Dodajanje podatkov v Accessovo zbirko podatkov

Microsoft Access 2010 omogoča več možnosti za vnašanje podatkov v zbirko podatkov, v tem članku pa je opisano, kdaj in kako lahko uporabite posamezne možnosti.

 Opomba   V tem članku ni informacij o delujočih spletnih zbirkah podatkov. Če želite več informacij o ustvarjanju Accessovih spletnih zbirk podatkov, si oglejte članek Ustvarjanje zbirke podatkov za skupno rabo v spletu.

V tem članku

Vnos podatkov v tabelo

Čeprav je obrazec najboljši predmet za uporabo pri vnašanju podatkov, posebno če imate za Accessovo zbirko podatkov več uporabnikov, lahko podatke neposredno vnašate v tabelo in jih v njej urejate.

Na vrsto podatkov, ki jih uporabnik lahko vnaša v tabelo, vplivajo ti vidiki:

Ogled nastavitve lastnosti za polje

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo in nato v priročnem meniju še Pogled načrta.
  2. Če si želite ogledati lastnosti za polje, na zavihku Načrt v skupini Pokaži/skrij kliknite List z lastnostmi.

PokažiKako nastavitve lastnosti za polje vplivajo na vnos podatkov in možnosti urejanja

Lastnost Mesto v mreži načrta tabele Možne vrednosti Obnašanje ob poskusu vnosa podatkov
Velikost polja Zavihejk Splošno 0-255 Omejitev števila znakov velja le za polja, ki so nastavljena na besedilno vrsto podatkov. Če poskusite vnesti več znakov, kot je dovoljeno, jih polje prireže na koncu vnesenih podatkov.
Vnosna maska Zavihek Splošno Vnaprej določen nabor ali nabor po meri dobesednih znakov in znakov ograde

Vnosna maska uporabnike prisili, da podatke vnašajo v vnaprej določeni obliki. Maske se pojavijo, ko izberete polje v tabeli ali kontrolnik v obrazcu. Kliknete na primer polje »Datum« in zagledate ta nabor znakov: DD-MMM-LLLL. To je vnosna maska. Prisili vas, da za mesece vnesete okrajšavo, na primer OKT, in leto s štirimi števili – na primer OKT-15-2009.

 Opomba   Vnosne maske nadzorujejo samo način vnosa podatkov, ne pa tudi načina, na katerega jih Access shranjuje ali prikaže.
Zahtevano Zavihek Splošno Da/ne

Ko je ta lastnost vklopljena, prisili, da v polje vnesete vrednost. Access novih podatkov ne dovoli shraniti, dokler zahtevanega polja ne izpolnite. Ko je lastnost izklopljena, polje sprejema tudi ničelne vrednosti, kar pomeni, da lahko polje ostane prazno.

 Opomba   Ničelna vrednost ni enaka vrednost nič. Nič (0) je število, "ničelna vrednost" pa je manjkajoča, nedoločena ali neznana vrednost.
Dovoli ničelno dolžino Zavihek Splošno Da/ne Ko je ta lastnost vklopljena, lahko vnašate nize ničelne dolžine  – nize brez znakov. Če želite ustvariti nize ničelne dolžine, vnesite dvojna narekovaja brez presledka ("") in pritisnite tipko ENTER.
Indeksirano Zavihek Splošno Da (podvojene vrednosti so dovoljene), Da (podvojene vrednosti niso dovoljene), Ne Ustvarite lahko tudi indeks iz več polj. Če to naredite, lahko podvojite vrednosti v enem polju, ne pa v obeh poljih.
  1. Če želite vnašati podatke v tabelo, v podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo, ki jo želite uporabiti.

Privzeto Accessovo tabelo odpre v pogledu podatkovnega lista.

  1. Kliknite polje, ki ga želite uporabiti, in nato vnesite podatke.
  2. Če se želite pomakniti na naslednje polje v isti vrstici, pritisnite TAB, uporabite smerno tipko levo ali desno ali pa kliknite celico v naslednjem polju.

 Opomba   Ko pritisnete tipko TAB, Access za določanje smeri premikanja kazalca v levo ali desno privzeto uporabi področne nastavitve sistema Windows. Če računalnik uporablja jezik, ki poteka od leve proti desni, se kazalec s pritiskom tipke TAB premakne v levo. Če računalnik uporablja jezik, ki poteka od desne proti levi, se kazalec premakne v levo.

 Namig   Če se želite pomakniti v naslednje polje v stolpcu, uporabite smerni tipki gor ali dol ali pa kliknite določeno celico.

Na vrh strani Na vrh strani

Uporaba obrazca za vnos podatkov

Če vašo zbirko podatkov uporablja več uporabnikov, uporaba obrazca lahko olajša in pospeši vnos podatkov ter ga naredi bolj točnega, saj lahko postavitev načrtujete tako, da bo ustrezala potrebam in znanju uporabnika.

Načrt obrazca določa, kako lahko vnašate ali urejate podatke. Obrazci imajo kontrolnike, kot na primer sezname, polja z besedilom in gumbe, od katerih je vsak povezan s polji v različnih tabelah, poizvedbah, makrih ali kontrolnikih na drugih odprtih obrazcih. Kontrolniki se uporabljajo za branje podatkov iz tabele ali zapisovanje podatkov v temeljno tabelo.

Kaj storite s kontrolnikom obrazca, je odvisno od teh vidikov:

  • Podatkovni tip, nastavljen za vir temeljnih podatkov
  • Lastnosti, nastavljene za polje
  • Lastnosti, nastavljene za kontrolnik

V spodnjem odseku je razloženo, kako uporabiti najpogostejše kontrolnike za vnos podatkov.

 Opomba   Če imate vprašanja o določeni zbirki podatkov, se obrnite na skrbnika sistema ali načrtovalca zbirke podatkov.

Če želite več informacij o ustvarjanju obrazcev v Accessu 2010, si oglejte članek Uvod v obrazce.

Na vrh strani Na vrh strani

Vnos praznih vrednosti

Prazno vrednost lahko vnesete, če določenih podatkov nimate ali če ti podatki ne obstajajo. Access ima dve vrsti praznih vrednosti: ničelne vrednosti in nizi z ničelno dolžino. Ničelne vrednosti označujejo neznane vrednosti, nizi z ničelno dolžino pa označujejo polja, ki vsebujejo prazno vrednost. V tabeli s poljem številke faksa lahko na primer polje pustite prazno, če nimate podatka, in Access vnese ničelno vrednost (če je zbirka podatkov načrtovana tako, da sprejema ničelne vrednosti). V polje lahko vnesete tudi niz z ničelno dolžino, tako da označite, da veste, da v tem polju ni vrednosti.

  1. Če želite vnesti niz z ničelno dolžino, odprite tabelo v pogledu podatkovnega lista ali obrazec v pogledu obrazca.
  2. Izberite polje in vnesite dva dvojna narekovaja brez vmesnega presledka ("").
  3. Pomaknite kazalec na drug zapis, če želite uveljaviti spremembe. Narekovaji privzeto izginejo.

Na vrh strani Na vrh strani

Dodajanje podatkov s seznamom

Kot uporabnik zbirke podatkov lahko izbirate ali vnašate podatke, ki temeljijo na vrednostih, ki so na voljo v seznamu. Access ima več vrst seznamov, ki temeljijo na potrebah vnosa podatkov.

V polju s seznamom so prikazane vrednosti, vnesene med načrtovanjem kontrolnika. Vrednosti so lahko iz enega ali več polj v tabeli ali rezultat poizvedbe.

Osnovni kontrolnik polja s seznamom v obrazcu

  1. Če je seznam v obrazcu, odprite obrazec v pogledu obrazca, če je seznam v tabeli ali je nastavljen rezultat poizvedbe, pa predmet odprite v pogledu podatkovnega lista.
  2. Pomaknite se navzdol po seznamu elementov in izberite želeni element.
  3. Če želite izbiro uveljaviti v zbirki podatkov, pomaknite kazalec na drugo polje.

Kombinirana polja so podobna poljem s seznami, le da je v kombiniranem polju polje z besedilom in spustni seznam. Ko na tabeli ali množici z rezultati poizvedbe ustvarite seznam, bo Access privzeto uporabil kombinirano polje. Z uporabo kombiniranega polja prihranite prostor v načrtu obrazca.

Če želite izbrati elemente iz kombiniranega polja, poleg seznama kliknite puščico dol in nato izberite podatke, ki jih želite dodati.

Seznami, ki podpirajo več vrednosti, so seznami z več vrednostmi (polje z več vrednostmi: Polje za iskanje, kamor je mogoče shraniti več vrednosti.). Seznami z več vrednostmi, ki jih lahko ustvarite brez programiranja v Accessu, rešijo pogosto poslovno težavo. Primer: Uporabljate Accessovo zbirko podatkov za spremljanje težav pri podpori strankam. Če morate za odpravo težave določiti več ljudi, lahko uporabite seznam z več vrednostmi. Seznam, ki poleg vsakega elementa seznama uporablja potrditveno polje, vam omogoča, da na tem seznamu izberete več elementov.

Odprt spustni seznam potrditvenih polj.

Če želite izbrati elemente s seznama potrditvenega polja, poleg seznama kliknite puščico navzdol, potrdite do 100 potrditvenih polj in kliknite V redu.

Urejanje elementov na seznamu

V obrazcu, tabeli ali množici rezultatov poizvedbe lahko urejate katero koli vrsto seznama, če načrtovalec zbirke podatkov ali oddelek za informatiko tega ukaza ne onemogoči v zbirki podatkov. Vendar pa te metode ni mogoče uporabiti za urejanje seznama, če iskanje temelji na podatkih iz drugega vira podatkov.

 Opomba   Pred urejanjem elementov na seznamu pri oddelku za informatiko preverite, ali to lahko naredite.

  1. Obrazec, tabelo ali množico rezultatov poizvedbe odprite s seznamom. (Če je obrazec, odprite v pogledu obrazca, če je tabela ali množica rezultatov poizvedbe, pa v pogledu podatkovnega lista.)
  2. Z desno tipko miške kliknite seznam in nato Uredi elemente seznama.

Prikaže se pogovorno okno ali obrazec za vnos podatkov. Prikaz je odvisen od vrste seznama, ki ga želite urejati. Seznami vrednosti prikazujejo množico elementov, ki jih vnašate ročno, seznami za iskanje pa uporabljajo poizvedbo za pridobivanje podatkov iz ene ali več tabel. Naredite nekaj od tega.

  • Če urejate seznam z vrednostmi, za urejanje podatkov na seznamu uporabite pogovorno okno Uredi elemente seznama in kliknite V redu, ko končate.

Na vrh strani Na vrh strani

Določanje polja za iskanje

Polje za iskanje predstavlja seznam podatkovnih možnosti. Vrednosti so shranjene v lastnosti polja za iskanje Vir vrstic. Dve vrsti seznamov iskanja v Accessu so seznami vrednosti, v katerih so vnaprej določene množice vrednosti, in seznami iskanja, ki s poizvedbo pridobivajo vrednosti iz druge tabele.

Ker polje za iskanje s poizvedbo pridobiva vrednosti iz ene ali več tabel v zbirki podatkov, polje za iskanje vrednosti privzeto prikazuje v obliki seznama. Izberete lahko enega ali več elementov na seznamu iskanja, odvisno od tega, kako je načrtovalec zbirke podatkov nastavil polje za iskanje.

Določite vrsto polja za iskanje (seznam vrednosti ali seznam za iskanje). Če uporabljate seznam za iskanje, opredelite izvorno tabelo, ki pošilja podatke za polje za iskanje, nato pa dodajte ali uredite elemente na seznamu vrednosti.

  1. Z desnim klikom z miško izberite tabelo in v priročnem meniju kliknite Pogled načrta.
  2. V spodnjem delu mreže načrta kliknite zavihek Iskanje.
  3. Oglejte si lastnosti Vrsta vira vrstic in Vir vrstic.

Lastnost Vrsta vira vrstic mora biti Seznam vrednosti ali Tabela/Poizvedba. Lastnost Vir vrstic mora vsebovati seznam vrednosti ali poizvedbo.

Oglejte si nastavitev lastnosti iskanja

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo in nato v priročnem meniju kliknite Pogled načrta.
  2. Na zavihku Načrt v skupini Pokaži/skrij kliknite List z lastnostmi in si oglejte lastnosti polj.
Lastnost Mesto v mreži načrta tabele Možne vrednosti Vedenje ob poskusu vnosa podatkov
Omeji na seznam Zavihek Iskanje Da/ne Omogoči ali onemogoči možnost dodajanja vrednosti polju, ki ga ni mogoče najti na seznamu. Ko je ta lastnost nastavljena na »Da«, morate izbrati eno od vrednosti. Ko je nastavljena na »Ne«, lahko vnesete vrednost, ki ni na seznamu.
Dovoli urejanje seznama vrednosti Zavihek Iskanje Da/ne

Omogoči ali onemogoči ukaz Uredi elemente seznama za sezname vrednosti, ne pa tudi za polja za iskanje. Če želite ukaz omogočiti za polja za iskanje, v lastnost Obrazec za urejanje elementov seznama vnesite veljavno ime obrazca. Access vam omogoča, da izberete kateri koli obrazec, a če ta ni načrtovan za urejanje, vrednosti na seznamu ne bo mogoče urejati. V priročnem meniju, ki ga odprete tako, da z desno miškino tipko kliknete polje s seznamom ali kontrolnik kombiniranega polja, se pojavi ukaz »Dovoli urejanje seznama vrednosti«. Ko zaženete ukaz, se pojavi pogovorno okno Uredi elemente seznama. Če v lastnosti Obrazec za urejanje elementov seznama določite ime obrazca, Access ta obrazec odpre, namesto da bi prikazal pogovorno okno.

 Opomba   Ukaz Uredi elemente seznama lahko zaženete iz polja s seznami in kontrolnikov kombiniranega polja, ki je v tabelah in naborih rezultatov poizvedb. Obrazci morajo biti odprti v pogledu načrta ali pogledu brskalnika. Tabele in nabore rezultatov poizvedb je treba odpreti v pogledu podatkovnega lista.
Obrazec za urejanje elementov seznama Zavihek Iskanje Ime obrazca za vnos podatkov Če ime obrazca za vnos podatkov vnesete kot vrednost v tej lastnosti tabele, ki jo odpre obrazec, ko uporabnik zažene ukaz Uredi elemente seznama. Ko uporabniki zaženejo ukaz, se v nasprotnem primeru pojavi pogovorno okno Uredi elemente seznama.

Urejanje polja za iskanje

Access privzeto prikaže podatke iskanja v spustnem seznamu, vendar lahko za prikaz podatkov določite kontrolnik polja s seznamom. Razlika med obema je, da se spustni seznam odpre in prikaže seznam, po opravljeni izbiri pa se spet zapre. Polje s seznamom pa ostane odprto.

Če želite urediti polje za iskanje, zaženite ukaz Uredi elemente seznama ali pa podatke uredite neposredno v lastnosti Vir vrstic ali iz izvorne tabele.

  • Če želite dodajati ali urejati podatke v izvorni tabeli, odprite izvorno tabelo za seznam za iskanje in uredite podatke v tabeli.

S polji za iskanje lahko delate neposredno v tabelah, poleg tega pa tudi v obrazcih in poročilih. Vrednosti v polju za iskanje se privzeto pojavijo v nekakšnem kontrolniku seznama – kombiniranem polju  – seznam, ki ima spustno puščico: Prazen iskalni seznam. Elemente lahko na seznamu urejate in jih na seznam dodajate, odvisno od tega, kako je načrtovalec zbirke podatkov nastavil polje za iskanje in kombinirano polje. To načrtovalec zbirke podatkov naredi tako, da nastavi lastnost polja za iskanje (ime lastnosti je Omeji na seznam, načrtovalec pa jo mora vklopiti).

Ko ustvarite polje za iskanje, ga lahko nastavite tudi tako, da podpira več vrednosti. Seznam, ki je rezultat tega, poleg vsakega elementa seznama prikaže potrditveno polje, vi pa lahko po potrebi izberete ali počistite elemente.

Na vrh strani Na vrh strani

Možnosti, ki vam prihranijo čas pri vnašanju podatkov

Access ponuja različne možnosti, s katerimi lahko pospešite postopek vnašanja podatkov. Postopki v teh odsekih razlagajo, kako nastavite privzeto vrednost za polja in sezname v obrazcih in kako lahko uporabite bližnjice na tipkovnici, da znova uporabite vrednosti pri razvrščanju podatkov.

Nastavljanje privzete vrednosti za polje ali kontrolnik

Če veliko zapisov uporablja enako vrednost za določeno polje, na primer mesto ali država/regija, lahko prihranite čas, in sicer tako, da nastavite privzeto vrednost za kontrolnik, povezan s tem poljem. Ko odprete obrazec ali ustvarite nov zapis, se privzeta vrednost privzeto pojavi v tem kontrolniku.

Nastavljanje privzete vrednosti za kontrolnik

  1. Odprite obrazec v pogledu načrta.
  2. Z desno miškino tipko kliknite kontrolnik, s katerim želite delati, in nato kliknite Lastnosti.
  3. Na zavihku Podatki po želji nastavite vrednost lastnosti Privzeta vrednost.
  4. Če želite nastaviti novo privzeto vrednost, ponovite korake od 1 do 3.

Določanje druge vrednosti

  1. Za vrednost v polju z besedilom vnesite nove podatke. Privzeto vrednost lahko kadar koli prepišete.

-ali-

Za vrednost na seznamu izberite novo vrednost s seznama.

Vnovična uporaba vrednosti pri razvrščanju

Ko se pomikate med zapisi, boste morda morali razvrstiti vsak zapis z isto vrednostjo. V takem primeru lahko prihranite čas, tako da uporabite bližnjice na tipkovnici za ponovitev te vrednosti za razvrščanje. Recimo, da želite razvrstiti seznam naročil po vrsti izdelka. V prvi zapis vnesete brezalkoholne pijače, da razvrstite naročila, kjer so stranke kupile brezalkoholne pijače. Ko se pomaknete na naslednji zapis, lahko to vrednost prekopirate in jo znova uporabite za razvrščanje.

 Opomba   Ti koraki predvidevajo, da imate obrazec odprt v pogledu obrazca.

  1. Pomaknite se na polje, ki znova uporablja vrednost iz ustreznega polja v prejšnjem zapisu.
  2. Pritisnite CTRL+' (opuščaj).

Na vrh strani Na vrh strani

Ne pozabite nastaviti ustrezne vrste podatkov

Pri načrtovanju zbirke podatkov morate za vsako polje izbrati ustrezne nastavitve podatkovnega tipa, če podatkovni tip ni besedilo. V tej tabeli so informacije o Accessovih podatkovnih tipih in vplivih posamezne nastavitve podatkovnega tipa na vnos podatkov.

Podatkovni tip Učinek na vnos podatkov
Besedilo Besedilna polja sprejmejo besedilo ali številske znake, tudi ločene sezname elementov. Besedilno polje sprejme manjše število znakov kot polje za zapiske – od 0 do 255 znakov. V nekaterih primerih lahko s funkcijami za pretvarjanje izvedete izračune s podatki v besedilnem polju.
Zapisek

V to vrsto polja lahko vnesete veliko količino besedila in numeričnih podatkov. Če načrtovalec zbirke podatkov to polje nastavi tako, da podpira obogateno besedilo, lahko uporabite vrste oblikovanja, ki jih običajno uporabljate v programih za urejanje besedil, na primer v programu Word. Določenim znakom v besedilu lahko na primer dodelite različne pisave in velikosti pisave, krepko ali ležeče in tako naprej. Poleg tega lahko podatkom dodate tudi oznake HTML (Hypertext Markup Language).

Poleg tega imajo polja »Zapisek« novo lastnost imenovano Samo dodaj. Ko lastnost omogočite, Access spremlja starejše različice podatkov v polju. Zgodovino polja si lahko ogledate tako, da kliknete z desno miškino tipko in v kontekstnem meniju izberete možnost Pokaži zgodovino stolpca. Funkcija je namenjena uporabi v programih, kot so zbirke podatkov za sledenje zadevam, kjer boste morda morali voditi trajne zapise. Ko kazalec postavite v polje »Zapisek« z omogočeno lastnostjo Samo dodaj, besedilo v polju privzeto izgine. Besedila ne morete oblikovati ali drugače spreminjati.

Kot v besedilnih poljih lahko funkcije za pretvarjanja zaženete na podatkih v polju za zapiske.
Število V to vrsto polja lahko vnesete samo števila, izračune vrednosti pa lahko izvedete v polju za števila.
Datum/čas

V to vrsto polja lahko vnesete samo datume in čas. Glede na to, kako je načrtovalec zbirke podatkov nastavil polje, lahko naletite na te pogoje:

  • Če je načrtovalec zbirke podatkov za polje nastavil vnosno masko (niz dobesednih znakov in znakov ograde, ki se pojavijo, ko izberete polje), morate podatke vnesti v prostore in obliko, ki jo nudi maska. Če na primer opazite masko DD_MMM_LLLL, morate v prostor vnesti 11. okt 2009. Ne morete vnesti celotnega imena meseca ali dvomestne vrednosti leta.
  • Če načrtovalec ni ustvaril vnosne maske za nadzor možnosti vnosa podatkov, lahko vnesete podatke v kateri koli veljavni obliki datuma ali časa. Vnesete lahko na primer 11. okt. 2009, 11.10.2009, 11.10.09 in tako naprej.
  • Načrtovalec zbirke podatkov lahko v polju uporabi obliko prikaza. V tem primeru lahko vrednost vnesete v kateri koli obliki (če ni vnosne maske), Access pa datume prikaže v skladu z obliko prikaza. Vnesete lahko na primer 11.10.2009, oblika prikaza pa je nastavljena tako, da se prikaže 11-okt-2009.
Valuta V to polje lahko vnesete le valutne vrednosti. Simbola za valuto ni treba vnesti ročno. Access privzeto uporabi znak za valuto (¥, £, $ in tako naprej) v področnih nastavitvah sistema Windows.
Samoštevilo Podatkov v to vrsto polja ne morete vnašati ali jih spreminjati kadar koli. Access povišuje vrednosti v polju za samoštevilo, kadar koli tabeli dodate nov zapis.
Da/ne Kadar kliknete polje, ki je nastavljeno na ta podatkovni tip, Access prikaže potrditveno polje ali spustni seznam, odvisno od oblike polja. Če polje oblikujete tako, da prikaže seznam, lahko na seznamu izberete Da ali Ne, True ali False ali Vklop ali izklop, kar je znova odvisno od oblike polja. Vrednosti ne morete vnašati na seznam ali jih spreminjati neposredno v obrazcu ali tabeli.
Predmet OLE

To vrsto polja uporabite, ko želite prikazati podatke iz tabele, ustvarjene z drugim programom. V polju predmeta OLE lahko na primer prikažete besedilno datoteko, Excelov grafikon ali PowerPointovo skupino diapozitivov.

 Opomba   Priloge omogočajo hitrejši, enostavnejši in bolj prilagodljiv način ogleda podatkov iz drugih programov. Če želite več informacij, si preberite vnos priloge v tej tabeli.
Hiperpovezava V to vrsto polja lahko vnesete katere koli podatke, Access pa vašemu besedilu doda http://. Če vnesete veljaven spletni naslov, bo vaša povezava delovala. V nasprotnem primeru pa se bo prikazalo sporočilo o napaki. Urejanje obstoječih hiperpovezav je lahko težavno, saj s klikom polja s hiperpovezavo zaženete brskalnik in obiščete naslov, naveden v povezavi. Če želite urejati polje s hiperpovezavo, kliknite sosednje polje in se s tipko TAB ali puščičnimi tipkami premaknite na polje s hiperpovezavo ter pritisnite tipko F2, da omogočite urejanja ali pa z desno tipko miške kliknite polje, pokažite na Hiperpovezava in kliknite Uredi hiperpovezavo.
Priloga V to vrsto polja lahko priložite podatke iz drugih programov, ne morete pa vtipkati ali kako drugače vnesti besedilnih ali numeričnih podatkov.
Čarovnik za iskanje Čarovnik za iskanje ni podatkovni tip. S čarovnikom lahko ustvarite dve vrsti spustnih seznamov: sezname vrednosti in polja za iskanje. Seznam vrednosti uporablja ločen seznam elementov, ki ga vnesete ročno med uporabo čarovnika za iskanje. Te vrednosti so lahko neodvisne od katerih koli drugih podatkov ali predmetov v zbirki podatkov.

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
Access 2010