Pokaži vse

Skrij vse

1. V Excelu nastavite, katere podatke boste uporabili za spajanje dokumentov.

   Kako?

   1. Poskrbite, da bodo podatki v obliki seznama (seznam: Niz vrstic, ki vsebuje povezane podatke, ali nizi vrstic, ki jih določite, da delujejo kot podatkovni list, tako da uporabite ukaz Ustvari seznam.): vsak stolpec ima v prvi vrstici oznako in vsebuje podobna dejstva; na seznamu ni praznih vrstic ali stolpcev. Oznake stolpcev boste uporabili, da boste določili, kateri podatki bodo v spojenem dokumentu.
   2. Poskrbite, da oznake stolpcev jasno določajo vrsto podatkov v njih; to vam pomaga pri izbiranju pravih podatkov, ko načrtujete spojeni dokument. Oznake na primer, kot so Ime, Priimek, Naslov, Mesto, so boljše od Stolpec 1, Stolpec 2, Stolpec 3 in Stolpec 4.
   3. Poskrbite, da bo vsak element, ki ga želite vključiti v spojeni dokument, v svojem stolpcu. Če na primer ustvarjate obrazec za pismo in želite uporabiti ime prejemnika na pismu, poskrbite, da bosta ime in priimek v ločenih stolpcih, namesto v skupnem stolpcu. Če želite nasloviti prejemnika z njegovim naslovom in priimkom, npr. g. Novak, sta lahko naslov in priimek v istem stolpcu ali pa vsak v svojem.
   4. Da bi seznam lažje našli, ko ga boste iskali za spajanje dokumentov, ga poimenujte (ime: Beseda ali niz znakov, ki predstavlja celico, obseg celic, formulo ali konstantno vrednost. Na težko razumljive obsege, npr. Prodaja!C20:C30 se sklicujte z lahko razumljivimi imeni, npr. Izdelki.).

      Kako?

      1. Izberite celoten seznam
      2. V meniju Vstavljanje pokažite na Ime in kliknite Definiraj.
      3. Vnesite ime za seznam.
      4. Kliknite gumb Dodaj in nato Zapri.
2. Shranite in zaprite delovni zvezek, ki vsebuje podatke.
3. Preklopite v Microsoft Word.
4. V meniju Orodja pokažite na Pisma in pošiljanje in kliknite Čarovnik za spajanje dokumentov.
5. V prvem koraku Čarovnika za spajanje dokumentov izberite vrsto dokumenta in ga odprite. Če ustvarjate nalepke z naslovi, v prvem koraku kliknite Naslovi in nato v drugem Možnosti naslovov ter izberite velikost in vrsto nalepk za tiskanje.

   Za dodatne informacije o teh korakih si oglejte Wordovo pomoč.

6. V tretjem koraku pod Izbiranje prejemnikov kliknite Uporabi obstoječi seznam in nato kliknite Prebrskaj.
7. Na seznamu Poglej v kliknite mapo, kamor ste shranili delovni zvezek s podatki, kliknite zvezek in nato Odpri.
8. V pogovornem oknu Izbira tabele poiščite in kliknite seznam. Prepričajte se, ali je polje Prva vrsta vsebuje glave stolpcev označeno, nato kliknite V redu.
9. V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov kliknite katero koli oznako stolpca v vaših podatkih, ki se ujema z Wordovimi oznakami na levi. Ta korak olajša vnos podatkov v obrazec dokumenta. Za dodatne informacije o ujemajočih se poljih si oglejte Wordovo pomoč.
10. Če želite vključiti samo izbrane prejemnike v spojeni dokument, kliknite Urejanje seznama prejemnikov in izberite želene prejemnike.
11. Ostale korake Čarovnika uporabite za pisanje in dodajanje informacij o prejemnikih, predogled, shranjevanje, tiskanje in pošiljanje dokumentov po e-pošti. Za informacije o teh korakih si oglejte Wordovo pomoč.

Opombi

• Dokler ima Word delovni zvezek odprt za ustvarjanje spojenih dokumentov, ga ne morete odpreti v Excelu. Če želite videti podatke in oznake stolpcev, pojdite na tretji ali peti korak Čarovnika in kliknite Urejanje seznama prejemnikov.
• Še vedno lahko uporabljate spojene dokumente z Excelovimi podatki, ki ste jih ustvarili s starejšimi različicami Worda. Da bi odprli te spojene dokumente v Wordu 2002 ali novejšem, morate namestiti Microsoft Query. Vendar Queryja ne potrebujete več za ustvarjanje spojenih dokumentov v Wordu 2002 ali novejšem.