Če vam je domača funkcija spajanja dokumentov ali raje delate zunaj podokna opravil Spajanje dokumentov, lahko uporabite orodno vrstico (orodna vrstica: Vrstica z gumbi in možnostmi, namenjena izvajanju ukazov. Orodno vrstico prikažete tako, da pritisnete ALT in nato SHIFT+F10.) Spajanje dokumentov. Gumbi so razvrščeni v zaporedju od leve proti desni.

1. Naredite nekaj od tega:

   Ustvarjanje nove ovojnice

   1. Kliknite Spremeni postavitev dokumenta.

   2. Kliknite Možnosti za ovojnice.

   3. V pogovornem oknu Možnosti za ovojnice izberite želene možnosti, na primer velikost ovojnice, in nato kliknite V redu.

   Začetek z obstoječo ovojnico

   1. Kliknite Začni iz obstoječega dokumenta.

   2. V polju Začni iz obstoječega izberite dokument z želeno ovojnico in nato kliknite Odpri.

      Če ne vidite dokumenta, kliknite Več datotek in nato kliknite Odpri. V pogovornem oknu Odpri poiščite želeni dokument in nato kliknite Odpri.

   Microsoft Word prikaže dokument v oknu dokumenta. Če ste si premislili in želite uporabiti drugačen dokument ovojnice, kliknite Začni iz obstoječega dokumenta in izberite drugačen dokument. Če želite spremeniti postavitev, kliknite Spremeni postavitev dokumenta in nato kliknite Možnosti za ovojnice.

2. Kliknite Naprej: Izbiranje prejemnikov.

1. Naredite nekaj od tega:

   Povezovanje s seznamom stikov Microsoft Outlooka

   1. Pod Izbiranje prejemnikov kliknite Izberite iz Outlookovih stikov.
   2. Kliknite Izberite mapo s stiki.
   3. V pogovornem oknu Izberi mapo s seznamom stikov kliknite želeni seznam stikov in nato kliknite V redu.

   Vsi stiki v mapi se prikažejo v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov, kjer lahko natančneje izberete prejemnike spojenih dokumentov.

   Povezovanje z različnimi vrstami seznamov, na primer zbirko podatkov ali Officeovim adresarjem

   1. Pod Izbiranje prejemnikov kliknite Uporabite obstoječ seznam.
   2. Kliknite Prebrskaj.
   3. V pogovornem oknu Izberi vir podatkov poiščite in kliknite želeni vir podatkov (vir podatkov: Datoteka, ki vsebuje informacije, ki naj bodo spojene v dokument, na primer seznam imen in naslovov, ki jih želite uporabiti pri poštnem spajanju. Preden lahko uporabite informacije v viru podatkov, se morate povezati z njim.).

      Privzeto je, da Microsoft Word odpre mapo Moji viri podatkov.

   4. Kliknite Odpri.

      Odvisno od vrste izbranega vira podatkov se lahko prikažejo druga pogovorna okna, ki od vas zahtevajo določene informacije.

      Če je vaš vir podatkov na primer Microsoft Excelov delovni zvezek z informacijami na več delovnih listih, boste morali izbrati tistega z želenimi informacijami in klikniti V redu.

   Vsi vnosi v vir podatkov se prikažejo v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov, kjer lahko natančneje določite prejemnike spojenih dokumentov.

   Ustvarjanje preprostega novega adresarja

   1. Pod Izbiranje prejemnikov kliknite Natipkajte nov seznam.
   2. Kliknite Ustvari.
   3. V pogovorno okno Nov seznam naslovov natipkajte informacije, ki jih želite vključiti v prvi vnos pod Vnesi informacije o naslovu; na primer naziv, imena in naslov. Ni potrebno izpolniti vseh polj.
   4. Če želite dokončati prvi vnos in se premakniti na nov vnos, kliknite Nov vnos.
   5. Ponavljajte koraka 3 in 4, dokler niste dodali vseh želenih naslovov, nato pritisnite Zapri.
   6. V pogovorno okno Shrani seznam naslovov natipkajte ime adresarja v polje Ime datoteke in izberite mapo, kamor ga boste shranili.

      Privzeta mapa za shranjevanje adresarja je Moji viri podatkov. Najbolje je, če adresar ohranite tu, ker je to privzeta mapa, v kateri Microsoft Word poišče vire podatkov (vir podatkov: Datoteka, ki vsebuje informacije, ki naj bodo spojene v dokument, na primer seznam imen in naslovov, ki jih želite uporabiti pri poštnem spajanju. Preden lahko uporabite informacije v viru podatkov, se morate povezati z njim.). Če torej želite adresar uporabiti v poznejšem spajanju dokumentov, vam ne bo treba krmariti skozi datoteke in mape, da bi ga našli.

   7. Kliknite Shrani.

   Vsi vnosi na novem seznamu se prikažejo v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov, kjer lahko natančneje izberete prejemnike spojenih dokumentov.
2. V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov izberite želene prejemnike.

   Kako?

   1. Naredite nekaj od tega:

      Določanje prejemnikov s potrditvenimi polji

      Ta metoda je najbolj uporabna, če je seznam kratek.

      • Potrdite polja ob prejemnikih, ki jih želite vključiti in počistite tista, ki jih želite izključiti.

      Namig

      Če veste, da boste vključili večji del seznama v spojene dokumente, najprej kliknite Izberi vse, s čimer si boste olajšali čiščenje določenih zapisov. Podobno je, če želite vključiti samo nekaj zapisov - kliknite Počisti vse in nato izberite samo želene zapise.

      Razvrščanje elementov na seznamu

      To je uporabno, če želite videti elemente po številčnem ali abecednem vrstnem redu.

      • Kliknite naslov stolpca elementa, po katerem želite razvrščati. Če želite na primer prikazati seznam po abecednem redu priimkov, kliknite naslov stolpca Priimek.

      Filtriranje elementov na seznamu

      To je uporabno, če seznam vsebuje zapise, za katere veste, da jih ne boste videli ali vključili v spajanje. Potem, ko ste filtrirali seznam, lahko s potrditvenimi polji vključite ali izključite zapise, kot je opisano v prejšnjem odseku.

      1. Kliknite puščico ob naslovu stolpca elementa, s katerim želite filtrirati.
      2. Kliknite nekaj od tega:
         • (Prazno) prikaže vse zapise, kjer je ustrezno polje prazno.
         • (Neprazno) prikaže vse zapise, kjer ustrezno polje vsebuje informacije.
         • Če vaš vir podatkov vsebuje zapise, ki uporabljajo skupne informacije, in je v stolpcu deset ali manj enoličnih vrednosti, lahko filtrirate z določeno informacijo. Če je na primer več naslovov z Avstralijo kot državo/regijo, filter nastavite na Avstralija.

         Pogovorno okno Prejemniki spajanja dokumentov prikazuje samo označene zapise. Če želite ponovno prikazati vse zapise, kliknite (Vse).

   2. Kliknite V redu, če se želite vrniti v podokno opravil Spajanje dokumentov. Microsoft Word bo uporabil prejemnike, ki ste jih označili za spajanje.

   Namiga

   • Če želite dodatno razvrščati in filtrirati, kliknite puščico ob imenu poljubnega stolpca in nato kliknite (Dodatno). Če želite nastaviti razvrščanje ali filtriranje želene poizvedbe, uporabite kartici Filtriraj zapise in Razvrsti zapise.
   • Če ste namestili programsko opremo za preverjanje veljavnosti naslovov, lahko kliknete Preveri v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov in preverite naslove prejemnikov.
3. Kliknite Naprej: Urejanje ovojnice.

1. Če niste v pogledu postavitve tiskanja (pogled postavitve tiskanja: Pogled na dokument ali drug predmet, kot bo videti natisnjen. Elementi, kot so glave, noge, stolpci in polja z besedilom so prikazani na njihovih dejanskih mestih.), preklopite vanj.
2. Če želite na ovojnico vključiti povratni naslov, ga natipkajte v zgornji levi kot.
3. Kliknite na sredino ovojnice in vstavite polje z besedilom.
4. Vstavite spojna polja (spojno polje: Ograda, ki jo vstavite v glavni dokument. Če želite, da Word v dokument samodejno vstavi ime mesta, na primer »Pariz«, vstavite vanj spojno polje <Mesto>, shranjeno v podatkovnem polju »Mesto«.), kamor želite spojiti imena, naslove in druge informacije, na primer poštno črtno kodo.

   Kako?

   1. V glavnem dokumentu (ovojnici) kliknite na mestu, kjer želite vstaviti polje (polje: Niz kod, ki Microsoft Wordu določajo, naj v dokument samodejno vstavi besedilo, grafiko, številke strani in ostalo gradivo. Primer: polje DATE vstavi trenutni datum.).
   2. Vstavite nekaj od tega:

      Naslovni blok z imenom, naslovom in drugimi informacijami

      1. Kliknite Naslovni blok.
      2. V pogovornem oknu Vstavljanje bloka naslovov izberite elemente naslova, ki jih želite vključiti, in želeno oblikovanje ter nato kliknite V redu.
      3. Če se prikaže pogovorno okno Primerjanje polj, Microsoft Word ni našel nekaterih informacij, potrebnih za naslovni blok. Kliknite puščico ob (ni na voljo) in nato izberite polje v viru podatkov (vir podatkov: Datoteka, ki vsebuje informacije, ki naj bodo spojene v dokument, na primer seznam imen in naslovov, ki jih želite uporabiti pri poštnem spajanju. Preden lahko uporabite informacije v viru podatkov, se morate povezati z njim.), ki ustreza polju, potrebnemu za spajanje dokumentov.

      Druga polja z informacijami

      1. Kliknite Več elementov.
      2. Naredite nekaj od tega:
         • Če želite izbrati naslovna polja, ki se bodo samodejno usklajevala s polji v viru podatkov (vir podatkov: Datoteka, ki vsebuje informacije, ki naj bodo spojene v dokument, na primer seznam imen in naslovov, ki jih želite uporabiti pri poštnem spajanju. Preden lahko uporabite informacije v viru podatkov, se morate povezati z njim.), tudi če polja v viru podatkov nimajo enakih imen kot vaša polja, kliknite Polja naslova.
         • Če želite izbirati polja, ki podatke vedno vzamejo neposredno iz stolpca zbirke podatkov, kliknite Polja zbirke podatkov.
      3. V polju Polja kliknite želeno polje.
      4. Kliknite Vstavi in nato Zapri.
      5. Če se prikaže pogovorno okno Primerjanje polj, Microsoft Word morda ni mogel najti nekaterih informacij, ki jih potrebuje za vstavljanje polja. Kliknite puščico ob (ni na voljo) in nato izberite polje v viru podatkov, ki ustreza zahtevanemu polju za spajanje dokumentov.

       Opomba   Če ste vstavili polje s seznama Polja zbirke podatkov in pozneje preklopili v vir podatkov s stolpcem, ki nima enakega imena, Word ne bo mogel vstaviti informacije iz tega polja v spojen dokument.

      Elektronska poštnina

      Če želite dodati elektronsko poštnino, morate najprej namestiti program za elektronsko poštnino, na primer tak, ki ste ga kupili pri ponudniku storitev v svetovnem spletu (svetovni splet (WWW): Večpredstavnostna veja interneta, v kateri so poleg besedila še grafike, zvok in video. V spletu se uporabniki zlahka pomikajo po elementih, straneh in mestih s hiperpovezavami.).

      1. Kliknite Elektronska poštnina.

         Če program elektronske poštnine ni nameščen, vas bo Microsoft Word pozval, da ga namestite, ponudil pa bo povezavo s spletnim mestom Microsoft Office Online. Tam lahko dobite več informacij in povezav z drugimi mesti, ki ponujajo elektronsko poštnino.

      2. Po navodilih programa vstavite poštnino.

      Poštna črtna koda

      Izbrati morate tako vrsto nalepk ali ovojnic, ki podpirajo črtno kodo POSTNET.

      1. Kliknite Poštna črtna koda.
      2. V pogovornem oknu Vstavi poštno črtno kodo potrdite ustrezna polja naslova.

       Opomba   Možnost Poštna črtna koda se pojavi samo, če uporabljate ameriško jezikovno različico Microsoft Worda.

   3. Ponovite koraka 1 in 2 za vsa polja, ki jih želite vstaviti.

   Opombi

   • Znakov spojnih polj («« »») ne morete natipkati ročna ali jih uporabiti ukaza Simbol v meniju Vstavljanje. Uporabiti morate podokno opravil Spajanje dokumentov.

   • Če se spojna polja prikažejo med zavitimi oklepaji, na primer { MERGEFIELD City }, Microsoft Word prikazuje kode polj (koda polja: Besedilo, ki kaže, kje se bo pojavila določena informacija iz vira podatkov; elementi v polju, ki ustvarijo njegov rezultat. Koda polja vsebuje znake polja, vrsto polja in navodila.) namesto rezultatov polj (rezultati polja: Besedilo ali grafike, vstavljeni v dokument, ko Microsoft Word izvede navodila v polju. Ko natisnete dokument ali skrijete kode polj, rezultati polja nadomestijo kode polj.). To ne vpliva na spajanje, toda če bi raje prikazali rezultate, z desno miškino tipko kliknite kodo polja in nato v priročnem meniju kliknite Preklopi kode polj.

5. Če želite, lahko spremenite obliko spojenih podatkov.

   Kako?

   Če želite oblikovati spojene podatke, morate oblikovati spojna polja (spojno polje: Ograda, ki jo vstavite v glavni dokument. Če želite, da Word v dokument samodejno vstavi ime mesta, na primer »Pariz«, vstavite vanj spojno polje <Mesto>, shranjeno v podatkovnem polju »Mesto«.) v glavnem dokumentu. Ne oblikujte podatkov v viru podatkov (vir podatkov: Datoteka, ki vsebuje informacije, ki naj bodo spojene v dokument, na primer seznam imen in naslovov, ki jih želite uporabiti pri poštnem spajanju. Preden lahko uporabite informacije v viru podatkov, se morate povezati z njim.), ker oblikovanje po spajanju podatkov z dokumentom ne bo ohranjeno.

   1. V glavnem dokumentu označite polje z informacijami, ki jih želite oblikovati, vključno z znaki spojnih polj («« »»), ki jih oklepajo.
   2. V meniju Oblika kliknite Pisava in izberite želene možnosti.

    Opomba   Med nastavljanjem možnosti za poštno spajanje na kartici Možnosti za ovojnice lahko izberete tudi pisavo dostavnega naslova.

   Oblikovanje s kodami polj

   Če želite nadzorovati druge vidike oblikovanja, pritisnite ALT+F9 za prikaz kod polj (koda polja: Besedilo, ki kaže, kje se bo pojavila določena informacija iz vira podatkov; elementi v polju, ki ustvarijo njegov rezultat. Koda polja vsebuje znake polja, vrsto polja in navodila.) in nato spojnim poljem dodajte stikala (stikalo: Poseben ukaz, ki pri delu s polji sproži določeno dejanje. S stikalom navadno spremenimo rezultat polja.).

   Primer:

   • Če želite prikazati število »34987,89« kot »34.987,89 €«, dodajte stikalo slike številke (\# #.###,00 €).
   • Če želite natisniti imena strank z velikimi črkami, dodajte oblikovno stikalo za velike črke (\* Upper).
   • Če se želite prepričati, da imajo spojene informacije isto pisavo in velikost kot tista, ki ste jo uporabili za spojno polje, dodajte stikalo \* MERGEFORMAT.

6. Ko vnesete vsa spojna polja in dokončate glavni dokument, kliknite v meniju Datoteka ukaz Shrani kot. Poimenujte dokument, nato pa kliknite Shrani.

7. Kliknite Naprej: Predogled ovojnic.

1. Predoglejte si elemente. Naredite nekaj od tega:
   • Če si želite predogledati elemente v vrstnem redu, kliknite puščična gumba .
   • Če želite poiskati in si predogledati določen element, kliknite Najdi prejemnika in nato vnesite iskalne pogoje v pogovorno okno Iskanje vnosa.
2. Če je potrebno, optimirajte seznam prejemnikov. Naredite nekaj od tega:
   • Če želite izključiti določenega prejemnika iz spajanja, kliknite Izključi tega prejemnika.
   • Če želite spremeniti seznam prejemnikov, kliknite Urejanje seznama prejemnikov in opravite spremembe v pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov.
3. Kliknite Naprej: Dokončanje spajanja.

Naredite nekaj od tega: