Prilagajanje opravil za lažje upravljanje zadolžitev

Če želite bolje upravljati sezname zadolžitev, prilagodite Outlookova opravila. Lahko dodate opomnike, uporabite sledenje stanja, ustvarite ponavljajoče se elemente in razporedite opravila v kategorije.

Kaj želite narediti?


Označevanje opravila kot ponavljajočega

Ponavljajoča se opravila lahko nastavite na določene datume ali pa opravila obnovite ob določenem času med ponavljanji.

PokažiKakšna je razlika med ponavljajočim se in obnovljenim opravilom?

Če imate opravilo z nespremenljivim, rednim časom, kot je pošiljanje poročila šefu vsak petek popoldan, uporabite ponavljajoča se opravila.

Obnovljena opravila so najboljša možnost, če ne želite, da je naslednji opomnik za opravilo nastavljen, preden je prejšnji označen kot dokončan. Če na primer mesečno obnovljeno opravilo označite kot dokončano danes, se bo naslednja ponovitev ustvarila en mesec od danes.


  1. V odprtem opravilu na zavihku Opravilo v skupini Možnosti kliknite Ponavljanje.

Ukaz »Ponavaljanje« na traku

  1. V pogovornem oknu Ponavljanje opravila kliknite pogostost ponavljanja opravila (Dnevno, Tedensko, Mesečno ali Letno), nato pa naredite nekaj od tega:
    • Določanje ponavljanja opravila v rednih intervalih     V razdelku Vzorec ponavljanja izberite možnosti za želeni interval pogostosti. Ne izberite možnosti Obnovi novo opravilo, ker se v tem primeru opravilo ne bo ponavljalo v rednih intervalih.
    • Določanje ponavljanja opravila glede na datum dokončanja    Izberite Obnovi novo opravilo in v polje vnesite čas, po preteku katerega mora biti ustvarjeno novo opravilo.

Pogovorno okno »Ponavljanje opravila«

Na vrh strani Na vrh strani

Dodajanje opomnika

Določite lahko, kdaj se prikažejo opomniki in ali naj se hkrati predvaja tudi zvok.

  1. Naredite nekaj od tega:
  • V pogledu Opravila     Kliknite opravilo, ki mu želite dodati opomnik. Na zavihku Osnovno v skupini Oznake kliknite Nadaljnje delo in nato Dodaj opomnik.

Ukaz »Dodaj opomnik« na traku

Lahko pa tudi z desno tipko miške kliknete opravilo, nato kliknete Nadaljnje delo in nato Dodaj opomnik.

  • V odprtem opravilu     Potrdite polje Opomnik.
  1. Vnesite želeni datum in čas opomnika.
  2. Če želite določiti zvok po meri, ki bo predvajan z opomnikom, kliknite Slika gumba in Prebrskaj, izberite želeno zvočno datoteko ter kliknite Odpri in nato V redu. Tako spremenite zvok opomnika samo za to opravilo.

Na vrh strani Na vrh strani

Sledenje napredku opravila

Sledite lahko napredku pri posameznem Outlookovem opravilu.

  • V odprtem opravilu vnesite ali kliknite želene možnosti v poljih Stanje, Prioriteta in % dokončano.

Polji Stanje in % dokončano sta medsebojno odvisni. Če spremenite vrednost v enem polju, se glede na to vrednost spremeni tudi vrednost v drugem polju.

Stanje % dokončano

Se ni začelo

0

Se izvaja

1–99

Dokončano

100

Čaka na nekoga

0–100

Odloženo

0–100

 Namig    Pošljete lahko e-poštno sporočilo, v katerem je poročilo o stanju v teh poljih. Na zavihku Opravilo v skupini Upravljanje opravil kliknite Pošlji poročilo o stanju. Odpre se novo sporočilo, v katero lahko dodate vse podrobnosti o napredku opravila.

Na vrh strani Na vrh strani

Dodeljevanje barvnih kategorij

Z dodeljevanjem barvnih kategorij lažje sledite podobnim ali povezanim opravilom ali pa opravila povežete z drugimi kategoriziranimi Outlookovimi elementi, kot so stiki ali e-poštna sporočila. Naredite nekaj od tega:

  • V pogledu »Opravila«     Na zavihku Osnovno v skupini Oznake kliknite Kategoriziraj in nato kliknite želeno barvo. Če želite več barvnih kategorij, kliknite Vse kategorije.
  • V odprtem opravilu     Na zavihku Opravilo v skupini Oznake kliknite Kategoriziraj in nato kliknite želeno barvo. Če želite več barvnih kategorij, kliknite Vse kategorije.

Ukaz »Vse kategorije« na traku

Ko prvič uporabite barvno kategorijo, ste pozvani, da izberete ime, ki ima za vas večji pomen.

 Namig    Če želite odstraniti vse barvne kategorije, dodeljene elementu, v odprtem opravilu z desno tipko miške kliknite barvo ali ime barvne kategorije in nato kliknite Počisti »ime kategorije« ali Počisti vse kategorije.

Na vrh strani Na vrh strani

Povezovanje opravil s stikom

Če opravilo vključuje osebo ali podjetje iz stikov, lahko ustvarite povezavo do stika.

 Opomba    Povezave za stike morajo biti vklopljene.

PokažiKako vklopim povezave za stike?

  1. Kliknite zavihek Datoteka.
  2. Kliknite Možnosti.
  3. Kliknite Stiki.
  4. V razdelku Povezovanje potrdite polje Pokaži stike, ki so povezani s trenutnim elementom.

  • V odprtem opravilu na dnu okna kliknite Stiki, kliknite stik in nato V redu.

Na vrh strani Na vrh strani

Označevanje opravil kot zasebnih

  • V odprtem opravilu na zavihku Opravilo v skupini Oznake kliknite Zasebno.

Ukaz »Zasebno« na traku

Sledenje podatkom o kilometrini, urah in obračunu

  • V odprtem opravilu na zavihku Opravilo v skupini Pokaži kliknite Podrobnosti. Vnesite želene podatke v polja.

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
Outlook 2010