Odstranjevanje skritih podatkov in osebnih informacij iz Officeovih dokumentov

Preden s kolegi ali strankami delite pomembne dokumente, verjetno preverite in pregledate njegovo vsebino, da zagotoviti pravilnost dokumenta in da ne vsebuje informacij, ki jih želite deliti z drugimi osebami. Če želite deliti elektronsko kopijo dokumenta sistema Microsoft Office, je priporočljivo, da dodatno preverite, ali dokument vsebuje skrite metapodatke ali osebne informacije, ki so morda shranjene v samem dokumentu ali v lastnostih dokumenta (metapodatki (metapodatki: Podatki, ki opisujejo druge podatke. Besede v dokumentu so na primer podatki; štetje besed pa je na primer primer metapodatka.)). Ker skrite informacije lahko razkrijejo podrobnosti o organizaciji ali samem dokumentu, ki jih ne nameravate razkriti javnosti, je priporočljivo, da te skrite informacije odstranite, preden dokument delite z drugimi.

V tem članku je razloženo, kako funkcija nadzornika dokumentov v programih Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 in Microsoft Office PowerPoint 2007 olajša iskanje in odstranjevanje skritih podatkov in osebnih informacij iz Officeovih dokumentov.

V tem članku


Katere vrste skritih podatkov in osebnih informacij so shranjene v Officeovih dokumentih?

V Officeovem dokumentu je mogoče shraniti več vrst skritih podatkov in osebnih informacij. Te informacije morda niso vidne takoj, ko dokument pogledate v Officeovem programu, vendar je mogoče, da te informacije vidijo ali pridobijo druge osebe.

Skrite informacije lahko vključujejo podatke, ki jih Officeovi programi dodajo datoteki, da bi bila omogočeno sodelovanje več oseb pri pisanju in urejanju dokumenta. Vključujejo lahko tudi informacije, ki jih namenoma določite kot skrite.

Office dokumenti lahko vsebujejo te vrste skritih podatkov in osebnih informacij:

  • Komentarji, revizijske oznake sledenih sprememb, različice in pripombe s črnilom     Če ste pri ustvarjanju dokumenta sodelovali z drugimi osebami, dokument lahko vsebuje elemente kot so revizijske oznake sledenih sprememb, komentarji, pripombe s črnilom in različice. Te informacije drugim osebam omogočajo, da vidijo imena tistih, ko so delali v dokumentu, komentarje pregledovalcev in spremembe, ki so bile narejene v dokumentu.
  • Lastnosti dokumenta in osebne informacije    Lastnosti dokumenta ali metapodatki (metapodatki: Podatki, ki opisujejo druge podatke. Besede v dokumentu so na primer podatki; štetje besed pa je na primer primer metapodatka.) vključujejo podrobnosti o dokumentu, na primer avtorja, zadevo in naslov. Lastnosti dokumenta vključujejo tudi informacije, ki jih samodejno vzdržujejo Officeovi programi, na primer ime osebe, ki je dokument zadnja shranila, in datum nastanka dokumenta. Če ste uporabili določene funkcije, lahko dokument vsebuje tudi dodatne podatke, ki lahko razkrijejo vašo identiteto (PII) (podatki, ki lahko razkrijejo vašo identiteto (PII): Vsi podatki, ki vsebujejo podrobnosti o neki osebi, kot so ime, naslov, e-poštni naslov, ID vlade, naslov IP ali kateri koli drugi edinstveni podatki za prepoznavanje, povezani s PII-jem v drugem programu.), na primer glave e-pošte, informacije, pripravljene na pošiljanje za pregled, sezname prejemnikov, poti tiskalnikov in informacije o poti datoteke za objavljanje spletnih strani.
  • Glave, noge in vodni žigi    Wordovi dokumenti in Excelovi delovni zvezki lahko vsebujejo informacije v glavah in nogah. Poleg tega so v Wordovih dokumentih lahko dodani tudi vodni žigi.
  • Skrito besedilo    Wordovi dokumenti lahko vsebujejo besedilo, ki je oblikovano kot skrito besedilo. Če ne veste, ali dokument vsebuje skrito besedilo, lahko uporabite nadzornika dokumentov, da ga poiščete.
  • Skrite vrstice, stolpci in delovni listi    V Excelovem delovnem zvezku je mogoče skriti vrstice, stolpce ali celotne delovne liste. Če distribuirate kopijo delovnega zvezka, ki vsebuje skrite vrstice, stolpce ali delovne liste, le-te in podatke, ki jih vsebujejo, lahko vidijo druge osebe.
  • Nevidna vsebina    PowerPointove predstavitve in Excelovi delovni zvezki lahko vsebujejo predmete, ki niso vidni, ker so oblikovani kot nevidni.
  • Vsebina izven diapozitiva    PowerPointove predstavitve lahko vsebujejo predmete, ki niso takoj vidni, ker so bili povlečeni s diapozitiva v območje izven diapozitiva. Ta vsebina izven diapozitiva lahko vključuje polja z besedilom, izrezke, grafike in tabele.
  • Opombe za predstavitev    Odsek za opombe v PowerPointovi predstavitvi lahko vsebujejo besedilo, ki ga morda ne želite razkriti javnosti, še posebej, če so bile opombe namenjene samo osebi, ki predstavila predstavitev.
  • Lastnosti strežnika za dokumente    Če je dokument bil shranjen v mestu v strežniku za upravljanje dokumentov, na primer v mestu z delovnim prostorom dokumenta ali knjižnici, ki je zasnovana na storitvah Microsoft Windows SharePoint Services, lahko ta dokument vsebuje dodatne lastnosti dokumenta ali informacije povezane z mestom v strežniku.
  • Podatki XML po meri    Dokumenti lahko vsebujejo podatke XML po meri, ki niso vidni v dokumentu samem. Nadzornik dokumentov te podatke XML lahko najde in odstrani.

Na vrh strani Na vrh strani

Katere informacije lahko najde in odstrani nadzornik dokumentov?

Nadzornik dokumentov vključuje številne različne nadzornike, ki jih lahko uporabite za iskanje in odstranjevanje različnih vrst skritih podatkov in osebnih informacij. Nekateri nadzorniki so značilni za posamezne Officeove programe. Nadzornik dokumentov prikaže različne množice nadzornikov v programih Office Word 2007, Office Excel 2007 in Office PowerPoint 2007, da vam omogoči iskanje in odstranjevanje skritih podatkov in osebnih informacij, značilnih za posamezne programe.

Če želite izvedeti več o vrstah skritih podatkov in osebnih informacij, ki jih lahko najde in odstrani nadzornik dokumentov v določenem Officeovem programu, si oglejte spodnje tabele.

 Opomba   Če je vaša organizacija nadzornika dokumentov prilagodila z dodatnimi moduli nadzornika, boste morda lahko preverili, ali so v dokumentih dodatne vrste informacij.

Office Word 2007

Ime nadzornika Najde in odstrani
Komentarji, revizije, različice in pripombe
  • Komentarje
  • Revizijske oznake sledenih sprememb
  • Informacije o različici dokumenta
  • Pripombe s črnilom
Lastnosti dokumenta in osebne informacije
  • Lastnosti dokumenta, vključno z informacijami v jezičkih Povzetek, Statistika in Po meri pogovornega okna Lastnosti dokumenta.
  • Glave e-pošte
  • Sezname prejemnikov
  • Informacije, pripravljene na pošiljanje za pregled
  • Lastnosti strežnika za dokumente
  • Informacije o pravilniku za upravljanje dokumentov
  • Informacije o vrsti vsebine
  • Informacije o povezavi vezanih podatkov za polja z vezanimi podatki (zadnja vrednost je pretvorjena v besedilo)
  • Uporabniško ime
  • Ime predloge
Glave in noge
  • Informacije v glavah dokumentov
  • Informacije v nogah dokumentov
  • Vodne žige
Skrito besedilo
  • Besedilo, ki jo oblikovano kot skrito (učinek pisave, ki je na voljo v pogovornem oknu Pisava)

 Opomba   Ta nadzornik ne zazna besedila, ki je bilo skrito na druge načine (na primer belega besedila na belem ozadju).

Podatki XML po meri
  • Podatke XML po meri, ki so morda shranjeni v dokumentu

Office Excel 2007

Ime nadzornika Najde in odstrani
Komentarji in pripombe
  • Komentarje
  • Pripombe s črnilom
Lastnosti dokumenta in osebne informacije
  • Lastnosti dokumenta, vključno z informacijami v jezičkih Povzetek, Statistika in Po meri pogovornega okna Lastnosti dokumenta
  • Glave e-pošte
  • Sezname prejemnikov
  • Informacije, pripravljene na pošiljanje za pregled
  • Lastnosti strežnika za dokumente
  • Informacije o pravilniku za upravljanje dokumentov
  • Informacije o vrsti vsebine
  • Uporabniško ime
  • Informacije o poti tiskalnika
  • Komentarje scenarija
  • Pot datoteke za objavljanje spletnih strani
  • Komentarje za določena imena in imena tabel
  • Neaktivne zunanje podatkovne povezave
Glave in noge
  • Informacije v glavah delovnih listov
  • Informacije v nogah delovnih listov
Skrite vrstice in stolpci
  • Skrite vrstice
  • Skrite stolpce s podatki

 Opombe 

  • Če so v delovnem zvezku skriti stolpci, ki ne vsebujejo podatkov, bodo zaznani in odstranjeni tudi ti prazni skriti stolpci.
  • Če boste v delovnem zvezku odstranili skrite vrstice ali stolpce, ki vsebujejo podatke, se bodo rezultati izračunov ali formul v delovnem zvezku morda spremenili. Če ne veste, katere informacije vsebujejo skrite vrstice ali stolpci, zaprite nadzornika dokumentov, razkrijte skrite vrstice ali stolpce in preglejte njihovo vsebino.
  • Nadzornik ne zazna oblik, grafikonov, kontrolnikov, Microsoftovih predmetov in kontrolnikov ActiveX, slik ali grafik SmartArt, ki so lahko v skritih stolpcih.
Skriti delovni listi
  • Skrite delovne liste

 Opomba   Če v v delovnem zvezku odstranite skrite delovne liste, ki vsebujejo podatke, se bodo rezultati izračunov ali formul v delovnem zvezku morda spremenili. Če ne veste, katere informacije vsebujejo skriti delovni listi, zaprite nadzornika dokumentov, razkrijte skrite delovne liste in preglejte njihovo vsebino.

Podatki XML po meri
  • Podatke XML po meri, ki so morda shranjeni v delovnem zvezku
Nevidna vsebina
  • Predmete, ki niso vidni, ker so oblikovani kot nevidni

 Opomba   Nadzornik ne zazna predmetov, ki jih prekrivajo drugi predmeti.

Office PowerPoint 2007

Ime nadzornika Najde in odstrani
Komentarji in pripombe
  • Komentarje
  • Pripombe s črnilom
Lastnosti dokumenta in osebne informacije
  • Lastnosti dokumenta, vključno z informacijami v jezičkih Povzetek, Statistika in Po meri pogovornega okna Lastnosti dokumenta
  • Glave e-pošte
  • Sezname prejemnikov
  • Informacije, pripravljene na pošiljanje za pregled
  • Lastnosti strežnika za dokumente
  • Informacije o pravilniku za upravljanje dokumentov
  • Informacije o vrsti vsebine
  • Pot datoteke za objavljanje spletnih strani
Nevidna vsebina na diapozitivu
  • Predmete, ki niso vidni, ker so oblikovani kot nevidni

 Opomba   Nadzornik ne zazna predmetov, ki jih prekrivajo drugi predmeti.

Vsebina izven diapozitiva
  • Vsebina ali predmeti, ki v predstavitvi niso takoj vidni, ker so izven območja diapozitiva, kar vključuje:
    • Izrezke
    • Polja z besedilom
    • Grafike
    • Tabele

 Opomba    Nadzornik dokumentov ne zazna ali odstrani predmetov z animacijskimi učinki izven diapozitiva.

Opombe za predstavitev
  • Besedilo, dodano v odsek za opombe v predstavitvi

 Opomba   Nadzornik dokumentov ne more odstraniti slik, ki so bile dodane v odsek za opombe v predstavitvi

Podatki XML po meri
  • Podatke XML po meri, ki so morda shranjeni v predstavitvi

Na vrh strani Na vrh strani

Kako najti in odstraniti skrite podatke in osebne informacije v Officeovih dokumentih?

Nadzornika dokumentov lahko uporabite za iskanje in odstranjevanje skritih podatkov in osebnih informacij v Officeovih dokumentih, ustvarjenih v programih Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 in starejših različicah teh Officeovih programov. Priporočljivo je, da uporabite nadzornika dokumentov, preden elektronsko kopijo Officeovega dokumenta, na primer e-poštno prilogo, namenite za skupno rabo.

  1. Odprite Officeov dokument, za katerega želite preveriti, ali vsebuje skrite podatke ali osebne informacije.
  2. Če želite shraniti kopijo izvirnega dokumenta, kliknite gumb Microsoft OfficePodoba gumba nato Shrani kot in v polje Ime datoteke vnesite ime.

 Pomembno   Priporočljivo je, da nadzornika dokumentov uporabite na kopiji izvirnega dokumenta, ker podatkov, ki jih nadzornik dokumentov odstrani, ni mogoče vedno obnoviti.

  1. V kopiji izvirnega dokumenta kliknite gumb Microsoft OfficePodoba gumba, pokažite na Pripravi in nato kliknite Preglej dokument.
  2. Če želite izbrati vrste skrite vsebine, ki jih želite pregledati, v pogovornem oknu Nadzornik dokumentov potrdite potrditvena polja. Če želite več informacij o posameznih nadzornikih, si oglejte odsek Katere informacije lahko najde in odstrani nadzornik dokumentov?
  3. Kliknite Preglej.
  4. V pogovornem oknu Nadzornik dokumentov preglejte rezultate nadzora.
  5. Poleg rezultatov nadzora za vrste skritih vsebin, ki jih želite odstraniti iz dokumenta, kliknite Odstrani vse.

 Pomembno   Če iz dokumenta odstranite skrito vsebino, je morda ne boste mogli več obnoviti, če kliknete Razveljavi.

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007