Microsoft Office Online
Vpišite se v Moj Office Online (Kaj je to?) | Vpis

 
 
Microsoft Office Access
Išči
Išči
 
Preskusite ali kupite
Pridobite sistem Office 2007
Hitra pomoč za Office
Preverite, ali so na voljo posodobitve: (c) Microsoft
Prenosi za Office
 
 
 
Pomoč in nasveti
Izberite svojo različico
Izobraževanje
Predloge
Podpora in povratne informacije
Tehnični viri
Dodatni viri
Opozorilo: stran si ogledujete s spletnim brskalnikom, ki ni podprt. To spletno mesto deluje najbolje z brskalnikom Microsoft Internet Explorer 6.0 ali novejšo različico, z brskalnikom Firefox 1.5 ali z brskalnikom Netscape Navigator 8.0 ali novejšo različico. Preberite več o podprtih brskalnikih.
Različica, ki jo lahko natisneteRazličica, ki jo lahko natisnete
Uporaba datotek drugih programov zbirke Office v Accessovih obrazcih in poročilih
 
Velja za
Microsoft Office Access 2003

V Accessu lahko na različne načine uporabite datoteke iz drugih programov zbirke Microsoft Office 2003 – Wordove dokumente, Excelove delovne zvezke, PowerPointove predstavitve, Visiove diagrame in še kaj. V tem članku je pojasnjeno, kako te datoteke shranjevati in prikazovati v obrazcih in poročilih.

Kazalo vsebine

Uporaba datotek iz drugih programov zbirke Office

Če želite uporabiti datoteke drugih programov zbirke Office v Accessovi podatkovni zbirki, morate ponavadi izvesti kar nekaj korakov. Najprej se morate odločiti, kje in kako boste datoteke shranili: lahko jih pustite v omrežju oziroma na trdem disku ali pa jih vključite v zbirko podatkov.

Nato morate obrazcu oziroma poročilu dodati kontrolnik, s katerim te datoteke prikažete. Če želite, da se datoteke spreminjajo, ko se premikate med zapisi, morate uporabiti okvir vezanega predmeta, sicer pa okvir nevezanega predmeta. V tem postopku tudi izberete, ali boste datoteke vdelali v zbirko oziroma v njej ustvarili le povezavo z njimi. Če jih vdelate, postanejo del zbirke podatkov, če jih povežete, ustvarite le sklic na izvirno datoteko. Ko to posodobite, se vse spremembe pokažejo tudi zbirki podatkov.

Če datotek drugih programov v Accessu še niste uporabljali, se morate dobro poučiti, kako jih shraniti in prikazati. Če boste izbrali napačno mesto shranjevanja, utegne zbirka podatkov narasti prek vseh meja in se izvajati zelo počasi. Po drugi strani pa se bo povezava med datotekami in zbirko podatkov pretrgala, če boste premaknili ali izvirne datoteke ali zbirko podatkov.

Shranjevanje datotek

Datoteke, ki jih nameravate uporabiti v Accessovi zbirki podatkov, lahko shranite na različne načine:

  • Datoteko vdelate v polje predmeta OLE v tabeli podatkovne zbirke.

    PokažiKaj je polje predmeta OLE?

    OLE je tehnologija za izmenjavo datotek med programi zbirke Office. Kadar v Wordov dokument vstavite Excelov delovni list ali PowerPointovo predstavitev v Visievo risbo, uporabljate OLE. Polje s predmetom OLE uporabite, kadar želite datoteke (ali povezave z njimi) shraniti neposredno v zbirko podatkov.

    Vdelava datotek je najpreprostejši način, saj vas skozi postopek vodijo zasloni in orodja v Accessu. Datoteka tako postane del zbirke podatkov in z njo potuje, zato vam ni treba posodabljati povezave z njo.

    Toda če datoteke shranjujete naravnost v zbirko podatkov, ta začne hitro naraščati, saj tehnologija OLE ustvari dodatno bitno sliko za vsako izvirno datoteko. Ne pozabite, da je zgornja meja za Accessove podatkovne zbirke 2 GB, in ko se ji približajo, začnejo delovati na moč počasi.

    PokažiZakaj tehnologija OLE ustvari bitne datoteke?

    Tehnologija OLE za prikaz datotek, ustvarjenih v drugih programih zbirke Office, uporablja tako imenovane strežnike OLE. Strežnik OLE je komponenta programa, s katerim je bila izvirna datoteka ustvarjena. Če z zbirko podatkov uporabite datoteko nekega drugega programa zbirke Office, jo prikaže strežnik OLE tega izvirnega programa, ne Access.

    Denimo, da v okvirju vezanega predmeta v Accessu prikažete PowerPointovo predstavitev: okvir predmeta je ne zna prikazati sam, ampak za to potrebuje PowerPoint. Z drugimi besedami, diapozitivov ne prikaže Access, temveč PowerPoint.

    Pri tem morate upoštevati naslednje:

    • Program, s katerim je bila datoteka ustvarjena, mora biti nameščen v računalniku, kjer je tudi Accessova zbirka, v kateri skušate datoteko prikazati. Če ta program ne deluje ali zbirko podatkov premaknete v računalnik, v katerem ta program ni nameščen, predmeta ni mogoče prikazati.
    • Tehnologija OLE zato, da do takšnih težav ne bi prihajalo, ustvari datoteko .bmp ali .dib (Device Independent Bitmap), ki vsebuje podatke za prikaz vsake od izvirnih datotek. Če zbirko podatkov premaknete ali izvorni program odpove, OLE prikaže bitno sliko izvirne datoteke.
    • Datoteke BMP in DIB so ponavadi večje kot izvirne datoteke, zato zbirka podatkov tako hitro raste.
    • Če pa uporabljate druge programe, ki niso del zbirke Microsoft Office, ne morete nikoli z gotovostjo vedeti, ali vsebujejo strežnik OLE, ki je nujen za prikaz nekaterih vrst datotek.
  • Datoteke shranite na trdi disk ali v omrežje, povezave z njimi pa v polje predmeta OLE. Ta način je zelo podoben vdelovanju datotek, le da zahteva manj prostora. Če izvirno datoteko posodobite, bodo vse spremembe takoj prikazane tudi v zbirki podatkov.

    Toda če zbirko podatkov ali datoteke premaknete na drugo mesto, morate obvezno posodobiti povezave. Te se prav tako pretrgajo, če se datoteke poškodujejo. Tudi v tem primeru mora biti v računalniku z zbirko podatkov nameščen program, s katerim so bile izvirne datoteke ustvarjene, sicer jih ne bo mogoče prikazati.

  • Datoteke shranite na trdi disk ali v omrežje in jih vdelate ali vzpostavite povezavo z njimi neposredno iz kontrolnika.

    S tem načinom povsem obidete polja tabele in prihranite veliko prostora, ima pa podobne prednosti in slabosti kot shranjevanje povezav v tabelo podatkovne zbirke. Če se odločite za vdelovanje datoteke, postane del zbirke podatkov, tako da slednja začne rasti.

Prikazovanje datotek

Če boste v Accessu uporabljali datoteke iz drugih programov zbirke Office, bi bilo dobro, da poznate nekaj terminologije:

  • Ali boste uporabili vezane ali nevezane datoteke? Prve uporabite, kadar želite prikazati drugo datoteko, vsakič ko se pomaknete med zapisi v zbirki podatkov ali stranmi v poročilu. Če hočete denimo v poročilu o prodaji prikazati delovne zvezke iz različnih podružnic, boste uporabili vezane datoteke.

    Nevezane datoteke pa se ne spreminjajo, ko se pomikate med zapisi ali stranmi. Če hočete dodati obvestilo o avtorskih pravicah ali pravni odrek odgovornosti, lahko dodate nevezano datoteko.

  • Ali želite vstaviti le povezavo z datoteko ali želite slednjo vdelati? S povezavo prihranite prostor, ker Access shrani le informacije o povezavi, vdelana datoteka pa postane del zbirke podatkov. Zaradi vdelanih datotek zbirka podatkov hitro narašča in se zato morebiti izvaja počasneje, vendar z vdelovanjem zagotovite, da so datoteke vedno na voljo.

V nadaljevanju so te možnosti opisane in pojasnjeno je, kako jih najpametneje uporabite.

PokažiVezane in nevezane datoteke

Vezane datoteke uporabite, kadar želite prikazati drugo datoteko, vsakič ko se pomaknete med zapisi v zbirki podatkov ali stranmi v poročilu. Ponavadi jih vstavite v polje predmeta OLE v eni od tabel v podatkovni zbirki. V polju lahko shranite povezave z datotekami ali kar vdelane datoteke. Ne pozabite, zaradi vdelanih datotek zbirka podatkov hitro narašča in se zato morebiti izvaja počasneje. Več o shranjevanju datotek v tabele zbirke podatkov najdete v razdelku Shranjevanje datotek v zbirki podatkov.

Če želite, da je datoteka med premikanjem po zapisih ali straneh ves čas ista, uporabite nevezano datoteko. Te so shranjene v zbirki podatkov (če jih vdelate v obrazce ali poročila), na trdem disku ali v omrežju.

Od odločitve, ali boste uporabili vezano ali nevezano datoteko, je odvisna tudi izbira kontrolnika v obrazcu ali poročilu. Vezane datoteke prikažete v okvirju vezanega predmeta, nevezane pa v okvirju nevezanega predmeta. V nadaljevanju je pojasnjeno, kako ta dva kontrolnika uporabljate.

PokažiVdelovanje in povezovanje datotek

Datoteke lahko v obrazce in poročila vdelate ali ustvarite povezavo z njimi. Ko datoteko vdelate, postane del Accessove zbirke podatkov in je vedno na voljo, ko jo hočete uporabiti v obrazcu ali poročilu. Toda na račun vdelanih datotek se zbirka podatkov povečuje. Če denimo obvestilo o avtorskih pravicah vdelate v dvajset različnih obrazcev in pet poročil, ga Access shrani kar petindvajsetkrat. Zaradi takšnega razmetavanja s prostorom zbirka podatkov hitro raste in začne delovati počasneje, če pa morate po naključju obvestilo spremeniti, morate spremeniti vseh petindvajset ponovitev.

Povezane datoteke pa so shranjene zunaj zbirke podatkov, na trdem disku ali v omrežju. Na račun povezav se zbirka podatkov ne bo tako hitro povečevala, ker Access shrani le pot do datoteke. A kljub temu lahko povezovanje povzroči preglavice. Če datoteko premaknete, morate posodobiti prav vse povezave z njo. Poleg tega se povezava pretrga, če se datoteka poškoduje ali pride do okvare omrežja. Če imate zanesljivo omrežje in datotek ne boste kar naprej premikali, je povezovanje dobra stvar, saj vam tako posodobitve datotek ne bodo vzele toliko časa in živcev, pa še zbirka podatkov ne bo nenadzorovano rasla.


Nazaj na vrh Nazaj na vrh


Shranjevanje datotek v zbirki podatkov

V nadaljevanju so opisani najpogostejši načini za shranjevanje datotek v Accessovi zbirki podatkov, primerni za obrazce in poročila. V postopku smo uporabili vzorčno zbirko podatkov Northwind, seveda pa lahko korake prilagodite lastnim zbirkam.

Postopek vdelovanja ali povezovanja datotek v tabeli je takšen:

  • Če tega še niste storili, obstoječi ali na novo ustvarjeni tabeli dodajte polje predmeta OLE.
  • Datoteke vstavite v polje. Med tem postopkom lahko izberete, ali boste datoteke vdelali ali ustvarili povezavo z njimi. Zaženete lahko tudi izvorni program, katerega datoteko nameravate vstaviti, in datoteko ustvarite na novo, ne da bi zapustili Access. Če storite to, Access datoteko vdela v tabelo, da postane del zbirke podatkov.

V nadaljevanju je podrobno opisan postopek, kako to storite.

PokažiDodajanje polja predmeta OLE v obstoječo tabelo

  1. Tabelo odprite v pogledu načrta, tako da kliknete gumb Načrt Slika gumba .
  2. V prvo prazno vrstico, v stolpec Ime polja, vnesite Dokument.
  3. V sosednjem polju (stolpec Podatkovni tip) s seznama izberite OLE predmet.
  4. Shranite tabelo.
  5. Zdaj lahko datoteke vdelate ali ustvarite povezavo z njimi. Iz pogleda načrta preklopite v pogled podatkovnega lista in nadaljujte z enim od teh dveh razdelkov.

PokažiUstvarjanje nove tabele s poljem predmeta OLE

  1. V oknu zbirke podatkov v vrstici Predmeti kliknite Tabele, nato pa dvokliknite Ustvari tabelo v pogledu načrta.
  2. V prvo prazno vrstico, v stolpec Ime polja, vnesite ID.
  3. Kliknite prvo polje v stolpcu Podatkovni tip in s seznama izberite Samoštevilo.
  4. Z desno tipko miške kliknite kjer koli v prvi vrstici in izberite Primarni ključ. Polje »ID« tako nastavite kot primarni ključ tabele.
  5. V naslednji vrstici vnesite Dokument v stolpec Ime polja in s seznama v stolpcu Podatkovni tip izberite OLE predmet.
  6. Shranite tabelo. Sprejmete lahko ime, ki ga predlaga Access, ali uporabite drugo.
  7. Zdaj lahko datoteke vdelate ali ustvarite povezavo z njimi. Iz pogleda načrta preklopite v pogled podatkovnega lista in nadaljujte z enim od teh dveh razdelkov.

PokažiDodajanje obstoječih datotek polju predmeta OLE (vdelanih ali povezanih)

V tem postopku boste uporabili obstoječo ali novo tabelo, omenjeno v prejšnjih razdelkih. Uporabite lahko lastne tabele in datoteke.

  1. V tabeli z desno tipko miške kliknite prvo polje v stolpcu Dokument in izberite Vstavi predmet.
  2. Kliknite Ustvari iz datoteke in nato Prebrskaj.
  3. Poiščite enega ali več Wordovih dokumentov, Excelovih delovnih zvezkov, Visievih diagramov ali drugih datotek, ustvarjenih s programom zbirke Office. Datoteko izberite in kliknite V redu.
  4. Če želite vstaviti le povezavo z datoteko, potrdite polje Povezava in kliknite V redu, da dokončate postopek. Če želite datoteko vdelati, polja Povezava ne potrdite in kliknite V redu. Izbrana vrsta datoteke se prikaže v polju tabele. Če ste vdelali ali povezali Excelovo datoteko, se izpišejo besede »Microsoft Excelov delovni list«.

     Opomba   Če se v polju predmeta OLE pojavi napis »Paket«, skušate vdelati ali povezati nepodprto vrsto datoteke, ki ni bila ustvarjena z enim od programov zbirke Office. Vnos izbrišete tako, da ga kliknete z desno tipko miške in izberete Izreži, nato pa ponovite zgornje korake in izberete ustrezno vrsto datoteke. Če se napis »Paket« pojavi, ker izvorni program ni nameščen v istem računalniku kot zbirka podatkov, ga morate najprej namestiti, izbrisati (pritisnite CTRL + X ali v meniju Urejanje kliknite Izreži) vse ponovitve besede »Paket«, nato pa datoteko še enkrat vdelati ali ustvariti povezavo z njo.

  5. V drugih poljih stolpca Dokument ponovite korake od 2 do 4, dokler ne dodate vseh želenih datotek.

PokažiZagon izvornega programa in ustvarjanje nove datoteke v Accessu

Ko dodajate datoteko v polje predmeta OLE, lahko zaženete enega od programov zbirke Office in v Accessu ustvarite novo datoteko. Ne pozabite, da pri tem postopku Access ustvarjeno datoteko vdela, da postane del zbirke podatkov. Samo povezave z njo ne morete ustvariti. Če bi radi prihranili prostor s povezovanjem z datotekami, te korake preskočite.

V tem postopku boste uporabili obstoječo ali novo tabelo, opisano v prejšnjih razdelkih. Uporabite lahko lastne tabele in datoteke.

  1. V tabeli z desno tipko miške kliknite prvo prazno polje v stolpcu Dokument in izberite Vstavi predmet.
  2. Če vrsta datoteke, ki jo želite ustvariti, ni izbrana, kliknite Ustvari novega in s seznama Vrsta predmeta izberite želeno možnost. Če želite, lahko potrdite polje Prikaži kot ikono, da namesto dejanske vdelane datoteke prikažete ikono. Tako prihranite prostor v obrazcih in poročilih. Ko izberete, kar želite, kliknite V redu.

    Program, povezan z izbrano vrsto datoteke, se zažene.

  3. Ustvarite novo datoteko. Ko končate, kliknite Shrani Slika gumba v orodni vrstici izvornega programa. Access datoteki dodeli ime (imena ne morete izbrati sami, edino če hočete ustvariti ločeno kopijo datoteke), ki ima takšno obliko: vrsta_datoteke v ime_tabele : Tabela. Če na primer ustvarite Wordov dokument v tabeli z imenom »Druge_datoteke«, se bo datoteka imenovala »Dokument v Druge_Datoteke: tabela«. Če ustvarite Visievo risbo, bo naslov datoteke »Risba v Druge_datoteke: Tabela«, in tako naprej.
  4. Ko je datoteka shranjena, jo Access vdela v polje, kjer se pojavi vrsta datoteke. Če na primer ustvarite bitno sliko, se v polju pojavi napis »Bitna slika«. Če ustvarite Excelov delovni list, se v polju pojavi napis »Microsoft Excelov delovni list«, in tako dalje.
  5. V drugih poljih stolpca Dokument ponovite korake od 1 do 3, dokler ne dodate vseh želenih datotek.

Nazaj na vrh Nazaj na vrh


Dodajanje nevezanih datotek obrazcem in poročilom

V okvirju nevezanega predmeta prikažete datoteke, ki se ne spreminjajo, medtem ko se pomikate med zapisi zbirke podatkov ali stranmi poročila. V nadaljevanju je pojasnjeno, kako okvir nevezanega predmeta dodate obrazcem in poročilom ter kako vanj vstavljate obstoječe datoteke ali v njem ustvarite nove. V teh korakih je uporabljena vzorčna zbirka Northwind, lahko pa seveda vadite tudi s svojo.

  1. Zaženite Access in odprite vzorčno zbirko podatkov Northwind ter prikažite okno zbirke podatkov.

    PokažiKako?

    1. V meniju Pomoč pokažite na Vzorčne zbirke podatkov in kliknite Vzorčna zbirka podatkov Northwind.
    2. Če se prikaže pogovorno okno Varnostno opozorilo, kliknite Odpri.
    3. Kliknite V redu, da zaprete pozdravni zaslon Northwind Traders.
    4. V oknu Glavna stikalna plošča kliknite Prikaži okno zbirke podatkov.
  2. Ustvarite lahko nov obrazec ali poročilo in mu dodate datoteko, lahko pa uporabite obstoječ obrazec ali poročilo. Ustvarite lahko tudi novo datoteko in jo dodate okvirju predmeta. V nadaljevanju je opisano, kako.

    PokažiUstvarjanje novega obrazca in dodajanje nevezanih datotek

    Potem ko obrazcu dodate okvir nevezanega predmeta, lahko v slednjega vdelate datoteko ali v njem ustvarite povezavo z njo, oziroma ustvarite novo, vdelano datoteko. V nadaljevanju je podrobno opisano, kako to storite.

    Dodajanje obstoječe datoteke novemu obrazcu  

    1. V oknu zbirke podatkov v vrstici Predmeti kliknite Obrazci, nato pa dvokliknite Ustvari obrazec v pogledu načrta. Odpre se nov, prazen obrazec z orodjarno. Če se orodjarna ne odpre, v meniju Pogled kliknite Orodjarna.
    2. V orodjarni kliknite Okvir nevezanega predmeta Slika ikone.
    3. Kazalec postavite na mesto v obrazcu, kjer želite imeti okvir nevezanega predmeta, in kliknite. Izbrano mesto označuje položaj zgornjega levega vogala okvirja. Odpre se pogovorno okno Microsoft Office Access.
    4. Kliknite Ustvari iz datoteke in nato Prebrskaj. Odpre se pogovorno okno Prebrskaj.
    5. V pogovornem oknu Prebrskaj poiščite želeno datoteko in kliknite V redu. Če želite prihraniti prostor in datoteko povezati, ne vdelati, potrdite polje Povezava, preden kliknete V redu.
    6. Če želite, lahko določite lastnosti okvirja s predmetom. Uporabnikom lahko dovolite ali prepoveste urejanje datoteke, tako da vklopite lastnost Zaklenjeno. Lastnosti določate in spreminjate tako, da okvir kliknete z desno tipko miške in izberete Lastnosti. Če si želite ogledati opis lastnosti in nasvete za uporabo, jo izberite in pritisnite tipko F1.
    7. Dodajte še preostale kontrolnike, na primer sezname, besedilna polja in podobrazce, in shranite spremembe z gumbom Slika gumba. Obrazec lahko poimenujete sami ali sprejmete Accessov predlog.

    Dodajanje nove datoteke obrazcu  

    1. Ponovite korake od 1 do 3 iz prejšnjega razdelka, da ustvarite nov obrazec, in odprite pogovorno okno Microsoft Office Access.
    2. Kliknite Ustvari novega, s seznama Vrsta predmeta izberite vrsto datoteke in kliknite V redu.

      Odpre se kontrolnik programa, povezanega z izbrano vrsto datoteke, da lahko ustvarite datoteko. Če izberete Excelov delovni list, se v obrazcu prikaže mreža celic, Excelove orodne vrstice pa začasno zamenjajo Accessove. Podobno se zgodi, če izberete PowerPointovo predstavitev, Wordov dokument in tako dalje. S kontrolnikom in orodnimi vrsticami vnesite in oblikujte podatke.

      Če bi radi kontrolnik programa povečali ali pomanjšali, kliknite obrazec in povlecite ročice programskega kontrolnika. Dvokliknite kontrolnik, ko želite znova vnašati ali urejati njegovo vsebino.

    3. Ko končate, v meniju Datoteka kliknite Shrani kot. Odpre se pogovorno okno Shrani kot.
    4. V zgornje besedilno polje vnesite ime. To je ime novega obrazca, ne datoteke v okvirju predmeta. Nove datoteke ne morete poimenovati, ker je vdelana v večjo datoteko zbirke podatkov (.mdb).
    5. S seznama Kot izberite Obrazec in kliknite V redu.
    6. Dodajte še preostale kontrolnike, na primer sezname, besedilna polja in podobrazce, in shranite spremembe z gumbom Slika gumba. Če si želite obrazec ogledati, ga zaprite in znova odprite.

    PokažiUstvarjanje novega poročila in dodajanje nevezanih datotek

    Potem ko poročilu dodate okvir nevezanega predmeta, lahko v slednjega vdelate datoteko ali v njem ustvarite povezavo z njo, oziroma ustvarite novo, vdelano datoteko. V nadaljevanju je podrobno opisano, kako to storite.

    Dodajanje obstoječe datoteke novemu poročilu  

    1. V oknu zbirke podatkov v vrstici Predmeti kliknite Poročila, nato pa dvokliknite Ustvari poročilo v pogledu načrta. Odpre se novo, prazno poročilo.
    2. V meniju Pogled kliknite Orodjarna.
    3. V orodjarni kliknite Okvir nevezanega predmeta Slika ikone.
    4. Kazalec postavite na mesto v poročilu, kjer želite imeti okvir nevezanega predmeta, in kliknite. Okvir lahko postavite v razdelek »Glava strani«, »Podrobnosti« ali »Noga strani«. Izbrano mesto označuje položaj zgornjega levega vogala okvirja. Odpre se pogovorno okno Microsoft Office Access.
    5. Kliknite Ustvari iz datoteke in nato Prebrskaj. Odpre se pogovorno okno Prebrskaj.
    6. V pogovornem oknu Prebrskaj poiščite želeno datoteko in kliknite V redu. Če želite prihraniti prostor in datoteko povezati, ne vdelati, potrdite polje Povezava, preden kliknete V redu.
    7. Če želite, lahko določite lastnosti okvirja s predmetom. Uporabnikom lahko dovolite ali prepoveste urejanje datoteke, tako da vklopite lastnost Zaklenjeno. Lastnosti določate in spreminjate tako, da okvir kliknete z desno tipko miške in izberete Lastnosti. Če si želite ogledati opis lastnosti in nasvete za uporabo, jo izberite in pritisnite tipko F1.
    8. Po potrebi dodajte še več polj in shranite spremembe z gumbom Slika gumba. Poročilo lahko poimenujete sami ali sprejmete Accessov predlog.
    9. Če si želite poročilo ogledati, ga zaprite in spet odprite ali kliknite gumb Predogled Slika gumba.

    Dodajanje nove datoteke poročilu  

    1. Ponovite korake od 1 do 3 iz prejšnjega razdelka, da ustvarite novo poročilo, in odprite pogovorno okno Microsoft Office Access.
    2. Kliknite Ustvari novega, s seznama Vrsta predmeta izberite vrsto datoteke in kliknite V redu.

      Odpre se kontrolnik programa, povezanega z izbrano vrsto datoteke, da lahko ustvarite datoteko. Če izberete Excelov delovni list, se v obrazcu prikaže mreža celic, Excelove orodne vrstice pa začasno zamenjajo Accessove. Podobno se zgodi, če izberete PowerPointovo predstavitev, Wordov dokument in tako dalje. S kontrolnikom in orodnimi vrsticami vnesite in oblikujte podatke.

      Če bi radi kontrolnik programa povečali ali pomanjšali, kliknite poročilo in povlecite ročice programskega kontrolnika. Dvokliknite kontrolnik, ko želite znova vnašati ali urejati njegovo vsebino.

    3. Ko končate, v meniju Datoteka kliknite Shrani kot. Odpre se pogovorno okno Shrani kot.
    4. V zgornje besedilno polje vnesite ime. To je ime novega poročila, ne datoteke v okvirju predmeta. Datoteke v okvirju ne morete poimenovati, ker jo vdelujete v večjo datoteko zbirke podatkov.
    5. S seznama Kot izberite Obrazec in kliknite V redu.
    6. Po potrebi dodajte še več polj in shranite spremembe z gumbom Slika gumba. Poročilo lahko poimenujete sami ali sprejmete Accessov predlog.
    7. Če si želite poročilo ogledati, ga zaprite in spet odprite ali kliknite gumb Predogled Slika gumba.

    PokažiDodajanje nevezanih datotek obstoječemu obrazcu

    Potem ko obrazcu dodate okvir nevezanega predmeta, lahko v slednjega vdelate datoteko ali v njem ustvarite povezavo z njo, oziroma ustvarite novo, vdelano datoteko. V nadaljevanju je podrobno opisano, kako to storite.

    Dodajanje obstoječe datoteke obstoječemu obrazcu  

    1. V oknu zbirke podatkov v vrstici Predmeti kliknite Obrazci, izberite obrazec, ki ga želite spremeniti, in kliknite NačrtSlika gumba. Obrazec z orodjarno se odpre v pogledu načrta. Če se orodjarna ne odpre, v meniju Pogled kliknite Orodjarna.
    2. V orodjarni kliknite Okvir nevezanega predmeta Slika ikone.
    3. Kazalec postavite na mesto v obrazcu, kjer želite imeti okvir nevezanega predmeta, in kliknite. Izbrano mesto označuje položaj zgornjega levega vogala okvirja. Odpre se pogovorno okno Microsoft Office Access.
    4. Kliknite Ustvari iz datoteke in nato Prebrskaj. Odpre se pogovorno okno Prebrskaj.
    5. V pogovornem oknu Prebrskaj poiščite želeno datoteko in kliknite V redu. Če želite prihraniti prostor in datoteko povezati, ne vdelati, potrdite polje Povezava, preden kliknete V redu.
    6. Če želite, lahko določite lastnosti okvirja s predmetom. Uporabnikom lahko dovolite ali prepoveste urejanje datoteke, tako da vklopite lastnost Zaklenjeno. Lastnosti določate in spreminjate tako, da okvir kliknete z desno tipko miške in izberete Lastnosti. Če si želite ogledati opis lastnosti in nasvete za uporabo, jo izberite in pritisnite tipko F1.
    7. Shranite spremembe z gumbom Slika gumba.

    Dodajanje nove datoteke obstoječemu obrazcu  

    1. Ponovite korake od 1 do 3 iz prejšnjega razdelka, da odprete nov obrazec v pogledu načrta, in odprite pogovorno okno Microsoft Office Access.
    2. Kliknite Ustvari novega, s seznama Vrsta predmeta izberite vrsto datoteke in kliknite V redu.

      Odpre se kontrolnik programa, povezanega z izbrano vrsto datoteke, da lahko ustvarite datoteko. Če izberete Excelov delovni list, se v obrazcu prikaže mreža celic, Excelove orodne vrstice pa začasno zamenjajo Accessove. Podobno se zgodi, če izberete PowerPointovo predstavitev, Wordov dokument in tako dalje. S kontrolnikom in orodnimi vrsticami vnesite in oblikujte podatke.

      Če bi radi kontrolnik programa povečali ali pomanjšali, kliknite obrazec in povlecite ročice programskega kontrolnika. Dvokliknite kontrolnik, ko želite znova vnašati ali urejati njegovo vsebino.

    3. Ko vnesete podatke, kliknite gumb Shrani Slika gumba, da shranite spremembe.

       Opomba   Nove datoteke ne morete poimenovati, ker je vdelana v večjo datoteko zbirke podatkov (.mdb).

    PokažiDodajanje nevezanih datotek obstoječemu poročilu

    Potem ko poročilu dodate okvir nevezanega predmeta, lahko v slednjega vdelate datoteko ali v njem ustvarite povezavo z njo, oziroma ustvarite novo, vdelano datoteko. V nadaljevanju je podrobno opisano, kako to storite.

    Dodajanje obstoječe datoteke obstoječemu poročilu  

    1. V oknu zbirke podatkov v vrstici Predmeti kliknite Poročila, izberite poročilo, ki ga želite spremeniti, in kliknite NačrtSlika gumba. Poročilo z orodjarno se odpre v pogledu načrta. Če se orodjarna ne odpre, v meniju Pogled kliknite Orodjarna.
    2. Po potrebi premaknite obstoječa polja v poročilu, da naredite prostor za kontrolnik, v katerem bo prikazana datoteka.
    3. V orodjarni kliknite Okvir nevezanega predmeta Slika ikone.
    4. Kazalec postavite na mesto v poročilu, kjer želite imeti okvir predmeta, in kliknite. Izbrano mesto označuje položaj zgornjega levega vogala okvirja. Odpre se pogovorno okno Microsoft Office Access.
    5. Kliknite Ustvari iz datoteke in nato Prebrskaj. Odpre se pogovorno okno Prebrskaj.
    6. V pogovornem oknu Prebrskaj poiščite želeno datoteko in kliknite V redu. Če želite prihraniti prostor in datoteko povezati, ne vdelati, potrdite polje Povezava, preden kliknete V redu.
    7. Če želite, lahko določite lastnosti okvirja s predmetom. Uporabnikom lahko dovolite ali prepoveste urejanje datoteke, tako da vklopite lastnost Zaklenjeno. Lastnosti določate in spreminjate tako, da okvir kliknete z desno tipko miške in izberete Lastnosti. Če si želite ogledati opis lastnosti in nasvete za uporabo, jo izberite in pritisnite tipko F1.
    8. Shranite spremembe z gumbom Slika gumba.
    9. Če si želite poročilo ogledati, ga zaprite in spet odprite ali kliknite gumb Predogled Slika gumba.

    Dodajanje nove datoteke obstoječemu poročilu  

    1. Ponovite korake od 1 do 4 iz prejšnjega razdelka, da odprete novo poročilo, in odprite pogovorno okno Microsoft Office Access.
    2. Kliknite Ustvari novega, s seznama Vrsta predmeta izberite vrsto datoteke in kliknite V redu.

      Odpre se kontrolnik programa, povezanega z izbrano vrsto datoteke, da lahko ustvarite datoteko. Če izberete Excelov delovni list, se v obrazcu prikaže mreža celic, Excelove orodne vrstice pa začasno zamenjajo Accessove. Podobno se zgodi, če izberete PowerPointovo predstavitev, Wordov dokument in tako dalje. S kontrolnikom in orodnimi vrsticami vnesite in oblikujte podatke.

      Če bi radi kontrolnik programa povečali ali pomanjšali, kliknite poročilo in povlecite ročice programskega kontrolnika. Dvokliknite kontrolnik, ko želite znova vnašati ali urejati njegovo vsebino.

    3. Shranite spremembe z gumbom Slika gumba.
    4. Če si želite poročilo ogledati, ga zaprite in spet odprite ali kliknite gumb Predogled Slika gumba.

Nazaj na vrh Nazaj na vrh


Dodajanje vezanih datotek obrazcem in poročilom

Če želite dodati vezane datoteke obrazcu ali poročilu, boste morali narediti kar nekaj korakov. Najprej boste morali v polje predmeta OLE vdelati datoteke ali vanj vstaviti povezave z njimi. Nato boste obrazec ali poročilo povezali s tabelo, ki vsebuje polje predmeta OLE, in vstavili okvir vezanega predmeta, v katerem bo datoteka prikazana.

V nadaljevanju je pojasnjeno, kako vezane datoteke dodajati ročno oziroma s čarovniki za obrazce in poročila.

 Opomba   Za postopek v tem razdelku potrebujete tabelo zbirke podatkov s poljem predmeta OLE, in to polje mora vsebovati eno ali več vdelanih ali povezanih datotek. Več o pripravi tabele za uporabo z vezanimi datotekami izveste v razdelku Shranjevanje datotek v zbirki podatkov.

PokažiUstvarjanje novega obrazca z vezanimi datotekami s čarovnikom za obrazce

Z Accessovim čarovnikom za obrazce lahko hitreje in preprosteje ustvarite obrazec in prikažete datoteke, ki ustrezajo posameznemu zapisu zbirke podatkov. Za primer smo uporabili vzorčno zbirko podatkov Northwind, lahko pa seveda ustvarite svojo zbirko in korake prilagodite.

  1. Odprite vzorčno zbirko podatkov Northwind in prikažite okno zbirke podatkov.

    PokažiKako?

    1. V meniju Pomoč pokažite na Vzorčne zbirke podatkov in kliknite Vzorčna zbirka podatkov Northwind.
    2. Če se prikaže pogovorno okno Varnostno opozorilo, kliknite Odpri.
    3. Kliknite V redu, da zaprete pozdravni zaslon Northwind Traders.
    4. V oknu Glavna stikalna plošča kliknite Prikaži okno zbirke podatkov.
  2. V oknu zbirke podatkov v vrstici Predmeti kliknite Obrazci, nato pa dvokliknite Ustvari obrazec s čarovnikom.
  3. Na prvi strani čarovnika izberite tabelo, ki vsebuje podatke o datoteki, in polje »OLE predmet« (ki vsebuje podatke o datoteki) premaknite s seznama Polja, ki so na voljo v Izbrana polja. Če uporabljate zbirko Northwind, izberite tabelo Categories in premaknite polje Picture. Ko končate, kliknite Naprej.
  4. Ponavljajte prejšnji korak, da obrazcu dodate še preostala želena polja.
  5. Na preostalih straneh čarovnika izberite postavitev, slog in ime obrazca ter kliknite Dokončaj.

Access ustvari obrazec, doda okvir vezanega predmeta, ga poveže s poljem predmeta OLE in obrazec odpre, da si ga lahko ogledate. Ko se premikate med zapisi, se datoteke spreminjajo.

PokažiUstvarjanje novega poročila z vezanimi datotekami s čarovnikom za poročila

Z Accessovim čarovnikom za poročila lahko hitreje in preprosteje ustvarite poročilo in prikažete datoteke, ki ustrezajo posameznim stranem poročila. Za primer smo uporabili vzorčno zbirko podatkov Northwind, lahko pa seveda ustvarite svojo zbirko in korake prilagodite.

  1. Odprite vzorčno zbirko podatkov Northwind in prikažite okno zbirke podatkov.

    PokažiKako?

    1. V meniju Pomoč pokažite na Vzorčne zbirke podatkov in kliknite Vzorčna zbirka podatkov Northwind.
    2. Če se prikaže pogovorno okno Varnostno opozorilo, kliknite Odpri.
    3. Kliknite V redu, da zaprete pozdravni zaslon Northwind Traders.
    4. V oknu Glavna stikalna plošča kliknite Prikaži okno zbirke podatkov.
  2. V oknu zbirke podatkov v vrstici Predmeti kliknite Poročila, nato pa dvokliknite Ustvari poročilo s čarovnikom.
  3. Na prvi strani čarovnika izberite tabelo ali poizvedbo, ki vsebuje podatke o datoteki, in polje »OLE predmet« (ki vsebuje podatke o datoteki) premaknite s seznama Polja, ki so na voljo v Izbrana polja. Če uporabljate zbirko Northwind, lahko izberete tabelo Categories in premaknete polje Picture. Ko končate, kliknite Naprej.
  4. Ponavljajte prejšnji korak, da poročilu dodate še preostala želena polja.
  5. Na preostalih straneh čarovnika izberite postavitev, slog in ime poročila ter kliknite Dokončaj.

Access ustvari poročilo, doda okvir vezanega predmeta, ga poveže s poljem predmeta OLE in poročilo odpre, da si ga lahko ogledate. Ko se premikate med stranmi, se datoteke spreminjajo.

PokažiRočno ustvarjanje obrazca z vezanimi datotekami

  1. Odprite vzorčno zbirko podatkov Northwind in prikažite okno zbirke podatkov.

    PokažiKako?

    1. V meniju Pomoč pokažite na Vzorčne zbirke podatkov in kliknite Vzorčna zbirka podatkov Northwind.
    2. Če se prikaže pogovorno okno Varnostno opozorilo, kliknite Odpri.
    3. Kliknite V redu, da zaprete pozdravni zaslon Northwind Traders.
    4. V oknu Glavna stikalna plošča kliknite Prikaži okno zbirke podatkov.
  2. V oknu zbirke podatkov v vrstici Predmeti kliknite Obrazci, nato pa dvokliknite Ustvari obrazec v pogledu načrta. Access ustvari nov, prazen obrazec. Odpreta se tudi orodjarna in list z lastnostmi novega obrazca.
  3. Na listu z lastnostmi novega obrazca kliknite jeziček Podatki, kliknite polje Vir zapisov in izberite tabelo, ki vsebuje datoteke. Prikaže se gumb Seznam polj Slika gumba.
  4. Polje predmeta OLE, ki vsebuje datoteko, s seznama polj povlecite na obrazec. Zgornji levi vogal ikone postavite na mesto, kjer naj se datoteke pojavijo, in spustite tipko miške.
  5. Shranite obrazec, ga zaprite in znova odprite, da si ga ogledate.

PokažiRočno ustvarjanje poročila z vezanimi datotekami

  1. Odprite vzorčno zbirko podatkov Northwind in prikažite okno zbirke podatkov.

    PokažiKako?

    1. V meniju Pomoč pokažite na Vzorčne zbirke podatkov in kliknite Vzorčna zbirka podatkov Northwind.
    2. Če se prikaže pogovorno okno Varnostno opozorilo, kliknite Odpri.
    3. Kliknite V redu, da zaprete pozdravni zaslon Northwind Traders.
    4. V oknu Glavna stikalna plošča kliknite Prikaži okno zbirke podatkov.
  2. V oknu zbirke podatkov v vrstici Predmeti kliknite Poročila, nato pa dvokliknite Ustvari poročilo v pogledu načrta. Odpre se novo, prazno poročilo.
  3. Če želite prikazati list z lastnostmi poročila, dvokliknite izbirnik poročila Slika ikone.
  4. Na listu z lastnostmi kliknite jeziček Podatki, kliknite polje Vir zapisov in izberite tabelo, ki vsebuje datoteke. Prikaže se gumb Seznam polj Slika gumba.
  5. Polje predmeta OLE, ki vsebuje datoteko, s seznama polj povlecite na poročilo. Zgornji levi vogal ikone postavite na mesto, kjer naj se datoteke pojavijo, in spustite tipko miške. Tako samodejno vstavite okvir vezanega predmeta. Postavite ga lahko v kateri koli razdelek poročila.
  6. Poročilu po potrebi dodajte še preostala polja, ga shranite, zaprite in nato znova odprite, da si ga ogledate.

PokažiDodajanje vezanih datotek obstoječemu obrazcu ali poročilu

  1. Po potrebi tabeli, iz katere obrazec ali poročilo črpa podatke, dodajte polje predmeta OLE. Več o tem in dodajanju datotek temu polju najdete v razdelku Shranjevanje datotek v zbirki podatkov.
  2. Če kot vir zapisov obrazca namesto tabele uporabite poizvedbo, polje predmeta OLE dodajte ustrezni tabeli, v polje vstavite datoteko ali povezavo z njo, nato pa poizvedbo spremenite tako, da bo novi stolpec vključen.

    PokažiKako spremenim poizvedbo?

     Opomba   Postopek spreminjanja je odvisen od vrste in zapletenosti poizvedbe. V nadaljevanju je zato opisan le osnovni postopek za dodajanje polj poizvedbi. Več o ustvarjanju in spreminjanju poizvedb najdete, če kliknete povezave na koncu tega razdelka.

    1. V oknu zbirke podatkov v vrstici Predmeti kliknite Poizvedbe, izberite poizvedbo, ki jo želite spremeniti, in kliknite gumb Načrt Slika gumba, da poizvedbo odprete v pogledu načrta.
    2. Če polje, ki ga želite poizvedbi dodati, ni prikazano na mreži načrta, v orodni vrstici kliknite gumb Pokaži tabelo Slika gumba.
    3. V pogovornem oknu Pokaži tabelo kliknite jeziček Tabele, izberite tabelo, ki vsebuje polje s predmetom OLE, kliknite Dodaj in nato Zapri.
    4. V načrtovalcu poizvedbe poiščite in dvokliknite polje predmeta OLE, ki vsebuje podatke o datoteki. Novo polje se prikaže na mreži načrta. Na sliki je prikazano polje v vzorčni poizvedbi, ki vrne podatke o datoteki.

      Poizvedba, ki vrne podatke o datoteki

    5. Kliknite gumb Shrani Slika gumba, da shranite poizvedbo.

      PokažiNa pomoč! Potrebujem še več informacij!

      Več informacij o ustvarjanju in spreminjanju poizvedb poiščite v teh člankih na spletnem mestu Microsoft Office Online:

  3. Ko spremenite vir podatkov, lahko obrazcu ali poročilu dodate okvir vezanega predmeta in ga povežete s tabelo ali poizvedbo.

    PokažiKako?

    1. V oknu zbirke podatkov v vrstici Predmeti kliknite Obrazci ali Poročila, izberite obrazec ali poročilo, ki ga nameravate spreminjati, in kliknite gumb Načrt Slika gumba. Prikaže se gumb Seznam polj Slika gumba.
    2. Polje predmeta OLE, ki vsebuje datoteko, s seznama polj povlecite na obrazec ali poročilo. Zgornji levi vogal ikone postavite na mesto, kjer naj se datoteke pojavijo, in spustite tipko miške.
    3. Shranite obrazec ali poročilo in kliknite Odpri (za obrazec) ali Predogled (za poročilo), da si ogledate spremembe.

Nazaj na vrh Nazaj na vrh


Posodabljanje in urejanje povezav in datotek

Če ustvarite povezave z datotekami in nato datoteke ali zbirko podatkov premaknete, morate povezave posodobiti. V nadaljevanju je pojasnjeno, kako to storite za datoteke v okvirjih z vezanimi in nevezanimi predmeti.

Poleg tega boste še izvedeli, kako urejati datoteke v Accessu.

PokažiPosodabljanje povezave z datoteko v okvirju vezanega ali nevezanega predmeta

  1. Naredite nekaj od tega:
    • Nevezane datoteke posodobite tako, da obrazec ali poročilo, ki vsebuje okvir nevezanega predmeta, odprete v pogledu načrta s klikom gumba Načrt Slika gumba.
    • Vezane datoteke posodobite tako, da obrazec ali poročilo odprete (oziroma odprete povezano tabelo v pogledu podatkovnega lista), nato pa izberete povezavo, ki jo je treba posodobiti.
  2. V meniju Urejanje kliknite OLE/DDE povezave.
  3. V polju Povezave kliknite povezavo, ki jo želite ponovno vzpostaviti ali spremeniti.
  4. Kliknite Spremeni izvor.
  5. V pogovornem oknu Spremeni izvor izberite novo ime datoteke. Morda boste morali preklopiti na drug pogon in/ali mapo, da boste našli ustrezno datoteko.
  6. Kliknite Odpri, da dokončate povezavo, in zaprite pogovorno okno Spremeni izvor, nato pa v pogovornem oknu Povezave kliknite Zapri.

 Opomba   Kadar spremenite povezavo za okvir vezanega predmeta, spremenite le povezavo trenutnega zapisa podatkovne zbirke. Če želite spremeniti še drug zapis, se premaknite nanj in postopek ponovite.

Urejanje datotek v Accessu

Če je v računalniku, kjer se izvaja zbirka podatkov, nameščen program zbirke Office, s katerim so bile datoteke ustvarjene, jih lahko urejate kar v obrazcu.

 Opomba   Če so datoteke vdelane, boste spremenili le konkretno datoteko, ki jo boste urejali, ne pa tudi izvirne datoteke. Če ste datoteko vdelali večkrat, boste morali ročno spremeniti vse njene pojavitve.

PokažiUrejanje nevezane datoteke

  1. Obrazec, ki vsebuje nevezano datoteko, odprite v pogledu načrta, tako da kliknete gumb Načrt Slika gumba.
  2. Dvokliknite predmet.
  3. Access zažene program, s katerim je bila datoteka ustvarjena, če je na voljo.

     Opomba   Če dvokliknete predmet z zvokom ali videom, ga začne Microsoft Access predvajati. Če želite tak predmet odpreti za urejanje, ga kliknite in v meniju Urejanje izberite ustrezni ukaz Predmet. Pokažite na primer na ukaz Predmet – Predstavni izrezek in nato v podmeniju kliknite ukaz Odpri ali Urejanje.

  4. Naredite želene spremembe in nato še nekaj od tega:
    • Če predmet urejate kar na mestu, kliknite obrazec zunaj okvirja nevezanega predmeta. Če boste namreč v meniju Datoteka kliknili Izhod, boste zaprli Microsoft Access.
    • Če predmet urejate v ločenem oknu, v meniju Datoteka izvornega programa kliknite Izhod. Če vas program vpraša, ali želite datoteko posodobiti, kliknite V redu.

PokažiUrejanje vezane datoteke v obrazcu, poročilu ali na podatkovnem listu

  1. Odprite obrazec ali poročilo oziroma povezano tabelo v pogledu podatkovnega lista.
  2. Pojdite k zapisu z datoteko, ki jo želite urejati, in datoteko dvokliknite.

    Access zažene program, s katerim je bila datoteka ustvarjena, če je na voljo. Program se odpre v ločenem oknu, ali pa lahko predmet urejate kar na mestu.

     Opomba   Če dvokliknete datoteko z zvokom ali videom, jo začne Microsoft Access predvajati. Če želite tako datoteko odpreti za urejanje, jo kliknite in v meniju Urejanje izberite ustrezni ukaz Predmet. Pokažite na primer na ukaz Predmet – Predstavni izrezek in nato v podmeniju kliknite ukaz Odpri ali Urejanje.

  3. Naredite želene spremembe in nato še nekaj od tega:
    • Če predmet urejate kar na mestu v obrazcu ali poročilu, kliknite zunaj okvirja vezanega predmeta. Če boste namreč v meniju Datoteka kliknili Izhod, boste zaprli Microsoft Access.
    • Če predmet urejate v ločenem oknu, v meniju Datoteka izvornega programa kliknite Izhod. Če vas program vpraša, ali želite datoteko posodobiti, kliknite V redu.

PokažiDoločanje načina aktiviranja datotek za urejanje

  1. Obrazec ali poročilo odprite v pogledu načrta, tako da kliknete gumb Načrt Slika gumba .
  2. Z desno tipko miške kliknite okvir predmeta (vezanega ali nevezanega) in izberite Lastnosti, lahko pa kliknete tudi gumb Lastnosti Slika gumba v orodni vrstici Načrt poročila.
  3. Naredite nekaj od tega:

    Če želite določiti, ali se datoteka aktivira z dvoklikom ali tako, da jo izberete, nastavite lastnost AutoActivate. Če želite več informacij, kliknite polje lastnosti AutoActivate in pritisnite F1.

    Če želite določiti, ali se predmet ureja na mestu ali v ločenem oknu, nastavite lastnost Verb. Če želite več informacij, kliknite polje lastnosti Verb in pritisnite F1.

Ustvarjanje datotek samo za branje

Da bi uporabnikom preprečili spreminjanje datotek, lahko naredite naslednje:

  • Zaklenete okvir vezanega ali nevezanega predmeta, tako da uporabniki ne morejo zagnati programa, s katerim je bila datoteka ustvarjena.
  • Okvir nevezanega predmeta pretvorite v kontrolnik za slike, ki uporabnikom prav tako preprečuje zagon programa, s katerim je bila datoteka ustvarjena.

PokažiZaklepanje okvirja vezanega ali nevezanega predmeta

  1. Obrazec ali poročilo odprite v pogledu načrta, tako da kliknete gumb Načrt Slika gumba .
  2. Če se list z lastnostmi okvirja ne prikaže, okvir kliknite z desno tipko miške in kliknite Lastnosti, lahko pa kliknete tudi gumb Lastnosti Slika gumba v orodni vrstici Načrt obrazca ali Načrt poročila.
  3. Lastnost Zaklenjeno nastavite na Da in lastnost Omogočeno na Ne.

PokažiPretvarjanje okvirja z nevezanim predmetom v kontrolnik za sliko

  1. Obrazec ali poročilo, ki vsebuje okvir predmeta, odprite v pogledu načrta, tako da kliknete gumb Načrt Slika gumba.
  2. Kliknite okvir predmeta.
  3. V meniju Oblika pokažite na Spremeni v, nato pa kliknite Slika.
  4. Kliknite Da, da potrdite spremembe.

    Access okvir nevezanega predmeta pretvori v kontrolnik za sliko. Predmet ostane na obrazcu, programa, s katerim je bila datoteka ustvarjena, pa ni mogoče odpreti. Če je v okvirju zvočna datoteka, ostane le njena ikona. Če je v okvirju videodatoteka, je prikazan samo prvi posnetek videa. Zvoka in videa pa ni mogoče predvajati.

Posodabljanje spremenjenih datotek

Denimo, da ste ustvarili povezavo z datoteko in slednjo pozneje spremenite. V nekaterih primerih lahko določite, ali se bodo spremembe prikazale samodejno ali na vašo zahtevo. V spodnji tabeli so našteta privzeta dejanja za okvirje s predmeti in opis, kako ta dejanja spremeniti.

Kontrolnik Privzeto dejanje Spreminjanje privzetega dejanja
Okvir vezanega predmeta Spremembe se prikažejo, ko odprete obrazec s kontrolnikom.
  1. Obrazec s kontrolnikom odprite v pogledu načrta, tako da kliknete gumb Načrt Slika gumba .
  2. Kontrolnik kliknite z desno tipko miške in izberite Lastnosti, da prikažete list z lastnostmi kontrolnika.
  3. Pri lastnosti Možnosti posodobitve s seznama namesto možnosti Samodejno izberite Ročno.
Potem ko prilagodite lastnost Možnosti posodobitve, morate datoteko ali kontrolnik klikniti, da se prikažejo morebitne spremembe.
Okvir nevezanega predmeta Prikaže izvirno datoteko, kakršna je bila vstavljena, ne glede na spremembe.
  1. Obrazec s kontrolnikom odprite v pogledu načrta, tako da kliknete gumb Načrt.
  2. Kontrolnik kliknite z desno tipko miške in izberite Lastnosti, da prikažete list z lastnostmi kontrolnika.
  3. Pri lastnosti Zaklenjeno namesto Da izberite Ne.

Potem ko lastnost Zaklenjeno prilagodite, se datoteke posodabljajo samodejno, ko odprete obrazec s kontrolnikom.

Brisanje datotek

Če lahko obrazcu ali kontrolniku datoteko dodate, jo lahko tudi odstranite. Postopek brisanja nevezanih in vezanih datotek se malo razlikuje.

Brisanje nevezanih datotek  

  1. Obrazec, ki vsebuje okvir nevezanega predmeta, odprite v pogledu načrta, tako da kliknete gumb Načrt Slika gumba.
  2. Kliknite okvir in pritisnite tipko DELETE.

Brisanje vezanih datotek  

  1. Obrazec ali poročilo, ki vsebuje okvir vezanega predmeta, odprite v pogledu obrazca (ali odprite povezano tabelo v pogledu podatkovnega lista).
  2. Poiščite zapis, ki ga želite spremeniti, kliknite datoteko (ali okvir, če je viden) in pritisnite tipko DELETE.

  3. Access datoteko odstrani iz okvirja, podatke o datoteki pa iz povezanega vira zapisov, toda okvir predmeta ostane na obrazcu. Če ga želite izbrisati, obrazec ali poročilo odprite v pogledu načrta, kliknite kontrolnik in pritisnite tipko DELETE.

    Če okvir predmeta izbrišete pred datoteko, bo datoteka ostala v tabeli, na kateri obrazec ali poročilo temelji. Podatke o datoteki odstranite tako, da tabelo odprete v pogledu podatkovnega lista in izbrišete datoteko ali polje predmeta OLE, ki jo vsebuje.

Odpravljanje pogostih težav s prikazom

Access včasih iz različnih razlogov ne more prikazati datotek drugih programov. V spodnji tabeli so naštete najpogostejše težave in nasveti za njihovo odpravljanje.

Težava Razlog Rešitev
V polju predmeta OLE se namesto izbrane vrste datoteke (kot je »Microsoft Excelov delovni list«) pojavi napis »Paket«. Program, s katerim je bila izvirna datoteka ustvarjena, ni na voljo. Namestite izvorni program, ki ustreza izbrani vrsti datoteke. Vsako ponovitev napisa »Paket« morate nato zamenjati z vdelano datoteko oziroma povezavo z njo. Več o vdelovanju in povezovanju najdete v razdelku Shranjevanje datotek v zbirki podatkov.
Namesto dejanskih datotek so prikazana le njihova imena. Program, s katerim je bila izvirna datoteka ustvarjena, ni na voljo. Namestite izvorni program, ki ustreza izbrani vrsti datoteke. Nato morate posodobiti podatke o datotekah v tabeli, tako da datoteko znova vdelate ali ustvarite povezavo z njimi. Več o vdelovanju in povezovanju najdete v razdelku Shranjevanje datotek v zbirki podatkov.
Ko si skušate ogledati povezano datoteko, se prikaže sporočilo o napaki, ali pa se povezana datoteka zelo dolgo ne odpre. V omrežju je prišlo do napake, nekdo je premaknil zbirko podatkov ali izvirno datoteko ali pa je slednja poškodovana. Odpravite napako v omrežju in po potrebi znova vzpostavite omrežno povezavo. Če je nekdo premaknil zbirko podatkov ali izvirno datoteko, posodobite povezave. Več o posodabljanju povezav najdete v razdelku Posodabljanje in urejanje povezav in datotek. Če sumite, da je izvirna datoteka poškodovana, jo poskusite odpreti s programom, s katerim je bila ustvarjena, in jo znova shranite. Če je tudi tako ni mogoče odpreti, jo boste morali verjetno znova ustvariti.

Nazaj na vrh Nazaj na vrh


Različica, ki jo lahko natisneteRazličica, ki jo lahko natisnete