Obstaja več načinov, kako začeti s programom Microsoft Office Access 2007, odvisno od tega ali Access uporabljate prvič ali podatke premikate iz druge zbirke podatkov ali programa za preglednice ali nadgrajujete prejšnjo različico Accessa. Ta članek pokriva vprašanja, ki se lahko pojavijo v takih primerih.

---

• Prva uporaba Accessa

• Uvoz podatkov iz programa za preglednice ali kakega drugega programa

• Uporaba starejše različice zbirke podatkov v več različicah Accessa

---

Prva uporaba Accessa

Program Office Access 2007 ponuja številne izboljšave, zaradi katerih je postopek ustvarjanja zbirke podatkov lažji kot kadarkoli prej. Uporabniki, ki so že ustvarjali zbirke podatkov v Accessu, bodo cenili to, kako nove in izboljšane funkcije pohitrijo ustvarjalni proces.

Ko zaženete program Office Access 2007, se bo na zaslonu najprej prikazala stran Uvod v Microsoft Office Access (razen, če ste Access zagnali z dvojnim klikom datoteke zbirke podatkov Access, v katerem primeru odprete to zbirko podatkov). Začnete na strani Uvod v Microsoft Office Access, kjer lahko ustvarite zbirko podatkov, odprete obstoječo zbirko podatkov ali si ogledate vsebino, ki je na voljo na spletnem mestu Office Online.

---

• Ustvarjanje zbirke podatkov z uporabo predloge

• Ustvarjanje nove zbirke podatkov

• Lepljenje podatkov iz drugega vira v Accessovo tabelo

• Uvoz podatkov iz drugega vira

• Odpiranje obstoječe Accessove zbirke podatkov

---

Ustvarjanje zbirke podatkov z uporabo predloge

Access ponuja široko izbiro predlog, s katerimi lahko pohitrite proces ustvarjanja. Predloga je že pripravljena zbirka podatkov, ki vsebuje vse tabele , poizvedbe (poizvedba: Vprašanje o podatkih, shranjenih v tabelah, ali zahteva za izvajanje dejanj na njih. Poizvedba lahko združi podatke iz več tabel in nato služi kot vir podatkov za obrazec, poročilo ali stran za dostop do podatkov.), obrazce in poročila, ki so potrebni za izvajanje opravila. Na voljo imate na primer predloge, s katerimi sledite zadevam, upravljate s stiki ali vodite zapis o izdatkih. Nekatere predloge vsebujejo nekaj vzorčnih zapisov, ki so v pomoč pri njihovi uporabi. Predloge zbirk podatkov lahko uporabite take kot so, ali pa jih prilagodite, da ustrezajo vašim potrebam.

1. Če Access še ni zagnan, ga zaženite.

   Če je zbirka podatkov že odprta, za prikaz strani Uvod v Microsoft Office Access naredite to:

   • Kliknite gumb Microsoft Office in nato še Zapri zbirko podatkov.



2. Nekaj predlog je prikazanih pod Zanimive predloge v spletu na strani Uvod v Microsoft Office Access še več pa jih najdete, če kliknete kategorijo pod Kategorije predlog na levi strani Accessovega okna. Še več jih lahko prenesete s spletnega mesta Microsoft Office (če želite več podrobnosti si oglejte naslednji odsek Prenos predloge s spletnega mesta Microsoft Office Online).
3. Kliknite predlogo, ki jo želite uporabiti.
4. V podoknu na desni strani Accessovega okna, Access za zbirko podatkov predlaga ime datoteke v polju Ime datoteke. Ime datoteke lahko uredite in navedete drugo mapo. Zbirko podatkov lahko po želji ustvarite in jo povežete z mestom storitev Storitve Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.
5. Kliknite Ustvari (ali Prenos za predlogo s spletnega mesta Office Online).

   Access ustvari in nato odpre zbirko podatkov. Prikaže se obrazec, v katerega lahko vnesete podatke.

    Opomba   Če predloga vsebuje vzorčne podatke, lahko izbrišete vsak zapis, tako:

   • Kliknite glavo vrstice zapisa, ki ga želite izbrisati. (Glava vrstice je polje ali vrstica na levi strani zapisa.)
   • Na kartici Domov v skupini Zapisi kliknite Izbriši.
6. Če želite začeti vnašanje podatkov, kliknite prvo prazno celico v obrazcu in začnite tipkati. Ko vnesete nekaj zapisov, lahko uporabite podokno za krmarjenje, da si ogledate, ali so drugi obrazci in poročila, ki jih želite uporabiti.

Prenos predloge s spletnega mesta Microsoft Office Online

Če na strani Uvod v Microsoft Office Access ni predloge, ki bi ustrezala vašim potrebam, lahko za večjo izbiro raziščete spletno mesto Office Online.

1. Če Access še ni zagnan, ga zaženite.

   Če je zbirka podatkov že odprta, za prikaz strani Uvod v Microsoft Office Access naredite to:

   • Kliknite gumb Microsoft Office in nato še Zapri zbirko podatkov.

2. Proti dnu strani Uvod v Microsoft Office Access pod Več o Office Online kliknite Predloge.

   Spletno mesto Office Online je prikazano v novem oknu brskalnika.

3. Uporabite orodja za iskanje na mestu Office Online, da poiščete in prenesete predlogo, ki jo želite.
4. Potem ko prenesete predlogo, se nova zbirka podatkov shrani v eno od teh map:
   • Microsoft Windows Vista  c:\Users\uporabniško ime\Documents
   • Microsoft Windows Server 2003 ali Microsoft Windows XP  c:\Documents and Settings\uporabniško ime\My Documents

   Naslednjič, ko boste želeli delati z zbirko podatkov, uporabite Access ali raziskovalca, da jo odprete s tega mesta.

Na vrh odseka

Ustvarjanje nove zbirke podatkov

Če nobena od predlog ne ustreza ali pa imate podatke v drugem programu in jih želite uvoziti v Access, je morda bolje, da ustvarite novo zbirko podatkov. Pri večini aplikacij to običajno vključuje eno ali oboje:

• Ustvarjanje novih tabel z vnašanjem, lepljenjem ali uvažanjem podatkov v te tabele.
• Uvažanje podatkov iz drugih virov, kar posledično ustvari nove tabele.

Če želite izvedeti več o načrtovanju in izdelavi zbirke podatkov ali o ustvarjanju relacij, obrazcev, poročil in poizvedb, sledite povezavam v odseku Glejte tudi tega članka.

Ustvarjanje prazne zbirke podatkov

1. Zaženite Access.
2. Na strani Uvod v Microsoft Office Access kliknite Prazna zbirka podatkov.

   

3. V podoknu Prazna zbirka podatkov v polje Ime datoteke vnesite ime datoteke. Če ne navedete pripone imena datoteke, jo doda Access. Eno od teh je privzeto mesto datoteke:
   • Microsoft Windows Vista  c:\Users\uporabniško ime\Documents
   • Microsoft Windows Server 2003 ali Microsoft Windows XP  c:\Documents and Settings\uporabniško ime\My Documents

   Če želite spremeniti mesto datoteke, kliknite Prebrskaj ob polju Ime datoteke, prebrskajte in izberite novo mesto ter nato kliknite V redu.

4. Kliknite Ustvari.

   Access ustvari zbirko podatkov in nato odpre prazno tabelo (z imenom »Tabela 1«) v Pogledu podatkovnega lista (pogled podatkovnega lista: Okno, v katerem so prikazani podatki iz tabele, poizvedbe, obrazca, pogleda ali shranjene procedure v obliki zapisa s stolpci in vrsticami. V pogledu podatkovnega lista je mogoče urejati polja ter dodajati, brisati ali iskati podatke.).

5. Access postavi kazalec na prvo prazno celico stolpca Dodaj novo polje.

   

   Če želite dodati podatke, začnite tipkati – ali pa lahko podatke prilepite iz drugega vira, kot je opisano v odseku v nadaljevanju članka Lepljenje podatkov iz drugega vira v Accessovo tabelo.

 Opombe 

• Vnašanje podatkov v pogledu podatkovnega lista je zelo podobno vnašanju podatkov v Excelov delovni list. Glavna omejitev je, da morate podatke vnesti v zvezne vrstice in stolpce, z začetkom v zgornjem levem kotu podatkovnega lista. Bolje, da ne poskusite oblikovati podatke z vključenimi vrsticami ali stolpci, kar bi lahko storili v Excelovem delovnem listu, ker boste s tem porabljali prostor v tabeli. Tabela pač samo vsebuje podatke. Vizualne predstavitve teh podatkov bodo opravljene v obrazcih in poročilih, ki jih boste načrtovali pozneje.
• Struktura tabele se ustvari medtem, ko vnesete podatke. Vsakič, ko dodate nov stolpec v tabelo, je določeno novo polje. Access nastavi podatkovni tip (podatkovni tip: Značilnost polja, ki določa, kakšne podatke je mogoče shraniti vanj. Podatkovni tipi so Boolean, Integer, Long, Currency, Single, Double, Date, String in Variant (privzeto).) polja glede na vrsto podatkov, ki jih vnesete. Če imate na primer stolpec, v katerega ste vnesli samo datumske vrednosti, bo Access nastavil podatkovni tip polja na »Datum/Čas«. Če pozneje poskusite vnesti nedatumsko vrednost (na primer ime ali telefonsko številko), bo Access prikazal sporočilo, ki vas obvesti, da se vrednost ne ujema s podatkovnim tipom stolpca. Če je mogoče, načrtujte tabelo tako, da vsak stolpec vsebuje enako vrsto podatkov, besedilo, datume, številke ali kakšno drugo vrsto. S tem veliko lažje izdelate poizvedbe, obrazce in poročila, ki izberejo samo želene podatke.
• Če želite več informacij o delu s podatkovnimi listi, si oglejte članek Odpiranje praznega podatkovnega lista.

Če v tem trenutku ne želite vnesti podatkov, kliknite Zapri .

Dodajanje tabele

Z orodji v skupini Tabele na kartici Ustvari lahko v obstoječo zbirko podatkov dodate novo tabelo.

Kliknite Tabela, če želite v pogledu podatkovnega lista ustvariti prazno tabelo. S pogledom podatkovnega lista lahko nemudoma začnete z vnašanjem podatkov, Access pa sproti ustvari strukturo tabele, ali pa uporabite Pogled načrta (pogled načrta: Okno, v katerem je prikazan načrt predmetov zbirke podatkov, med katere sodijo tabele, poizvedbe, obrazci, poročila, makri in strani za dostop do podatkov. V pogledu načrta lahko ustvarjate nove predmete ali spreminjate načrt obstoječih.), da najprej ustvarite strukturo tabele in nato preklopite nazaj v pogled podatkovnega lista, da vnesete podatke. Ne glede na to, v katerem pogledu začnete, lahko z gumbi pogleda v vrstici stanja Accessovega okna vedno preklopite v drug pogled.

Vstavljanje tabele v pogledu podatkovnega lista  V pogledu podatkovnega lista lahko podatke takoj vnesete in naj Access izdela tabelo v ozadju. Imena polj so dodeljena številsko (Polje 1, Polje 2 in tako dalje) in Access na osnovi podatkov, ki jih vnesete, nastavi podatkovni tip polja.

1. Na kartici Ustvari v skupini Tabele kliknite Tabela.
2. Access ustvari tabelo in nato postavi kazalec na prvo prazno celico stolpca Dodaj novo polje.

    Opomba   Če ne vidite stolpca z imenom Dodaj novo polje, ste morda v pogledu načrta namesto v pogledu podatkovnega lista. Če želite preklopiti v pogled podatkovnega lista, dvokliknite tabelo v podoknu za krmarjenje. Access vas pozove za ime nove tabele in nato preklopi v pogled podatkovnega lista.

3. Na kartici Podatkovni list v skupini Polja in stolpci kliknite Novo polje.

Access prikaže podokno Predloge polj, ki vsebuje seznam vrst polj, ki se navadno uporabljajo. Če povlečete eno od teh polj v podatkovni list, Access doda polje s tem imenom in nastavi lastnosti na vrednost ustrezno za to vrsto polja. Pozneje lahko spremenite lastnosti. Polje morate povleči v območje podatkovnega lista, ki vsebuje podatke. Pojavi se navpična vrstica za vstavljanje. ki vam kaže, na katerem mestu bo polje.

4. Če želite dodati podatke, začnite tipkati v prvo prazno celico – prilepite podatke iz drugega vira, kot je opisano v nadaljevanju članka.
   • Če želite preimenovati stolpec (polje), dvokliknite glavo stolpca in vnesite novo ime. Pametno je, če vsako polje poimenujete z imenom, ki ima pomen tako, da takoj, ko si ga ogledate v podoknu Seznam polj, veste, kaj vsebuje.
   • Če želite stolpec premakniti, ga izberite tako, da kliknete glavo stolpca in ga nato povlecite, kamor želite. Izberete lahko tudi nekaj zveznih stolpcev in vse skupaj povlecite na novo mesto.

Vstavljanje tabele v pogledu načrta  V pogledu načrta najprej ustvarite strukturo nove tabele. Nato preklopite v pogled podatkovnega lista, da vnesete podatke, ali pa vnesete podatke na kakšen drug način, na primer lepljenje ali dodajanje.

1. Na kartici Ustvari v skupini Tabele kliknite Načrt tabele.
2. V stolpec Ime polja vnesite ime za vsako polje v tabeli in izberite podatkovni tip s seznama Podatkovni tip.

 Opomba   Če ne vidite polj ime polja in Podatkovni tip, ste mogoče v pogledu podatkovnega lista namesto v pogledu načrta. Če želite preklopiti v pogled načrta, kliknite gumb Pogled načrta v vrstici stanja Accessovega okna. Access vas pozove za ime nove tabele in nato preklopi v pogled načrta.

3. Če želite, lahko v stolpec Opis vnesete opis za vsako polje. Opis, ki ga vnesete, je prikazan v vrstici stanja, ko je mesto vstavljanja v tem polju. Uporabi se kot besedilo vrstice stanja za kontrolnike, ki jih ustvarite z vlečenjem polja iz podokna Seznam polj v obrazec ali poročilo. In za kontrolnike, ki so za polje ustvarjeni v čarovniku za obrazec ali čarovniku za poročilo.
4. Ko ste dodali vsa polja, tabelo shranite:
   • Kliknite gumb Microsoft Office in nato še Shrani.
5. Kadarkoli lahko začnete z vnašanjem podatkov v tabelo tako, da preklopite v pogled podatkovnega lista, kliknete v prvo prazno celico in tipkate. Podatke lahko prilepite iz drugega vira, kot je opisano v naslednjem odseku.

Če želite dodati nekaj polj v tabelo, ko ste vnesli nekaj podatkov, lahko vnesete v stolpec Dodaj novo polje v pogledu podatkovnega lista ali pa dodate polja z ukazi v skupini Polja in stolpci na kartici Podatkovni list.

Če želite več informacij o ustvarjanju tabel, tudi o uporabi predlog za tabele, si oglejte članek Ustvarjanje tabel v zbirki podatkov.

Na vrh odseka

Lepljenje podatkov iz drugega vira v Accessovo tabelo

Če so podatki pravilno shranjeni v drugem programu, na primer v programu Office Excel 2007, jih lahko kopirate in prilepite v Accessovo tabelo. Običajno to deluje najbolje, če so podatki že vnaprej razdeljeni v stolpce, kot so na primer v Excelovem delovnem listu. Če so podatki v programu za urejanje besedil, je najbolje, če s tabulatorji razdelite stolpce s podatki, ali pa preden kopirate podatke v programu za urejanje besedila podatke pretvorite v tabelo. Če je treba podatke urediti ali z njimi upravljati (na primer razdeliti polna imena v imena in priimke), je boljše, če to naredite preden podatke kopirate, še posebej če z Accessom niste dobro seznanjeni.

Ko podatke lepite v prazno tabelo, Access nastavi podatkovni tip za vsakega polja, glede na vrsto podatkov, ki so v njih. Če na primer polje, ki ga prilepite, ne vsebuje drugega kot datumske vrednosti, Access v tem polju uporabi podatkovni tip »Datum/čas«. Če polje, ki ga prilepite, vsebuje samo besedi "da" in "ne", Access v tem polju uporabi podatkovni tip »Da/ne«.

Access polja poimenuje glede na to, kaj je v prvi vrstici prilepljenih podatkov. Če je prva vrstica prilepljenih podatkov podobna vrsticam, ki sledijo, Access določi, da je prva vrstica del podatkov in dodeli splošna imena za polja (P1, P2 in tako dalje). Če prva vrstica prilepljenih podatkov ni podobna vrsticam, ki sledijo, Access določi, da prvo vrstico sestavljajo imena polj. Access poimenuje polja in ne vključi prve vrstice podatkov.

Če Access dodeli splošna imena polj, morate polja čim prej preimenovati in se tako izogniti zmedi. Uporabite ta postopek.

1. Shranite tabelo.
   • Kliknite gumb Microsoft Office in nato še Shrani.
2. V pogledu podatkovnega lista dvokliknite vsako glavo stolpca in potem za vsak stolpec vnesite veljavno ime polja. Morda boste dobili vtis, da prepisujete podatke, vendar vrstica z glavo stolpca vsebuje imena polj in ne podatke.
3. Tabelo znova shranite.

 Opomba   Polja lahko tudi preimenujete tako, da preklopite v pogled načrta in imena polj uredite tam. Če želite preklopiti v pogled načrta, v podoknu za krmarjenje z desno miškino tipko kliknite tabelo in potem Pogled načrta. Če želite preklopiti nazaj v pogled podatkovnega lista, v podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo.

Na vrh odseka

Uvoz podatkov iz drugega vira

Morda imate podatke, ki ste jih zbrali v drugem programu in bi jih želeli uvoziti v Access. Ali pa delate z osebami, ki shranijo podatke v drugih programih in bi te podatke radi obdelali z Accesom. z Accessom je lažje uvoziti podatke iz drugih programov. Podatke lahko uvozite iz Excelovega delovnega lista, iz tabele v drugi Accessovi zbirki podatkov, s SharePointovega seznama ali iz kakega drugega vira. Proces je različen odvisno od vira, ampak na začetku vam bodo ta navodila v pomoč:

1. Na kartici Zunanji podatki v skupini Uvoz kliknite ukaz za vrsto datoteke, iz katere uvažate.

   

   Če uvažate na primer podatke iz Excelovega delovnega lista, kliknite Excel. Če ne vidite pravilne vrste programa, kliknite Več.

    Opomba   Če v skupini Uvoz ne najdete prave vrste oblike, boste morda morali znova zagnati program, v katerem ste ustvarili podatke in v njem shraniti podatke v splošni obliki datoteke (na primer ločena besedilna datoteka (ločena besedilna datoteka: Datoteka, ki vsebuje podatke, v katerih so vrednosti posameznih polj ločena z znakom, kot sta vejica ali tabulator.)), preden boste lahko podatke uvozili v Access.

2. Če želite prebrskati datoteko z izvornimi podatki, v pogovornem oknu Dobi zunanje podatke kliknite Prebrskaj ali v polje Ime datoteke vnesite polno pot za datoteko z izvornimi podatki.
3. Kliknite možnost, ki jo želite za nastavitev Določite, kako in kje želite shraniti podatke v trenutni zbirki podatkov. Z uvoženimi podatki lahko ustvarite novo tabelo, podatke lahko dodate obstoječi tabeli ali ustvarite povezano tabelo, ki vzdržuje povezavo z virom podatkov.
4. Kliknite V redu.

   Access zažene čarovnika za uvoz.

5. Sledite navodilom v čarovniku za uvoz. Proces, ki mu sledite, je odvisen od možnosti uvoza ali povezave, katero izberete.
6. Na zadnji strani čarovnika, kliknite Dokončaj.

   Access vas vpraša, ali želite shraniti podrobnosti operacije uvažanja, ki ste jo ravnokar dokončali.

   • Če mislite, da boste operacijo uvažanja še kdaj izvajali, kliknite Shranjevanje korakov uvoza in nato vnesite podrobnosti.

     Operacijo uvažanja lahko kadar koli enostavno ponovite tako, da kliknete Shranjeni uvozi v skupini Uvoz na kartici Zunanji podatki. Kliknete specifikacijo uvoza in nato kliknite Zaženi.

   • Če podrobnosti operacije ne želite shraniti, kliknite Zapri.

Access uvozi podatke v novo tabelo, ki jo nato prikaže v podoknu za krmarjenje pod Tabele.

Če želite izvedeti več o tem, kako uvoziti podatke v Access, sledite povezavam v odseku Glejte tudi tega članka.

Na vrh odseka

Odpiranje obstoječe Accessove zbirke podatkov

1. Kliknite gumb Microsoft Office in nato še Odpri.
2. Kliknite bližnjico v pogovornem oknu Odpri  – ali v polju Preglej kliknite pogon ali mapo, ki vsebuje želeno zbirko podatkov.
3. Na seznamu map dvokliknite mape, dokler ne odprete mape, v kateri je zbirka podatkov.
4. Ko zbirko podatkov najdete, naredite nekaj od tega:
   • Če želite odpreti zbirko podatkov v privzetem odprtem načinu, jo dvokliknite.
   • Če želite odpreti zbirko podatkov z dostopom v skupni rabi v večuporabniškem (večuporabniška zbirka podatkov (v skupni rabi): Zbirka podatkov, do katere lahko hkrati dostopa več uporabnikov in v njej hkrati spreminja isti nabor podatkov.) okolju tako, da boste lahko vi in ostali uporabniki hkrati brali iz zbirke podatkov in vanjo pisali, kliknite Odpri.
   • Če želite odpreti zbirko podatkov z dostopom samo za branje tako, da jo boste lahko pregledali, ne pa tudi uredili, kliknite puščico zraven gumba Odpri in nato Odpri samo za branje.
   • Če želite odpreti zbirko podatkov z izključnim dostopom tako, da je ne more odpreti nihče, ko jo imate odprto, kliknite puščico ob gumbu Odpri in nato Odpri izključno.
   • Če želite zbirko podatkov odpreti z dostopom samo za branje, kliknite puščico ob gumbu Odpri in nato Odpri izključno samo za branje. Drugi uporabniki lahko še vedno odprejo zbirko podatkov, vendar imajo na voljo le dostop samo za branje.

Če ne najdete datoteke, ki jo želite odpreti  

1. V pogovornem oknu Odpri kliknite bližnjico Moj računalnik  – ali v polju Preglej kliknite Moj računalnik.
2. Na seznamu pogonov z desno miškino tipko kliknite pogon, ki bi lahko vseboval zbirko podatkov, in nato kliknite Išči.
3. Vnesite iskalne pogoje in nato pritisnite tipko ENTER, če želite iskati zbirko podatkov.
4. Če je zbirka podatkov najdena, jo odprite tako, da jo dvokliknete v pogovornem oknu Rezultati iskanja.
5. Ker ste iskanje zagnali v pogovornem oknu Odpri, morate v tem pogovornem oknu klikniti Prekliči, preden se zbirka podatkov odpre.

 Opomba   Podatkovno datoteko v zunanji obliki zapisa datoteke, na primer dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ali Microsoft Excel lahko odprete neposredno. Neposredno lahko odprete tudi kateri koli ODBC vir podatkov (ODBC vir podatkov: Podatki in informacije, ki so potrebni za dostop to teh podatkov iz programov in zbirk podatkov, ki podpirajo protokol ODBC (Open Database Connectivity).), na primer Microsoft SQL Server ali Microsoft FoxPro. Access samodejno ustvari novo Accessovo zbirko podatkov v isti mapi, kot je podatkovna datoteka in doda povezave do vsake tabele v zunanji zbirki podatkov.

Na vrh odseka

---

 Na vrh strani

Uvažanje podatkov iz programa za preglednice ali drugega programa

Če ste seznanjeni z drugimi programi za zbirke podatkov ali preglednice, verjetno poznate, kako te aplikacije delujejo in za kaj se uporabljajo zbirke podatkov. Access se razlikuje od drugih aplikacij za zbirke podatkov, saj vam omogoča, da ustvarite relacijske zbirke podatkov (relacijska zbirka podatkov: Vrsta zbirke podatkov, v kateri so vsi podatki shranjeni v tabelah. Podatki v tabelah so povezani prek enakih vrednosti. V relacijski zbirki podatkov so podatki določene vrste shranjeni navadno samo enkrat.). Access ponuja tudi več drugih možnosti za delo z drugimi programi za zbirke podatkov, na primer SQL Serverjem.

---

• Uvažanje Excelovega delovnega lista v Access

• Obdelovanje podatkov iz drugih programov

---

Uvažanje Excelovega delovnega lista v Access

Mnogi začnejo raziskovati Access, po tem ko so v Excelu ustvarili seznam. Excel je odlično mesto, kje začeti seznam, vendar ko se seznam veča, ga je težje organizirati in posodabljati. Naslednja poteza je ponavadi premikanje seznama v Access.

Tabela zbirke podatkov je po strukturi podobna delovnemu listu, saj so podatki shranjeni v vrsticah in stolpcih, zato lahko vanjo preprosto uvozite delovni list. Glavna razlika med shranjevanjem podatkov na delovnem listu in v zbirki podatkov je v organiziraciji podatkov. Če samo uvozite celotni delovni list v zbirko podatkov kot novo tabelo, to ne bo odpravilo težav, ki so povezane z organizacijo in posodabljanjem podatkov, še posebej, če so na delovnem listu odvečni podatki. Če želite težavo odpraviti, morate podatke v preglednici razdeliti v posamične tabele, v vsaki pa morajo biti sorodni podatki. Če želite več informacij razporejanju podatkov v tabelah, si oglejte članek Osnove načrtovanja zbirk podatkov.

Access ponuja čarovnika za analizo tabel, s katerim si pomagate, da dokončate proces. Potem ko ste podatke uvozili v tabelo, lahko s čarovnikom razdelite tabelo v posamične tabele, vsaka od katerih vsebuje podatke, ki niso podvojeni v drugih tabelah. Čarovnik prav tako ustvari potrebne relacije med tabelami. Če želite več informacij o relacijah, si v tem članku oglejte odsek Relacije v zbirki podatkov.

Uvažanje Excelovega delovnega lista kot tabele v novi zbirki podatkov programa Office Access 2007

1. Kliknite gumb Microsoft Office in nato še Nova.
2. V polje Ime datoteke vnesite ime za novo zbirko podatkov in nato kliknite Ustvari.
3. Zapri »Tabelo 1«.

   Ko boste vprašani, ali želite zapreti in znova odpreti načrt »Tabele 1«, kliknite Ne.

4. Na kartici Zunanji podatki v skupini Uvozi kliknite Excel.
5. V pogovornem oknu Dobi zunanje podatke kliknite Prebrskaj.
6. S pogovornim oknom Odpri datoteko poiščite datoteko.
7. Izberite datoteko in nato kliknite Odpri.
8. V pogovornem oknu Dobi zunanje podatke zagotovite, da je izbrana možnost Uvozi izvorne podatke v novo tabelo v trenutni zbirki podatkov.
9. Kliknite V redu.

   Zažene se čarovnik za uvoz preglednic in vam postavi nekaj vprašanj o podatkih, ki jih uporabljate.

10. Sledite navodilom tako, da kliknete Naprej ali Nazaj, če želite krmariti po straneh. Na zadnji čarovnikovi strani kliknite Končaj.

 Opomba   Access vas vpraša, ali želite shraniti podrobnosti operacije uvažanja, ki ste jo ravnokar dokončali. Če mislite, da boste operacijo uvažanja še kdaj izvajali, kliknite Da in nato vnesite podrobnosti. Operacijo lahko potem enostavno ponovite tako, da kliknete Shranjeni uvozi v skupini Uvoz na kartici Zunanji podatki. Če podrobnosti operacije ne želite shraniti, kliknite Zapri.

Access uvozi podatke v novo tabelo, ki jo nato prikaže v podoknu za krmarjenje pod Vse tabele.

Uporaba čarovnika za analizo tabel za organiziranje podatkov

Ko so podatki uvoženi v Accessovo tabelo, lahko uporabite čarovnika za analizo tabel, da hitro določite podatke, ki se ponavljajo. Čarovnik nato nudi preprost način, kako organizirati podatke, ki se ponavljajo v posamične tabele tako, da so shranjeni na najbolj učinkovit način. Access ohrani izvorno tabelo kot varnostno kopijo in nato ustvari nove tabele, ki jih lahko uporabite za osnovo v aplikaciji za zbirke podatkov.

1. Odprite Accessovo zbirko podatkov, ki vsebuje tabelo, ki jo želite analizirati.
2. Na kartici Orodja za zbirko podatkov v skupini Analiziraj kliknite Analiziraj tabelo.

   Zažene se čarovnik za analizo tabel.

V primeru, da še niste seznanjeni s konceptom normalizacije, vsebujeta dve uvodni strani v čarovniku kratko vadnico – skupaj z gumbi, ki jih lahko kliknete, če si želite ogledati primere. Če uvodni dve strani nista prikazani, vendar vidite potrditveno polje z oznako Pokaži uvodne strani, izberite potrditveno polje in nato dvakrat kliknite Nazaj, če si želite ogledate uvod. Če si ne želite znova ogledati uvodnih strani, potem ko ste že prebrali uvod, počistite potrditveno polje.

3. Na strani, ki se začne s stavkom Katera tabela vsebuje polja z vrednostmi, ki se ponavljajo v več zapisih?, izberite tabelo, ki jo želite analizirati in nato kliknite Naprej.
4. Čarovniku lahko prepustite odločitev, katera polja gredo v katere tabele, ali pa odločitev sprejmete sami. Če sledite predlogom čarovnika, lahko še vedno naredite spremembe v postavitvi tabele na naslednji strani čarovnika.

    Opomba   Če pustit, da se čarovnik odloči, katera polja bo postavil v katere tabele, njegove odločitve morda ne bodo vedno ustrezne za podatke. Še posebej, če za obdelavo ni veliko podatkov na voljo. Rezultate čarovnika morate natančno preveriti. Po drugi strani lahko čarovnik predlaga boljšo organizacijo od tiste, katero imate v mislih vi. Dobro bi bilo, če vsaj enkrat pustite, da odločitev sprejme čarovnik. Če vam predlogi ne ustrezajo, lahko še vedno ročno razporedite polja. Vedno lahko tudi kliknete Nazaj in vsa polja razporedite sami.

5. Kliknite Naprej. na tej strani navedete, katere tabele bodo vsebovale katera polja. Če odločitev prepustite čarovniku, boste videli več tabel povezanih z relacijskimi črtami. Drugače, Access ustvari samo eno tabelo, ki vsebuje vsa polja. Kakor koli že, na tej strani lahko naredite spremembe.
   • Polja lahko povlečete iz tabele na prazno območje strani, če želite ustvariti novo tabelo, ki vsebuje ta polja. Access vas pozove za ime tabele.
   • Polja lahko povlečete iz ene tabele v drugo, če mislite, da bodo tam bolj uspešno shranjena.
   • Večina tabel bo dobila polje z ID ali Ustvarjeni enolični ID. Če želite izvedeti več o poljih z ID, kliknite Namigi v zgornjem desnem kotu čarovnika.
   • Če želite spremembo razveljaviti, kliknite gumb Razveljavi.
   • Če želite preimenovati tabelo, dvokliknite naslovno vrstico, vnesite novo ime in nato kliknite V redu.
6. Potem ko ste polja razporedili, kot ste želeli, kliknite Naprej.
7. Če čarovnik najde zapise, ki imajo podobne vrednosti, bo vrednosti določil kot mogoče tipografske napake in prikazal zaslon, kjer lahko potrdite, kaj narediti z njimi. Preglejte seznam, da poiščete tiste zapise, ki imajo vrednosti v stolpcu Popravki in nato kliknite ustrezen element s spustnega seznama. Izberite (Pusti, kot je), da čarovnik ne spremeni vrednosti. Ko končate, kliknite Naprej.
8. Čarovnik vas vpraša, ali želite ustvariti poizvedbo, ki bo podobna izvorni tabeli. Če ste že kdaj izdelali obrazce in poročila, ki so bili osnovani na izvorni tabeli, je ustvarjanje poizvedbe priporočljiva. Če izberete Da, ustvari poizvedbo, čarovnik preimenuje izvorno tabelo tako, da doda »_STARA« v ime tabele. Nato poimenuje novo poizvedbo z imenom izvorne tabele. Obrazci in poročila, ki so bili osnovani s tabelo, zdaj uporabljajo poizvedbo za podatke in delujejo kot prej.
9. Kliknite Dokončaj.

   Čarovnik ustvari nove tabele, kot je navedeno in jih nato odpre. Potem ko ste končali s pregledovanjem rezultatov, jih zaprite.

Na vrh odseka

Delo s podatki iz drugih programov

Office Access 2007 nudi funkcije za delo s podatki, ki so shranjeni v drugih programih.

• Ustvarjanje nove Accessove zbirke podatkov, ki je povezana s podatki v drugi obliki datoteke  Z Accessom lahko odprete datoteko, ki je v drugi obliki, na primer dBASE ali preglednica. Access samodejno ustvari Accessovo zbirko podatkov in poveže datoteko namesto vas.
1. Zaženite Access.
2. Kliknite gumb Microsoft Office in nato še Odpri.
3. V pogovornem oknu Odpri na spustnem seznamu Vrsta datotek kliknite vrsto datoteke, ki jo želite odpreti. Če niste prepričani glede vrste datoteke, kliknite Vse datoteke (*.*).
4. Če je treba prebrskajte po mapi, ki vsebuje datoteko, ki jo želite odpreti. Ko datoteko najdete, dvokliknite, da jo odprete.
5. Sledite navodilom v čarovniku. Na zadnji strani čarovnika, kliknite Končaj.

• Uvažanje ali povezava podatkov z obstoječo Accessovo zbirko podatkov  Podatke lahko v Accessove tabele uvozite iz drugih virov in programov tako, da so podatki v Accessovi datoteki, ali pa jih povežite s podatki iz Accessa tako, da podatki ostanejo v izvorni datoteki (izven Accessove datoteke).

  Uvažanje ali povezava podatkov

  1. Na kartici Zunanji podatki v skupini Uvoz kliknite obliko, v kateri so shranjeni podatki.

     Podatke lahko uvozite ali povežete s temi oblikami:

     • Microsoft Office Access
     • Microsoft Office Excel
     • Microsoft Windows SharePoint Services
     • Besedilne datoteke
     • Datoteke XML
     • Zbirke podatkov ODBC
     • HTML dokumenti
     • Microsoft Office Outlook
     • dBase
     • Paradox
     • Lotus 1-2-3

     Pojavi se pogovorno okno Dobi zunanje podatke.

  2. Sledite navodilom v pogovornem oknu.

     Access bo uvozil ali povezal podatke z zbirko podatkov. Pri večini oblik morate navesti mesto podatkov in nato izbrati, kako želite, da so podatki shranjeni v zbirki podatkov.

Na vrh odseka

---

 Na vrh strani

Uporaba starejše različice zbirke podatkov v več Accessovih različicah

Če je bila Accessova zbirka podatkov ali Accessov projekt ustvarjen z Accessom 2000 ali poznejšim, lahko zbirko podatkov ali projekt uporabite v različici Accessa, s katero je bila ustvarjena ali v novejši različici – čeprav ima datoteka omogočeno zaščito. Datoteke Accessa 2000 na primer je mogoče uporabiti v Accessu 2000 in Office Access 2007 in datoteke Accessa 2002-2003 je mogoče uporabiti v programih Access 2002 – 2003 in Office Access 2007.

Morda želite obdržati podatke v starejši Accessovi različici, vendar so tudi uporabniki z novejšo Accessovo različico, ki se želijo povezati v te podatke in še vedno izkoriščati nekatere funkcije nove različice. Rešitev predstavlja ustvarjanje »zunanje« zbirke podatkov v novejši različici (vsebuje obrazce, poročila, poizvedbe, makre, vendar ne tabel) in povezava s tabelami v starejši različici datoteke. Uporabite enega od teh postopkov, odvisno od tega, ali je zbirka podatkov vsebovana v eni datoteki, ali je že razdeljena v fizično aplikacijo ali vmesnik aplikacije (uporabniški vmesnik/koda aplikacije: Aplikacija, ki jo sestavljajo »fizična« datoteka s tabelami in kopije datoteke z uporabniškim vmesnikom, ki vsebuje vse druge predmete zbirke podatkov s povezavami do »fizičnih« tabel.).

---

• Ustvarjanje Accessove zbirke podatkov z eno datoteko v več Accessovih različicah

• Uporaba fizične aplikacije ali vmesnika aplikacije v več Accessovih različicah

---

Uporaba Accessove zbirke podatkov z eno datoteko v več Accessovih različicah

Če so vse tabele, obrazci in drugi predmeti Accessove zbirke podatkov v eni datoteki .mdb in želite zbirko podatkov uporabiti v več Accessovih različicah, lahko ustvarite novo fizično zbirko podatkov v novejši različici in jo povežete z izvorno datoteko. Uporabniki, ki imajo starejše različice Accessa, lahko uporabljajo izvorno zbirko podatkov. Uporabniki, ki imajo novejšo različico, lahko uporabljajo novo fizično zbirko podatkov, da jo povežejo z istimi podatki.

1. Z naslednjim postopkom lahko zbirko podatkov pretvorite v katero koli od treh najnovejših oblik: Access 2000, Access 2002 – 2003 ali Access 2007. Ta ukaz ohrani izvorno zbirko podatkov v izvorni obliki in ustvari kopijo v obliki, ki jo navedete.
   • Zaprite Accessovo datoteko. Če je datoteka Access zbirka podatkov za več uporabnikov, ki jo najdete v strežniku ali mapi, ki je v skupni rabi, zagotovite, da je nihče drug nima odprte.
   • Zaženite Access 2007.
   • Kliknite gumb Microsoft Office in nato še Odpri.
   • Prebrskajte do mesta datoteke, ki jo želite pretvoriti in nato dvokliknite, da jo odprete.

    Opomba   Če se prikaže pogovorno okno Izboljšava zbirke podatkov, ki vas izprašuje, ali želite izboljšati zbirko podatkov, kliknite Ne.

   • Zaprite obrazec, če se odpre, ko zaženete zbirko podatkov.
   • Kliknite gumb Microsoft Office , pokažite na Shrani kot in nato v razdelku Shrani zbirko podatkov v drugi obliki zapisa kliknite obliko zapisa datoteke, v katero želite pretvoriti zbirko podatkov.
   • V pogovornem oknu Shrani kot vnesite ime za novo zbirko podatkov.

      Opomba   Če ne boste shranili nove zbirke podatkov na drugo mesto, mora imeti drugačno ime kot izvorna zbirka podatkov. V vsakem primeru je običajno bolje, da uporabite drugo ime tako, da lahko ločite med fizično zbirko podatkov in vmesnikom zbirke podatkov. Če pretvorite v obliko Access 2007, se pripona imena datoteke spremeni iz .mdb v .accdb tako, da lahko uporabite isto ime datoteke.

   • Kliknite Shrani.
2. Razdelite pretvorjeno zbirko podatkov v fizično aplikacijo ali v vmesnik aplikacije tako, da sledite temu postopku:
   • Na kartici Orodja za zbirko podatkov v skupini Premikanje podatkov kliknite Dostop do zbirke podatkov.
   • V pogovornem oknu Razdeljevalec zbirk podatkov kliknite Razdeli zbirko podatkov.
   • Vnesite ime za vmesnik zbirke podatkov in nato kliknite Razdeli.
3. Izbrišite vmesnik zbirke podatkov, ki je bil ustvarjen z orodjem razdeljevalca zbirk podatkov – pri tem bodite pozorni, da ne izbrišete izvorne zbirke podatkov.
4. Povežite novo fizično zbirko podatkov s tabelami v izvorni zbirki podatkov: Na kartici Orodja za zbirko podatkov v skupini Orodja za zbirko podatkov kliknite Upravitelj povezanih tabel.
5. Kliknite Izberi vse in nato izberite potrditveno polje Vedno vprašaj za novo mesto.
6. Kliknite V redu, prebrskajte do starejše različice zbirke podatkov in jo dvokliknite.

   Če gre vse po načrtu, Access prikaže sporočilo, v katerem piše, da so vse izbrane povezane tabele uspešno osvežene.

Zdaj lahko izboljšate novo fizično zbirko podatkov, da podpira nove funkcije za uporabnike, ki so nadgradili na Access 2000, Access 2002 – 2003 ali Access 2007. Uporabniki, ki imajo prejšnje različice lahko nadaljujejo z uporabo starejše različice zbirke podatkov.

Če želite lahko pretvorite novo fizično zbirko podatkov v spet drugo različico. Če je bila na primer izvorna zbirka podatkov v obliki Access 2000, lahko ustvarite fizično zbirko podatkov Access 2002 – 2003 za uporabnike s to različico in fizično različico Access 2007 za uporabnike s to različico. Obe fizični različici bi se povezali s podatki v datoteki Access 2000.

Na vrh odseka

Uporaba fizične aplikacije ali vmesnika aplikacije v več Accessovih različicah

Če je Accessova zbirka podatkov že fizična aplikacija ali vmesnik aplikacije (uporabniški vmesnik/koda aplikacije: Aplikacija, ki jo sestavljajo »fizična« datoteka s tabelami in kopije datoteke z uporabniškim vmesnikom, ki vsebuje vse druge predmete zbirke podatkov s povezavami do »fizičnih« tabel.), morate samo pretvoriti fizično aplikacijo v obliko datoteke Access 2000, Access 2002 – 2003 ali Access 2007. Spremembe niso potrebne za vmesnik zbirke podatkov.

V tem postopku je prikazano, kako uporabiti ukaz Shrani zbirko podatkov kot, če želite pretvoriti fizično zbirko podatkov v katero koli od najnovejših oblik: Access 2000, Access 2002 – 2003 ali Access 2007. Ta ukaz ohrani izvorno zbirko podatkov v izvorni obliki in ustvari kopijo v obliki, ki jo navedete.

1. Zaprite fizično zbirko podatkov. Če je datoteka Accessova zbirka podatkov za več uporabnikov, ki jo najdete v strežniku ali v mapi, ki je v skupni rabi, zagotovite, da je nima nihče drug odprte.
2. Zaženite Access 2007.
3. Kliknite gumb Microsoft Office in nato še Odpri.
4. Prebrskajte do mesta datoteke fizične zbirke podatkov in nato dvokliknite, da jo odprete.

 Opomba   Če se prikaže pogovorno okno Izboljšava zbirke podatkov, ki vas izprašuje, ali želite izboljšati zbirko podatkov, kliknite Ne.

5. Zaprite obrazec, če se odpre, ko zaženete zbirko podatkov.
6. Kliknite gumb Microsoft Office , pokažite na Shrani kot in nato v razdelku Shrani zbirko podatkov v drugi obliki zapisa kliknite obliko zapisa datoteke, v katero želite pretvoriti zbirko podatkov.
7. V pogovornem oknu Shrani kot vnesite ime za novo zbirko podatkov.
8. Kliknite Shrani.

Zdaj lahko izboljšate novo fizično zbirko podatkov, da podpira nove funkcije za uporabnike, ki so nadgradili na Access 2000, Access 2002 – 2003 ali Access 2007.

Na vrh odseka

---

 Na vrh strani