Pokaži vse

Skrij vse

Razvrščanje in filtriranje podatkov po barvi je težko pričakovana nova funkcija v programu Microsoft Office Excel 2007. Spodnja navodila in primeri vam bodo v pomoč pri ustvarjanju barvitejših poročil v programu Office Excel 2007.

• Pregled razvrščanja in filtriranja podatkov po barvi in sklopu ikon

• Učinkovita uporaba barve pri analiziranju podatkov

• Izbiranje najustreznejših barv za svoje potrebe

• Nekaj primerov

Pregled razvrščanja in filtriranja podatkov po barvi in sklopu ikon

Razvrščanje in filtriranje podatkov ter pogojno oblikovanje podatkov so osnovni deli analize podatkov in pomagajo poiskati odgovore na vprašanja, kot so:

• Kdo je ta mesec prodal za več kot 50.000 € storitev?
• Kateri izdelki imajo več kot 10-odstotno povečanje prihodka iz leta v leto?
• Kateri so najbolj in kateri najmanj uspešni študenti v prvem letniku?
• Kje prihaja do izjem v povzetku dobička v zadnjih petih letih?
• Kakšna je starostna porazdelitev zaposlenih?

Podatke razvrstite, da jih hitro organizirate in najdete želene. Filtrirate jih, da prikažete le vrstice, ki ustrezajo navedenim pogojem, in skrijete vrstice, ki jih ne želite prikazati, v enem ali več stolpcih. S pogojnim oblikovanjem vizualno raziskujete in analizirate podatke, zaznate ključne težave in prepoznate vzorce in trende. Z razvrščanjem, filtriranjem in pogojnim oblikovanjem lahko vi in vaši uporabniki sprejemate učinkovitejše rešitve, ki temeljijo na podatkih.

S programom Office Excel 2007 lahko razvrščate in filtrirate po obliki, vključno z barvo celice in pisave, ne glede na to, ali ste celice oblikovali ročno ali pogojno.

Razvrščate in filtrirate lahko tudi s sklopom ikon, ki ga ustvarite s pogojnim oblikovanjem. S sklopom ikon lahko komentirate in razporejate podatke v tri do pet zvrsti, ki so ločene z vrednostjo praga. Vsaka ikona predstavlja obseg vrednosti. Na primer v spodnji tabeli sklopov ikon v sklopu »3 puščice« zelena puščica, ki kaže navzgor, predstavlja višje vrednosti, rumena puščica, ki kaže vstran, predstavlja srednje vrednost, in rdeča puščica, ki kaže navzdol, predstavlja nižje vrednosti.

Na splošno je funkcija pogojnega oblikovanja v programu Office Excel 2007 veliko obsežnejša. Z njo lahko: oblikujete celice z dvobarvno lestvico, tribarvno lestvico, podatkovnimi vrsticami in sklopi ikon; oblikujete celice, ki vsebujejo določeno besedilo, številko, datum ali čas, vrednosti na vrhu ali na dnu, vrednosti nad ali pod povprečjem, enolične ali podvojene vrednosti; in ustvarite mnoga pravila in jih lažje upravljate.

V razdelku Glejte tudi so na voljo povezave do več informacij o razvrščanju, filtriranju in pogojnem oblikovanju podatkov.

 Na vrh strani

Učinkovita uporaba barve pri analiziranju podatkov

Barve so všeč skoraj vsem. Učinkovita uporaba barv v dokumentih lahko znatno izboljša njihovo privlačnost in berljivost. S pametno uporabo barv in ikon v Excelovih poročilih izboljšate sprejemanje odločitev, saj uporabnikovo pozornost preusmerite na bistvene podatke in mu pomagate, da vizualno razume rezultate. S pametno uporabo barv lahko omogočite pozitiven občutek že od samega začetka. Po drugi strani pa lahko nerazumna uporaba barv zmoti uporabnike in v čezmerni količini povzroči celo odpor. V spodnjih razdelkih so smernice za pametno uporabo barv in za izogibanje nerazumni uporabi barv.

Več o temah dokumentov    Z Office Excelom 2007 zlahka ustvarite dosledne teme in dodaste sloge in učinke po meri. Večji del učinkovitega kombiniranja barv je že opravljen, in sicer v obliki vnaprej določenih tem dokumentov, v katerih so uporabljene privlačne barvne sheme. Z uporabo teme dokumenta hitro in preprosto oblikujete celoten dokument in mu dodaste profesionalen in sodoben videz. Tema dokumenta je sklop izbir oblikovanja, med katere sodijo sklop barv teme, sklop pisav teme (vključno s pisavami za naslov in telo besedila) ter sklop učinkov teme (učinki črte in polnila). Povezave do več informacij o temah so v razdelku Glejte tudi   .

Uporaba standardnih barv in omejitev števila barv

Ko razvrščate in filtrirate po barvi, lahko izberete barve, ki jih imate raje, in rezultat je morda videti odličen za vaš okus. Toda bistveno vprašanje, ki si ga morate zastaviti, je: »Ali imajo tudi vaši uporabniki radi enake barve?« Računalnik lahko v 24-bitnem barvnem načinu prikaže 16.777.216 barv. Večina uporabnikov pa lahko razloči le majhen delček teh barv. Poleg tega je kakovost barv odvisna od računalnika. Osvetlitev prostora, kakovost papirja, ločljivost zaslona in tiskanja ter nastavitve brskalnika so lahko različne. Do 10 % prebivalstva ima težave z razločevanjem in prepoznavanjem nekaterih barv. To so pomembne spremenljivke, nad katerimi verjetno nimate nadzora.

Imate pa nadzor nad spremenljivkami, kot je izbira barve, število barv in ozadje delovnega lista ali celice. Če izberete primerne barve, lahko omogočite, da bodo sporočale pravilno sporočilo in omogočale razumevanje podatkov. Barve lahko dopolnite tudi z ikonami in legendami in tako omogočite, da bodo uporabniki razumeli, kar ste želeli povedati.

Upoštevajte barvni kontrast in ozadje.

Na splošno uporabljajte barve z visoko zasičenostjo, kot je svetlo rumena, srednje zelena ali temno rdeča. Omogočite, da je kontrast med ozadjem in ospredjem močan. Uporabite na primer belo ali sivo ozadje delovnega lista in barvne celice oziroma belo ali sivo barvo celic in barvno pisavo. Če morate uporabiti barvo ali sliko za ozadje, naj bo ta čim svetlejša, da ne bo barva celice ali pisave ob njej neopazna. Če se zanašate le na učinek barve pisave, poskusite povečati velikost pisave ali jo nastavite na krepko. Večja kot je pisava, lažje bo uporabnik videl ali razločil barvo. Če je treba, prilagodite ali odstranite proge vrstic ali stolpcev, saj lahko ta barva moti barvo celice ali pisave. Vsi ti ukrepi so dolgoročno zelo učinkoviti in omogočajo, da bodo uporabniki pravilno razumeli in si razlagali barve.

Izogibajte se uporabi barvnih kombinacij, ki lahko zmanjšajo vidljivost barve ali zmedejo gledalca, saj ne želite nenamerno ustvariti slike, ki bode v oči, ali optične iluzije. Za ločevanje težavnih barv, kot sta rdeča in zelena, uporabite obrobo celic, če se ne morete izogniti uporabi teh barv druge ob drugi. Kontrast povečajte s komplementarnimi in kontrastnimi barvami in se izogibajte uporabi podobnih barv. Koristno je poznati osnoven barvni krog in kako določiti podobne, kontrastne in komplementarne barve.

 Podobna barva je tista, ki je na barvnem kolesu poleg druge (na primer vijoličasta in oranžna sta podobni rdeči).

 Kontrastna barva je tri barve oddaljena od poljubne barve (na primer morda in zelena sta kontrastni rdeči).

 Komplementarne barve so na barvnem krogu druga nasproti druge (na primer modrozelena je komplementarna barva rdeče).

Če imate čas, preskusite svoje izbrane barve, pokažite jih nekaj sodelavcem, preskusite jih v različnih osvetlitvah, na različnih računalniških zaslonih in z različnimi nastavitvami tiskanja.

 Namig   Če tiskate barvni dokument, natančno preverite vidnost barve celice in berljivost pisave celice. Če je barva celice pretemna, uporabite belo pisavo, da izboljšate berljivost.

 Na vrh strani

Izbiranje najustreznejših barv za svoje potrebe

10 najbolj priljubljenih barv

Ko razvrstite in filtrirate podatke po barvi, si s spodnjo tabelo pomagajte pri izbiranju barv. Te barve omogočajo najbolj dramatičen kontrast in jih ljudje na splošno najlaže ločijo.

Te barve zlahka uporabite v celicah in za pisave z gumbom Barva polnila ali Barva pisave, ki ga najdete na kartici Osnovno v skupini Pisava.

Uporaba barv, ki same po sebi sporočajo pomen.

Pri pregledovanju finančnih podatkov so številke rdeče (negativne) ali črne (pozitivne). Rdeča barva izraža pomen, ker gre za sprejeto konvencijo. Če želite označiti negativne številke, je rdeča odlična izbira. Odvisno od vrste podatkov je morda priporočljivo uporabiti določene barve, če izražajo pomen vašemu občinstvu ali če imajo nek standarden sprejet pomen. Na primer:

• Če se vaši podatki nanašajo na temperaturo, za višje temperature uporabite tople barve (rdeča, rumena in oranžna), za nižje pa hladne barve (zelena, modra in vijoličasta).
• Če gre za topografske podatke, lahko uporabite modro za vodo, zeleno za vegetacijo, rjavo za puščavo in gore ter belo za led in sneg.
• Če gre za podatke o prometu in varnosti, lahko uporabite rdečo barvo za ustavljene ali čakajoče pogoje, oranžno za nevarno opremo, rumeno za opozorilo, zeleno za varnost in modro za splošne informacije.
• Če se podatki nanašajo na električne upore, lahko uporabite standardne barvne kode: črno, rjavo, rdečo, oranžno, rumeno, zeleno, modro, vijoličasto, sivo in belo.

 Na vrh strani

Nekaj primerov

Recimo, da pripravljate sklop poročil z opisi izdelkov, cenami in ravnmi zalog. V spodnjih razdelkih so ponazorjena vprašanja, ki jih po navadi zastavite o teh podatkih, in kako lahko na posamezno vprašanje odgovorite z uporabo barv in sklopov ikon.

Vzorčni podatki

Spodnji vzorčni podatki so uporabljeni v primerih.

Če želite kopirati podatke v prazen delovni zvezek, naredite to:

Vzorčni podatki

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate  Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

Katere so različne vrste embalaž izdelkov?

Težava:

Ugotoviti želite, katere so različne vrste embalaže za vaše izdelke, vendar nimate na voljo stolpca »Embalaža«. V stolpcu »Količina na enoto« lahko ročno pobarvate celice in jih nato razvrstite po barvi. Dodaste lahko tudi legendo, da bo uporabnik vedel, kaj pomeni posamezna barva.

Rezultati:

Rešitev:

1. Če želite ročno obarvati vsako celico glede na barvno shemo v prejšnji tabeli, kliknite posamezno celico in uporabite barvo, tako da na kartici Osnovno v skupini Pisava izberete gumb Barva polnila.

    Namig   Če želite izbrano barvo hitro uporabiti tudi v drugi celici, na kartici Osnovno v skupiniOdložišče izberete gumb Preslikovalnik oblik.

2. Kliknite celico v stolpcu Količina na enoto in na kartici Osnovno v skupini Urejanje kliknite Razvrsti in filtriraj in nato Razvrščanje po meri.
3. V pogovornem oknu Razvrsti pod možnostjo Stolpec izberite Količina na enoto, pod možnostjo Razvrsti po izberite Barva celice in dvakrat kliknite Kopiraj raven.
4. Pod možnostjo Vrstni red v prvi vrstici izberite rdečo barvo, v drugi modro in v tretji rumeno.

   Če celica ni obarvana in je torej bele barve, te vrstice ostanejo na istem mestu.

    Opomba   Naštete barve so barve, ki so na voljo v stolpcu. Na voljo ni nikakršnega privzetega vrstnega reda razvrščanja barv, pa tudi s seznamom po meri ne morete ustvariti vrstnega reda razvrščanja po meri.

5. Dodajte legendo v celice ob strani poročila, v pomoč vam je lahko spodnja tabela.

   Legenda:
   Rdeča	Kartonasta embalaža in škatle
   Modra	Kovinske posode in pločevinke
   Zelena	Stekleni kozarci in steklenice
   Bela	(ni znano)

Kateri izdelki imajo maržo nad 67 % ali pod 34 %?

Težava:

Želite, da so v poročilu jasno vidne najvišje in najnižje vrednosti marže.

Rezultati:

Rešitev:

1. Izberite celice E2:E26 in na kartici Osnovno v skupini Slog kliknite puščico poleg možnosti Pogojno oblikovanje, kliknite Nabor ikon in izberite sklop ikon Tri puščice (obarvane).
2. Z desno tipko miške kliknite celico v stolpcu Marža, pokažite na Razvrsti in kliknite Razvrščanje po meri.
3. V pogovornem oknu Razvrsti pod možnostjo Stolpec izberite Marža, pod možnostjo Razvrsti po izberite Ikona celice in kliknite Kopiraj raven.
4. Pod možnostjo Razvrsti v prvi vrstici izberite zeleno puščico, ki kaže navzgor, in v drugi vrstici rdečo puščico, ki kaže navzdol.

Katere izdelke je treba takoj naročiti?

Težava:

Hitro želite ustvariti poročilo o izdelkih, ki jih je treba takoj naročiti, in poročilo poslati zaposlenim.

Rezultati:

Rešitev:

1. Izberite celice I2:I26 in na kartici Osnovno v skupini Slogi kliknite puščico poleg možnosti Pogojno oblikovanje, pokažite na Pravila za označevanje celic in kliknite Enako.
2. V prvo polje vnesite Da in v drugem polju izberite Svetlo rdeče polnilo s temno rdečim besedilom.
3. Z desno tipko miške kliknite poljubno oblikovano celico v stolpcu, pokažite na Filtriraj in izberite Filtriraj po barvi izbrane celice.

    Namig   Postavite kazalec nad gumbom za filter v glavi stolpca, da vidite, kako je stolpec filtriran.

Kateri izdelki imajo najvišje in najnižje cene in stroške?

Težava:

V poročilu želite jasno videti najvišje in najnižje cene in stroške.

Rezultati:

Rešitev:

1. Za celice C2:C26 in D2:D26 naredite to:
   • Na kartici Osnovno v skupini Slog kliknite puščico poleg možnosti Pogojno oblikovanje, pokažite na Pravila za možnost zgoraj/spodaj in kliknite Zgornjih 10 elementov.
   • V prvo polje vnesite 1 in v drugem polju izberite Rumeno polnilo s temno rumenim besedilom.
   • Na kartici Osnovno v skupini Slog kliknite puščico poleg možnosti Pogojno oblikovanje, pokažite na Pravila za možnost zgoraj/spodaj in kliknite Spodnjih 10 elementov.
   • V prvo polje vnesite 1 in v drugem polju izberite Zeleno polnilo s temno zelenim besedilom.
2. V stolpcih »Strošek« in »Cena« naredite to:
   • Z desno tipko miške kliknite najnižjo vrednost, pokažite na Razvrsti in izberite Razvrsti po barvi izbrane celice.
   • Z desno tipko miške kliknite najvišjo vrednost, pokažite na Razvrsti in izberite Razvrsti po barvi izbrane celice.

 Na vrh strani