Dodajanje, urejanje ali brisanje zapisov

Informacije, ki so v zbirki podatkov shranjene v tabele, v katerih so podatki o določenih predmetih, na primer osnovna sredstva ali stike. V vsakem zapisu v tabeli so informacije o enem elementu, na primer določen stik. Zapis sestavljajo polja, na primer ime, naslov in telefonska številka. Splošno ime za zapis je vrstica, splošno ime za polje pa je stolpec. Microsoft Office Access 2007 vam omogoča dodajanje, urejanje ali brisanje zapisov v tabeli neposredno v pogledu podatkovnega lista (pogled podatkovnega lista: Pogled, v katerem so prikazani podatki iz tabele, poizvedbe, obrazca, pogleda ali shranjene procedure v obliki zapisa s stolpci in vrsticami. V pogledu podatkovnega lista je mogoče urejati polja ter dodajati, brisati ali iskati podatke.). Če ste načrtovali in ustvarili poizvedbo za izbiranje (poizvedba za izbiranje: Poizvedba, ki zastavi vprašanje o podatkih v tabelah in vrne množico rezultatov v obliki podatkovnega lista, ne da bi pri tem spremenila podatke.), si lahko ogledate in pogosto urejate zapise neposredno na podatkovnem listu, ki je rezultat delovanja poizvedbe. Poleg tega lahko na osnovi katere koli tabele ali poizvedbe ustvarite obrazec, ki ga nato uporabite za dodajanje ali urejanje zapisov.

V tem članku


Pregled

Ko iz predloge ustvarite zbirko podatkov, se samodejno ustvarijo tudi začetne tabele, poizvedbe in obrazci. V tem članku je opisano dodajanje, urejanje in brisanje zapisov, ko uporabljate zbirko podatkov, ki ste jo ustvarili iz ene od Accessovih predlog.

Če želite informacije o dodajanju, urejanju in brisanju zapisov iz zbirke podatkov, ki je niste ustvarili iz Accessove predloge, si oglejte te članke:

Če želite informacije o načinu zbiranja in posodabljanja zbirke podatkov z e-poštno funkcijo, si oglejte članek Zbiranje podatkov z e-poštnimi sporočili.

Če se želite izvedeti več o uvozu podatkov v Access, si oglejte te članke:

Če želite izvedeti več o dodajanju novega polja ali stolpca v tabelo, si oglejte članek Vstavljanje, dodajanje ali ustvarjanje novega polja v tabeli.

Na vrh strani Na vrh strani

Dodajanje novega zapisa

Zapis dodate v zbirko podatkov, ko imate nov element za sledenje. Morda želite dodati nov stik v tabelo »Stiki« za novega prijatelja ali kolega, katerega informacije želite zapisati. Ko dodajate nov zapis, Office Access 2007 doda zapis na konec tabele.

Če želite dodati zapis, morate najprej odprizbirniku zapisov poiščite zapiseti tabelo ali obrazec. Včasih se obrazec odpre samodejno, ko odprete program. Ko odprete zbirko podatkov, ustvarjeno iz predloge stikov, se obrazec za seznam stikov odpre samodejno. Obrazec za seznam stikov je začetni obrazec za zbirko podatkov stikov.

Obrazec za seznam stikov

Ti odseki razlagajo načine, na katere lahko s pogledom podatkovnega lista ali pogledom obrazca dodate nov zapis.

Uporaba začetnega obrazca predloge

Ko iz Accessove predloge ustvarite zbirko podatkov, se ob prvem zagonu običajno naloži zagonski obrazec. Če ustvarite zbirko podatkov iz predloge stikov, se naloži zagonski obrazec za seznam stikov. Zagonski obrazec naj bi bil zagonska točka za krmarjenje in uporabo zbirke podatkov. Veliko teh predlog, vendar ne vse, omogočajo klik gumba za dodajanje novih zapisov v zagonski obrazec. Na obrazcu za seznam stikov je gumb Nov stik, obrazec za seznam zadev ima gumb Nova zadeva.

Obrazec za seznam stikov z obkroženim gumbom »Nov stik«

Ko kliknete gumb, se odpre obrazec, v katerega lahko vnesete ustrezne informacije. Če kliknete gumb Nov stik, se odpre obrazec za podrobnosti o stikih.

Dodajanje zapisa z gumbom »Novo«

  1. Kliknite Gumb »Microsoft Office« Slika gumba in nato Odpri.
  1. V pogovornem oknu Odpiranje izberite in odprite zbirko podatkov.
  2. Ko se pojavi zagonski obrazec, kliknite gumb za dodajanje novega zapisa.

V obrazcu za seznam stikov kliknite Nov stik. Odpre se obrazec za podrobnosti o stiku.

  1. Izpolnite obrazec. Informacije vnesite v vsako polje – za premik v naslednje polje pritisnite TAB, za premik v prejšnje polje pa SHIFT+TAB.

 Opomba   Če želite v polju, ki podpira več vrstic besedila, na primer besedilno polje ali polje za zapiske, začeti novo vrstico, pritisnite CTRL+ENTER. Če potrebujete več prostora za urejanje, lahko odprete polje Povečava. Če želite odpreti polje Povečava, kliknite polje, ki ga želite urediti. Kazalec mora biti v polju, ki ga izberete. Nato pritisnite SHIFT+F2.

  1. Ko končate vnašanje zapisov, kliknite V redu za shranjevanje podatkov ali Shrani in novo za dodajanje dodatnih zapisov, kjer je to mogoče.

Če uporabljate obrazec za seznam stikov, lahko nov zapis dodate tako, da kliknete Dodaj iz Outlooka in nato izberete stik iz adresarja programa Microsoft Office Outlook 2007.

Dodajanje zapisa z gumbom »Dodaj iz Outlooka«

V nekaterih predlogah je gumb Dodaj iz Outlooka, ki omogoča dodajanje zapisov iz adresarja programa Office Outlook 2007. Ta gumb je funkcija določenih predlog in ni privzeto na voljo v novih obrazcih ali tabelah, ki jih ustvarite.

  1. Kliknite Dodaj iz Outlooka.
  2. Če se pojavi pogovorno okno Izbira profila , v polju Ime profila izberite ime profila in kliknite V redu.

 Opomba   Morda se bo pojavilo pogovorno okno, v katerem bo pisalo: Program poskuša odpreti e-poštne naslove, ki so shranjeni v Outlooku. Ali želite to dovoliti? Če tega ne pričakujete, gre morda za virus, zato izberite »Ne«. Povsem običajno je, da se to pogovorno okno prikaže po kliku gumba Dodaj iz Outlooka, zato ni priporočljivo klikniti Ne. Če želite izbrati več stikov, lahko označite potrditveno polje Dovoli dostop za in določite kratko časovno obdobje, na primer 5 minut. To Outlooku sporoči, da za določen čas dovoli dostop do shranjenih e-poštnih naslovov. Ko končate, kliknite Da.

  1. V pogovornem oknu Izberite imena, ki jih želite dodati dvokliknite imena, ki jih želite dodati, in nato kliknite V redu.

Imena so dodana v obrazec.

Shranjevanje zapisa o stikih v Outlookov adresar

V nekaterih predlogah je gumb Ustvari Outlook stik, ki omogoča shranjevanje zapisa kot stik v Outlookov adresar. Ta gumb je funkcija nekaterih predlog in ni privzeto vključen v obrazec ali tabelo, ki jo ustvarite.

  1. Kliknite Ustvari Outlookov stik.
  2. Če se pojavi pogovorno okno Izbira profila, izberite ime profila v polju Ime profila in kliknite V redu.
  3. Outlook odpre nov obrazec za stike, kjer so podatki iz izbranega zapisa. Preverite podatke v novem obrazcu za stike in naredite potrebne spremembe ali dodajte manjkajoče.
  4. Na kartici Stiki novega obrazca za stike v skupini Dejanja kliknite Shrani in Zapri.

V nekaterih predlogah je na traku, ki je del uporabniški vmesnik Microsoft Office Fluent, prikaže ukaz Shrani kot Outlookov stik, ki omogoča shranjevanje zapisa stika v Outlookov adresar. Ta ukaz je funkcija nekaterih predlog in je na voljo le, kadar uporabljate tabelo, v kateri so shranjeni e-poštni naslovi, ali kadar v zbirki podatkov, ustvarjeni na osnovi določenih predlog, uporabljate poizvedbo oziroma obrazec, ki ste ga ustvarili na osnovi te tabele.

  1. Izberite zapis, ki ga želite shraniti kot Outlookov stik.
  2. Na kartici Osnovno v skupini Zapisi kliknite Več in nato Shrani kot Outlookov stik.
  3. Če se pojavi pogovorno okno Izbira profila, izberite ime profila v polju Ime profila in kliknite V redu.
  4. Outlook odpre nov obrazec za stike, kjer so podatki iz izbranega zapisa. Preverite podatke v novem obrazcu za stike in naredite potrebne spremembe ali dodajte manjkajoče.
  5. Na kartici Stiki novega obrazca za stike v skupini Dejanja kliknite Shrani in Zapri.

Dodajanje zapisa zagonskemu obrazcu

V določenih primerih (odvisno od uporabljene predloge) lahko informacije vnašate neposredno v zagonski obrazec. Access največkrat prikaže vse obstoječe informacije na podatkovnem listu. V izbirniku zapisov je tik pod zadnjo vrstico podatkov prikazan prazen zapis z zvezdico (*). V zapis vnesite informacijo, ki se začne z zvezdico. Vsem poljem so dodeljene privzete vrednosti, zato bo nov zapis prikazan skupaj s privzetimi vrednostmi, ki so že dodeljene. Če se želite hitro pomakniti v nov zapis na koncu tabele, kliknite gumb za krmarjenje Nov (prazen) zapis ali Nov zapis v skupini Zapisi na kartici Osnovno.

  1. Kliknite Gumb »Microsoft Office« Slika gumba in nato Odpri.
  1. V pogovornem oknu Odpri izberite in odprite zbirko podatkov.
  2. Če v zagonskem obrazcu ni obstoječih podatkov, ko se ta pojavi, informacije vnesite v nov, prazen zapis. Če so v obrazcu obstoječe informacije, naredite nekaj od tega:
    • Na zavihku Osnovno v skupini Zapisi kliknite Nov.
  • Če je na voljo, kliknite Nov (prazen) zapis.
  • V izbirniku zapisov poiščite zapis z zvezdico in vanj vnesite informacije.
  1. Izpolnite zapis. Informacije vnesite v vsako polje – za premik v naslednje polje pritisnite TAB, za premik v prejšnje polje pa SHIFT+TAB.

 Opomba   Če želite v polju, ki podpira več vrstic besedila, na primer besedilno polje ali polje za zapiske, začeti novo vrstico, pritisnite CTRL+ENTER. Če potrebujete več prostora za urejanje, lahko odprete polje »Povečava«. Polje »Povečava« odprete tako, da s kazalcem kliknete v polje, ki ga želite urediti, in pritisnete SHIFT+F2.

  1. Ko izpolnite polja, pritisnite TAB za premik v nov, prazen zapis.

Ko si ogledujete drug zapis ali zaprete obrazec, Access shrani nov zapis, ki ste ga dodali.

Uporaba tabele ali obrazca iz podokna za krmarjenje

Poleg vnašanja novega zapisa z zagonskim obrazcem predloge lahko tudi odprete tabelo ali obrazec v podoknu za krmarjenje in tako vnesete nov zapis.

Odpiranje tabele ali obrazca

  • V podoknu za krmarjenje dvokliknite element, ki ga želite odpreti (lahko ga kliknete enkrat, če ste spremenili možnost Odpri predmete z v pogovornem oknu Možnost krmarjenja).

Tabela ali obrazec se odpre v privzetem pogledu.

Prikazane bodo vse obstoječe informacije (najpogosteje v vrsticah). Pod temi vrsticami je v izbirniku zapisov prikazan nov, prazen zapis z zvezdico. Nove informacije vnesite v to vrstico.

Dodajanje zapisov v tabelo ali obrazec    

Če na podatkovnem listu ali v obrazcu ni obstoječih podatkov, ko se pojavita, informacije vnesite v nov, prazen zapis. Če so v obrazcu obstoječe informacije, naredite nekaj od tega:

  • Na zavihku Osnovno v skupini Zapisi kliknite Nov.
  • Če je na voljo, kliknite Nov (prazen) zapis.
  • V izbirniku zapisov poiščite zapis z zvezdico in v vrstico vnesite nove informacije.

Ko izpolnite polja, pritisnite TAB za premik v nov, prazen zapis.

Ko si ogledujete drug zapis ali zaprete tabelo ali obrazec, Access shrani nov zapis, ki ste ga dodali.

Zakaj se včasih zdi, da ID-števila preskočijo število

Ko ustvarite polje, ki je nastavljeno na podatkovni tipk »Samoštevilo«, Access samodejno ustvari vrednost za to polje in vsak nov zapis. Vrednosti se privzeto razporejajo prirastno, tako da vsak nov zapis dobi naslednjo prosto zaporedno številko. Podatkovni tip »Samoštevilo« posreduje število, ki je primerno za uporabo kot primarni ključ.

Če želite več informacij o primarnih ključih, si oglejte članek Dodajanje, nastavitev ali spreminjanje primarnega ključa.

Ko iz tabele s poljem, nastavljenim na podatkovni tip »Samoštevilo«, izbrišete vrstico, vrednost iz polja »Samoštevilo« za to vrstico ni vedno samodejno znova uporabljena. Zato število, ki ga Access samodejno ustvari, ni vedno pričakovano število, v zaporedju ID-števil pa se lahko pojavijo vrzeli – tako je po načrtu. Zanašajte se samo na enoličnost vrednosti v polju »Samoštevilo« in ne na njihovo zaporedje.

Na vrh strani Na vrh strani

Iskanje zapisa za urejanje ali brisanje

Preden lahko zapis uredite ali izbrišete, ga morate najti. Z gumbom za krmarjenje po zapisih lahko v tabeli, kjer je malo zapisov, poiščete želeni zapis. V večji tabeli morate za iskanje želenih zapisov uporabiti druge metode.

Uporaba gumbov za krmarjenje po zapisih

Z gumbi za krmarjenje se lahko premikate med zapisi. Te gumbe kliknete za krmarjenje k prvemu, prejšnjemu, naslednjemu ali zadnjemu zapisu ali za dodajanje novega zapisa.


Gumbi za krmarjenje

Oblaček 1 Prvi zapis
Oblaček 2 Prejšnji zapis
Oblaček 3 Trenutni zapis
Oblaček 4 Naslednji zapis
Oblaček 5 Zadnji zapis
Oblaček 6 Nov (prazen) zapis
Oblaček 7 Indikator filtra
Oblaček 8 Polje Išči

Ko kliknete polje Trenutni zapis , lahko vnesete številko zapisa in pritisnete ENTER, kar vas pripelje do zapisa. Številke zapisov si sledijo v zaporedju, od začetka obrazca ali podatkovnega lista – ne ustrezajo vrednostim polj.

Gumb indikatorja filtra kaže, ali je bil uporabljen filter. Če želite filter odstraniti, lahko kliknete ta gumb, ko je na njem prikazano Filtrirano. Ko je na gumbu prikazano Nefiltrirano, ga lahko kliknete, če želite uporabiti zadnji uporabljeni filter.

Ko v polje Išči vnesete besedilo, je prva ustrezna vrednost poudarjena med vnašanjem posameznih znakov. To funkcijo lahko uporabljate za hitro iskanje zapisov z vrednostjo, ki ustreza tisti, ki ste jo vnesli v polje Išči.

Uporaba funkcije »Najdi« v pogovornem oknu »Najdi in zamenjaj«

Funkcijo »Najdi« lahko za iskanje ustreznega zapisa uporabljate v pogovornem oknu Najdi in zamenjaj. Ko najdete ustrezen zapis, ta postane trenutni zapis, ki ga lahko uredite ali izbrišete.

Iskanje ujemajočega se zapisa

  1. Kliknite polje, ki ga želite preiskati.
  2. Na zavihku Osnovno v skupini Najdi kliknite Najdi ali pritisnite tipki CTRL+F.

Bližnjica na tipkovnici  Pritisnite CTRL+F.

Pojavi se pogovorno okno Najdi in zamenjaj.

  1. Kliknite jeziček Najdi.
  2. V polje Najdi vnesite vrednost, ki jo želite poiskati.
  3. Če želite, uporabite seznam Išči v za spreminjanje polja, ki ga želite preiskati, ali za iskanje po celotni temeljni tabeli.
  4. Če želite, lahko na seznamu Ujemanje izberete Kateri koli del polja. Izbira te možnosti omogoča najširši možni obseg iskanja.
  5. Na seznamu Išči izberite Vse in kliknite Nadaljuj iskanje.

Če želite več informacij o uporabi pogovornega okna Najdi in zamenjaj, si oglejte članek Uporaba pogovornega okna Najdi in zamenjaj za spreminjanje podatkov.

Uporaba filtra

Filter lahko uporabite za omejitev prikazanih zapisov na tiste, ki ustrezajo pogojem. Uporaba filtra olajša iskanje zapisov, ki jih želite urediti ali izbrisati. Če želite hitro omejiti prikazane zapise, z desno miškino tipko kliknite polje z želeno vrednostjo in kliknite Je enako, Ni enako, Vsebuje ali Ne vsebuje na dnu priročnega menija.

Uporaba filtra na osnovi izbora

  1. Odprite tabelo ali obrazec.
  2. Če se želite prepričati, da tabela ali obrazec še nista bila filtrirana, na kartici Osnovno v skupini Razvrsti in filtriraj kliknite Dodatno in nato Počisti vsa polja (če je ukaz na voljo).
  3. Krmarite do zapisa, kjer je vrednost, ki jo želite uporabiti kot del filtra, in kliknite polje. Če želite filtrirati na osnovi delnega izbora, izberite samo želene znake.
  4. Na zavihku Osnovno v skupini Razvrsti in filtriraj kliknite Izbor in nato kliknite filter, ki ga želite uporabiti.

-ali-

Z desno miškino tipko kliknite polje in nato kliknite Je enako, Ni enako, Vsebuje ali Ne vsebuje na dnu priročnega menija.

  1. Če želite na osnovi izbora filtrirati druga polja, ponovite 3. in 4. korak.

Če želite raziskati druge oblike filtriranja, to naredite z ukazi v skupini Razvrsti in filtriraj na kartici Osnovno.

Če želite več informacij o uporabi filtra, si oglejte članek Filter: omejevanje števila zapisov v pogledu.

Na vrh strani Na vrh strani

Urejanje obstoječega zapisa

Morda boste želeli spremeniti obstoječ zapis – na primer spremeniti naslov. Če želite urediti obstoječ zapis, odprite obrazec ali tabelo, krmarite do zapisa, ki ga želite spremeniti, in ga spremenite.

Odpiranje tabele ali obrazca

  • V podoknu za krmarjenje dvokliknite element, ki ga želite odpreti (lahko ga kliknete enkrat, če ste spremenili možnost Odpri predmete z v pogovornem oknu Možnost krmarjenja).

Tabela ali obrazec se odpre v privzetem pogledu.

Ko odprete tabelo ali obrazec, so prikazane vse obstoječe informacije in je običajno izbrano (poudarjeno) prvo polje prvega zapisa. Če začnete vnašati med izbiranjem podatkov, bodo spremembe zamenjale izbrane podatke.

Zamenjava vrednosti v polju

  1. Izberite vsebino polja, ki jo želite zamenjati

 Namig   V pogledu podatkovnega polja lahko polje izberete tako, da kliknete ob levem robu polja, ko se miškin kazalec spremeni v znak plus (+). Če želite izbrati polje, v pogledu obrazca kliknite oznako polja.

  1. Vnesite ali izberite novo vrednost polja.

Vneseni znaki ali izbrana vrednost zamenjajo vrednost v polju. Ko se pomaknete v drug zapis ali zaprete obrazec ali tabelo, se spremembe shranijo.

Če želite v polje vnesti informacije, kliknite polje in kazalec postavite tja, kamor želite vstaviti informacije. Ko je kazalec v polju, ga lahko premikate s puščičnimi tipkami.

 Opomba   Trenutne podatke lahko v polje vstavite tako, da pritisnete CTRL+PODPIČJE (;). Če želite vstaviti trenutni čas, pritisnite CTRL+SHIFT+DVOPIČJE (:).

Vstavljanje novih informacij v polje

  1. Kliknite polje (ali s tipko TAB ali puščičnimi tipkami krmarite do polja in pritisnite F2).
  2. Kazalec postavite tja, kamor želite vnesti informacije.
  3. Vnesite besedilo, ki ga želite vstaviti. Če se pri vnašanju podatkov zmotite, pritisnite BACKSPACE.

Ko se pomaknete v drug zapis ali zaprete obrazec ali tabelo, Access shrani spremembe.

Na vrh strani Na vrh strani

Brisanje zapisa

Ko izbrišete zapis, so informacije trajno izbrisane iz tabele, zato se pred brisanjem prepričajte, ali želite zapis izbrisati. Če želite izbrisati samo nekatere informacije in ne celotnega zapisa, označite podatke, ki jih želite izbrisati, in pritisnite DELETE.

Brisanje zapisa

  1. Izberite zapise, ki jih želite izbrisati.

Zapis izberete tako, da kliknete izbirnik zapisa ob zapisu, če je izbirnik na voljo.

Če želite razširiti ali zmanjšati izbor, povlecite izbirnik zapisa (če je na voljo) ali pritisnite SHIFT+puščica dol ali SHIFT+puščica gor.

  1. Pritisnite DELETE.

-ali-

Na zavihku Osnovno v skupini Zapisi kliknite Izbriši.

Če želite več informacij o brisanju zapisov, si oglejte članek Brisanje zapisov iz zbirke podatkov.

Na vrh strani Na vrh strani

Kdaj so podatki shranjeni?

Če podatke urejate v obrazcu ali tabeli, se vaše spremembe samodejno shranijo, ko se premaknete v drug zapis ali zaprete obrazec ali tabelo. Ko zapis urejate, Access v izbirniku zapisa na levi strani trenutnega zapisa prikaže simbol svinčnika. Ko se premaknete v drug zapis, simbol svinčnik izgine, kar pomeni, da so spremembe shranjene.

V tej tabeli so našteti nekateri simboli izbirnika zapisa, ki se lahko pojavijo.

Simbol Pomen
Indikator trenutnega zapisa To je trenutni zapis, shranjen ob pojavitvi. Trenutni zapis je označen s spremenjeno barvo v izbirniku zapisov.
Urejen izbirnik zapisov Ta zapis urejate, zato spremembe še niso shranjene.
Zaklenjen indikator zapisa Ta zapis je zaklenil drug uporabnik, zato ga ni mogoče urejati.
Indikator novega zapisa To je nov zapis, v katerega lahko vnašate informacije.
Indikator primarnega ključa To je polje s primarnim ključem (primarni ključ: Eno ali več polj (stolpcev) z vrednostmi, ki enolično identificirajo vsak zapis v tabeli. Primarni ključ ne dovoli ničelnih vrednosti in mora vedno imeti enoličen indeks. Primarni ključ se uporablja za povezovanje tabele s tujimi ključi v drugih tabelah.), v njem pa je število, ki enolično identificira zapis.

 Opomba   Če želite shraniti spremembe v zapisu, ne da bi se premaknili v drug zapis, na kartici Osnovno v skupini Zapisi kliknite Shrani zapis.

Na vrh strani Na vrh strani

Razveljavitev sprememb

Če podatkov ne vnesete pravilno, lahko pogosto razveljavite spremembe. Ko urejate podatke v polju, lahko za razveljavitev sprememb kliknete Razveljavi v orodni vrstici za hitri dostop ali pritisnete ESC. Če želite razveljaviti vse spremembe v zapisu, znova pritisnite ESC. Spremembe lahko razveljavite celo takrat, ko jih že shranite ali se premaknete v drug zapis, tako da kliknete Razveljavi v orodni vrstici za hitri dostop. Ko začnete urejati drug zapis, uporabite ali odstranite filter, preklopite na drugo okno ali kartico dokumenta, vaše spremembe postanejo trajne.

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
Access 2007