• Kako hitro slediti podatkom?

• Ustvarjanje in prilagajanje smiselnih poročil

• Skupna raba sledenih informacij z drugimi

• Upravljanje in nadzor občutljivih podatkov

Microsoft Office Access 2007 omogoča hitro in preprosto sledenje podatkom in poročanje o njih z izboljšanim uporabniškim vmesnikom Microsoft Office Fluent in možnostmi interaktivnega načrtovanja, za katere ne potrebujete obsežnega znanja o zbirkah podatkov. Začnete preprosto z že ustvarjenimi programi, ki jih nato spreminjate in prilagajate svojim spreminjajočim se poslovnim potrebam. Podatke zbirate z obrazci v e-pošti ali pa jih uvozite iz zunanjih programov. Mogoče je ustvariti in urediti natančna poročila, v katerih so prikazani razvrščeni in filtrirani podatki, ki so združeni v skupine, tako da na osnovi teh lažje sprejemate odločite. Skupno rabo podatkov omogočite tako, da datoteke programa Office Access premaknete na spletno mesto tehnologije Microsoft Windows SharePoint Services, na katerem nadzorujete zgodovino pregledov, obnavljate izbrisane podatke, nastavite dovoljenja za dostop do podatkov in jih redno varnostno kopirate.

V Office Accessu 2007 je na voljo knjižnica z že ustvarjenimi rešitvami za zbirke podatkov, ki omogoča hiter začetek dela. Ogled večje slike.

Kako začnete hitro slediti podatkom?

Z delom pričnite takoj, saj so v Office Access 2007 vključene funkcije, ki postavljajo v ospredje rezultate.

• Že ustvarjene rešitve Na novem uvodnem zaslonu je več že ustvarjenih rešitev za zbirke podatkov. Te programe uporabite take, kot so, in z njimi sledite stikom, dogodkom, težavam, osnovnim sredstvom, opravilom in drugim stvarem – ali pa jih kot predloge izboljšajte in izpilite tako, da bodo ustrezale vrsti podatkov, ki jim želite slediti, ali načinu, na katerega jim želite slediti. Ko bodo na spletnem mestu Microsoft Office Online na voljo še druge predloge za programe, bodo tudi te na uvodnem zaslonu.
• Uporabniški vmesnik Office Fluent Office Access 2007 ima nov videz, ki omogoča preprostejše ustvarjanje in spreminjanje rešitev za zbirke podatkov in delo z njimi (rešitve za Accessove zbirke podatkov). Nov uporabniški vmesnik Office Fluent je odvisen od konteksta; optimirana sta njegova učinkovitost in možnost odkrivanja. Na voljo je skoraj 1000 ukazov, pri čemer uporabniški vmesnik Fluent prikaže le tiste, ki so bistveni za opravilo v nekem trenutku. Poleg tega imajo programi v Office Accessu 2007 zaradi pogleda oken v obliki kartic, nove vrstice stanja, drsnih trakov in naslovne vrstice zelo sodoben videz.
• Izboljšano krmarjenje Office Access 2007 v novem podoknu za krmarjenje nudi več pogledov tabel, obrazcev, poizvedb in poročil. Ustvarjati je mogoče tudi skupine po meri in razvrstiti ter si ogledati vse obrazce in poročila, ki so povezana z eno tabelo.
• Hitro ustvarjanje tabel Office Access 2007 omogoča preprosto delo neposredno na podatkovnem listu, če želite ustvariti ali prilagoditi tabele. Začnite vnašati podatke v celico s podatki – tako kot v Microsoft Office Excelu. Ko vnesete novo vrednost, Office Access 2007 samodejno doda novo polje in zazna vrsto podatkov (na primer datum, število ali besedilo). Na podatkovni list je mogoče prilepiti celo Excelove tabele, Office Access 2007 pa samodejno ustvari vsa polja in prepozna podatkovne tipe.
• Uvoz zapisov o stikih iz Microsoft Office Outlooka 2007 V Office Accessu 2007 je mogoče preprosto zamenjati posamezen stik v Accessu 2007 s stikom iz Office Outlooka 2007. Podatke o stiku je mogoče iz Office Outlooka 2007 uvoziti v Office Access 2007, prav tako je mogoče podatke o stiku izvoziti iz Accessa 2007 in jih shraniti kot stik v Outlooku 2007.

Office Access 2007 ponuja preoblikovan uporabniški vmesnik Office Fluent in integracijo s stiki v Office Outlooku 2007. Ogled večje slike.

• Filtriranje in razvrščanje podatkov V Office Accessu 2007 je mogoče preprosto filtrirati podatke in s tem razjasniti poslovna vprašanja. Za besedilo, števila in podatke so na voljo različne možnosti filtrov. Z novimi možnosti filtriranja lahko na primer preprosto filtrirate stolpec z datumom za vse zapise v možnostih Danes, Včeraj, Prejšnji teden, Naslednji mesec, Prihodnji, Pretekli itd. Izkušnja s filtriranjem je enaka v Office Excelu 2007 in Office Accessu 2007, tako da se ni treba učiti novega načina za iskanje želenih informacij.

V Office Accessu 2007 je mogoče preprosto filtrirati podatke in razjasniti poslovna vprašanja. Ogled večje slike (v angleščini).

• Delo s stolpci, v katere je mogoče vnesti več vrednosti Office Access 2007 podpira zapletene vrste podatkov, tako da lahko ustvarite stolpce s celicami, v katere lahko zapišete več vrednosti. Če na primer dodelite opravilo več kot eni osebi, lahko v celico vnesete obe imeni. Tehnologija Windows SharePoint Services je združljiva s temi zapletenimi vrstami podatkov in zagotavlja podatkovno simetrijo med lokalnimi in spletnimi shrambami podatkov.
• Zbirki podatkov priložite dokumente in datoteke V programe je mogoče shraniti podatke, ki so bolj zanimivi in uporabni kot kdaj koli prej. Za lažje iskanje posameznim zapisom v shrambi podatkov priložite več datotek – na primer fotografij, dokumentov ali preglednic. Če datoteka ni stisnjena, jo bo Office Access 2007 samodejno stisnil in prihranil prostor na trdem disku.
• Interaktivno načrtovanje obrazcev V Office Accessu 2007 je na voljo vmesnik za načrtovanje obrazcev WYSIWYG (kar vidite, to dobite). Postavitev obrazca je mogoče načrtovati in spreminjati v realnem času na zaslonu , kar pomeni, da je njegov predogled omogočen takoj. Z vmesnikom za načrtovanje WYSIWYG je mogoče zelo hitro ustvariti obrazce, kar pomeni, da imate več časa za delo, zmanjšate pa čas, porabljen za odpravljanje težav z načrtovanjem in urejanjem.
• Obogateno besedilo Krepko besedilo? Ležeče? Brez težav. Office Access 2007 podpira obogateno besedilo za podatke, shranjene v tabelah.

Urejanje obrazcev v Office Accessu 2007 v načinu interaktivnega načrtovanja omogoča pravo doživetje funkcije WYSIWYG (kar vidite, to dobite). Ogled večje slike.

 Na vrh strani

Ustvarjanje in prilagajanje smiselnih poročil

Z Office Accessom 2007 razdelite zapletene podatke v smiselna poročila, tako da boste na osnovi teh lažje sprejemali odločitve.

• Urejanje v načinu oblike interaktivnega poročila Z novo funkcionalnostjo v Office Accessu 2007 je mogoče videti, kako bodo podatki prikazani v poročilu, medtem ko ga ustvarjate. Če uporabljate nov vmesnik WYSIWYG, je mogoče spremeniti postavitev poročila neposredno med brskanjem po podatkih v pripomočku za načrtovanje poročil, tako da ni treba odpreti poročila, da bi si ogledali, kako je videti na strani. Tako preprosteje ustvarite privlačno poročilo in hkrati prihranite čas.
• Interaktivno brskanje po poročilu Z novim načinom brskanja po poročilu je dostop do poročil uporabnikov preprostejši. S tipkama CTRL+F poiščete zapise, kopirate podatke v druge programe in pridobite podrobne zapise za urejanje podatkov. Z novo funkcionalnostjo filtriranja je iskanje podatkov, ki jih potrebujete za lažje odločanje, preprostejše.
• Združevanje podatkov v poročilih Izboljšano podokno za združevanje ponuja jasen prikaz skupin podatkov, tako da vidite predogled sprememb, ko jih vnašate v poročila. Preprosto dodajate vsote, delne vsote, izračune in druge elemente, ki vam bodo pomagali pri analizi podatkov. Informacije je mogoče razvrstiti v eno ali več plasti in dodati delne vsote.

Interaktivni način načrtovanja za urejanje poročil v Office Accessu 2007 omogoča preprosto združevanje in urejanje. Ogled večje slike.

 Na vrh strani

Skupna raba sledenih informacij

Office Access 2007 omogoča preprosto zbiranje informacij, do katerih lahko omogočite dostop tudi drugim na bolj varen in prilagodljiv način.

• Zbiranje podatkov z Office Outlookom 2007 Z Office Accessom 2007 je postopek zbiranja podatkov od drugih preprostejši. V telesu e-poštnega sporočila samodejno ustvari obrazec za zbiranje podatkov s programom Microsoft Office InfoPath 2007 ali HTML-jem. Obrazec lahko pošljete prejemnikom na e-poštne naslove iz mape »Stiki« v Office Outlooku 2007 ali iz Office Accessa 2007. Office Outlook 2007 obdela prihajajoče obrazce in shrani podatke v shrambo podatkov v Office Accessu 2007 – tako takoj posodobi podatke v programu za sledenje, ne da bi jih bilo treba znova vnašati.

Zberite podatke od drugih prek e-pošte z InfoPathovimi obrazci (ali HTML-jem), ki jih ustvari Office Access 2007. Ogled večje slike.

• Spletno sodelovanje s tehnologijo Windows SharePoint Services Na spletnih mestih, ki temeljijo na tehnologiji Windows SharePoint Services, skupina komunicira, si izmenjuje dokumente in skupaj dela na projektu. Z Office Accessom 2007 Accessove datoteke objavite v knjižnicah ali program premaknete v tehnologijo Windows SharePoint Services, s čimer premaknete podatke in osnovno zbirko podatkov v strežnik ter s tem omogočite preprosto izmenjavo podatkov prek brskalnika. Obrazce in poročila si je mogoče ogledovati, jih posodabljati ali izbrisati neposredno na spletnem mestu tehnologije Windows SharePoint Services glede na nastavljena dovoljenja.
• Sledenje seznamom tehnologije Windows SharePoint Services z Office Accessom 2007 Če želite zagotoviti boljšo izkušnjo, z odjemalcem Office Accessa 2007 v računalniku sledite podatkom na seznamih tehnologije Windows SharePoint Services.
• Delo brez povezave s seznami tehnologije Windows SharePoint Services Če uporabljate Office Access 2007, je mogoče delati s tehnologijo Windows SharePoint Services brez povezave. Če na primer potujete, lahko v prenosni računalnik shranite lokalno kopijo seznama tehnologije Windows SharePoint Services ter urejate seznam in poizvedujete v njem kot v kateri koli drugi tabeli v Office Accessu 2007. Obrazci in poročila, v katerih je uporabljen seznam tehnologije Windows SharePoint Services, so v celoti interaktivni – ko s prenosnikom znova vzpostavite povezavo z internetom, Office Access 2007 sinhronizira lokalni seznam s spletnim seznamom.
• Integracija s potekom dela v tehnologiji Windows SharePoint Services Uporabniki Office Accessa 2007, ki želijo ustvariti programe za sodelujoče delovne skupine, lahko uporabijo poslovno logiko, ustvarjeno s podporo za potek dela v tehnologiji Windows SharePoint Services. Potek dela je mogoče uporabiti za samodejno dodeljevanje opravil drugim uporabnikom, poročanje o stanju projekta in zagotavljanje pravočasnega dokončanja opravil. Vsa opravila tehnologije Windows SharePoint Services si je mogoče ogledati v Office Accessu 2007 ali Office Outlooku 2007, odvisno od načina dela.
• E-poštna obvestila in obvestila virov RSS Uporabniki se lahko naročijo na e-poštna obvestila, ko so zapisi dodani, izbrisani ali spremenjeni. Uporabniki virov (RSS) se lahko naročijo na vire seznamov v Office Outlooku 2007.
• Mobilna povezljivost Do seznamov tehnologije Windows SharePoint Services je mogoče dostopati tudi prek mobilnih telefonov, kar pomeni, da so oddaljeni uporabniki na tekočem o spremembah poslovnih podatkov.
• Podpora za PDF in XPS V Office Accessu 2007 je mogoče poročilo shraniti v obliki zapisa PDF (datoteka v obliki prenosnega dokumenta) ali XPS (specifikacija elektronskega papirja XPS), kar omogoča tiskanje, objavljanje in pošiljanje po e-pošti. Če poročilo shranite v obliki zapisa PDF ali XPS, podatke v poročilu zajamete v obliki, ki je preprosta za pošiljanje in ohrani vse značilnosti oblikovanja. Če pa želijo drugi natisniti ali pregledati poročilo, ne potrebujejo Office Accessa 2007.¹

¹ V programu sistema Microsoft Office 2007 je mogoče shraniti datoteko v obliki zapisa PDF ali XPS le, ko namestite dodatek. Če želite več informacij, glejte Namestitev in uporaba dodatka PDF ali XPS.

Če Office Access 2007 premaknete v tehnologijo Windows SharePoint Services, lahko do podatkov dostopate z brskalnikom. Ogled večje slike.

 Na vrh strani

Upravljanje in nadzor občutljivih podatkov

Izboljšana preglednost podatkov v okolju, ki ga je mogoče upravljati, vam omogoča, da v Office Accessu 2007 zlahka uresničite svoje potrebe po upravljanju podatkov.

• Izboljšana varnost Varnost Office Accessa 2007 in njegovo doslednost z drugimi programi sistema Microsoft Office 2007 smo povečali tako, da smo vanj vključili nove izboljšane varnostne funkcije. Poenotene odločitve o zaupanju so integrirane v Officeovo središče za zaupanje. Na zaupanja vrednih mestih je mogoče zaupati vsem zbirkam podatkov v mapah z izboljšano varnostjo. Naložiti je mogoče tudi Office Access 2007, v katerem je zaradi varnejše izkušnje onemogočena koda ali makri.

Nova funkcionalnost v Office Accessu 2007 omogoča, da sledite zapisom in si ogledate, kdo jih je ustvaril, urejal ter izbrisal. Ogled večje slike.

• Nadzor podatkov Brez pomoči strokovnjakov za IT lahko preprosto preselite podatke iz lokalne zbirke podatkov v strežnik s tehnologijo Windows SharePoint Services, ki ga nato strokovnjaki za IT v vašem podjetju upravljajo, zavarujejo in varnostno kopirajo v skladu s pravilniki podjetja
• Zgodovina pregledov Nova funkcionalnost omogoča, da sledite zapisom in si ogledate, kdo jih je ustvaril, uredil in izbrisal. Prav tako je razvidno, kdaj so bili podatki spremenjeni, če pa je treba, prekličete urejanje podatkov.
• Nastavitev dovoljenj. S tehnologijo Windows SharePoint Services določite uporabnike, ki imajo dostop do podatkov. Dodelite omejena dovoljenja za branje ali polne pravice za urejanje.
• Koš Podatke, ki ste jih nehote izbrisali, je mogoče zdaj obnoviti s funkcijo koša v tehnologiji Windows SharePoint Services.

 Na vrh strani