Pokaži vse

Skrij vse

Je vaša miza zakopana pod gorami papirja, tako da še računalnika ne najdete več? Si želite, da bi lahko nekako ves ta papir prenesli v računalnik? No, s programom Microsoft® Office Document Imaging in skenerjem to v resnici lahko storite!

S komponento programa Microsoft Office Document Imaging za skeniranje lahko skenirate več strani (s samodejnim podajalnikom dokumentov (ADF) (SPD: Pripomoček na nekaterih skenerjih, ki omogoča samodejno skeniranje več strani.) ali brez), jih na zaslonu organizirate v datoteke z eno ali več stranmi ter jih shranite v obliki TIFF (Tagged Image File Format) (TIFF (Tagged Image File Format): Oblika zapisa grafičnih datotek z visoko ločljivostjo, zasnovana na oznakah. TIFF uporabljamo za izmenjevanje digitalne grafike med poljubnimi računalniškimi platformami.) ali MDI (Microsoft Document Imaging Format) (Microsoftova oblika zapisa Document Imaging (MDI): Grafično označevalna oblika visoke ločljivosti, zasnovana na obliki TIFF (Tagged Image File Format), ki se uporablja za digitalno grafiko.) (ter reciklirate tisto goro papirja in se spet spomnite, kakšne barve je vaša miza). Microsoft Office Document Imaging izvaja tudi optično prepoznavanje znakov (OCR) (OCR: prevede slike besedila, kot so skenirani dokumenti, v dejanske znake besedila. Znano tudi kot prepoznavanje besedila.) v skeniranih dokumentih. Tako lahko besedilo iz skeniranega dokumenta tudi uporabite, ga na primer kopirate v Wordov dokument ali e-poštno sporočilo.

Priprave

Najprej zberite papirje, ki jih želite skenirati. Če ima vaš skener ADF, lahko hkrati naložite kup papirjev. Ko prvič skenirate, Document Imaging prepozna ADF namesto vas. Več o ADF, in ali ga vaš skener ima, preberite v dokumentaciji skenerja.

Papirje boste najbrž želeli tudi razvrstiti; če imate barvne strani, ki jih želite skenirati v barvah, jih razvrstite v ločen kup od črno-belih strani. V skener naložite prvo stran ali prvi kup strani (z ADF).

Nato zaženite Microsoft Office Document Scanning (komponento programa Microsoft Office Document Imaging za skeniranje).

• V meniju Start programa Windows pokažite na Vsi programi (Programs v programu Windows 2000), nato na Microsoft Office, zatem Microsoft Officeova orodja in kliknite Microsoft Office Document Scanning.

 Namig   Če je Microsoft Office Document Imaging že odprt, lahko komponento za skeniranje zaženete, če kliknete Skeniraj nov dokument v meniju Datoteka.

Nastavite možnosti skeniranja

V pogovornem oknu Skeniranje novega dokumenta naredite nekaj od tega:

• Če si želite skenirane datoteke ogledovati v programu Document Imaging, potem ko jih skenirate (priporočeno), potrdite potrditveno polje Ogled datoteke po skeniranju.
• Če je vaš skener opremljen z ADF, kliknite Skener in nato potrdite potrditveno polje Uporabi samodejni podajalnik dokumentov.
• Če ima skener ADF in imate dvostranske izvirnike, potrdite polje Izvirnik je dvostranski, če želite skenirati sprednjo in zadnjo stran večjega števila strani. Vstavite strani v podajalnik tako, da bodo najprej skenirane sprednje strani.

  Po vsakem skeniranju se bo prikazalo pogovorno okno Microsoft Office Document Scanning, tako da boste lahko obrnili strani in skenirali zadnje strani. Document Imaging samodejno zbira strani v pravilnem vrstnem redu po končanem skeniranju.

• Če imate pravi obojestranski ADF (takšnega, ki samodejno skenira obe strani lista), ne potrdite polja Izvirnik je dvostranski. Namesto tega v pogovornem oknu Skeniranje novega dokumenta kliknite Skener in nato potrdite Pred skeniranjem prikaži pogovorno okno gonilnika. Ko se med skeniranjem prikaže pogovorno okno gonilnika za skener, izberite ustrezne nastavitve za obojestransko skeniranje.
• Če želite strani skenirati ročno, potrdite polje Vprašaj za dodatne strani. Office Document Imaging se bo po skeniranju vsake strani začasno ustavil, tako da boste v skener lahko vstavili naslednjo stran.  
• Med postopkom skeniranja se na dokumentu prevzeto izvaja optično prepoznavanje znakov (OCR). Čeprav zaradi tega postopek skeniranja traja dlje, ima tudi svoje prednosti:
  • Ko odprete skeniran dokument v programu Microsoft Office Document Imaging, lahko v dokumentu iščete prepoznano besedilo, ga kopirate v drug dokument ali program in ga pošljete v Microsoft Word, ne da bi ročno izvajali OCR.
  • Skenirane datoteke se lahko shranijo s samodejnim imenom datoteke na podlagi prvih besed na strani (to je privzeto).

  Če želite izklopiti OCR med postopkom skeniranja (v dokumentu ga lahko izvedete ročno v programu Document Imaging po skeniranju), naredite to:

  1. V pogovornem oknu Skeniraj nov dokument izberite želeno prednastavitev, kot je Črno-belo.
  2. Kliknite Možnosti prednastavitve, nato pa Ustvari novo prednastavitev (in vnesite ime zanjo) ali Urejanje izbrane prednastavitve.
  3. Na kartici Obdelava v pogovornem oknu Možnosti prednastavitve počistite polje Uporabi OCR za prepoznavo besedila skenirane slike.

Izberite mesto, ime ali vrsto datoteke za skenirane datoteke

Del postopka skeniranja je shranjevanje skenirane strani v datoteko. Pri skeniranju več strani se te privzeto shranijo v eno datoteko. Če želite vsako shraniti kot ločeno datoteko, izberite način poimenovanja skeniranih trani ali pa zamenjajte mesto ali obliko zapisa datoteke; storite nekaj od tega:

1. V pogovornem oknu Skeniraj nov dokument izberite želeno prednastavitev, kot je Črno-belo.
2. Kliknite Možnosti prednastavitve, nato pa Ustvari novo prednastavitev (in vnesite ime zanjo) ali Urejanje izbrane prednastavitve.
3. Naredite nekaj od tega:
   • Če želite vsako skenirano stran shraniti v ločeno datoteko, potrdite potrditveno polje Shrani vsako stran v ločen dokument na kartici Stran.
   • Če želite zamenjati mesto shranjenih datotek, kliknite gumb Spremeni na kartici Izhod in izberite drugo mesto shranjevanja.
   • Če želite določiti, kako bodo posamezne datoteke poimenovane, kliknite eno od možnosti Ime datoteke na kartici Izhod. (Če ste med skeniranjem izklopili OCR, ne boste mogli uporabiti možnosti Samodejno ime glede na prve besede na strani.)
   • Če želite izbrati obliko zapisa, v kateri bodo shranjene skenirane strani, kliknite gumb Napredno na kartici Splošno in izberite želene možnosti.
4. Kliknite V redu.

Skenirajte strani

1. V pogovornem oknu Skeniraj nov dokument izberite želeno prednastavitev in nato kliknite Skeniraj.

   Če ste potrdili potrditveno polje Izvirnik je dvostranski ali Vprašaj za dodatne strani, se občasno pojavlja pogovorno okno programa Microsoft Office Document Scanning s sporočili, da je skener končal. Takrat imate možnost, da skeniranje nadaljujete (vložite novo stran v skener, ki nima ADF) ali list obrnete, da ga skenirate še na drugi strani. Strani razvrstite po želji in izberete možnost za nadaljevanje skeniranja.

2. Ko so skenirani vsi listi na obeh straneh, kliknite Dokončaj v pogovornem oknu programa Microsoft Office Document Scanning.
3. Če želite skenirati dodatne strani, preberite razdelek Priprave zgoraj in nato sledite navodilom iz tega razdelka (Skenirajte strani).

Razvrstite strani v shranjenih datotekah

Zdaj ko ste skeniranje končali, je čas, da si ogledate rezultate. Če skenirane strani niso odprte v programu Document Imaging, naredite nekaj od tega:

1. V meniju Start pokažite na Vsi programi (Programs v programu Windows 2000), nato na Microsoft Office, zatem Microsoft Officeova orodja in kliknite Microsoft Office Document Imaging, da ga zaženete.
2. V programu Document Iamging v meniju Datoteka kliknite Odpri.
3. Poiščite datoteko, ki jo želite odpreti (skenirane strani se privzeto shranijo v mapo »Moji dokumenti« pod samodejnim imenom datoteke glede na prve besede na strani, kot je Stran1od.tif), in nato kliknite Odpri.
4. Ponavljajte 2. in 3. korak, dokler niso odprte vse potrebne datoteke.

Zdaj imate kup papirja še v elektronski obliki. Tu je nekaj namigov za razvrščanje strani.

• Prerazvrstite strani znotraj dokumenta  V podoknu sličic (podokno sličic: Prikazuje trenutni skenirani dokument kot eno ali več sličic.) izberite eno ali več strani, ki jih želite premakniti. Kliknite katero koli izbrano sličico in povlecite izbor na novo mesto v podoknu sličic.
• Kopirajte stran v nov dokument  V podoknu sličic izberite stran, ki jo želite kopirati. V meniju Stran kliknite Kopiraj stran. Preklopite v dokument programa Document Imaging, v katerega želite vstaviti kopirano stran. V podoknu sličic izberite stran, ki je pred mestom, kamor želite prilepiti kopirano stran. V meniju Stran kliknite Prilepi stran.
• Izbrišite stran  V podoknu strani ali podoknu sličic kliknite stran, ki jo želite izbrisati. V meniju Stran kliknite Izbriši stran.

Več informacij o skeniranju ali razvrščanju strani najdete v pomoči za Microsoft Office Document Imaging.

Papirje, ki so se nekdaj kopičili na vaši mizi, so zamenjali elektronski dokumenti. Znotraj njih lahko razvrščate strani, jih premikate v druge dokumente, brišete, tiskate, jim dodajate pripombe, kopirate besedilo v druge Officeove programe ali stran nekomu pošljete po e-pošti. Na mizi pa imate še vedno prostor za kavo.