Upravljanje pravic do informacij v sistemu Microsoft Office 2007

V tem članku je opisano, kako je mogoče omejiti dovoljenja za vsebino dokumentov, delovnih zvezkov in predstavitev s storitvijo upravljanja pravic do informacij (IRM), ki je na voljo v Microsoft Office 2007. Če želite informacije o tem, kako omejiti dovoljenje za vsebino e-poštnih sporočil, glejte članek Omejitev dovoljenj za zaupne podatke v e-poštnih sporočilih.

Če želite informacije o tem, kako nastaviti geslo za odpiranje ali spreminjanje datoteke, glejte članek Nastavitev gesla za odpiranje in spreminjanje dokumentov, delovnih zvezkov ali predstavitev. Na voljo so še drugi članki, v katerih je opisana uporaba gesla za zaščito oblikovanja v dokumentih in zaščito elementov delovnih listov in zvezkov.

V tem članku


Namen upravljanja pravic do informacij in njegove omejitve

Upravljanje pravic do informacij omogoča posameznikom in skrbnikom, da določijo dovoljenja za dostop do dokumentov, delovnih zvezkov in predstavitev. S tem preprečijo, da bi nepooblaščene osebe tiskale zasebne podatke, jih posredovale naprej ali kopirale. Ko z upravljanjem pravic do informacij omejite dovoljenje za datoteko, sta omejitvi za dostop in uporabo veljavni, ne glede na to, kje so informacije, saj je dovoljenje za datoteko shranjeno v datoteki dokumenta.

Upravljanje pravic do informacij omogoča posameznikom, da uveljavijo osebne nastavitve za prenos osebnih ali zasebnih podatkov. Poleg tega pa upravljanje pravic do informacij omogoča podjetjem, da uveljavijo pravilnik podjetja, ki ureja nadzor nad zaupnimi podatki in informacijami z lastninsko pravico ter njihovo širjenje.

Upravljanje pravic do informacij omogoča, da:

  • pooblaščenemu prejemniku omejene vsebine preprečite, da bi to vsebino nepooblaščeno posredoval, kopiral, spreminjal, tiskal, faksiral ali lepil;
  • preprečite kopiranje omejene vsebine s funkcijo »Print Screen« v sistemu Microsoft Windows;
  • omejite vsebino, kamor koli jo pošljete;
  • podprete veljavnost datoteke, tako da ogled vsebine v dokumentih po navedenem časovnem obdobju ni več mogoč;
  • uveljavite pravilnik podjetja, ki nadzoruje uporabo in širjenje vsebine v podjetju.

Upravljanje pravic do informacij ne more preprečiti:

  • brisanja, kraje ali zajemanja in prenosa vsebine z zlonamernimi programi, kot so trojanski konji, programi, ki beležijo pritisnjene tipke, in določene vrste vohunske programske opreme;
  • izgube ali poškodbe vsebine zaradi dejanj računalniških virusov;
  • ročnega kopiranja ali prepisovanja omejene vsebine s prejemnikovega zaslona;
  • digitalnih fotografij, s katerimi prejemnik posname omejeno vsebino, prikazano na zaslonu;
  • kopiranja omejene vsebine s programi drugih izdelovalcev za zajemanje slike na zaslonih.

Na vrh strani Na vrh strani

Vrste datotek, ki omogočajo upravljanje pravic z upravljanjem pravic do informacij

Upravljanje pravic do informacij v Office 2007 omogoča upravljanje pravic v datotekah .xps (specifikacija elektronskega papirja XPS) in še v teh vrstah datotek:

Wordove datoteke

Vrsta datoteke Pripona
Dokument .doc
Dokument .docx
Dokument z omogočenimi makri .docm
Predloga .dot
Predloga .dotx
Predloga z omogočenimi makri .dotm

Excelove datoteke

Vrsta datoteke Pripona
Delovni zvezek .xls
Delovni zvezek .xlsx
Delovni zvezek z omogočenimi makri .xlsm
Predloga .xlt
Predloga .xltx
Predloga z omogočenimi makri .xltm
Dvojiški delovni zvezek, ki ni XML .xlsb
Dodatek z omogočenim makrom .xla
Dodatek z omogočenim makrom .xlam

PowerPointove datoteke

Vrsta datoteke Pripona
Predstavitev .ppt
Predstavitev .pptx
Predstavitev z omogočenimi makri .pptm
Predloga .pot
Predloga .potx
Predloga z omogočenimi makri .potm
Diaprojekcija .pps
Diaprojekcija .ppsx
Diaprojekcija z omogočenimi makri .ppsm
Officeova tema .thmx

 Opombe 

  • Kadar te vrste datotek programa Office Outlook 2007 priložite e-poštnim sporočilom z upravljanimi pravicami, bodo tudi te samodejno postale datoteke z upravljanimi pravicami.
  • Kadar e-poštnemu sporočilu z upravljanimi pravicami priložite datoteko s sporočilom (.msg), priloženo sporočilo ni datoteka z upravljanimi pravicami. Upravljanje pravic do informacij ne omogoča upravljanja pravic za datoteke vrste .msg.

Na vrh strani Na vrh strani

Konfiguriranje računalnika za uporabo upravljanje pravic do informacij

Minimalna zahteva za upravljanje pravic do informacij v Office 2007 je programska oprema Windows Rights Management Services s servisnim paketom SP1 za odjemalca. Če uporabljate računalnik, v katerem je nameščen sistem Windows Vista, je storitev RMS (Windows Rights Management Services) za odjemalca že nameščena. Če uporabljate računalnik, v katerem je nameščen sistem Windows XP, morate storitev RMS s servisnim paketom SP1 za odjemalca namestiti vi ali skrbnik storitve RMS. Skrbnik storitve RMS lahko konfigurira pravilnike za storitev IRM, ki veljajo samo za podjetje. Z njimi je določeno, kdo ima omogočen dostop do informacij in katera raven urejanja je dovoljena za e-poštna sporočila. Skrbnik v podjetju lahko na primer določi predlogo s pravicami, ki se imenuje »Zaupno za podjetje«, v kateri je določeno, da e-poštno sporočilo, za katerega je uporabljen ta pravilnik, lahko odprejo le uporabniki v domeni podjetja.

Namestitev storitve RMS (Windows Rights Management Services) za odjemalca

  1. V sistemu Microsoft Windows XP kliknite gumb Start in nato Nadzorna plošča.
  2. Kliknite Dodaj ali odstrani programe in nato Dodaj ali odstrani programe. V levem podoknu kliknite Dodaj nove programe. Na seznamu programov kliknite Windows Rights Management Services Client, in nato Dodaj.

 Opomba   V navadnem pogledu dvokliknite Dodaj ali odstrani programe in nato v levem podoknu kliknite Dodaj nove programe. Na seznamu programov kliknite Windows Rights Management Services Client in nato Dodaj.

Ko prvič poskusite z upravljanjem pravic do informacij odpreti datoteke z upravljanimi pravicami, vas lahko tudi Office 2007 pozove, da prenesete storitev RMS (Windows Rights Management Services) za odjemalca, če delate v računalniku, v katerem ta programska oprema ni nameščena. Če želite več informacij o storitvi RMS (Windows Rights Management Services) za odjemalca, obiščite spletno mesto Windows Rights Management Services.

Na vrh strani Na vrh strani

Prenos dovoljenj

Ko prvič poskusite odpreti dokument, delovni zvezek ali predstavitev z omejenimi dovoljenji, morate vzpostaviti povezavo z licenčnim strežnikom, ki bo preveril vaše poverilnice, in prenesti licenco za uporabo. Licenca za dostop določa raven dostopa za to datoteko. Ta postopek je treba izvesti za vsako datoteko z omejenim dovoljenjem. Povedano z drugimi besedami, vsebine z omejenim dovoljenjem ni mogoče odpreti brez licence. Če želite prenesti dovoljenja, vam mora Microsoft Office poslati poverilnice (sem spada tudi vaš e-poštni naslov) in informacije o pravicah do dovoljenja za licenčni strežnik.Informacije, ki so v dokumentu, niso poslane licenčnemu strežniku. Če želite več informacij, preberite Izjavo o zasebnosti.

Na vrh strani Na vrh strani

Omejitev dovoljenj za vsebino v datotekah

Avtorji lahko omejijo dovoljenja za dokumente, delovne zvezke ali predstavitve, tako da omejijo uporabnike, dokumente ali skupino ljudi (za dovoljenja, ki temeljijo na skupinah, potrebujete imeniško storitev Microsoft Active Directory, ki omogoča, da razširite skupino). V pogovornem oknu Dovoljenje avtorji podelijo uporabnikom dovoljenje za branje in spreminjanje vsebine in za nastavitev datuma poteka vsebine. Borut, ki je avtor besedila, na primer podeli Sandri dovoljenje za branje, ne pa tudi za njegovo spreminjanje. Borut lahko potem podeli Janezu dovoljenje za spreminjanje in shranjevanje dokumenta. Borut se bo morda tudi odločil, da bo Sandri in Janezu omejil dostop do tega dokumenta, in sicer na pet dni, preden poteče datum dovoljenja zanj. Če želite več informacij o tem, kako nastaviti datum poteka za dokument, glejte članek Nastavitev datuma poteka za datoteko.

Pogovorno okno »Dovoljenje«

  1. Shranite dokument, delovni zvezek ali predstavitev
  2. Kliknite Gumb »Microsoft Office«Slika gumba, pokažite na Pripravi in Omeji dovoljenje ter kliknite Ne razpošiljaj.
  3. Potrdite polje Omeji dovoljenje za ta dokument in nato vsem uporabnikom dodelite želene ravni dostopa.

Izbor je morda omejen, če je skrbnik nastavil pravilnike dovoljenj po meri, ki jih ni mogoče spreminjati.

Ravni dovoljenj

  • Branje     Uporabniki z dostopom za branje lahko berejo dokument, delovni zvezek ali predstavitev, nimajo pa dovoljenja za urejanje, tiskanje ali kopiranje.
  • Spreminjanje     Uporabniki z dostopom za spreminjanje lahko berejo, urejajo in shranjujejo spremembe v dokument, delovni zvezek ali predstavitev, nimajo pa dovoljenja za tiskanje.
  • Poln nadzor     Uporabniki z dovoljenjem za poln nadzor imajo vsa dovoljenja za pisanje in lahko naredijo vse, kar lahko naredi avtor z dokumentom, delovnim zvezkom in predstavitvijo, na primer nastavijo datum poteka vsebine, preprečijo tiskanje in dodelitev dovoljenj uporabnikom. Ko pooblaščenim uporabnikom poteče dovoljenje za dokument, ga lahko odpre le njegov avtor ali uporabniki, ki imajo omogočeno dovoljenje za poln nadzor. Avtorji imajo vedno dovoljenje za poln nadzor dokumentov.
  1. Če želite nekomu podeliti dovoljenje za poln nadzor, kliknite Več možnosti, v stolpcu Raven dostopa kliknite puščico in nato na seznamu Spremeni kliknite Poln nadzor.

Pogovorno okno »Dovoljenje«

  1. Ko dodelite ravni dovoljenj, kliknite V redu.

Prikaže se vrstica za sporočila, kjer je navedeno, da gre za dokument z upravljanimi pravicami. Če želite kakor koli spremeniti dovoljenje za dostop do dokumenta, kliknite Spremeni dovoljenje.

Vrstica za sporočila

Če dokument z omejenimi dovoljenji posredujete nepooblaščeni osebi, se odpre sporočilo z e-poštnim naslovom avtorja ali naslov spletnega mesta, tako da lahko ta oseba avtorja prosi za dovoljenje za uporabo dokumenta.

Slika pogovornega okna

Če avtor v dokument ne vključi svojega e-poštnega naslova, se nepooblaščenim uporabnikom prikaže sporočilo o napaki.

Nastavitev datuma poteka za datoteko

  1. Odprite datoteko.
  2. Kliknite Gumb »Microsoft Office«Slika gumba, pokažite na Pripravi in Omeji dovoljenje ter kliknite Ne razpošiljaj.
  3. Potrdite polje Omeji dovoljenje za ta dokument in kliknite Več možnosti.
  4. V razdelku Dodatna dovoljenja za uporabnike potrdite polje Datum poteka dokumenta in vnesite datum.
  5. Dvakrat kliknite V redu.

Na vrh strani Na vrh strani

Uporaba drugega uporabniškega računa v sistemu Windows za datoteke z upravljanimi pravicami

  1. Odprite dokument, delovni zvezek ali predstavitev
  2. Kliknite Gumb »Microsoft Office«Slika gumba, pokažite na Pripravi in Omeji dovoljenje ter kliknite Upravljaj poverilnice.
  3. Naredite nekaj od tega:
    • V pogovornem oknu Izberite uporabnika izberite e-poštni naslov za račun, ki ga želite uporabiti, in kliknite V redu.
    • V pogovornem oknu Izberite uporabnika kliknite Dodaj, vnesite poverilnice za nov račun in nato dvakrat kliknite V redu.

Pogovorno okno »Izberite uporabnika«

Na vrh strani Na vrh strani

Ogled vsebine z omejenim dovoljenjem

Če si želite v Office 2007 ogledati vsebino z upravljanimi pravicami, za katero imate dovoljenja, preprosto odprite dokument, delovni zvezek ali predstavitev.

Če si želite ogledati dovoljenja, ki jih imate, v vrstici za sporočila kliknite Ogled dovoljenja ali v vrstici stanja kliknite gumb na dnu zaslona.

Vrstica stanja

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007