Ko ustvarite zbirko podatkov, podatke shranite v tabele – sezname vrstic in stolpcev na osnovi zadev. Stolpci se imenujejo tudi polja in so elementi informacij, ki jim želite slediti. Tabelo določite s pogoji polj, ki jim želite slediti glede zadeve.

Ta članek razloži način ustvarjanja polj. V pogledu podatkovnega lista se boste naučili dodajati polja v tabelo, pa tudi kako dodati polja z uporabo predloge tabele. Naučili se boste tudi dodajati polja v tabelo iz druge tabele, v kateri trenutno delate, in kako nastaviti podatkovni tip.

---

• Dodajanje polj v tabelo v pogledu podatkovnega lista

• Dodajanje polj s predlogami polj

• Dodajanje polj iz obstoječe tabele

• Nastavitev podatkovnega tipa polja v pogledu podatkovnega lista

---

Dodajanje polj v pogledu podatkovnega lista

Elemente informacij, ki jim želite slediti, shranite v polja (imenovana tudi stolpci). V tabeli stikov lahko med drugim na primer ustvarite polja »Priimek«, »Ime«, »Telefonska številka« »Naslov«. Za tabelo izdelkov lahko ustvarite imena izdelkov, ID-je izdelkov in cene.

Pomembno je previdno izbiranje polj. Običajno ni priporočljivo ustvariti polja za shranjevanje izračunane vrednosti. Običajno lahko program Office Access 2007 namesto vas po potrebi izračuna vrednost. Ko izbirate polja, poskusite informacije shraniti v najmanjših koristnih enotah. Tako lahko na primer namesto celotnega imena shranite priimek in ime. Če želite poročati, razvrščati, iskati ali izračunati element ali informacije, jih shranite v svoja polja. Če želite več informacij o načrtovanju zbirke podatkov in izbiranju polj, si oglejte članek Osnove načrtovanja zbirk podatkov.

Polje ima določevalne značilnosti. Vsako polje ima na primer ime, ki enolično identificira polje v tabeli. Polje ima tudi izbran podatkovni tip za ujemanje z informacijami, ki jih želite shraniti. Podatkovni tip določa vrednosti, ki jih je mogoče shraniti, in operacije, ki jih je mogoče izvesti, in tudi potrebno količino prostora za vsako vrednost. Vsako polje ima tudi povezano skupino nastavitev, ki jim pravimo lastnosti in določajo značilnosti videza in obnašanja polja. Lastnost »Oblika« na primer določa postavitev prikaza – prikaz ob pojavitvi.

Ko ustvarite novo tabelo, se ta odpre v pogledu podatkovnega lista. Polje lahko nemudoma dodate tako, da v stolpec Dodaj novo polje vnesete nekaj informacij.

Dodajanje novega polja v obstoječo tabelo

1. Kliknite gumb Microsoft Office in nato še Odpri.
2. V pogovornem oknu Odpri izberite in odprite zbirko podatkov.
3. Če želite odpreti eno od tabel, ki so na voljo v podoknu za krmarjenje, jo dvoklilnite.
4. Podatke vnesite v celico pod glavo stolpca Dodaj novo polje.

Dodajanje novega polja v novo tabelo

1. Kliknite gumb Microsoft Office in nato še Odpri.
2. V pogovornem oknu Odpri izberite in odprite zbirko podatkov.
3. Na kartici Ustvari v skupini Tabele kliknite Tabela.

   

   Access v zbirko podatkov vstavi novo tabelo in jo odpre v pogledu podatkovnega lista.

4. Podatke vnesite v celico pod glavo stolpca Dodaj novo polje.

Ko podatke vnesete v nov stolpec, program Office Access 2007 vnesene informacije uporabi za prepoznavanje primernega podatkovnega tipa za polje. Če na primer v stolpec vnesete datum 01.01.2006, program Office Access 2007 vnesene podatke prepozna kot datum in podatkovni tip za polje nastavi na »Datum/čas«. Če Access z vnesenimi podatki ne dobi dovolj informacij za določanje podatkovnega tipa za polje, ga nastavi na »Besedilo«.

V tej tabeli je prikazano samodejno zaznavanje podatkovnih tipov v pogledu podatkovnega lista.

Poleg določanja podatkovnega tipa program Office Access 2007 lahko določi lastnost Oblika, ki je odvisna od vnesenih podatkov. Če na primer vnesete 10:50, Access podatkovni tip nastavi na »Datum/čas« in lastnost Oblika na »Skrajšan čas«.

Če želite izrecno nastaviti podatkovni tip in obliko polja ter preglasiti izbiro programa Office Access 2007, to lahko naredite z ukazi v skupini Podatkovni tip in oblikovanje na kartici Osnovno.

Izrecna nastavitev podatkovnega tipa

1. Na kartici Podatkovni list v skupini Podatkovni tip in oblikovanje kliknite puščico na spustnem seznamu zraven polja Podatkovni tip in nato izberite podatkovni tip.

   

2. Kliknite želeni podatkovni tip.

Izrecna nastavitev oblike

1. Na kartici Podatkovni list v skupini Podatkovni tip in oblikovanje kliknite puščico na spustnem seznamu zraven polja Oblika zapisa in nato izberite obliko zapisa.

   

2. Kliknite želeno obliko.

Ko dodajate polja tako, da vnašate informacije v celice pod glavo Dodaj novo polje, program Office Access 2007 polju samodejno dodeli ime. Imena se začnejo s Polje1 za prvo polje, Polje2 za drugo polje in tako naprej. Priporočena je uporaba bolj opisnih imen. Polja preimenujete tako, da z desno miškino tipko kliknete glavo stolpca in nato v priročnem meniju kliknete Preimenuj stolpec.

Imena polj so lahko sestavljena iz največ 64 znakov (črke ali številke), vključno s presledki. Polja raje poimenujte z opisnimi imeni, tako da jih lahko med ogledom ali urejanjem preprosto prepoznate. Uporabite lahko na primer imena polj »Priimek«, »Naslov« in »Domači telefon«.

 Na vrh strani

Dodajanje polj s predlogami polj

Včasih je lažja izbira z vnaprej določenega seznama, kot pa da bi ročno ustvarili polje. Če želite izbirati na seznamu vnaprej določenih polj, lahko to naredite s podoknom za opravila predlog polj. Program Office Access 2007 ima vgrajene predloge polj, ki lahko pri ustvarjanju polj prihranijo veliko časa. Če želite ustvariti polje s predlogo polj, odprite podokno Predloge polj in v tabelo, odprto v pogledu podatkovnega lista, povlecite in spustite nekaj predlog.

Predloga polj je vnaprej določen nabor značilnosti in lastnosti, ki opisujejo polje. Definicija predloge polj vključuje ime polja, podatkovni tip, nastavitev za lastnost oblike polja in vrsto drugih lastnosti, ki združene oblikujejo temelj za ustvarjanje novega polja.

1. Zagotovite, da bo tabela v pogledu podatkovnega polja.
2. Na kartici Podatkovni list v skupini Polja in stolpci kliknite Novo polje.

   

   Pojavi se podokno Predloge polj.

3. V podoknu Predloge polj izberite polja in jih povlecite v tabelo. Ko se pojavi vrstica za vstavljanje, polja spustite na ustrezno mesto.

   Polja se pojavijo na podatkovnem listu.

Predloge polj so modeli. So samo temelj, na katerem lahko ustvarite novo polje. Vendar niso edina osnova, na kateri lahko ustvarite novo polje. Poleg ustvarjanja novega polja iz predloge polj lahko novo polje ustvarite tudi iz obstoječega polja iz druge tabele.

 Na vrh strani

Dodajanje polj iz obstoječe tabele

Če uporabljate zbirko podatkov z več tabelami, lahko polje dodate iz druge tabele. Dejstvo je, da obstaja veliko možnosti, da so nekatere tabele v relaciji. V relacijski zbirki podatkov informacije shranjujete v ločene tabele na osnovi predmetov in relacije določite tako, da sistemu za upravljanje zbirke podatkov omogočajo vse, kar potrebuje za vnovično združevanje informacij. Program Office Access 2007 dovoli ustvarjanje novega polja tako, da ga dodate iz druge tabele v relaciji ali iz druge tabele, za katero niste ustvarili relacije. Polje dodate v podoknu Seznam polj, v katerem so našteta polja, ki so na voljo v drugih tabelah v zbirki podatkov.

Odpiranje podokna »Seznam polj«

• Na kartici Podatkovni list v skupini Polja in stolpci kliknite Dodaj obstoječa polja.

  

  Pojavi se podokno Seznam polj.

V podoknu Seznam polj so prikazane vse druge tabele v zbirki podatkov, združene v kategorije. Ko v pogledu podatkovnega lista delate v tabeli, se v podoknu Seznam polj pojavita dve kategoriji: Polja, ki so na voljo v sorodnih tabelah in Polja, ki so na voljo v ostalih tabelah. Prva kategorija prikazuje vse tabele, s katerimi ima odprta tabela relacije. Druga tabela prikazuje vse tabele, s katerimi tabela nima relacij.

Ko ob tabeli kliknete znak plus (+), si lahko ogledate seznam vseh polj, ki so na voljo v tej tabeli. Če želite tabeli dodati polje, želeno polje povlecite iz podokna Seznam polj in spustite v tabelo v pogledu podatkovnega lista.

Dodajanje polja iz podokna »Seznam polj«

1. Na kartici Podatkovni list v skupini Polja in stolpci kliknite Dodaj obstoječa polja.

   

   Pojavi se podokno Seznam polj.

2. Če želite prikazati seznam polj v tej tabeli, kliknite znak plus (+) ob tabeli.
3. Želeno polje povlecite iz podokna Seznam polj v pogled podatkovnega lista.
4. Ko se pojavi vrstica za vstavljanje, polje spustite na ustrezno mesto.

   

   Zažene se čarovnik za iskanje.

5. Če želite dokončati čarovnika, sledite navodilu.

Ko dokončate čarovnika, se v tabeli v pogledu podatkovnega lista pojavi polje.

 Opomba   Ko polje iz tabele, ki ni v relaciji, povlečete in spustite in nato dokončate čarovnika za iskanje, se med tabelo v podoknu Seznam polja in tabelo, ki je odprta, samodejno ustvari relacija »ena proti mnogo«.

 Na vrh strani

Nastavitev podatkovnega tipa polja v pogledu podatkovnega lista

Program Office Access 2007 samodejno zazna podatkovni tip za polje, ki ga ustvarite v pogledu podatkovnega lista. Kljub temu boste včasih morali preglasiti Accessovo odločitev. Morda imate na primer ID-je obstoječih izdelkov, ki služijo za identifikacijo izdelkov, ki jih prodajate. Če v tabelo v pogledu podatkovnega lista vnesete številski ID, na primer 1003, funkcija samodejnega zaznavanja podatkovnega tipa za to polje nastavi podatkovni tip »Število«. Za polja, ki bodo vključena v izračune, uporabljajte podatkovni tip »Število«. Običajno bi morali biti ID-ji izdelkov shranjeni kot podatkovni tip »besedilo«.

Če želite izrecno nastaviti podatkovni tip in obliko polja ter preglasiti izbiro programa Office Access 2007, to lahko naredite z ukazi v skupini Podatkovni tip in oblikovanje na kartici Osnovno.

Izrecna nastavitev podatkovnega tipa

1. Na kartici Podatkovni list v skupini Podatkovni tip in oblikovanje kliknite puščico na spustnem seznamu zraven polja Podatkovni tip in nato izberite podatkovni tip.

   

2. Kliknite želeni podatkovni tip.

Za določanje pravilnega podatkovnega tipa uporabite to tabelo.

Izrecna nastavitev oblike

1. Na kartici Podatkovni list v skupini Podatkovni tip in oblikovanje kliknite puščico na spustnem seznamu zraven polja Oblika zapisa in nato izberite obliko zapisa.

   

2. Kliknite želeno obliko.

V tej tabeli so opisani podatkovni tipi, ki so na voljo za polja v programu Office Access 2007.

 Namig   Za telefonske številke, številke delov in druge številke, ki jih ne nameravate uporabiti za matematične izračune, namesto podatkovnega tipa »Število« raje izberite podatkovni tip »Besedilo«.

Za podatkovna tipa »Besedilo« in »Število«, lahko natančneje določite ime polja ali podatkovni tip tako, da nastavite lastnost FieldSize.

 Na vrh strani