načrtovanje notranjih zbirk mest za organizacijo in funkcije, ki jih boste morda uporabljali v zbirkah mest. V njem je opisanih tudi nekaj vidikov, ki jih morate upoštevati, preden ustvarite spletno mesto z javnim dostopom.
V tem članku
Komu je namenjen ta članek
Ko se organizacija in njeni uporabniki naročijo na SharePoint Online za Microsoft Office 365 za podjetja, organizacija prejme spletni naslov, prek katerega lahko upravlja uvajanje SharePoint Onlinea. Oseba, ki uporablja ta spletni naslov za dostop do uporabniškega vmesnika SharePoint Onlinea za skrbnike, se imenuje skrbnik za SharePoint Online. Če so vam dodelili to vlogo ali nameravate uvesti SharePoint Online, bo ta članek za vas uporaben. Priporočamo vam, da v načrtovanje uvajanja v SharePoint Online vključite tudi druge sodelavce v organizaciji, ki vam bodo pomagali pri sprejemanju odločitev o funkcijah, dovoljenjih ter upravljanju mest in zbirk mest.
Na vrh strani
Kakšno je delo skrbnika SharePoint Onlinea
Skrbnik SharePoint Onlinea lahko:
- ustvarja, izbriše in obnovi zbirke mest,
- podeli dostop skrbnikom zbirk mest,
- odobri dostop zunanjim uporabnikom in podpornim partnerjem,
- dodeli in nadzira shrambo zbirke mest,
- načrtuje večjezična mesta,
- nastavi uporabniške profile in mesta »Moje mesto«,
- nastavi storitve InfoPath Forms Services za organizacijo in
- konfigurira ter upravlja upravljane metapodatke.
Priporočamo, da nekaterim od teh opravil namenite nekaj pozornosti in načrtovanja. Pri tem si lahko pomagate s tem člankom.
Na vrh strani
Načrtovanje partnerskih rešitev
Ko začnete načrtovanje, razmislite, ali ima organizacija posebne poslovne potrebe, zaradi katerih bi za prilagoditev SharePoint Onlinea morda morali uporabiti storitve ali programe drugih izdelovalcev. Organizacija mora na SharePoint Onlineovo mesto morda na primer preseliti veliko količino vsebine ali veliko uporabnikov. Organizacija ima lahko tudi poslovne procese, za katere potrebujete podporo za sezname, v katerih je omogočena e-pošta. Če bo po vašem mnenju organizacija morda pridobila dodatne prednosti, ki jih ponujajo storitve ali programi drugih izdelovalcev, na spletnem mestu Microsoft Office 365 Marketplace raziščite strokovne storitve in programe, ki jih ponujajo Microsoftovi partnerji. Tu lahko najdete strokovnjake, ki vam bodo pomagali uvesti storitev v oblaku ali prilagoditi Microsoft Office 365 potrebam vašega podjetja. Priporočamo vam, da storitve in rešitve drugih izdelovalcev raziščete na začetku postopka načrtovanja.
Na vrh strani
Načrtovanje ustvarjanja in upravljanja zbirk mest
Skrbniško središče SharePoint Online omogoča, da ustvarite in uredite zbirke mest na enem mestu, vendar vam priporočamo, da pred ustvarjanjem zbirk mest najprej pripravite načrt za njihovo uvedbo.
Zbirka mest je skupina spletnih mest, ki imajo istega lastnika in enake nastavitve skrbništva, na primer dovoljenja. Ko ustvarite zbirko mest, je v zbirki mest samodejno ustvarjeno mesto najvišje ravni. Pod mestom najvišje ravni lahko nato ustvarite eno ali več podmest.
Mesta najvišje ravni in podmesta ponujajo različne ravni nadzora nad funkcijami in nastavitvami mest. S to hierarhijo omogočite uporabnikom, da imajo glavno mesto za delo za celotno skupino ter posamezna mesta za delo in mesta v skupni rabi za stranske projekte. Zbirke mest lahko ločite za različne oddelke ali zunanja spletna mesta, odvisno od velikosti organizacije in njenih poslovnih potreb.
Priporočamo vam, da najprej ocenite vrste mest in zbirk mest, ki jih potrebuje organizacija, in sicer tako, da odgovorite na ta vprašanja.
| Odgovorite na to vprašanje: |
Če želite pomoč pri: |
| Katere vrste vsebine bodo shranjene na mestih? |
Določite skupine v organizaciji, ki uporabljajo podobne vrste vsebine ali predloge mest. Če želite več informacij o načrtovanju predlog mest, glejte Načrtovanje, katero predlogo mesta uporabiti za zbirko mest v nadaljevanju tega članka. |
| Koliko prostora za shranjevanje potrebujete za posamezno zbirko mest? |
Ocenite, koliko zbirk mest boste morda potrebovali oziroma lahko imate. Natančnejše število boste morda lahko določili glede na trenutno porabo datotečnega strežnika ali vrsto vsebine, ki jo bo gostovala zbirka mest. Če želite več informacij o spreminjanju prostora za shranjevanje v zbirkah mest, glejte Spreminjanje shrambe zbirke mest in količinskih omejitev uporabe sredstev v pomoči za SharePoint Online. |
| Ali obstajajo oddelki ali skupine, ki morajo imeti ločene podatke? |
Ustvarite ločene zbirke mest. Dovoljenja, ki jih na primer podelite uporabnikom do podatkov kadrovske službe bodo drugačna od tistih, s katerimi omogočite dostop do trženjskih podatkov. |
| Ali bo organizacija imela spletno mesto z javnim dostopom? |
Izberite ime domene in jo kupite ali uporabite privzeto domeno, ki jo ponuja Office 365. Če želite več informacij, glejte Nastavitev spletnega mesta z javnim dostopom v pomoči za SharePoint Online. |
| Ali potrebujete večjezično podporo? |
Pri ustvarjanju zbirke mest izberite pravilni jezik. Če želite več informacij o načrtovanju mest, na katerih je na voljo več jezikov, glejte Načrtovanje večjezičnih mest v nadaljevanju tega članka. |
| Ali želite, da imajo uporabniki svoja mesta »Moje mesto? |
Načrtujte uvedbo mest »Moje mesto«. Če želite več informacij o načrtovanju mest »Moje mesto«, glejte Načrtovanje mest »Moje mesto« v nadaljevanju tega članka. |
| Ali želite ustvariti in upravljati obrazce po meri ali jih vključiti v poteke dela? |
Načrtujte uvedbo storitev InfoPath Form Services. Če želite več informacij, glejte Načrtovanje storitev InfoPath Forms Services v nadaljevanju tega članka. |
| Ali želite uporabljati metapodatke? |
Izberite osebo, ki bo odgovorna za nastavitev terminologije, uporabljene v organizaciji. Če želite več podatkov o načrtovanju upravljanih metapodatkov, glejte Načrtovanje uporabe upravljanih metapodatkov v nadaljevanju tega članka. |
Upravljanje je nabor pravilnikov, vlog, odgovornosti in postopkov za vodenje, usmerjanje in nadziranje sodelovanja organizacije, da doseže poslovne cilje. Ti cilji se osredotočijo na upravljanje programske opreme in storitve, ki jo ponujate; upravljanje programa in rešitev po meri, ki jih ponujate; in v upravljanje vsebine in podatkov, ki so jih shranili uporabniki v te storitve. Ko načrtujete zbirke mest ne pozabite ne pozabite izdelati načrta za njihovo upravljanje.
Pri načrtovanju strukture in urejanja zbirk mest poiščite odgovore na ta vprašanja.
| Odgovorite na to vprašanje: |
Če želite ustvariti: |
| Ali struktura zbirk mest deluje pozitivno na učinkovitost organizacije? |
Učinkovito zbirko mest sestavljajo skupine posameznikov in skupine s skupnimi cilji. |
| Ali struktura omogoča, da arhitekturi podatkov izpolnjuje zahteve po skladnosti s predpisi, potrebe po zasebnosti ter varnostne cilje? |
Varno mesto, do katerega imajo dostop uporabniki, ki potrebujejo podatke, toda kjer so podatki blokirani pred uporabniki, ki jim podatki niso namenjeni. |
| Kakšno vrsto dostopa do vsebine bodo potrebovali uporabniki? |
Model dovoljenj, ki omogoča dostop za branje, pisanje ali oboje. |
| Morajo imeti uporabniki zunaj podjetja dostop? |
Preverjanje pristnosti za zunanje uporabnike le v tistih zbirkah mest, kjer je to potrebno. Če želite več informacij o omogočanju zunanjim uporabnikom dostop do vaših mest, si oglejte razdelek Skupna raba mesta z zunanjimi uporabniki v spletni pomoči za SharePoint. |
| Kdo bo lahko ustvarjal in upravljal mesta v zbirki mest? |
Upravljani načrt mest, ki so dobro vzdrževana. |
| Katere funkcije in funkcionalnost bodo omogočene za uporabnike? |
Mesta za določena dejanja in programe, na primer za rešitve z osnovnimi varnostnimi omejitvami. |
| Ali bo vsebina rezultatov iskanja pomembna za tiste, ki imajo zbirko mest v skupni rabi? |
Zbirka mest, kjer je vsebina uporabna za osebe, ki imajo mesto v skupni rabi. |
| Kolikšen obseg prilagoditev boste omogočili? |
Rešitev, ki jo je mogoče upravljati in preprosto nadgraditi. |
Če želite poiskati odgovore na zgornja vprašanja, preberite priročnike za načrtovanje in članke iz pomoči za SharePoint Online, ki se nanašajo na upravljanje dovoljenj. Pomembno je, da pred pripravo okolja razumete, kakšno vrsto dostopa želite omogočiti notranjim in zunanjim uporabnikom.
Skrbnik za SharePoint Online naj pred nameščanjem zbirk mest in omogočanjem ustvarjanja mest sodeluje s posamezniki v organizaciji in skupaj z njimi poišče odgovore na ta vprašanja. Skrbnik lahko:
- ustvarja, briše in obnovi zbirke mest,
- nastavi količinske omejitve za zbirke mest,
- ustvari javno mesto,
- dodeli dovoljenja skrbnikom zbirke mest,
- določi, ali bo zunanjim uporabnikom dovolil dostop do zbirke mest,
- konfigurira druge funkcije, opisane v tem članku.
Vnaprejšnje načrtovanje lahko igra pomembno vlogo pri tem, kako se izkaže izvedba mest na dolgi rok. Če želite izvedeti več o načrtovanju mest in zbirk mest, preberite razdelek 2. Korak: Načrtovanje mest in upravljanje uporabnikov v tem priročniku.
Na vrh strani
Načrtovanje, katero predlogo mesta uporabiti za zbirko mest
Pri ustvarjanju zbirke mest ali mest v zbirki mest, SharePoint ponudi možnost, da izberete predlogo mesta. Predloga mesta je vnaprej zapolnjena s seznami, knjižnicami, stranmi in z drugimi elementi ali funkcijami, ki podpirajo potrebe organizacije. Ko s predlogo ustvarite novo zbirko mest ali mesto, lahko mesto začnete uporabljati takoj ali ga prilagodite, da bo ustrezal zahtevam ekipe, dogodka ali večje organizacije.
Preden ustvarite zbirko mest, priporočamo, da razmislite, kako boste uporabljali mesta, saj bo vsako mesto podedovalo lastnosti izbrane predloge za zbirko mest. Morda se boste odločili za več zbirk mest, ki za različne projekte ali namene uporabljajo različne predloge mest.
Pri nastavljanju mest v SharePoint Onlineu lahko izbirate med več različnimi predlogami. Če si želite ogledati opis posamezne predloge, glejte Predogled predlog mesta v pomoči za SharePoint Online.
Več podatkov o predlogah mest najdete v poglavju 2. korak: Načrtovanje mest in upravljanje uporabnikov tega priročnika.
Na vrh strani
Načrtovanje prostora za shranjevanje, ki jo boste dodelili zbirkam mest
Ko organizacija kupi SharePoint Online, dobi dodeljeni prostor za shranjevanje glede na število kupljenih uporabniških licenc in vrsto kupljene sheme Office 365. Skupna količina prostora za shranjevanje je združena, tako da lahko določite, koliko prostora za shranjevanje boste namenili posamezni zbirki mest (najmanj 50 MB).
Ko dodelite prostor za shranjevanje novi zbirki mest, se prikaže skupna količina prostora za shranjevanje, dodeljene vaši organizaciji, in koliko skupne količine prostora za shranjevanje je dodeljene novim zbirkam mest. Ko nastavite količino prostora za shranjevanje za zbirko mest, jo pozneje lahko po potrebi vedno povečate.
Z orodji v SharePoint Onlineu ocenite količino prostora za shranjevanje, uporabljeno v posamezni zbirki mest, in nastavite opozorilo, ko se zbirka mest približuje omejitvi dodeljenega prostora za shranjevanje.
Če ugotovite, da organizaciji primanjkuje prostora za shranjevanje, lahko:
- zmanjšajte količino vsebine na SharePoint Onlineovih mestih,
- izbrišete eno ali več zbirk mest ali
- pri Microsoftu ali ponudniku kupite več prostora za shranjevanje.
Priporočamo, da nadzirate količino uporabljenega prostora in s skrbniki zbirk mest in lastniki mest nastavite smernice ter pravilnike glede morebitnih omejitev velikosti datotek, ki jih morda želite nastaviti v organizaciji.
Če želite več informacij o nastavitvi omejitev in opozoril za shrambo, glejte Spreminjanje shrambe zbirke mest in količinskih omejitev uporabe sredstev v pomoči za SharePoint Online.
Brisanje in obnavljanje zbirk mest
V košu lahko skrbnik SharePoint Onlinea obnovi izbrisane zbirke mest, če niso bile v košu več kot 30 dni. Po 30 dneh v košu se zbirka mest samodejno trajno izbriše. S košem pridobite čas, v katerem se prepričate, da zbirka mest ne vsebuje podatkov, ki jih vaša organizacija potrebuje.
Na vrh strani
Načrtovanje omogočanja zunanjim uporabnikom dostop do vaših spletnih mest
S SharePoint Onlineom lahko sodelujete z uporabniki zunaj vaše organizacije tako, da jim zagotovite dovoljenje za dostop do virov na notranjih mestih. Ti uporabniki se imenujejo zunanji uporabniki. Če želite zunanjim uporabnikom omogočiti dostop do mesta, morate najprej omogočiti možnost Upravljanje skupne rabe po e-pošti v skrbniškem središču za SharePoint. Ko omogočite to nastavitev v skrbniškem središču za SharePoint Online, zagotovi skrbnik SharePoint Onlinea vsakemu skrbniku zbirke mest možnost, da omogoči zunanjo skupno rabo na svojem mestu.
Nato lahko skrbniki zbirk mest omogočijo Povabila za zunanje uporabnike za svoje zbirke, na podlagi katerih lahko lastniki mest in načrtovalci omogočijo zunanjim uporabnikom dostop do njihovih mest tako, da jim pošljejo e-poštno povabilo. Uporabniki se lahko prijavijo na mesto na enega od treh načinov: z e-poštnim naslovom, ki je povezan z Microsoftovim računom, naslovom Hotmail, Live ali MSD, s poverilnico Microsoft Online Services ID (če je njihovo podjetje naročeno na storitev Microsoft Online Services). Povabilo po enkratni uporabi poteče. Ko postane zunanji uporabnik član ali obiskovalec mesta, je mogoče tega uporabnika dodati poljubnemu mestu v poljubni zbirki mest v okolju.
Pomembno je, da razumete delovanje te funkcije, saj jo je mogoče znotraj okolja omogočiti in onemogočiti na treh različnih nivojih. Vsako mesto je smiselno, odvisno od tega, ali je bil uporabnikom že zagotovljen dostop.
Če želite več informacij o zagotavljanju dostopa zunanjim uporabnikom, si oglejte razdelek Skupna raba mesta z zunanjimi uporabniki v spletni pomoči za SharePoint.
Na vrh strani
Načrtovanje večjezičnih mest
Z večjezičnim uporabniškim vmesnika (paketom MUI) si lahko uporabniki ogledajo mesta ali spletne strani v jeziku, ki ni nastavljen privzeto. Paket MUI ni orodje za prevajanje, spremeni le jezik uporabniškega vmesnika za privzete elemente vmesnika. Uporabniški vmesnik mesta se sklicuje na elemente na zaslonu, ki jih uporabite za interakcijo s SharePointom, na primer menije, elemente krmarjenja in koša.
Z večjezičnim uporabniškim vmesnikom lahko v drugih jezikih prikažete te elemente uporabniškega vmesnika:
- naslov in opis mesta,
- SharePointove privzete menije in dejanja,
- privzete stolpce,
- stolpce po meri (seznam ali spletno mesto),
- povezave v vrstici za krmarjenje in
- storitve upravljanjih metapodatkov.
Ko uporabnik uporabi večjezični uporabniški vmesnik, se uporabniški vmesnik spremeni le zanj in ne vpliva na to, kako je spletno mesto prikazano drugim uporabnikom. Prav tako je vsa vsebina spletnega mesta (ne pa tudi elementi uporabniškega vmesnika), ki je bila ustvarjena v privzetem jeziku, uporabljenem na spletnem mestu, še vedno prikazana v privzetem jeziku.
Večjezični uporabniški vmesnik je privzeto omogočen v skrbniškem središču za SharePoint Online. Toda če večjezični uporabniški vmesnik uporabite za zbirko mest, ga mora omogočiti skrbnik zbirke mest. Za zbirko mest in mesta se morate z lastniki mest vnaprej dogovoriti, kateri privzeti jezik boste uporabljali, kajti ko ga enkrat določite, jezika ni mogoče več spremeniti. Ko ustvarite zbirko mest, je pomembno, da potrdite, ali so področne in območne nastavitve mesta pravilne. Če na primer ustvarite mesta v francoščini, bodo področne nastavitve vedno nastavljene na francoščino, tudi če ste v Kanadi. Zato vam ne glede na izbrani jezik priporočamo, da preverite, ali je področna kot tudi območna nastavitev pravilna za vašo lokacijo.
Morda boste želeli preveriti, ali so nastavitve za zbirke mest, ki so jih za vas ustvarili vnaprej, natančne. Takšne zbirke mest so na primer »Moje« in »Zvezdišče vsebine«.
Če želite več informacij o večjezičnih mestih, glejte Uvod v večjezične funkcije v spletni pomoči za SharePoint Online.
Na vrh strani
Načrtovanje spletnega mesta z javnim dostopom
Kot skrbnik SharePoint Onlinea lahko ustvarite eno spletno mesto z javnim dostopom, do katerega lahko dostopijo uporabniki zunaj vaše organizacije in s katerim lahko organizacijo oglašujete, posredujete podatke za stik ter strankam ali partnerjem omogočite, da najdejo podatke o izdelkih in storitvah. Pri nastavitvi spletnega mesta ste pozvani k vnosu ime domene, ki je spletni naslov, s katerim bodo uporabniki dostopali do spletnega mesta. Obdržite lahko privzeto ime, ki ga ponudi Microsoft, ali pa izberete ime po meri, ki je v lasti vaše organizacije.
Varnost Če uporabite ime domene po meri, javno mesto namesto protokola HTTPS uporablja protokol HTTP. Podatki, poslani s protokolom HTTP, niso šifrirani, kar pomeni, da si lahko podatke, poslane na mesto in iz njega, ogledajo tudi drugi uporabniki. Vsa druga SharePoint Onlineova mesta za Office 365 za podjetja uporabljajo protokol HTTPS, vključno z javnim mestom, če je konfigurirano s privzetim spletnim naslovom.
Če želite omogočiti delovanje svoje domene v SharePoint Onlineu, morate upoštevati več dejavnikov in izvesti več korakov:
- Biti morate lastnik imena domene Ime domene je organizacija morala kupiti, registrirano pa more biti z registratorjem domene.
Več informacij o nastavitvi javnega mesta in ustvarjanju zapisa CNAME najdete v članku Nastavitev spletnega mesta z javnim dostopom.
Na vrh strani
Načrtovanje uporabniških profilov
Pripravite načrt načina uporabe in upravljanja uporabniških profilov v organizaciji in šele nato prilagodite mesta in vsebino v organizaciji. V SharePoint Onlineu so podatki o uporabnikih v organizaciji shranjeni v uporabniških profilih. Imeniška storitev Office 365 pošlje podatke o SharePoint Onlineovih profilih med načrtovano enosmerno sinhronizacijo. Uporabniki lahko profile urejajo tudi ročno, po navadi na strani »Moj profil«.
Uporabniški profili prepoznajo povezave med uporabniki, na primer skupne vodje, delovne skupine, članstvo v skupini in mesta. V uporabniških profilih so tudi podatki o zanimanjih uporabnikov, s funkcijo iskanja oseb pa pomagajo uporabnikom poiskati strokovnjake za teme z določenega področja.
Uporabniški profili so več kot le skupine uvoženih lastnosti in lastnosti po meri o uporabnikih v organizaciji. Lastnosti je mogoče uporabiti tudi za prikaz podatkov o medsebojnih odnosih v organizaciji. Ti odnosi lahko spodbujajo učinkovitejše sodelovanje s sodelavci in skupinami. Podvrste profila lahko uporabite, če želite za drugo skupino uporabnikov ustvariti drugačen nabor lastnosti. Ustvarite lahko na primer podvrsto, ki kategorizira uporabnika kot pripravnika ali redno zaposlenega.
Na vrh strani
Načrtovanje lastnosti uporabniških profilov
Pri načrtovanju uporabniških profilov morate določiti obvezne podatke o uporabnikih. Ti podatki so shranjeni v lastnostih uporabniškega profila. Nastavitve zasebnosti in pravilnika v organizaciji urejajo vrsto podatkov o profilu, ki si jih uporabnik lahko ogleda. Nastavitve zasebnosti nastavi lastnik podatkov, nastavitve pravilnika pa nastavi organizacija.
Pri načrtovanju uporabniških profilov morate upoštevati več dejavnikov:
- Ali privzete lastnosti ustrezajo potrebam ali je treba ustvariti nove? Določiti morate, katere lastnosti boste uporabili za osnovne uporabniške profile, ki temeljijo na tistih, ki so pomembni v organizaciji. Lastnosti so pomembne pri iskanju uporabnikov, ustvarjanju občinstva, ki ga uporabite pri določanju vsebine, in uveljavljanju odnosov med sodelavci in delovnimi skupinami.
- Za katera območja v organizaciji potrebujete različne podvrste uporabniških profilov? Ali morate podvrste uporabniških profilov na primer ustvariti za redne zaposlene, zaposlene za določen čas ali za pripravnike?
Privzete lastnosti uporabniških profilov SharePoint Onlinea ponuja nabor privzetih lastnosti uporabniških profilov. Te lastnosti in pravilnike, ki veljajo zanje, preglejte, preden se odločite, kaj boste spremenili, katere lastnosti boste ohranili ali odstranili in katere dodatne lastnosti boste ustvarili. Nekatere od teh lastnosti uporabniških profilov je mogoče poiskati s funkcijo iskanja oseb, nekatere pa je mogoče replicirati v vseh zbirkah mest.
Dodatne lastnosti profila Privzetim lastnostim uporabniških profilov je mogoče dodati lastnosti, ki sledijo ključnim podatkom, ki drugače niso na voljo. Te lastnosti so lahko na primer cela števila, nizi, nabori izrazov in tako naprej. Ustvarite lahko na primer lastnost profila z imenom »najljubši hobi« in ga povežete z naborom izrazov »hobiji« iz storitve za upravljane metapodatke. Uporabniki, ki posodobijo profile, lahko izberejo enega od izrazov v naboru izrazov »hobiji« kot vrednost za njihov najljubši hobi. Če želite več podatkov o naborih izrazov storitve za upravljane metapodatke, glejte razdelek Načrtovanje uporabe upravljanih metapodatkov, ki bo prikazan pozneje v tem članku.
Načrtujte, da boste dodali lastnosti na ravni storitve uporabniškega profila ali zbirke mest, odvisno od poslovnih potreb, ki ste jih prepoznali pri prejšnjem načrtovanju. Ključne poslovne potrebe pogosto naslovite tako, da ustvarite nove lastnosti, ki uporabnike povezujejo s pomembnimi poslovnimi procesi. Iskanje lahko nato uporabi te lastnosti, da poišče uporabnike, funkcije prilagoditev pa, da usmerijo vsebino do uporabnikov. Ni nujno, da so lastnosti prikazane v javnih profilih ali mojih mestih in so uporabne pri iskanju ali prilagajanju, ne da so pri tem prikazane v javnih profilih ali mojih mestih.
Če želite omejiti obseg načrtovanja, se osredotočite na dodajanje lastnosti, ki omogočajo ključne poslovne potrebe ali scenarije za zbirke mest. Če se pomembna lastnost ne osredotoča na določene scenarije, počakajte, da se med običajnim operacijam prepozna določena potreba, namesto da nameravate dodati lastnost samo zato, ker mislite, da jo boste morda potrebovali.
Članstvo in sodelavci Odnosi med različnimi uporabniki v organizaciji so prikazani na javni strani profila za posameznega uporabnika. V odnose spadajo članstva na mestih (globalni pogled vseh članstev za posameznega uporabnika) in sodelavce. V SharePoint Onlineu so v uporabniške profile vključeni podatki o članstvih na mestih za uporabnikov le, če pripadajo privzeti skupini članstev mesta.
Sodelavci lahko vključijo neposredne sodelavce, kot so vodje, enakovredni sodelavci in neposredna poročila. Organizacije s ključnimi odnosi med različnimi skupinami uporabnikov, vodij ali drugih uporabnikov bodo morda za določene skupine želele dodati osebe na sezname sodelavcev.
Če želite več informacij o upravljanju uporabniških profilov, glejte Upravljanje uporabniških profilov in Dodajanje, urejanje ali brisanje lastnosti uporabniškega profila ali profila organizacije.
Na vrh strani
Načrtovanje pravilnikov uporabniških profilov
Pravilniki so nabori pravil, ki jih skrbniki dodelijo uporabnikom ali skupinam uporabnikov. Skrbniki lahko s temi pravili določijo nastavitve zasebnosti, ki so povezane z določeno lastnostjo profila, zato pravilniki določajo, katere podatke si uporabniki lahko ogledajo v profilih drugih uporabnikov. Pravilniki pa skrbnikom omogočajo tudi, da določijo, ali uporabnik lahko preglasi te privzete nastavitve zasebnosti.
Pravilnike začnete načrtovati tako, da najprej ocenite trenutno vidnost podatkov o uporabnikih v organizaciji. Nekateri podatki o posameznih uporabnikih morajo ostati zasebni. Druge podatke pa lahko in jih morate dati v skupno rabo z drugimi uporabniki, da spodbudite sodelovanje. Manj strogi pravilniki omogočajo uporabnikom, da si pogosteje ogledajo javne profile, kar vpliva na pogostost posodabljanja uporabniških profilov. V organizacijah z veliko uporabniki lahko pogosto posodabljanje negativno vpliva na učinkovitost delovanja in načrtovanje zmogljivosti.
SharePoint Online ponuja nabor pravilnikov, ki jih je mogoče konfigurirati, za pomoč skrbnikom pri urejanju podatkov, da so ti na voljo in tako zadostijo potrebam organizacije. Organizacija lahko prav tako ustvarijo in uvedejo funkcije pravilnika po meri in tako zadovoljijo določene potrebe. Preden naredite načrt za uvedbo najboljše kombinacije pravilnikov, morate pregledati potrebe sodelovanja v organizaciji.
S temi vprašanji boste lažje določili, kateri pravilniki so ustrezni za vašo organizacijo:
- Katere lastnosti bi morale biti obvezne? Nekatere lastnosti – denimo ime računa, prednostno ime, službeni telefon, oddelek, naslov in službeni e-poštni naslov – so privzeto obvezne in jih ni mogoče preglasiti ali jih spremeniti. V večini organizacij so te lastnosti ključni načini za omogočanje sodelovanja in razvijanja odnosov v organizaciji. SharePoint Online jih mnogo uporablja, da omogoči druge funkcije, na primer sodelavce in občinstvo.
- Katere lastnosti naj bodo vsem vidne? Nekatere lastnosti so privzeto prikazane vsem, vendar pa je občutljive podatke mogoče konfigurirati tako, da so prikazani le nekaterim uporabnikom. Podjetje z veliko zaposlenimi na terenu se lahko na primer odloči, da mora biti številka mobilnega telefona prikazana vsem. Druge organizacije pa se lahko odločijo, da številke telefonov, ki niso službene, ostanejo zasebne.
- Katere lastnosti lahko spreminjajo uporabniki? Nekatere lastnosti so lahko na voljo, ne da bi bilo za to uporabnikom treba navesti podatke ali omogočiti, da se izvede določeno dejanje. Nekateri uporabniki morda ne želijo samodejne populacije seznamov s sodelavci. Drugi uporabniki želijo na primer spremeniti privzeto nastavitev vidljivosti za lastnost.
Pri načrtovanju nastavitve pravilnika lastnosti upoštevajte te dejavnike:
| Pogoj |
Onemogočite lastnost |
Lastnost naj bo izbirna |
Lastnost naj bo obvezna |
| Lastnost uporabljajo ključne uporabniške funkcije. |
|
|
X |
| Lastnost je povezana s ključnimi poslovnimi podatki programov. |
|
|
X |
| Lastnost bo v uporabi, ko ustvarite občinstvo. |
|
|
X |
| Skrbniki za SharePoint Online pričakujejo dosledne in pomenljive vrednosti lastnosti. |
|
|
X |
| Lastnost bo redko v uporabi. |
X |
|
|
|
Lastnost bo odvrnila pozornost od pomembnejših lastnosti.
Opomba: Spremenite lahko nastavitve zaslona za lastnosti, da jih skrijete pred uporabniki, ki si ogledujejo javne profile, stran »Urejanje podrobnosti« ali spletni gradnik mojih sodelavcev
|
X |
|
|
| Odločite se, da ponudite privzete vrednosti za lastnosti, a obenem želite, da uporabniki lahko odstranijo podatke ali če želite uporabnikom omogočiti, da ponudijo pomembne vrednosti za lastnost. |
|
X |
|
Ko načrtujete privzete nastavitve vidljivosti, upoštevajte te dejavnike:
| Pogoj |
Dejanje |
| Lastnost želite uporabiti pri iskanju, tako da uporabnike lahko najdete pri iskanju lastnosti. |
Nastavite pravilnik o privzetem dostopu za vse.
Opomba: Lastnosti z bolj omejenim dostopom iskanje ne bo uporabilo.
|
| Lastnost je uporabna za delovne skupine in druge oddelke v organizaciji in nima občutljivih podatkov. |
Lastnost naredite vidno vsem. |
| Lastnost je uporabna predvsem za sodelovanje znotraj takojšnje delovne skupine ali z določeno skupino posamezno izbranih sodelavcev. |
Lastnost naredite vidno le sodelavcem. |
| Lastnost ima občutljive ali osebne podatke. |
Lastnost naredite vidno le takojšnjemu vodji, ali v nekaterih primerih, le posameznemu uporabniku.
Pomembno: Različne organizacije in regije imajo morda različna merila za osebne podatke. Če ima vaša organizacija mesta v številnih državah ali regijah, se seznanite z zakoni in predpisi glede zasebnosti v vseh državah ali regijah.
|
Če želite več informacij o upravljanju pravilnikov za uporabniške profile, glejte Upravljanje uporabniških profilov.
Na vrh strani
Načrtovanje občinstva in ciljne vsebine
Občinstva so del storitve uporabniškega profila, ki organizacijam omogoča prikaz vsebine ciljnim uporabnikom glede na njihov naziv ali opravilo. Občinstva je mogoče opredeliti z eno od teh komponent ali s kombinacijo teh komponent: članstvom na seznamu prejemnikov ali v varnostni skupini sistema Windows, mestom v strukturi poročanja v organizaciji ali z javnimi lastnostmi v uporabniških profilih. Ciljno vsebino je mogoče prikazati tudi s SharePointovimi skupinami, s katerimi je vsebino mogoče prikazati v spletnih gradnikih.
Ne pozabite, da so podatki o občinstvu zbrani po razporedu, ki ga ni mogoče nadzirati prek SharePoint Onlinea. To pomeni, da informacije morda niso vedno posodobljene.
Načrtovanje ključnih občinstev Pri načrtovanju občinstev pri prvi uvedbi morate poiskati najmanjši mogoči nabor ključnih občinstev glede na potrebe po vsebini v organizaciji, arhitekturo informacij na mestu in v zbirkah mest ter uporabnike, ki so povezani s posamezno zbirko mest. Priporočamo vam, da pri načrtovanju občinstev pri prvi nastavitvi mesta upoštevate ta postopek:
- Zabeležite osnovni namen posamezne zbirke mest in mesta.
- Določite najmanjše število občinstev, ki vam omogoča prikaz ciljne vsebine po potrebi.
- Zabeležite vse obstoječe SharePointove skupine in jih preslikajte v potrebe po občinstvu.
- Določite dodatna občinstva, ki jih je treba opredeliti.
- Določite dodatne SharePointove skupine, ki jih je treba opredeliti.
Ob zaključku postopka načrtovanja občinstva bi morali imeti seznam občinstev, ki izpolnjujejo potrebe skupin uporabnikov, ki uporabljajo posamezno zbirko mest.
Načrtovanje načina prikaza vsebine ciljnim občinstvom Če želite uporabljati občinstva za prikaz ciljne vsebine, se morajo skrbnik SharePoint Onlinea in skrbniki mest odločiti, kateri elementi bodo uporabljeni na posameznem mestu. Skrbnik SharePoint Onlinea in skrbniki mest naj s tesnim sodelovanjem zagotovijo dosledno izkušnjo za občinstva na vseh mestih in v zbirkah mest.
Ko opredelite občinstva, lahko z njimi ciljno vsebino prikažete na več različnih načinov. Za odjemalske programe sistema Microsoft Office 2010 lahko skrbnik SharePoint Onlinea na primer določi povezave, ki so prikazane na mestih v SharePointu, in nastavi občinstva, ki jim je prikazana posamezna povezava. Skrbnik SharePoint Onlinea lahko na spletnih mestih »Moje mesto« nastavi občinstva za povezave krmarjenja na mestu »Moje mesto«, ki so prikazane v zgornji vrstici s povezavami. Skrbniki mest lahko v okolju, v katerem so občinstva konfigurirana, uporabijo spletne gradnike za prikaz ciljne vsebine po občinstvu.
Ciljnim občinstvom lahko prikažete tudi povezave do Officeovih odjemalskih programov, povezave do prilagajanja mesta (povezave krmarjenja na mestu »Moje mesto«), zaupanja vredna gostiteljska mesta na mestu »Moje mesto« in spletne gradnike.
Če želite več informacij o upravljanju občinstev, glejte Upravljanje občinstev.
Na vrh strani
Načrtovanje dodajanja družabnih oznak
Družabne oznake je v SharePoint Onlineu mogoče dodajati kot zaznamke in oznake. Osebe lahko oznake uporabijo za dokumente in strani, ki jim želijo preprosto slediti ali ki bodo po njihovem mnenju zanimivi tudi za druge, uporabite ključne oznake. Zaznamki za druge uporabnike spodbujajo neuradni dialog in preprostejšo komunikacijo med uporabniki.
Oznake so razvrščene v »oblačku oznake« na zavihku »Oznake in zaznamki« na uporabnikovi strani »Moj profil«. Najpogosteje uporabljene oznake so večje kot ostale oznake. Uporabniki si lahko oznake ogledajo in jih filtrirajo na več različnih načinov.
Oznake in zaznamki so prikazani tudi kot dejavnosti na uporabnikovi strani »Moj profil«, dejavnosti pa so prikazane na straneh z virih novic drugih uporabnikov. Če želite več informacij o načinu uporabe oznak in zaznamkov ter o prednostih njihove uporabe, glejte Videoposnetek: Uporaba oznak in zaznamkov za skupno rabo informacij s sodelavci ali Uporaba oznak in zaznamkov za skupno rabo informacij s sodelavci.
Funkcije, s katerimi je mogoče zaščititi osebne in zaupne podatke
V dodajanje družabnih oznak v SharePoint Onlineu so vključene spodaj navedene funkcije, s katerimi lahko uporabniki nadzirajo podatke, ki so v skupni rabi, in tako preprečijo nenamerno skupno rabo rabo osebnih ali zaupnih podatkov.
- Zasebne oznake Uporabnik, ki na spletno stran doda oznako, lahko označi, da je oznaka zasebna. Drugi uporabniki niso obveščeni o tem, da je bila oznaka dodana na spletno stran. Drugi uporabniki si lahko oznako v uporabnikovem oblačku oznake ogledajo le, če je uporabnik, ki je dodal oznako, enako oznako uporabil tudi na drugi spletni strani, ne da bi določil, da je oznaka zasebna.
- Kontrolnik za ocene Kontrolnik za ocene prikaže le skupno oceno elementa, ne prikaže pa uporabnikov, ki so ocenili element, ali posameznih ocen.
- Varnostno rezanje Ko na spletno stran dodate oznako, zaznamek ali oceno, ustvarite dejavnost. Preden SharePoint Online prikaže dejavnost, s komponento, imenovano varnostni prirezovalnik, ugotovi, ali ima trenutni uporabnik dovoljenje za ogled spletne strani, na kateri je bila ustvarjena dejavnost. Če uporabnik nima dovoljenja za ogled spletne strani, SharePoint Online ne prikaže dejavnosti. Nastavitve varnostnega rezanja lahko posodobite v skladu s potrebami organizacije. Varnostno rezanje lahko na primer omejite na preverjanje povezav do enega ali več izbranih mest. Če želite več informacij in si ogledati navodila za upravljanje možnosti varnostnega rezanja, glejte Upravljanje nastavitev mesta »Moje mesto«.
Način prikaza podatkov o družabnih oznakah
Uporabnik si podatke o družabnih oznakah lahko ogleda na te načine:
- Na straneh »Moj profil« in »Moj vir novic« Vsebina, ki je prikazana na straneh »Moj profil« in »Moj vir novic«, je prikazana v skladu z varnostnimi omejitvami uporabnika, ki je obiskal stran, zato si na strani »Moj profil« lahko ogledate vse podatke, katerih lastnik ste. Ko pa obiščete svojo stran »Moj vir novic« ali stran s profilom druge osebe, si lahko ogledate le podatke, za katere imate dovoljenje za ogled.
- Spremljanje Če spremljate oznako, ste obveščeni vsakič, ko nekdo doda oznako na spletno stran. Te obvestila so prikazana v skladu z varnostnimi omejitvami. Dejstvo, da spremljate oznako, je javno. Ko določeno osebo spremenite v sodelavca, ste obveščeni vsakič, ko ta oseba na spletno stran doda oznako, zaznamek ali oceno.
- Spletne strani Ko na spletno stran dodate oznako ali zaznamke, si lahko ogledate oznake in zaznamke, ki so jih na spletno stran dodali drugi uporabniki. Ogledate si lahko vse zaznamke, vendar pa si lahko ogledate le javne oznake.
Priporočila za dodajanje družabnih oznak
Poleg uporabe funkcij za zagotavljanje zasebnosti in varnosti, ki so vključene v SharePoint Online, vam priporočamo, da izvedete tudi te korake:
- Uporabnike obvestite, kateri vidiki njihove dejavnosti dodajanja družabnih oznak so javni in kateri zasebni.
- Pred uvedbo kode po meri se prepričajte, da podatki, ki jih predstavlja, izpolnjujejo standarde za zagotavljanje zasebnosti in varnosti v organizaciji.
- Ko se spremenijo dovoljenja, ki jih potrebujete za dostop do spletnega mesta, naj storitev za iskanje po vsebini znova preišče spletno mesto.
Če želite več informacij o upravljanju družabnih funkcij, vključno z dodajanjem oznak, glejte Upravljanje osebnih in družabnih funkcij ali Omogočanje ali onemogočanje družabnih oznak in tabel za zaznamke za uporabnika ali skupino.
Na vrh strani
Načrtovanje mest »Moje mesto«
Mesta »Moje mesto« so osebna mesta, ki ponujajo številna različna družabna omrežja in funkcije sodelovanja za člane organizacije. Z mesti »Moje mesto« dobijo uporabniki osrednje mesto, kamor lahko shranjujejo pomembne podatke, jih dajo v skupno rabo in jim sledijo. Mesto »Moje mesto« lahko uporabljajo vsi, ki želijo odkriti druge uporabnike, področja strokovnega znanja, projekte in poslovne odnose med njimi. Uporabnik si mesto »Moje mesto« ogleda tako, da v zgornjem desnem kotu poljubne strani klikne ustrezno ime uporabnika in nato še Moje mesto.
Mesta »Moje mesto« omogočajo uporabnikom preprosto skupno rabo podatkov o sebi in delu. Ta skupna raba podatkov spodbuja sodelovanje, krepi in poveča strokovno znanje ter zagotovi ustrezno vsebino osebam, ki si jo želijo ogledati. Vsebino lahko prilagodite za posameznega uporabnika v poljubni organizaciji in omogočite skrbnikom, da nastavijo pravilnike za zaščito zasebnosti.
Čeprav organizacija lahko prilagodi mesta »Moje mesto«, so privzeto razvrščena v tri ločene razdelke:
- Moj vir novic je privzeta stran, ki se prikaže, ko uporabnik obišče svoje mesto »Moje mesto«. Na tej strani so prikazani viri nedavnih dejavnosti, povezani s sodelavci in zanimanji, ki jih izbere uporabnik. Uporabniki lahko prilagodijo vire novic tako, da dodajo ali odstranijo želene sodelavce, navedejo zanimanja in konfigurirajo vrsto dejavnosti, ki jih želijo spremljati (ko na primer sodelavec označi informacije s skupnim zanimanjem).
- Moja vsebina je stran spletnega gradnika, na kateri je prikazana vsebina, ki jo je uporabnik shranil na mesto »Moje mesto«. Na strani »Moja vsebina« je privzeto prikazano levo podokno za krmarjenje s povezavami do uporabnikovih knjižnic dokumentov in slik. Na to stran spletnega gradnika so vključeni spletni gradniki za dokumente v skupni rabi, osebne dokumente in nedavne objave v spletnem dnevniku. Uporabnik lahko prilagodi stran »Moja vsebina« tako, da v območja na strani doda spletne gradnike ali jih iz njih odstrani.
- Moj profil je stran, na kateri je drugim osebam v organizaciji prikazan uporabnikov profil in ki omogoča skupno rabo strokovnega znanja, slik profilov in tako naprej. Strani »Moj vir novic« in »Moja vsebina« sta na voljo le uporabniku, medtem ko je stran »Moj profil« prikazana uporabniku in drugim osebam, ko te osebe obiščejo uporabnikovo mesto »Moje mesto«
Če želite učinkovito načrtovati mesta »Moje mesto«, določite to:
- podatke uporabniškega profila, za katere želite, da so na voljo uporabnikom (kot je opisano zgoraj),
- pravilnike, ki bodo uporabljeni za ogled podatkov uporabniškega profila v javnem profilu (kot je opisano zgoraj),
- uporabnike, za katere želite, da imajo mesta »Moje mesto« in ustrezna dovoljenja za te uporabnike ter
- funkcije mesta »Moje mesto«, ki jih želite omogočiti.
V razdelkih v nadaljevanju najdete navodila za načrtovanje mest »Moje mesto«.
Na vrh strani
Določanje uporabnikov in dovoljenj uporabnikov
Poleg načrtovanja, kateri uporabniki v organizaciji bodo imeli mesto »Moje mesto«, se morate tudi odločiti, katere funkcije mesta »Moje mesto« bodo na voljo uporabnikom, zato poiščite odgovore na ta vprašanja:
- Kdo lahko ustvari mesto »Moje mesto«?
- Kdo lahko ustvarja družabne oznake in opombe?
- Kdo lahko dodaja sodelavce?
Priporočamo, da za upravljanje dovoljenj uporabite varnostne skupine. V spodnji tabeli so navedena navodila za konfiguracijo dovoljenj za družabne funkcije:
| Dovoljenje |
Navodila |
| Ustvari osebno mesto |
Uporabniki s preverjeno pristnostjo lahko privzeto ustvarjajo spletna mesta »Moja mesta«. Zagotovite, da privzeta nastavitev velja za organizacijo. Če želite odobriti dovoljenje »Ustvari osebno mesto« podmnožici uporabnikov v organizaciji, pa uporabite eno ali več varnostnih skupin. |
| Uporabi družabne funkcije |
Uporabniki s preverjeno pristnostjo lahko privzeto dodajajo ocene in družbene oznake dokumentom, drugim elementom SharePoint Onlinea in drugim elementom, na primer zunanjim spletnim stranem in objavam v spletnih dnevnikih. Uporabniki lahko prav tako dodajajo spontana opozorila na strani s profili spletnega mesta »Moje mesto« ali poljubne SharePoint Onlineove strani. Če želite dovoljenje »Uporabi družabne funkcije« podeliti podskupini uporabnikov v organizaciji, uporabite eno ali več varnostnih skupin. |
| Uporabi osebne funkcije |
Uporabniki s preverjeno pristnostjo lahko privzeto urejajo svoje profile, dodajajo ali urejajo sodelavce in članstva. Če želite dovoljenje »Uporabi osebne funkcije« podeliti podskupini uporabnikov v organizaciji, uporabite eno ali več varnostnih skupin. |
Če želite več informacij o upravljanju družabnih funkcij, glejte Upravljanje osebnih in družabnih funkcij.
Načrtovanje funkcij mesta »Moje mesto«
Med funkcije mesta »Moje mesto«, pri katerih morate še posebej paziti, spadajo:
- Vir novic Funkcija vira novic je privzeto omogočena. Funkcijo je treba omogočiti, tako da uporabniki na strani z virom novic na mestu »Moje mesto« lahko spremljajo dejavnosti sodelavcev. V viru novic si lahko ogledajo le dejavnosti, za katere imajo dovoljenja. Ko načrtujete mesta »Moje mesto«, ne pozabite na posledice, ki jih ima funkcija na zasebnost, in jih ublažite glede na svoje zahteve.
- Orodje za oznake in opombe Orodje za oznake in opombe je mogoče vklopiti in ga izklopiti v središču za SharePoint Onlinea, in sicer tako, da uporabite dovoljenje »Uporabi družabne funkcije«. Ta nastavitev velja za uporabnike, ki imajo dovoljenje »Uporabi družabne funkcije«. Uporabniki lahko dodajo oznake ali opombe vsebini tudi izven SharePoint Onlinea, in sicer z orodjem priljubljenega programčka.
- Brskalnik organizacije Brskalnik organizacije je omogočen privzeto. Podatki o organizaciji so uvoženi iz imeniške storitve Office 365. Če si želijo končni uporabniki ogledati brskalnik organizacije, morajo v svojih delovnih postajah imeti nameščen Microsoft Silverlight. Brskalnika organizacije ne morete onemogočiti, lahko pa preprečite njegov prikaz uporabnikom, tako da izbrišete vozlišče organizacije iz podokna »Hitri zagon«, ali tako, da s strani odstranite spletni gradnik.
Pri načrtovanju mest »Moje mesto« morate upoštevati tako prednosti kot posledice uporabe teh funkcij.
Če želite več informacij o upravljanju mest »Moje mesto«, glejte Upravljanje nastavitev mesta »Moje mesto«. Več informacij o upravljanju uporabnikov in dovoljenj uporabnikov najdete v člankih 2. korak: Načrtovanje strani in upravljanje uporabnikov in Upravljanje dovoljenj v pomoči za SharePoint Online.
Na vrh strani
Načrtovanje storitev InfoPath Forms Services
InfoPath Forms Services v Microsoft SharePoint Onlineu omogočajo upodabljanje obrazcev v spletnem brskalniku. Na voljo je kot poslovna funkcija za SharePoint Online. Skrbniki SharePoint Onlinea konfigurirajo nastavitve za storitev InfoPath Forms Services na spletni strani skrbniškega središča za SharePoint Online.
Vsi poslovni procesi vključujejo zbiranje poljubnih podatkov, uspeh poslovnega procesa pa je odvisen od kakovosti in celovitosti podatkov. Če za SharePointove rešitve uporabljate InfoPathove obrazce, zagotovite, da bodo zbrani le veljavni podatki dobre kakovosti. InfoPath 2010 to doseže tako, da vam omogoči standardizacijo, prilagajanje in optimiziranje postopka zbiranja podatkov, ne da bi morali za ta postopek napisati kakršno koli kodo.
Spodaj so navedene nekatere ključne funkcije, ki jih ponuja InfoPath za zagotavljanje celovitosti podatkov:
- Preverjanje veljavnosti podatkov po meri Omogoča, da uporabniki ne morejo pošiljati obrazcev z neveljavnimi podatki.
- Postavitev po meri Če uporabljate več pogledov, lahko poenostavite izkušnjo izpolnjevanja obrazcev, tako da obrazec razdelite na več strani ali ustvarite ločene poglede, optimizirane za določene uporabnike ali opravila. S pogojnim oblikovanjem optimizirate izkušnjo izpolnjevanja obrazcev. V obrazcu lahko na primer prikažete ali skrijete polja glede na vrednosti, ki so jih vnesli uporabniki.
- Podatkovne povezave Povezave drugih virov, na primer do SharePointovih seznamov ali spletnih storitev, omogočajo, da v obrazce vnesete podporne in kontekstne podatke.
Opomba Storitev InfoPath Forms Services dostopa do zunanjih virov podatkov tako, da uporabi dodeljeno identiteto sistema Windows. Zato morajo zunanji viri podatkov biti v isti zbirki ali biti na voljo anonimnim uporabnikom. V nasprotnem primeru ne bo mogoče preveriti pristnosti zunanjih virov podatkov.
Za uvedbo zgoraj navedenih funkcij ne potrebujete kode. Toda če želite v obrazce dodati bolj napredne funkcije, napišite upravljano kodo s programom Visual Studio Tools for Applications (VSTA).
Uvajanje obrazcev
Možnosti objavljanja za obrazce v knjižnici obrazcev so odvisne od tega, ali so v predlogi obrazca upravljana koda, dovoljenja načrtovalca obrazcev, in nastavitve storitev InfoPath Forms Services.
Opomba Če želite objavljati obrazce v SharePoint Onlineu, morate imeti v računalniku nameščen Microsoft Office InfoPath 2010. Predlog obrazcev ne morete objaviti v SharePoint Onlineu iz programa InfoPath 2007 ali starejših različic.
Objavljanje obrazcev za brskalnik brez kode Obrazce za brskalnik brez upravljane kode lahko kateri koli načrtovalec z dovoljenjem za načrtovanje objavi neposredno v SharePoint Onlineu. Načrtovalci obrazcev objavljajo predloge obrazcev z InfoPath Designerjem.
Skrbniki SharePoint Onlinea lahko omejijo možnost objave obrazcev brskalnika v SharePoint Onlineu, tako da v skrbniškem središču za SharePoint Online na strani z možnostmi konfiguracije storitev InfoPath Forms Services onemogočijo objavljanje uporabniških predlog obrazca, ki jih je mogoče uporabiti z brskalnikom. Ta možnost velja le za obrazce v knjižnici obrazcev in omogoča organizacijam, ki želijo bolj usmerjen nadzor nad predlogami obrazcev, da zahtevajo odobritev skrbnika, preden lahko objavijo obrazce, ki jih je mogoče uporabiti z brskalnikom, v SharePoint Onlineu. Ta možnost uporabnikom ne preprečuje objave obrazcev, ki jih je mogoče uporabiti le v programu Filler, v SharePoint Onlineu. Te obrazce lahko izpolnite le z InfoPath Fillerjem.
Objavljanje obrazcev brskalnika s kodo Načrtovalci obrazcev lahko v svoje obrazce dodajo upravljano kodo, in sicer s programom Visual Studio Tools for Applications (VSTA). Visual Studio Tools for Applications je izbirna komponenta za namestitev v namestitvenem programu za InfoPath 2010.
Skrbniki zbirke mest lahko objavijo predloge obrazcev s kodo v knjižnicah obrazcev kot rešitve z osnovnimi varnostnimi omejitvami, če se v zbirki mest izvaja storitev kode z osnovnimi varnostnimi omejitvami storitev Microsoft SharePoint Foundation. Tako lahko načrtovalec obrazcev, ki je skrbnik zbirke mest, objavi obrazce brez odobritve skrbnika SharePoint Onlinea. Rešitve z osnovnimi varnostnimi omejitvami se bodo izvajale v okolju z dostopom do podnabora strežniškega predmetnega modela.
Predlog obrazcev s kodo, ki zahteva popolno zaupanje, da se izvede, ni mogoče objaviti v SharePoint Onlineu.
Izpolnjevanje obrazcev
Ko objavite predlogo obrazca, lahko uporabniki začnejo izpolnjevati obrazce, ki temeljijo na tej predlogi obrazca.
Za izpolnjevanje obrazcev sta na voljo dve glavni okolji – spletni brskalnik in InfoPath Filler. V InfoPath Fillerju je mogoče izpolniti vse obrazce. V spletnem brskalniku pa je mogoče izpolniti le obrazce, ki jih je mogoče uporabiti z brskalnikom.
Skrbniki SharePoint Onlinea lahko onemogočijo upodabljanje obrazcev v spletnem brskalniku, tako da konfigurirajo nastavitve na strani za konfiguracijo storitev InfoPath Forms Service. To velja le za uporabniške predloge obrazcev, objavljene v knjižnici obrazcev, ne pa za predloge obrazcev, ki jih je odobril skrbnik, ali predloge obrazcev, objavljene na seznamih. Če je upodabljanje obrazcev za spletni brskalnik onemogočeno, se obrazci odprejo v InfoPath Fillerju, če je v računalniku uporabnika nameščen InfoPath.
Obrazce za SharePointove sezname je mogoče izpolniti brez povezave v SharePoint Workspaceu. Obrazce v knjižnici obrazcev pa je mogoče izpolniti brez povezave z InfoPath Fillerjem.
InfoPathove obrazce za brskalnik je mogoče gostiti tudi na spletnih straneh, in sicer s spletnim gradnikom za InfoPathove obrazce.
Če želite več informacij o konfiguraciji storitev InfoPath Forms Services, glejte Konfiguracija storitev InfoPath Forms Services.
Na vrh strani
Načrtovanje uporabe storitev za poslovno povezanost
Včasih se zgodi, da vsi podatki, ki jih potrebujete ali s katerimi želite delati, niso shranjeni v zbirkah SharePointovih podatkov. Tudi drugi zunanji programi lahko vsebujejo podatke, ki so pomembni za vaše poslovanje. Storitve za poslovno povezanost (BCS) so bile razvite z namenom združiti te zunanje sisteme v SharePointovem podatkovnem toku v obliki zunanjih seznamov. Uporabniki SharePointovega mesta si lahko podatke iz teh zunanjih sistemov ogledajo na spletni strani, kjer jih lahko uporabijo za branje in pisanje – enako kot kateri koli drug seznam.
S storitvami za poslovno povezanost lahko prenesete podatke na SharePoint Onlineovo mesto iz tega vira:
- spletne storitve Microsoft Windows Communication Foundation (znane tudi kot WCF)
Opomba Pri prenosu podatkov iz drugih zunanjih sistemov bodo morda potrebni vmesni koraki v obliki vnosa kode po meri za spletno storitev WCF. Vendar pa nekatera podjetja objavljajo storitve WCF za širšo uporabo.
Poglejmo si podrobnosti posameznih korakov.
Ustvarjanje ciljnega programa s storitvijo varnega shranjevanja
Najprej morate ustvariti ciljni program, ker poteka izvajanje storitev za poslovno povezanost v SharePoint Onlineu prek tehnologije varnega shranjevanja. Ta korak si lahko predstavljate kot ustvarjanje sredstva, s katerim lahko preslikate skupino računov, ki jih SharePoint pozna in jim zaupa, v račun, ki ga storitve WCF poznajo in mu zaupajo.
Glavni razlog za ustvarjanje povezave s storitvijo za varno shranjevanje je v tem, da so poverilnice za dostop do zunanjega sistema drugačne od poverilnic za dostop do SharePoint Onlinea. Storitev varnega shranjevanja poveže dva sistema (SPO in zunanji sistem) tako, da shrani ustrezno uporabniško ime in geslo za zunanji sistem, članom skupine, ki so določeni v SharePoint Onlineu, pa dovoli uporabo shranjenih poverilnic. Tako bo določeni skupini uporabnikov SharePoint Onlinea zagotovljen dostop do podatkov v zunanjem sistemu.
Storitev varnega shranjevanja odpravi tudi morebitne težave dvojega skoka s preverjanjem pristnosti, saj začne po vaši prijavi SharePoint Online pridobivati podatke iz zunanjih podatkovnih sistemov v vašem imenu. Storitev varnega shranjevanja lahko odpravi potrebo po kompleksnejših oblikah preverjanja pristnosti.
Opomba Dvojni skok se pojavi, ko uporabnik posreduje poverilnice enemu računalniku in jih uporabi za preverjanje pristnosti, nato pa želi pridobiti informacije iz drugega računalnika, kjer mora za dostop do podatkov znova posredovati poverilnice in opraviti preverjanje pristnosti. SharePoint Online lahko odpravi to varnostno težavo tako, da s storitvijo varnega shranjevanja posreduje poverilnice v zunanji podatkovni sistem.
Na vrh strani
Ustvarjanje zunanje vrste vsebine in zunanjega seznama
V SharePoint Designerju lahko ustvarite zunanjo vrsto vsebino in zunanji seznam, s katerim želite prikazati zunanje podatke. Zunanjo vrsto vsebine si lahko predstavljate kot povezavo do zunanjih podatkov, opredeljenih z vrsto vsebine, ki jo želite prikazati. Če se želite na primer povezati s storitvijo WCF, potrebujete zunanjo vrsto vsebine WCF. Med konfiguriranjem zunanje vrste vsebine boste lahko določili vrsto dejanj, ki jih lahko uporabniki izvedejo s podatki. Na primer: lahko berejo in pišejo ali le berejo?
Ko ste konfigurirali zunanjo vrsto vsebine, lahko s programom SharePoint Designer 2010 ustvarite seznam, na katerem bodo prikazani zunanji podatki. Lahko pa zunanji seznam ustvarite tudi znotraj SharePoint Onlineovega mesta skupine. Ta seznam nato prikaže podatke na vašem spletnem mestu za uporabnike mesta, ti pa lahko na podlagi seznama ustvarijo grafikone ali preglednice v Microsoft Office Wordu ali Excelu. To pomeni, da je mogoče zunanje podatke, ki jih potrebujete, prikazati ljudem, ki jih bodo uporabili prek SharePoint Onlinea. Če na primer zunanja vrsta vsebine storitve WCF vključuje podatke o naročilih strank, lahko s storitvijo za poslovno povezanost prikažete podatke na zaščitenem mestu v obliki seznama. Uporabniki mesta lahko tako posodobijo seznam z naročili strank v SharePoint Onlineu neposredno v brskalniku.
Na vrh strani
Dovoljenja za zunanjo vrsto vsebine
Med konfiguriranjem dovoljenj za novo zunanjo vrsto vsebine v skrbniškem središču za SharePoint Online ne pozabite, da morate vsaj enemu računu ali eni skupini dodeliti pravice za nastavljanje dovoljenj. Če nastavljanje dovoljenj za uporabnike ali skupine ni omogočeno, povezave s storitvijo za poslovno povezanost ni mogoče upravljati. Dostop namreč ni nikomur dodeljen privzeto in ko ročno vnesete uporabnika ali skupino, vmesnik vsili zgodnjo dodelitev pravice za nastavljanje dovoljenj kot zaščito pred napakami.
Med prvim konfiguriranjem dovoljenj, značilnih za zunanje vrste vsebine, bodo običajno skrbniškemu središču za SharePoint Online ali skupinam, določenim za upravljanje storitev za poslovno povezanost, dodeljene pravice za nastavljanje dovoljenj ali celo vse pravice, ki so na voljo. Na voljo so ta dovoljenja:
- Urejanje
- Izvajanje
- Na voljo za izbiro med odjemalci
- Nastavljanje dovoljenj
Izmed teh dovoljenj mora biti dovoljenje za urejanje rezervirano in dodeljeno le tistim uporabnikom, ki so bili izbrani posebej za urejanje storitev za poslovno povezanost, ali tistim, ki imajo dostop na ravni skrbnika SharePoint Onlinea. Ne pozabite, da bo imela oseba, kateri boste dodelili pravico do nastavljanja dovoljenj, tudi pravico dodeliti dovoljenje za urejanje ostalim. Imejte to v mislih kot del varnosti, ko boste načrtovali, katere osebe bodo imele dostop do konfiguracije storitve za poslovno povezanost.
Na vrh strani
Načrtovanje uporabe storitve varnega shranjevanja
Kakšen je namen storitve varnega shranjevanja? Ta storitev SharePoint olajša dostop do zunanjih poslovnih podatkov programov. Če želimo razumeti, zakaj storitev varnega shranjevanja nudi to prednost, moramo najprej razumeti, da uporabniško ime in geslo, ki se uporabljata za dostop do zunanjih shramb podatkov, nista nujno enaka kot uporabniško ime in geslo, ki se uporabljata za dostop do SharePoint Onlinea. Ko uporabnik vstopi na SharePoint Onlineovo stran, na kateri so prikazani podatki zunanjega podatkovnega sistema, mora SharePoint ustvariti ločeno zahtevo za pridobivanje podatkov iz zunanjega podatkovnega sistema. Če želimo, da je zahteva za vsebino uspešno izvedena, mora biti to izvedeno s poverilnicami, ki jih zunanji podatkovni sistem pozna. Šele nato lahko SharePoint prikaže podatke zunanjega podatkovnega sistema na strani. Iz tega razloga storitev varnega shranjevanja shrani poverilnice zunanjega podatkovnega sistema.
Storitev varnega shranjevanja je zasnovana tako, da ustvari preslikavo v ozadju med skupino uporabnikov SharePointovega mesta in posameznim uporabnikom, ki ga zunanji podatkovni sistem pozna. Če je storitev varnega shranjevanja pravilno konfigurirana, se zgodi to:
- Preverjanje pristnosti uporabnika poteka prek storitve Internet Information Services (tehnologija spletnega strežnika, na kateri so zasnovane SharePointove tehnologije) do SharePoint Onlinea z veljavnimi poverilnicami.
- Znotraj SharePoint Onlinea storitev varnega shranjevanja uporabi preslikane poverilnice, ki jih je zunanji poslovni program prepoznal, in z njimi upodobi poljubne zahtevane zunanje podatke na mestu za uporabnika s preverjeno pristnostjo.
Dodatna prednost storitve varnega shranjevanja je, da odstrani pozive za preverjanje prisotnosti za uporabnike. Ko se uporabniki pomaknejo na SharePoint Onlineovo stran, s tem vstopijo v zunanje podatkovne sisteme, storitev varnega shranjevanja pa aktivno deluje v ozadju in preverja pravice uporabnika ter posreduje preslikane poverilnice do zunanjih podatkov, ko je to potrebno. Tak način omogoča uporabnikom dostop do zahtevanih podatkov brez vnosa uporabniških imen in gesel, določenih za zunanje programe.
Storitev varnega shranjevanja se uporablja v paketu s storitvami za poslovno povezanost in SharePoint Online.
Na vrh strani
Načrtovanje uporabe upravljanih metapodatkov
Če hierarhične zbirke izrazov, ki jih upravljate na osrednjem mestu (imenovani tudi nabori izrazov), uporabljate kot atribute za elemente na SharePointovih mestih, lahko izboljšate doslednost metapodatkov v vsebini in uporabnikom olajšate odkrivanje vsebine na mestih. Nabore izrazov ustvarjate in urejate z orodjem za upravljanje shrambe izrazov, ki je na voljo v skrbniškem središču za SharePoint Online in na strani »Nastavitve mesta«.
Orodje za upravljanje shrambe izrazov je orodje, ki ga taksonomisti, skrbniki ali drugi posamezniki, ki upravljajo razvrstitve izrazja, uporabljajo za ustvarjanje, uvažanje in upravljanje naborov izrazov ter izrazov znotraj njih. V orodju za upravljanje shrambe izrazov so prikazani vsi globalni in lokalni nabori izrazov, ki so na voljo za zbirko mest, iz katere dostopate do orodja za upravljanje shrambe izrazov.
Če želite načrtovati strategijo uporabe upravljanih podatkov, preberite Načrtovanje izrazov in naborov izrazov. Če želite bolje razumeti upravljane podatke v SharePoint Onlineu, preberite Uvod v upravljane metapodatke.
Naslednji članek v tem priročniku za načrtovanje: 2. korak: Načrtovanje mest in upravljanje uporabnikov.
Glavni članek v priročniku za načrtovanje: Priročnik za načrtovanje za SharePoint Online za Office 365 za podjetja.
Na vrh strani
